PROCEDURA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Transkrypt

1 1/11 Opracował: (imię i nazwisko, podpis) Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis) Andrzej Zając Marek Fryźlewicz Data: 27 marca 2009 r. Data: 30 marca 2009 r. Obowiązuje od: 14 kwietnia 2009 r. Nr egz.:

2 2/11 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzający zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz. 1. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością 1 2. Burmistrz Miasta 2 3. Zastępca Burmistrza 3 4. Zastępca Burmistrza 4 5. Sekretarz Miasta 5 6. Skarbnik Miasta 6 7. Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Planowania 7 Przestrzennego 8. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego 8 9. Naczelnik Wydziału Gospodarki Komunalnej i Drogownictwa Naczelnik Wydziału Rozwoju i Inwestycji Naczelnik Wydziału Infrastruktury Społecznej i Promocji Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich Naczelnik Wydziału Oświaty Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego Kierownik Referatu ds. Zamówień Publicznych Kierownik Referatu ds. Ochrony Środowiska Audytor Wewnętrzny Pełnomocnik ds. Rozwoju Lokalnego Komendant Straży Miejskiej 19 Data otrzymania Podpis

3 3/ Radca prawny 20 SPIS TREŚCI 1. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY ZAKRES OBOWIĄZYWANIA TERMINOLOGIA I SKRÓTY WŁAŚCICIEL PROCEDURY ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA Procedura naboru pracowników na wolne stanowiska urzędnicze do Urzędu Miasta Procedura naboru pracowników na wolne kierownicze i samodzielne stanowiska urzędnicze do Urzędu Miasta ZAPISY WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW DOKUMENTY ZWIĄZANE...11

4 4/11 1. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY Celem procedury jest ustalenie zasad naboru pracowników na szeregowe stanowiska urzędnicze oraz na kierownicze i samodzielne stanowiska urzędnicze w oparciu o przejrzyste kryteria i zasady oraz zagwarantowanie otwartego i konkurencyjnego dostępu do miejsc pracy w tut. Urzędzie. 2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA Procedura reguluje zasady naboru pracowników do Urzędu Miasta na wolne stanowiska urzędnicze (w tym kierownicze) obsadzane na podstawie umowy o pracę. Procedura nie obejmuje w szczególności stanowisk obsadzanych na podstawie wyboru i powołania, stanowisk doradców i asystentów, stanowisk pomocniczych i obsługi, przeniesienia pracownika tut. Urzędu na podstawie porozumienia lub ustawy, przeniesienia pracownika samorządowego zatrudnionego w innej jednostce organizacyjnej na podstawie porozumienia, tzw. awansu wewnętrznego, zatrudnienia na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika samorządowego, powierzenia pracownikowi samorządowemu tut. Urzędu innej pracy na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym. 3. TERMINOLOGIA I SKRÓTY Wolne stanowisko urzędnicze (w tym kierownicze lub samodzielne stanowisko urzędnicze) stanowisko, na które zgodnie z przepisami ustawy albo w drodze porozumienia, nie został przeniesiony pracownik samorządowy danej jednostki lub na które nie został przeniesiony inny pracownik samorządowy, zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, posiadający kwalifikacje wymagane na danym stanowisku, lub nie został przeprowadzony na to stanowisko nabór albo na którym mimo przeprowadzonego naboru nie został zatrudniony pracownik. Nabór - sformalizowany proces rekrutacji na wolne stanowisko urzędnicze. Konkurs - sformalizowany proces rekrutacji na wolne kierownicze lub samodzielne stanowisko urzędnicze. Kierownicy komórek organizacyjnych Naczelnicy Wydziałów i Kierownicy Referatów Urzędu Miasta. BIP Biuletyn Informacji Publicznej. 4. WŁAŚCICIEL PROCEDURY Właścicielem procedury jest Naczelnik Wydziału Organizacyjnego 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE Burmistrz Miasta dokonuje ostatecznego wyboru kandydata na stanowisko objęte naborem/ konkursem.

