Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ)

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do SIWZ Znak sprawy: 14/DAE/PN/2015 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) CZĘŚĆ 1. INFORMACJE PODSTAWOWE 1.1 Projekt Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej realizuje projekt pt. Równość kobiet i mężczyzn w procesach podejmowania decyzji ekonomicznych narzędziem zmiany społecznej", ( Równość w biznesie ) w partnerstwie merytorycznym z Biurem Pełnomocnika Rządu do Spraw Równego Traktowania. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Wspólnotowego PROGRESS. Celem głównym projektu jest promocja równości kobiet i mężczyzn na stanowiskach decyzyjnych w dużych firmach. Dzięki obecności kobiet w zarządach i radach nadzorczych firm, kobiety będą w większym stopniu uczestniczyć w procesach podejmowania decyzji ekonomicznych. Odbiorcami działań projektu są duże firmy, czyli takie, które zatrudniają powyżej 250 osób, partnerzy społeczni i organizacje pozarządowe, działające w obszarze równości szans na rynku pracy. Cel ten zostanie osiągnięty przez realizację miedzy innymi zadania dotyczącego kampanii informacyjno promocyjnej, w zakresie promowania równości kobiet i mężczyzn w procesach podejmowania decyzji ekonomicznych. Jak wskazują dane Komisji Europejskiej, udział kobiet w radach nadzorczych największych firm w Polsce wynosi zaledwie 10,3% (średnia UE to 16,6%). Natomiast według analizy tematycznej przeprowadzonej przez Forum Odpowiedzialnego Biznesu, co czwarta duża firma w Polsce ) ma wyłącznie męski skład zarządu, zaś w ponad połowie z nich jest tylko jedna kobieta. Realizacja projektu ma pomóc identyfikować tzw. szklane zjawiska (szklany sufit, szklane ruchome schody, szklane ściany), czyli niewidoczne bariery, utrudniające kobietom rozwój, stabilność i awanse. Informacje o projekcie są dostępne na stronie projektu Grupa docelowa kampanii Grupę docelową odbiorców kampanii stanowią: 1) pracodawcy dużych firm czyli tych, które zatrudniają powyżej 250 osób. Działania zaplanowane w ramach kampanii skierowane są głównie do kadry zarządzającej, dyrektorów/dyrektorek i pracowników/pracowniczek działów HR, działów CSR, działów szkoleniowych tych firm oraz organizacji pracodawców, organizacji zrzeszających firmy; 2) społeczeństwo, określone jako osoby w wieku produkcyjnym. 1.3 Cele realizacji kampanii i spodziewane rezultaty Celem promocji projektu jest przekazanie odbiorcom projektu ogólnych informacji o projekcie, zakresie i celu jego realizacji, informacji o produktach wytworzonych w ramach projektu, możliwościach ich wykorzystania oraz upowszechnianie problematyki udziału kobiet w procesach podejmowania decyzji ekonomicznych. 1

2 Cele szczegółowe, odnoszące się do kampanii informacyjno - promocyjnej, to: 1) promocja zagadnień równości kobiet i mężczyzn w procesach podejmowania decyzji ekonomicznych; 2) promocja korzyści płynących ze zwiększenia udziału kobiet w gremiach decyzyjnych dużych firm, wśród środowiska biznesowego; 3) promocja wśród dużych firm narzędzia wypracowanego w projekcie - Przewodnika dla firm Więcej kobiet w zarządzaniu to się opłaca, zawierającego katalog kompleksowych instrumentów w zakresie inicjowania i wdrażania działań o charakterze równościowym w firmach. Spodziewanymi rezultatami są: 1) zmiana świadomości na temat zagadnienia równości kobiet i mężczyzn w procesach podejmowania decyzji ekonomicznych, wśród przedstawicieli i przedstawicielek grupy docelowej; 2) większa liczba firm, stosujących wypracowane w projekcie narzędzie Przewodnik dla firm (dostępny tutaj: Czas trwania i zasięg Kampania ma zasięg ogólnopolski. Przewidywany czas realizacji działań - do 21 września 2015 r., przy założeniu, że: 1) działania przygotowawcze muszą zostać zrealizowane w terminie od dnia zawarcia umowy do 29 sierpnia 2015 r.; obejmują działania o których mowa w pkt ppkt 3 lit. b, pkt , pkt ppkt 2 lit. a, b, d i f, pkt 2.4.6, pkt ppkt 2, ppkt 3 lit. e znacznik i-iii; 2) działania medialne muszą zostać zrealizowane w terminie od 29 sierpnia 2015 r. do 13 września 2015 r.; obejmują działania o których mowa w pkt , pkt ppkt 3 lit. a, b i c, pkt 2.4.4, pkt ppkt 2 lit. c, e i f, pkt 2.4.6, pkt ppkt. 2, ppkt 3 lit. e znacznik iv-v. 3) działania raportowe muszą zostać zrealizowane po zakończeniu działań medialnych, w terminie do 21 września 2015 r. ; obejmują działania o których mowa w pkt Zakres poszczególnych działań wskazany jest w pkt Kanały informacyjne, wykorzystywane w ramach zadania 1) radio, 2) Internet, 3) prasa. 1.6 Finansowanie Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Wspólnotowego PROGRESS w projekcie pt. Równość kobiet i mężczyzn w procesach podejmowania decyzji ekonomicznych narzędziem zmiany społecznej. 2

