Od kiedy uwzględniać okres 12 miesięcy, na które zaplanowane są zadania w harmonogramie PR (od marca?)

Transkrypt

1 Odpowiedzi na pytania Oferentów dotyczące zapytania ofertowego na usługę Obsługa public relations w ramach projektu Studenckie Centrum Innowacji i Transferu Technologii Pytanie nr 1 Od kiedy uwzględniać okres 12 miesięcy, na które zaplanowane są zadania w harmonogramie PR (od marca?) W zapytaniu jest zawarta informacja o 12 miesiącach realizacji usługi (pkt Etap I), czyli w marcu podpisujemy z Oferentem umowę, a od kwietnia br. Oferent rozpoczyna działania. Pytanie nr 2 Czy SCITT współpracuje z firmą lobbingową czy agencja ma ją znaleźć? Nie. Wyłonienie agencji lobbingowej leży w gestii Zleceniodawcy. Pytanie nr 3 Czy w przypadku wysyłki newslettera chodzi wyłącznie o opracowanie treści czy także o opracowanie tegoż w formacie html? Jak podaje treść zapytania w pkt Etap II. Forma newslettera i baza wysyłkowa jest już opracowana. Zleceniodawca prosi o przygotowanie treści newslettera, o jego wysyłkę oraz o opracowanie harmonogramu wysyłki. Pytanie nr 4 Czy opracowanie narzędzia do badania internetowego oznacza stworzenie internetowej ankiety? Proszę o podanie przykładu takiej ankiety lub przekazanie specyfikacji technicznej (do ilu osób ma trafiać, czy macie Państwo gotową bazę czy należy ankietę wypromować). W treści zapytania nie ma informacji o promocji narzędzia - ankiety. Zleceniodawca nie może udzielić jednoznacznej informacji technicznej, gdyż na rynku są duże możliwości zbudowania takiego narzędzia, jak bezpłatna ankieta, stąd generowanie wymagań, za którymi idą duże koszty jest niewłaściwe, tym bardziej, że Oferentowi został postawiony wymóg wpasowania się w kryteria oceny zgłoszonej przez niego oferty, której wartość będzie szczególnie brana po uwagę (kryterium 80% cena oferty). Zleceniodawca posiada bazę maili i to on

2 będzie zajmował się wysyłką ankiety. Baza liczy ok potencjalnych respondentów. Zleceniodawcy zależy na zdobyciu kolejnych adresów mailowych. Pytanie nr 5 Czy są jakieś środki przeznaczone na promocję fanpage'a na portalu facebook? Czy agencja ma je zbudżetować w ramach oferty? Pytanie nie dotyczy treści zapytania. Informacji o takim zadaniu nie ma w zapytaniu. Pytanie nr 6 Czy co najmniej 40 publikacji w mediach regionalnych i ogólnopolskich w formie papierowej, elektronicznej" ma ukazać się w czasie całego okresu współpracy? Tak. Pytanie nr 7 Czy w pozycji wycena kampanii w radio i TV należy przyjąć po 4 kampanie w każdym medium (4 w radiu i 4 w telewizji? Czy przyjąć wskaźnik 2 w Poznaniu i 2 poza nim (Wielkopolska)? Czy w związku z tym należy przeprowadzić 8 czy 4 konkursy? Czy należy nagrodzić jednego czy więcej laureatów? W tym względzie chcielibyśmy uzależnić to zadanie od pomysłu Oferentów. To oni mają oszacować, jaka kampania będzie najskuteczniejsza i gdzie powinna być szczególnie intensywnie prowadzona. Opis projektu, fanpage i strona dają bardzo duże możliwości zaplanowania takich działań. Kampanie mają być zorganizowane i w radio i tv w dowolnie przyjętej formie: 2 w radio, 2 w tv lub 4 w radio i 4 w tv w zależności od nakładów budżetowych. W pkt w Etapie II pkt. 2 zawarta jest informacja o możliwości realizacji konkursu. Zadaniem Oferenta jest przedstawienie wizji takiego konkursu z nagrodami, zgodnie z ogólnymi informacjami podanymi w zapytaniu. Pytanie nr 8 Opracowanie broszur proszę o podanie liczby stron oraz jakości wydruku (gramatura papieru, ilość kolorów, okładka?).

