Zasady rozliczania projektów realizowanychw ramachop 1 RPO WP (bezdz. 1.3)

Zasady rozliczania projektów realizowanychw ramachop 1 RPO WP (bezdz. 1.3) Alicja Młyńska Koordynator Sekcji płatności i sprawozdań 1.1 RPO Regionalna Instytucja Finansująca Gdańsk, 01/12/2011

Dokumenty kluczowe dla prawidłowej realizacji projektu: Uszczegółowienie RPO WP 2007-2013; Przewodnik Beneficjenta RPO WP 2007-2013 dla Działań 1.1-1.2/ 1.4-1.6 wraz z załącznikami, a w szczególności Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków w ramach działań 1.1-1.2/ 1.4-1.6 RPO WP 2007-2013; Umowa o dofinansowanie Projektu; Wzór Wniosku o płatność wraz z instrukcją wypełnienia Poradnik Beneficjenta RPO WP (zakładka Fundusze Europejskie); Wytyczne i interpretacje umieszczane na stronie (Fundusze Europejskie/Aktualności dla Beneficjentów).

Regionalny Program Operacyjny

Zanim zaczniemy wydawać pieniądze Należy dokładnie i rzetelnie zapoznać się z dokumentami kluczowymi dla realizacji projektu. Należy starannie i w sposób przemyślany skonstruować harmonogram rzeczowo-finansowy, a projekt realizować ściśle z jego zapisami. W sytuacji gdy niemożliwa jest realizacja projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym należy niezwłocznie skontaktować się z pracownikami ARP S.A. w celu omówienia możliwości wprowadzenia zmian w harmonogramie.

Wniosek o płatność

Rodzaje wniosków o płatność: Wniosek o płatność pośrednią: - wniosek dot. wyłącznie przebiegu realizacji projektu (obejmuje część ogólną i sprawozdawczą), - wniosek obejmujący część ogólną, sprawozdawczą jak i finansową; Wniosek o płatność końcową. Wniosek o płatność zaliczkową.

Rozliczanie wydatków: Beneficjent przedkłada wniosek o płatność pośrednią raz na trzy miesiące. Pierwszy wniosek o płatność Beneficjent ma obowiązek złożyć w terminie trzech miesięcy licząc od dnia podpisania umowy. Wniosek o płatność końcową Beneficjent ma obowiązek złożyć w ciągu 30 dni od dnia zakończenia realizacji projektu.

Przygotowanie wniosku o płatność w Generatorze Wniosków o Płatność MSP: Niezwłocznie po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu ARP SA przesyła, na adres e-mail wskazany we wniosku o dofinansowanie, plik inicjujący. Ze strony należy pobrać aktualną wersję Generatora Wniosków o Płatność (Fundusze Europejskie/RPO WP 2007-2013/Generator Wniosków o Płatność MSP). Wniosek o płatność należy przygotować w Generatorze Wniosków o Płatność za pomocą przesłanego przez ARP SA pliku inicjującego.

Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku o płatność należy: Sprawdzić czy używana wersja Generatora Wniosków o Płatność jest aktualna; Zapoznać się z Instrukcją wypełniania wniosków o płatność.

Sekcja DANE: o Okres realizacji projektu -należy wskazać aktualny termin realizacji projektu zgodny z umową o dofinansowanie lub aneksem, w przypadku wprowadzenia w tym zakresie zmian do umowy. o Projekt finansowany w 100% z EFRR pole należy zaznaczyć jeśli umowa przewiduje dofinansowanie jedynie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Sekcja A: Wniosek za okres o w komórce od należy wpisać datę podpisania umowy o dofinansowanie projektu. W komórce do należy podać datę kończącą okres za jaki składany jest wniosek, tj. dzień poprzedzający datę podpisania wniosku o płatność; o we wniosku o płatność końcową data w komórce do nie może być późniejsza od ostatniej daty zapłaty dokumentu uwzględnionego w tabeli 15; o sporządzając kolejne wnioski o płatność należy pamiętać o zachowaniu ciągłości okresów wykazywanych we wniosku tzn. w komórce od należy umieścić datę następującą po dacie wykazanej w komórce do z poprzedniego wniosku.

