PSOUU Koło w Pyrzycach Nowielin, dnia Nowielin Mielęcin tel fax Zapytanie ofertowe

Transkrypt

1 PSOUU Koło w Pyrzycach Nowielin, dnia Nowielin Mielęcin tel fax Zapytanie ofertowe do złożenia oferty na audyt zewnętrzny projektu realizowanego przez Koło PSOUU w Pyrzycach współfinansowanego ze środków PFRON Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie raportu z audytu wraz z zaleceniami i opinią. Zadanie wyłączone ze stosowania Ustawy Prawo zamówień publicznych zgodnie z art. 4 pkt. Dz.U. Nr 113, poz.759 z 2010 r. z późn. zm.) I. DANE ZAMAWIAJĄCEGO: Koło Polskiego Stowarzyszenia Na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym w Pyrzycach z siedzibą w Nowielinie Mielęcin NIP: Regon: Adres strony internetowej Zamawiającego: psouu.nowielin@op.pl Rodzaj Zamawiającego: Stowarzyszenie Status organizacji pożytku publicznego: TAK Zamawiający nie jest płatnikiem VAT i posiada status OPP. Projekt pod nazwą Prowadzenie rehabilitacji dzieci i młodzieży niepełnosprawnej intelektualnie w Ośrodku Rehabilitacyjno Edukacyjno Wychowawczym w Nowieliniei Wartość kosztów kwalifikowalnych projektu ,74 zł II. ZAKRES AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO 1. Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Koło PSOUU. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Koło PSOUU dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem. 2. W ramach audytu badane jest w szczególności czy: księgi rachunkowe - w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu, dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych, zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Koło PSOUU do rozliczenia przyznanego dofinansowania, 1

2 są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie. 3. Audyt obejmuje w szczególności: o weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.: weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych, ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu), sprawdzenie wniesienia przez Koło PSOUU wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie, kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu, sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie, o weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu, o weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), o weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie, o ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności. o weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy, o weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu, o sprawdzenie, czy Koło PSOUU wdrożyło zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte. o Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23). o Dodatkowe informacje pod adresem www: otyczace-audytu-zewnetrznego-zadanprojektow-finansowanych-w-czesci-l ub.html] 2

3 4. Wymagania względem podmiotów audytujących: Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty: o dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach, o posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty), o posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych, o posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego. o Zespół przeprowadzający audyt winien być 2 osobowy, jedna z osób musi posiadać uprawnienia biegłego rewidenta o Osoby przeprowadzające audyt winny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od realizatora projektu i od PFRON (Oświadczenie - załącznik nr 1) o Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i oświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 3 pkt 2-4 stosuje się odpowiednio. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia: o wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania, o wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, o potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego. III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od 1 do 31 marca 2015r. IV. OPIS SPOSBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferta powinna być: opatrzona pieczątką firmową, posiadać datę sporządzenia, zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer faksu, numer NIP, adres podpisana czytelnie przez wykonawcę oświadczenie o posiadanych kwalifikacjach zgodne z wytycznymi PFRON zawierać cenę netto i brutto za wykonaną usługę, cena brutto jest ceną ryczałtową i nie będzie podlegała waloryzacji w okresie trwania umowy wykaz wykonanych audytów lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego oświadczenie stanowiące załącznik do zapytania ofertowego Koperta winna być: opatrzona pieczątką firmową zawierać nr telefonu i adres mailowy opis koperty oferta na audyt zewnętrzny projektu realizowanego przez PSOUU Koło w Pyrzycach współfinansowanego ze środków PFRON 3

4 V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście do dnia 16 lutego 2015 do godziny 15:00 na adres: PSOUU Koło w Pyrzycach Nowielin Mielęcin Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 17 lutego 2015 o godzinie 10:30, a wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony o godzinie 12:00 w Kole PSOUU oraz pod adresem Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: 1 - Cena 100% VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem a także w formie mailowej. VIII. DODATKOWE INFORMACJE Osoba upoważniona do udzielania dodatkowych informacji przewodnicząca Zarządu Koła PSOUU Ewa Chmielewska lub Główna Księgowa Aneta Winarska tel w godzinach 10:00-14:00, psouu.nowielin@op.pl. Dodatkowe informacje: znego-zadanprojektow-finansowanych-w-czesci-lub.html 4

5 Załącznik nr 1 Załącznik do Wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych Oświadczenie o bezstronności i niezależności Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania/projektu (tytuł zadania/projektu) realizowanego na podstawie umowy numer (numer umowy nadany przez PFRON)... z dnia... przez Wnioskodawcę (nazwa Wnioskodawcy) ja (imię i nazwisko)... jako osoba uczestnicząca w przeprowadzeniu audytu oświadczam, że spełniam wymóg bezstronności i niezależności, tj.: 1) nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której mam wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu, 2) nie jestem i nie byłem(-am) w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, 3) nie osiągnąłem(-am), chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt, 4) w ciągu ostatnich 3 lat nie uczestniczyłem(-am) w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego, 5) nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia i nie jestem związany(-a) z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób, 6) nie jestem i nie byłem(-am) zaangażowany(-a) w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, którego dotyczy audyt, 7) nie pozostaję w stosunku pracy lub zlecenia z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, 8) nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności.... (podpis osoby uczestniczącej w przeprowadzeniu audytu)... (data i miejsce) 5