Urząd Miasta Katowice 40-098 Katowice ul. Młyńska 4 PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO URZĘDU MIASTA KATOWICE NA ROK 2006 Katowice, dn. 12.10.2005r. 1. Informacje o Urzędzie Miasta Katowice istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego. Urząd Miasta Katowice jest jednostką sektora finansów publicznych zobowiązaną do prowadzenia audytu wewnętrznego, w myśl art. 35d, ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz.148 z póź. zm.). Prezydent Miasta Katowice sprawuje władzę wykonawczą w mieście przy pomocy Urzędu, zgodnie z art. 33 ust. 1 ustawy z 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz.1591, z póź. zm.) oraz art. 33 i art. 92 ust. 1-3 ustawy z 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz.1592, z póź. zm.). Organizację oraz tryb pracy Urzędu Miasta określa Regulamin Organizacyjny Urzędu ustalony przez Prezydenta Miasta Katowice w drodze Zarządzenia Nr 432/2003 z dnia 4 lipca 2003r. z póź. zm. Urząd Miasta jest budżetową jednostką organizacyjną miasta. W skład Urzędu wchodzą: wydziały, biura w randze wydziałów lub referatów oraz samodzielne stanowiska pracy tworzone przez Prezydenta z mocy przepisów prawnych lub dla realizacji określonego zadania. Strukturę organizacyjną Urzędu przedstawia schemat stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Katowice.
Według planu budżetu miasta na 2005r. liczba etatów osób zatrudnionych w Urzędzie Miasta Katowice realizujących zadania własne i zlecone gminy i powiatu stanowi 878,11 etatów. Budżet UMK planowany na 2005r. określa Zarządzenie wewnętrzne Nr 22/2005 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 10 stycznia 2005r. w sprawie podziału dochodów i wydatków na 2005r. dla poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice. Audyt wewnętrzny w Urzędzie Miasta Katowice w 2005r. przeprowadzi Audytor Wewnętrzny zatrudniony na samodzielnym stanowisku, powołany przez Prezydenta Miasta Katowice Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 124/2003 z dnia 16 lipca 2003r. 2. Analiza ryzyka 2.1. Charakterystyka obszarów poddawanych audytowi wewnętrznemu W celu sporządzenia planu audytu na 2006 r. Audytor Wewnętrzny dokonał analizy potrzeb audytu oraz zidentyfikował obszary ryzyka biorąc pod uwagę: - cele i zadania jednostki, - przepisy prawne dotyczące działania jednostki, - wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu i kontroli, - sprawozdania finansowe, - wyniki rozmów przeprowadzonych z pracownikami jednostki, - pisma badające opinię pracowników jednostki. oraz newralgiczne, wrażliwe punkty związane z działalnością jednostki, takie jak: - działania, które mogę wpłynąć na opinię publiczną, - liczba, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych, - wielkość majątku, - możliwość dysponowania środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, - liczba i kwalifikacje pracowników jednostki, - podstawy etyczne pracowników, ich nastawienie i motywacja do realizacji zadań jednostki, - możliwość wystąpienia nie przewidywanych zmian. 2
W wyniku przeprowadzonej analizy Audytor Wewnętrzny wyodrębnił 20 obszarów ryzyka obejmujących podstawowe funkcje i zadania urzędu. W ramach zidentyfikowanych obszarów wytypował 88 zadań, które ze względu na zakres działania są szczególnie narażone na prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń, jakie mogą mieć wpływ na osiągnięcie zamierzonych przez Urząd celów. Obszary ryzyka Urzędu Miasta Katowice. 1. Inwestycje. 2. Zamówienia publiczne. 3. Pozyskiwanie i wykorzystanie środków z UE. 4. Organizacja oraz prowadzenie rachunkowości. 5. Podatki i opłaty. 6. Realizacja zadań z zakresu administracji rządowej. 7. Usługi administracyjne. 8. Nadzór i kontrola nad budżetem miasta. 9. Gospodarka mieniem oraz majątkiem 10. Ochrona zdrowia. 11. Ochrona środowiska. 12. Pomoc społeczna. 13. Oświata i edukacja. 14. Kultura i sport. 15. Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego. 16. Polityka informacyjna i promocja miasta. 17. Zagospodarowanie przestrzenne. 18. Gospodarka mieszkaniowa. 19. Organizacja Urzędu Miasta Katowice. 20. System informatyczny. W celu określenia wrażliwych punktów (zadań audytowych) oraz wyboru właściwych kryteriów ryzyka Audytor Wewnętrzny dokonał szczegółowego sprecyzowania celów i związanych z nimi zagrożeń /ryzyk/. Załącznik Nr 1 przedstawia szczegółowy wykaz celów i ewentualnych zagrożeń. 3
