Protokó³. Cywilnego w Zelowie w zakresie przestrzegania przepisów prawa

Transkrypt

1 Protokó³ z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 5 paÿdziernika 2008 r. w Urzêdzie Stanu Cywilnego w Zelowie w zakresie przestrzegania przepisów prawa dokumentów zwi¹zanych z rejestracj¹ stanu cywilnego zasad sporz¹dzania starszy inspektor wojewódzki w Referacie Kontrolê przeprowadzi³a: Lucyna Kosmulska Paszportowym, w Delegaturze ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w Piotrkowie Tryb., na podstawie upowa nienia Nr 129/08 z dnia 23 wrzeœnia 2008 r. Jednostka Kontrolowana' Urz¹d Miejski w Zelowie Urz¹d Stanu Cywilnego w Zelowie ul. eromskiego nr Zelów Regon Burmistrz Miasta -Pan S³awomir Malinowski Kierownikiem Urzêdu Stanu Cywilnego w Zelowie jest Pan Tadeusz Dobrzañski, powo³any aktem Nr Og.1120/28/80 z dnia 28 sierpnia 1980 roku na stanowisko Kierownika USC, a od dnia 20 czerwca 1990 roku uchwa³¹ Nr II/7/1990 Rady Miasta i Gminy w Zelowie. Z-c¹ Kierownika Urzêdu Stan Cywilnego w Zelowie jest Pani El bieta Nowicka, powo³ana na stanowisko uchwa³¹ Nr XVI/l 00/95 Rady Miejskiej w Zelowie z dnia 24 sierpnia 1995 roku. Kontrolê przeprowadzono metod¹ reprezentatywn¹ w obecnoœci Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego. Kontrol¹ objêto okres od stycznia 2007 r. do dnia kontroli. Przedmiotem kontroli by³o przestrzeganie przepisów prawa dotycz¹cych rejestracji stanu cywilnego (urodzeñ, ma³ eñstw, zgonów), 2 transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g, wydawania wielojêzycmych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego. 4 5 miêdzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego, zagadnieñ zwi¹zanych ze stosowaniem ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie irnion 6 nazwisk, prowadzenia postêpowañ administracyjnych, a w szczególnoœci przestrzegania terminów I rozpatrywania spraw 1 ~

2 Wykaz aktów prawnych dotycz¹cych tematyki kontroli' Ustawa z dnia 14 czeiwca 1960 r. Kodeks postêpowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r Nr 98, paz z póÿn. z m.), 2 Jstawa z dnia 29 wrzeœnia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t Dz.l z 2004 r. Nr 161 poz z póÿn. zm.) oraz przepisy wykonawcze do ustawy: Rozporz¹dzenie Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 26 paÿdziernika 1998 r. w sprawie szczegó³owych zasad sporz¹dzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksi¹g stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaœwiadczeñ i protoko³ów (Dz. U. z 1998 r Nr 136, paz. 884 z póÿn. zm.), Ustawa z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz z póÿn. zm. ), 4 Konwencja Nr 16 dotycz¹ca wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, podpisana w Wiedniu w dniu 8 wrzeœnia 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 166, poz. 735), 5 Konwencja Nr 3 dotycz¹ca miêdzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego, podpisana w Starnbule w dniu 4 wrzeœnia 1958 r. (Dz. U. z 2003 r. Nr 172, poz. 1667). Szczegó³owe ustalenia kontroli Rejestracja stanu cywilnego. W okresie objêtym kontrol¹ zarejestrowano ogó³em 392 akty stanu cywilnego, w tym urodzeñ ma³ eñstw 10 (w tym 92 konk) 91 ( w tym 82 konk) zgonów Wytypowano do kontroli ni ej wymienione akty: -urodzeñ: w 2008 r. od Nr 1 do Nr 7, ma³ eñstw: w 2007 r. od Nr 101 do Nr 110 oraz w 2008 r. od Nr 51 do Nr 60, -zgonówo w 2007 ro od Nr do Nr 15 oraz w 2008 od Nr 82 do Nr 92 Stwierdzono, co nastêpuje Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ w systemie komputerowym, na luÿnych drukach, które ³¹czone s¹ w ksiêgi. Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ w sposób bardzo staranny i czytelny, ;( 2 (/ ³~