3 Nie możemy tego dokumentu dokładnie oszacować stronicowo i graficznie. Przykładową broszurę, która może być potraktowana jako wzór, mogą Państwo znaleźć na naszej stronie w zakładce Dokumenty. Zleceniodawca wymaga żeby miała taką samą lub lepszą formę. Parametry poprzedniej broszury to: format: A4 (210 x 297) objętość: 16 stron koloranty: 4+4 surowiec: okładka - kreda mat 300 g; środek: papier kredowy satynowany 80 g oprawa: oprawa zeszytowa szyta drutem uszlachetnienia: folia mat na okładkę (1+0) Pytanie nr 9 Opracowanie podręcznika proszę o podanie liczby stron oraz jakości wydruku (gramatura papieru, ilość kolorów, okładka?). Ten dokument nie jest jeszcze oszacowany stronicowo i gotowy, będzie dopiero opracowywany na kolejnym etapie realizacji projektu. Może zawierać zarówno 50 stron, jak i 150. Zleceniodawca sugeruje kierować się zamieszczoną w pytaniu nr 8 odpowiedzią dot. informacji o broszurze, jako wyznacznikiem doboru kolorystyki, papieru i okładki. Pytanie nr 10 Akcja mailingowa do ilu osób należy rozesłać mailing, ile osób jest już w bazie Zamawiającego, czy w zakres zadań agencji wchodzi: opracowanie treści, projekt graficzny i narzędzie (html) do wysyłki tegoż? Oferent ma opracować jedynie bazę danych (uzupełnić bazę danych Zleceniodawcy o możliwie, jak najwięcej adresów mailowych min. 400 adresów), harmonogram i treść wysyłki. Na rynku są duże możliwości wykonania mailingu nawet bezpłatnie, więc proszę się wpasować w kryteria cenowe oceny Państwa oferty. Pytanie nr 11 Artykuły sponsorowane: czy brać pod uwagę tylko media opracowywane przez studentów z Poznania i Wielkopolski? Czy Zamawiający zakłada proporcję ilości gazet oraz portali internetowych? Ile w danym nośniku? Proszę przyjąć proporcję pół na pół (prasa, Internet). Media mają być skierowane do studentów/ doktorantów/ pracowników naukowych/ przedstawicieli Instytucji Otoczenia Biznesu. Media muszą być związane

4 z przedsiębiorczością akademicką, innowacjami, edukacją, szkolnictwem wyższym i mają być nakierowane na ww. target. Pytanie nr 12 Opracowanie gadżetów : czy łączna liczba gadżetów to 120? Kto będzie uczestnikiem konferencji (grupa docelowa, pod którą należy dobrać odpowiedni upominek)? Prosimy o scharakteryzowanie, jaki powinien być gadżet lub podanie wartości gadżetu, jaką przyjął Zamawiający. Punkt jest nieprecyzyjny. Gadżety mają być związane z projektem SCITT. Grupa docelowa to przedstawiciele uczelni, instytucji otoczenia biznesu itp. Liczba sztuk jest podana w treści formularza odpowiedzi na zapytanie ofertowe minimum 120 sztuk. Pytanie nr 13 Citylighty ile takich nośników ma stanąć w Poznaniu, a ile poza nim? To zależy od Oferenta i zaplanowanej przez niego strategii promocji projektu oraz kosztorysu Zleceniodawca określił w zapytaniu, że projekt SCITT ma być promowany w Wielkopolsce. Pytanie nr 14 Pozycja Opracowanie projektu punktu informacyjnego na wielkopolskich uczelniach i wykonanie punktu : - czy agencja ma zaprojektować 1 punkt? Tak, jak mówi zapytanie, ma to być 1 punkt informacyjny o gabarytach dopasowanych dla 2 hostess. Pytanie nr 15 Proszę o doprecyzowanie jak duży powinien być punkt/stoisko, czy wystarczy, aby była to ścianka promocyjna? Czy potrzebny jest także display z ulotkami? Proszę o doprecyzowanie lub przykład. To zależy od wizji tej konstrukcji opracowanej przez Oferenta. Proszę przyjąć standardowy punkt promocyjny dla 2 hostess. Oczywiście może pojawić się stojak na ulotki. Projekt stoiska będzie ostatecznie akceptowany przez Zamawiającego. Pytanie nr 16 Na ilu uczelniach ma stanąć punkt? Czy są to uczelnie z Poznania czy także spoza?

5 Zależy nam na jak najszerszym odbiorze informacji o SCITT. Promocją mają zostać objęte uczelnie w Wielkopolsce. Ilość miejsc, aby skutecznie promować, zależy od doświadczeń Oferenta w zakresie budowania skutecznej promocji. Pytanie nr 17 Przez ile godzin dziennie mają stać hostessy? Możemy przyjąć, że 8h dziennie (4h na jednej uczelni w ośrodkach, gdzie uczelni jest więcej niż jedna). Pytanie nr 18 Czy przez 2 miesiące punkt ma stanąć tej samej uczelni czy na różnych? Na różnych. Naszym priorytetem jest to, żeby o SCITT dowiedziała się jak najszersza publika. Pytanie nr 19 Czy znana jest wartość, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację wyżej wymienionego zamówienia i czy Zamawiający może ją ujawnić Wykonawcom? Znana jest wartość, ale Zamawiający nie może ujawniać tej kwoty Wykonawcom. Pytanie nr 20 Czy w tej sytuacji istnieje możliwość ujawnienia przez Państwa chociaż przedziału cenowego lub rzędu wielkości kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia. Nie ma takiej możliwości. Tego typu pytania są niezgodne z procedurą zapytań ofertowych. Pytanie nr 21 Ile spotów radiowych i TV oraz jakiej długości spoty mają być w każdej z 4 kampanii radiowych i TV? Zleceniodawca nie jest w stanie określić, jak ma wyglądać kampania reklamowa. Długości spotów radiowych i telewizyjnych zależeć będzie od materiału, który zostanie opracowany przez Oferenta w konsultacji ze