3 CZĘŚĆ 2. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 2.1 Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnoinformacyjnej w projekcie Równość w biznesie. Przedmiot zamówienia obejmuje następujące zadania: a) organizacja briefingu inaugurującego kampanię promocyjną projektu, wraz z akcją specjalną Niewidzialne bariery ; b) przygotowanie i publikacja 5 artykułów w prasie w wersji papierowej o charakterze ogólnopolskim, mających na celu promocję projektu; c) produkcja 2 video news release (jeden o długości 15 sek., drugi o długości 60 sek.), mających na celu promocję projektu i tematyki równości kobiet i mężczyzn w procesach podejmowania decyzji ekonomicznych; d) audycje radiowe w stacjach ogólnopolskich lub ponadregionalnych i regionalnych, mające na celu upowszechnianie zagadnień dotyczących równych szans na rynku pracy; e) akcja internetowa w mediach społecznościowych, na portalach zawodowobiznesowych, mająca na celu upowszechnianie informacji o projekcie i wiedzy na temat zagadnień, dotyczących równych szans na rynku pracy; f) udział Zamawiającego w 3 wydarzeniach o charakterze business mixerów/spotkań HRowych, dostępnych na rynku lub zorganizowanie 3 wydarzeń o takim charakterze; g) organizacja 2 akcji specjalnych o charakterze społecznym; h) sporządzenie raportu z wykonania przedmiotu zamówienia i przekazanie wraz z wymaganymi załącznikami i nośnikami. 2. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować kampanię na podstawie przedstawionego wraz z ofertą planu (koncepcji) kampanii. 2.2 Przepisy obowiązujące w zakresie realizacji działań informacyjno - promocyjnych Działania prowadzone w ramach Projektu, realizowanego przy współfinansowaniu ze środków UE, muszą być wykonywane zgodnie z wytycznymi zawartymi w dokumentach: The use of the EU emblem in the context of EU Programmes Guidelines for beneficiaries and other third parties, October 2012, Komisja Europejska ( Management guide for projects co-financed by EU Action grants awarded in 2012 under the financial Programmes managed by DG Justice (version: updated), Komisja Europejska, Dyrekcja Generalna Sprawiedliwość ( ). 3

4 2.3 Ogólne wymagania dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia 1. Szczegóły realizacji zadań składających się na przedmiot zamówienia Strony będą uzgadniać na bieżąco, w trybie roboczym. 2. Wszystkie zadania przewidziane w przedmiocie zamówienia muszą być realizowane zgodnie z harmonogramem, przedłożonym przez Wykonawcę po zawarciu umowy i zaakceptowanym przez Zamawiającego, zgodnie z częścią 3 SOPZ Harmonogram działań. Harmonogram może podlegać modyfikacjom przy zgodnej opinii Stron, przy czym zmianie nie podlegają terminy brzegowe zamówienia, o których mowa w pkt 1.4 ppkt Kanały mediowe w ramach poszczególnych kanałów informacyjnych muszą być dostosowane do specyfiki grupy docelowej kampanii. 4. Kampania musi być zaplanowana i spójna z pozostałymi kanałami promocji wiedzy o projekcie, funkcjonującymi dotychczas, tj. stroną internetową projektu oraz profilem Równość w Biznesie w serwisie społecznościowym 5. Działania podejmowane przez Wykonawcę w ramach kampanii muszą nakłaniać do dyskusji wokół tematu promocji kobiet na stanowiska decyzyjne. 6. Wstępna lista ekspertów/ekspertek i osób, mogących brać udział w wydarzeniach planowanych w ramach przedmiotu zamówienia, zostanie przekazana Wykonawcy w dniu zawarcia umowy. 7. Wykonawca w trakcie realizacji zadań zobowiązany jest zamieszczać i rozpowszechniać informację, że usługa realizowana jest w ramach projektu "Równość kobiet i mężczyzn w procesach podejmowania decyzji ekonomicznych narzędziem zmiany społecznej, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, w ramach Programu Wspólnotowego PROGRESS oraz stosować w miarę możliwości technicznych niezbędne logotypy Unii Europejskiej, Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Biura Pełnomocnika Rządu do Spraw Równego Traktowania oraz logotyp projektu, które zostaną przekazane Wykonawcy po zawarciu umowy. 8. Dokumentacja zdjęciowa, którą Wykonawca jest zobowiązany dostarczać po wydarzeniach, przynajmniej w formie elektronicznej, musi spełniać każdorazowo następujące warunki: minimum 15 szt. zdjęć, w jakości do druku (720 dpi), w podstawie 2000 px. 2.4 Opis poszczególnych zadań Organizacja briefingu inaugurującego kampanię promocyjną projektu, wraz z akcją specjalną Niewidzialne bariery w ramach działań, o których mowa w pkt 1.4 ppkt Wykonawca we współpracy z Zamawiającym zobowiązuje się zorganizować briefing inaugurujący działania medialne kampanii promocyjnej projektu, w miejscu i terminie wskazanych przez Zamawiającego. 2. Zamawiający musi zapewnić: a) obecność występującej osoby/występujących osób, b) opracowanie zagadnienia, które będzie przedmiotem spotkania i posłuży do zbudowania relacji, 4

