INSTRUKCJA DLA BENEFICJENTÓW REALIZUJĄCYCH PROJEKTY W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI

Transkrypt

1 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego INSTRUKCJA DLA BENEFICJENTÓW REALIZUJĄCYCH PROJEKTY W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI Zatwierdził: Marszałek Województwa Śląskiego Bogusław Śmigielski Maj 2009 Publikacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Egzemplarz bezpłatny 1

2 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego Regionalny Punkt Informacyjny o Funduszach Europejskich tel

3 Umowa o dofinansowanie projektu wskazuje między innymi na możliwość uszczegółowienia wytycznych wynikających z przepisów wspólnotowych lub krajowych przez Instytucję Pośredniczącą lub Instytucję Wdrażająca (IP2). Poniższe wytyczne oraz przykładowe wzory opisów opracowano w celu ułatwienia i usprawnienia realizacji projektów, wyeliminowania błędów oraz usprawnienia kontroli na miejscu realizacji projektu. Stosowanie wskazówek zawartych w niniejszej instrukcji nie zwalnia beneficjentów ze stosowania wytycznych dotyczących realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki opracowanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego OPIS DOKUMENTÓW FINANSOWO - KSIĘGOWYCH 1. Dokumenty finansowo księgowe potwierdzające poniesione wydatki w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki powinny zawierać następujące elementy opisu: 1.1 Adnotację o sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym wraz z datą i czytelnym podpisem. W przypadku stosowania nieczytelnych podpisów lub parafek bez pieczęci funkcyjnych należy przedstawić kartę wzoru podpisów. 1.2 Adnotację o sprawdzeniu pod względem merytorycznym wraz z datą i czytelnym podpisem. W przypadku stosowania nieczytelnych podpisów lub parafek bez pieczęci funkcyjnych należy przedstawić kartę wzoru podpisów. 1.3 Adnotację o sposobie ujęcia w księgach rachunkowych tj. wskazanie cyfrowych symboli kont syntetycznych i analitycznych oraz stron, na których są księgowane wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej dotyczy beneficjentów prowadzących pełną księgowość; w przypadku jednostek sektora finansów publicznych obowiązuje także zapis o klasyfikacji budżetowej. 1.4 Adnotację o zatwierdzeniu dokumentu wraz z datą i czytelnym podpisem. W przypadku stosowania nieczytelnych podpisów lub parafek bez pieczęci funkcyjnych należy przedstawić kartę wzoru podpisów. 1.5 Adnotację o uregulowaniu zobowiązania wynikającego z dokumentu sposób i data zapłaty, numer wyciągu bankowego lub raportu kasowego potwierdzającego ten fakt. 1.6 Opis przedstawiający związek wydatku z projektem, który powinien zawierać co najmniej: numer umowy o dofinansowanie projektu oraz w przypadku umów ramowych należy zamieścić numer aneksu obowiązujący na dany rok, w którym ponoszony jest wydatek informację, że projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony, kwotę kwalifikowaną lub w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań wskazanie odrębnych kwot w odniesieniu do każdego zadania. W przypadku, gdy kwota wskazana na dokumencie tylko w części dotyczy projektu, zapis kwoty kwalifikowanej wydatków projektu wraz z wyliczeniem (ewentualnie wyliczenie może stanowić załącznik). W przypadku, gdy w projekcie występuje wkład własny należy wskazać podział kwot na źródła finansowania np. FP, JST, PFRON, prywatne. 3

