Zarządzenie Nr 20/2011 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 31 marca 2011 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie Działając na podstawie 17 ust. 6 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie zarządza się, co następuje: 1 W Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie, zwanym dalej Uniwersytetem, wprowadza się Instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, stanowiącą Załącznik do niniejszego Zarządzenia. 2 Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierza się Kwestorowi. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Rektor prof. dr hab. Józef GÓRNIEWICZ
Załącznik do Zarządzenia Nr 20/2011 z dnia 31 marca 2011 roku Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Przepisy ogólne 1 1. Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych, zwana dalej Instrukcją, określa zasady kontroli dokumentów księgowych w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie i ma na celu zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. 2. Instrukcja określa zasady: 1) rzetelnego oraz pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych (gospodarczych), 2) zatwierdzania (autoryzacji) operacji finansowych (gospodarczych) przez Rektora lub osoby przez niego upoważnione, 3) podziału obowiązków dotyczących zatwierdzania (autoryzacji) i rejestrowania operacji finansowych (gospodarczych) pomiędzy różnych pracowników, 4) weryfikacji operacji finansowych (gospodarczych) przed i po operacji. 3. Dokumentacja każdej operacji finansowej (gospodarczej) wytworzona lub przyjęta w Uniwersytecie powinna umożliwiać jej prześledzenie od początku, w trakcie jej trwania i po jej zakończeniu. 4. Użyte w Instrukcji wyrażenia oznaczają: 1) dekretacja czynności związane z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania, 2) dowód księgowy dokument stwierdzający dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej w określonym miejscu i czasie, podlegający ewidencji księgowej, 3) Instrukcja instrukcję obiegu dokumentów księgowych w Uniwersytecie, 4) jednostka merytoryczna jednostka organizacyjna, która zobowiązana jest do dokonania poszczególnych czynności określonych w Instrukcji, 5) jednostka organizacyjna jednostkę organizacyjną lub samodzielne stanowisko pracy w Uniwersytecie określone w regulaminie organizacyjnym, 6) kierownik jednostki kierownika jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, 7) Kwestor osobę pełniąca funkcję kwestora lub inną upoważnioną przez kwestora do dokonywania określonych czynności, o których mowa w Instrukcji, 8) kwestura jednostka organizacyjna prowadząca obsługę finansową Uniwersytetu, 9) niezwłocznie dokonanie czynności bez zbędnej zwłoki, nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu dokonania czynności, 10) ustawa ustawę z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), 11) Uniwersytet Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie. 5. Instrukcja ma zastosowanie do wszystkich dokumentów finansowo-księgowych Uniwersytetu z uwzględnieniem szczególnych zasad dla określonych dokumentów. W przypadku braku odrębnych procedur stosuje się przepisy Instrukcji. 6. Postanowienia zawarte w Instrukcji dotyczą wszystkich pracowników wykonujących
zadania w zakresie gospodarki finansowej. 2 1. Instrukcja uwzględnia organizację i zasady funkcjonowania Uniwersytetu określone Regulaminem Organizacyjnym Uniwersytetu oraz regulaminami poszczególnych jednostek organizacyjnych. 2. Zmiana nazwy jednostki organizacyjnej Uniwersytetu przy zachowaniu jej zakresu zadań merytorycznych nie rodzi obowiązku zmiany niniejszej Instrukcji. Użyte w niniejszej Instrukcji nazwy jednostek organizacyjnych należy odczytywać odpowiednio do wprowadzonych zmian. 3 1. Nieprzestrzeganie postanowień Instrukcji stanowi naruszenie obowiązków służbowych, za które w stosunku do osób winnych będą wyciągane wnioski służbowe i dyscyplinarne przewidziane w Kodeksie Pracy. 2. Pracownicy odpowiedzialni za skuteczne sprawowanie kontroli wewnętrznej, w wyniku której zaniechają dochodzenia roszczeń od osób winnych ponoszą odpowiedzialność w drodze regresu, w przypadku dopuszczania do przedawnienia należności i roszczeń. Dowody finansowo księgowe 4 1. Dokumentem finansowo-księgowym jest każdy dokument stwierdzający dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegający ewidencji księgowej. Dokumenty finansowo-księgowe stanowią podstawowe uzasadnienie zapisów księgowych. 2. Za prawidłowy uważa się dowód finansowo-księgowy stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego nr identyfikacyjny, 2) określenie stron (nazwy, adresy, NIP) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeśli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów. 3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według obowiązującego kursu. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. 4. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. 5. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. 6. W przypadku korygowania Faktur VAT należy stosować obowiązujące przepisy z zakresu podatków od towarów i usług. 7. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można
poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. 5 1. Dowody finansowo księgowe dzielą się na: 1) zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, 2) zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, 3) wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz Uniwersytetu. 2. Szczegółowy wykaz dokumentów księgowych zawiera załącznik do Instrukcji. 3. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być także: 1) dowody zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w zestawieniu zbiorczym pojedynczo wymienione, 2) dowody korygujące poprzednie zapisy, 3) dowody zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, 4) dowody rozliczeniowe ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. 4. Ze względu na kryterium funkcyjno-przedmiotowe dowody dzieli się na: 1) dokumenty zakupu dostaw towarów, robót i usług oraz rozliczeń z dostawcami, 2) dowody kasowe, 3) dowody bankowe, 4) dokumenty dotyczące wypłaty wynagrodzeń, stypendiów, 5) dokumenty dotyczące ewidencji majątku trwałego, 6) dokumenty dotyczące czynności wymienionych w ustawie o podatku od towarów i usług, 7) dokumenty dotyczące wypłat należności dla studentów uregulowanych wewnętrznymi aktami prawnymi. 5. Prawidłowo sporządzony dowód powinien: 1) zostać sporządzony wg ustalonego w jednostce wzoru i zawierać zapisy dokonane czytelnie i w sposób trwały, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu, 2) być rzetelny i zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, 3) być kompletny, zawierający wszystkie dane wymagane przepisami i wynikające z operacji, którą dokumentuje, 4) być wolny od błędów rachunkowych, 5) zostać opatrzony numerem w kolejności chronologicznej wg przyjętych zasad numerowania dowodów księgowych. 6. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeśli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena potwierdzona stosownym wydrukiem. 7. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym. Obieg dokumentów 6
1. Obieg dokumentów księgowych obejmuje drogę dokumentów od chwili ich sporządzania lub wpływu do jednostki do momentu ich dekretacji i przekazania do księgowania. 2. Bez względu na rodzaj dowodów należy zawsze dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą i najprostszą drogą. W tym celu: 1) dowody przekazuje się tylko do tych komórek, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych, realizują zadania objęte dowodem i są kompetentne do ich sprawdzenia, 2) przestrzega się równomiernego obiegu wszystkich dowodów w celu zapobiegania okresowemu spiętrzeniu prac powodujących możliwość zwiększenia pomyłek, 3) skraca się czas przetrzymania dokumentów przez komórki organizacyjne do minimum. 3. Dokumenty finansowo-księgowe zewnętrzne obce mogą wpływać do Uniwersytetu: 1) za pośrednictwem Rozdzielni korespondencji, w której dokument zostaje opatrzony stemplem wpływu, a następnie przekazany do odpowiedniej jednostki merytorycznej Uniwersytetu i potwierdzony stemplem wpływu tej jednostki, 2) bezpośrednio do jednostki merytorycznej, w której zostaje opatrzony stemplem wpływu tej jednostki, 3) za pośrednictwem pracownika Uniwersytetu, upoważnionego do odbioru dokumentu od kontrahenta, który niezwłocznie przekazuje dowód księgowy do jednostki merytorycznej. Sposób taki może wystąpić tylko wtedy, gdy data wystawienia dokumentu jest datą jego odbioru. 4. W przypadku wpływu dokumentu finansowo-księgowego do innej jednostki organizacyjnej niż merytoryczna, jednostka ta zobowiązana jest do potwierdzenia stemplem jego wpływu, a następnie do niezwłocznego przekazania dokumentu do jednostki merytorycznej. Komórka merytoryczna potwierdza jego wpływ. 5. Datę, od której liczy się termin płatności wynikający z danego dokumentu stanowi: 1) pierwsza data wpływu dokumentu do Uniwersytetu w przypadkach określonych w ust. 3 pkt. 1 i 2 oraz ust. 4, 2) data wystawienia dokumentu w przypadku określonym w ust. 3 pkt. 3. 6. Dokument finansowo-księgowy podlega kontroli: 1) merytorycznej, polegającej na ustaleniu rzetelności danych w nim zawartych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dokumencie, stwierdzeniu, że został wystawiony przez właściwe podmioty bądź jednostki organizacyjne Uniwersytetu i zgodnie z planem rzeczowo-finansowym, 2) zawartymi umowami bądź wydanymi zleceniami oraz że wydatki, na które opiewa dokonane zostały na zasadach określonych w ustawie o zamówieniach publicznych, 3) formalno-rachunkowej, polegającej na przeprowadzeniu czynności badawczych pod kątem kompletności i poprawności dokumentów oraz poprawności działań arytmetycznych. 7. Kontrola merytoryczna dokonywana jest w jednostce merytorycznej, której dokument finansowo-księgowy dotyczy. Sprawdzenie i zatwierdzenie dokumentu następuje bezzwłocznie z uwzględnieniem terminu płatności oraz koniecznością dokonania dalszych czynności związanych z przygotowaniem dokumentu do zapłaty. 8. Przekazanie dokumentu do kwestury w dniu, w którym upływa termin płatności lub po tym dniu wymaga dołączenia pisemnego wyjaśnienia przyczyn przetrzymania dokumentu podpisanego przez pracownika dokonującego sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym. 9. Kontroli merytorycznej dokonuje osoba posiadająca upoważnienie Rektora do dysponowania środkami finansowymi z konta, z którego realizowany jest wydatek określony w dokumencie finansowym.