5 c) opracowanie komunikatu prasowego z wydarzenia. 3. Wykonawca zobowiązany jest do: a) zapewnienia obecności mediów (co najmniej 6 redakcji mediów ogólnopolskich i/lub branżowych), b) zapewnienia oprawy technicznej wydarzenia (nagłośnienie, oświetlenie, oznakowanie miejsca wydarzenia), również przy wykorzystaniu zasobów Zamawiającego (rollupy, ścianki), c) rozesłania opracowanego przez Zamawiającego komunikatu prasowego z briefingu na adresy mailowe zainteresowanych redakcji, najpóźniej 3 godziny po zakończonym briefingu, d) nagrania setek (krótkich wypowiedzi przed kamerą) ze wskazanymi przez Zamawiającego osobami, biorącymi udział w wydarzeniu, celem wykorzystania nagrań w montażu filmów, o których mowa w pkt SOPZ lub w internetowych działaniach promocyjnych (do Wykonawcy będzie należało także opracowanie materiału na potrzeby ewentualnych działań promocyjnych); Zamawiający przewiduje nagranie maksymalnie 15 setek. 4. Podczas briefingu Wykonawca musi zorganizować akcję Niewidzialne bariery, o której mowa w pkt SOPZ. 5. Wykonawca jest zobowiązany zebrać krótką dokumentację fotograficzną z wydarzenia, którą przekaże Zamawiającemu w ciągu 3 godzin po zakończonym wydarzeniu Przygotowanie i publikacja 5 artykułów w prasie o charakterze ogólnopolskim 1, w wersji papierowej, mających na celu promocję projektu. 1. W ramach działań promocyjnych w prasie Wykonawca zobowiązany jest przygotować materiały prasowe, które zostaną wykorzystane do publikacji w tytułach prasowych wskazanych w ofercie Wykonawcy. 2. Treści wszystkich artykułów oraz materiałów prasowych (sposobów prezentacji treści i elementów graficznych np. zdjęć, logotypów) muszą uzyskać akceptację Zamawiającego. 3. Po ich akceptacji, Wykonawca zobowiązany jest do opublikowania artykułów na następujących zasadach: a) 1 artykuł sponsorowany (rekomendowana współpraca na zasadzie partnera artykułu) na co najmniej 1 stronę w jednym, wybranym tygodniku opinii, płatnym, o zasięgu ogólnopolskim, ukazującym się w postaci drukowanej, o średnim nakładzie jednorazowym nie mniejszym niż 100 tys. 2 ; artykuł musi ukazać się na wydzielonych na stałe stronach lub miejscach na stronie albo w dodatkach tematycznych/ działach, poświęconych zagadnieniom biznesu/rynku pracy itp. - w ramach działań, o których mowa w pkt 1.4 ppkt 2; b) 1 artykuł sponsorowany w jednym, wybranym czasopiśmie branżowym z dziedziny HR, wiedzy o rozwoju przedsiębiorstw, praktyk zarządzania w firmach, płatnym, ukazującym się w postaci drukowanej. Zadanie obejmuje 1 zgodnie z klasyfikacją Związku Kontroli Dystrybucji Prasy (z dnia 22 IV 2015) 2 wg danych Związku Kontroli Dystrybucji Prasy za luty 2015 r. 5

6 także insert płyty wydanej w ramach projektu (2000 szt.) oraz wlepek (2000 szt.), w ramach akcji wiralowej, o której mowa w pkt ppkt 3. Czasopismo z płytą ma trafić do posiadaczy i posiadaczek prenumeraty ww. pisma, zatrudnionych w dużych firmach - w ramach działań, o których mowa w pkt 1.4 ppkt 1-2; c) 3 artykuły sponsorowane na minimum pół strony, poświęcone tematyce projektu, opublikowane w co najmniej dwóch dziennikach o zasięgu ogólnopolskim, mających charakter gazety codziennej płatnej, ukazującej się w postaci drukowanej, co najmniej 5 razy w tygodniu, w tym co najmniej od poniedziałku do piątku; artykuł musi ukazać się na wydzielonych na stałe stronach lub miejscach na stronie albo w dodatkach tematycznych/ działach, poświęconych zagadnieniom biznesu/rynku pracy itp.- w ramach działań, o których mowa w pkt 1.4 ppkt Wykonawca zobowiązany jest przygotować treści artykułów prasowych dotyczących promocji problematyki udziału kobiet w procesach podejmowania decyzji ekonomicznych w firmach (w oparciu o materiały przekazane przez Zamawiającego). Każdy artykuł prasowy musi różnić się od pozostałych treścią i formą (np. reportaż, wywiad, felieton, itp.). Wykonawca uwzględni wymogi związane z działaniami informacyjno promocyjnymi, o których mowa w pkt 2.3 ppkt 7 SOPZ. 5. Wykonawca musi przygotować artykuły prasowe do druku zgodnie z wymogami technicznymi wydawcy (każdorazowo dokona adaptacji projektu układu graficznego artykułów prasowych), dostarczy artykuły do wydawcy oraz będzie pełnił nadzór nad ich redakcją. 6. Artykuły prasowe muszą być opublikowane zgodnie z terminarzem publikacji, przedstawionym przez Wykonawcę w trybie roboczym. 7. Każdy z wybranych tytułów musi spełniać następujący warunek - nie być tabloidem, publikującym artykuły odwołujące się do emocji, często nieoparte na faktach, sensacyjne, nieobiektywne, dalekie od dziennikarskich standardów, w warstwie graficznej posiadające dużo zdjęć, mało tekstu. 8. Wykonawca musi przekazać Zamawiającemu po 1 egzemplarzu papierowym każdego tytułu prasowego, w którym ukazały się artykuły prasowe, załączając je do raportu z wykonania przedmiotu zamówienia Produkcja 2 video news release, mających na celu promocję projektu i tematyki równości kobiet i mężczyzn w procesach podejmowania decyzji ekonomicznych - w ramach działań, o których mowa w pkt 1.4 ppkt 1; 1. Wykonawca zobowiązany jest opracować i wyprodukować 2 filmy jako materiały informacyjne (video news release), o długości odpowiednio: 15 sekund i 60 sekund. Materiały będą nagrane z udziałem osób wskazanych przez Zamawiającego, wg pomysłu Wykonawcy, zatwierdzonego przez Zamawiającego. Filmy będą wykorzystane w ramach internetowych działań promocyjnych, o których mowa w pkt SOPZ. 2. Tryb pracy nad zadaniem: a) Wykonawca zobowiązany jest do przesłania opisu propozycji nagrań, z ewentualnym uwzględnieniem podkładu muzycznego, tła itp., uwzględniającego wszystkie motywy i elementy wskazane przez Zamawiającego, do zaakceptowania przez Zamawiającego. 6