5 5/11 Sekretarz Miasta jest odpowiedzialny za nadzór nad przestrzeganiem procedury. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego- jest odpowiedzialny za przestrzeganie procedury Podinspektor ds. kadrowych w Wydziale Organizacyjnym - jest odpowiedzialny za aktualizację procedury Kierownicy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za zgłoszenie na piśmie uzasadnionych potrzeb zatrudnienia 6. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA Procedura naboru pracowników na wolne stanowiska urzędnicze do Urzędu Miasta Zgłoszenie potrzeby zatrudnienia Naczelnik zainteresowanego Wydziału zgłasza Sekretarzowi Miasta potrzebę zatrudnienia. Zgłoszenie następuje w formie pisemnej i zawiera uzasadnienie potrzeby zatrudnienia. W sytuacji, kiedy potrzeba zatrudnienia wiąże się z koniecznością utworzenia nowego stanowiska pracy, zgłoszenie powinno zawierać opis zadań dla tego stanowiska oraz oszacowanie wymiaru czasu pracy. Zgłoszenie następuje nie później niż w terminie 3 m-cy przed planowanym zatrudnieniem. W sytuacjach losowych ww. termin nie obowiązuje Sekretarz Miasta wspólnie z Naczelnikiem Wydziału Organizacyjnego dokonuje oceny potrzeby zatrudnienia. W trakcie tej oceny analizowana jest możliwość wewnętrznych przesunięć na istniejących stanowiskach pracy. W przypadku nowotworzonych stanowisk konieczna jest analiza skutków finansowych zwiększenia zatrudnienia. Wynik oceny jest zapisywany na zgłoszeniu potrzeby zatrudnienia i przedstawiany Burmistrzowi Miasta do zatwierdzenia. W razie konieczności pozyskania dodatkowych informacji, Sekretarz Miasta lub Naczelnik Wydziału Organizacyjnego uzupełnia wniosek. Odpowiedzialnym za powiadomienie zainteresowanego Naczelnika Wydziału o wyniku oceny jest Naczelnik Wydziału Organizacyjnego Przygotowanie rekrutacji Naczelnik zainteresowanego Wydziału przygotowuje szczegółowy opis stanowiska pracy oraz zakres wymagań wobec kandydata na to stanowisko i dostarcza je do Wydziału Organizacyjnego. Opis stanowiska i zakres wymagań podlega zatwierdzeniu przez Sekretarza Miasta Opis stanowiska zawiera: nazwę stanowiska, miejsce w strukturze organizacyjnej, cel istnienia stanowiska, główne zadania (obowiązki), uprawnienia wynikające ze stanowiska, wskaźniki efektywności Wymagania wobec kandydata obejmują: poziom i kierunek wykształcenia, zakres wiedzy ogólnej i specjalistycznej, doświadczenie zawodowe i staż pracy, wymagane

6 6/11 uprawnienia i egzaminy zawodowe, umiejętności, wymagane przeszkolenie przed i po zatrudnieniu, cechy charakteru Naczelnik zainteresowanego Wydziału przygotowuje także kryteria wyboru kandydata, które zatwierdza Sekretarz Miasta. W razie konieczności wprowadzenia poprawek, zmiany dokonywane są przez zainteresowanego Naczelnika Wydziału i ponownie kryteria przedstawiane są do zatwierdzenia Sekretarzowi Miasta Podanie do publicznej wiadomości informacji o naborze - potrzebie zatrudnienia pracownika Miejscem publikacji ww. informacji o naborze jest: obligatoryjnie: Biuletyn Informacji Publicznej, tablice ogłoszeń w Urzędzie; fakultatywnie: strona internetowa miasta, gazeta regionalna Wydział Organizacyjny przygotowuje projekt ogłoszenia o naborze potrzebie zatrudnienia pracownika. Treść ogłoszenia podlega zatwierdzeniu przez Sekretarza Miasta Ogłoszenie o naborze potrzebie zatrudnienia pracownika powinno zawierać: 1/ nazwę i adres jednostki, 2/ określenie stanowiska urzędniczego 3/ określenie wymagań związanych ze stanowiskiem urzędniczym zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które z nich są dodatkowe, 4/ wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku urzędniczym, 5/ wskazanie wymaganych dokumentów, 6/ określenie terminu i miejsca składania dokumentów Termin do składania dokumentów określony w ogłoszeniu o naborze potrzebie zatrudnienia pracownika, nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w BIP Przebieg rekrutacji i wybór kandydata Po upływie terminu składania ofert, Naczelnik Wydziału Organizacyjnego wraz z zainteresowanym Naczelnikiem Wydziału (wnioskodawcą) dokonują oceny formalnej ofert, odrzucając oferty nie spełniające ustalonych wymagań formalnych. Oferty spełniające wymagania formalne zostają zakwalifikowane do dalszego etapu rekrutacji Wydział Organizacyjny powiadamia stosownym pismem osoby, których oferty z przyczyn formalnych zostały odrzucone, ze wskazaniem niespełnionych wymagań formalnych Wydział Organizacyjny powiadamia kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze - potrzebie zatrudnienia pracownika, o terminie, miejscu i formie (metodzie i technice) rozpatrzenia ofert (np. konkurs ofert, rozmowa kwalifikacyjna, sprawdzian wiadomości teoretycznych i umiejętności praktycznych itp.) listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru Rozpatrzenie ofert (np. konkurs ofert, rozmowa kwalifikacyjna, sprawdzian wiadomości teoretycznych i umiejętności praktycznych itp.) przeprowadza zespół

