PROTOKÓ. ul. Koœciuszki Be³chatów REGON

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "PROTOKÓ. ul. Koœciuszki Be³chatów REGON"

Natalia Mazurek
4 lat temu
Przeglądów:

PROTOKÓ z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniach 29-30 maja 2008 r.

upowa nienia do kontroli z dnia 27 maja 2008 r. Nr 81/08 Dyrektora Wydzia³u Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w odzi.

Koœciuszki 1 97-400 Be³chatów REGON 001232830 Kierownik Jednostki: Prezydent Miasta -Marek Chrzanowski Przedmiotem kontroli by³o sprawdzenie prawid³owoœci w wykonywaniu

I, -rozporz¹dzenia Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r.

1996 I, -rozporz¹dzenia Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r.

osobistych I Oz. U. Nr 236, poz. 1999 I. Kontrol¹ objêto okres od dnia 1 stycznia 2007 r. do dnia 30 maja 2008 r Kieruj¹ca zespo³em ds.

1 PROTOKÓ z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniach maja 2008 r. w Urzêdzie Miasta w Be³chatowie przez Helenê Kaczmarek -Kierownika Referatu Paszportowego Delegatury ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w Piotrkowie Trybunalskim, na podstawie upowa nienia do kontroli z dnia 27 maja 2008 r. Nr 81/08 Dyrektora Wydzia³u Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w odzi. Jednostka kontrolowana: Urz¹d Miasta ul. Koœciuszki Be³chatów REGON Kierownik Jednostki: Prezydent Miasta -Marek Chrzanowski Przedmiotem kontroli by³o sprawdzenie prawid³owoœci w wykonywaniu przepisów: -ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoœci i dowodach osobistych I t. j. Oz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z póÿn. zm. I, -rozporz¹dzenia Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiêdzy organami prowadz¹cymi ewidencjê ludnoœci oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL I Oz. U. Nr 236, poz I, -rozporz¹dzenia Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zg³aszania i przyjmowania danych niezbêdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoœci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych I Oz. U. Nr 236, poz I. Kontrol¹ objêto okres od dnia 1 stycznia 2007 r. do dnia 30 maja 2008 r Kieruj¹ca zespo³em ds. Ewidencji Danych Osobowych El bieta Kowalska. Sprawy z zakresu ewidencji ludnoœci prowadz¹: -Krystyna Gust -podinspektor, -Urszula Antoszczyk -podinspektor, -Danuta Golik -podinspektor, -Gra yna Radzicka -Szewczyk -podinspektor. Urz¹d Miasta w Be³chatowie prowadzi ewidencjê ludnoœci w systemie informatycznym i kartotecznym w formie gminnych zbiorów meldunkowych. Zbiór danych osobowych sta³ych mieszkañców oraz zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwaj¹cy ponad 3 miesi¹ce jest prowadzony, w systemie informatycznym i kartotecznym w formie zbioru meldunkowego, zgodnie z przepisami ustawy o ewidencji ludnoœci i dowodach osobistych oraz ~ -~ wykonawczych. / ljk

2 o dokonanych zmianach danych osobowych organ ds.

Powy sze stwierdzono na podstawie losowo wybranych aktów: -urodzenia: nr aktu: 1241/2007 USC Be³chatów, 1192/2007 USC Be³chatów, 1118/2007 USC Be³chatów, 11/2953/2007 USC ódÿ-górna, 483/2008 USC

Karty KOM-u oraz karty alfabetyczne za³o one zgodnie z dokumentacj¹ Ÿród³ow¹ posiadaj¹ upowszechniony zapis numeru ewidencyjnego urodzonego oraz matki i ojca.

I 513/2007 USC Be³chatów, 162/2007 USC êczyca, 17/2007 USC adzice, 97/2008 USC Be³chatów, 4/2008 USC Bia³aczów, 67/2008 USC Be³chatów, 60/2008 USC Be³chatów, 2/2008 USC Szczerców.

-zgonu: nr aktu: 877/2007 USC Be³chatów, 22/2007 USC D³utów, 80/2007 USC Be³chatów, 191/2008 USC Be³chatów, 174/2008 USC Be³chatów, 90/2008 USC Be³chatów, VC-343/2008 USC ódÿ, 9/2008 USC Be³chatów.

Prawid³owo wype³niane s¹ tak e rubryki: 24, 25, 26 i 27 karty osobowej mieszkañca zawieraj¹ce dane o wojskowym dokumencie osobistym.

