Toruń, 17 stycznia 2013 roku Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu ul. Młodzieżowa 31a 87-100 Toruń Zapytanie ofertowe nr 1/GRA/238/2013 na usługę: Tłumaczenia pisemne i ustne w ramach projektu PI-PWP Gra w studia podyplomowe (POKL.04.01.01-00-238/11) I. Zamawiający Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu z siedzibą przy ul. Młodzieżowej 31a, 87-100 Toruń, wpisana do Rejestru Uczelni Niepublicznych i Związków Uczelni Niepublicznych prowadzonego przez Ministra ds. Szkolnictwa Wyższego zgodnie z art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 27 lipca 2005r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164 poz. 1365 z późn. zm.) pod poz. "148", reprezentowana przez Annę Kocikowską - Kanclerz Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu. II. Postanowienia ogólne 1. Wynagrodzenie za usługę będzie współfinansowane przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Postępowanie o udzielenie zamówienia może zostać unieważnione bez podania przyczyny na każdym etapie postępowania bez możliwości żądania odszkodowania przez Wykonawcę. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. 5. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 6. Wykonawca związany jest ofertą przez okres 30 dni kalendarzowych. 7. Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: 79530000-8 Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych 79540000-1 Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych III. Opis przedmiotu zapytania ofertowego 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie tłumaczeń pisemnych zwykłych i ustnych konsekutywnych na potrzeby projektu pn. PI-PWP Gra w studia podyplomowe, realizowanego w ramach Priorytetu IV. Szkolnictwo wyższe i nauka, Działania 4.1. Wzmocnienie i rozwój potencjału dydaktycznego uczelni oraz zwiększenie liczby absolwentów kierunków o kluczowym znaczeniu dla gospodarki opartej na wiedzy, Poddziałanie 4.1.1. Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. Zakres planowanych tłumaczeń obejmuje tłumaczenie korespondencji oficjalnej i mailowej pomiędzy Zamawiającym a Partnerem Ponadnarodowym, instrukcji technicznych, materiałów informacyjnych, obsługę tłumaczeniową spotkań, wideokonferencji i konferencji upowszechniającej produkt finalny w następujących językach:
A. Tłumaczenia pisemne: a) z języka polskiego na język angielski b) z języka angielskiego na język polski B. Tłumaczenia ustne konsekutywne: a) z języka polskiego na język angielski b) z języka angielskiego na język polski 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: a) Tłumaczenia będą wykonywane sukcesywnie w miarę potrzeb Zamawiającego przez cały okres trwania projektu, tj. do dnia 31 grudnia 2015 roku. b) Teksty podlegające tłumaczeniu zawierają terminologię specjalistyczną z uwzględnieniem języka specjalistycznego-technicznego. 4. Szczegółowe wymagania dotyczące tłumaczeń pisemnych: a) usługa obejmuje przetłumaczenie i dostarczenie do siedziby Zamawiającego tekstu otrzymanego od Zamawiającego; b) podstawową jednostką obliczeniową dla tłumaczeń pisemnych jest strona obliczeniowa licząca 1800 znaków ze spacjami w przetłumaczonym tekście (licznik znaków programu Microsoft Word ze spacjami uzasadnionymi budową zdania). Tłumaczenie będzie rozliczane z dokładnością do ½ strony zakładając, że strona zawierająca 900 znaków lub mniej liczy się jako pół strony, natomiast w przypadku, gdy strona zawiera więcej niż 900 znaków do 1800 włącznie, to uznaje się jako jedną całą stronę. c) termin wykonania przedmiotu zamówienia dla tłumaczeń pisemnych określa się na: - 48 godzin od godziny przekazania tekstu do tłumaczenia dla tłumaczeń do 8 stron tekstu (dotyczy dni roboczych), - 5 dni roboczych od dnia przekazania tekstu do tłumaczenia dla tłumaczeń do 25 stron, - 10 dni roboczych od dnia przekazania tekstu do tłumaczenia dla tłumaczeń powyżej 50 stron; d) Wykonawca odbierze materiały do tłumaczenia pisemnego przekazane