- 1 - NARZĘDZIA Aby uruchomić menu programu należy Wskazać myszką podmenu Narzędzia a następnie nacisnąć lewy przycisk myszki lub Wcisnąć klawisz <F10> (wejście do menu), następnie klawiszami kursorowymi (w prawo lub w lewo) ustawić się na opcji Narzędzia i potwierdzić <klawiszem Enter> lub Wcisnąć sekwencję klawiszy <lewy ALT + N>. We wszystkich przypadkach efekt powinien być taki jak poniżej: Naciśnięcie powoduje pojawienie się okna sprawdzającego poprawność pisowni i gramatyki, np.:
- 2 - Domyślnie, program Microsoft Word sprawdza pisownię i gramatykę automatycznie podczas pisania, stosując falujące czerwone linie podkreślenia w celu wskazania prawdopodobnych błędów pisowni i falujące zielone linie podkreślenia w celu wskazania prawdopodobnych błędów gramatycznych. Domyślnie w programie Word sprawdzana jest zarówno pisownia, jak i gramatyka. Jeśli ma być sprawdzana tylko pisownia, w menu Narzędzia należy kliknąć polecenie Opcje, kliknąć kartę Pisownia i gramatyka, usunąć zaznaczenie pola wyboru Sprawdzanie gramatyki i pisowni, a następnie kliknąć przycisk OK. Jeśli wyraz zostanie wpisany błędnie, ale nie jest wyrazem nieprawidłowym (np. zamiast tani zamiast pani lub stop zamiast stok ), moduł sprawdzania pisowni nie oznaczy takiego wyrazu. Aby wychwycić problemy tego typu, należy użyć modułu sprawdzania gramatyki. Naciśnięcie powoduje pojawienie się podmenu: Ustaw język funkcja pozwalająca wybrać, w jakim jeżyku będziemy redagować dokument
- 3 - Przetłumacz - funkcja jest dostępna tylko, jeśli w ustawieniach języka pakietu Microsoft Office włączona jest obsługa tłumaczonego języka. Można wyszukiwać tekst w słowniku innego języka i wykonywać podstawowe tłumaczenia krótkich fraz. Aby to zrobić: W menu Narzędzia wskaż polecenie Język, a następnie kliknij polecenie Przetłumacz. W obszarze Co przetłumaczyć? wykonaj jedną z następujących czynności: o o Aby przetłumaczyć określony wyraz lub krótką frazę, kliknij opcję Tekst, a następnie wpisz ten element w polu Tekst. Aby przetłumaczyć tekst zaznaczony w dokumencie, kliknij opcję Bieżące zaznaczenie. Jeśli żaden tekst nie został zaznaczony, można tekst zaznaczyć teraz. W polu Słownik zaznacz język, z którego chcesz tłumaczyć i język, na który chcesz tłumaczyć. Na przykład, aby tłumaczyć z języka angielskiego na francuski, kliknij opcję Angielski (USA) na Francuski (Francja). Języki wyświetlane w polu Słownik zależą od zainstalowanych na komputerze słowników języków. Kliknij przycisk Przejdź. Wyniki zostaną wyświetlone w polu Wyniki. Aby zastąpić zaznaczony tekst przetłumaczonym tekstem, zaznacz przetłumaczony tekst w polu Wyniki, a następnie kliknij przycisk Zamień. Tezaurus: zawiera listę synonimów dla wyszukiwanego tekstu i wyróżnia wyraz najbliższy znaczeniowo wyrazowi wpisanemu przez użytkownika. Wszelkie przypadki wystąpienia pozornie niewłaściwych terminów są przypadkowe.
