PROTOKÓŁ. Kontrolę przeprowadzono w dniach : 24, 25, roku oraz roku,

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ z kontroli w Warsztatach Terapii Zajęciowej Polskiego Stowarzyszenia na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym Koło w Słupsku przeprowadzonej przez Głównego Specjalistę Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku, działającego na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Słupska. Kontrolę przeprowadzono w dniach : 24, 25, roku oraz roku, Jednostka kontrolowana: Warsztaty Terapii Zajęciowej Polskiego Stowarzyszenia na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym - Koło w Słupsku Ul. Długosza 22 tel Okres objęty kontrolą: 2004 rok Dane ogólne : Warsztaty są placówką Polskiego Stowarzyszenia na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym Koło w Słupsku. Podstawowym celem funkcjonowania tej placówki jest rozwijanie i podtrzymywanie u osób uczestniczących w zajęciach umiejętności samodzielnego funkcjonowania w życiu codziennym. W zajęciach Warsztatów biorą udział osoby z upośledzeniem umysłowym, które zostały zakwalifikowane do rehabilitacji w formie terapii zajęciowej przez zespół orzekający o stopniu niepełnosprawności. Koszty działalności tej placówki są w całości finansowane ze Środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Aktualnie w zajęciach prowadzonych w warsztacie uczestniczy 25 osób z terenu miasta Słupska. Funkcję kierownika Warsztatów w okresie objętym kontrolą pełniły kolejno: - Pani Jolanta Krząścik w okresie do roku, 1

2 - Pani Agnieszka Kaczykowska, była pełniącą obowiązki kierownika w okresie od do roku, Obecnie kierownikiem placówki jest Pani Iwona Grota zatrudniona na tym stanowisku od dnia roku. Podobnie jak na stanowisku kierownika zmieniały się również osoby prowadzące księgowość placówki. W okresie kontrolowanym przez pracowników MOPR sprawy związane z księgowością ośrodka prowadziły kolejno: - Pani Bogusława Majewska w okresie od roku do roku - Pani Magdalena Danielewicz w okresie od do roku, Aktualnie na stanowisku księgowej pracuje Pani Jadwiga Hann zatrudniona na tym stanowisku od roku, W warsztatach Terapii Zajęciowej zatrudnionych jest obecnie 12 osób na 10 etatach. Zakres kontroli : - wyjaśnienie niejasności w zakresie finansowym w 2004 roku, powstałych po kontroli przeprowadzonej przez pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Słupsku zawartych w protokole z dnia roku, Ustalenia kontroli W wyniku dokonanych czynności ustalono: a) wyjaśnienie rozbieżności pkt. 1 protokołu kontroli, W trakcie prowadzonych czynności kontrolnych potwierdzono, iż w momencie kontroli prowadzonej przez pracowników MOPR występowały niezgodności w wartościach wydatków w poszczególnych kwartałach z wartościami zapisanymi w zestawieniu wydatków poniesionych w 2004 roku. Ustalono, że niezgodności te są wynikiem przede wszystkim błędnego księgowania oraz niewłaściwego gospodarowania posiadanymi środkami polegającego na dowolnym przesuwaniu środków zaplanowanych w poszczególnych pozycjach. Do tego stanu przyczyniały się również częste zmiany osób kierujących placówką oraz prowadzących księgowość. W przeglądanej dokumentacji za kontrolowany okres widocznym jest brak kontroli ze strony kierownika Warsztatu Terapii oraz kierownictwa Koła Stowarzyszenia. Szczegółowe ich wyjaśnienie przedstawione jest w dalszej części protokołu. b) wyjaśnienie rozbieżności dot. pkt.2 - przekroczenie dopuszczalnych 3 % wydatków przeznaczonych na doposażenie ośrodka, Istotnie analiza zestawienia rocznego wydatków poniesionych w 2004 roku wykazuje w pozycji doposażenie przekroczenie dopuszczalnych 3 % wydatków o kwotę 2 963, 24 złotych. W IV kwartale 2004 roku aktualna księgowa Pani Janina Hann po ujawnieniu tego faktu dokonała analizy wszystkich wydatków w tej 2

