Prezydent Miasta Gliwice

Transkrypt

1 Prezydent Miasta Gliwice Gliwice, 31 lipiec 2009 r. KAW-09135/4/09 Pani Katarzyna Kobierska Naczelnik Biura Rozwoju Miasta w miejscu Prezydent Miasta Urząd Miejski ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl nr kor. UM /2009 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urząd Miejski ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax Biuro Obsługi Interesantów dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 11 maja do 30 czerwca 2009 r. przez pracownika wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta Gliwice nr KAW /09 z dnia 28 kwietnia 2009 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 21 lipca 2009 r. Przedmiot kontroli Sposób prowadzenia postępowań o zamówienie publiczne w latach Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Z uwagi na niżej opisane uchybienia poprawy wymaga: - przestrzeganie wybranych przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych dot. zamówień publicznych, - przestrzeganie przepisów wewnętrznych, - sposób przygotowania i prowadzenia dokumentacji. Wnioski i zalecenia. 1. W czterech sprawdzonych postępowaniach o zamówienie z wolnej ręki (na sześć sprawdzonych postępowań ogółem) zamawiający negocjuje z wykonawcę cenę netto przedmiotu zamówienia, pomimo że ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo

2 zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2007 r., nr 223 poz z późn. zm.) posługuje się ceną brutto. 2. Przypadek naruszenia zasady zawartej w art. 26 ust. 3 ustawy jw. w związku brakiem wezwania wykonawcy do uzupełnienia oferty o: a) wykaz osób i podmiotów, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, z informacją nt. znajomości przez personel wykonawcy języka angielskiego w mowie i piśmie w stopniu umożliwiającym komunikację w sprawach technicznych i budowlanych, b) tłumaczenie na język polski wymaganego certyfikatu (brak wezwania dwóch wykonawców w jednym postępowaniu). Brak powyższych czynności zamawiającego nie miało wpływu na wynik postępowania. 3. W dwóch sprawdzonych postępowaniach o zamówienie z wolnej ręki (na sześć sprawdzonych postępowań ogółem): brak zastosowania zaokrągleń przy podaniu wartości podatku VAT wynagrodzenia ryczałtowego w umowie, co narusza zasadę zawartą w 5 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z dnia 28 listopada 2008 r. (Dz. U. Nr 212, poz. 1337), brak w dokumentacji: zaproszenia do negocjacji wraz z niezbędnymi informacjami dla wykonawcy do przeprowadzenia postępowania, w tym istotnych dla stron postanowień, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólnych warunków umowy lub wzoru umowy; w związku z powyższym zamawiający naruszył zasadę zawartą w art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2007 r., nr 223 poz z późn. zm.) 4. Przypadek braku w dokumentacji postępowania protokołu postępowania na druku ZP-2 (część ogólna), co było niezgodne z zasadą zawartą w 4 ust. 1 pkt 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 października 2007 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. nr 202, poz. 1463). 5. Przypadek sporządzenia protokołu postępowania na druku ZP-2/WR przez inną osobę niż sekretarz komisji przetargowej, co jest niezgodne z pkt 6 ppkt 4 lit. b) tiret 7 2

3 Regulaminu pracy komisji przetargowej będącego załącznikiem nr 10 do zarządzenia organizacyjnego nr 24/07 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 28 lutego 2007 r. w sprawie: zasad udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Gliwicach. 6. W czterech sprawdzonych postępowaniach o zamówienie z wolnej ręki (na sześć sprawdzonych postępowań ogółem) brak podania w umowie przy opisie wynagrodzenia wykonawcy wartości brutto, co narusza pkt zarządzenia organizacyjnego nr 88/07 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 30 października 2007 r. w sprawie: sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych 7. Na sześć sprawdzonych postępowań w czterech postępowaniach nieterminowo przekazano metrykę zamówienia do Wydziału Organizacyjnego, co narusza pkt 2 ppkt 2 zał. nr 5 do zarządzenia organizacyjnego nr 24/07 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 28 lutego 2007 r. w sprawie: zasad udzielania zamówień publicznych 8. Przypadek braku przekazania metryki zamówienia do Wydziału Organizacyjnego, co narusza pkt 2 ppkt 2 zał. nr 5 do zarządzenia organizacyjnego nr 24/07 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 28 lutego 2007 r. w sprawie: zasad udzielania zamówień publicznych 9. W czterech sprawdzonych postępowaniach o zamówienie z wolnej ręki (na sześć sprawdzonych postępowań ogółem) zamawiający nie dokumentuje w pełni prac komisji przetargowej (brak protokołów z posiedzeń komisji), co narusza pkt 6 ppkt 4 lit. b) tiret 4 Regulaminu pracy komisji przetargowej będącego załącznikiem nr 10 do zarządzenia organizacyjnego nr 24/07 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 28 lutego 2007 r. w sprawie: zasad udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Gliwicach. 10. Przypadek braku dokonania zmian w Planie Zamówień Publicznych Wydziału oraz zgłoszenia ich do Wydziału Organizacyjnego, co narusza zapisy zawarte w pkt 5 i 6 załącznika nr 3 do zarządzenia organizacyjnego nr 24/07 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 28 lutego 2007 r. w sprawie: zasad udzielania zamówień publicznych 11. Przypadek podania we wniosku o rozpoczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego innej wartości zamówienia netto w euro stanowiącej podstawę wyboru trybu niż w Planie Zamówień Publicznych Wydziału. 3

4 12. Przypadek omyłkowego podania we wniosku o rozpoczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego innego numeru zamówienia niż w Planie Zamówień Publicznych Wydziału. 13. Przypadek braku zatwierdzenia komisji przetargowej we wniosku o rozpoczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego przez osobę upoważnioną. 14. Na sześć sprawdzonych postępowań w trzech postępowaniach brak udokumentowanego sposobu skalkulowania wartości szacunkowej zamówienia. 15. Przypadek powołania się we wniosku o rozpoczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego na błędną podstawę prawną w kwestii uzasadnienia wybory trybu zamówienia z wolnej ręki. 16. Przypadek złożenia przez członków komisji przetargowej oświadczeń na druku ZP-11 bez daty złożenia oraz miejsca złożenia oświadczenia. Zalecenia 1. Przy udzielaniu zamówień publicznych należy przestrzegać przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, aktów wykonawczych dot. zamówień publicznych oraz przepisów wewnętrznych w tym zakresie, ze szczególnym uwzględnieniem wyżej wskazanych zagadnień. 2. Przy zaokrąglaniu wartości podatku VAT stosować zasady zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z dnia 28 listopada 2008 r. (Dz. U. Nr 212, poz. 1337). 3. Przy szacowaniu wartości zamówienia należy zachować zasadę pisemności postępowania tj. z prowadzonej dokumentacji powinien wynikać sposób kalkulowania tej wartości. 4. Wzmóc nadzór nad dokumentacją zamówień publicznych w celu wyeliminowania w przyszłości powyższych uchybień i nieprawidłowości. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. 4

5 Do oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5