Załącznik Nr 2 przedstawia obszary ryzyka w podziale na zadania wg priorytetu określonego przez Prezydenta Miasta Katowice 2.2. Metody analizy ryzyka Przystępując do procesu szacowania ryzyka Audytor Wewnętrzny wyodrębnił potencjalne obszary ryzyka. W celu uszeregowania tych obszarów według ważności i największego zagrożenia ryzykiem, przeprowadził następujące działania: 1. Rozmowy z Prezydentem Miasta Katowice. 2. Analiza struktury organizacyjnej Urzędu oraz zadań przypisanych poszczególnym komórkom organizacyjnym Urzędu oraz analiza procedur wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie. 3. Analiza regulacji prawnych dotyczących sfer działalności Urzędu. 4. Analiza planowanego budżetu na 2006r. 5. Zapoznanie się z ustaleniami przeprowadzonych kontroli wewnętrznych i zewnętrznych w latach 2003 2005. 6. Współpraca z wszystkimi kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie właściwego wyboru zadań narażonych na największe ryzyko, następnie analiza wskazanych zagrożeń. Wstępną analizę dla wyodrębnionych obszarów ryzyka Audytor Wewnętrzny przeprowadził na podstawie metody szacunkowej analizy ryzyka w oparciu o własne doświadczenie oraz osąd kierowników komórek organizacyjnych UMK. Szczegółową analizę metody szacunkowej zawiera Załącznik Nr 3. Na podstawie przeprowadzonej analizy Audytor Wewnętrzny dokonał wyboru następujących obszarów ryzyka: 1. Inwestycje. 2. Pozyskiwanie i wykorzystanie środków z UE. 3. Organizacja oraz prowadzenie rachunkowości. 4. Nadzór i kontrola nad budżetem miasta. 5. Ochrona zdrowia. 6. Oświata i edukacja. 7. Organizacja Urzędu Miasta Katowice. 4
W celu ograniczenia subiektywnych ocen w trakcie wyłaniania zadań poddawanych audytowi Audytor Wewnętrzny zastosował metodę matematyczną /z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych/, która pozwoliła wyznaczyć hierarchiczną ważność realizacji poszczególnych zadań audytowych dla wybranych wcześniej 7 obszarów. Wynik analizy metody matematycznej zawiera Załącznik Nr 4. Przyjęte w metodzie matematycznej kryteria oceny ryzyka określa Załącznik Nr 5. 2.3. Wyniki analizy ryzyka W wyniku przeprowadzonej analizy ryzyka Audytor Wewnętrzny ustalił hierarchię zadań realizowanych w 2006 roku. Dla każdego zadania audytowego przyporządkował ostateczny priorytet audytu według czterostopniowej skali: najwyższy - ocena ryzyka powyżej 90% wysoki - ocena ryzyka o wartości z przedziału 70-89 % średni - ocena ryzyka o wartości z przedziału 40-69 % niski - ocena ryzyka poniżej 40%. W wyniku przeprowadzonej analizy ryzyka Audytor wyodrębnił 4 obszary o największym stopniu ryzyka. Wynik analizy ryzyka przedstawia poniższa tabela. Lp. Obszar ryzyka Zadanie audytowe Ocena ryzyka Priorytet audytu 1. Inwestycje Projekt współfinansowany z kredytu EBI 100% Najwyższy 2. Oświata i edukacja Prawidłowość dotowania niepublicznych przedszkoli, 143,75% Najwyższy szkół i placówek oświatowych 3. Nadzór i kontrola nad budżetem miasta Nadzór właścicielski i zabezpieczenie interesów 100% Najwyższy miasta w spółkach 4. Organizacja oraz prowadzenie rachunkowości Inwentaryzacja składników majątkowych 100% Najwyższy 5
2.4. Obszary ryzyka ustalone ze względu na stopień ich ważności Lp. Obszary ryzyka Uwagi 1. Nadzór i kontrola nad budżetem miasta 2. Oświata i edukacja 3. Organizacja Urzędu Miasta Katowice 4. Inwestycje 5. Pozyskanie i wykorzystanie środków UE 6. Organizacja oraz prowadzenie rachunkowości 7. Ochrona zdrowia 8. Ochrona środowiska 9. Usługi administracyjne 10. Gospodarka mieszkaniowa 11. Podatki i opłaty 12. Zamówienia publiczne 13. System informatyczny 14. Realizacja zadań z zakresu administracji rządowej 15. Gospodarka mieniem oraz majątkiem 16. Polityka informacyjna i promocja miasta 17. Zagospodarowanie przestrzenne 18. Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego 19. Kultura i sport 20. Pomoc społeczna 3. Zadania audytowe do przeprowadzenia w roku 2006. Zadania audytowe na 2006r. zostały tak zaplanowane, aby objąć te obszary i działania UMK, które charakteryzują się największym ryzykiem lub też niosą największe zagrożenie oraz gdzie jednocześnie można osiągnąć największe korzyści przy uwzględnieniu posiadanych zasobów. Na rok 2006 Audytor zaplanował przeprowadzenie 3 zadań audytowych + audyt sprawdzający. 6
