Zarządzenie Nr R-15/2016 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 4 kwietnia 2016 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr R-15/2016 w sprawie trybu i warunków organizacji, rozliczania oraz zasad uczestnictwa w konferencjach, sympozjach i seminariach Na podstawie 39 ust. 1 Statutu Politechniki Lubelskiej z a r z ą d z a m, co następuje: Konferencje naukowe, sympozja, seminaria, zwane w dalszej części Zarządzenia konferencjami, są organizowane w Politechnice Lubelskiej przez poszczególne jednostki Uczelni samodzielnie, wspólnie z innymi jednostkami lub z udziałem podmiotów spoza Uczelni. 2. Kierownik jednostki organizującej konferencję, po uzyskaniu zgody prorektora ds. nauki na jej organizację, powołuje komitet organizacyjny. Może być również powołany komitet naukowy oraz patronat honorowy. 3. Do zadań komitetu organizacyjnego konferencji należy merytoryczne, finansowe i organizacyjne przygotowanie konferencji, a w szczególności: 1) w terminie co najmniej 3 miesięcy przed datą rozpoczęcia konferencji, złożenie do Kwestury wniosku o otwarcie subkonta i preliminarza (kosztorysu) konferencji zatwierdzonego przez kierownika jednostki inicjującej konferencję; 2) przygotowanie materiałów konferencyjnych, programów, zaproszeń, druków itp.; 3) wyznaczenie terminu dokonania wpłat z tytułu uczestnictwa w konferencji co najmniej 1,5 miesiąca przed planowanym terminem konferencji; 4) rozliczenie finansowe konferencji w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia konferencji; 5) gromadzenie i przechowywanie zamówionych dzieł; 6) dokumentowanie wszystkich wydatków zaplanowanych w budżecie konferencji;

2 7) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji konferencji zgodnie z obowiązującą w Uczelni instrukcją archiwalną. 4. Kierownik jednostki organizującej konferencję składa prorektorowi ds. nauki informację o organizowanej konferencji najpóźniej 30 dni przed jej rozpoczęciem. Informacja winna zawierać następujące dokumenty: 1) informację o organizowanej konferencji według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia; 2) preliminarz budżetowy organizowanej konferencji według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia; 3) program konferencji lub link do strony, gdzie program został zamieszczony. 5. Środki na sfinansowanie konferencji winny być zabezpieczone przez organizatorów. Mogą je stanowić: 1) wpłaty uczestników konferencji; 2) środki współorganizatorów; 3) dotacja MNiSW; 4) środki programów międzynarodowych; 5) środki od sponsorów; 6) środki własne jednostki lub jednostek organizacyjnych do wysokości 30% ogółu kosztów (większy udział wymaga zgody rektora); 7) inne środki. 6. Planowane w preliminarzu konferencji wpływy powinny pokryć koszty jej organizacji. Dodatni wynik finansowy na subkoncie (nadwyżka) stanowi fundusz jednostki organizacyjnej. W przypadku konferencji cyklicznych nadwyżka może pozostać na jej subkoncie. 7. W przypadku kiedy jednostka organizująca konferencję korzysta z dofinansowania w formie darowizny finansowej lub dotacji, do preliminarza należy dołączyć dokumenty potwierdzające przyznane środki. Zabronione jest finansowanie kosztów pobytu zewnętrznych uczestników (wyżywienie, zakwaterowanie, koszty podróży) ze środków finansowych pochodzących z działalności statutowej. 8. Jednostka organizująca konferencję zobowiązana jest do wystawienia faktury VAT w terminie 7 dni od daty wpływu opłaty konferencyjnej na konto Uczelni. Kopię faktury należy niezwłocznie dostarczyć do Kwestury Uczelni celem ujęcia w comiesięcznych deklaracjach VAT, które są przekazywane do Urzędu Skarbowego.

3 9. Opłaty za uczestnictwo w konferencji winny być uiszczane przelewem bankowym na rachunek bankowy Politechniki Lubelskiej z dopiskiem: Tytuł/Hasło konferencji, imię i nazwisko uczestnika. 10. Jednostki organizujące konferencje obowiązane są stosować procedury wymagane ustawą Prawo zamówień publicznych oraz przestrzegać wewnętrznych aktów obowiązujących w Uczelni. 11. Jednostka organizująca konferencję winna, w terminie do 30 dni po zakończeniu konferencji, złożyć prorektorowi ds. nauki sprawozdanie merytoryczne i finansowe z organizowanej konferencji (wzory formularzy stanowią Załączniki 3 i 4 do niniejszego Zarządzenia) Warunkiem ubiegania się pracownika Politechniki Lubelskiej o dokonanie opłaty za uczestnictwo w konferencjach jest potwierdzenie przyjęcia referatu, posteru bądź uczestnictwo w komitecie naukowym lub organizacyjnym. 2. Jeden referat upoważnia do uczestnictwa tylko jednej osoby. 3. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się uczestnictwo dwóch osób (np. asystent i opiekun naukowy). Wymagana jest wówczas zgoda dziekana, prodziekana lub rektora, prorektora ds. nauki. 4. W przypadku gdy organizatorem konferencji jest instytut/katedra, możliwy jest udział w konferencji osób zatrudnionych w tej jednostce bez zgłoszonego referatu. 5. Finansowanie uczestnictwa pracowników Politechniki Lubelskiej w konferencjach winno być realizowane z: 1) działalności statutowej; 2) narzutów; 3) projektów zgodnie z budżetem projektu; 4) kosztów wydziałowych; 5) prac zleconych przez podmioty gospodarcze lub osoby fizyczne. 3. Nadzór i odpowiedzialność za zgodne z niniejszym Zarządzeniem i obowiązującymi przepisami prawa organizowanie, finansowanie i rozliczanie konferencji naukowych powierzam kierownikom jednostek organizujących konferencje.