- 4 - Dzielenie wyrazów: jeśli wyraz jest za długi i nie mieści się na końcu wiersza, program Microsoft Word przeniesie ten wyraz na początek następnego wiersza, zamiast go podzielić. Można jednak użyć funkcji dzielenia wyrazów, aby wstawić łączniki w celu wyeliminowania przerw w wyjustowanym tekście lub dla zachowania równej długości wierszy w wąskich kolumnach. Można wstawić pojedynczy łącznik opcjonalny lub pojedynczy łącznik nierozdzielający, można także pozwolić, aby program Word podzielił wyrazy w całym dokumencie lub w jego części. Po naciśnięciu pojawia się okno:
Funkcja jest przydatna gdy na przykład mamy sporządzić tekst zawierający określoną liczbę słów. - 5 - Autopodsumowanie rozpoznaje główne tematy dokumentu; ułatwia to udostępnianie dokumentu innym osobom i szybkie przeglądanie go. Autopodsumowanie daje najlepsze wyniki w przypadku precyzyjnie zaplanowanych dokumentów, jak na przykład raporty, artykuły czy prace naukowe. Autopodsumowanie określa główne tematy, analizując dokument i przypisując każdemu zdaniu pewną liczbę punktów. Zdania zawierające słowa, często powtarzające się w dokumencie, uzyskują więcej punktów. Następnie wybierasz odsetek zdań o najwyższej liczbie punktów, które będą wyświetlane w podsumowaniu. Do wyboru są następujące opcje: wyróżnienie najważniejszych punktów dokumentu, wstawienie podsumowania lub streszczenia u góry dokumentu, utworzenie nowego dokumentu i umieszczenie tam podsumowania lub ukrycie wszystkiego z wyjątkiem podsumowania bez zamykania oryginalnego dokumentu. Jeśli zostanie wybrana opcja wyróżniania najważniejszych punktów lub ukrycia wszystkiego z wyjątkiem podsumowania, można przełączać się między wyświetlaniem tylko najważniejszych punktów dokumentu (reszta dokumentu pozostaje ukryta) a wyróżnianiem ich w dokumencie. W dowolnej chwili podczas czytania można zmienić stopień szczegółowości. Za przestrzeganie wszystkich praw autorskich odpowiada użytkownik. Należy weryfikować poprawność każdego podsumowania, ponieważ z natury nie zawiera ono całości pracy. Aby ułatwić przeglądanie dokumentów w trybie online, program Microsoft Word umożliwia łatwe tworzenie i wyświetlanie w dokumencie prześledzonych zmian (znacznik pokazujący, w którym miejscu dokumentu usunięto lub wstawiono tekst albo wprowadzono inne zmiany) i komentarzy. Aby zachować układ dokumentu, w program Word wyświetlane są niektóre elementy oznaczeń w tekście dokumentu, podczas gdy inne elementy są wyświetlane w dymkach wyświetlanych na marginesie. W przypadku używania funkcji Porównaj i scal w celu porównania dowolnych dwóch dokumentów, program Microsoft Word wyświetla różnice między tymi dokumentami jako prześledzone zmiany. Aby porównać i scalić dokumenty: 1. Otwórz kopię dokumentu, która została poddana edycji. 2. W menu Narzędzia kliknij polecenie Porównaj i scal dokumenty. 3. Zaznacz oryginalny dokument, kliknij strzałkę znajdująca się obok pola Scal, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności: o Aby wyświetlić wyniki porównania w oryginalnym dokumencie, kliknij menu Scal.
- 6 - o o Aby wyświetlić wyniki porównania w bieżącym dokumencie, kliknij polecenie Scal z bieżącym dokumentem. Aby wyświetlić wyniki porównania w nowym dokumencie, kliknij polecenie Scal z nowym dokumentem. Uwagi Aby osiągnąć jak najlepsze wyniki scalania, upewnij się, że w oknie dialogowym Opcje, na karcie Zabezpieczenia, zaznaczone jest pole wyboru Przechowaj liczbę losową, aby poprawić dokładności scalania (w tym celu w menu Narzędzia należy kliknąć polecenie Opcje). Jeśli w celu zachowania kilku wersji dokumentu w jednym pliku zastosowano polecenie Wersje z menu Plik, a użytkownik chce porównać wersję bieżącą z wcześniejszą, należy najpierw zapisać wcześniejszą wersję pod inną nazwą. Po naciśnięciu pojawia się okno: Program Microsoft Word jest wyposażony w kilka funkcji zabezpieczeń i ochrony dokumentów. Aby umożliwić recenzentom modyfikowanie dokumentu polegające na wstawianiu komentarzy i prześledzonych zmian, kliknij opcję Prześledzone zmiany. Aby umożliwić recenzentom tylko wstawianie komentarzy, kliknij opcję Komentarze. Aby umożliwić wyłączanie ochrony dokumentu tylko uprawnionym recenzentom, w polu Hasło wpisujemy hasło. Po naciśnięciu pojawia się podmenu: Opcja opisana w dalszej części kursu.
