Rodzaj i przedmiot zamówienia zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień CPV Usługi audytu finansowego

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Rodzaj i przedmiot zamówienia zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień CPV Usługi audytu finansowego Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu finansowego projektu pn. Rewitalizacja Obszarów Zdegradowanych w Gdyni wypracowanie kompleksowego programu rewitalizacji najbardziej zdegradowanych terytoriów, odpowiadającego na lokalne konteksty i potrzeby społeczności współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach. Zakres zamówienia obejmuje ocenę zgodności realizacji projektu z umowami zawartymi na ich realizację z Urzędem Marszałkowskim Województwa Pomorskiego oraz obowiązującym prawem krajowym i wspólnotowym, mając na celu sprawdzenie kwalifikowalności 100% poniesionych w wymienionym projekcie wydatków. Słowniczek Projekt projekt w zakresie rewitalizacji pt. Rewitalizacji Obszarów Zdegradowanych w Gdyni wypracowanie kompleksowego programu rewitalizacji najbardziej zdegradowanych terytoriów, odpowiadającego na lokalne konteksty i potrzeby społeczności. Zadaniem projektu jest wypracowanie programu w interdyscyplinarnym gronie, w dialogu z lokalną społecznością, z poszanowaniem lokalnej specyfiki i potrzeb terytoriów. Celem strategicznym programu jest zmiana obrazu miasta, a proces rewitalizacji to impuls rozwojowy, skierowany na konkretne najbardziej zdegradowane wymagające wsparcia obszary. Rolą samorządu jest koordynacja ogólnomiejskich polityk, stymulacja wszystkich działających na terytorium sojuszników, wspieranie lokalnych interesariuszy i społeczności. Lokalnych w zmianach, działaniach wydobywające lokalne pomysły, skierowane na kluby, szkoły, poradnie, lokalne ngo sy, przedsiębiorców, grupy nieformalne, wspólną przestrzeń. Ważne jest uchwycenie perspektyw ogólnomiejskich (wdrożenie lokalnych polityk). Projekt realizowany będzie do dnia 30 września 2016 r. Zespół Projektu zespół koordynujący i nadzorujący przebieg Projektu oraz koordynujący jakość jego działań i produktu. Zamawiający zgodnie z uchwałą nr XVI/363/16 Rady Miasta Gdyni z dnia 27 stycznia 2016 r. Zamawiającym jest Laboratorium Innowacji Społecznych.

2 Zgodnie z ustawą o rewitalizacji z dnia 9 października 2015 r.: Rewitalizacja proces wyprowadzania ze stanu kryzysowego obszarów zdegradowanych poprzez zintegrowane działania na rzecz społeczności lokalnej, przestrzeni i lokalnej gospodarki, skoncentrowane terytorialnie i prowadzone we współpracy z lokalną społecznością w sposób zaplanowany oraz zintegrowany przez określenie i realizację programów rewitalizacji. Obszar zdegradowany obszar znajdujący się w stanie kryzysowym z powodu koncentracji negatywnych zjawisk społecznych, w szczególności bezrobocia, ubóstwa, przestępczości, niskiego poziomu edukacji lub kapitału społecznego, a także niewystarczającego poziomu uczestnictwa w życiu publicznym i kulturalnym. Można go wyznaczyć tylko w przypadku występowania na nim ponadto co najmniej jednego z negatywnych zjawisk gospodarczych, środowiskowych, przestrzennofunkcjonalnych lub technicznych. Obszar zdegradowany może być podzielony na podobszary, w tym podobszary nieposiadające ze sobą wspólnych granic, pod warunkiem stwierdzenia na każdym z podobszarów występowania koncentracji negatywnych zjawisk społecznych oraz gospodarczych, środowiskowych, przestrzennofunkcjonalnych lub technicznych. Obszar rewitalizacji obszar obejmujący całość lub część obszaru zdegradowanego, cechujący się szczególną koncentracją negatywnych zjawisk społecznych oraz gospodarczych, środowiskowych, przestrzenno-funkcjonalnych lub technicznych, na którym z uwagi na istotne znaczenie dla rozwoju lokalnego gmina zamierza prowadzić rewitalizację. Obszar rewitalizacji nie może być większy niż 20% powierzchni gminy oraz zamieszkały przez więcej niż 30% liczby mieszkańców gminy. Obszar rewitalizacji może być podzielony na podobszary, w tym podobszary nieposiadające wspólnych granic. Gminny Program Rewitalizacji (GPR) to strategia prowadzenia rewitalizacji, sporządzona dla obszaru rewitalizacji, przyjmowana uchwałą rady gminy. Nie jest aktem prawa miejscowego. GPR zawiera m.in. diagnozę obszaru, opis planowanych przedsięwzięć, szacunkowe ramy finansowe ze wskazaniem środków, system monitorowania i oceny GPR, wskazanie czy będzie ustanowiona Specjalna Strefa Rewitalizacji i na jaki okres, załącznik graficzny, wskazanie sposobu realizacji GPR w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego. Zakres przedmiotu zamówienia a) Audyt, o którym mowa w zapytaniu ofertowym powinien obejmować weryfikację, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie, obowiązującymi przepisami prawa, Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata , Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata , z zastrzeżeniem pkt. 3 oraz Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie rewitalizacji w programach operacyjnych na lata w szczególności:

