Sprawozdanie merytoryczne z działalności finansowej Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej I transza (na okres I III 2011) W pierwszym kwartale 2011 roku zgodnie z preliminarzem wydatków na 2011 rok na działalność statutową Parlamentu Studentów RP została przekazana przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego część dotacji w kwocie 149 000 (sto czterdzieści dziewięć tysięcy złotych). l.p. Rodzaj działalności statutowej Zgodnie z preliminarzem koszty różnica I Działalność statutowa organów PSRP 87 000,00 80 170,15 6 829,85 1.1 Posiedzenia organów statutowych oraz komisji PSRP 15 000,00 18 830,05-3 830.05 1.1 a Zjazd PSRP 23 500,00 23 324,36 175,64 1.2 Konferencje statutowe krajowe 20 000,00 22 348,13-2 348,13 1.3 Delegacje krajowe 10 000,00 7467,33 2 532,67 1.4 Koszty związane z członkostwem w ESU 11 500,00 0,00 11500 1.5 Udział w konferencjach statutowych i wizytach zagranicznych 0,00 1 300,28-1 300,28 1.6 Wynagrodzenie dla Przewodniczącego 7 000,00 6 900,00 100,00 II Obsługa biura i obsługa techniczna 62 000,00 57 070,65 4 929,35 2.1 Materiały informacyjne i promocyjne 4 000,00 273,54 3726,46 2.2 2.2 a Koszty utrzymania biura (czynsz, media, meble, prace modernizacyjne) 15 000,00 16 871,31-1871,31 Sprzęt biurowy 0,00 0,00 0,00 2.3 Materiały biurowe i serwis 3 000,00 3 139,53-139,53 2.4 Usługi pocztowe i transportowe 1 000,00 361,45 638,55 2.5 Usługi telefoniczne i internetowe 7 000,00 7 364,90-364,90 2.6 Wynagrodzenia pracowników biura 28 000,00 28 881,54-881,54 2.7 Opłaty bankowe i księgowe 4 000,00 178,38 3821,62 149 000 137 240,08 11759,20
W liniach budżetowych pomiędzy planowanymi, a zrealizowanymi wydatkami są niewielkie różnice wynikające z tego, że wartości niektórych kosztów nie da się przewidzieć w sposób precyzyjny. Wyjaśnienia wymaga z czego wynikają niewykorzystane w I kwartale środki; wynikają one głównie z niezrealizowania kilku z planowanych na ten kwartał wydatków: opłata członkowska związana z przynależnością do Europejskiej Unii Studenckiej, koszty usług księgowych, oraz koszty związane z organizacją I i II Posiedzenia Rady Studentów, których uregulowanie konieczne będzie w następnym kwartale. Przesunięcie tych płatności na kolejny kwartał wynika ze zwłoki podmiotów na rzecz, których płatność będzie realizowana w oszacowaniu łącznej sumy należności i dostarczeniu dokumentu księgowego do Parlamentu Studentów RP. Sytuacja nie generuje dodatkowych kosztów w postaci odsetek. SZCZEGÓŁOWY OPIS WYDATKÓW 1. Delegacje związane z udziałem przedstawicieli władz statutowych w posiedzeniach organów statutowych oraz komisji PSRP 1) Posiedzenia Rady Studentów: a) XIX posiedzenie Rady Studentów w Warszawie, 17-18.12.2010 (1.3.22, 1.3.23, 1.3.24, 1.3.25, 1.3.49) b) I posiedzenie Rady Studentów w Gdańsku, 21-23.01.2011 (1.3.26, 1.3.27, 1.3.28, 1.3.29, 1.3.30, 1.3.31, 1.3.32, 1.3.33, 1.3.35, 1.3.36, 1.3.37, 1.3.38, 1.3.50) c) II posiedzenie Rady Studentów w Białymstoku 11-13.02.11 (1.3.16, 1.3.17, 1.3.19, 1.3.20, 1.3.21, 1.3.39, 1.3.47,, 1.3.54, 1.3.55) d) III posiedzenie Rady Studentów w Kościelisku 18-20.03.2011 (1.3.41, 1.3.42, 1.3.43, 1.3.44, 1.3.46, 1.3.56, 1.3.57) e) IV posiedzenie Rady Studentów we Wrocławiu, 8-10.04.2011 (1.3.58) 2) Udział w posiedzeniach i spotkaniach komisji stałych i branżowych PSRP a) Spotkania członków Komisji Promocji 20-22.09.10, 21-24.10.10 (1.3.7, 1.3.10)
