Warto poznać procedurę zwrotu podatku VAT przedsiębiorcom nie posiadającym siedziby na obszarze Republiki Federalnej Niemiec. Polscy przedsiębiorcy, którzy dokonali zakupu usług lub towarów na obszarze Niemiec, po spełnieniu określonych przesłanek mają prawo do zwrotu zafakturowanego i zapłaconego podatku od towarów i usług z tytułu zakupu. Krąg podmiotów uprawnionych oraz ogólne zasady procedury zwrotu podatku są określone w przepisach wspólnotowych, w szczególności dyrektywy VAT oraz dyrektywy 79/1072/EWG 1. Szczegółową regulację postępowania w sprawie zwrotu podatku zawierają przepisy niemieckiego prawa krajowego. Polscy przedsiębiorcy koncentrujący swoją działalność na obszarze kraju i nie posiadający nadanego numeru VAT EU zazwyczaj nie nabywają towarów i usług od podmiotów zarejestrowanych w krajach unijnych. W przypadku gdy transakcja taka zostanie dokonana, istnieje możliwość odzyskania zapłaconego podatku. Zwrot zapłaconego za granicą podatku VAT dotyczy również sytuacji, w której dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy nie jest możliwe, np. podczas zakupu paliwa, usług gastronomicznych w związku ze służbowym pobytem na obszarze państwa UE. Postępowanie w sprawie zwrotu podatku VAT przedsiębiorcom niezarejestrowanym w Niemczech na potrzeby podatku VAT, a dokonującym wyłącznie zakupu usług i towarów, nie jest skomplikowane. Ogranicza się w zasadzie do sporządzenia wniosku i przesłania go do właściwego Urzędu w RFN wraz z załącznikami, a następnie oczekiwania na decyzję organu. Sam wniosek o zwrot nie jest rozbudowany 2 i może zostać w większości przypadków sporządzony przez przedsiębiorców również we własnym zakresie. Korzyści z tytułu dokonanego zwrotu są oczywiste, a przeprowadzenie procedury opłacalne nawet w przypadku, gdy czynności opodatkowane w kraju UE wykonywane są sporadycznie. Ponadto składanie wniosku jest możliwe drogą elektroniczną, w tym również przez przedsiębiorców, którzy nie dysponują certyfikowanym podpisem elektronicznym. 1 / 5
Podstawą prawną szczególnej procedury zwrotu podatku VAT dla zagranicznych przedsiębiorców nie posiadających na obszarze RFN siedziby ani stałego miejsca wykonywania działalności są przepisy dyrektywy 79/1072/EWG, niemieckiej ustawy o podatku VAT (Umsatzsteuergesetz; dalej: UStG), w szczególności 18 ust. 9 UStG, a także liczne przepisy wykonawcze. Organem właściwym dla spraw o zwrot niemieckiego podatku VAT dla przedsiębiorców jest Bundeszentralamt für Steuern (Centralny Federalny Urząd ds. Podatków) z siedzibą w Bonn 3. Do zwrotu podatku w ramach wskazanej procedury uprawnieni są przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT w Polsce, którzy dokonali na obszarze Niemiec zakupu towarów lub usług od niemieckiego podatnika VAT na cele związane z prowadzeniem przedsiębiorstw przez podatnika, a zarazem: - nie prowadzą działalności opodatkowanej VAT na obszarze Niemiec (tj. nie są dokonywane dostawy towarów oraz nie są świadczone usługi na terytorium RFN) albo - wykonują wyłącznie usługi transportowe i usługi pomocnicze w stosunku do nich (usługi zwolnione z opodatkowania na mocy odrębnych przepisów) lub - dokonują czynności, dla których podatnikiem VAT jest odbiorca usług, Zwrot podatku następuje wyłącznie na wniosek podmiotu uprawnionego do zwrotu. Wnioski do Urzędu powinny być składane w języku niemieckim, na urzędowych formularzach (Ust1 T lub wersja elektroniczna), które są dostępne na stronie internetowej Urzędu wraz z objaśnieniem w kilku wersjach językowych (niestety, brak instrukcji wypełniania w języku polskim 4 ). Wniosek ten jest składany wraz z zaświadczeniem polskiego Urzędu Skarbowego poświadczającym, że dana firma jest zarejestrowanym podatnikiem VAT oraz załączonymi oryginalnymi fakturami potwierdzającymi dokonanie zakupów. Formularze mogą być przesyłane do niemieckiego Urzędu w formie papierowej albo elektronicznej - po dokonaniu jednak wcześniejszego zgłoszenia. W przypadku, gdy formularz został wygenerowany elektronicznie, drogą pocztową do Urzędu przesyła się tylko rachunki oraz zaświadczenie z Urzędu Skarbowego. 2 / 5
