Rachunkowość i gospodarka finansowa jednostek sektora finansów publicznych wątpliwości i problemy. Prowadzący: Sebastian Bach

Transkrypt

1 Rachunkowość i gospodarka finansowa jednostek sektora finansów publicznych wątpliwości i problemy Prowadzący: Sebastian Bach

2 Ustawa o rachunkowości Art. 4 ust. 3 uor Rachunkowość jednostki obejmuje: 2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Art. 20 ust. 2 uor Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. 2

3 Wymogi formalne dowodów księgowych Art. 21 ust. 1 uor Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych; 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu; 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Art. 21 ust. 1a uor Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa: 1) w ust. 1 pkt 1 3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów; 2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. 3

4 Art. 14 ust. 2 uor Kontrola dowodów księgowych ( ) Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Art. 21 ust. 1 uor Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Kontrola dowodów księgowych: merytoryczna, formalna, rachunkowa, wstępna. 4

5 Kontrola merytoryczna dowodów księgowych Kontrola merytoryczna ocena zgodności operacji gospodarczej z prawem i stanem faktycznym. Umieszczenie na dowodzie księgowym adnotacji: sprawdzono pod względem merytorycznym oznacza, że: wykazane w dokumencie dane odpowiadają rzeczywistości; ujęte na dokumencie dostawy, usługi lub roboty budowlane zostały faktycznie wykonane, w sposób zgodny z zamówieniem i odpowiadający wymaganiom jednostki; operacja gospodarcza została wykonana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Kontrolę merytoryczną powinien przeprowadzać właściwy pracownik merytoryczny jednostki lub (wyjątkowo) jej kierownik. 5

6 Kontrola formalna dowodów księgowych Kontrola formalna ocena zgodności dokumentu z wymogami prawa w zakresie jego formy i treści. Umieszczenie na dowodzie księgowym adnotacji: sprawdzono pod względem formalnym oznacza, że: dowód księgowy jest kompletny, a więc zawiera dane określone w art. 21 ust. 1 uor; dowód księgowy zawiera dane wymagane przez regulacje wewnętrzne (np. datę wpływu do jednostki; potwierdzenie przeprowadzenia kontroli merytorycznej oraz dokonania zakupu zgodnie z pzp lub ufp; opis operacji gospodarczej, w tym zgodność z wymogami podmiotu współfinansującego; podziałkę klasyfikacji budżetowej; kod klasyfikacji wydatków strukturalnych; podpisy upoważnionych pracowników). Kontrolę formalną powinien przeprowadzać pracownik księgowości. 6

7 Kontrola rachunkowa dowodów księgowych Kontrola rachunkowa ocena prawidłowości wyliczeń przedstawionych na dowodzie. Umieszczenie na dowodzie księgowym adnotacji: sprawdzono pod względem rachunkowym oznacza, że: dowód jest wolny od błędów rachunkowych; dokonane na dowodzie przeliczenia na walutę polską są prawidłowe (w przypadku dokumentu wystawionego w walucie obcej). Kontrolę rachunkową powinien przeprowadzać pracownik księgowości. 7

8 Kontrola wstępna dowodów księgowych Kontrola wstępna ocena zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz ocena kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Rzetelne dowody księgowe dowody księgowe zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 uor oraz wolne od błędów rachunkowych. Kontrolę wstępną przeprowadza główny księgowy lub upoważniony przez niego pracownik księgowości. 8

9 Art. 54 ust. 3 ufp Kontrola wstępna dowodów księgowych Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że: 1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem; 2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji; 3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. Art. 54 ust. 4 ufp Główny księgowy, w razie ujawnienia nieprawidłowości, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. Art. 54 ust. 5 ufp O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia pisemnie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. 9

10 Kontrola wstępna dowodów księgowych Art. 18b uondfp Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niedokonanie lub nienależyte dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej lub finansowej z planem finansowym lub kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących takiej operacji, jeżeli miało ono wpływ na: 1) dokonanie wydatku powodującego przekroczenie kwoty wydatków ustalonej w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych; 2) zaciągnięcie zobowiązania niemieszczącego się w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych. 10

11 Zatwierdzenie dowodu księgowego do wypłaty Zatwierdzenie dowodu do wypłaty zadysponowanie środkami pieniężnymi jednostki z przeznaczeniem na zapłatę za wykonaną dostawę, usługę lub robotę budowlaną. Dowód księgowy zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki lub pracownik przez niego upoważniony. UWAGA: dokumentu księgowego nie zatwierdza do wypłaty główny księgowy. Główny księgowy wykonuje dyspozycję środkami pieniężnymi (art. 54 ust. 1 pkt 2 ufp). Art. 59 ustawy o samorządzie gminnym Dyspozycja środkami pieniężnymi gminy jest oddzielona od kasowego jej wykonania. 11

