z dnia 25 kwietnia 2018 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 20/2018 REKTORA PAŃSTWOWEJ WYŻSZEJ SZKOŁY ZAWODOWEJ W KONINIE z dnia 25 kwietnia 2018 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Elektronicznej Rejestracji Czasu Pracy (system RCP) dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej w Koninie Na podstawie art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 108) oraz z 8 pkt 1 i 8a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 07 kwietnia 2017 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r., poz. 894) zarządza się, co następuje: l W celu usprawnienia ewidencjonowania czasu pracy pracowników niebędących nauczycielami akademickimi wprowadza się w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej w Koninie system elektronicznej rejestracji czasu pracy oraz określa się zasady jego funkcjonowania. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 2 1) Uczelni - należy przez to rozumieć Państwową Wyższą Szkołę Zawodową w Koninie; 2) bezpośrednim przełożonym - należy przez to rozumieć Rektora, Prorektorów, Kanclerza, Kwestora, kierowników jednostek/komórek organizacyjnych; 3) systemie RCP - należy przez to rozumieć system służący do elektronicznej rejestracji czasu pracy będący elementem w funkcjonującym w Uczelni Systemie Kontroli Dostępu; 4) czytniku RCP zwanym dalej czytnikiem należy przez to rozumieć elektroniczne urządzenie rejestrujące każdorazowe rozpoczęcie pracy, jak i zakończenie pracy oraz wyjście prywatne i służbowe; 5) karcie RCP zwaną dalej kartą należy przez to rozumieć kartę zbliżeniową do elektronicznej rejestracji każdorazowego rozpoczęcia pracy i zakończenia pracy oraz wyjścia prywatnego i służbowego. Karta RCP jest tożsama z przydzieloną pracownikowi kartą dostępu w oparciu o funkcjonujący w Uczelni System Kontroli Dostępu; 6) administratorze systemu należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną właściwą do spraw informatyzacji Wdrożenie systemu RCP w Uczelni następuje od dnia 01 czerwca 2018 r. 2. Wprowadza się okres przejściowy obowiązujący od dnia r. do dnia r., w trakcie którego listy obecności stanowią narzędzie pomocnicze do ewidencji czasu pracy. 1

