Oddaj c j w twoje r ce mam wiadomo ć, e twoja przygoda z eventami ju si rozpocz ła bardzo dobrze! Ksi ka jest skierowana przede wszystkim do praktykówś do event managerów, animatorów eventowych, działów HR i PR korporacji i firm, do wykładowców akademickich i dziennikarzy. Nie da si z niej nauczyć pracy eventowej, ale mo na poznać mechanizmy oparte na psychologii, które z du ym prawdopodobie stwem przewiduj wiele sytuacji. Je li wi c chcesz dowiedzieć si jak psychologia wspiera bran eventow, zach cam do lektury. Zwróć jednak uwag, e ksi ka nie dostarcza gotowych scenariuszy działania, a tylko pokazuje badania i refleksje, jak w praktyce tworzyć eventy doskonałe takie, o których pami ta si wiele lat. Musisz sam zdecydować, drogi czytelniku, jak t wiedz wykorzystasz i czy w twoim konkretnym przypadku b dzie ona cenna i wa na. Zach cam wi c do odnoszenia wszelkich opisywanych tu teorii do własnych do wiadcze. To ułatwi transfer wiedzy i pozwoli ci w przyszło ci wykorzystać to, co udało mi si przedstawić w tej publikacji. ycz c powodzenia, mam szczer nadziej, e wkrótce w kraju pojawi si poka na biblioteka opracowa na temat eventów dla osób pocz tkuj cych, czy takich, które przechodz w tej bran y kryzys, mo e to być solidy bodziec do działania, inspiracja cenniejsza ni niejedno zlecenie biznesowe! Zapraszam na swoje szkolenia z psychologii eventów (odbywaj si regularnie na terenie całego kraju) i zach cam do lektury ksi ki nie ma sensu bowiem wywarzać drzwi, które od dawna s ju otwarte! Autor Strona3
WPROWADZENIE TEORETYCZNE, CZYLI CO TO S EVENTY? Moje zafascynowanie eventami rozpocz ło si kiedy miałem około 25 lat. Byłem ju w tym czasie do wiadczonym animatorem i nie obce były mi wyjazdy zagraniczne i prowadzenie zaj ć grupowych, ale ci gle poszukiwałem adrenaliny i nowych rzeczy w tej bran y. Tak trafiłem na agencje eventowe i zacz łem z nimi współpracować. Jak ju wspominałem w swojej poprzedniej ksi ce, animacja czasu wolnego wci jeszcze w Polsce raczkuje, za to eventy maj si bardzo dobrze i bran a eventowa w naszym kraju jest stosunkowo dobrze rozwini ta. Oprócz tego, znacznie lepiej zarabia si pracuj c na eventach, ni w typowej animacji czasu wolnego. Kiedy zacz łem szukać literatury na temat eventów w polskich bibliotekach okazało si, e nie jest to takie łatwe. Brakuje fachowych monografii, drukowanych czasopism po wi conych tej tematyce i ekspertów, na których mo na by si wzorować. Z reguły o eventach wspomina si tylko w publikacjach na temat marketingu, PR czy turystyki. To wielka szkoda, e tak rozwini ta bran a nie doczekała si jeszcze rozbudowanej literatury i prawd jest, e wiele działa w tym obszarze wykonuje si intuicyjnie. Ja te na pocz tku pracowałem intuicyjnie, obserwowałem, pytałem, dochodziłem do wniosków. Liczne wyjazdy zagraniczne dały mi jednak mo liwo ć si gania po literatur na temat eventów w obcych j zykach przede wszystkim w j zyku angielskim, ale tak e po niemiecku, włosku, czesku czy słowacku (co do ć smutne, bior c pod uwag wielko ć naszego kraju, a np. Słowacji). Nierzadko napotykałem na teorie, których wcze niej nie znałem, ale zgodnie z którymi intuicyjnie post powałem. Wierz, e kilka z nich, opisanych w tej ksi ce, mo e si okazać bardzo przydatnych i porz dkuj cych wiedz. Prowadz c szkolenia z zakresu Psychologii eventów czasami spotykam si z opini, e kwestie, które poruszam, s w gruncie rzeczy Strona4