7 b) Zamawiający wyrazi akceptację lub zgłosi uwagi do materiału. c) Wykonawca realizuje materiały zgodnie z zaakceptowanym opisem. d) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu gotowych materiałów, celem uzyskania ich akceptacji bądź uwzględnienia ewentualnych uwag. 3. Materiały muszą być nagrane w standardzie umożliwiającym wielokrotną emisję w Internecie, w jakości HD 1080p. 4. Wykonawca odpowiada za kompleksowy montaż i udźwiękowienie filmów oraz przygotowanie elementów wizualnych np. plansz z podpisami. 5. Filmy zawierać będą wyłącznie wypowiedzi osób nagrywanych, wskazanych przez Zamawiającego. 6. Styl filmów musi być dostosowany do szerokiej grupy odbiorców, w tym szczególnie do przedstawicieli środowiska biznesu. 7. Wykonawca, po ukończeniu zadania, zobowiązany jest wykorzystać wyprodukowane materiały video w internetowej akcji promocyjnej. 8. Wykonawca, po ukończeniu zadania, zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu nośnika z nagraniami, w formacie umożliwiającym zamieszczenie ich na stronie internetowej. 9. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w materiałach wymogi związane z prawidłowym oznakowaniem oraz informację o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej, w ramach Programu Wspólnotowego PROGRESS Audycje radiowe udział przedstawicieli/przedstawicielek Zamawiającego w audycjach radiowych w stacjach ogólnopolskich lub ponadregionalnych (co najmniej 2 audycje) i regionalnych (3 audycje), mających na celu upowszechnianie zagadnień dotyczących równych szans na rynku pracy 3 - w ramach działań, o których mowa w pkt 1.4 ppkt Wykonawca zobowiązuje się zapewnić udział w audycjach radiowych w liczbie ustalonej w rezultacie postępowania, a co najmniej w 5 audycjach. Każda z audycji ma być nie krótsza niż 6 minut, poświęcona tematyce społecznej/biznesowej/rynku pracy, w tym zagadnieniom równości kobiet i mężczyzn. 4 a) co najmniej 2 audycje (o charakterze informacyjnym, np. w formie rozmowy, wywiadu, reportażu), w co najmniej dwóch różnych ogólnopolskich lub ponadregionalnych stacjach radiowych o słuchalności na poziomie min. 0,3% 5 ; b) 3 audycje (o charakterze informacyjnym, np. w formie rozmowy, wywiadu, reportażu), w trzech różnych regionach, w trzech różnych stacjach radiowych regionalnych, wybranych na podstawie największych statystyk słuchalności w danym regionie Profil audycji musi odpowiadać koncepcji kampanii. 3 audycje radiowe w stacjach nadawanych co najmniej na falach radiowych 4 weryfikacja na podstawie ogólnodostępnych informacji o profilu programu/audycji 5 zgodnie z danymi Radio Track, Instytut Millward Brown, udział w czasie słuchania, wszyscy lat, cała Polska, za okres II - IV 2015 r. 6 na podstawie Radio Track, Instytut Millward Brown, udział w czasie słuchania, wszyscy lat, za okres XII IV 2015 r. 7

8 3. Wykonawca, na podstawie materiałów o projekcie dostarczonych przez Zamawiającego, zobowiązany jest przedstawić wstępny plan audycji, do wyboru, modyfikacji i ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego. 4. Audycje mogą być w formule na żywo lub nagrane i odtworzone, w wyjątkowych sytuacjach mogą mieć charakter wywiadu telefonicznego. 5. Każda z audycji musi być co najmniej dwukrotne zapowiedziana na antenie, z informacją o godzinie jej nadania oraz o jej tematyce. 6. Audycje muszą być wyemitowane w czasie antenowym dostosowanym do specyfiki grupy docelowej, stanowiącej odbiorców kampanii. Wykonawca musi przedstawić do akceptacji Zamawiającego terminarz emisji na antenie zaproponowanych stacji radiowych (dzień tygodnia i przedział godzinowy, wraz z uzasadnieniem). 7. Wstępna lista ekspertów/ekspertek i osób, mogących brać udział w audycjach radiowych, zostanie przekazana Wykonawcy w dniu zawarcia umowy. 8. W trakcie każdej z audycji musi zostać nadany komunikat o współfinansowaniu ich realizacji ze środków Unii Europejskiej, w ramach Programu Wspólnotowego PROGRESS Akcja internetowa w mediach społecznościowych, na portalach zawodowo-biznesowych, mająca na celu upowszechnianie informacji o projekcie i wiedzy na temat zagadnień, dotyczących równych szans na rynku pracy (banery lub reklamy lub inne działania promocyjne). 1. Działania promocyjno informacyjne w Internecie prowadzone będą za pośrednictwem strony internetowej projektu, międzynarodowych i polskich serwisów społecznościowych oraz portali HR-owych, a ich celem jest promocja zagadnień, związanych z tematyką projektu. Odbiorcami tych działań będą przedstawiciele/przedstawicielki głównej grupy docelowej kampanii (duże firmy). 2. Wykonawca zobowiązany będzie: a) przygotować materiały do wykorzystania na stronie internetowej projektu (banery internetowe, informacje prasowe), spójne z pozostałymi działaniami prowadzonymi w Internecie oraz z pozostałymi działaniami kampanii. Banery muszą być przygotowane według 2 wzorów wizualno-graficznych, opracowanych przez Wykonawcę, według wytycznych Zamawiającego, w liczbie 20 szt. na stronę www (w rozmiarze 1170x400 px,) oraz 20 szt. w formacie na portal społecznościowy (w rozmiarze 851x315 px.), zawierające wizerunki różnych osób i cytaty. Informacje prasowe będą opracowywane każdorazowo, jeśli zaistnieje taka potrzeba, ze strony mediów zewnętrznych. Treść informacji wymaga akceptacji Zamawiającego - w ramach działań, o których mowa w pkt 1.4 ppkt 1; b) przygotować banery lub reklamy lub inne działania promocyjne; w przypadku zastosowania banneru do wykorzystania na co najmniej 1 międzynarodowym i 1 polskim serwisie społecznościowym, specjalizujących się w kontaktach zawodowo-biznesowych w ramach działań, o których mowa w pkt 1.4 ppkt 2; w przypadku zastosowania banneru, powinien on być o wymiarze co najmniej doublebillboard (750 x 200) - w ramach działań, o których mowa w pkt 1.4 ppkt 1; 8