drogą mailową lub w wersji papierowej bądź na nośniku elektronicznym oraz dostarczy gotowe tłumaczenie drogą mailową i w formie papierowej (lub na nośniku elektronicznym) do siedziby Zamawiającego; e) Wykonawca jest zobowiązany zachować układ dokumentu oryginalnego. Jeżeli będzie to niemożliwe - zobowiązany jest poinformować Zamawiającego o tym fakcie; f) Wykonawca zobowiązany jest założyć, że wszystkie teksty przetłumaczone przez niego będą udostępnione przez Zamawiającego na zewnątrz poprzez zawarcie ich w publikacjach zarówno tradycyjnych (foldery, ulotki, artykuły prasowe itp.) jak i internetowych oraz w produkcie finalnym. 5. Szczegółowe wymagania dotyczące tłumaczeń ustnych konsekutywnych: a) tłumaczenia konsekutywne będą realizowane w związku z organizowanymi przez Zamawiającego spotkaniami zespołu projektowego, wideokonferencjami oraz konferencją upowszechniającą produkt finalny;
b) Zamawiający przewiduje organizowanie jednej wideokonferencji miesięcznie przez cały okres realizacji zamówienia; c) Zamawiający przewiduje zorganizowanie dwóch spotkań z przedstawicielami Partnera zagranicznego (jedno trzydniowe - marzec 2013 i jedno jednodniowe - październik 2014 ), w trakcie których przewiduje się szacunkowo do 6 godzin tłumaczeń konsekutywnych dziennie; d) Zamawiający przewiduje zorganizowanie 1 konferencji upowszechniającej produkt finalny w okresie realizacji zamówienia (lipiec-wrzesień 2015), w trakcie której przewiduje się szacunkowo do 6 godzin tłumaczeń konsekutywnych; e) Zamawiający zobowiązany jest informować Wykonawcę o konieczności realizacji usługi tłumaczeń konsekutywnych, podając miejsce realizacji usługi nie później niż na 5 dni roboczych przed terminem realizacji usługi; f) usługa będzie realizowana na terenie Torunia; g) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić tłumacza konsekutywnego spełniającego wymagania Zamawiającego dla tłumaczeń ustnych określone w Rozdz. V ust. 2 pkt. c. h) Tłumacz ma obowiązek stawić się na wyznaczone miejsce dokonywania tłumaczenia na 15 minut przed planowanym rozpoczęciem spotkania. Koszty ewentualnego dojazdu na miejsce tłumaczenia leżą po stronie Wykonawcy. i) W przypadku przedłużania się spotkania Wykonawca jest zobowiązany realizować przedmiot zamówienia do czasu zakończenia tego spotkania. j) Podstawową jednostką obliczeniową dla tłumaczeń ustnych konsekutywnych jest godzina zegarowa pracy tłumacza, przy czym czas do ½ godziny zaokrągla się w dół, a powyżej ½ godziny w górę. 6. Ilości stron do tłumaczeń pisemnych oraz ilości godzin tłumaczeń ustnych mają charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany ilości tłumaczeń lub rezygnacji z niektórych rodzajów tłumaczeń. IV. Termin wykonania zamówienia Zamówienie będzie realizowane od dnia podpisania umowy do 31.12.2015r., z zastrzeżeniem, że w przypadku uzyskania oceny negatywnej pierwszego etapu projektu przez sieci tematyczne oraz instytucję pośredniczącą, co będzie skutkowało nieuzyskaniem dofinansowania, umowa zostanie rozwiązana po zakończeniu pierwszego etapu projektu, tj. z dniem 31.10.2013r. V. Warunki udziału w postępowaniu oraz wymogi dotyczące osób fizycznych/podmiotów ubiegających się o realizację zamówienia (kryteria dostępu) 1) Wykonawca zamówienia musi posiadać wiedzę i doświadczenie udokumentowane min. 3-letnim stażem w zakresie dokonywania tłumaczeń dokumentów specjalistycznych-technicznych. Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca w swojej ofercie wykaże należycie wykonane usługi w ciągu ostatnich 3 lat, wśród których znajdą się:
