Praca wieloodziałowa Konfiguracja modułu Handel cz.i

Praca wieloodziałowa Konfiguracja modułu Handel cz.i (wersja 1.0) Soneta Sp z o.o. ul. Wadowicka 8a, wejście B 31-415 Kraków tel./fax +48 (12) 261 36 41 http://www.enova.pl e-mail: handel@enova.pl 1

Spis treści 1 Wprowadzenie...3 1.1 Aspekt techniczny (infrastruktura)...3 2 Oddziały...4 2.1 Definiowanie oddziałów...4 3 Kasy i rachunki bankowe...5 4 Magazyny...6 4.1 Widoczność danych z innych magazynów...6 5 Ograniczanie list słownikowych...8 5.1 Asortyment towarów...8 5.2 Lista kontrahentów... 10 6 Ustawienia operatora... 11 7 Podsumowanie... 12 2

1 Wprowadzenie System enova coraz częściej trafia do dużych firm, posiadających oddziały w wielu miastach, bądź po prostu kilka punktów sprzedaży (sklepów). Niniejsze opracowanie ma na celu wskazanie podstawowych aspektów konfiguracji systemu enova w takich firmach skupiając się na części handlowej systemu. Wielooddziałowość w pozostałych modułach będzie tu rozpatrywana tylko w takim zakresie, w jakim ma związek z pracą w module handlowym (a więc np. powiązanie ewidencji dokumentów z oddziałami, czy definiowanie kas dla oddziałów). 1.1 Aspekt techniczny (infrastruktura) W przypadku pracy wielooddziałowej (a więc konieczności pracy na systemie w kilku lokalizacjach) pojawiają się dwa zasadnicze modele pracy: On-line gdzie pracownicy w różnych lokalizacjach pracują na wspólnej bazie danych Off-line gdzie w każdej lokalizacji pracownicy pracują na własnej bazie danych, a dane są okresowo przesyłane między oddziałami. W przypadku pracy wielooddziałowej w systemie enova należy stosować model on-line (i tylko takim będziemy zajmować się w niniejszym dokumencie). enova nie wspiera pracy wieloodziałowej off-line poza modelem w którym z dokumenty handlowe są przesyłane do księgowości ale taki sposób pracy należałoby raczej nazwać modelem Klient Biuro rachunkowe (ewentualnie Sprzedaż Księgowość ). Z kolei w modelu on-line można wyróżnić kilka podejść: Serwer aplikacji i tzw. cienki klient. Ponieważ enova nie wspiera takiej architektury, nie będziemy tego modelu szerzej omawiać. Model z grubym klientem zainstalowanym w lokalizacji zdalnej i łączącym się z serwerem bazy danych zainstalowanym centralnie. W takim przypadku połączenie aplikacji do serwera jest wykonane poprzez Internet i wszystkie dane są przesyłane poprzez sieć. Takie podejście wymaga dość specyficznego sposobu napisania aplikacji tak, aby minimalizować ilość danych przesyłanych przez sieć. Zazwyczaj w aplikacjach tego typu wszelkie listy są minimalistyczne (zawierają niewielkie ilości danych) lub w ogóle rezygnuje się z przeglądania list i wyboru danych z listy, na rzecz podawania przez użytkownika jakiego zapisu poszukuje (numer dokumentu, NIP kontrahenta) i wyświetlaniu szczegółowych danych tylko dla wskazanego zapisu. enova skonstruowana jest w taki sposób, aby użytkownikowi pozwolić na wygodne poruszanie się pośród danych a więc możliwość dowolnego definiowania zawartości list, przeglądania list, filtrowania zapisów itp. Dlatego system enova przy takim sposobie zainstalowania będzie działać niewydajnie (ze względu na konieczność przesyłania dużych ilości danych poprzez sieć Internet). Wykorzystanie usług terminalowych. W takim modelu zarówno serwer bazy danych jak i serwer terminali zainstalowane są w jednej lokalizacji (zwykle w centrali), system enova zainstalowany jest na serwerze terminali, a użytkownicy korzystają z enova łącząc się z sesją 3