9 c) opublikować banery lub reklamy lub przeprowadzić inne działania promocyjne, o których mowa pkt 2.4.5, ppkt 2 lit. b), przez okres minimum 7 dni na stronie głównej serwisów, o którym mowa w pkt 2.4.5, ppkt 2 lit. b) - w ramach działań, o których mowa w pkt 1.4 ppkt 2; d) przygotować co najmniej 1 baner na każdy z co najmniej 3 portali branżowych; baner o wymiarze co najmniej doublebillboard (750 x 200), na stronie głównej serwisów - w ramach działań, o których mowa w pkt 1.4 ppkt 1; e) opublikować banery, o których mowa w pkt 2.4.5, ppkt 2 lit. d), przez co najmniej 7 dni, na co najmniej 3 portalach branżowych - w ramach działań, o których mowa w pkt 1.4 ppkt 2; f) przygotować i przeprowadzić 2-tygodniową kampanię reklamową na funkcjonującym profilu Równość w Biznesie w serwisie społecznościowym: (promocja strony projektu, posty sponsorowane) - w ramach działań, o których mowa w pkt 1.4 ppkt Wykonawca musi zaproponować koncepcję niniejszego zadania spójną z założeniami i celami strategii całej kampanii promocyjnej. Zawartość koncepcji (w tym plany, komunikacja na serwisach społecznościowych, wygląd elementów wizualnych np. banerów i reklam) podlega akceptacji Zamawiającego. 4. Wykonawca musi zapewnić, aby wszystkie elementy niniejszego działania były spójne wizerunkowo (na każdym portalu i dla każdej formy reklamy) i odpowiadały koncepcji całej kampanii promocyjnej. 5. Banery/reklamy mają umożliwiać przeniesienie użytkowników na stronę www projektu. 6. W informacjach o projekcie Wykonawca musi przekazywać komunikaty dostosowane do profilu osób najczęściej korzystających z portali społecznościowych. 7. Wykonawca zobowiązany jest wykorzystać w akcji internetowej również wytworzone w ramach kampanii video news release. 8. Wykonawca zobowiązany jest odpowiadać za obsługę techniczną zadania. 9. Wykonawca w swoich działaniach zobowiązuje się przestrzegać zasad obowiązujących na poszczególnych serwisach oraz nie podejmować działań nieetycznych w celu zwiększenia liczby użytkowników poszczególnych profili. 10. Wszystkie wytworzone produkty muszą być w miarę możliwości technicznych oznaczone logami projektu i Zamawiającego oraz opatrzone komunikatem o współfinansowaniu ich realizacji ze środków Unii Europejskiej, w ramach Programu Wspólnotowego PROGRESS lub przynajmniej logiem Unii Europejskiej Udział przedstawiciela/przedstawicielki Zamawiającego w wydarzeniach o charakterze business mixerów/spotkań HRowych, dostępnych na rynku lub zorganizowanie wydarzeń o charakterze business mixerów/spotkań HRowych, w 3 różnych miastach wojewódzkich - w ramach działań, o których mowa w pkt 1.4 ppkt 1 i Wykonawca musi zapewnić udział przedstawicielowi/przedstawicielce Zamawiającego w 3 wydarzeniach, o charakterze business mixerów/spotkań HRowych, dostępnych na rynku. W przypadku braku dostępności na rynku wydarzeń o wskazanym charakterze, 9