a) co najmniej 3 tłumaczenia pisemne z języka polskiego na język angielski tekstów o tematyce technicznej o objętości nie mniejszej niż 8 stron, wykonane dla różnych zamawiających (zleceniodawców), b) co najmniej 3 tłumaczenia ustne w kombinacji język polski - język angielski, z których co najmniej jedno było o tematyce technicznej podczas konferencji, specjalistycznych-technicznych wykładów lub spotkań naukowych. Każda ww. usługa tłumaczenia ustnego musi być wykonana dla innego zamawiającego (zleceniodawcy). Na potwierdzenie powyższego Wykonawca zobowiązany jest złożyć w ofercie wykaz usług zgodny z załącznikiem nr 3 do zapytania ofertowego oraz załączyć dokumenty potwierdzające należyte wykonanie wskazanych usług np. referencje, protokoły odbioru usług bez zastrzeżeń, protokoły akceptacji prac itp. Wykonawca musi udokumentować łączne spełnienie warunków określonych w pkt. od a) do b). 2) Wykonawca zamówienia musi dysponować osobami zdolnymi do Wykonania zamówienia w zakresie usług prowadzenia tłumaczeń z języka angielskiego, w tym a) posiadającą wykształcenie wyższe na kierunku filologia angielska lub lingwistyka stosowana lub translatoryka, a w przypadku ukończenia innych kierunków studiów posiadającą certyfikat lub równoważny dokument na specjalizacji tłumaczeniowej (j. angielski) oraz minimum 2-letnie udokumentowane doświadczenie zawodowe w zakresie tłumaczenia pisemnego tekstów z języka polskiego na język angielski i/lub odwrotnie; b) tłumaczem proofreaderem (tj. native speakerem lub tłumaczem, który legitymuje się znajomością/stopniem zaawansowania znajomości języka angielskiego na poziomie C-2 Proficiency) do tłumaczeń ustnych konsekutywnych i/lub weryfikacji przetłumaczonego tekstu, posiadającym co najmniej 3-letnie udokumentowane doświadczenie zawodowe; UWAGA: Zamawiający dopuszcza aby jedna osoba spełniała łącznie warunki, o których mowa w pkt. a i b). W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest w złożonej ofercie udowodnić Zamawiającemu, że wskazana osoba spełnia łącznie oba warunki. Na potwierdzenie powyższego Wykonawca zobowiązany jest złożyć w ofercie wykaz proponowanych do realizacji zamówienia tłumaczy oraz odpowiedni certyfikat lub równoważny dokument dla tłumaczy, których przeznaczy do realizacji zamówienia. 3. W konkursie ofert nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VI. Pozostałe wymagania związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia 1. Sposób obliczenia ceny oferty: a) oferta Wykonawcy, sporządzona w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania, zawierać będzie ceny jednostkowe netto oraz brutto za: - jedną stronę obliczeniową zawierającą 1800 znaków ze spacjami dla tłumaczeń pisemnych; - jedną godzinę zegarową pracy tłumacza dla tłumaczeń ustnych konsekutywnych; b) cena jednostkowa netto za tłumaczenia pisemne i ustne będzie niezmienna do zakończenia realizacji usługi; c) cena brutto winna uwzględniać podatek VAT według stawki obowiązującej na dzień składania ofert; d) rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich. Nie dopuszcza się rozliczeń w walutach obcych. e) jednostkowa cena netto i brutto za oferowany przedmiot zamówienia, zgodny z niniejszym zapytaniem ofertowym, może być tylko jedna. Nie dopuszcza się wariantowości cen. f) proponowana cena netto i brutto winna obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca przy realizacji zamówienia, w tym także koszty z tytułu przeniesienia majątkowych praw autorskich. Wszystkie utrudnienia wynikające z warunków realizacji zamówienia Wykonawca powinien uwzględnić w zaproponowanej cenie. g) Wykonawca otrzyma wynagrodzenie tylko za zrealizowane usługi. VII. Termin i miejsce składania ofert Oferty należy złożyć w terminie do dnia 31 stycznia 2013 roku do godziny 16:00. Zamawiający poinformuje o wyniku postępowania wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty. Oferty należy składać w Biurze Projektów Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu (ul. Dekerta 26, 87-100 Toruń, pok. 252) pocztą lub osobiście w zamkniętej kopercie z dopiskiem Oferta na zapytanie ofertowe nr 1/GRA/238/2013. Zamawiający dopuszcza także przesłanie oferty drogą mailową na adres: przemyslaw.krzeminski@wsb.torun.pl lub faksem na nr 566609207. VIII. Opis sposobu przygotowania ofert: 1. Wykonawca ma prawo złożyć tylko 1 ofertę.