b) Posiedzenie Komisji Uczelni Artystycznych 29.01.2011 (1.3.15) c) Spotkanie przedstawiciela Komisji Zagranicznej z delegacją unii studentów z Irackiego Kurdystanu 16.03.11 (1.3.51) d) Konferencja Forum Uczelni Technicznych w Szczecinie 28-30.01.11 (1.3.53) 3) Rekrutacje ekspertów studenckich Państwowej Komisji Akredytacyjnej a) Rekrutacja wiosenna w Warszawie, 25-27.03.2011 roku (1.3.34) 4) Delegacje związane z udziałem przedstawicieli PSRP w konferencjach krajowych i zagranicznych oraz innych spotkaniach a) Udział w Zjeździe Studenckich Przedstawicieli Grupy Wyszehradzkiej, Wrocław 8.10.04.2011 (1.3.48) b) Szkolenie dla studentów I roku w Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II, Kraków, 22.11.2011 (1.3.2) c) Posiedzenie KRUP, Otwarcie Narodowego Centrum Nauki, Kraków 4-5.03.2011 (1.3.3) d) Spotkanie z samorządami uczelni kieleckich, Kielce 4-7.02.2011 (1.3.4) e) Ogólnopolskie szkolenie dotyczące pomocy materialnej, Kraków, 14.01.2011 (1.3.5) f) Obchody XV-lecia PSRP w Warszawie 8-9.05.2010 (1.3.6) g) Konwent Przewodniczących w Warszawie 11-14.11.2010 (1.3.8) h) Spotkanie z samorządem AWSFiS w Gdańsku 10.03.2011 (1.3.9) i) Święto Uniwersytetu Muzycznego Fryderyka Chopina w Krakowie 22.02.2011 (1.3.14) 5) Delegacje związane z udziałem przedstawicieli PSRP w posiedzeniach komisji Sejmu i Senatu RP (1.3.1, 1.3.11, 1.3.12, 1.3.13).
2. Pozostałe koszty wymagające szczegółowego opisu związane z działalnością statutową organów PSRP 1.1.1, 1.1.2 Studenckie Forum Jakości, Ewaluacja Ekspertów PKA, Rada Studentów, Poznań 22-24.10.2010 W dniach 21-24 października 2010 w Poznaniu odbyło się II Studenckie Forum Jakości, konferencja współorganizowana przez Parlament Studentów RP, Państwową Komisję Akredytacyjną, Parlament Samorządu Studentów UAM oraz Fundację Universitatis Posnaniensis. Formuła SFJ, wzorowana na forach jakości organizowanych przez Państwową Komisję Akredytacyjną, a także na Europejskim Forum Jakości, zakłada wspólną dyskusję przedstawicieli zarówno studentów jak i władz uczelni wyższych. Pozwala to na poznanie opinii obu stron oraz przedyskutowanie możliwych rozwiązań w zakresie tych aspektów jakości kształcenia, które z perspektywy studentów są najważniejsze. Tematyka II edycji SFJ skupiła się wokół kompetencji miękkich, wewnętrznych systemów zapewniania jakości kształcenia oraz systemów motywacyjnych. W czasie konferencji odbyły się trzy panele tematyczne a także sesja warsztatowa dotyczące kwestii udziału studentów w opiniowaniu programów nauczania, problemów studentów niepełnosprawnych oraz zagadnieniu szkoleń dla studentów I roku z zakresu praw i obowiązków studenta. W konferencji brali udział przedstawiciele najważniejszych instytucji działających w sektorze szkolnictwa wyższego w Polsce, jak również Sekretariatu Bolońskiego. W dniach poprzedzających SFJ odbyła się również rekrutacja ekspertów studenckich Państwowej Komisji Akredytacyjnej, a w trakcie Forum ewaluacja już działających ekspertów. Koszty ujęte w pozycji 1.1.1 są związane z uczestnictwem w/w osób zarówno w tej ewaluacji (zakwaterowanie, wyżywienie) jak również pełne uczestnictwo w częściach merytorycznych konferencji, która po niej miała miejsce. Pozycja 1.1.2 zawiera natomiast koszty związane z udziałem w SFJ wszystkich członków władz statutowych (zakwaterowanie, wyżywienie oraz udział w części merytorycznej), równolegle z Forum odbywało się bowiem Posiedzenie Rady Studentów oraz komisji stałych PSRP. Koszty te wygenerowały dodatkowych odsetek z powodu opóźnienia w płatności, były przewidziane, ujęte w preliminarzu wydatków na 2011 rok i opisane w uzasadnieniu do preliminarza. 1.1.4, 1.1.7 Rekrutacja ekspertów studenckich PKA, Warszawa, 25-27.03.2011 W dniach 22-23 marca 2011 roku odbyła się wiosenna rekrutacja ekspertów studenckich Państwowej Komisji Akredytacyjnej. Przedstawiciele Parlamentu Studentów RP aktywnie uczestniczą w pracach zespołów wizytujących Państwowej Komisji akredytacyjnej, aby zapewnić
