SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI PLANU PRACY BIURA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO ZA 2008r. Realizowane przez biuro zadania o charakterze organizacyjnym obejmowały:

Transkrypt

1 SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI PLANU PRACY BIURA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO ZA 2008r. I. Zadania organizacyjne Realizowane przez biuro zadania o charakterze organizacyjnym obejmowały: 1. Opracowanie rocznego planu audytu wewnętrznego. 2. Sporządzenie sprawozdania z wykonania rocznego planu audytu za 2007r. 3. Prowadzenie i archiwizowanie akt stałych i bieżących audytu. 4. Prowadzenie dziennika korespondencyjnego, rejestru upoważnień, rejestru audytów. II. Realizacja zadań audytowych W roku 2008 Biuro Audytu zrealizowało cztery zadania audytowe wynikające z planu audytu w tym jedno zadanie doradcze. 1. Gospodarka majątkiem KRUS, jego ewidencja, inwentaryzacja, likwidacja oraz ubezpieczenie. Zadanie przeprowadzono w okresie styczeń marzec 2008r w wybranych Oddziałach/Placówkach KRUS - PT Jelenia Góra, PT Legnica, OR Zielona Góra, PT Sulęcin. Celem przeprowadzenia zadania audytowego w wybranym obszarze było dokonanie oceny prawidłowości funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w jednostce w zakresie gospodarowania majątkiem trwałym poprzez: 1. potwierdzenie, że OR/PT stosuje przepisy zewnętrzne i wewnętrzne oraz inne wytyczne w zakresie gospodarki majątkiem trwałym oraz obiegu dokumentacji, 2. potwierdzenie, że majątek trwały był prawidłowo sklasyfikowany i ujęty w księgach rachunkowych OR/PT, a dokumentacja w zakresie gospodarki materiałowej była kompletna, rzetelna i zatwierdzana przez upoważnione osoby, 3. potwierdzenie, że majątek KRUS był ubezpieczony zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami, 1

2 4. potwierdzenie prawidłowości i terminowości ubezpieczenia zgłoszonego przez OR/PT majątku, 5. potwierdzenie, że rejestrowanie i zatwierdzanie operacji finansowych w zakresie gospodarki majątkiem trwałym KRUS było rzetelne, obejmuje wszystkie operacje, a ich realizacja była terminowa i zatwierdzana przez upoważnione osoby, 6. zapewnienie, że kluczowe obowiązki w zakresie prowadzenia gospodarki materiałowej OR są rozdzielone pomiędzy rożne osoby, a w ramach hierarchii służbowej zapewniony jest odpowiedni nadzór, 7. zapewnienie, że przestrzegane są przyjęte w jednostce zasady dotyczące ochrony rzeczowych składników majątku trwałego, 8. zapewnienie, że informacja przekazywana pracownikom jest terminowa, dokładna, rzetelna, dostępna, odpowiada bieżącym potrzebom i przekazana była w odpowiedniej formie, 9. zapewnienie, że w OR/PT KRUS stworzone są odpowiednie procedury, które pomagają na bieżąco rozwiązywać ewentualne problemy lub zapobiegają ich powstawaniu w przyszłości, 10. potwierdzenie, że proces inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych przebiegał w sposób zgodny z przepisami zewnętrznymi i wewnętrznymi (instrukcja), 11. potwierdzenie, że proces inwentaryzacji przeprowadzany był terminowo, rzetelnie przez upoważnione osoby, 12. potwierdzenie, że przestrzegane są zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, 13. potwierdzenie, że proces likwidacji (złomowania, odsprzedaży) środków trwałych i pozostałych środków trwałych przeprowadzany był zgodnie z obowiązującymi przepisami, 14. potwierdzenie, że likwidacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych przebiegała w sposób rzetelny i racjonalny (uzasadniony), 15. potwierdzenie, że wartość odsprzedawanych środków trwałych i pozostałych środków trwałych odpowiada, co najmniej cenie możliwej do uzyskania na rynku za dany rodzaj składnika majątku, 16. sprawdzenie częstotliwości przeprowadzania likwidacji i złomowania środków trwałych i pozostałych środków trwałych. 2