2 3. Podczas trwania okresu przejściowego pracownicy Uczelni zobowiązani są do jednoczesnego ewidencjonowania czasu pracy w systemie RCP i na listach obecności. 4. W okresie przejściowym pracownicy zobowiązani są do rejestracji wyjść służbowych i prywatnych w systemie RCP oraz w książce wyjść służbowych lub prywatnych. 5. Kanclerz i Kwestor potwierdzają swoją obecność na liście obecności (kadra zarządzająca jest zwolniona z obowiązku prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy - ewidencjonowania godzin pracy). Ewidencja czasu pracy dla tych osób jest prowadzona odręcznie Pracownik zobowiązany jest do zarejestrowania swojego przybycia do pracy i wyjścia z pracy poprzez użycie przydzielonej mu karty RCP na czytniku znajdującym się w wyznaczonym miejscu w Uczelni. 2. Dopuszcza się możliwość rozpoczęcia pracy z maksymalnie 30-minutowym opóźnieniem od godziny ustalonej jako godzina rozpoczęcia pracy pracownika, pod warunkiem odpracowania tego opóźnienia w tym samym dniu. Jeśli odpracowanie opóźnienia nie jest możliwe w tym samym dniu, dopuszcza się możliwość jego odpracowania nie później niż do końca miesiąca, w którym ono nastąpiło. 3. W razie braku możliwości zarejestrowania lub błędnego zarejestrowania rozpoczęcia pracy lub zakończenia pracy, a w szczególności, gdy pracownik utracił lub zapomniał karty RCP, fakt ten należy zgłosić niezwłocznie do bezpośredniego przełożonego, który po ustaleniu rzeczywistego czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy przekazuje powyższą pisemną informację do komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadrowych (wzór zgłoszenia - załącznik nr 1). 4. W przypadku utraty karty, fakt ten należy zgłosić do administratora systemu i wystąpić z wnioskiem o wydanie duplikatu karty dostępu na zasadach określonych w zarządzeniu Nr 130/2017 Rektora PWSZ w Koninie z dnia 15 listopada 2017 r. w sprawie wprowadzenia w PWSZ w Koninie Systemu Kontroli Dostępu. 1. W systemie RCP odnotowywane są wszystkie wyjścia pracowników. Przez wyjścia pracowników rozumie się zarówno wyjścia prywatne, jak i służbowe. 2. Pracownik wychodzący służbowo lub prywatnie w czasie godzin pracy z Uczelni, swoje wyjście i powrót zobowiązany jest zarejestrować poprzez odbicie karty w czytniku RCP. 3. Sposób i termin odpracowania wyjścia prywatnego ustala każdorazowo bezpośredni przełożony biorąc pod uwagę wniosek pracownika i potrzeby Uczelni, zapewniając w tym zakresie ścisły nadzór. Odpracowanie powinno nastąpić nie później niż do końca okresu rozliczeniowego, w którym miało miejsce wyjście prywatne. Wzór wniosku stanowi załącznik nr Zarejestrowanie się w systemie RCP po upływie 30 minut od godziny ustalonej, jako godzina rozpoczęcia pracy pracownika, będzie traktowane jako spóźnienie, które pracownik zobowiązany jest odpracować nie później niż do końca miesiąca, w którym to spóźnienie nastąpiło. Wniosek pracownika o zgodę na odpracowanie spóźnienia się do pracy stanowi załącznik nr Rejestracja czasu pracy przed wyznaczoną godziną rozpoczęcia pracy oraz po godzinie zakończenia pracy, dla pracowników nieposiadających pisemnej zgody bezpośredniego przełożonego na pracę w godzinach nadliczbowych, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. 2 5

3 6. Na pracę w godzinach nadliczbowych pracownik musi otrzymać pisemne zlecenie od swojego bezpośredniego przełożonego, zaakceptowane przez Rektora, Prorektora, Kanclerza. W szczególnych przypadkach, nieprzewidzianych losowych sytuacjach, które spowodowałyby dezorganizację pracy Uczelni, dopuszcza się ustne zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych przez bezpośredniego przełożonego, przy czym pracownik jest zobowiązany dostarczyć do komórki właściwej do spraw kadrowych w następnym dniu roboczym pisemną zgodę na nadgodziny. Praca ta powinna być wykonywana w miejscu pracy, czyli w Uczelni. Wzór wniosku stanowi załącznik nr W systemie RCP odnotowywane są wszystkie wejścia i wyjścia pracowników, w tym prywatne i służbowe oraz nieobecności pracownika: - urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe (wzór wniosku załącznik nr 5), - urlopy na żądanie (wzór wniosku załącznik nr 6), - opieka nad dzieckiem z tytułu art. 188 Kodeksu Pracy (wzór wniosku załącznik nr 7). Wszystkie wnioski dotyczące ewidencji czasu pracy powinny być zatwierdzone przez bezpośredniego przełożonego i przekazane niezwłocznie do komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadrowych w celu wprowadzenia do systemu RCP Karty RCP wydawane są pracownikom przez administratora systemu na zasadach określonych w zarządzeniu Nr 130/2017 Rektora PWSZ w Koninie z dnia 15 listopada 2017 r. w sprawie wprowadzenia w PWSZ w Koninie Systemu Kontroli Dostępu. 2. Pracownicy zobowiązani są chronić posiadaną kartę RCP przed zniszczeniem, zgubieniem i kradzieżą. 3. W przypadku rozwiązania stosunku pracy, udzielenia urlopu bezpłatnego na okres dłuższy niż 30 dni, albo urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego, pracownik zobowiązany jest do zwrotu posiadanej karty RCP bezpośrednio do administratora systemu. 4. Zabrania się udostępniania indywidualnej karty RCP innemu pracownikowi lub osobie trzeciej oraz używania karty RCP należącej do innego pracownika. 5. Naruszenie zakazów, o których mowa w ust. 4, stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, skutkujące odpowiedzialnością porządkową pracowników W przypadku pracowników podejmujących zatrudnienie w Uczelni lub powracających z urlopów, o których mowa w 6 ust. 3, bezpośredni przełożony przekazuje pisemną informację do komórki właściwej do spraw kadrowych o faktycznym czasie pracy w pierwszym dniu zatrudnienia. 2. Użytkowanie karty RCP przez nowo zatrudnionego pracownika lub powracających z urlopów, o których mowa w 6 ust. 3 następuje od następnego dnia roboczego odpowiednio po nawiązaniu stosunku pracy lub po powrocie do pracy System RCP rozróżnia 3 rodzaje przejść na podstawie określonych kodów wprowadzanych przez pracownika na klawiaturze czytnika: wejście (rozpoczęcie pracy), wyjście (zakończenie pracy), wyjście służbowe. 2. Przy wejściu należy nacisnąć przycisk f 1, a następnie przyłożyć kartę RCP do czytnika. 3