do ć klarowne i logiczne, ale faktycznie, mało kto w Polsce o tym mówi, a ju na pewno nie traktuj o nich polskie, bardzo teoretyczne studia. Prawdopodobnie wi c, niniejsza ksi ka jest pierwszym praktycznym podr cznikiem dla wszystkich tych, którzy pracuj w eventach. T jej cz ć chciałbym rozpocz ć od pewnych ustale teoretycznych, by pó niej przej ć do aspektów bardziej praktycznych. Omówi w niej definicje poj cia event, rozwój tego poj cia w czasie oraz rodzaje eventów. B dzie to podstawa do przedstawienia koncepcji, które w znacznym stopniu decyduj o sukcesach eventu (rozdział 2). EVENT PRÓBA DEFINICJI POJ CIA Samo słowo event jest w Polsce coraz cz ciej u ywane przy rozmaitych okazjach. Mam czasami wr cz wra enie, e si go nadu ywa. Z drugiej strony, wci spotykam si jeszcze z osobami, które nie wiedz co ten termin oznacza. Szczególnie jest to zaskakuj ce, kiedy osoby z bran y hotelarskiej czy nauczyciele akademiccy pytaj mnie, co to wła ciwie jest (zdarzyło mi si nawet parokrotnie usłyszeć wymow dosłown tego słowa, czyli ewent zamiast iwent ). Oczywi cie do nikogo nie mo na mieć pretensji, e nie rozumie znaczenia tego słowa nikt z nas nie jest alf i omeg, ale skoro poj cie to jest tak cz sto stosowane w mediach i w kr gach biznesowych, medialnych, hotelarskich, turystycznych, animacyjnych i innych, warto bli ej przyjrzeć si temu terminowi. Dosłowne tłumaczenie słowa event z j zyka angielskiego oznacza wydarzenie, zdarzenie lub okazja. Nie jest to jednak wystarczaj ca informacja, by dookre lić zakres znaczeniowy. Owszem, event jest pewnym wydarzeniem, ale wydarzeniem mo e być te wizyta go cia z zagranicy w naszym domu, wyj cie na zakupy czy wizyta u fryzjera te sytuacje niewiele jednak maj wspólnego z eventami. Pojawia si wi c pierwszy czynnik, który ułatwi stworzenie definicji event to wydarzenie, które wykracza poza codzienne do wiadczenia. Je li jeste my uczestnikami paintballa i strzelamy kulkami z farb do innych Strona5
uczestników gry, to mamy do czynienia z eventem, poniewa jest to wydarzenie, którego na co dzie nie mo emy praktykować. Jest ono wyj tkowe i nietypowe (niepowszechne). Kolejnym czynnikiem jest fakt, e eventy to wydarzenia, które maj okre lony cel ze strony organizatora czy sponsora. Niektóre firmy mog organizować eventy by wzmocnić sprzeda swoich produktów. S firmy, które b d chciały wprowadzić now usług na rynek i posłu si w tym celu eventem. Spotkamy wreszcie firmy, które za pomoc eventu chc zintegrować swoich pracowników i nauczyć ich współpracy w grupie. źventy stosowane mog wi c być w marketingu, działaniach PR czy po prostu w zarz dzaniu zasobami ludzkimi i jest to jedna strona medalu. Drug stron stanowi eventy na mniejsz skal i o mniejszych zazwyczaj bud etach, których celem jest dobra zabawa czy te o ywienie atmosfery. We my na przykład zorganizowanie urodzin dla dzieci z klaunem, czy pokaz sztucznych ogni na zako czenie roku szkolnego to te eventy, w ko cu s wydarzeniami spoza codziennych do wiadcze i maj