12 Zatwierdzenie dowodu księgowego do wypłaty Orzeczenie GKO z 15 czerwca 2015 r. (BDF ) Podnoszony przez obwinionego argument, że zatwierdził wydatki, gdyż podpis został złożony także przez skarbnika, nie przesądza o wyłączeniu jego odpowiedzialności, jako osoby dokonującej wydatku. Zakres uprawnień i obowiązków głównego księgowego nie obejmuje dokonywania wydatków, a decyzje dotyczące dysponowania środkami finansowymi pozostają w sferze kompetencji kierownika jednostki. Zaufanie do pracownika dokonującego weryfikacji wydatku nie uwalnia kierownika jednostki od odpowiedzialności. 12

13 Zatwierdzenie dowodu księgowego do wypłaty Wystąpienie pokontrolne RIO w Krakowie (WK /14) Publiczne Przedszkole w Porębie Spytkowskiej kontrola problemowa Art. 59 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym stanowi, że dyspozycja środkami pieniężnymi gminy winna być oddzielona od kasowego jej wykonania. W związku z powyższym zapisy, iż w zatwierdzaniu dokumentów do wypłaty bierze udział główny księgowy (lub osoba przez niego upoważniona), dla którego stosownie do postanowień art. 54 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych zastrzeżone jest wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, jest nieprawidłowy. 13

14 Zatwierdzenie dowodu księgowego do wypłaty Art. 11 ust. 2 uor Jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych: 2) w przypadku jednostek sektora finansów publicznych innej jednostce sektora finansów publicznych, na zasadach określonych w przepisach odrębnych. Art. 10a ustawy o samorządzie gminnym Gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną: 1) jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych, 2) gminnym instytucjom kultury, 3) innym zaliczanym do sektora finansów publicznych gminnym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego. Art. 10c ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym Zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie. 14

15 Zatwierdzenie dowodu księgowego do wypłaty Stanowisko RIO w Gdańsku z 28 lipca 2016 r. (RP.0441/26/22/1/2016) ( ) niewątpliwie zatwierdzenie do wypłaty na dowodzie księgowym określonej kwoty, winno być dokonywane przez kierownika jednostki obsługiwanej. Wydaje się jednocześnie, że realizacja samej dyspozycji przelewu (czynność stricte techniczna) objętej wspomnianym dowodem księgowym, może być jednak dokonywana przez upoważnionego pracownika jednostki obsługującej. Samo wykonanie przelewu określonych środków pieniężnych, po uprzednim zatwierdzeniu do wypłaty określonego wydatku przez kierownika jednostki obsługiwanej, stanowić będzie czynność organizacyjno-techniczną, a nie decyzyjną. 15

16 Dekretacja dowodu księgowego Dekretacja dowodu księgowego wskazanie sposobu ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych. Elementy dekretu: wskazanie kont (syntetycznych i/lub analitycznych) i stron tych kont, na których zostanie zaewidencjonowana operacja gospodarcza; określenie kwoty operacji gospodarczej; oznaczenie klasyfikacji budżetowej (jeśli jest stosowana); wskazanie kodu wydatku strukturalnego; wskazanie miesiąca, w którym operacja gospodarcza ma być zaksięgowana; podpis osoby odpowiedzialnej za powyższe wskazania. Dekretacji na dowodzie księgowym dokonuje pracownik księgowości. 16

17 Kontrola finansowa dowodu księgowego Wskazanie daty wpływu dowodu zewnętrznego do jednostki i/lub komórki księgowości. Wskazanie numeru, pod którym dokument został ujęty w rejestrze korespondencji przychodzącej. Opis operacji gospodarczej zamieszczony przez pracownika merytorycznego. Potwierdzenie dokonania wydatku zgodnie z przepisami pzp oraz ufp. Wskazanie daty zapłaty za zobowiązanie. Znaczenie dat zamieszczanych na dowodzie księgowym. Podpisy osób uczestniczących w procesie kontroli finansowej oraz ujęcia dowodu w ewidencji księgowej. 17

18 Zapis księgowy Art. 20 uor 1. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. 2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi. Art. 4 ust. 2 uor Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. 18

19 Wymogi zapisu księgowego Art. 23 ust. 1 uor Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Art. 23 ust. 2 uor Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) datę dokonania operacji gospodarczej; 2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji; 3) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów; 4) kwotę i datę zapisu; 5) oznaczenie kont, których dotyczy. 19