3 Do obszarów ryzyka, które wymagają przeprowadzenia audytu zaliczono: o kompletność procedur możliwość nieprawidłowego i zgodnego z prawem i dobrymi praktykami opisania zasad i trybu przeprowadzania inwentaryzacji oraz trybu obiegu dokumentacji, o prawidłowość prowadzenia ewidencji księgowej i bilansowego ujęcia majątku trwałego możliwość nie ujęcia w ewidencji wszystkich składników majątku lub ujęcia nieistniejących oraz możliwość nieprawidłowego przeniesienia sald kont do bilansu, o prawidłowość wyceny majątku trwałego niezgodność wyceny z wartością składników majątku, o prawidłowość przyjmowanych stawek amortyzacyjnych i wartości umorzeń majątku trwałego możliwość błędnego zakwalifikowania składnika majątku trwałego w wyniku którego zostanie przyjęta błędna stawka amortyzacji, o prawidłowość metod i przebiegu inwentaryzacji możliwość zastosowania nieprawidłowych metod inwentaryzacji lub przebieg inwentaryzacji nie gwarantujący rzetelnego spisu składników majątkowych, o prawidłowość wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych oraz korygowanie zapisów w księgach rachunkowych możliwość nieprawidłowego wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych w terminach wynikających z ustawy o rachunkowości, o prawidłowość likwidacji majątku trwałego możliwość błędnego zakwalifikowania składnika majątku trwałego do likwidacji lub nie zakwalifikowania zużytego, o prawidłowość obejmowania ubezpieczeniem rzeczowych składników majątku - możliwość nie zgłoszenia danego składnika majątku do ubezpieczenia lub nieterminowe objęcie ubezpieczeniem. W wyniku stwierdzonych nieprawidłowości udzielono stosownych zaleceń. Rekomendacje zostały przyjęte i wdrożone przez audytowane Oddziały Regionalne i Placówki Terenowe KRUS. 2. Zadanie doradcze nt.: Zarządzanie ryzykiem w KRUS W okresie kwiecień - czerwiec br. Biuro Audytu przeprowadziło zadanie doradcze nt.: Zarządzanie ryzykiem w KRUS. Zadanie doradcze zostało przeprowadzone w formie szkolenia, które obejmowało 5 cykli dwudniowych warsztatów teoretyczno - praktycznych. Uczestnikami szkolenia byli przedstawiciele wszystkich jednostek organizacyjnych KRUS, którzy nadzorują główne procesy realizowane przez jednostki (Centrala KRUS, OR, PT). Razem w szkoleniu wzięło udział 293 pracowników KRUS. 3

4 Szkolenie w zakresie zarządzania ryzykiem w KRUS przeprowadzono w oparciu o model COSO II z uwzględnieniem standardów kontroli finansowej w podziale na: Środowisko wewnętrzne, Ustalanie celów, Identyfikacja zdarzeń, Ocena ryzyka, Reakcja na ryzyko, Kontrola (mechanizmy kontrolne), Informacja i komunikacja. Monitorowanie i ocena. Szkolenie obejmowało: cztery sesje wiedzy teoretycznej z zakresu: o pojęcie i istoty ryzyka. o zarządzania ryzykiem i jego komponentów. o struktury i procesów zarządzania ryzykiem. o analizy i szacowania ryzyka, oraz zajęcia praktyczne mające na celu zdobycie, przez uczestników warsztatów, umiejętności identyfikacji, analizy i szacowania ryzyk w głównych zadaniach realizowanych przez KRUS. Wykaz zadań najbardziej wrażliwych i obarczonych największym ryzykiem wystąpienia nieprawidłowości realizowanych przez KRUS audytorzy otrzymali od jednostek organizacyjnych KRUS. 3. Prawidłowość wykorzystania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w wybranych jednostkach KRUS. Zadanie przeprowadzono w okresie lipiec - wrzesień 2008r w wybranych Oddziałach/Placówkach KRUS OR Opole, PT Bielsko-Biała, Centrala KRUS. Celem przeprowadzenia zadania audytowego w wybranym obszarze było dokonanie oceny prawidłowości naliczania odpisów i gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz skuteczności stosowanych mechanizmów kontroli wewnętrznej w audytowanym obszarze poprzez: 4