10 Wykonawca musi zorganizować 3 wydarzenia o charakterze business mixerów/spotkań HRowych dla firm, w 3 różnych miastach wojewódzkich. 2. Celem organizacji spotkań jest prezentacja zagadnień z obszaru promocji kobiet na stanowiska decyzyjne, dyskusja, wymiana doświadczeń, dystrybucja materiałów projektowych, nawiązanie kontaktów z przedstawicielami/przedstawicielkami biznesu. 3. Jeśli Wykonawca zaproponuje Zamawiającemu udział w konkretnych dostępnych na rynku wydarzeniach, musi przedstawić ich terminy, miejsca, oraz ich poglądowe programy. 4. W każdym wydarzeniu muszą uczestniczyć przedstawiciele/przedstawicielki co najmniej 5 dużych firm (min. 10 osób), reprezentujący w szczególności osoby pracujące w działach HR, szkoleniowych, przedstawicieli/przedstawicielek zarządów firm. Podczas wydarzeń jednym z prelegentów/prelegentek musi być przedstawiciel/przedstawicielka Zamawiającego. 5. Korzystając z oferty dostępnej na rynku, Wykonawca musi dokonać zgłoszenia przedstawiciela/przedstawicielki Zamawiającego, uregulować formalności rejestracyjne, dostarczyć materiały wskazane przez Zamawiającego na miejsce spotkania oraz ustalić z organizatorem zakres udziału przedstawiciela/przedstawicielki Zamawiającego. 6. W sytuacji braku oferty spotkań o charakterze business mixerów/spotkań HRowych dostępnych na rynku, Wykonawca jest zobowiązany: a) zapewnić udział przedstawicieli/przedstawicielek firm (co najmniej 5 dużych firm, min. 10 osób), b) zapewnić prowadzącego spotkanie (moderatora/moderatorki), mającego doświadczenie w zakresie tematycznym spotkania, c) opracować agendę spotkania (scenariusz), d) zapewnić warunki prezentacji z użyciem środków multimedialnych, e) zapewnić catering dla uczestników/uczestniczek, w formie bufetu, f) dostarczyć na miejsce materiały wskazane przez Zamawiającego, a po zakończonych wydarzeniach, dostarczyć je do miejsca wskazanego przez Zamawiającego, g) opracować ankiety ewaluacyjne dotyczące każdego spotkania i przeprowadzić badanie ankietowe wśród uczestników/uczestniczek, h) zapewnienić potwierdzenie obecności osób, poprzez podpisy na listach obecności (z nazwą firmy i nr tel. kontaktowego lub a). 7. W trakcie każdego z wydarzeń musi być przekazany komunikat o współfinansowaniu działań ze środków Unii Europejskiej, w ramach Programu Wspólnotowego PROGRESS. 8. Każdorazowo Wykonawca jest zobowiązany zebrać krótką dokumentację fotograficzną ze spotkań, i przekazać ją Zamawiającemu, niezwłocznie po zakończonym wydarzeniu. 9. Wykonawca musi zapewnić rozpowszechnianie informacji o planowanych wydarzeniach. 10. Czas trwania organizowanego spotkania wraz z rejestracją i przerwą wyniesie ok. 3 godziny zegarowe. 11. Dopuszczalna jest mieszana formuła realizacji zadania, polegająca na zapewnieniu udziału przedstawiciela/przedstawicielki Zamawiającego w części spotkań w ramach wydarzeń dostępnych na rynku oraz w ramach części spotkań zorganizowanych przez Wykonawcę, jednak przy założeniu, że łączna ich liczba powinna wynosić 3. 10

11 Działania dodatkowe (organizacja 2 akcji specjalnych o charakterze społecznym). 1. Celem akcji specjalnych jest zwrócenie uwagi mediów i przedstawicieli/przedstawicielek biznesu między innymi na występowanie tzw. zjawisk szklanych. 2. Akcja Niewidzialne bariery akcja specjalna w miejscu, w którym odbędzie się briefing inaugurujący działania medialne kampanii. Akcja polega na wykorzystaniu dwóch transparentnych ścianek (np. typu pleksi) w formie prostokątów (o wymiarach co najmniej 3x1,5 m każda, z nadrukowanym logiem projektu) z wyciętym otworem, przez który będą przechodzić zaproszone na briefing osoby ze środowiska biznesowego, VIPy, przedstawiciele i przedstawicielki MPiPS oraz dziennikarze. Każda ze ścianek zostanie ustawiona przed wejściem na ruchome schody. Ramy zostaną opatrzone symbolem płci. a) Wykonawca jest zobowiązany: i. przedstawić koncepcję wydarzenia Zamawiającemu do akceptacji, ii. stworzyć projekt oraz wyprodukować i dostarczyć ścianki, umożliwiające ich montaż/ustawienie wewnątrz budynku, iii. zapewnić drobny poczęstunek dla zebranych (kawa, herbata, soki, ciastka, owoce, kanapki/tartinki), iv. zorganizować wydarzenie (scenariusz), v. dostarczyć niezbędne materiały/akcesoria, w tym wskazane przez Zamawiającego (typu publikacje projektowe, roll-upy), a po zakończonym wydarzeniu, dostarczyć je do miejsca wskazanego przez Zamawiającego, vi. zaprosić gości, w tym wskazanych przez Zamawiającego (co najmniej 15 osób), vii. do obsługi medialnej wydarzenia, w tym do zapewnienia udziału mediów (co najmniej 6 redakcji), viii. do zapewnienia oprawy technicznej wydarzenia, ix. przesłania materiałów prasowych z wydarzenia (min. informacja prasowa, przygotowana przez Zamawiającego wraz z dokumentacją fotograficzną) na adresy mailowe zainteresowanych redakcji, najpóźniej kilka godzin po zakończonej akcji. b) Wszystkie działania przygotowawcze związane z akcją Niewidzialne bariery odbędą się w ramach działań o których mowa w ramach działań, o których mowa w pkt 1.4 ppkt Akcja viralowa z wykorzystaniem 3000 wlepek służy zaaranżowaniu sytuacji, w której to przedstawiciele/przedstawicielki grupy docelowej zaczynają rozpowszechniać wśród siebie i swoich znajomych informację na temat projektu i idei awansu/promocji kobiet na stanowiska decyzyjne. a) Wlepki muszą zawierać niestandardowe i pobudzające do myślenia hasła o tematyce projektu. 11