4 4. Traci moc Zarządzenie Nr R-24/2011 z dnia 18 kwietnia 2011 r. w sprawie trybu i warunków organizacji, rozliczania oraz zasad uczestnictwa w krajowych konferencjach, sympozjach i seminariach. 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

5 INFORMACJA o organizowanej konferencji/seminarium/sympozjum Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr R-15/ Tytuł (temat) konferencji/seminarium/sympozjum: 2. Planowany termin (czas trwania) i miejsce: 3. Jednostka organizacyjna (główny organizator): współorganizatorzy: 4. Przewodniczący Komitetu organizacyjnego: 5. Komitet naukowy: Cel konferencji/seminarium/sympozjum: 7. Rodzaj konferencji/seminarium/sympozjum (krajowy, ogólnopolski, uczelniany, międzynarodowy): 8. Charakter konferencji/seminarium/sympozjum: cykliczny/jednorazowy: 9. Przewidywana liczba uczestników ogółem:..., w tym zagranicznych: Przewidywana liczba referatów krajowych:.../zagranicznych:... * - niepotrzebne skreślić... kierownik jednostki organizacyjnej

6 PRELIMINARZ BUDŻETOWY organizowanej konferencji/seminarium/sympozjum 1. Planowane źródła finansowania: 1) wpłaty uczestników 2) środki współorganizatorów 3) dotacja MNiSW 4) środki z programów międzynarodowych 5) środki od sponsorów 6) środki własne 7) inne środki Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr R-15/2016 Razem: 2. Zestawienie planowanych kosztów konferencji/seminarium/sympozjum: 1) zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 2) druk materiałów konferencyjnych 3) koszty organizacyjne (np. wynajęcie sali, sekretariat, druk i wysyłka komunikatów) 4) transport, obsługa, wynajem urządzeń, aparatury 5) honoraria (recenzje, tłumaczenia tekstów, wykonanie streszczeń itp.) 6) inne udokumentowane koszty... Razem: zł 3. Nadwyżka/niedobór * zł... kierownik jednostki organizacyjnej * - niepotrzebne skreślić

7 Załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr R-15/2016 SPRAWOZDANIE MERYTORYCZNE z organizowanej konferencji/seminarium/sympozjum 1. Tytuł (temat) konferencji/seminarium/sympozjum: Miejsce i czas trwania konferencji/seminarium/sympozjum: 3. Jednostka organizacyjna (główny organizator): współorganizatorzy: 4. Komitet organizacyjny: Dane do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on 5. Liczba uczestników:..., w tym zagranicznych: Liczba uczestników prezentujących referaty: Liczba uczestników prezentujących referaty, reprezentujących zagraniczne ośrodki naukowe: Procentowy udział referatów wygłoszonych przez osoby z zagranicznych ośrodków naukowych: Liczba jednostek naukowych, których przedstawiciele brali udział w konferencji/ seminarium/sympozjum:

8 10. Główne ustalenia, wnioski: przewodniczący Komitetu organizacyjnego kierownik jednostki organizacyjnej Załączniki: 1. Program konferencji/seminarium/sympozjum 2. Materiały konferencyjne, 1 egz.

9 Załącznik nr 4 do Zarządzenia Nr R-15/2016 SPRAWOZDANIE FINANSOWE z organizowanej konferencji/seminarium/sympozjum 1. Źródła finansowania: 1) wpłaty uczestników 2) środki współorganizatorów 3) dotacja MNiSW 4) środki z programów międzynarodowych 5) środki od sponsorów 6) środki własne 7) inne środki Razem: 2. Poniesione koszty: 1) zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 2) druk materiałów konferencyjnych 3) koszty organizacyjne (np. wynajęcie sali, sekretariat, druk i wysyłka komunikatów) 4) transport, obsługa, wynajem urządzeń, aparatury 5) honoraria (recenzje, tłumaczenia tekstów, wykonanie streszczeń itp.) 6) inne udokumentowane koszty Razem: 3. Nadwyżka/niedobór *.... pracownik Kwestury kierownik jednostki organizacyjnej * - niepotrzebne skreślić