zdalną na serwerze. Oczywiście w takim wypadku możliwe jest, że osoby pracujące w lokalizacji, gdzie zainstalowane są serwery mogą korzystać z enova zainstalowanej na lokalnych komputerach. Taki model pracy z wykorzystaniem usług terminalowych jest jedynym zalecanym sposobem pracy enova w wielu lokalizacjach. W tym punkcie omówiliśmy podstawowe aspekty techniczne związane z modelem pracy wieloodziałowej. Osoby zainteresowane bardziej szczegółowymi informacjami o wykorzystaniu serwerów terminali dla pracy enova zachęcam do zapoznania się z artykułami poświęconymi temu tematowi, publikowanymi na naszych stronach w sekcji dla Partnerów. 2 Oddziały W przypadku pracy wieloodziałowej, oczywistym jest konieczność zdefiniowania oddziałów w systemie enova. Należy tu jednak zaznaczyć, że z punktu widzenia modułu handlowego najważniejsze jest właściwe skonfigurowanie magazynów. Skonfigurowanie oddziałów ma znaczenie związane głównie z właściwym zakwalifikowaniem dokumentów w księgowości (w ewidencji dokumentów). 2.1 Definiowanie oddziałów Aby uzyskać możliwość definiowania oddziałów, należy w opcjach programu zaznaczyć parametr Obsługa firm wieloodziałowych. Parametr ten jest dostępny na zakładkach Handel/Ogólne oraz Księgowość/Ogólne. Po jego włączeniu w gałęzi Firma pojawia się zakładka Oddziały firmy, służąca do zdefiniowania oddziałów. Po włączeniu oddziałowości na liście oddziałów zawsze utworzony jest jeden oddział o nazwie Centrala. Zapis ten ma zaznaczony status Centrala, tzn. jest oddziałem głównym. Oddział ten można 4

modyfikować, natomiast nie można go skasować ani wyłączyć mu statusu Centrala. Oddziały w wersji złotej programu enova mają strukturę płaską (tzn. nie można stworzyć struktury oddziałów podrzędnych i nadrzędnych) jak wspomniano wcześniej jeden oddział jest wyróżniony jako oddział główny. Na formularzu oddziału znajduje się szereg zakładek poniżej omówione zostaną te, które są istotne z punktu widzenia pracy w module handlowym: Ogólne w tym miejscu definiujemy nazwę i symbol oddziału oraz jego adres. Symbol może być wykorzystany do numeracji dokumentów w księgowości. Natomiast nazwa i adres są istotne ze względu na drukowanie na fakturach. Jeżeli włączona jest wielooddziałowość i magazyny są przypisane do oddziałów, wówczas na wydruku faktury pojawi się pod nazwą firmy informacja o oddziale w którym wystawiono fakturę. Ewidencje środków pieniężnych zawiera listę kas i rachunków bankowych przypisanych do oddziału. Przypisania ewidencji środków pieniężnych do oddziału dokonuje się na od strony formularza EŚP (będzie to omówione w dalszej części). Magazyny zawiera listę magazynów przypisanych do oddziału. Przypisania magazynu do oddziału dokonuje się na od strony formularza magazynu (będzie to omówione w dalszej części). Prawa danych w tym miejscu można dokonać standardowego przypisania praw danych operatorów do oddziału. Należy przy tym pamiętać, że z punktu widzenia prawa wystawiania dokumentów handlowych i magazynowych podstawowe znaczenie ma prawo do magazynu na którym powstaje dokument. Prawo operatora do oddziału jest niezbędne, aby dokument trafił do ewidencji dokumentów we właściwym oddziale. Tak więc operator, który wystawia dokumenty magazynowe na magazynie należącym do danego oddziału musi mieć przyznane prawo zarówno do magazynu, jak i do oddziału. Natomiast operator, który wprowadza wyłącznie dokumenty zamówień (które nie trafiają do ewidencji dokumentów i nie generują płatności) musi mieć nadane prawo do magazynu, ale nie musi mieć prawa do oddziału. 3 Kasy i rachunki bankowe W przypadku pracy w wielu oddziałach czy wielu lokalizacjach (np. sklepach) zazwyczaj każda lokalizacja posiada swoją kasę (lub kilka kas). Jeśli chodzi o rachunki bankowe, to mamy do czynienia z różnymi przypadkami oddziały mogą prowadzić własne rachunki albo może istnieć jeden wspólny rachunek bankowy dla całej firmy. W ewidencji środków pieniężnych (Opcje\Ewidencja SP\Ewidencje) należy zdefiniować odpowiednią liczbę kas i rachunków bankowych wg potrzeb danej organizacji. Jeżeli dana ewidencja powiązana jest z konkretnym oddziałem, należy na formularzu kasy/rachunku wskazać oddział. Oczywiście niezbędne jest przypisanie praw operatorów do poszczególnych ewidencji. 5