3.1. Zakres tematyczny i organizacja zadań audytowych Ustalając kolejność poddania obszarów ryzyka audytowi wewnętrznemu Audytor wziął pod uwagę określony w analizie stopień ich ważności oraz uwzględnił czynniki organizacyjne zawarte w 4 ust.1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2002r. w sprawie szczególnego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 111, poz. 973 z 2002r.). Lp. Temat zadania Planowany Niezbędne Obszar ryzyka Ewentualna Uwagi audytowego termin zasoby potrzeba (obiekt przeprowadzenia (liczba powołania audytu) audytu osobodni, rzeczoznawcy wewnętrznego inne) Audyt sprawdzający Zadanie 1. Zadanie audytowe 1/2005 oraz Zadanie audytowe 2/2005 Styczeń - luty 2006 1 x 10 = 10 osobodni audytowe 1/2005 oraz Zadanie audytowe 2/2005 Komórki organizacyjne UMK 2. Projekt współfinansowany z kredytu EBI Marzec maj 2006 1 x 35 = 35 osobodni Projekt współfinansow any z kredytu Komórki organizacyjne UMK EBI 3. Prawidłowość dotowania niepublicznych czerwiec sierpień 2006 1 x 35 = 35 osobodni Prawidłowość dotowania niepublicznych Komórki organizacyjne UMK przedszkoli, szkół i przedszkoli, placówek oświatowych szkół i placówek oświatowych 7
4. Nadzór właścicielski i zabezpieczanie interesów miasta w wrzesień grudzień 2006 1 x 40 = 40 osobodni Nadzór właścicielski i zabezpieczanie Komórki organizacyjne UMK spółkach interesów miasta w spółkach 4. Planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach. W oparciu o przeprowadzoną analizę ryzyka Audytor Wewnętrzny ustalił wstępny plan audytu na kolejne 3 lata (2007, 2008, 2009), który poddany zostanie corocznemu przeglądowi oraz aktualizacji (weryfikacji) w miarę potrzeb. Lp. Obszar audytu wewnętrznego Planowany rok przeprowadzenia Obszar ryzyka Uwagi 1. Organizacja UMK 2007 Organizacja UMK 2. Ochrona środowiska 2007 Ochrona środowiska 3. Usługi administracyjne 2007 Usługi administracyjne 4. Gospodarka mieszkaniowa 2007 Gospodarka mieszkaniowa 5. Podatki i opłaty 2008 Podatki i opłaty 6. Zamówienia publiczne 2008 Zamówienia publiczne 7. System informatyczny 2008 System informatyczny 8. Realizacja zadań z zakresu administracji rządowej 2008 Realizacja zadań z zakresu administracji rządowej 9. Gospodarka mieniem oraz majątkiem 2009 Gospodarka mieniem oraz majątkiem 10. Polityka informacyjna i promocja miasta 2009 Polityka informacyjna i promocja miasta 8
11. Zagospodarowanie przestrzenne 2009 Zagospodarowanie przestrzenne 12. Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego 2009 Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego 13. Kultura i sport 2009 Kultura i sport 5. Organizacja pracy Audytora Wewnętrznego w Urzędzie Miasta Katowice. W planie na 2006r. zostały przyjęte dotychczas obowiązujące uregulowania organizacyjne Urzędu Miasta Katowice w zakresie audytu wewnętrznego tj. samodzielne stanowisko Audytora Wewnętrznego. Obliczenia ilości dni roboczych Audytora Wewnętrznego przedstawia poniższa tabela: Ilość dni przypadająca na Audytora w 2006r. Ogółem dni robocze, w tym: 252 Nieprzewidziane działania, choroby 10 (statystycznie) Urlopy 26 Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów i czynności z tym 216 związanych Wyniki wskazują, iż Audytor może zrealizować określone zadania oraz czynności audytowe w ciągu 216 dni tj. 1728 godzin. Szczegółowy szacunek pracochłonności Audytora Wewnętrznego w 2006r. przedstawia poniższa tabela: 9
Lp. Zadania Zasoby ludzkie (liczba osobodni) Zasoby rzeczowe Uwagi 1. Przeprowadzenie zadań audytowych 140 osobodni (140 x 1) 1 zestaw komputerowy stacjonarny, niszczarka, ksero 2. Opracowanie technik przeprowadzania zadania 20 osobodni (20 x 1) j.w. audytowego 3. Przeprowadzenie czynności sprawdzających 10 osobodni ( 10 x 1) j.w. 4. Współpraca z innymi służbami kontrolnymi 3 osobodni (3 x 1) j.w. 5. Czynności organizacyjne, w tym plan i sprawozdawczość 20 osobodni ( 20 x 1) j.w. 6. Szkolenia i rozwój zawodowy 10 osobodni 5.000 PLN (w tym delegacje) ( 10 x 1) 7. Urlopy 26 osobodni (26 x 1) - 8. Nieprzewidziane działania np. zwolnienia lekarskie 10 osobodni (10 x 1) - 9. Inne działania, w tym audyt wewnętrzny poza planem 13 osobodni (13 x 1) j.w. AUDYTOR WEWNĘTRZNY (-) Elżbieta Solska-Kuchciak nr zaś. 524/004 Prezydent Miasta Katowice (-) Piotr Uszok 10