2 2 o dokonanych zmianach danych osobowych organ ds. ewidencji ludnoœci zawiadamia Terenowy Bank Danych, poprzez przekazanie odpisów aktów stanu cywilnego, formularzy meldunkowych oraz zg³oszeñ zmiany danych osobowych. Powy sze stwierdzono na podstawie losowo wybranych aktów: -urodzenia: nr aktu: 1241/2007 USC Be³chatów, 1192/2007 USC Be³chatów, 1118/2007 USC Be³chatów, 11/2953/2007 USC ódÿ-górna, 483/2008 USC Be³chatów, 477/2008 USC Be³chatów, 436/2008 USC Be³chatów. Karty KOM-u oraz karty alfabetyczne za³o one zgodnie z dokumentacj¹ Ÿród³ow¹ posiadaj¹ upowszechniony zapis numeru ewidencyjnego urodzonego oraz matki i ojca. ma³ eñstwa: nr aktu: 582/2007 USC Piotrków Tryb. I 513/2007 USC Be³chatów, 162/2007 USC êczyca, 17/2007 USC adzice, 97/2008 USC Be³chatów, 4/2008 USC Bia³aczów, 67/2008 USC Be³chatów, 60/2008 USC Be³chatów, 2/2008 USC Szczerców. Zapisy w kartach KOM-u dokonane prawid³owo, rubryki: 17,18, 19 wype³nione. -zgonu: nr aktu: 877/2007 USC Be³chatów, 22/2007 USC D³utów, 80/2007 USC Be³chatów, 191/2008 USC Be³chatów, 174/2008 USC Be³chatów, 90/2008 USC Be³chatów, VC-343/2008 USC ódÿ, 9/2008 USC Be³chatów. Postêpowanie z kartami KOM prawid³owe, w ka dym przypadku aktualizuje siê rubrykê 17 karty KOM-u "stan cywilny" poprzez podanie zmiany i podstawy. Prawid³owo wype³niane s¹ tak e rubryki: 24, 25, 26 i 27 karty osobowej mieszkañca zawieraj¹ce dane o wojskowym dokumencie osobistym. Powy sze zosta³o stwierdzone na podstawie wybiórczo wybranych danych z listy poborowych mê czyzn urodzonych w 1988 r. / seria i nr ksi¹ eczki wojskowej: AS , AS , AS , AS , AG oraz urodzonych w 1989 r. / AC , AC AD AD / WKU Piotrków Trybunalski. w okresie objêtym kontrol¹ odnotowano w 2007 r. w 2008r. -urodzeñ -ma³ eñstw -zgonów -zameldowania -wymeldowania Powy sze dane ustalono na podstawie prowadzonego wykazu akt ewidencji ludnoœci przekazywanych do Terenowego Banku Danych. Stwierdza siê, i zachowany jest obowi¹zek 5- dniowego terminu przekazywania powy szych zmian do Wojewódzkiego Oœrodka Informatyki Terenowego Banku Danych I 6 rozporz¹dzenia Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiêdzy organami prowadz¹cymi ewidencjê ludnoœci oraz powiadamiania o nadaniu numeru I Dz. U. Nr 236, poz

3 Rejestr czynnoœci meldunkowych prowadzony jest na bie ¹co.

miesi¹ce". Druki te przyjmowane s¹ prawid³owo i zawieraj¹ dane wymagane przepisami cytowanej ustawy o ewidencji ludnoœci i dowodach osobistych oraz rozporz¹dzeñ wykonawczych.

zameldowania siê na pobyt czasowy - otrzymuj¹ potwierdzenie zameldowania wa ne do czasu up³ywu terminu zameldowania. Potwierdzenia te wolne s¹ od op³aty.

czasowego ponad 3 miesi¹ce" otrzymuje zaœwiadczenie /wolne od op³aty/ stwierdzaj¹ce dope³nienie obowi¹zku wymeldowania siê.

-zameldowanych by³o 52 osoby, w 2008 r. - 40 osób.

przekazywanych zawiadomieñ. Natomiast informacje o zgonach przekazywane s¹jeden raz w miesi¹cu do urzêdów skarbowych w³aœciwych ze wzglêdu na miejsce pobytu sta³ego osoby zmar³ej.

Dokumentacja prowadzona jest prawid³owo. -w 2007 r. wydano zaœwiadczenia zgodnie z art. 44 g cyt. ustawy -583 -w 2008 r. wydano zaœwiadczenia zgodnie z art. 44 g cyt. ustawy -223 -w 2007 r.