7 7/11 ds. rekrutacji w składzie: Burmistrz Miasta (Z-ca Burmistrza) jako przewodniczący, Sekretarz Miasta, Naczelnik Wydziału Organizacyjnego, Naczelnik zainteresowanego Wydziału, Podinspektor ds. kadr jako sekretarz zespołu. Metodę i technikę rozpatrzenia ofert określa każdorazowo zespół ds. rekrutacji. Prace zespołu ds. rekrutacji są prowadzone jeżeli w posiedzeniu bierze udział co najmniej 3 jego członków W trakcie rozpatrywania ofert (niezależnie od przyjętej metody i techniki) przeprowadzana jest punktowa ocena kandydatów według wcześniej przyjętych i zatwierdzonych kryteriów. Ocena jest dokumentowana i podpisywana przez wszystkich oceniających Z przeprowadzonego naboru kandydatów na wolne stanowisko urzędnicze sporządza się protokół, który zawiera w szczególności: 1/ określenie stanowiska, na które był przeprowadzony nabór, liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów uszeregowanych wg poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze; 2/ liczbę nadesłanych ofert na stanowisko, w tym liczbę ofert spełniających wymagania formalne; 3/ informację o zastosowanych metodach i technikach naboru; 4/ uzasadnienie dokonanego wyboru. 5/ skład komisji przeprowadzającej nabór Ostatecznego wyboru kandydata na stanowisko objęte naborem dokonuje Burmistrz Miasta (Z-ca Burmistrza) spośród dwóch kandydatów, którzy uzyskali największą ilość punktów w postępowaniu rekrutacyjnym. W szczególnie uzasadnionych przypadkach zespół ds. rekrutacji może rekomendować Burmistrzowi Miasta tylko jednego kandydata Kandydat wybrany na stanowisko przez Burmistrza Miasta (Z-cę Burmistrza) jest niezwłocznie zawiadamiany o tym fakcie przez Wydział Organizacyjny listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru Pozostali kandydaci, którzy uczestniczyli w procesie rekrutacji otrzymują pisemne zawiadomienie (podziękowanie). Zawiadomienie przygotowuje i rozsyła Wydział Organizacji, nie później niż w ciągu 3 dni od zakończenia rekrutacji. Zawiadomienie podpisuje Burmistrz Podanie do publicznej wiadomości wyniku przeprowadzonego naboru Niezwłocznie po przeprowadzonym naborze informacja o wyniku naboru jest upowszechniana przez umieszczenie na tablicy informacyjnej w Urzędzie oraz opublikowanie w BIP przez co najmniej 3 miesiące Ww. informacja zawiera nazwę i adres jednostki, określenie stanowiska urzędniczego, imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego, uzasadnienie dokonanego wyboru albo uzasadnienie nie rozstrzygnięcia naboru na wolne stanowisko urzędnicze Czynności określonych w pkt dokonuje Wydział Organizacyjny Jeżeli stosunek pracy osoby wyłonionej w drodze naboru ustał w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku

8 8/11 kolejnej osoby spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole tego wyboru. Powyższe postanowienia pkt i niniejszej procedury stosuje się odpowiednio Procedura naboru pracowników na wolne kierownicze i samodzielne stanowiska urzędnicze do Urzędu Miasta Zgłoszenie potrzeby zatrudnienia Sekretarz Miasta zgłasza Burmistrzowi Miasta potrzebę zatrudnienia. Zgłoszenie następuje w formie pisemnej i zawiera uzasadnienie potrzeby zatrudnienia. W sytuacji, kiedy potrzeba zatrudnienia wiąże się z koniecznością utworzenia nowego stanowiska pracy, zgłoszenie powinno zawierać opis zadań dla tego stanowiska oraz oszacowanie wymiaru czasu pracy. Zgłoszenie następuje nie później niż w terminie 3 m-cy przed planowanym zatrudnieniem. W sytuacjach losowych ww. termin nie obowiązuje Burmistrz Miasta dokonuje oceny potrzeby zatrudnienia. W trakcie tej oceny analizowana jest możliwość wewnętrznych przesunięć na istniejących stanowiskach pracy. W przypadku nowotworzonych stanowisk konieczna jest analiza skutków finansowych zwiększenia zatrudnienia. Wynik oceny jest zapisywany na zgłoszeniu potrzeby zatrudnienia. W razie konieczności pozyskania dodatkowych informacji, Sekretarz Miasta uzupełnia wniosek. O wyniku oceny Burmistrz zawiadamia Sekretarza, który przekazuje wniosek ze stosowną adnotacją do Wydziału Organizacyjnego Przygotowanie rekrutacji Wydział Organizacyjny przygotowuje szczegółowy opis stanowiska pracy oraz zakres wymagań wobec kandydata na to stanowisko. Opis stanowiska i zakres wymagań wobec kandydata podlega zatwierdzeniu przez Sekretarza Miasta Opis stanowiska zawiera: nazwę stanowiska, miejsce w strukturze organizacyjnej, cel istnienia stanowiska, główne zadania (obowiązki),uprawnienia wynikające ze stanowiska, wskaźniki efektywności Wymagania wobec kandydata obejmują: poziom i kierunek wykształcenia, zakres wiedzy ogólnej i specjalistycznej, doświadczenie zawodowe i staż pracy, wymagane uprawnienia i egzaminy zawodowe, umiejętności, wymagane przeszkolenie przed i po zatrudnieniu, cechy charakteru Na podstawie opisu stanowiska i zakresu wymagań wobec kandydata, Sekretarz Miasta przygotowuje kryteria wyboru kandydata, które zatwierdza Burmistrz Miasta. W razie konieczności wprowadzenia poprawek, zmiany dokonywane są przez Sekretarza i ponownie kryteria przedstawiane są do zatwierdzenia Burmistrzowi Podanie do publicznej wiadomości informacji o naborze w drodze konkursu na wolne kierownicze i samodzielne stanowiska urzędnicze.