10. Kontrola merytoryczna polega na: 1) umieszczeniu na dokumencie klauzuli o treści: Data otrzymania faktury. Źródło finansowania ( KOD finansowy) Sprawdzono pod względem merytorycznym podpis 2) określeniu zadania budżetowego, z którego realizowany jest wydatek, 3) umieszczeniu na dokumencie zwięzłego opisu zdarzenia gospodarczego, w tym potwierdzenie odbioru, wydania materiałów, wykonania usługi. 11. Po sprawdzeniu i zatwierdzeniu pod względem merytorycznym dowody finansowoksięgowe przekazywane są: 1) do Działu Zamówień Publicznych celem potwierdzenia zgodności zakupu z przepisami ustawy Prawo zamówień Publicznych, a następnie 2) do Kwestury, w której wyznaczeni pracownicy dokonują sprawdzenia pod względem formalno rachunkowym oraz dekretacji księgowej. Czynności te potwierdzone są poprzez umieszczenie na dokumencie informacji o następującej treści D E K R E T A C J A Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym Data /Imię i Nazwisko/ /podpis/ Zatwierdzono do zapłaty na kwotę. (słownie)........ KWESTOR REKTOR/KANCLERZ Księgi rachunkowe 7
1. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Zapisy mają odzwierciedlać stan rzeczywisty. 2. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały przy użyciu komputera stosując właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisu. 3. Zapis powinien zawierać co najmniej: 1) datę dokonania operacji, 2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę jeśli różni się ona od daty dokonania operacji, 3) zrozumiały skrót lub kod opisu operacji, 4) kwotę i datę zapisu, 5) oznaczenie kont, których dotyczy. 4. Dokonywane w księgach rachunkowych zapisy syntetyczne muszą być powiązane z zapisami chronologicznymi w sposób wynikający ze stosowanej formy i techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych. 5. Zapis w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera musi posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod który został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie programu wprowadzenia danych i osoby zlecającej tę czynność. Winna być zapewniona kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych. Dokumenty zakupu towarów, robót i usług oraz rozliczeń z dostawcami obejmują: 1) dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego tj.: 8 a) przy czynnościach o wartości określonej w regulaminie Zamówień publicznych - protokół postępowania, b) w pozostałych przypadkach - dokumentacja podstawowych czynności, która stanowi uzasadnienie zawarcia umowy z wybranym w wyniku postępowania dostawcą lub wykonawcą. Postanowienia umowy muszą być zgodne ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, wynikać z wybranej oferty i podlegają zmianie tylko w zakresie przewidzianym umową i na zasadach przewidzianych w ustawie o zamówieniach publicznych, 2) oryginały faktur, faktur korygujących lub rachunków dostawcy lub wykonawcy wystawionych z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie przepisów 3) dowody uregulowania zobowiązania: a) wyciągi bankowe, b) dowody kasowe, c) rozliczenie pracowników z sum pobranych na zakup z dołączonymi dowodami dokonanych wydatków. 9 Dowodami kasowymi są dokumenty dotyczące operacji kasowych ujmowane w raporcie kasowym, do których zalicza się: 1) dowód wpłaty (symbol KP Kasa Przyjmie), 2) kwitariusz przychodowy (sym.k-103), kwit wpłaty z kwitariusza przychodowego powinien zawierać dane określone w 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat lokalnych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50 z 1999 roku
poz. 511 z późniejszymi zmianami), 3) dowód wypłaty (symbol KW Kasa Wypłaci), 4) czek gotówkowy (służący do podejmowania gotówki z banku do kasy; wzór i symbol określa bank), 5) bankowy dowód wpłaty (służący do przekazywania gotówki z kasy do banku; wzór i symbol określa bank), 6) raport kasowy (symbol RK), 7) wniosek o zaliczkę, rozliczenie zaliczki, 8) rozliczenie wyjazdu służbowego. 10 Do dowodów bankowych otrzymywanych z banków prowadzących obsługę bankową Uniwersytetu zalicza się: 1) polecenie przelewu, 2) bankowy dowód wpłaty, 3) bankowy dowód wypłaty, 4) nota bankowa memoriałowa, 5) wyciąg bankowy z rachunku, 6) czek gotówkowy. 11 1. Dokumentami stwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń są: 1) listy płac, 2) rachunki wystawione na podstawie zawartych umów zleceń i umów o dzieło. 