12 b) Muszą być dystrybuowane razem z insertem płyt wydanych w ramach projektu w wybranym czasopiśmie HR oraz podczas planowanych wydarzeń z udziałem projektu; c) muszą być pretekstem do organizacji viralowej akcji w mediach społecznościowych (zdjęcia naklejek w najbardziej zaskakujących miejscach, nagrodzone gadżetami projektowymi i publikacjami MPiPS, umieszczane będą na stronie www projektu oraz profilu społecznościowym, z wykorzystaniem hashtaga #rownoscwbiznesie); d) przekaz jaki zawierają, musi być jasny, dostosowany do profilu osób najczęściej korzystających z tej formy reklamy. e) Wykonawca jest zobowiązany do: i. zaprojektowania graficznego wlepek (co najmniej 4 propozycje) i przedstawienia do wyboru i akceptacji Zamawiającego; ii. po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego wydruku co najmniej 2 wzorów wlepek w rozmiarze ok. 6x9 cm, na papierze samoprzylepnym, powlekanym. Wlepki zawierać muszą komunikat w formie grafiki, i/lub hasła; iii. opracowania regulaminu akcji viralowej i przedłożenia do akceptacji Zamawiającego; iv. dystrybucji wlepek zgodnie z zapisami pkt ppkt 3 lit. b SOPZ; v. przeprowadzenia akcji viralowej promocja wydarzenia i zachęcanie do przesyłania zdjęć wlepek z różnych miejsc, celem umieszczenia ich na stronie projektu i profilu społecznościowym. Za umieszczanie zdjęć odpowiada Zamawiający. 4. Wszystkie działania podejmowane w ramach realizacji akcji specjalnych Wykonawca zobowiązany jest uzgadniać i uzyskać akceptację Zamawiającego Raport z wykonania przedmiotu zamówienia wraz z wymaganymi załącznikami i nośnikami - w ramach działań, o których mowa w pkt 1.4 ppkt Wykonawca, w terminie, o którym mowa w pkt 1.4 ppkt 3, zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu Raport z wykonania przedmiotu zamówienia w wersji papierowej, zawierający ewentualne uwagi i sugestie Zamawiającego, składający się z następujących części: a) ogólnego opisu zrealizowanego zamówienia, w podziale na poszczególne moduły; b) informacji o przebiegu realizacji zamówienia; c) dokładnego harmonogramu emisji audycji radiowych (daty dzienne i godziny emisji); d) dla każdej audycji: zasięgu dziennego w dniu emisji i osiągniętej liczby odbiorców, do których dotarł przekaz; e) aktywności na profilach w serwisach społecznościowych (liczba wpisów Wykonawcy, liczba wpisów użytkowników, liczba komentarzy, liczba 12

13 udostępnień, najbardziej lubiane posty, rozkład aktywności dzienny i tygodniowy, wzrost liczby użytkowników, itp); f) informacji z przebiegu kampanii na wszystkich profilach (zasięg kampanii, liczba odwiedzin, realnych użytkowników, kliknięć, przejść na stronę, uczestników/uczestniczek konkursów, czas spędzony na stronie docelowej, wskaźnik odwiedzin, wskaźnik odrzuceń, itp); g) informacji nt. efektywności akcji o charakterze społecznym (akcja viralowa - liczba przesłanych zdjęć; akcja Niewidzialne bariery artykuły prasowe i elektroniczne, opublikowane po wydarzeniu). h) informacji o zasięgu dla każdego artykułu prasowego w poszczególnych wydawnictwach. i) załączników (w tym nośników CD/DVD/USB, na których znajdują się wszystkie produkty wytworzone w ramach kampanii): i. ankiet z badań ewaluacyjnych uczestników/uczestniczek planowanych wydarzeń (business mixerów/spotkań HRowych); ii. list obecności uczestników/uczestniczek wydarzeń; iii. dokumentacji zdjęciowej z wydarzeń, iv. egzemplarzy czasopism z zamawianymi artykułami, v. nośników z filmami video news release, vi. nośników z banerami/reklamami, vii. ścianek z akcji specjalnej. 2. Raport musi zostać przedstawiony do akceptacji Zamawiającego przed upływem terminu, o którym mowa w pkt 1.4 ppkt 3). CZĘŚĆ 3. HARMONOGRAM DZIAŁAŃ 3.1. Wykonawca zobowiązuje się sporządzić haromonogram działań, z zastrzeżeniem, że zmianie nie ulegną terminy brzegowe, o których mowa w pkt 1.4 ppkt 1-3 SOPZ Wykonawca zobowiązuje się przedstawić harmonogram do akceptacji Zamawiającego w ciągu 2 dni od daty zawarcia umowy Wykonawca zobowiązuje się sporządzić harmonogram wedle poniższego schematu. Schemat ten dostępny będzie również na stronie internetowej Zamawiającego w postaci pliku xls. pn. "Schemat harmonogramu. 13

14 SCHEMAT HARMONOGRAMU KAMPANII INFORMACYJNO-PROMOCYJNEJ PROJEKTU "RÓWNOŚĆ KOBIET I MĘŻCZYZN W PROCESACH PODEJMOWANIA DECYZJI EKONOMICZNYCH NARZEDZIEM ZMIANY SPOŁECZNEJ" OKRES PRZYGOTOWAWCZY OKRES MEDIALNY OKRES RAPORTOWY Lp. Zadania od zawarcia umowy VIII VIII/IX IX ZAWARCIE UMOWY (1 dzień) 2. PROPOZYCJA HARMONOGRAMU ZE STRONY WYKONAWCY (w 2 dni po zawarciu umowy) UZGODNIENIE OSTATECZNEJ WERSJI HARMONOGRAMU PRZEZ STRONY WYZNACZENIE PRZEDSTAWICIELI DO BIEŻĄCEJ WSPÓŁPRACY PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO I POINFORMOWANIE WYKONAWCY (w dniu zawarcia umowy) PRZEKAZANIE PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO NIEZBĘDNYCH MATERIAŁÓW INFORMACYJNYCH O PROJEKCIE (w dniu zawarcia umowy) PRZEKAZANIE WYKONAWCY WSTĘPNEJ LISTY EKSPERTÓW/EKSPERTEK I OSÓB MOGĄCYCH BRAĆ UDZIAŁ W WYDARZENIACH PLANOWANYCH W RAMACH PRZEMIOTU ZAMÓWIENIA (w dniu zawarcia umowy) SPOTKANIE ORGANIZACYJNE ZESPOŁÓW ROBOCZYCH ZE STRONY ZAMAWIAJĄCEGO I WYKONAWCY (w ciągu 2 dni od zawarcia umowy) ORGANIZACJA BRIEFINGU INAUGURUJĄCEGO KAMPANIĘ PROMOCYJNĄ PROJEKTU, RAZEM Z AKCJĄ "NIEWIDZIALNE BARIERY" 7.1. Przedstawienie koncepcji briefingu (termin, scenariusz wydarzeń, propozycje mediów, projekt ścianek) 7.2. Zgłoszenie uwag przez Zamawiającego Organizacja briefingu przez Wykonawcę (zaproszenie mediów, przygotowanie niezbędnych materiałów) Przygotowanie materiałów ze strony Zamawiającego (treść kominikatów, potwierdzenie udziału gości) 7.5. Briefing z akcją "Niewidzialne bariery" 7.6. Przygotowanie informacji medialnej z briefingu przez Zamawiającego 7.7. Rozesłanie informacji po briefingu do mediów 7.8. Monitoring publikacji/relacji medialnych po briefingu przez Zamawiającego 14