- 7 - Naciśnięcie powoduje otwarcie strony internetowej (wymagane połączenie z Internetem). Pakiet Microsoft Office XP pomaga zwiększyć produktywność użytkownika, dając łatwy dostęp do narzędzi pakietu Microsoft Office w sieci Web. Narzędzia pakietu Office w sieci Web to usługi elektroniczne, które są dostępne w witrynie sieci Web pakietu Microsoft Office. Można na przykład wyszukać informacje o kontaktach, korzystając z narzędzi białych i żółtych stron w sieci Web, i za pomocą jednego kliknięcia myszą dodać te informacje do programu Outlook 2002, a następnie uzyskać dostęp do narzędzia poczty internetowej w sieci Web, aby wydrukować stemple na koperty. Do innych narzędzi należą: obsługa faksów internetowych, szablony i obiekty ClipArt w trybie online oraz usługi referencyjne Opcja opisana w dalszej części kursu. Naciśnięcie powoduje pojawienie się okna: Szablony (plik lub pliki zawierające strukturę i narzędzia do nadawania ostatecznych kształtów takim elementom, jak styl i układ strony ukończonych plików. Na przykład szablony programu Word mogą nadawać kształt pojedynczemu dokumentowi, a szablony programu FrontPage - całej witrynie sieci Web) i dodatki (program uzupełniający, który dodaje niestandardowe polecenia lub funkcje do pakietu Microsoft Office) mogą być ładowane tylko dla bieżącej sesji albo przy każdym uruchomieniu programu Microsoft Word. Każdy dokument programu Microsoft Word jest oparty na pewnym szablonie. Szablon określa podstawową strukturę dokumentu i zawiera ustawienia dokumentu takie, jak pozycje Autotekstu, czcionki,
przypisania klawiszy, makra, menu, układ strony, formatowanie specjalne i style. - 8 - Szablony globalne, m.in. szablon Normal.dot, zawierają ustawienia dostępne dla wszystkich dokumentów. Szablony dokumentów, takie jak szablony noty czy faksu z okna dialogowego Szablony, zawierają ustawienia dostępne wyłącznie dla dokumentów tworzonych na podstawie tych szablonów. Naciśnięcie powoduje pojawienie się okna: Funkcja Autokorekty umożliwia automatyczne wykrywanie i poprawianie literówek, błędnie napisanych wyrazów i nieprawidłowo użytych wielkich liter. Dostępne są następujące zakładki: Autotekst umożliwia zastosowanie wybranych opcji Autotekstu (wprowadzenie wybranego autotekstu np. Autor, Nr strony, Data) Autoformatowanie umożliwia zastosowanie wybranych wcześniej opcji Autoformatowania (m.in. Zastosuj style list, Zamień Cudzysłowy proste na drukarskie ) Tagi inteligentne dane rozpoznawane i oznaczane jako określony typ (na przykład nazwisko osoby lub nazwisko ostatniego adresata wiadomości e-mail programu Microsoft Outlook to typy danych, które mogą zostać rozpoznane i oznaczone tagiem inteligentnym), służą do wykonywania w programie Microsoft Word akcji, do których w zwykłych warunkach potrzebne jest uruchomienie innych programów. Purpurowe linie kropkowane pod tekstem w dokumencie oznaczają tagi inteligentne.
- 9 - Autokorekta umożliwia zastosowanie wybranych opcji Autokorekty (m.in. Początek zdania wielką literą, Nazwy dni tygodnia wielką literą) Autoformatowanie podczas pisania umożliwia zastosowanie wybranych opcji Autoformatowania podczas pisania (Zamień podczas pisania, Zastosuj podczas pisania, Automatycznie podczas pisania) Ta karta służy do wyświetlania i ukrywania pasków narzędzi. Aby wyświetlić pasek narzędzi należy zaznaczyć pole wyboru po lewej stronie jego nazwy. Aby ukryć pasek narzędzi należy wyczyścić pole wyboru. W celu dodania przycisku do paska narzędzi należy kliknąć kartę Polecenia. Naciśnięcie powoduje pojawienie się okna:
W oknie tym w poszczególnych zakładkach możemy ustawiać wybrane opcję i zmieniać ustawienia. Proponuję, aby kursant samodzielnie sprawdził możliwości karty Opcje. - 10 -