Zarządzanie finansami w projektach

Transkrypt

1

2 Zarządzanie finansami w projektach Zagraniczna Mobilność Studentów Niepełnosprawnych oraz Znajdujących Się w Trudnej Sytuacji Materialnej. Edycja 2 finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) 27 czerwca 2016 r.

3 SPIS TREŚCI 1. Kategorie budżetowe w projekcie 2. Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu 3. Kwalifikowalność kosztów koszty nieuprawnione 4. Polityka kursowa 5. Typy podstawowych kontroli projektów 6. Dokumentacja projektu

4 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE dzielimy na:

5 Koszty ryczałtowe Wsparcie indywidualne dla Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami - Wyjazdy na studia do krajów programu Wsparcie indywidualne dla Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami - Wyjazdy na praktykę do krajów programu Wsparcie indywidualne dla Uczestników Projektu Znajdujących się w Trudnej Sytuacji Materialnej - Wyjazdy na studia do krajów programu Wsparcie indywidualne dla Uczestników Projektu Znajdujących się w Trudnej Sytuacji Materialnej - Wyjazdy na praktykę do krajów programu

6 Koszty rzeczywiste Wsparcie uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami

7 Koszty ryczałtowe WSPARCIE INDYWIDUALNE Koszty bezpośrednio związane z utrzymaniem studentów. Daty rozpoczęcia i zakończenia mobilności: - jako datę rozpoczęcia uznaje się pierwszy dzień, w którym student musi być obecny w organizacji przyjmującej (pierwszy dzień zajęć / pierwszy dzień pracy, pierwszy dzień powitania lub kursów językowych lub międzykulturowych). - jako datę zakończenia uznaje się ostatni dzień, w którym student musi być obecny w organizacji przyjmującej (ostatni dzień sesji egzaminacyjnej / zajęć / pracy / obowiązkowego okresu pobytu). power.frse.org.pl/edukacja-szkolna

8 Koszty ryczałtowe WSPARCIE INDYWIDUALNE Do naliczenia liczby miesięcy i dni pobytu stosuje się kalkulator MT+ W przypadku niepełnego miesiąca, dofinansowanie będzie obliczone za pomocą iloczynu liczby dni niepełnego miesiąca i 1/30 (jednej trzydziestej) stawki kosztu jednostkowego, określonego dla pełnego miesiąca UWAGA!! Zaleca się by Beneficjent przy wyliczaniu kwoty stypendiów stosował zaokrąglenia zgodne z kalkulatorem MT+, a więc wyliczał stypendium dla uczestnika z zaokrągleniem do pełnych złotych. power.frse.org.pl/edukacja-szkolna

9 Koszty ryczałtowe WSPARCIE INDYWIDUALNE Wyjazdy studentów z prawem do dodatku socjalnego na studia i praktykę Kraje należące do danej grupy Miesięczna stawka stypendium w PLN Grupa 1 Austria, Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania, Włochy Grupa 2 Belgia, Chorwacja, Cypr, Czechy, Grecja, Hiszpania, Holandia, Islandia, Luksemburg, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Turcja Grupa 3 Bułgaria, Estonia, FYROM (była republika Jugosławii Macedonia), Litwa, Łotwa, Malta, Rumunia, Słowacja, Węgry PLN PLN PLN Powyższe stawki zawierają już dodatek w wysokości 847 PLN.

10 Koszty ryczałtowe WSPARCIE INDYWIDUALNE Wyjazdy studentów niepełnosprawnych na studia i praktykę Kraje należące do danej grupy Miesięczna stawka stypendium w PLN studia Miesięczna stawka stypendium w PLN praktyka Grupa 1 Austria, Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania, Włochy Grupa 2 Belgia, Chorwacja, Cypr, Czechy, Grecja, Hiszpania, Holandia, Islandia, Luksemburg, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Turcja Grupa 3 Bułgaria, Estonia, FYROM (była republika Jugosławii Macedonia), Litwa, Łotwa, Malta, Rumunia, Słowacja, Węgry PLN PLN PLN PLN PLN PLN

11 Koszty rzeczywiste Wsparcie Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami Dodatkowe dofinansowanie wynikające z potrzeb osoby niepełnosprawnej. Niepokryte udziałem ryczałtowym. Poniesione koszty muszą być zgodne z zatwierdzonym przez FRSE wnioskiem Dofinansowanie będzie dotyczyło refundacji kosztów obejmujących 100% kwalifikowanych kosztów rzeczywistych. Są rozliczane na podstawie dowodów finansowych.