15 PRZYGOTOWANIE I PUBLIKACJA 5 ARTYKUŁÓW W PRASIE O CHARAKTERZE OGÓLNOPOLSKIM, MAJĄCYCH NA CELU PROMOCJĘ PROJEKTU, WRAZ Z INSERTEM PŁYTY Z NARZĘDZIEM, WYDANEJ W RAMACH PROJEKTU Przedstawienie Zamawiającemu projektów artykułów prasowych, wraz z tytułami czasopism oraz przybliżonym kalendarzem druku poszczególnych artykułów 8.2. Zgłoszenie uwag przez Zamawiającego do materiału 8.3. Uwzględnienie uwag przez Wykonawcę 8.4. Publikacja artykułów PRODUKCJA 2 VIDEO NEWS RELEASE (15 SEK., 60 SEK.), MAJĄCYCH NA CELU PROMOCJĘ PROJEKTU I TEMATYKI RÓWNOŚCI KOBIET I MĘŻCZYZN W PROCESACH PODEJMOWANIA DECYZJI EKONOMICZNYCH przedstawienie koncepcji filmów, opisu propozycji nagrań, z ewentualnym uwzględnieniem podkładu muzycznego, tła, uwzględniającego wszystkie motywy i elementy wskazane przez Zamawiającego 9.2. Zgłoszenie uwag przez Zamawiającego do materiału 9.3. Uwzględnienie uwag przez Wykonawcę 9.4. Produkcja filmów AUDYCJE RADIOWE - ZAPEWNIENIE UDZIAŁU W AUDYCJACH RADIOWYCH W STACJACH OGÓLNOPOLSKICH LUB PONADREGIONALNYCH (2 AUDYCJE) I REGIONALNYCH (3 AUDYCJE), MAJĄCE NA CELU UPOWSZECHNIANIE ZAGADNIEŃ DOTYCZĄCYCH RÓWNYCH SZANS NA RYNKU PRACY Przedstawienie przez Wykonawcę wstępnego planu audycji, terminarza emisji na antenie zaproponowanych rozgłośni radiowych (dzień tygodnia i przedział godzinowy, wraz z uzasadnieniem) Zgłoszenie uwag przez Zamawiającego do materiału Uwzględnienie uwag przez Wykonawcę, przedstawienie ostatecznych planów i scenariuszy audycji Przeprowadzenie i emisja audycji 15

16 AKCJA INTERNETOWA W MEDIACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH, NA PORTALACH ZAWODOWO-BIZNESOWYCH, MAJĄCA NA CELU UPOWSZECHNIANIE INFORMACJI O PROJEKCIE I WIEDZY NA TEMAT ZAGADNIEŃ DOTYCZĄCYCH RÓWNYCH SZANS NA RYNKU PRACY Przedstawienie przez Wykonawcę koncepcji akcji, propozycji bannerów/ reklam oraz innych działań reklamowych wraz z propozycją portali społecznościowych i branżowych, na których zostaną one umieszczone Zgłoszenie uwag przez Zamawiającego Uwzględnienie uwag przez Wykonawcę Umieszczenie bannerów/reklam lub podjęcie innych działań reklamowych na wskazanych portalach Realizacja dwutygodniowej kampanii reklamowej na funkcjonującym profilu Równość w Biznesie w serwisie społecznościowym (promocja strony projektu, posty sponsorowane) ZAPEWNIENIE UDZIAŁU W WYDARZENIACH ZBIEŻNYCH Z ZAGADNIENIAMI PROJEKTU LUB ZORGANIZOWANIE WYDARZEŃ O CHARAKTERZE BUSINESS MIXERÓW/SPOTKAŃ HROWYCH, W 3 RÓŻNYCH MIASTACH WOJEWÓDZKICH Przedstawienie Zamawiającemu propozycji spotkań (terminy, miejsca, wskazanie konkretnych dostępnych już na rynku wydarzeń) Zgłoszenie uwag przez Zamawiającego Uwzględnienie uwag przez Wykonawcę Realizacja spotkań DZIAŁANIA DODATKOWE (ORGANIZACJA 2 AKCJI SPECJALNYCH O CHARAKTERZE SPOŁECZNYM) Akcja Niewidzialne bariery Akcja viralowa - przedstawienie Zamawiającemu projektu graficznego wlepek i propozycji kanałów dystrybucji oraz projektu regulaminu akcji Uwagi Zamawiającego Uwzględnienie uwag przez Wykonawcę Wydruk wlepek przez Wykonawcę Dystrybucja wlepek oraz przeprowadzenie akcji viralowej promocja wydarzenia i zachęcanie do przesyłania zdjęć wlepek z różnych miejsc, celem umieszczenia ich na stronie projektu i profilu społecznościowym RAPORT Z WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA WRAZ Z DOKUMENTACJĄ DOWODOWĄ NA NOŚNIKACH Przedstawienie projektu raportu, wraz z wymaganymi załącznikami Zgłoszenie uwag przez Zamawiającego Uwzględnienie uwag przez Wykonawcę 16