Kursy Intensywne Erasmusa IP 2011 Warszawa, 13.04.2012 r. Aneta Pomorska aneta.pomorska@frse.org.pl Wszystkie dokumenty, które stanowiły koszt realizowanego projektu muszą być właściwie opisane: Wydatek w wysokości został sfinansowany z Programu LLP Erasmus działanie kursy intensywne na realizację umowy nr kategoria budżetowa opis 1
Umowy partnerskie Umowy partnerskie: Wskazują obowiązki stron uczestniczących w kursie intensywnym, dokumenty jakie będą stanowiły podstawę do wzajemnych rozliczeń. Proszę zwrócić uwagę by zawierane umowy były zgodne z przepisami polskiego prawa oraz przyjętą w państwa instytucji polityką rachunkowości. 2
Przesunięcia w budżecie Przesunięcia w budżecie: W drodze wyjątku Beneficjent może dokonać przesunięcia środków pomiędzy pozycjami budżetu utrzymanie i podróż, pod warunkiem, że to przesunięcie środków nie wpływa na realizację działania i że przesunięcie funduszy pomiędzy pozycjami budżetu nie przekracza 10% kwoty najniższej z dwóch ww. kategorii budżetowych. Beneficjent powinien pisemnie poinformować NA o planowanym przesunięciu środków. 3
Przesunięcia w budżecie: Beneficjent powinien zatem powiadomić NA o przesunięciu środków przed planowanym przesunięciem, by uzyskać akceptację NA a nie na etapie składania raportu końcowego. Wydatki poniesione w walucie euro 4
Wydatki poniesione w EUR nie podlegają przewalutowaniu niezależnie od waluty rachunku wskazanego w art. V umowy finansowej. Polityka kursowa 5
Polityka kursowa W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek prowadzony w walucie EUR do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować miesięcznego kursu obrachunkowego wymiany ustalonego przez KE z miesiąca dokonania przelewu płatności zaliczkowej na rzecz beneficjenta i dostępnego na stronie internetowej: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=en. Polityka kursowa Proszę zwrócić uwagę w przypadku, gdy dokonywanych jest kilka płatności zaliczkowych, kursów po których będziemy dokonywać przeliczenia będzie również kilka. 6
W przypadku, gdy rachunek bankowy jest prowadzony w PLN, przeliczenia wydatków poniesionych w PLN na EUR będą dokonywane wg rzeczywistego kursu banku NA z dnia dokonania płatności zaliczkowej na rzecz beneficjenta. Polityka kursowa W przypadku, gdy rachunek bankowy jest prowadzony w PLN, przeliczenia wydatków poniesionych w innej walucie niż PLN i EUR będą dokonywane wg miesięcznego kursu obrachunkowego wymiany ustalonego przez KE z miesiąca dokonania przelewu płatności zaliczkowej na rzecz beneficjenta i dostępnego na stronie internetowej: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=en. 7
Różnice kursowe powstałe na operacjach nie są kosztem kwalifikowanym. Konto wskazane w umowie 8
Dokumenty podróży Dokumenty podróży Beneficjent musi posiadać dokumentację potwierdzającą wybór rozwiązania najkorzystniejszego cenowo np. informacje ze stron zawierające cenę. 9
Proszę o zwrócenie uwagi na konieczność udokumentowania, iż dany koszt jest związany z realizacją projektu w sposób bezpośredni i zgodny z planem prac. To na beneficjencie podpisującym umowę ciąży obowiązek właściwego udokumentowania wszystkich kosztów, również kosztów poniesionych przez partnerów. 10
Uzgadnianie wydatków Proszę zwrócić uwagę by kwoty widniejące w raporcie końcowym i zaksięgowane na koncie projektu jako finansowane z Programu LLP Erasmus były sobie równe. 11
Dziękuję za uwagę Aneta Pomorska aneta.pomorska@frse.org.pl 12