20 Art. 23 uor Wymogi zapisu księgowego 3. Zapisów dotyczących operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej. 4. Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie. 5. Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. Art. 13 uor 3. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości przy użyciu komputera jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych. ( ) 5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. 20

21 Wymogi zapisu księgowego Art. 14 uor 2. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. ( ) 4. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Art. 15 uor 1. Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. 2. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej. 21

22 Wymogi zapisu księgowego Art. 25 ust. 1 uor Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się: 1) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca, lub 2) przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. Art. 25 ust. 2 uor W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane w sposób określony w ust. 1 pkt 2. 22

23 Znaczenie i rola zapisu księgowego Data zapisu data księgowania (technicznego wprowadzenia zdarzenia do ksiąg rachunkowych). Data operacji gospodarczej data, w jakiej wystąpiło zdarzenie podlegające ujęciu w księgach rachunkowych (możliwe stosowanie uproszczeń na podstawie art. 4 ust. 4 uor). Data dowodu księgowego data wystawienia dowodu księgowego. Data operacji gospodarczej a data wpływu dokumentu źródłowego do jednostki. Praktyczne aspekty wywiązania się z obowiązku zapewnienia chronologii zapisów. Znaczenie daty zapisu, daty operacji gospodarczej, daty dokumentu oraz daty jego wpływu do jednostki dla rzetelności sprawozdań budżetowych i finansowych. Wpływ sposobu funkcjonowania obiegu dokumentów finansowo-księgowych na wiarygodność i rzetelność sprawozdań finansowych i budżetowych. Data zapisu źródło informacji istotnych dla oceny wiarygodności i legalności działań osób dokonujących zapisu. 23

24 Nieterminowe regulowanie zobowiązań przyczyny, konsekwencje, osoby odpowiedzialne Art. 44 ust. 3 pkt 3 ufp Wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 24

25 Najczęściej występujące przyczyny nieterminowego regulowania zobowiązań Brak środków na rachunku bankowym. Niewłaściwa organizacja lub nieprzestrzeganie przez pracowników obowiązującego w jednostce systemu obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Nieprawidłowa organizacja kontroli finansowej. Wpływ faktury lub rachunku do jednostki w terminie uniemożliwiającym jego terminową realizację lub po terminie wskazanym przez kontrahenta. Nieprawidłowe ustalenie terminu płatności. Nieterminowe sporządzenie przelewu przez odpowiedzialnego za to zadanie pracownika. Nieznajomość przepisów prawa. Zapłata zobowiązania na rachunek niewłaściwego kontrahenta. Zdarzenie losowe, np. awaria systemu informatycznego. 25

26 Procedury zmniejszające prawdopodobieństwo nieterminowego regulowania zobowiązań Właściwa organizacja obiegu dokumentów finansowo-księgowych w jednostce. Egzekwowanie obowiązku przestrzegania obowiązujących w jednostce procedur kontroli zarządczej. Stosowanie właściwych zapisów w umowach z kontrahentami. Ustalenie właściwych terminów płatności zobowiązań. Przypisanie pracownikom jednostki odpowiedzialności za wykonywanie czynności mających wpływ na terminowe regulowanie zobowiązań. Właściwa organizacja kontroli finansowej w zakresie zatwierdzania dowodów źródłowych do wypłaty. 26

27 Nieterminowe regulowanie zobowiązań jak postępować Ustalenie istnienia prawnego obowiązku uregulowania zobowiązania (czy faktura była słusznie wystawiona, czy wierzyciel słusznie wzywa nas do zapłaty świadczenia, czy rzeczywiście nie dokonaliśmy zapłaty, czy faktura wpłynęła do jednostki, faktury elektroniczne, czy faktura nie wpłynęła po terminie, czy zobowiązanie zostało skutecznie zaciągnięte). Uzyskanie od kontrahenta przesunięcia terminu płatności. Uzyskanie od kontrahenta oświadczenia, że nie będzie korzystał z prawa naliczenia odsetek. Uzyskanie od kontrahenta umorzenia odsetek (art. 508 kc). Uregulowanie odsetek ze środków finansowych pracownika (za jego zgodą), w przypadku gdy ponosi on winę za nieterminowe uregulowanie zobowiązania, którego skutkiem jest naliczenie odsetek. Zapłata odsetek ze środków finansowych pracownika za pośrednictwem rachunku sum depozytowych. Przypisanie pracownikowi odpowiedzialności w sytuacji odmowy zapłaty odsetek (art kodeksu pracy). 27

28 Dziękuję za uwagę 28