ciągłość funkcjonowania ekspertów studenckich w strukturach PKA konieczne jest regularne ewaluowanie, szkolenie oraz rekrutowanie nowych ekspertów. Rekrutacja taka odbywa się dwa razy w roku i pozwala na zapewnieniu niezbędnej do obsadzenia wszystkich wizytacji liczby ekspertów (około 40 osób). Koszty uwzględnione w pozycjach 1.1.4 oraz 1.1.7 obejmują zakwaterowanie oraz wyżywienie podczas szkoleń dla osób, które pomyślnie przeszły wszystkie etapy rekrutacji. 1.1.3 I posiedzenie Rady Studentów, Gdańsk, 22-23.01.2011 W pozycji ujęte są koszty związane z organizacją zajęć integracyjnych dla nowych członków władz statutowych w trakcie I posiedzenia Rady Studentów. 1.1.5 Spotkanie Komisji Zagranicznej, Warszawa, 5.01.2011 W pozycji ujęte są koszty wyżywienia dla członków Komisji Zagranicznej uczestniczących w spotkaniu roboczym dotyczącym przygotowywania projektów związanych z Prezydencją Polski w UE. 1.1.6 Spotkanie Komisji Socjalnej, Warszawa, 20.01.2011 Koszty związane z wyżywieniem podczas spotkania przedstawicieli Komisji Socjalnej PSRP z przedstawicielami organizacji pozarządowych zajmujących się pomocą materialną dla studentów (Akademia Rozwoju Filantropii w Polsce, Fundacja Dobra Sieć, Mojestypendium.pl). 1.1..a.1 Zjazd PSRP, Warszawa, 27-28.10.2010 Koszty obejmują opłatę za zakwaterowanie uczestników XIX Zjazdu PSRP, który odbył się w dniach 27-28 listopada 2010 roku w Warszawie. Konieczność uregulowania zaległości w br. wynika z tego, że Zjazd był organizowany w końcu 2010 roku, a środki zaplanowane w budżecie na 2010 rok na ten cel okazały się niewystarczające w związku z nieprzewidywalnie większą liczbą delegatów niż
początkowo zakładano. Szczegółowe wyjaśnienia zostały również opisane w sprawozdaniu finansowym za 2010 rok oraz uzasadnieniu do preliminarza wydatków na 2011 rok. 1.2.1, 1.3.53 Konferencje Forum Uczelni Technicznych, Wrocław, 3-5.11.2010, Szczecin 28-30.11.2010 Pozycja dotyczy kosztów udziału przedstawicieli władz statutowych PSRP w Konferencjach Forum Uczelni Technicznych, które w świetle statutu na mocy uchwały Rady Studentów jest komisją branżową PSRP. 1.2.2, 1.2.3, 2.1.1 Krajowa Konferencja Tematyczna, Warszawa, 18-20.03.2011 Krajowa Konferencja Tematyczna jest jednym z głównych projektów PSRP, w tym roku (18-20 marca w Kościelisku) odbyła się jej XVII edycja pod hasłem System stypendialny w Polsce, a droga do komplementarnego zaspokajania potrzeb studentów. W konferencji wzięli udział m.in. Prof. Zbigniew Marciniak Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Prof. Janusz Żmija Wiceprzewodniczący Konferencji Rektorów Akademickich Szkół Polskich, a także przedstawiciele organizacji pozarządowych i instytucji zajmujących się pomocą materialną dla studentów. W trakcie konferencji odbyły się dwa panele dyskusyjne, 18 warsztatów i szkoleń, Otwarte Posiedzenie Rady Studentów, ewaluacja ekspertów studenckich PKA, posiedzenia komisji stałych i branżowych PSRP. Łącznie w wydarzeniu wzięło udział ponad 450 osób, w tym 75 osób stanowili członkowie władz statutowych, przedstawiciele komisji branżowych, koordynatorzy i pełnomocnicy PSRP, goście i prelegenci. Ujęty w pozycji 1.2.2 koszt stanowi część opłaty związanej z zakwaterowaniem oraz wyżywieniem w/w osób w trakcie konferencji. Pozycja 2.1.1 dotyczy kosztu wydruku materiałów informacyjnych dla uczestników konferencji. 1.5.1, 1.5.2, 1.5.3, 1.5.5, 2.4.2, 1.3.51 Spotkania z przedstawicielami związków studenckich z zagranicy W preliminarzu wydatków na 2011 rok nie były przewidziane środki na cele inne niż związane z członkostwem w ESU, koszty wymienione w powyższych pozycjach wynikają jednak z nieprzewidzianych wizyt delegacji zagranicznych związków studenckich z innych krajów w Polsce (Ukrainy, Holandii oraz Kurdystanu Irackiego).