5 1. potwierdzenie, że OR/PT stosuje przepisy wewnętrzne i zewnętrzne w zakresie wydatkowania środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; 2. potwierdzenie prawidłowości naliczania środków ZFŚS; 3. ocenę zasadności i prawidłowości wydatkowania środków z Funduszu; 4. ocenę zarządzania przez OR/PT środkami na rachunku ZFŚS; 5. analizę zgodności wydatkowania środków z przyjętym planem i regulaminem; 6. badanie zadowolenia pracowników OR/PT z oferowanych świadczeń w ramach ZFŚS (ankieta). Do obszarów ryzyka, które wymagają przeprowadzenia audytu zaliczono: o zgodność z przepisami zewnętrznymi i wewnętrznymi, o ewidencja finansowo-księgowa, dokumentacja z zakresu gospodarki środkami Funduszu, o prawidłowość dokonywania odpisu na ZFŚS, o terminowość przekazywania odpisu na rachunek ZFŚS, o zasadność wydatkowania środków ZFŚS, o zastosowane mechanizmy kontroli w audytowanym procesie. W wyniku stwierdzonych nieprawidłowości udzielono stosownych zaleceń. Rekomendacje zostały przyjęte i wdrożone przez audytowane jednostki KRUS. 4. Prawidłowość realizacji zamówień publicznych wg instrukcji Banku Światowego w ramach środków PPWOW. Zadanie audytowe zostało przeprowadzone w okresie październik grudzień br. w biurach Centrali KRUS zaangażowanych w realizację Programu: Biurze Informatyki i Telekomunikacji, Biurze Zamówień Publicznych oraz Biurze Finansowo-Księgowym. Celem przeprowadzenia zadania audytowego w wybranym obszarze było dokonanie oceny prawidłowości postępowań przetargowych w oparciu o wytyczne wynikające z instrukcji Banku Światowego oraz zapewnienie kierownictwa jednostki, że prace nad programem przebiegają zgodnie z harmonogramem, a realizacja całego przedsięwzięcia nie jest zagrożona. Audytorzy dokonali oceny skuteczności stosowanych mechanizmów kontrolnych mających wpływ na prawidłową realizację programu PPWOW poprzez: 5

6 1. potwierdzenie, że jednostka stosuje przepisy wewnętrzne i zewnętrzne w zakresie przeprowadzania postępowań przetargowych, 2. potwierdzenie, że jednostka stosuje przepisy wewnętrzne i zewnętrzne w zakresie wydatkowania środków z pożyczki Banku Światowego, 3. analizę zgodności wydatkowania środków z przyjętym planem, 4. analizę zgodności realizacji poszczególnych podkomponentów w ramach programu PPWOW z przyjętym harmonogramem zatwierdzonym przez Komitet Sterujący. Do obszarów ryzyka, które wymagały przeprowadzenia audytu zaliczono: o zgodność z instrukcją Banku Światowego przeprowadzonych postępowań przetargowych zakończonych na dzień r dotyczących: wyboru Konsultanta indywidualnego ds. ogólnych, wyboru Konsultanta ds. Systemu Workflow, dostawy serwerów do Centrali KRUS, wyboru Konsultanta ds. bezpieczeństwa, wyboru Konsultanta ds. zarządzania projektami, wyboru Konsultanta ds. Systemu Zarządzania i Systemu Archiwum, oraz planowanych do realizacji do końca 2008 roku dotyczących: zorganizowania przetargu, podpisania umowy i rozpoczęcia wdrożenia Systemu Workflow, uruchomienia Międzynarodowego postępowania przetargowego dla Systemu Zarządzania i Systemu Archiwizacji, zorganizowania przetargu i odtworzenia podstawowej infrastruktury technicznosystemowej, o ewidencję finansowo-księgową i dokumentację z zakresu gospodarki środkami z pożyczki Banku Światowego, o zasadność wydatkowania środków finansowych, o zastosowane mechanizmy kontroli w audytowanym procesie, o ocenę zaangażowania w realizacje pozostałych kluczowych przedsięwzięć projektowych planowanych do realizacji w 2009r w ramach programu PPWOW. 6

7 W wyniku stwierdzonych nieprawidłowości udzielono stosownych zaleceń. Rekomendacje zostały przyjęte i wdrożone przez audytowane biura C/KRUS. III. Współpraca z biurami C/KRUS i OR Kasy 1. Opiniowanie projektów zarządzeń i innych wewnętrznych przepisów oraz procedur C/KRUS. 2. Zbieranie propozycji tematów do planu rocznego audytu. 3. Prowadzenie merytorycznych wyjaśnień dotyczących działalności operacyjnej w wybranych obszarach ryzyka. IV. Współpraca z innymi instytucjami 1. W zakresie rocznego planu audytu wewnętrznego oraz sprawozdania z jego wykonania z Ministerstwem Finansów.. V. Szkolenia 1. Uczestniczenie w szkoleniach zewnętrznych podnoszących kwalifikacje zawodowe audytorów. Sporządził: Katarzyna Andrzan Audytor Wewnętrzny Zatwierdził: Jolanta Nerło Dyrektor Biura Audytu Opracowano w Biurze Audytu Warszawa dnia 12 styczeń 2009r. 7