Instrukcja w sprawie zasad ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 380/2013 Kanclerza WUM z dnia 15.10.2013 r. Instrukcja w sprawie zasad ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy Zasady określone w instrukcji obowiązują pracowników nie będących nauczycielami akademickimi. Podstawa prawna: Kodeks pracy, Dział VI Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28.05.1996 r w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286, ze zm.), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. nr 60 poz.281 z 1996 r.) Regulamin Pracy Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego Zasady ogólne: 1. Instrukcja określa zasady ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym, zwanym dalej uczelnią. 2. Zasady określone w niniejszej instrukcji obowiązani są stosować wszyscy pracownicy uczelni, nie będący nauczycielami akademickimi. 3. Bezpośredni nadzór nad przestrzeganiem zasad określonych w instrukcji pełni Kierownik Działu. Załączniki do niniejszej instrukcji stanowią: 1. Lista obecności załącznik nr 1 2. Lista obecności dla ruchomym czasie pracy załącznik nr 2 3. Harmonogram czasu pracy (przykładowy wzór) okres 1-miesięczny załącznik nr 3 4. - okres 1-miesięczny załącznik nr 4 5. - okres 3-miesięczny załącznik nr 5 6. przy realizacji projektów okres 3-miesięczny załącznik nr 6 7. Ewidencja wyjść służbowych i prywatnych załącznik nr 7 8. załącznik nr 8

l.p. Czynność Odpowiedzialny za realizację Opis postępowania Dokument 1 Ustalanie wymiaru czasu pracy Kierownik Działu Ustala, zgodnie z przepisami prawa, ogólny wymiar czasu pracy na kolejne okresy rozliczeniowe. Informację o ogólnym wymiarze czasu pracy w poszczególnych miesiącach rozliczeniowych publikuje na stronie internetowej uczelni co najmniej na 14 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Okres rozliczeniowy przyjęty dla WUM wynosi 3 miesiące, z zastrzeżeniem systemów czasu pracy określonych w 21, 22, 24 ust. 3 i 4 Regulaminu pracy, dla których okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc. Informacja o wymiarze czasu pracy Sporządza indywidualne harmonogramy czasu pracy na okres rozliczeniowy dla każdego z podległych pracowników pracujących w systemach czasu pracy: równoważnego, zmianowego i pracujących w porze nocnej W indywidualnym harmonogramie czasu pracy uwzględnia: 2 Planowanie rozkładu czasu pracy - planowany wymiar czasu pracy pracownika (dni i ilość godzin pracy w poszczególnych dniach), pomniejszony o planowaną absencję (np. urlop) Harmonogram czasu pracy - dni oddawane w zamian za pracę w dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy lub za pracę w niedziele i święta. Podaje pracownikowi do wiadomości, w sposób przyjęty w danej jednostce, indywidualny harmonogram czasu pracy na 3 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego.

3 Informowanie o nieobecności w pracy Niezwłocznie po powzięciu informacji o ewentualnej nieobecności w pracy, ale nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy, zobowiązany jest powiadomić Kierownika jednostki lub pracownika Działu (osobiście, telefonicznie, poprzez osobę trzecią lub w każdy inny skuteczny sposób) o nieobecności w pracy i przewidywanym czasie jej trwania. Dokument, stanowiący pracy, pracownik składa bezpośredniemu przełożonemu lub do Działu. Zgłoszenia urlopu na żądanie, pracownik dokonuje najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Urlop na żądanie należy zgłaszać wyłącznie Kierownikowi jednostki. Inny dokument stanowiący pracy, zgodnie z Rozporządzeniem MPi PS Inny dokument stanowiący pracy, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy Zwolnienia lekarskie oraz wnioski o urlop należy przekazywać do Działu niezwłocznie po ich wpłynięciu 4 Przekazanie informacji o nieobecności pracownika, Pracownik Działu Niezwłocznie (w dniu powzięcia informacji) przekazują sobie telefonicznie lub osobiście informacje dotyczące wiadomych nieobecności pracowników w pracy. 5 Dokonywanie zmian w indywidualnym harmonogramie czasu pracy Dokonuje zmian w harmonogramie czasu pracy na skutek ważnych przyczyn wynikłych po stronie pracodawcy lub pracownika (np. nieobecność pracownika, szczególne potrzeby pracodawcy). Wyznacza i powiadamia pracownika, którego zmiana dotyczy, o konieczności wykonania pracy i terminie jej wykonywania. Harmonogram czasu pracy