Zaświadczenie załączane do wniosku o zwrot podatku jest wystawiane zgodnie z wzorem załączonym do ww. Dyrektywy 79/1072/EWG i zawiera takie dane, jak: oznaczenie Urzędu Skarbowego, nazwę, adres oraz rodzaj działalności prowadzonej przez przedsiębiorcę. Zaświadczenie jest wydawane przez Urząd Skarbowy właściwy dla podatnika na zasadach określonych w Ordynacji Podatkowej (Dział VIII). Dopuszczalne jest zarówno jednorazowe złożenie wniosku o zwrot za okres całego roku kalendarzowego, jak i składanie wniosków za okresu krótsze, obejmujące jednak przynajmniej 3 kolejne miesiące danego roku. Zależnie od długości okresu obowiązują różne progi dla zwrotu podatku i wynoszą one 200 Euro w przypadku składania wniosku za okres krótszy niż rok oraz 25 Euro w przypadku złożenia wniosku za okres całego roku kalendarzowego. Dokumenty muszą dotrzeć do Niemiec do dnia 30 czerwca roku następującego po roku, w którym dokonano opodatkowanych zakupów. Istotne jest faktyczne dostarczenie dokumentów do niemieckiego Urzędu, a nie data stempla pocztowego czy też nadania przesyłki. Dotyczy to również składanych przez przedsiębiorcę korekt. W przypadku składania wniosku za okres krótszy niż rok, należy załączyć wszystkie faktycznie otrzymane i zapłacone faktury z danego okresu. Nie jest możliwe dołączenie niezgłoszonych wcześniej faktur do następnych wniosków o zwrot podatku, składanych za kolejne okresy danego roku. Przedsiębiorca chcący uzupełnić wcześniejszy wniosek jest natomiast zobowiązany do złożenia korekty wniosku za okres, którego dotyczy niezgłoszona wcześniej faktura. Oczywiście znacznie komplikuje to całą procedurę i odwleka moment dokonania otrzymania należności. Wniosek może zostać złożony, gdy obie przesłanki zwrotu zostaną spełnione łącznie, tj. faktura jest zapłacona i polski przedsiębiorca posiada oryginał faktury (rachunku). 3 / 5
Jak wspomniano powyżej, poniesione wydatki powinny być bezwzględnie dokumentowane oryginalnymi rachunkami załączonymi do wniosku. Niemiecki prawodawca przewidział pewne ułatwienie podczas wypełniania formularzy. Faktury zawierające dane sprzedawcy oraz kupującego, o wartości ponad 150 euro, należy wpisywać do wniosku oddzielnie. W przypadku jednak, gdy kwota brutto na rachunkach nie przekracza 150 euro, możliwe jest stworzenie zestawienia rachunków zgodnie z rodzajem poniesionych kosztów oraz stawką podatku, a następnie wpisanie pod kolejnym numerem załącznika sumy z rachunków dotyczących np. noclegów, zakupu paliwa itd. Akceptowane są przy tym paragony z kas fiskalnych, a więc rachunki niezawierające danych nabywcy. Po zakończeniu kontroli w zakresie spełnienia przesłanek zwrotu podatku, Urząd wydaje decyzję o zwrocie, którą przesyła wnioskodawcy wraz z oryginalnymi fakturami załączonymi do wniosku. Zwrot podatku następuje na rachunek bankowy wskazany przez wnioskodawcę, nie później niż 6 miesięcy od złożenia wniosku. Niemiecki Urząd po skasowaniu (ostemplowaniu, przedziurkowaniu) odsyła oryginały rachunków drogą pocztową. Decyzję oraz zwrócone rachunki należy przechowywać przez okres 10 lat. W sytuacji, gdy Urząd odmówi dokonania zwrotu podatku VAT w całości lub części, przedsiębiorca otrzyma stosowną decyzję wraz z uzasadnieniem oraz podaniem terminu, w jakim może zostać złożona korekta wniosku. Odrzucenie korekty wniosku może być zaskarżane tylko w ograniczonym zakresie, a właściwym w sprawie jest Trybunał Finansowy w Kolonii (Finanzgericht Köln). 4 / 5
1. Dyrektywa Rady z dnia 6 grudnia 1979 r. w sprawie harmonizacji ustawodawstw Państw Członkowskich odnoszących się do podatków obrotowych - warunki zwrotu podatku od wartości dodanej podatnikom niemającym siedziby na terytorium kraju 79/1072/EWG; Dz.U. L 331 z 27.12.1979, str. 11. Z dniem 1. stycznia 2010 powyższe przepisy zostaną zastąpione nową regulacją dyrektywy 2008/9/WE z dnia 12 lutego 2008. 2. Formularze, instrukcje wypełniania oraz inne informacje są dostępne na stronie http://w ww.bzst.de 3. Adres korespondencyjny w sprawach wniosków o zwrot podatku VAT: Bundeszentralamt für Steuern Dienstsitz Schwedt Passower Chaussee 3 b 16303 Schwedt/Oder 4. Pewną pomoc mogą stanowić wzory analogicznych wniosków oraz zaświadczeń wydawanych przez US w języku polskim będące załącznikiem do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku od towarów i usług niektórym podmiotom; Dz. U. 2004 nr 89 poz. 851 z późn. zm. 5 / 5