2. Oferta musi być sporządzona w języku polskim i podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu Wykonawcy, przy czym podpis lub podpisy muszą być czytelne lub opisane imiennymi pieczątkami. 3. Wprowadzenie jakichkolwiek zmian w Formularzu ofertowym spowoduje odrzucenie oferty. 4. Ostateczna cena oferty powinna być podana w PLN, zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku i zawierać podatek VAT oraz możliwe do uzyskania rabaty. 5. Oferta musi zawierać: a. wypełniony formularz ofertowy według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego, b. podpisane oświadczenie o braku powiązań kapitałowych między Wykonawcą a Zamawiającym według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego, c. wykaz usług w zakresie tłumaczeń specjalistycznych-technicznych na język angielski lub z języka angielskiego na polski w okresie ostatnich trzech lat według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego, d. Wykaz proponowanych do realizacji zamówienia tłumaczy według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego wraz informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia. IX. Procedura oraz kryteria oceny ofert i ich waga: 1. Po złożeniu ofert i ich weryfikacji przez Zamawiającego Wykonawca zostanie wybrany w wyniku oceny ofert, dokonanej zgodnie z następującymi kryteriami oceny i ich wagami: Kryterium Waga% Cena za tłumaczenie pisemne 30% Cena za tłumaczenie ustne 30% Doświadczenie Wykonawcy 40% 2. Sposób wyboru oferty: a) Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt. (100%=100 pkt.): A. KRYTERIUM CENA ZA TŁUMACZENIE PISEMNE Premiowana będzie niższa cena. W przypadku tego kryterium oferta z najniższą zaoferowaną ceną brutto za przetłumaczenie jednej strony rozliczeniowej, obejmującej 1800 znaków ze spacjami, otrzyma 30 pkt., a pozostałe oferty otrzymają punkty zgodnie z wyliczeniem wg następującego wzoru:
ż ł 1 ą 1800 ó 30 = ó ł 1 ą 1800 ó B. KRYTERIUM CENA ZA TŁUMACZENIA USTNE Premiowana będzie niższa cena. W przypadku tego kryterium oferta z najniższą ceną brutto za 1 godzinę zegarową tłumaczenia ustnego konsekutywnego otrzyma 30 pkt., pozostałe oferty otrzymają punkty zgodnie z wyliczeniem wg następującego wzoru: ż 1 ę ą ł 30 = ó 1 ę ą ł C. KRYTERIUM DOŚWIADCZENIE WYKONAWCY - Preferowani będą Wykonawcy o większej liczbie wykonanych w okresie ostatnich 3 lat usług tłumaczeniowych odpowiadających wymaganiom Zamawiającego. - Dla oceny oferty w kryterium DOŚWIADCZENIE WYKONAWCY podstawę stanowić będzie wymagany Wykaz usług, sporządzony wg wzoru Załącznika nr 3 do Zapytania Ofertowego. Wliczone do oceny będą tylko te usługi, do których dołączono dokumenty potwierdzające należyte ich wykonanie podpisanymi przez zleceniodawców referencjami. - Za każdą dodatkową usługę tłumaczenia, ponad wymagane w Rozdz. V ust. 1 pkt a) do b), Wykonawca otrzyma 1 punkt, jednak nie więcej niż łącznie 40 punktów. Liczba punktów w tym kryterium zostanie obliczona, wg następującego wzoru: h ł ń ąh %ą &. (.1 h 40 = ó ę h ł ń ąh %ą &. (.1 h h X. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty 1. Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w niniejszym Zapytaniu Ofertowym i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza tj. uzyskała największą ilość punktów w oparciu o podane kryteria oceny ofert. 2. Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy kierując się zasadą uczciwej konkurencji. Wybór zostanie dokonany w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z Wykonawcą, którego oferta uzyska najwyższą końcową ocenę, w celu ostatecznego ustalenia zakresu i ceny tłumaczenia. XI. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami W niniejszym zapytaniu ofertowym zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pocztą elektroniczną, faksem lub drogą pisemną. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest Przemysław Krzemiński, tel.:(56) 6609238, e-mail: przemysław.krzeminski@wsb.torun.pl. XII. Załączniki: Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy Załącznik nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych między Wykonawcą a Zamawiającym Załącznik nr 3 - Wykaz usług Załącznik nr 4 Wykaz proponowanych do realizacji zamówienia tłumaczy