4 Magazyny Przy pracy w wielu lokalizacjach w module handlowym jednym z najważniejszych aspektów jest skonfigurowanie magazynów. Oczywiście wielomagazynowość nie musi być związana tylko i wyłącznie z wieloodziałowością (firma nie posiadająca oddziałów również może mieć wyodrębnionych wiele magazynów), ale jak już wspomniano w rozdziale o definiowaniu oddziałów praca wieloodziałowa w module handlowym wymaga przede wszystkim odpowiedniego zdefiniowania magazynów (z uwzględnieniem praw do magazynów). Magazyny definiowane są na zakładce Opcje\Handel\Magazyny. Po zainstalowaniu programu zawsze utworzony jest jeden magazyn Firma, ze statusem Standardowy. Istnieje oczywiście możliwość modyfikacji (edycji) parametrów takiego magazynu, natomiast magazynu Firma nie można skasować ani odznaczyć mu statusu Standardowy. Magazyn ten jest zwykle traktowany jako magazyn główny. Definiując kolejne magazyny w firmie wielooddziałowej, należy pamiętać, że: Na formularzu magazynu określamy jego przynależność do oddziału. Do jednego oddziału może być przypisanych wiele magazynów, ale jeden magazyn nie może przynależeć do wielu oddziałów. Magazyn może nie mieć przypisania do oddziału, ale wówczas dokumenty handlowe i magazynowe powstające na takim magazynie będą trafiać do ewidencji dokumentów bez ustawionego oddziału. Prawa do tworzenia dokumentów w danym magazynie wynikają z praw do magazynu. Natomiast prawa do oddziału, do którego należy magazyn, są niezbędne przy zatwierdzaniu dokumentów trafiających do ewidencji dokumentów. Prawa do magazynów nie są w żaden sposób dziedziczone z praw do oddziałów (tzn. z posiadania bądź nie posiadania prawa do oddziału nie wynikają prawa do magazynów) czyli prawa do oddziałów i magazynów należy określić operatorowi niezależnie. Zdarza się, że w danym oddziale lub sklepie dostępna jest jedynie część asortymentu firmy (dany sklep ma w ofercie tylko jeden rodzaj asortymentu czy mówiąc inaczej jedną grupę towarów). Do ograniczania listy towarów dostępnych w danym magazynie służy pole Filtr towaru zostanie ono szczegółowo omówione w rozdziale Ograniczanie list słownikowych. 4.1 Widoczność danych z innych magazynów Przy definiowaniu praw do magazynów mamy możliwość ustawienia dla operatora 3 poziomów: Pełne prawo ta opcja jest dość oczywista. Operator może widzieć stany w magazynie i wystawiać dokumenty operujące na tym magazynie (oczywiście tylko te, do których ma prawo ustawione na definicji dokumentu). Tylko odczyt działanie tej opcji jest uzależnione od ustawienia na roli prawa Handel\Dokument handlowy\simple\widoczne dokumenty: o Jeżeli prawo Widoczne dokumenty ma status Pozwolenie wówczas operator ma na takim magazynie dostęp do informacji o stanach magazynowych oraz dostęp do 6

podglądu dokumentów operujących na tym magazynie (nie może dodawać ani modyfikować dokumentów). o Jeżeli prawo Widoczne dokumenty ma status Zakaz wówczas operator ma na takim magazynie dostęp do informacji o stanach magazynowych, ale nie widzi żadnych dokumentów dotyczących tego magazynu. Jest to ustawienie stosowane wówczas, gdy operator nie powinien widzieć dokumentów wystawionych w innych magazynach, ale chcemy, żeby mógł sprawdzić dostępność towaru (np. w innym sklepie). Zakaz dostępu ta opcja powoduje całkowity zakaz dostępu do danych w magazynie (dostęp do stanów magazynowych i do dokumentów). Istnieje jednakże wyjątek od tej reguły, dotyczący dokumentów MM. Jeżeli operator wystawia dokument MM pomiędzy Magazynem 1 (do którego musi posiadać prawo bo wydaje z niego towar) a Magazynem 2 (do którego nie powinien mieć dostępu bo jest to magazyn, za który odpowiedzialność ponosi inna osoba), wówczas na definicji dokumentu MMP należy zaznaczyć parametr Pozostałe\Pozwól na nieuprawniony magazyn. W takim wypadku operator będzie mógł wystawić MM z Magazynu 1 (do którego ma prawa) do Magazynu 2 (do którego nie ma praw) 7