3 zgodnie z obowi¹zuj¹cymi w tym zakresie przepisami i wytycznymi. Wolne miejsca w treœci aktów i w rubryce "UW AGI" -powykreœlane s¹ w sposób uniemo liwiaj¹cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów. Pomy³ki powsta³e przy sporz¹dzeniu aktu stanu cywilnego wykreœlane s¹ lini¹ ci¹g³¹, a prawid³owe brzmienie wyrazu wykreœlonego wpisywane jest w rubryce "uwagi". Akty ma³ eñstw zawartych w sposób okreœlony wart. I 2 i 3 Kodeksu rodzinnego opiekuñczego, sporz¹dzane s¹ z zachowaniem terminu przewidzianego wart. 61 a ust. 2 Prawa o a.s.c w trakcie kontroli stwierdzono, i w czêœci aktach zgonu sporz¹dzonych w 2007 r. dokonano wpisów godzin pomimo, e godzina nie zosta³a okreœlona w wystawionej karcie zgonu. Wzmianki marginesowe oraz przypiski pod aktami o zawarciu ma³ eñstwa, czy zgonie nanoszone s¹ na bie ¹co. Powy sze zosta³o stwierdzone na podstawie wyrywkowej kontroli aktów: PRZYPISKI Przyp.s'ki pod aktami zgonu : -o urodzeniach: 35/1921/W-w; 143/1921/ ; 6/1920/K-w; 44/1925/K-w; 109/1918/W-w -o ma³ eñstwach: 91/1945/W-w; 44/1946; 4/1939/K-w; 1/1946/B-sz; 27/1948/W-w. Dokumentacja zbiorowa do wy ej wymienionych aktów prowadzona jest prawid³owo, zawiera wszystkie niezbêdne dokumenty stanowi¹ce podstawê sporz¹dzenia aktu (przyjmowane s¹ aktualne odpisy aktów urodzeñ nupturientów), b¹dÿ naniesienia wzmianki marginesowej. Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ w ksiêgach -oddzielnych dla ka dego rodzaju aktów. Na bie ¹co przesy³ane s¹ stosowne zawiadomienia o ka dej zmianie stanu cywilnego do innych urzêdów organów ewidencji ludnoœci. Po zakoñczeniu roku kalendarzowego dokonuje siê prawid³owego zamkniêcia ksi¹g poprzez wpisanie po ostatnim sporz¹dzonym akcie stanu cywilnego stosownej adnotacji Wydane decyzje administracyjne w okresie objêtym kontrol¹ wydano ³¹cznie 81 decyzji administracyjnych z zakresu rejestracji stanu cywilnego z czego art. 28 Prawa o a.s.c art. 36 Prawa o a.s.c 2 2 art Prawa o a.s.c. 5 7 art. 73 Prawa o a s.c. 3 9 Podczas kontroli zbadano nastêpuj¹ce decyzje administracyjne // 3

4 -wydane na podstawie art. 28 Prawa o a.s.c. 39/07; 18/08 -wydane na podstawie art. 73 Prawa o a.s.c. 3/08; 7/08; 8/08; 9/08, -wydane na podstawie art. 36 Prawa o a.s.c. 18/08 Zgodnie z ogóln¹ zasad¹ prawdy obiektywnej, oczywiste b³êdy wystêpuj¹ce w aktach stanu cywilnego prostowane s¹ na podstawie art. 28 Prawa o aktach stanu cywilnego. W³aœciwie stosowany jest przepis art. 28 Prawa o a.s.c, bêd¹cy podstaw¹ sprostowania oczywistego b³êdu pisarskiego w akcie stanu cywilnego i prawid³owo oceniony materia³ dowodowy. W³aœciwie stosowany jest przepis art. 73 Prawa o a.s.c., dotycz¹cy wpisywania zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g. Zgodnie z obowi¹zuj¹c¹ zasad¹ zupe³noœci, akty wpisane do polskich ksi¹g w trybie art. 73 Prawa o a.s.c zostaj¹ uzupe³niane na podstawie art. 36 Prawa o a.s.c. Postêpowania administracyjne prowadzone s¹ z zachowaniem terminów okreœlonych wart za³atwiane bez zbêdnej zw³oki.35 K.p.a., w kontrolowanych sprawach stwierdzono uchybienie w zakresie przestrzegania przepisów Kodeksu postêpowania administracyjnego, a mianowicie: w paru sprawach zastosowano przepis art K.p.a. w sytuacji, gdy prowadzone postêpowanie i decyzja wydana zosta³a z urzêdu. W kontrolowanym okresie wydano trzy zaœwiadczenia w trybie art. 71 Prawo o a.s.c. stwierdzaj¹ce, e zgodnie z prawem polskim nie ma przeszkód aby osoba, której zaœwiadczenie dotyczy zawar³a ma³ eñstwo za granic¹. Wydano 167 zaœwiadczeñ w trybie art. 41 k.r.i.o (w tym w 2007 f. -83, w 2008 f. -84) Wp³yw zaœwiadczeñ do Urzêdu Stanu Cywilnego -wydanych w trybie art. 41 Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego -od osób duchownych jest potwierdzany pieczêci¹ urzêdu gminy z dat¹ wp³ywu i podpisem. W zakresie spraw konsularnych w okresie od stycznia 2007 f. do dnia 5 paÿdziernika 2008 r. -nie za³atwiono adnej sprawy. Wydawane s¹ wielojêzyczne odpisy aktów stanu cywilnego, zgodnie z konwencj¹ {lr 16 Nie ma wydzielonego archiwum do przechowywania ksi¹g stanu cywilnego. Ksiêgi stanu cywilnego oraz akty zbiorowe do ksi¹g przechowywane s¹ w pomieszczeniu biurowym Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego w metalowych szafach, zamykanych na zamki. Pomieszczenie to wyposa one jest w urz¹dzenia kontroluj¹ce temperaturê, wilgotnoœæ powietrza, jak równie w sprzêt przeciwpo arowy.!i ~ 4 L