2. Listy płac powinny zawierać co najmniej: 1) okres, za jaki obliczono wynagrodzenie, 2) łączną sumę do zapłaty, 3) imię i nazwisko pracownika, 4) sumę należnego każdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto, z rozbiciem na poszczególne składniki płac, 5) sumę wynagrodzeń netto, 6) sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły. 3. Zbiorcze zestawienia list wypłat podpisuje osoba sporządzająca i sprawdzająca prawidłowość naliczenia, osoba odpowiedzialna merytorycznie, osoba odpowiedzialna za sprawdzenie list pod względem formalnym i rachunkowym oraz osoby zatwierdzające listę do wypłaty /kwestor i Rektor/. 12 1. Do dokumentów dotyczących ewidencji majątku trwałego zalicza się: 1) protokół przyjęcia środka trwałego (OT), 2) protokół przekazania środka trwałego (PT), 3) karta środka trwałego,
4) księga inwentarzowa, 5) tabela amortyzacyjna, 6) likwidacja środka trwałego (LT) lub przedmiotu nietrwałego (LN), 7) protokół rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych. 2. Dostawy środków trwałych przekazywanych do użytku równocześnie z ich odbiorem powinny być udokumentowane fakturami dostawców i protokołem odbioru wystawionymi zgodnie z zawartymi umowami wg zasad zawartych w regulaminie Zamówień Publicznych. 3. Na podstawie faktur i protokołu odbioru Sekcja Ewidencji Majątku wystawia dokument OT, który podpisuje osoba materialnie odpowiedzialna. 4. Odbiór robót budowlanych następuje na podstawie protokołu odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów podpisanego przez inspektora nadzoru wraz z oświadczeniem dotyczącym wykonania robót zgodnie ze sztuką budowlaną i zawartą umową. W przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu umownego, inspektor nadzoru lub odpowiedzialny pracownik merytoryczny zobowiązany jest sprawdzić prawidłowość sporządzenia kosztorysu załączonego do faktury. 5. Po zakończeniu i pełnym rozliczeniu procesu inwestycyjnego, robót budowlanych odpowiedzialny pracownik jednostki merytorycznej sporządza dokumenty OT i przekazuje do Sekcji Ewidencji Majątku. Dokument OT musi być sporządzony z uwzględnieniem zapisów w księgach rachunkowych, dotyczących tego zadania inwestycyjnego oraz obowiązującej w tym zakresie klasyfikacji rodzajowej środków trwałych. 6. Dokumenty OT dotyczące budynków i budowli podpisuje Zastępca Kanclerza ds. Inwestycji. Załącznik do Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych Wykaz dokumentów finansowo-księgowych 1. Dokumenty zewnętrzne obce otrzymywane w oryginale od kontrahentów: 1) faktury VAT, 2) faktury korygujące, 3) noty korygujące, 4) rachunki wystawiane przez podmioty nie będące podatnikami VAT, 5) noty księgowe, 6) decyzje administracyjne wydawane przez organy administracji rządowej i samorządowej, 7) wyroki sądowe, 8) postanowienia sądu, 9) protokoły odbioru 10) umowy lub inne dokumenty określające dzień przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz Uniwersytetu. 2. Dokumenty zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom:
1) faktury VAT i faktury korygujące wystawiane przez merytoryczne komórki organizacyjne upoważnione przez kierownika jednostki do wystawiania faktur VAT i faktur korygujących, 2) noty korygujące wystawiane przez merytoryczne komórki organizacyjne, 3) noty księgowe wystawiane przez merytoryczne komórki organizacyjne, 4) decyzje administracyjne, 5) zamówienia, zlecenia, umowy związane z robotami, dostawami towarów i usług (muszą zawierać one rodzaj usługi lub prac, ilość towarów, rozmiar oraz wartość), 6) dowód wpłaty (symbol KP Kasa Przyjmie i o symbolu K 103) wystawiony przez kasjera UWM, 7) dowody przerachowań, 8) dowody wypłat KW, jeżeli wpłaty dokonywane są w kasie, 9) decyzje o zwrocie należności. 10) protokół przekazania 3. Dokumenty wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz Uniwersytetu: 1) wniosek o zaliczkę, 2) rozliczenie zaliczki, 3) rozliczenie wyjazdu służbowego, 4) umowy zlecenia, umowy o dzieło, 5) wnioski, decyzje premiowe i nagrodowe, 6) decyzje o potrąceniu z wynagrodzenia, 7) listy płac, listy nagród, 8) zwolnienia lekarskie, 9) polecenie księgowania, 10) zestawienie dowodów księgowych sporządzane dla zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, 11) arkusze spisowe, 12) protokół przyjęcia środka trwałego (OT), 13) protokół przekazania środka trwałego (PT), 14) likwidacja środka trwałego (LT) lub przedmiotu nietrwałego (LN), 15) rozliczenia świadczeń wzajemnych.