Sekcja A: Wniosek dotyczy wyłącznie przebiegu realizacji projektu pole TAK należy zaznaczyć jeśli Beneficjent nie występuje o refundację wydatków. Po zaznaczeniu pola TAK Sekcja Bw Generatorze Wniosków o Płatność nie jest aktywna.

Sekcja B: Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiemnależy obliczyć jako sumę kwot brutto wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych objętych wnioskiem. Należy uwzględnić jedynie wydatki związane z realizacją projektu ujęte w dokumentach z zestawienia 15 wniosku o płatność.

Sekcja B: o Wnioskowana kwota do refundacji z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego o Wnioskowana kwota do refundacji z budżetu państwa obliczane sa przez GWP po kliknięciu przycisku Przelicz.

Sekcja B: Tabela (zestawienie) 15 o w zestawieniu należy ująć jedynie dokumenty dot. rozliczenia kosztów kwalifikowalnych; o ujęte w zestawieniu dokumenty muszą być w całości zapłacone; o w kolumnie 5 data zapłaty, w przypadku płatności ratami, należy wskazać wszystkie daty płatności za dany dokument; o w kolumnie 10 w tym: VAT należy wyszczególnić VAT z kwoty wydatku kwalifikowalnego. W przypadku, gdy VAT jest w projekcie niekwalifikowalny należy wpisać 0,00 ;

Sekcja B: Tabela (zestawienie) 15 Regionalny Program Operacyjny o kolumnę 12 w tym: kwota wydatków na cross-financing należy wypełnić jedynie w przypadku ujęcia na danym dokumencie księgowym wydatków na cross-financing; o w kolumnie 15 Rodzaj wydatku jako bieżącynależy określić wydatek na cross-financing; o funkcja Podziel pozwala na ujęcie w odrębnych wierszach wydatków kwalifikowalnych różnych rodzajowo (bieżący/inwestycyjny) lub objętych różnymi stawkami VAT, a ujętych na jednym dokumencie księgowym.

Sekcja C: o Tabela 17A wypełniają Beneficjenci, do których nie ma zastosowania zwolnienie z art. 3 ust. 1 pkt 5 Ustawy z 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (tj. Dz.U. z 2010r.Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) o Tabela 17B wypełniają Beneficjenci, do których zastosowanie ma zwolnienie z art. 3 ust. 1 pkt 5 PZP, a którzy dokonali wyboru dostawcy towarów/usług w jednym z trybów przewidzianych w PZP. Tabeli nie należy wypełniać w przypadku zastosowania przewidzianej umową o dofinansowanie procedury ofertowania.

Sekcja C: Tabela 18 o należy podać podstawowe informacje dotyczące postępu rzeczowo-finansowego realizacji poszczególnych działań ujętych w Harmonogramie rzeczowo-finansowym (nie należy dokonywać podziału na poddziałania); o należy pamiętać o wypełnieniu wiersza Kwota wydatków podlegających zasadom pomocy publicznej oraz Kwota wydatków na cross-financing. W przypadku gdy w projekcie wydatki na cross-financing nie występują należy wpisać nie dotyczy.

Sekcja C: o Tabela 19 B jest aktywna jedynie we wniosku o płatność końcową. o Informacja na temat problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu w przypadku opóźnień w realizacji projektu należy pamiętać o wskazaniu ich przyczyn. o Planowany przebieg realizacji projektu -w przypadku opóźnień w realizacji projektu należy pamiętać o wskazaniu podjętych działań zaradczych.

Sekcja C: otabela 22 Regionalny Program Operacyjny suma wydatków kwalifikowalnych wpisanych w tabeli oraz dotychczas przedstawionych do refundacji/uznanych za kwalifikowalne nie może być wyższa od kwoty wydatków kwalifikowalnych zakontraktowanych; wydatkowanie nie może być planowane na miesiące następujące po dacie zakończenia realizacji projektu. otabela 24 należy umieścić informacje zgodne z pkt E7 wniosku o dofinansowanie.jeśli dany instrument promocji został w projekcie zaplanowany, a do dnia sporządzenia wniosku nie został zastosowany, w kolumnie Sztuki należy wpisać 0.