4 Wygodnym i praktycznym rozwiązaniem jest zamówienie pieczęci z treścią dotyczącą informacji o projekcie, które będą cyklicznie powtarzane na dokumentach. Przykładowy opis umieszczony na dokumencie finansowym znajduje się na załączniku do niniejszej instrukcji (załącznik nr1) Dokumenty finansowe - faktury, rachunki i inne dokumenty finansowo-księgowe nie muszą być oznaczone poprzez umieszczanie logotypów 1.7 Adnotację o zastosowaniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Beneficjent wskazuje na dokumencie podstawę prawną oraz numer umowy zawartej w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub adnotację o zastosowaniu Zasady konkurencyjności. Przykładowy zapis umieszczony został na załączniku do niniejszej instrukcji (załącznik nr 1) Na pierwszej stronie dokumentu finansowo księgowego powinien zostać wpisany jego numer w ewidencji księgowej. Dokumenty z korespondencji przychodzącej powinny być opatrzone pieczęcią data wpływu.... W przypadku dokumentów odbieranych przez pracowników osobiście, pracownik powinien być zobowiązany do naniesienia na dokumencie i parafowania faktycznej daty odbioru dokumentu. Obowiązek związany z opisem dokumentów dotyczy wszystkich wydatków bez względu na źródło ich finansowania (dofinansowanie, wkład własny). W przypadku braku wystarczającej ilości miejsca na dokumencie finansowym zaleca się zamieścić wszystkie niezbędne informacje na dodatkowej kartce papieru oznaczając ją jako załącznik do dokumentu finansowego nr., a na dokumencie głównym zapis o treści: opis niniejszego dokumentu zamieszczono na załączniku. Obie kartki ( dokument i załącznik) należy trwale spiąć. W przypadku, gdy beneficjent zakłada zlecanie pewnych usług w ramach projektu, powinien zawrzeć w odpowiednich instrukcjach lub wewnętrznych procedurach zapisy dotyczące przechowywania oryginałów dokumentów. Należy wskazać miejsce przechowywania oryginałów dokumentów w trakcie i po realizacji projektu. Zaleca się, aby po zakończeniu realizacji zlecenia usługi dokumenty projektu były przechowywane u beneficjenta występującego z wnioskiem o dofinansowanie. WYODRĘBNIONA EWIDENCJA WYDATKÓW Konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków przez beneficjentów jest warunkiem zawartym w umowie / decyzji o dofinansowanie projektu w ramach PO KL. Beneficjent i inne podmioty uczestniczące w realizacji projektów zobowiązane są do prowadzenia odrębnego systemu księgowego albo do wprowadzenia odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem. W przypadku Beneficjentów prowadzących księgi rachunkowe pełną księgowość, wymóg zapewnienia odrębnego systemu księgowania albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej nie zaś odrębnych ksiąg rachunkowych. Dokonać tego można poprzez zmiany w polityce rachunkowości polegające na: 4

5 wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, w układzie umożliwiającym uzyskanie informacji wymaganych w zakresie sprawozdawczości finansowej projektu i kontroli, określone przez Instytucję Zarządzającą PO KL w Załączniku nr 5 do Umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL. Beneficjent prowadzący wyodrębnioną ewidencję księgową projektu spełniającą wymienione kryteria załącza do wniosku beneficjenta o płatność zestawienie z komputerowego systemu księgowego. Jeżeli informatyczny system finansowo-księgowy nie spełnia określonych wymogów, beneficjent musi zastosować wyodrębniony kod księgowy i zasady ewidencjonowania wydatków projektu dotyczące takiego rozwiązania ; lub wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzenie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmując wszystkie operacje związane z projektem oraz obejmujących przynajmniej następujący zakres danych: nr dokumentu źródłowego, nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu, datę wystawienia dokumentu, kwotę brutto, netto dokumentu, kwotę kwalifikowaną dotyczącą projektu. Beneficjent stosując rozwiązanie polegające na wprowadzeniu kodu księgowego zobowiązany jest przy składaniu wniosku o płatność do sporządzania techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego (oraz załączania wydruku) Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. W przypadku pozostałych beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości wymóg zapewnienia wyodrębnionej dla projektu ewidencji może być spełniony jedynie poprzez comiesięczne sporządzanie komputerowych arkuszy kalkulacyjnych w postaci Kumulatywnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu nr na koniec miesiąca../rok - Załącznik nr 2. Zestawienie obejmuje wydatki od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca rozliczeniowego i sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków dotyczących poszczególnych zadań oraz kosztów pośrednich (w przypadku rozliczania na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. Po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego zestawienie powinno zostać wydrukowane i podpisane przez osobę sporządzającą i zatwierdzającą oraz dołączone do dokumentacji projektu potwierdzającej poniesione wydatki. Wszystkie projekty w ramach PO KL (zarówno konkursowe jak i systemowe, w tym w ramach pomocy technicznej) są rozliczane na podstawie wniosku beneficjenta o płatność. W przypadku gdy beneficjent zakłada przedstawianie wraz z wnioskiem o płatność wydruku z ewidencji księgowej należy załączyć pełne nazewnictwo kont, na których księgowane są operacje gospodarcze związane z realizacją projektu. Przedstawione nazewnictwo musi być zgodne z Planem Kont beneficjenta i będzie podlegało weryfikacji podczas kontroli na miejscu realizacji projektu. Dokumentacja w wersji papierowej i elektronicznej dotycząca złożonego wniosku o płatność powinna być archiwizowana przez beneficjenta. PRAWIDŁOWE OZNAKOWANIE MATERIAŁÓW I DOKUMENTÓW Wszystkie materiały informacyjne i promocyjne, a także dokumenty stosowane podczas realizacji projektu muszą zawierać jasne wskazanie na współfinansowanie projektu przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego oraz logotypy jako elementy graficzne. Ze środków przeznaczonych na promocję projektu można finansować wyłącznie informacje jednoznacznie i bezpośrednio związane z realizowanym projektem. 5