3 3 Rejestr czynnoœci meldunkowych prowadzony jest na bie ¹co. Wyrywkowo skontrolowano formularze "zg³oszenie pobytu sta³ego", "zg³oszenie pobytu czasowego ponad 3 miesi¹ce", "wymeldowanie z pobytu sta³ego", "wymeldowanie z pobytu czasowego ponad 3 miesi¹ce". Druki te przyjmowane s¹ prawid³owo i zawieraj¹ dane wymagane przepisami cytowanej ustawy o ewidencji ludnoœci i dowodach osobistych oraz rozporz¹dzeñ wykonawczych. Osoby dope³niaj¹ce obowi¹zku zameldowania siê na pobyt sta³y otrzymuj¹ potwierdzenie zameldowania wa ne przez okres 2 miesiêcy od dnia wystawienia, natomiast osoby dope³niaj¹ce obowi¹zku zameldowania siê na pobyt czasowy - otrzymuj¹ potwierdzenie zameldowania wa ne do czasu up³ywu terminu zameldowania. Potwierdzenia te wolne s¹ od op³aty. Osoba, która opuœci³a miejsce pobytu sta³ego lub czasowego ponad 3 miesi¹ce i wype³ni³a druk "zg³oszenie wymeldowania z miejsca pobytu sta³ego" lub "zg³oszenie wymeldowania z miejsca pobytu czasowego ponad 3 miesi¹ce" otrzymuje zaœwiadczenie /wolne od op³aty/ stwierdzaj¹ce dope³nienie obowi¹zku wymeldowania siê. Prawid³owo prowadzona jest ksi¹ ka zameldowania na pobyt czasowy do 3 miesiêcy. W 2007 r. zameldowanych by³o 28 osób, w 2008 r. -2 osoby. W rejestrze pobytów czasowych cudzoziemców: w 2007 r. -zameldowanych by³o 52 osoby, w 2008 r osób. Zawiadomienia o zmianie miejsca pobytu osób podlegaj¹cych obowi¹zkowi wojskowemu przekazywane s¹ niezw³ocznie do Wojskowej Komendy Uzupe³nieñ - powy szy fakt odnotowany jest w kontrolce przekazywanych zawiadomieñ. Natomiast informacje o zgonach przekazywane s¹jeden raz w miesi¹cu do urzêdów skarbowych w³aœciwych ze wzglêdu na miejsce pobytu sta³ego osoby zmar³ej. Urz¹d Miasta w Be³chatowie udostêpnia dane osobowe zgodnie z art. 44 g oraz art. 44 h ustawy o ewidencji ludnoœci i dowodach osobistych, pobieraj¹c stosown¹ op³atê. Dokumentacja prowadzona jest prawid³owo. -w 2007 r. wydano zaœwiadczenia zgodnie z art. 44 g cyt. ustawy w 2008 r. wydano zaœwiadczenia zgodnie z art. 44 g cyt. ustawy w 2007 r. udostêpniono dane osobowe na podstawie art. 44 h cyt. ustawy w 2008 r. udostêpniono dane osobowe na podstawie art. 44 h cyt. ustawy -596 w przypadku, gdy organ nie jest w³aœciwy do rozpatrzenia informacji w sprawie udostêpniania danych ze zbiorów meldunkowych -na podstawie art. 65 kpa przedmiotowy wniosek wraz z postanowieniem przekazuje wed³ug w³aœciwoœci do organu, w którym nast¹pi³o zameldowanie: w 2007 r. wydano 20 postanowieñ, w 2008 r. wydano 64 postanowienia. w zakresie decyzji administracyjnych wydanych przez organ I instancji w sprawach meldunkowych: przedmiotem kontroli by³o sprawdzenie prawid³owoœci i terminowoœci wydawanych decyzji, stosownie do przepisów. u

4 administracyjnego oraz znowelizowanej ustawy o ewidencji ludnoœci dowodach osobistych. w 2007 r. wydano: 147 decyzji administracyjnych oraz 3 postanowienia w tym: -87 decyzji w trybie art. 15 ust.

15 ust. 2 cyt. ustawy -12 decyzji w trybie art. 105 kpa -3 decyzje w trybie art. 47 ust. 2 cyt. ustawy -2 postanowienia w trybie art. 97 1 pkt 4 kpa -37 postêpowañ w toku.