Przygotowanie wniosku o płatność w Generatorze Wniosków o Płatność MSP: Po wypełnieniu wniosku o płatność w GWP należy zweryfikować jego kompletność poprzez funkcję walidacji; Wniosek należy przedłożyć w wersji papierowej(1 egzemplarz) oraz w wersji elektronicznej(wersja GWP oraz PDF); Wersja papierowa wniosku o płatność powinna zostać podpisana przez osobę upoważnioną z oznaczeniem miejscowości i daty, a podpis powinien zostać opatrzony imienna pieczęcią; Po wydrukowaniu wniosku o płatność należy zweryfikować zgodność sumy kontrolnej wersji papierowej z wersją elektroniczną.

Podstawowe załączniki do wniosku o płatność: Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur/innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej potwierdzające dokonanie wydatków kwalifikowalnych OPŁACONE W CAŁOŚCI Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów z rachunku bankowego beneficjenta przedstawiające dokonane operacje bankowe lub kopie potwierdzeń wykonania przelewów bankowych wygenerowanych elektronicznie. Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac gdy dokumenty te są wymagane przepisami prawa lub umową z wykonawcą/dostawcą.

Podstawowe załączniki do wniosku o płatność: W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane poświadczone za zgodność z oryginałem kopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z podaniem ich miejsca składowania. Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających realizację projektu lub jego części zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie (np. dyplomów, certyfikatów, dokumentów ofertowych, umów z dostawcami/ wykonawcami jeśli były sporządzane, dziennika budowy, pozwolenia na użytkowanie). Informacja o zasadach ujętych w polityce rachunkowości lub metodologii stosowanej do rozliczeń związanych z transakcjami walutowymi.

Podstawowe załączniki do wniosku o płatność: W przypadku zakupu środków trwałych - ewidencja środków trwałych, a w sytuacji, kiedy odrębne przepisy nie zobowiązują Beneficjenta do prowadzenia takiej ewidencji, uproszczony rejestr środków trwałych. W przypadku zakupu sprzętu oświadczenie nowe/używane. W przypadku zakupu sprzętu używanego deklaracja sprzedającego określająca pochodzenie sprzętu wraz z oświadczeniem Beneficjenta. W przypadku projektów, w których VAT jest kosztem kwalifikowalnym, wraz z pierwszym wnioskiem o płatność składanym w danym roku, należy przedkładać oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT wraz z zaświadczeniem właściwego urzędu skarbowego o statusie podatnika VAT.

Podstawowe załączniki do wniosku o płatność:

Podstawowe załączniki do wniosku o płatność:

Załączniki do wniosku o płatność: Zgodnie z umową o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia, na żądanie pracowników ARP S.A. wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu. Jeżeli beneficjent nie złoży żądanych dokumentów po dwukrotnym wezwaniu przez ARP S.A. może to skutkować niekwalifikowalnością przedmiotowego wydatku, a nawet rozwiązaniem umowy.

Prawidłowo opisana faktura VAT: Na pierwszej stronie posiada informację o źródłach finansowania projektu: "Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (oraz ze środków budżetu państwa jeśli dotyczy) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-13". Na pierwszej stronie posiada sformułowanie ujęto we wniosku o płatność z dnia <data podpisania pierwotnej wersji wniosku o płatność> Jeżeli szczegółowy opis dot. kosztów kwalifikowalnych z faktury umieszczony został na osobnej kartce na pierwszej stronie faktury należy wpisać numer umowy o dofinansowanie projektu oraz kwotę kosztów kwalifikowalnych z faktury.