12 Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu 100% wszystkie kategorie ryczałtowe wszystkie kategorie ryczałtowe 100%

13 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty kwalifikowane muszą być rzeczywiście poniesione w okresie trwania projektu, zgodnie z terminem podanym w Umowie finansowej, muszą być racjonalne, ekonomiczne oraz niezbędne dla realizacji Projektu lub muszą być przez niego wytworzone, muszą poddawać się identyfikacji i weryfikacji, w szczególności muszą być poparte odpowiednią ewidencją, tj. zapisem w systemie księgowym i dokumentacją źródłową, wyszczególnioną w Umowie finansowej, poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne, w zakresie którym będzie ich dotyczył.

14 Koszty nieuprawnione Dodatkowo, do wszelkich innych kosztów, które nie spełniają warunków ustalonych dla kategorii kosztów ryczałtowych i rzeczywistych, następujące koszty będą uznane za niekwalifikowalne: zwrot z kapitału i dywidendy wypłacane przez beneficjenta; zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia; rezerwy na pokrycie strat lub spłatę zadłużenia; należne odsetki; należności wątpliwe; straty wynikające z różnic kursowych; koszty przelewów z rachunków KE naliczane przez bank beneficjenta;

15 Koszty nieuprawnione koszty zadeklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania, na realizację którego otrzymano dotację finansowaną z budżetu UE. Dotacje takie obejmują dotacje przyznawane przez państwo członkowskie i finansowane z budżetu UE oraz dotacje przyznawane przez organy inne niż KE do celów wykonania budżetu UE. wkłady niepieniężne od osób trzecich; nadmierne lub nieuzasadnione wydatki; podlegający odliczeniu podatek VAT.

16 Polityka kursowa Budżet projektu w umowie finansowej został określony w PLN z zastosowaniem kursu 1 Euro = 4,2356 PLN Wszystkie płatności FRSE na rzecz Beneficjenta będą dokonane w walucie PLN. Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane w walucie PLN.

17 Polityka kursowa 2016 Do przeliczenia na walutę PLN kosztów rzeczywistych poniesionych w innych walutach należy stosować: w przypadku wydatków w EUR kurs 1 Euro = 4,2356 PLN w przypadku walut innych niż PLN i Euro miesięczny kurs wymiany Komisji Europejskiej, dostępny na stronie internetowej: cfm na dzień podpisania Umowy przez ostatnią z dwóch jej stron.

18 Typy podstawowych kontroli Analiza raportu końcowego Kontrola dokumentów zza biurka, po zakończeniu realizacji działania w siedzibie FRSE Kontrola systemowa Kontrola specjalna

19 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty ryczałtowe UWAGA Zgodnie z warunkami ogólnymi, Beneficjent zgadza się na kontrolę ewidencji księgowej swojej organizacji, w celu dokonywania okresowej oceny poziomu udziału ryczałtowego w dofinansowaniu, z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych. Kontrole te nie będą skutkować zmianą ostatecznej kwoty dofinansowania w ramach niniejszej Umowy, ale uzyskane ustalenia w efekcie ich przeprowadzenia mogą zostać użyte przez FRSE i KE w kontekście możliwych przyszłych rozwiązań decyzyjnych dotyczących poziomu udziału ryczałtowego w dofinansowaniu projektów, z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych. power.frse.org.pl/edukacja-szkolna

20 DOKUMENTACJA PROJEKTU podlegająca analizie Wsparcie indywidualne Potwierdzenie uczestnictwa w działaniu za granicą: Wykaz zaliczeń (dotyczy wyjazdu na studia) Zaświadczenie o odbyciu praktyki (dotyczy wyjazdu na praktykę) Długość trwania pobytu nie zawiera dat podróży

21 Imię i nazwisko uczestnika Podpis organizacji przyjmującej Zaświadczenie o długości trwania pobytu Cel działania Data rozpoczęcia i zakończenia działania

22 DOKUMENTACJA PROJEKTU podlegająca w analizie Rzeczywiste koszty Wsparcia Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami Faktury/rachunki dokumentujące poniesione koszty rzeczywiste, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty wystawienia.