5 Prawid³owoœæ stosowania przepisów ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie mion i nazwisk oraz przepisów Kodeksu postêpowania administracyjnego, a w szczególnoœci terminowoœci rozpatrywania spraw i przekazywania okreœlonych prawem informacji o zmianie imion i nazwisk w kontrolowanym okresie wydano 4 decyzje na podstawie ustawy z dnia 5 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk. W tym: 4 decyzje o zmianie nazwiska, nie wydano decyzji o zmianie imienia, nie wydano decyzji o ustaleniu pisowni nazwiska (imienia) Skontrolowano nastêpuj¹ce decyzje: 1/07; 2/07: 108, w których stwierdzono, co nastêpuje w badanych sprawach nie naruszono przepisów okreœlaj¹cych w³aœciwoœæ miejscow¹ organu Wszystkie sprawy rozpatrywane by³y na wniosek obywatela polskiego. Postêpowania administracyjne prowadzone s¹ zgodnie z przepisami kodeksu postêpowania administracyjnego. W rozpatrywanych sprawach zachowano terminy okreœlone wart 35 K.p.a. Ka dorazowo dorêczenie decyzji zosta³o potwierdzone podpisem strony ze wskazaniem daty dorêczenia Stwierdzono jednak e, i w kontrolowanych sprawach nie zgromadzono w sposób wyczerpuj¹cy materia³u dowodowego nie przeprowadzono postêpowania wyjaœniaj¹cego co do wskazanych przez stronê przyczyn i okolicznoœci zmiany nazwiska Ponadto w sentencjach decyzji jako podstawê prawn¹ decyzji wskazano jednoczeœnie art. 2 ust i art. 2 ust. 2 pkt. 2 w aktach kontrolowanych spraw znajduj¹ siê dokumenty œwiadcz¹ce o zawiadomieniu odnoœnie zmiany nazwiska lub imienia instytucji i organów, wymienionych wart ust u.z n Podczas kontroli udzielono Kierownikowi Urzêdu Stanu Cywilnego w Zelowie instrukta u oraz wskazówek w zakresie stosowania przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, nazwisk Kodeks ustawy o zmlame imion oraz ustawy postêpowania administracyjnego Wyniki kontroli omówione zosta³y z Burmistrzem Zelowa Fakt kontroli zosta³ wpisany w ksi¹ ce kontroli pod poz. Nr 9/ c³< A 1-

6 Kierownikowi kontrolowanej jednostki przys³uguje, przed podpisaniem protoko³u kontroli, prawo zg³aszania umotywowanych zastrze eñ, co do ustaleñ zawartych w protokole. Zastrze enia nale y zg³osiæ na piœmie organowi zarz¹dzaj¹cemu kontrolê w terminie 14 dni od otrzymania protoko³u kontroli. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pe³ni¹ca jego obowi¹zki mo e odmówiæ podpisania protoko³u kontroli sk³adaj¹c w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaœnienia tej odmowy URZ D MIEJSKl W ZEWWl³. ul. eromskiego 28 po be³chato\lvski VJoj. ³ódzl"ie DELEGA TURA ÓDZKIEGO URZÊDU WOJEWÓDZKIEGO W PIOTRKOWIE TRYBUNALSKIM Piotrków Tryb. ul. Sienkiewicza 164 Podpis Kierownika Jednostki Podpis osoby kontroluj¹cej STARSZY INSPEKTOR l!.~ 1/11. WO,lE;1Z~ J<."It:20 :? ~ v - 6