9 9/ Miejscem publikacji ww. informacji o konkursie jest: obligatoryjnie: BIP, tablice ogłoszeń w Urzędzie; fakultatywnie: strona internetowa miasta, gazeta regionalna Wydział Organizacyjny przygotowuje projekt ogłoszenia o konkursie na stanowisko kierownicze i samodzielne. Treść ogłoszenia podlega zatwierdzeniu przez Burmistrza Miasta Ogłoszenie o konkursie powinno zawierać: 1/ nazwę i adres jednostki, 2/ określenie kierowniczego lub samodzielnego stanowiska urzędniczego 3/ określenie wymagań związanych z kierowniczym lub samodzielnym stanowiskiem urzędniczym zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które z nich są dodatkowe, 4/ wskazanie zakresu zadań wykonywanych na kierowniczym lub samodzielnym stanowisku, 5/ wskazanie wymaganych dokumentów, 6/ określenie terminu i miejsca składania dokumentów Termin do składania dokumentów określony w ogłoszeniu o konkursie, nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w BIP Wydział Organizacyjny przygotowuje projekty zarządzeń Burmistrza Miasta w sprawie: powołania komisji konkursowej i regulaminu konkursu Postępowanie konkursowe i wybór kandydata Po upływie terminu składania ofert, komisja konkursowa dokonuje oceny formalnej ofert, odrzucając oferty nie spełniające ustalonych wymagań formalnych. Kandydaci, których oferty spełniają ustalone wymagania formalne, są dopuszczeni do dalszego postępowania konkursowego Wydział Organizacyjny powiadamia stosownym pismem osoby, których oferty z przyczyn formalnych zostały odrzucone, ze wskazaniem niespełnionych wymagań formalnych Wydział Organizacyjny powiadamia kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu o konkursie, o terminie i miejscu przeprowadzenia konkursu Postępowanie konkursowe przeprowadza powołana zarządzeniem Burmistrza Miasta komisja konkursowa zgodnie z regulaminem konkursu Z przeprowadzonego postępowania konkursowego sporządza się protokół, który zawiera w szczególności: 1/ określenie stanowiska, na które był przeprowadzony konkurs, liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów uszeregowanych wg poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o konkursie; 2/ liczbę nadesłanych ofert na stanowisko, w tym liczbę ofert spełniających wymagania formalne;

10 10/11 3/ informację o zastosowanych metodach i technikach konkursu; 4/ uzasadnienie dokonanego wyboru. 5/ skład komisji przeprowadzającej konkurs W przypadku nie rozstrzygnięcia konkursu z uwagi na brak ofert spełniających wymogi określone w ogłoszeniu, postępowanie konkursowe przeprowadza się ponownie Ostatecznego wyboru kandydata na stanowisko objęte konkursem dokonuje Burmistrz Miasta spośród 2 kandydatów, którzy zdobyli największą ilość punktów w postępowaniu konkursowym. W szczególnie uzasadnionych przypadkach komisja konkursowa może rekomendować Burmistrzowi Miasta tylko jednego kandydata Kandydat wybrany na stanowisko przez Burmistrza Miasta jest niezwłocznie zawiadamiany o tym fakcie przez Wydział Organizacyjny listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru Pozostali kandydaci, którzy uczestniczyli w konkursie, otrzymują pisemne zawiadomienie (podziękowanie). Zawiadomienie przygotowuje i rozsyła Wydział Organizacji, nie później niż w ciągu 3 dni od zakończenia rekrutacji. Zawiadomienie podpisuje Burmistrz Podanie do publicznej wiadomości wyniku naboru w drodze postępowania konkursowego Niezwłocznie po przeprowadzonym konkursie informacja o wynikach konkursu jest upowszechniana przez umieszczenie na tablicy informacyjnej w Urzędzie oraz publikowana w BIP co najmniej przez 3 miesiące Ww. informacja zawiera nazwę i adres jednostki, określenie stanowiska urzędniczego, imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego, uzasadnienie dokonanego wyboru albo uzasadnienie nie rozstrzygnięcia konkursu na wolne kierownicze bądź samodzielne stanowisko urzędnicze Czynności określonych w pkt dokonuje Wydział Organizacyjny Jeżeli stosunek pracy osoby wyłonionej w drodze naboru w drodze konkursu ustał w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku kolejnej osoby spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole tego wyboru. Powyższe postanowienia pkt do niniejszej procedury stosuje się odpowiednio. 7. ZAPISY Całość dokumentacji z naboru jest starannie przechowywana zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt na stanowisku ds. kadr w Wydziale Organizacyjnym 8. WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW F/01 wzór ogłoszenia o naborze/konkursie na wolne stanowisko urzędnicze

11 11/11 F/02 wzór protokołu z naboru/konkursu na wolne stanowisko urzędnicze F/03 wzór ogłoszenia o wyniku naboru/konkursu na wolne stanowisko urzędnicze 9. DOKUMENTY ZWIĄZANE Ustawa o samorządzie gminnym. Ustawa o pracownikach samorządowych. Ustawa - Kodeks Pracy. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta w Nowym Targu. KONIEC