1.5.4 Zjazd Studenckich Przedstawicieli Grupy Wyszehradzkiej, Wrocław, 8-10.04.2011 W dniach 8-10 kwietnia 2011 roku we Wrocławiu odbył się Zjazd V4 i V4+ pod hasłem Kształcenie zorientowane na studenta w Europie Środkowej (T4 Student Centered Learning in Central Europe).Parlament Studentów RP był gospodarzem tego wydarzenia z racji przewodnictwa Polski w studenckim ruchu krajów grupy V4 i V4+. Koszt ujęty w pozycji 1.5.4 obejmuje zakup biletu lotniczego dla jednego z prelegentów, biorącego udział w Zjeździe. Jedyną możliwością sfinansowania kosztów podróży gościa było sfinansowanie przelotu ze środków Parlamentu Studentów RP. 2.1.2 Odpis KRS Koszt związany z opłatą za odpis KRS Fundacji Parlamentu Studentów RP niezbędny w celu przedłużenia umowy najmu lokalu będącego siedzibą Parlamentu Studentów RP. 2.2.2, 2.2.3 Koszty związane z wynajęciem biura Pozycja 2.2.2 obejmuje trzymiesięczny (XII-II) czynsz za wynajem lokalu na ul. Brackiej 18/16 oraz korektę czynszu za miesiąc listopad 2010 roku. Pozycja 2.2.3 stanowi koszt kaucji gwarancyjnej o charakterze zwrotnym, od której wpłaty zależało przedłużenie najmu lokalu. Szczegółowe wyjaśnienia dotyczące tej wpłaty zostały opisane w uzasadnieniu do preliminarza wydatków na 2011 rok. 2.5.1-2.5.6 Usługi telefoniczne i informatyczne Koszty związane z użytkowaniem telefonu stacjonarnego, łącza internetowego, internetów bezprzewodowych (3 sztuki) oraz telefonów komórkowych (5 sztuk). Telefony komórkowe oraz bezprzewodowy są do dyspozycji członków władz statutowych i pracowników biura. Należy zwrócić uwagę na to, że w styczniu dokonano renegocjacji wszystkich umów, z operatorem sieci komórkowej, co znacznie obniżyło koszty abonamentów telefonicznych.
2.6.1 Wynagrodzenia pracowników W sprawozdaniu wykazane są wynagrodzenia wszystkich osób, zatrudnionych w okresie, którego sprawozdanie obejmuje wraz z opłatami wynikającymi z ponoszonych kosztów przez pracodawcę. Dotyczy to zarówno stałych współpracowników PSRP jak również osób wykonujących określone czynności na podstawie umowy o dzieło. W okresie sprawozdawczym w biurze PSRP zatrudnione były trzy osoby, jedna w oparciu o umowę o pracę (Dyrektor Sekretariatu), pozostałe dwie wykonywały w tym okresie prace związane z realizacją zadań PSRP na podstawie umów o dzieło (Dyrektor Biura Prawnego, osoba zajmująca się obsługą skarg do rzecznika praw studentów). 2.2.1, 2.3.1-2.3.6, 2.4.1-2.4.4, 2.7.1 Inne koszty związane z funkcjonowaniem biura Powyższe pozycje dotyczą innych kosztów związanych z codzienną praca biura oraz obsługa Parlamentu Studentów RP, kolejno: dostawa energii elektrycznej, materiały biurowe, serwis kserokopiarki, koszty zakupu środków czystości, usługi pocztowe i bankowe). 3. Wyjaśnienia dodatkowe: Zawarta w niektórych pozycjach rozpiętość dni w datach delegacji w stosunku do daty samego posiedzenia wskazanej w pozycji A niniejszego sprawozdania wynika z przyjazdu osoby delegowanej na dzień, dwa przed posiedzeniem, na jakie został delegowany lub powrotu dzień, dwa po nim i zgodnie z treścią biletów wpisaniu w druk delegacji właśnie dat tych przejazdów. Należy podkreślić, że takie sytuacje nie generują dodatkowych kosztów i najczęściej wynikają z wielogodzinnych podróży do i z miejsc posiedzeń organów statutowych. Ponadto w pewnych okolicznościach obecność członka władz PSRP bywa nieodzowna a wręcz konieczna (np. oficjalne spotkania).