6 specjalistami z radia i tv. Ilość spotów w obu mediach powinna być uzależniona od wyceny przedstawionej przez radio i tv wstępnie Oferentowi, a i długość spotów Oferent powinien zaproponować w zależności od treści, jaką opracuje. Zleceniodawca wysłał zapytanie ofertowe do Oferentów profesjonalistów na rynku z oczekiwaniem przestawienia wizji strategii promocji, w tym kampanii reklamowych, mieszczących się w ramach kryteriów oceny złożonych ofert. Projekt kampanii będzie ostatecznie akceptowany przez Zamawiającego. Pytanie nr 22 Czy kampanie mają być realizowane w mediach lokalnych (Poznań), obejmujących całą Wielkopolskę, czy do wyboru przez Zleceniobiorcę? Oferent ma zaplanować skuteczną kampanię reklamową w Wielkopolsce, dlatego powinien kierować się swoim doświadczeniem w planowaniu takiego przedsięwzięcia. Propozycja będzie ostatecznie akceptowana przez Zamawiającego. Pytanie nr 23 Jak długo mają być eksponowane citylighty w Wielkopolsce, czy mają być eksponowane w Poznaniu, czy także w innych miastach Wielkopolski? Propozycja miejsc eksponowania citylightów to efekt zaplanowanej kampanii reklamowej z ich wykorzystaniem. Zdaniem Zleceniodawcy, citylighty powinny być zamieszczone przede wszystkim w Poznaniu, ale także w innych ośrodkach akademickich Wielkopolski. Skuteczna promocja za pomocą citylightów, zaplanowana przez Oferenta będzie jednak brana pod uwagę przez Zleceniodawcę przy ocenie złożonej oferty. Propozycje kampanii będą ostatecznie akceptowane przez Zamawiającego. Pytanie nr 24 Jednym z kryterium oceny jest termin płatności. W formularzu cenowym nie ma o nim mowa. Czy należy w tej sprawie złożyć osobne oświadczenie? Rubryka Termin płatności znajduje się na 7 stronie formularza ofertowego. Pytanie nr 25 W zapytaniu ofertowym znajduje się zapis odnośnie 34 różnych artykułów sponsorowanych. Czy słowo różne dotyczy różnych miejsc, w których zostanie opublikowany czy różnych treści?

7 W formularzu ofertowym jest zapis dotyczący kosztów artykułu i publikacji w mediach. Skonstruowanie odpowiedniego modelu publikacji artykułów sponsorowanych i jego przedstawienie leży w gestii Zleceniobiorcy. Zleceniodawca nie narzuca jednego modelu. Pytanie nr 26 Czy sugerowana przez Zleceniodawcę liczba aranżowanych wywiadów oraz publikacji w mediach musi być zagwarantowana przez Zleceniobiorcę? Zleceniodawca realizuje projekt innowacyjny testujący, którego realizację szczegółowo określają zapisy Umowy o dofinansowanie projektu, wskaźniki założone w projekcie oraz Zasady finansowania projektów w ramach POKL i Wytyczne w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL. Zleceniodawca, zgodnie z ww. Wytycznymi zobowiązany jest do wydatkowania źródeł publicznych w sposób maksymalnie klarowny i przejrzysty oraz do uszczegółowienia w treści zapytania ofertowego zamierzonych wskaźników liczbowych, co też czyni w jego treści, gdyż będzie podlegał kontroli instytucji przydzielającej finanse publiczne, w jaki sposób maksymalnie racjonalnie i efektywnie dysponował tymi środkami. Zleceniodawca zaznacza także, że nie jest w stanie zrezygnować z realizacji projektu zgodnie z aktualnie obowiązującymi Wytycznymi, dlatego rozumie rozterki Oferenta, jednak podtrzymuje, jako obligatoryjne, treści zawarte w opisie Etapu II w pkt Oferenci, którzy realizowali już podobne zlecenia, mają świadomość zasad panujących w tego typu projektach. Decyzja o wzięciu udziału w procedurze zapytania w takim kształcie zależy tylko i wyłącznie od Oferenta. Pytanie nr 27 Czy w przypadku nie osiągnięcia ww. wskaźnika, Wykonawca poniesie konsekwencje finansowe lub inne konsekwencje umowne? Działając zgodnie z Wytycznymi realizacji projektu nie jest możliwe wypłacenie wynagrodzenia w przypadku, gdyby ww. wskaźnik nie został osiągnięty.