23 DOKUMENTACJA PROJEKTU podlegająca w analizie Podróż niepełnosprawnego uczestnika mobilności lub osoby towarzyszącej: imienny bilet z ceną i datą przejazdu; jeżeli na bilecie imiennym nie ma ceny bilet i faktura; jeżeli bilet nie jest imienny (np. w przypadku przejazdu koleją i autobusem) bilet razem z oświadczeniem, że podróż miała związek z daną mobilnością; w przypadku podróży samochodem zgodnie z wymogami obowiązującymi na uczelni; jeżeli uczestnik i osoba towarzysząca podróżują razem zwrot kosztów podróży przysługuje jednej osobie

24 DOKUMENTACJA PROJEKTU podlegająca w analizie Pobyt osoby towarzyszącej Pobyt krótkotrwały (do 60 dni): zakwaterowanie rachunek/faktura; inne koszty utrzymania związane z pobytem - rachunek/faktura, paragony potwierdzające poniesienie wydatków do wysokości liczby dni i kwoty określonej jako dieta przy wyjeździe do danego kraju w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługującej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013, poz.167). Pobyt długotrwały (60 dni i więcej): zakwaterowanie i inne koszty związane z pobytem - rachunek/faktura, paragony potwierdzające poniesienie wydatków do wysokości miesięcznego wsparcia indywidualnego przysługującego stypendyście niepełnosprawnemu. * Pobyt osoby towarzyszącej wyklucza możliwość zatrudnienia profesjonalnego opiekuna miejscowego

25 DOKUMENTACJA PROJEKTU podlegająca w analizie Rachunek lub faktura: Profesjonalny opiekun miejscowy Specjalne materiały dydaktyczne jeśli nie są zapewnione przez uczelnię przyjmującą Specjalna opieka medyczna dla uczestnika mobilności, w tym rehabilitacja, zakup leków Specjalne ubezpieczenie dla uczestnika mobilności

26 DOKUMENTACJA PROJEKTU podlegająca w analizie Uczelnia wysyłająca, zgodnie z zasadami rachunkowości, powinna określić, czy faktura lub rachunek powinien być wystawiony na uczelnię, czy na uczestnika mobilności.

27 Warunki przyznania dofinansowania: Warunkiem uczestnictwa w projekcie jest posiadanie oświadczenia o niepełnosprawności lub stypendium socjalnego w momencie ubiegania się o dofinansowanie Decyzja o wypłacie wsparcia indywidualnego w związku z przedłużonym czasem mobilności = wypłata dodatku socjalnego Decyzja o braku wypłaty wsparcia indywidualnego w związku z przedłużonym czasem mobilności (tzw. dofinansowanie zerowe) = brak wypłaty dodatku socjalnego Uczelnia ma obowiązek zagwarantować równe traktowanie wszystkim studentom

28 Wytyczne FRSE, odnoszące się do specyfiki dofinansowania projektów PO WER HE nie zwalniają Beneficjenta z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych. Beneficjent będzie przechowywał wszystkie oryginalne dokumenty przez okres pięciu lat, licząc od dnia dokonania przez Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji płatności końcowej lub zwrotu przez Beneficjenta kwoty należnej FRSE, jeśli przepisy prawa krajowego nie wymagają dłuższego okresu przechowywania.

29 KONTAKT Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, Warszawa Zespół Rozliczeń Finansowych Projektów Mobilnościowych: Koordynator: Justyna Krześniak - tel Specjaliści: Małgorzata Lipska - tel Adam Wierzchowski tel

30 Dziękujemy za uwagę!