przy czym dokument MMP w Magazynie 2 będzie miał status Bufor (musi go zatwierdzić inny operator taki, który posiada pełne prawa w Magazynie 2). 5 Ograniczanie list słownikowych 5.1 Asortyment towarów Bardzo częstą sytuacją w firmach wielooddziałowych jest sprzedaż w danym oddziale (lub po prostu w sklepie) ograniczonego asortymentu. Odwołując się do asortymentu sportowego jak w bazie demo enova firma zajmuje się handlem szeroko rozumianym sprzętem sportowym, ale jeden ze sklepów ma w ofercie wyłącznie odzież sportową. W takim przypadku pożądane jest, aby w danym oddziale czy sklepie widoczne były wyłącznie towary z określonej grupy (lub kilku wybranych grup) przede wszystkim po to, aby uniknąć pomyłek, ale również po to, aby ograniczyć pracownikom danego sklepu dostęp do informacji o asortymencie w innych oddziałach bądź sklepach. Oczywiście takie powiązanie asortymentu z jednostką organizacyjną w firmie ma sens nie tylko w przypadku firm wieloodziałowych. Przykładowo w firmie produkcyjnej pożądane będzie, żeby na magazynie surowców nie było dostępu do kartotek produktów gotowych i na odwrót na magazynie wyrobów gotowych nie wyświetlać kartotek surowców. W enova takie ograniczenie asortymentu jest realizowane poprzez filtr towaru na magazynie. Przypisanie asortymentu odbywa się więc nie do oddziału, ale do konkretnego magazynu. Jeżeli dany 8

oddział posiada kilka magazynów, na których powinien być dostępny ten sam asortyment, wszystkie magazyny w tym oddziale powinny mieć skonfigurowany odpowiednio filtr towarów. Aby zawęzić asortyment dostępny w danym magazynie, należy na formularzu tego magazynu wpisać odpowiednie wyrażenie w polu Filtr towaru. Najczęściej do filtrowania wykorzystuje się podział towarów na grupy (cechy grupujące). Przykładowo, mając cechę grupującą Asortyment o następującej strukturze wartości: Aby dla danego magazynu przypisać wyłącznie sprzęt narciarski (a więc towary z grupy Sprzęt narciarski i z wszystkich podgrup), należy w polu filtr towaru wprowadzić wyrażenie: [Features.Asortyment] Like '\Zimowy\Sprzęt narciarski\%' 9

Najprostszą metodą stworzenia poprawnego wyrażenia filtrującego, jest skorzystanie z mechanizmu do tworzenia filtrów w Organizatorze listy, a następnie skopiowanie utworzonego w ten sposób wyrażenia: 5.2 Lista kontrahentów Rzadko zdarza się, że w przypadku firm wielooddziałowych występuje przyporządkowanie kontrahenta (klienta) do danego oddziału. Jeżeli klient dokonał zakupu w jednym oddziale i zostały zapisane jego dane, to zwykle chcemy, aby ten sam klient kupując w innym oddziale czy sklepie nie musiał ponownie podawać swoich danych w celu założenia odrębnej kartoteki. Jeżeli jednak taka funkcjonalność jest potrzebna klientowi, należy na kartotekach kontrahentów wypełniać pole Oddział. W takim wypadku operator nie będzie miał dostępu do kartotek kontrahentów, którzy należą do oddziałów do których operator ma ustalony zakaz. Inaczej mówiąc operator będzie widział tych kontrahentów, którzy nie mają przypisanego żadnego oddziału, lub którzy są przypisania do oddziałów do których operator ma dostęp. Natomiast w przypadku firm prowadzących sprzedaż poprzez przedstawicieli handlowych, często występuje ścisłe przyporządkowanie klientów do handlowca. Jeżeli dodatkowo chcemy, aby poszczególni przedstawiciele handlowi nie mieli dostępu do informacji o klientach obsługiwanych przez innego handlowca, możemy do tego celu wykorzystać filtr kontrahentów na kartotece operatora (zakładka Filtrowanie). Zasada tworzenia filtra kontrahentów jest analogiczna, jak w przypadku filtra towarów na kartotece magazynu. Do przypisywania klientów do poszczególnych przedstawicieli handlowych można również wykorzystać mechanizm tzw. opiekunów. Na kartotece kontrahenta, w zakładce CRM/Opiekunowie można zdefiniować operatora, do którego dany kontrahent jest przypisany. Zakładka ta zawiera listę operatorów (opiekunów), ale należy pamiętać, że w danym czasie tylko jeden operator jest opiekunem głównym. Oprócz opiekuna głównego można zdefiniować również zastępcę a więc osobę, która np. podczas nieobecności głównego opiekuna będzie realizować zadania związane z tym klientem. Dodatkowo na zakładce zapisana jest historia zmian opiekuna. 10