6 Oznakowanie o współfinansowaniu powinno być w szczególności stosowane do : korespondencji prowadzonej w sprawach projektu z wykonawcami projektów, instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie PO KL, umów z wykonawcami oraz dokumentacji przetargowej, umów z pracownikami zatrudnionymi w ramach projektu lub opisów stanowisk takich pracowników, ogłoszeń na wybór wykonawcy, nabór personelu czy uczestników w ramach projektów szkoleniowych, materiałów konferencyjnych, szkoleniowych, materiałów multimedialnych, broszur i ulotek, materiałów prasowych, stron internetowych zawierających informację o projektach realizowanych z funduszy strukturalnych, oznaczania różnego rodzaju urządzeń i sprzętów np. komputerowych zakupywanych w ramach projektu. Wszelkie wymogi odnoszące się do oznaczania projektów, dotyczą sytuacji w których oznaczenie jest wykonalne(możliwe techniczne do realizacji) w przypadku wszelkich dokumentów mających charakter gotowych formularzy, wzorów, w których treść instytucja/podmiot nie ma możliwości ingerencji (np. druki samokopiujące, druki faktur/rachunków, itp.) nie zastosowanie pełnej formy oznaczenia tj. wszystkich logotypów jest dopuszczalne. Nie należy używać skrótów UE, EFS, POKL, ponieważ nie są one powszechnie znane. Na wszystkich materiałach powinny być umieszczane pełne nazwy. Przykładowe opisy: Organizacja szkoleń oraz zakup wyposażania dla projektu pt są współfinansowane przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Szkolenie zorganizowane zostało ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Istnieje obowiązek gromadzenia wszystkich informacji na temat przeprowadzonej promocji projektu (ulotki, plakaty, wycinki z gazet, aktualizacje stron internetowych, broszury itp.), celem przedłożenia instytucjom kontrolującym. Wytyczne dotyczące oznaczania projektów zawarte są w Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydanych przez Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. Wytyczne te dostępne są m.in. na stronie internetowej Nadzór nad przestrzeganiem przez beneficjentów zasad stosowania środków informacyjnych i promocyjnych będzie egzekwowany na podstawie zapisów umów o dofinansowanie projektów. Niedopełnienie obowiązków przez beneficjentów w zakresie informacji i promocji może skutkować wstrzymaniem wypłaty środków, a nawet koniecznością zwrotu dotacji. 6

7 Przykładowy opis dokumentu finansowo księgowego* Załącznik nr 1 Dokument Faktura VAT nr 10/06//08 z dnia r. na kwotę PLN 1 dotyczy Projektu pn Zdążyć przed czasem Nr umowy o dofinansowanie projektu: UDA-POKL /08 oraz w przypadku umów ramowych należy zamieścić numer aneksu obowiązujący na dany rok, w którym ponoszony jest wydatek Nr aneksu... Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Kwota wydatku kwalifikowanego... PLN poniesionego w związku z realizacją zadania... (numer i nazwa zadania), w tym: - kwota dofinansowania... PLN, w tym: w ramach cross-financingu... PLN, w ramach kosztów personelu... PLN - kwota wkładu własnego ( należy wykazać w rozbiciu na źródła finansowania np. FP, JST, PFRON, prywatne)... PLN w tym: w ramach cross-financingu... PLN, w ramach kosztów personelu... PLN Kwota wydatku kwalifikowalnego... PLN poniesionego w ramach kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie faktycznie poniesionych wydatków, w tym: - kwota dofinansowania... PLN, - kwota wkładu własnego... PLN (należy wykazać w rozbiciu na źródła finansowania np. FP, JST, PFRON, prywatne) Zakupu dokonano zgodnie z art.... Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2004r. Nr 19, poz. 177 z późn.zm.); numer umowy zawartej w wyniku postępowania o udzielenia zamówienia publicznego... lub zgodnie z Zasadą konkurencyjności Wydatek sprawdzono: sektora finansów publicznych) Wn Ma (Kierownik Jednostki) (data i podpis) 1. Beneficjent wpisuje dane dotyczące realizowanego przez siebie projektu * Przedstawiony wzór opisu dokumentu finansowo-księgowego zawiera maksymalny zakres opisu, wymagany przez Instytucję Pośredniczącą. Beneficjenci umieszczają tylko te elementy, które odpowiadają ich statusowi prawnemu oraz rodzajowi dokonywanych wydatków. 7

8 Wydatki kwalifikowalne projektu (bez wydatków w obecnym okresie rozliczeniowym) Wydatki kwalifikowane w obecnym okresie rozliczeniowym Lp. nr dokumentu data wystawienia dokumentu cross-financing (T/N) kwota dokumentu brutto kwota dokumentu netto kwota wydatków kwalifikowanych w tym VAT zadanie 1: (nazwa) zadanie 2: (nazwa) Data i podpis Data i podpis 8