swój cel integracj, budowanie relacji, o ywianie, roz mieszanie, zbli anie ludzi do siebie czy budowanie lojalno ci i przywi zania. Ró norodno ć eventów i ich szeroki wachlarz skomplikowania sprawiaj, e trudno o jedn definicj tego poj cia. Nie jest łatwe porównanie eventu dla 10 dzieci w czasie urodzin jednego z nich z eventem dla kilku tysi cy ludzi, którego zwie czeniem jest koncert wiatowej gwiazdy pop. Znacznie łatwiej zdefiniować jest poj cie event marketing, które kojarzy si z organizacj imprez w celu promocji firm, marek i idei. źvent marketing skupia si najcz ciej na otoczeniu zewn trznymś klienci, dostawcy, kontrahenci czy opinia publiczna. Rzadziej stosowany jest wewn trznie, np. w stosunku do pracowników. Jest wa nym elementem całej strategii marketingowej firmy i mo na go opisać jako organizacja imprez promocyjnych. My jednak chcemy to poj cie potraktować szerzej nie tylko w odniesieniu do biznesu, ale tak e z uj ciem innych dziedzin ycia, w których pojawiaj si eventy. Podejmuj c prób sformułowania słowa event bior pod uwag wiele czynników. Pierwszym z nich jest fakt, i słowo to ewidentnie weszło Strona6
ju do u ytku codziennego Polaków i nie ma sensu go spolszczać (choć niekiedy zdarza si, e dziennikarze u ywaj słowa iwent, jak miało to miejsce w artykule Mirosława P czka w Polityce z 17.10.2007 roku). Po drugie, słowo to jest na tyle popularne i powszechne, e warto w ko cu podać jego jednolit definicj, która byłaby wyznacznikiem rozwoju tego poj cia na przyszło ć. Oczywi cie nara a mnie to na pewn krytyk, e nie uj łem w definicji wszystkich najwa niejszych elementów eventu, ale z drugiej strony od czego trzeba zacz ć! Po trzecie wreszcie, event to poj cie szerokie, warto wi c mieć wiadomo ć, e niektóre jego formy b d si wymykały definicji. My l jednak, e warto spróbować EVENT to niecodzienne i wyj tkowe, aczkolwiek zaplanowane, wydarzenie dla ludzi, które ma za pomoc okre lonego bud etu i nakładów pracy ludzkiej, dostarczyć prze yć i emocji, b d cych celem organizatora, przy czym cel ten mo e mieć znaczenie w aspekcie marketingowym, PR-owym, politycznym, społecznym, rekreacyjnym, kulturalnym, dobroczynnym lub psychologicznym. Do definicji tej warto podać przykłady konkretnych eventów, które mog dopełnić obrazu tego zjawiska. Zanim jednak podam i omówi przykłady eventów w podrozdziale 1.3, chciałbym po wi cić troch uwagi rozwojowi słowa event w Polsce. ROZWÓJ POJ CIA EVENT W POLSCE Samo słowo event jest poj ciem stosunkowo nowym w polskim słowniku. Powszechne jego u ycie w Polsce pojawiło si dopiero po 2000 roku, przy czym najcz ciej podawana jest data 2004 jako pocz tek masowego u ywania tego terminu (głównie w odniesieniu do event marketingu). Moje do wiadczenia wskazuj jednak na to, e ju w latach 2000 2004 organizowane były w Polsce eventy, jakie znamy obecnie i wielu managerów tego wła nie poj cia ju wtedy u ywało. Strona7