3 pozycji. Po dokładnym przeliczeniu okazało się, iż rzeczywiście taki fakt miał miejsce. Analiza dokumentów wykazała, że sytuacja ta powstała na wskutek błędnego zaksięgowania wydatków w tej pozycji w II kwartale ub. roku. W ramach porządkowania w IV kwartale ubiegłego roku, dokonano przeksięgowania kwoty 2 963, 24 złotych do wydatków związanych z zakupem materiałów, energii i usług związanych z funkcjonowaniem placówki. Po wykonaniu tej operacji, wydatki w pozycji doposażenie w 2004 roku są na dopuszczalnym 3 % poziomie wydatków. c) wyjaśnienie dot. pkt.3 - brak okularów ochronnych sfinansowanych ze środków PFRON, W związku z zakupem okularów ochronnych wyjaśniono, że został on dokonany na podstawie pisma prośby Pani Agnieszki Kaczykowskiej do Zarządu Koła PSOUU o pokrycie kosztów ich zakupu. Pani Kaczykowska, która do marca 2005 roku pełniła obowiązki kierownika placówki. Z udzielonego przez księgową Panią Janinę Hann wyjaśnienia wynika, że miała ona duże wątpliwości co do kwalifikacji tego zakupu i jego zaksięgowania. Wątpliwości te należy ocenić jako uzasadnione gdyż pokrycie zakupu okularów ochronnych dla Pani Agnieszki Kaczykowskiej ze środków przeznaczonych na funkcjonowanie Warsztatów Terapii jest nieuzasadnione. Środki te winny zostać zwrócone. d) wyjaśnienie dot. pkt. 4 - zakwalifikowania w pozycji materiały do terapii zakupu pn. trwała zabudowa, W związku z zakwalifikowaniem wydatku związanego z zakupem zabudowy ( faktura 44 z dnia roku ) wyjaśniono, że wydatek ten dlatego został wykazany w pozycji materiały do terapii w pracowni majsterkowania, ponieważ zabudowa ta została zakupiona w elementach a wykonana została w ramach terapii przez uczestników Warsztatów. W IV kwartale ubiegłego roku pomyłkowo do rozliczenia pozycji materiały do terapii posłużono się kontem ( służy do rozliczania wydatków związanych z zakupem energii, usług ) podczas gdy prawidłowo powinno to być konto e) wyjaśnienie dot. pkt. 5 - wynagrodzenia w IV kwartale 2004 roku, Rzeczywiście w IV kwartale ubiegłego roku wynagrodzenia prawidłowo powinny być wykazane w kwocie , 12 złotych. W sprawozdaniu rocznym nie wykazano ich w takiej wysokości. Jest to konsekwencją błędów popełnionych w pierwszych miesiącach 2004 roku. Różnice te wynikały stąd, że listy płac były księgowane. Widoczne jest to w wydrukach z księgowań. Wykazywana jest w nich kwota wynagrodzeń brutto, która była wypłacona, natomiast obciążenia takie jak ZUS itp., które były regulowane terminowo, nie były w nich wykazywane. Ponadto w II kwartale 2004 roku dwukrotnie pomniejszono należności na wydruku ( kwota 1 147, 86 ) o podatek od wynagrodzeń w związku z czym o tę kwotę zaniżono wynagrodzenia. Po wykonaniu sprawozdania rocznego zostały wykonane przeksięgowania, które uporządkowały tę sytuację. Na podstawie zapisów księgowych wynagrodzenia w poszczególnych kwartałach powinny być wykazane w następujących wysokościach: 3

4 I kwartał , 18 złotych ( na wypłatę 3 898, 29 zabrakło środków) II kwartał , 82 złotych ( kwota ta powinna być powiększona o 3 898, 29 z I kwartału ), kwota ta była pomniejszona o 7 530, 20 gdyż w takiej wysokości zabrakło środków, III kwartał , 22 złotych ( kwota ta powinna być powiększona o kwotę brakującą w II kwartale tj , 20 złotych ), IV kwartał , 12 złotych, kwota ta jest zgodna z wydrukiem, Sprawozdanie kwartalne z dnia roku oraz roczne z dnia roku są zgodne ze stanem księgowań. f ) wyjaśnienie rozbieżności dot. pkt. 6 protokołu W wyniku dokładnej analizy księgowań wydatków w IV kwartale, w pozycji 6 materiały do terapii k to ustalono, że pomyłkowo na to konto zaksięgowano kwotę 4 306, 84 złotych wydatków poniesionych na zakup materiałów, energii i usług związanych z funkcjonowaniem placówki. Wartość ta prawidłowo powinna być zaksięgowana na koncie służącym do księgowania wydatków związanych z zakupem usług i materiałów związanych z funkcjonowaniem placówki. Błąd ten został skorygowany. f) wyjaśnienie rozbieżności dot. pkt. 7 protokołu W trakcie prowadzonego wyjaśnienia po analizie zapisów w pozycji dotyczącej poniesionych wydatków na doposażenie w poszczególnych kwartałach 2004 roku potwierdzono różnicę w zestawieniu rocznym na kwotę2 963, 24 złotych. Po stwierdzeniu, błąd ten został skorygowany poprzez dokonanie przeksięgowań. Udzielając wyjaśnień, księgowa Pani Jadwiga Hann nie potrafiła wytłumaczyć przyczyny powstania tej rozbieżności gdyż spowodowały ją błędne księgowania w czasie gdy ona jeszcze nie pracowała w tej placówce. Wnioski: - przeprowadzone czynności kontrolne wykazały, że stwierdzone przez pracowników MOPR rozbieżności rzeczywiście występowały. Powstały one głównie w I, II i III kwartale 2004 roku, - w kontrolowanym okresie występował zupełny brak dyscypliny w gospodarowaniu środkami finansowymi otrzymywanymi na funkcjonowanie placówki. Mimo obowiązującego planu wydatków na 2004 rok, nie przestrzegano ich poziomu, zapisanego w poszczególnych pozycjach, - na stan zapisów księgowych miały również niewątpliwie wpływ częste zmiany księgowych oraz nieprzestrzeganie procedur kontrolnych przez osoby kierujące placówką, - stwierdzone nieprawidłowości nie spowodowały nadużyć w stanie środków finansowych jakimi dysponowała placówka w 2004 roku, - analizując zapisy księgowe w 2005 roku należy ocenić, że są one zgodne z planowanym wydatkami w poszczególnych pozycjach planu wydatków na 2005 rok, 4

5 Na tym czynności kontrolne zakończono. Przed podpisaniem protokołu Kierownik Warsztatów Terapii Zajęciowej Pani Iwona Grota została poinformowana o przysługującym jej prawie zgłoszenia zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole z kontroli w ciągu 7 dni. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z których jeden przekazano dyrektorowi kontrolowanej jednostki. Kontrolowany Kontrolujący Kierownik Iwona Grota Główny Specjalista Leszek Pińkowski Słupsk dnia roku. 5