Prawidłowo opisana faktura VAT przykład:

Prawidłowo opisana faktura VAT przykład:

Wniosek o zaliczkę

Zaliczki na realizację projektu: o Zaliczkę można uzyskać na wydatki inwestycyjne oraz wydatki związane z udziałem beneficjenta w targach, imprezach wystawienniczych, itp. o Prawo do złożenia wniosku o zaliczkę przysługuje Beneficjentowi 1 raz w każdym roku realizacji projektu. o Maksymalna kwota zaliczki może wynieść 50%całości dofinansowania z EFRRw każdym roku realizacji projektu, jednak suma zaliczek udzielonych Beneficjentowi w poszczególnych latach realizacji projektu nie może przekroczyć 90%całości dofinansowania z EFRR.

Zaliczka wypłacana jest na następujących warunkach: o Beneficjent podpisze umowę o dofinansowanie projektu i wniesie zabezpieczenie prawidłowej realizacji projektu; o wniosek o płatność zaliczkową wpłynie do IP II co najmniej na 30 dni przed planowanym terminem wykorzystania zaliczki; o kwota wnioskowana będzie skorelowana z wydatkami zaplanowanymi w Harmonogramie rzeczowo-finansowym; o w umowie o dofinansowanie zostanie wskazany wyodrębniony, prowadzony wyłącznie na potrzeby rozliczenia zaliczki rachunek bankowy.

Wniosek o zaliczkę: Regionalny Program Operacyjny Składany jest w 1 egzemplarzu w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej, w formacie doc (WORD) wraz z potwierdzonymi za zgodność z oryginałem kopiami załączników: kopią umowy z wykonawcą/dostawcą tej części projektu, która ma być sfinansowana ze środków zaliczki lub kopią zamówienia złożonego przez Beneficjenta u wykonawcy/dostawcy wraz z potwierdzeniem przyjęcia go do realizacji; kopią dokumentacji potwierdzającą zachowanie zasady konkurencyjności -w przypadku zamówień, których wartość przekracza 50 000,00 PLN.

Rozliczenie zaliczki: o następuje poprzez złożenie przez Beneficjenta wniosku o płatność z wypełnioną częścią finansową (wniosek o płatność pośredniąlub końcową) oraz niezbędnymi załącznikami opisanymi w Instrukcji wypełniania wniosku o płatność, w terminie nie dłuższym niż 60 dni od daty otrzymania zaliczki; o w przypadku rozliczenia kwoty wyższej niż kwota zaliczki, gdy nie ma wątpliwości co do prawidłowości poniesienia wydatków, różnica podlega refundacji.

Zwrot zaliczki: o W przypadku niepełnego wydatkowania przez Beneficjenta zaliczki,beneficjent jest zobowiązany do zwrotu niewydatkowanej kwoty w terminie 60 dni od dnia jej otrzymania na rachunek wskazany przez IP II. o Odsetki bankowe narosłe z tytułu przechowywania na rachunku bankowym środków z tytułu dofinansowania, przekazanego beneficjentowi w formie zaliczki, podlegają zwrotowi na rachunek bankowy wskazany przez IP II. Odsetki za miesiąc poprzedni należy zwrócić do 7-go dnia miesiąca następnego.

Płatności gotówkowe: W przypadku dokonywania płatności gotówkowych nie wystarczy adnotacja na dokumencie księgowym - forma płatności - gotówka. Dokonanie zapłaty musi być poświadczone jednoznacznie, np. poprzez zapis zapłacono gotówką, pozostało do zapłaty 0,00 zł lub przedłożenie dokumentu kasowego(kp).

Płatności gotówkowe Regionalny Program Operacyjny Wobec wątpliwości, które może rodzić zapis art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2004 r., Nr 173, poz. 1807) NIE REKOMENDUJE SIĘ STOSOWANIA PŁATNOŚCI GOTÓWKOWYCH. Rozbijanie kwoty wynikającej z dokonanej transakcji na kilka płatności (np. kilka faktur lub rachunków) nie powoduje ominięcia kwoty progowej. Płatności gotówkowe przy transakcjach powyżej określonego w przepisach progu nie będą podlegały refundacji.