Je li wi c przyjmiemy, e słowo to pojawiło si na stałe w mowie u ywanej przez Polaków około roku 2000, to zwraca uwag, jak bardzo jest to termin w naszym kraju młody. Młodo ć terminu nie oznacza jednak młodo ci idei. Ju wcze niej organizowane były wszelkiego rodzaju festyny, koncerty, imprezy czy wyst py. Znajd si równie tacy, którzy uznaj, e jednym z pierwszych wielkich eventów były staro ytne Igrzyska Olimpijskie z 776 roku p.n.e. Trzeba przyznać, e nawet taka opinia wpisuje si w nasz definicj eventu, bo Igrzyska były wydarzeniem niecodziennym, wyj tkowym, zaplanowanym i miały swój cel społeczny z okre lonym bud etem i nakładem pracy ludzkiej. Z drugiej strony, historycy mogliby doszukać si jeszcze starszych eventów. Nie chodzi mi jednak o to, który event mo emy uznać za pierwszy, tylko o to, e wydarzenia, które dzi mogliby my nazwać eventami, do 2000 roku w Polsce były nazywane dziesi tkami innych terminów. Słowo event, ze wzgl du na bardzo szeroki zakres znaczeniowy, jest wi c pewnym uproszczeniem. Pojawiło si w Polsce nie bez przyczyny rozwi zywało bowiem wiele problemów definicyjnych. Żaktycznie jest to poj cie szerokie i faktycznie ułatwia w wielu sytuacjach komunikacje. W pewnym sensie, słowo to prowadzi do uproszczenia porozumiewania si. Z drugiej jednak strony, szeroki zakres semantyczny tego słowa powodować mo e wiele problemów. Widać to na przykładzie agencji eventowych. Wcze niej (przed 2000 rokiem) tego typu firmy najcz ciej nazywały si inaczejś agencje reklamowe, agencje koncertowe czy te funkcjonowały pod szyldem organizacja imprez. Teraz słowo event rozwi zuje spraw agencja eventowca mo e bowiem zorganizować (przynajmniej teoretycznie) i koncert, i bal, i imprez, i (tu mo emy wymieniać). Kolejn kwesti jest to, e słowo event zast piło kilka innych, starszych słów, które mog si negatywnie lub choćby neutralnie kojarzyć. Przykładami takich słów mo e być festyn (cz sto stosowane w latach 70. ubiegłego stulecia, dzi słowo kojarzone z bazarami, PRL-em, przekupkami i być mo e nawet kiczem) czy impreza (słowo szczególnie popularne w latach 90., stosowane do dzi, niektórym jednak kojarz ce si Strona8
RODZAJE EVENTÓW Nie opracowano dotychczas w Polsce adnej klasyfikacji czy typologii eventów, która zostałaby powszechnie przyj ta. Najprawdopodobniej wynika to z faktu, e słowo event jest na tyle szerokie, e mo na by wymienić kilkadziesi t jego rodzajów, a to z kolei nie sprzyjałoby czytelno ci klasyfikacji. Pojawiały si jednak klasyfikacje, które ze wzgl du na okre lone kryteria dzieliły eventy na kilka rodzajów. Mimo i nie jestem zwolennikiem tego typu wylicze, bo moim zdaniem niewiele wnosz one do praktyki, poni ej podaj kilka przykładowychś 1. Podział ze wzgl du na kryterium odbiorców eventu a) źventy wewn trzne b) źventy zewn trzne 2. Podział ze wzgl du na kryterium dost pno ci eventu a) źventy zamkni te b) Eventy otwarte 3. Podział ze wzgl du na kryterium czasu trwania eventu a) Eventy jednodniowe b) Eventy wielodniowe c) Eventy etapowe 4. Podział ze wzgl du na kryterium miejsca eventu a) Eventy stacjonarne (w 1 miejscu) b) źventy objazdowe (w wielu miejscach, zwane te Roadshow) Tego typu klasyfikacje, choć ciekawe z punktu widzenia teorii, nie przedstawiaj ostatecznych produktów eventowych. Wydaj mi si wi c, e dla praktyków, bardziej przydatne b dzie wymienienie konkretnych wydarze, które spotyka si powszechnie, a które z pewno ci mo emy okre lić słowem event. W tym zakresie mo emy wyliczyć bardzo liczne Strona10