Żeby mechanizm opiekunów zadziałał w pełni, należy dodatkowo ustalić prawa na roli w gałęzi CRM/Opiekun kontrahenta/simple. Prawa te ograniczają dostęp do danych kontrahentów, dla których aktualnie zalogowany operator nie jest opiekunem. Przykładowo włączenie praw jak na załączonym zrzucie ekranowym oznacza, że operator będzie widział kartoteki kontrahentów przypisanych do innych operatorów, ale nie będzie ich mógł modyfikować, oraz nie będzie miał dostępu do dokumentów tych kontrahentów. 6 Ustawienia operatora Prawa dostępu operatorów do poszczególnych obiektów w programie ( obiektów rozumianych jako oddział, magazyn, kasa, rachunek bankowy itp.) dostępne są z reguły od dwóch stron od strony 11

obiektu do którego ustalamy prawa (np. formatka magazynu, zakładka Prawa danych), oraz od strony formatki operatora. Prawa z punktu widzenia poszczególnych obiektów (szczególnie magazynu) zostały omówione w punktach poświęconych tym obiektom, natomiast w tym punkcie zajmiemy się krótkim podsumowaniem praw operatora, oraz innymi ustawieniami na formularzu operatora, na które należy zwrócić uwagę podczas konfigurowania pracy w firmie wielooddziałowej. Zakładka Ewidencja dokumentów zawiera domyślny oddział firmy dla ewidencji dokumentów. Z punktu widzenia wystawiania dokumentów handlowych czy magazynowych to ustawienie nie ma istotnego znaczenia w tym wypadku oddział, do którego trafia dokument w ewidencji wynika z powiązania magazynu z oddziałem. Zakładka Ewidencje ŚP zawiera domyślną kasę i domyślny rachunek bankowy dla operatora. W przypadku posiadania przez firmę wielu rachunków bankowych lub wielu kas (co jest oczywiste w firmie wielooddziałowej), w tym miejscu wskazujemy kasę w której operator będzie domyślnie tworzył dokumenty KP i KW, oraz rachunek bankowy do którego będą domyślnie trafiały operacje niegotówkowe. Domyślny rachunek bankowy ma również wpływ na drukowanie numeru rachunku na fakturach jeżeli więc w każdym oddziale powinien na fakturach pojawiać się inny numer rachunku do wpłat, należy pamiętać o tym ustawieniu. Oczywiście operator powinien posiadać prawa do kasy i rachunku, które są dla niego ustawione jako domyślne. Zakładka Filtrowanie pozwala na wprowadzenie filtra dla listy kontrahentów, omówionego w poprzednim punkcie. Zakładka Handel na tej zakładce ustawiamy m.in. domyślny magazyn, który będzie podpowiadany podczas przeglądania list dokumentów czy stanów magazynowych. Oczywiście operator powinien posiadać prawa do magazynu, który jest ustawiony jako domyślny. Okno Uprawnienia, na zakładce Prawa obiektowe zawiera listę wszystkich obiektów (oddziałów, magazynów, kas itp.) wraz z ustawieniem praw operatora do tych obiektów. Tak więc prawo operatora do magazynu może być ustawione zarówno z poziomu formatki magazynu na zakładce Prawa dostępu, jak i na okienku Uprawnienia na zakładce Prawa obiektowe. Z poziomu formatki magazynu możemy sprawdzić, którzy operatorzy mają prawa do danego magazynu, a z formatki Uprawnienia widać uprawnienia danego operatora do wszystkich obiektów w bazie danych. 7 Podsumowanie W artykule omówiono podstawowe aspekty dotyczące konfiguracji modułu enova Handel do pracy wielooddziałowej, związane z infrastrukturą oraz konfiguracją oddziałów, magazynów i praw dostępu. W kolejnym artykule zostaną omówione pozostałe elementy przede wszystkim wykorzystanie praw do cen, które jest nową funkcjonalnością w wersji enova 8.0. 12