Płatności gotówkowe Regionalny Program Operacyjny Zgodnie z art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej transakcje stanowiące w PLN równowartość 15 tyś Euro powinny być dokonywane za pośrednictwem systemu bankowego. Jeśli Beneficjent podpisał z kontrahentem umowę, kwotą transakcji jest kwota umowy, nie kwota poszczególnych faktur/ rachunków wystawionych na mocy tej umowy, kwota poszczególnych przelewów dokonanych na jego konto. Jeśli przeprowadzono ofertowanie, kwotą transakcji jest kwota wybranej oferty, nie kwota poszczególnych faktur/ rachunków wystawionych przez oferenta (kontrahenta), kwota poszczególnych przelewów dokonanych na jego konto.

Transakcje dokonywane w walutach obcych: W tabeli 15 wniosku należy ująć fakturę zagraniczną. Do w/w faktury należy załączyć fakturę wewnętrzną jeśli jest wymagana przepisami oraz tabele dokumentujące zastosowane kursy waluty. Należy przedłożyć politykę rachunkowości, a jeżeli beneficjent nie jest zobowiązany do jej posiadania odrębnymi przepisami należy przedłożyć oświadczenie o przyjętej przez przedsiębiorstwo metodologii stosowanej do wyliczenia kosztu rzeczywistego oraz wartości dokumentu w celu ujęcia go w księgach. Do wszystkich transakcji należy stosować tę samą metodę przeliczania określoną w w/w dokumentach.

Najczęściej popełniane błędy: brak wersji elektronicznej obu lub jednej z dwóch wymaganych; przedkładanie nieczytelnych kopii dokumentów; przedkładanie faktur wystawionych niezgodnie z obowiązującym w dniu wystawienia faktury ROZPORZĄDZENIEM MINISTRA FINANSÓW w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług;

Najczęściej popełniane błędy: przedkładanie dyspozycji przelewu zamiast dokumentów potwierdzających dokonanie przelewu (np. wyciągów z rachunku bankowego); w tytułach przelewu brak wskazania na przedmiotową fakturę, zamówienie, umowę itp.; brak oświadczenia o sprzęcie(nowy/używany); w przypadku rozliczania kosztów budowy - brak metodologii wyodrębniania kosztów budowy części objętej projektem;

Najczęściej popełniane błędy: kilkakrotne ujmowanie w zestawieniu 15 tego samego dokumentu; brak wyodrębnienia w zestawieniu 15 wartości VAT w przypadku wystąpienia więcej niż jednej stawki VAT; błędy rachunkowe i informacje niezgodne z harmonogramem rzeczowo-finansowym w tabeli 18;

Najczęściej popełniane błędy: Regionalny Program Operacyjny umieszczanie niepełnego opisu na dokumencie księgowym (brak przyporządkowania wydatku z dokumentu księgowego do odpowiedniego działania i poddziałania harmonogramu rzeczowofinansowego); brak wskazania wysokości wydatku kwalifikowanego/ niekwalifikowanego; powoływanie się na nieaktualny publikator ustawy Prawo Zamówień Publicznych; brak podpisu osoby upoważnionej pod opisem zamieszczonym na odwrocie dokumentu księgowego; umieszczanie opisu na kopii dokumentu (opisy powinny być umieszczane na oryginałach dokumentów);

Najczęściej popełniane błędy: brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem, brak daty przy potwierdzeniu, parafowanie bez pieczęci imiennej (brak czytelnego podpisu); stosowanie różnych zasad przeliczania faktur zagranicznych; niewłaściwe wyliczenie kosztu kwalifikowalnego w przypadku transakcji walutowych.

Pytania i wątpliwości związane z wnioskiem o płatność?

Zachęcamy do kontaktowania się z pracownikami ARP S.A. podczas całego okresu realizacji projektu. Chętnie będziemy służyli wszelką pomocą. Sekcja płatności i sprawozdań 1.1 - tel. 32 33 157/ 147/ 289 Sekcja płatności i sprawozdań 1.2, 1.4, 1.5, 1.6 - tel. 3233134 Sekretariat - tel. 3233100 Dziękuję za uwagę