6 Prowadzenie list obecności ( osoba odpowiedzialna, wyznaczona przez kierownika jednostki ) Osoba odpowiedzialna przygotowuje listę obecności pracowników z uwzględnieniem planowanych absencji (urlopy wypoczynkowe). Lista wykładana jest przed rozpoczęciem pracy w widocznym i dostępnym dla pracowników każdej jednostki miejscu. Należy uwzględnić godziny pracy każdego pracownika zatrudnionego w danej jednostce uczelni. Lista obecności dla ruchomym czasie pracy, zawiera godziny rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy. Lista obecności wzór 2 - dla ruchomym czasie pracy 7 Przestrzeganie wyznaczonego czasu pracy Zobowiązany jest punktualnie rozpoczynać pracę. Potwierdza każdorazowo punktualne przybycie do pracy poprzez podpisanie listy obecności przed rozpoczęciem pracy. W przypadku spóźnienia, powinien niezwłocznie zgłosić się do przełożonego w celu usprawiedliwienia się. Pracownicy, pracujący w ruchomym czasie pracy, wpisują na liście obecności wzór 2 - godzinę rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy. Lista obecności wzór 2 - dla ruchomym czasie pracy 8 Wykonywanie pracy w godzinach Zleca pracownikowi wykonywanie pracy w godzinach, zgodnie z Instrukcją w sprawie zasady zlecania i wykonywania Wniosek o zgodę na zlecenie Zlecenie 9 Odbiór czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach W celu odebrania przepracowanych godzin, pracownik składa wniosek o odbiór godzin kierownikowi jednostki, zgodnie z Instrukcją w sprawie zasady zlecania i wykonywania 10 Opuszczenie miejsca pracy Na uzasadnioną prośbę pracownika lub ze względów służbowych, wyraża każdorazowo zgodę na opuszczenie przez pracownika

miejsca pracy a także na późniejsze rozpoczęcie pracy lub wcześniejsze jej zakończenie. 11 Dokumentowanie wyjść prywatnych i służbowych Każdorazowo, przed opuszczeniem miejsca pracy w godzinach pracy, uzyskuje zgodę kierownika jednostki na wyjście z pracy i dokonuje wpisu do ewidencji. Ewidencja wyjść prywatnych i służbowych 12 Prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i służbowych Prowadzi ewidencję, w której pracownicy wpisują wyjścia prywatne i służbowe w godzinach pracy. Pracownik każdorazowo wskazuje termin odpracowania godzin związanych z wyjściem prywatnym. Ewidencja wyjść prywatnych i służbowych Prowadzi bieżący nadzór nad czasem pracy podległych pracowników, w tym nad przestrzeganiem wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym, z zachowaniem wymaganego nieprzerwanego odpoczynku 13 Przestrzeganie zgodności czasu pracy z przepisami prawa 14 Prowadzenie ewidencji czasu pracy dobowego co najmniej 11 godzin, tygodniowego - co najmniej 35 godzin, dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym co najmniej jedna wolna niedziela w co 4tym tygodniu, przerwy w pracy wynoszącej co najmniej 15 minut jeśli czas pracy w ciągu doby wynosi co najmniej 6 godzin. Prowadzi na bieżąco kartę ewidencji czasu pracy, dla pracowników wykonujących pracę w godzinach lub odbierających czas wolny za pracę w godzinach, pracujących w porze nocnej, pracujących w systemach czasu pracy: równoważnym i zmianowym. W karcie ewidencji czasu pracy odnotowuje się czas pracy w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele, święta, w dni Wniosek o zgodę na zlecenie Zlecenie Inny dokument stanowiący

wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, czas pracy w porze nocnej, na drugiej zmianie, w godzinach, czas pozostawania w gotowości do pracy (dyżury), urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nie usprawiedliwione nieobecności w pracy. Pracownik Działu Po zakończeniu każdego miesiąca, na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczny czas pracy, rozlicza miesięczny czas pracy każdego pracownika, obliczając: czas (przekroczenia dobowego wymiaru czasu pracy), z uwzględnieniem planowanego odbioru czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach w kolejnych miesiącach okresu rozliczeniowego (na wniosek pracownika), oraz czas pracy w porze nocnej i na drugiej zmianie. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego, na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczny czas pracy, rozlicza czas pracy każdego pracownika w okresie rozliczeniowym, obliczając liczbę godzin w okresie rozliczeniowym (przekroczenia średniotygodniowego wymiaru czasu pracy) Rozliczenie następuje w oparciu o zatwierdzone wnioski o pracę w godzinach, z uwzględnieniem wniosku o odbiór nadgodzin. pracy, zgodnie z Rozporządzeniem MPi PS Lista obecności wzór 2 - dla ruchomym czasie pracy 15 Potwierdzanie zgodności zapisów w karcie ewidencji czasu pracy i liście obecności Niezwłocznie po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego, pracownik potwierdza poprzez złożenie podpisu, zgodność zapisów w karcie ewidencji czasu pracy za dany miesiąc ze stanem faktycznym. Lista obecności wzór 2 - dla ruchomym czasie pracy

16 Przekazanie dokumentów potwierdzających rzeczywisty czas pracy w celu naliczenia wynagrodzenia, po zakończeniu każdego miesiąca i okresu rozliczeniowego, potwierdza podpisem zgodność zapisów w kartach ewidencji czasu pracy i listach obecności podległych pracowników. Najpóźniej w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym miesiącu, przekazuje do Działu dokumenty dotyczące czasu pracy z minionego miesiąca w celu naliczenia wynagrodzenia. Wniosek o zgodę na zlecenie Lista obecności 17 18 Udostępnianie karty ewidencji czasu pracy Rozliczanie czasu pracy Pracownik Działu Na każde żądanie pracownika udostępnia mu do wglądu indywidualną kartę ewidencji czasu pracy. a) Weryfikuje dokumenty potwierdzające rzeczywisty czas pracy pod kątem: zgodności czasu pracy z przepisami prawa, kompletności dokumentacji oraz prawidłowości rozliczenia czasu pracy. Oblicza liczbę godzin płatnych z dodatkiem 50% lub 100%, liczbę godzin pracy w porze nocnej (dodatek 20%) i liczbę godzin pracy na II zmianie (dodatek 10%). b) Przygotowuje zlecenie wypłaty, zawierające zestawienie liczby godzin płatnych z właściwym dodatkiem do wynagrodzenia, do zatwierdzenia przez właściwą osobę reprezentującą pracodawcę c) Przekazuje zatwierdzone zlecenie wypłaty do Działu Płac w terminie do 8 dnia kalendarzowego miesiąca następującego po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego. Wniosek o zgodę na zlecenie Lista obecności Inny dokument stanowiący pracy, zgodnie z Rozporządzeniem MPi PS Zlecenie wypłaty 19 Wprowadzanie danych do systemu informatycznego w celu naliczenia wynagrodzenia Pracownik Działu Na bieżąco wprowadza do systemu informatycznego dane dotyczące absencji pracowniczej (na podstawie otrzymywanych dokumentów). Inny dokument

Obieg dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem i rozliczaniem czasu pracy Dokument, zapis Przechowywanie i przekazywanie dokumentów i zapisów Odpowiedzialny za realizację Harmonogram czasu pracy Przechowywanie w jednostce Lista obecności wzór 2 Karta ewidencji czasu Zlecenie Wniosek o zgodę na zlecenie Przechowywanie w jednostce do końca miesiąca i przekazywanie do Działu w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym miesiącu oryginał za okres rozliczeniowy Przechowywanie w jednostce do końca okresu rozliczeniowego i przekazywanie do Działu w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym okresie rozliczeniowym Inny dokument stanowiący uzasadnienie nieobecności w pracy, zgodnie z Rozporządzeniem MPi PS Niezwłoczne (w dniu wpłynięcia) przekazywanie do Działu Niezwłoczne (w dniu wpłynięcia) przekazywanie do Działu, który przekazuje dokument do Działu Płac. Kierownik Działu