3 - Weryfikację prawidłowości przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień w ramach procedury udzielania zamówień, której stosowanie wyłącza zasady określone w podrozdziale 6.2 pkt. 4 oraz sekcji Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata , - Weryfikację poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia ewidencji księgowej, - Sprawdzenie spójności przedstawianych wniosków o płatność z księgami rachunkowymi Laboratorium Innowacji Społecznych w części dotyczącej - Sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, to jest potwierdzone dowodem zapłaty oraz osiągnięto efekt rzeczowy, - Sprawdzenie wiarygodności wniosków o płatność w części sprawozdawczej, dotyczącej postępów w realizacji projektów, między innymi poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług zamówionych w ramach projektów, ocenę sposobu monitorowania projektu (osiągnięcia celów projektu), raportowania o postępach wdrażania projektu oraz dotrzymania harmonogramu realizacji - Sprawdzenie zgodności prowadzonych w ramach projektu działań promocyjnych i informacyjnych zgodnie z rekomendacjami i rozwiązaniami opisanymi w Księdze identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata oraz Podręcznika Beneficjenta Funduszy Europejskich w zakresie informacji i promocji na lata , - Sprawdzenie czy sposób archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanych projektów jest prawidłowy i zapewnia przeprowadzenie kontroli w zakresie realizacji umów również po upływie 10 lat od zamknięcia - Sprawdzenie terminowości występowania, uzyskiwania i wydatkowania środków na realizację - Sprawdzenie realizacji obowiązków w zakresie pomocy de minimis zgodnie z odpowiednimi przepisami wspólnotowymi i krajowymi. b) Dla zgodnie z dwoma terminami przeprowadzonych audytów należy sporządzić dwa odrębne Raporty, które powinny odzwierciedlać (opisywać) stosowaną metodykę przeprowadzania audytu a także odniesienia do badanych dokumentów. c) Raport z audytu finansowego danego projektu powinien zawierać: - podstawowe informacje o Zamawiającym i realizowanym projekcie, - odpowiednie logotypy i dane zgodnie z ustalonymi wymogami w zakresie informacji i promocji - nazwa, adres siedziby, NIP i REGON podmiotu przeprowadzającego audyt - imiona i nazwiska osób przeprowadzających audyt - termin, cel i zakres przedmiotowy audytu - działania i techniki audytowe,

4 - wskazanie okresu badania oraz wartości kwot podanych w badaniu, - ustalenia stanu faktycznego, w tym jego ocenę i ewentualne odchylenia, - opis obszarów funkcjonujących w sposób poprawny, - wskazania stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi, - opis i analiza przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień, - rekomendowane działania naprawcze; uwagi i wnioski dotyczące usunięcia uchybień, - zapewnienie o zgodności realizacji projektu z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa oraz Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata , Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata , z zastrzeżeniem pkt. 3 oraz Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie rewitalizacji w programach operacyjnych na lata , - zapewnienie o prawidłowości przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień w ramach procedury udzielania zamówień, której stosowanie wyłącza zasady określone w podrozdziale 6.2 pkt. 4 oraz sekcji Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata , - zapewnienie o poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego - zapewnienie o prawidłowości kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej (odrębnego kodu księgowego), - opis prawidłowości klasyfikacji wydatków wg kategorii i źródeł finansowania, - zapewnienie o spójności przedstawianych wniosków o płatność z księgami rachunkowymi Zamawiającego w części dotyczącej - zapewnienie, że wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, to jest potwierdzone dowodem zapłaty oraz osiągnięto efekt rzeczowy, - zapewnienie o wiarygodności wniosków o płatność w części sprawozdawczej, dotyczącej postępów w realizacji między innymi poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów, wykonania usług zamówionych w ramach projektu oraz istnienia powołanych podmiotów w ramach - zapewnienie, że sposób archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu jest prawidłowy i zapewnia przeprowadzenie kontroli w zakresie realizacji umowy również po upływie 10 lat od zamknięcia - ocenę terminowości występowania, uzyskiwania i wydatkowania środków na realizację - ocenę realizacji obowiązków w zakresie pomocy de minimis zgodnie z odpowiednimi przepisami wspólnotowymi i krajowymi, - informację o wynikach przeprowadzonych kontroli realizacji projektu.

5 d) Poza Raportem dla zgodnie z dwoma terminami przeprowadzonych audytów należy sporządzić dwa odrębne protokoły sporządzone zgodnie z załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego. e) Raporty i protokoły z audytów finansowych projektu powinny być opatrzone podpisem biegłego rewidenta przeprowadzającego badanie oraz zawierać miejsce oraz datę sporządzenia i podpisania raportu i protokołu z audytu projektu. f) Audyt powinien być przeprowadzony według stanu na dzień: pierwszy 31 maja 2016 r., drugi 30 września 2016 r g) Liczba dokumentów finansowych objętych audytem na całość realizacji zadania około 100 szt. h) Liczba postępowań o udzielenie zamówień około 12 szt. i) Całkowita wartość projektu zł., z czego ,50 zł. to kwota dotacji celowej, a ,50 zł. to wkład finansowy gminy Gdynia. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA a) Audyt projektu należy wykonać w terminach: - pierwszy audyt: od 30 maja do 7 czerwca 2016 r., co do zasady w godzinach drugi audyt: od 19 września do 30 września 2016 r., co do zasady w godzinach b) Raporty wraz z protokołem zgodnym z załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego należy przedłożyć Zamawiającemu: - pierwszy termin: do dnia 9 czerwca 2016 r. - drugi termin: do dnia 30 września 2016 r. c) Miejscem świadczenia usługi będzie siedziba Zamawiającego, czyli Laboratorium Innowacji Społecznych, Aleja Zwycięstwa 96/98 Gdynia, (piętro I), lub inne miejsce wskazane przez Zamawiającego. WARUNKI PŁATNOŚCI a) Płatności za wykonaną usługę będą płatne przelewem na rachunek bankowy w terminie do 14 dni od daty doręczenia faktury VAT Zamawiającemu. b) Rozliczenie będzie następowało po każdorazowym wykonaniu usługi, zgodnie z zasadą: - pierwszy termin: 40% wartości całości oferty - drugi termin: 60% wartości całości oferty.