Na podstawie skontrolowanych dokumentów stwierdza siê, e sprawy za³atwione s¹ w ci¹gu miesi¹ca. W przypadku przed³u aj¹cego siê postêpowania strony informowane s¹ stosownie do przepisu art.

4 4 administracyjnego oraz znowelizowanej ustawy o ewidencji ludnoœci dowodach osobistych. w 2007 r. wydano: 147 decyzji administracyjnych oraz 3 postanowienia w tym: -87 decyzji w trybie art. 15 ust. 2 cyt. ustawy -59 decyzje w trybie art. 105 kpa -3 postanowienia w trybie art pkt 4 kpa W 2008 r. wydano: 35 decyzji administracyjnych oraz 2 postanowienia w tym: -20 decyzji w trybie art. 15 ust. 2 cyt. ustawy -12 decyzji w trybie art. 105 kpa -3 decyzje w trybie art. 47 ust. 2 cyt. ustawy -2 postanowienia w trybie art pkt 4 kpa -37 postêpowañ w toku. Wyrywkowo skontrolowano nastêpuj¹ce sprawy: EDO /07, EDO /07, EDO /07, EDO /07, EDO /08, EDO , EDO Na podstawie skontrolowanych dokumentów stwierdza siê, e sprawy za³atwione s¹ w ci¹gu miesi¹ca. W przypadku przed³u aj¹cego siê postêpowania strony informowane s¹ stosownie do przepisu art. 36 kpa o przyczynie zw³oki i przewidywanym terminie za³atwienia sprawy. Postêpowanie przed³u ane jest w sprawach trudnych, wymagaj¹cych wyjaœnieñ lub oczekiwaniem na wyznaczenie przez s¹d przedstawiciela dla osoby nieobecnej -zgodnie z art kpa. Zwrócono uwagê na bezwzglêdny obowi¹zek przestrzegania art. 35 oraz 36 kpa Merytoryczna oraz formalno -prawna strona rozstrzygniêæ nie budzi zastrze eñ. Pouczenie o przys³uguj¹cym œrodku odwo³awczym prawid³owe. z uwagi na poprawnoœæ realizacji zadañ z zakresu ewidencji ludnoœci wynikaj¹cych z przepisów ustawy, kodeksu postêpowania administracyjnego oraz przepisów wykonawczych -zaleceñ nie wydaje siê. Kierownikowi kontrolowanej jednostki przys³uguje, przed podpisaniem protoko³u kontroli, prawo zg³oszenia umotywowanych zastrze eñ, co do ustaleñ zawartych w protokole. Zastrze enia nale y zg³osiæ na piœmie organowi zarz¹dzaj¹cemu kontrolê w terminie 14 dni od otrzymania protoko³u kontroli. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pe³ni¹ca jego obowi¹zki mo e odmówiæ podpisania protoko³u kontroli sk³adaj¹c w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaœnienia tej odmowy.

5 Protokó³ niniejszy sporz¹dzono w dwóch jednobrzmi¹cych po jednym dla ka dej ze

312008 r egzemplarzach, Data i podpis Data i podpis osoby kontroluj¹cej PRE in.

.io URZÊOO WOJEWOOZKIEGO W PIO1l!KOWflt'YBUNAlSKIM Helena ~rek 3.9. oc.

5 5 Protokó³ niniejszy sporz¹dzono w dwóch jednobrzmi¹cych po jednym dla ka dej ze stron. F akt kontroli wpisany zosta³ w ksi¹ ce kontroli pod poz r egzemplarzach, Data i podpis Data i podpis osoby kontroluj¹cej PRE in. U"'N~Jr KJER()';:vNIK A~FEHA lu PASZPORTOWEGO W OELEGA iurze loozkie!.io URZÊOO WOJEWOOZKIEGO W PIO1l!KOWflt'YBUNAlSKIM Helena ~rek 3.9. oc..z-oo& lóozki UR1AD WOJE'N60ZKI W ODZI DELEGATURA W P10TRKOWfE TRYBUNALSKIM Piotrków TrybunB³st<j Ul. SienKi6wlcza 16a

Podobne dokumenty

PROTOKÓ. Regon 000543657

PROTOKÓ. Regon 000543657 PROTOKÓ z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 31 marca 2008 r. w Urzêdzie Gminy w Mokrsku przez Magdalenê Kêdziera -starszego inspektora, pracownika Referatu paszportowego Delegatury w Sieradzu