4 3. Przy wyjściu z pracy, w tym wyjściu prywatnym, należy wybrać na klawiaturze czytnika klawisz f 2, a następnie przyłożyć kartę RCP. 4. W czasie pracy przy wyjściu służbowym należy wybrać na klawiaturze czytnika klawisz f 3, a następnie przyłożyć kartę RCP. 5. Przy wyjściu służbowym pracownika trwającym do końca dnia pracy, jego czas pracy zostanie automatycznie zamknięty przez system o godzinie kończącej pracę w danym dniu roboczym. Praca ponad dzienną normę czasu pracy będzie realizowana na podstawie dokumentu polecenia pracy w godzinach nadliczbowych. 9 Pracownik zobowiązany jest zapoznać się z treścią zarządzenia Nr 20/2018 Rektora PWSZ w Koninie z dnia 25 kwietnia w sprawie wprowadzenia Systemu Elektronicznej Rejestracji Czasu Pracy (system RCP) dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w PWSZ w Koninie, a fakt ten potwierdza w oświadczeniu, którego wzór stanowi załącznik nr Odpowiedzialna za prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy dla pracowników Uczelni jest komórka właściwa do spraw kadrowych, która obsługuje zainstalowany program rejestracji czasu pracy. 11 Administratorem systemu elektronicznej rejestracji czasu pracy jest komórka właściwa do spraw informatyzacji. 12 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2018 r. RADCA PRAWNY /-/ K. Klapsa REKTOR /-/ prof. zw. dr hab. Mirosław Pawlak 4

5 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 20/2018 Konin, dnia... imię i nazwisko pracownika komórka/jednostka organizacyjna PWSZ w Koninie Biuro Kadr, Płac i Stypendiów WNIOSEK W związku z niewłaściwą rejestracją mojego czasu pracy w systemie RCP/ brakiem karty RCP* w dniu... proszę o skorygowanie mojego czasu pracy zgodnie ze stanem faktycznym, tj.: Godzina rozpoczęcia pracy:... Godzina zakończenia pracy: (podpis pracownika)... (pieczątka i podpis bezpośredniego przełożonego) *niepotrzebne skreślić 5

6 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 20/2018 Konin, dnia... imię i nazwisko pracownika komórka/jednostka organizacyjna W N I O S E K w sprawie prywatnego wyjścia w godzinach pracy i odpracowania czasu wyjścia o charakterze prywatnym 1. Zwracam się z wnioskiem o wyrażenie zgody na wyjście prywatne w godzinach pracy w dniu... w godzinach od... do... Wyrażam zgodę... data i podpis pracownika... data i podpis przełożonego 2. Zwracam się z wnioskiem o odpracowanie w/w wyjścia prywatnego w dniu... w godzinach od... do data i podpis pracownika Wyrażam zgodę na odpracowanie wyjścia prywatnego w terminie: a) wskazanym przez pracownika, b) innym, tj. w dniu... w godzinach od... do... data i podpis przełożonego UWAGA: Odpracowanie godzin w celu załatwienia spraw prywatnych i wyjście w celu załatwienia spraw prywatnych musi odbyć się w okresie rozliczeniowym obowiązującym w Uczelni. 6

7 Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 20/2018 Konin, dnia... imię i nazwisko pracownika komórka/jednostka organizacyjna W N I O S E K w sprawie odpracowania spóźnienia się do pracy W związku z moim spóźnieniem się do pracy w dniu trwającym w godzinach od.. do.. zwracam się z wnioskiem o odpracowanie przeze mnie wskazanego czasu w dniu... w godzinach od... do data i podpis pracownika Wyrażam zgodę na odpracowanie spóźnienia się do pracy w terminie: a) wskazanym przez pracownika, b) innym, tj. w dniu... w godzinach od... do... data i podpis przełożonego UWAGA: Godziny wynikające ze spóźnienia się do pracy pracownik zobowiązany jest odpracować nie później niż do końca miesiąca, w którym to spóźnienie nastąpiło. 7

8 Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Nr 20/2018 pieczątka jednostki/komórki organizacyjnej Konin, dnia... Pan / Pani Stanowisko pracy: Polecenie wykonania pracy w godzinach nadliczbowych Zlecam Panu/ Pani pracę w godzinach nadliczbowych w dniu.. od godz.... do godz. ogółem liczba godzin, polegającą na... Praca powinna być wykonywana w miejscu pracy tj. PWSZ w Koninie. Wykonywanie tych prac stanowi zgodnie z art k.p. szczególną potrzebę Pracodawcy. Wnioskodawca podpis i pieczątka Kierownika jednostki/komórki organizacyjnej A K C E P T A C J A Rektor/ Prorektor/ Kanclerz Zaakceptowany wniosek polecenia pracy w godzinach nadliczbowych należy niezwłocznie przekazać do komórki organizacyjnej właściwej ds. kadrowych. Data wpływu do komórki organizacyjnej właściwej ds. kadrowych: 8

9 Załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr 20/2018 Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa ul. Przyjaźni K o n i n WNIOSEK O URLOP Nazwisko i imię stanowisko Konin, dnia Proszę o udzielenie mi urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego, inne w okresie od dnia do dnia t. j. dni. Decyzja Kierownika Jednostki/komórki organizacyjnej Podpis pracownika Akceptacja Rektor/ Prorektor /Kanclerz * Właściwe podkreślić 9

10 Załącznik Nr 6 do Zarządzenia Nr 20/2018 Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa ul. Przyjaźni K o n i n URLOP NA ŻĄDANIE Nazwisko i imię stanowisko Konin, dnia Potwierdzam wzięcie urlopu na żądanie w dniu. Podpis pracownika 10

11 Załącznik Nr 7 do Zarządzenia Nr 20/2018 Konin, dnia Imię i nazwisko stanowisko Biuro Kadr, Płac i Stypendiów PWSZ w Koninie Wniosek o zwolnienie od pracy na dziecko do lat 14 Na podstawie art. 188 Kodeksu pracy zwracam się z prośbą o udzielenie wolnego z tytułu wychowywania dziecka do lat 14: od dnia do dnia liczba dni lub w dniu od godz. do godz. liczba godzin podpis pracownika podpis Kierownika Akceptacja Rektor / Prorektor / Kanclerz 11

12 Załącznik Nr 8 do Zarządzenia Nr 20/2018 Konin, dnia... imię i nazwisko pracownika komórka/jednostka organizacyjna PWSZ w Koninie Biuro Kadr, Płac i Stypendiów OŚWIADCZENIE Oświadczam, że zostałem(am) zapoznany(a) z treścią zarządzenia Rektora nr 20/2018 z dnia 25 kwietnia 2018 r. w sprawie wprowadzenia Systemu Elektronicznej Rejestracji Czasu Pracy (systemu RCP) dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w PWSZ w Koninie.... (podpis pracownika) 12