!"" # #$ % $&%'' Raport Kocowy z audytu zewntrznego projektu pn. Stypendia dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych w Województwie witokrzyskim na rok szkolny 2005/2006 - realizowanego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego Priorytet 2 Wzmocnienie rozwoju zasobów ludzkich w regionach ( z wyłczeniem Działania 2.5 Promocja Przedsibiorczoci ) Działania 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne. Kielce 2007
RAPORT Z AUDYTU 1 Data i miejsce sporzdzenia raportu wstpnego 2 Numer audytowanego Projektu, tytuł, numer Umowy o dofinansowanie Projektu, 20-27.04.2006 roku Raport Wstpny Starostwo Powiatowe w Kielcach, 27.04.2007r. Raport Kocowy Biuro Doradztwa Regionalnego, Kielce Projekt nr Z/2.26/II/2.2/2/05 pn. Stypendia dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych w Województwie witokrzyskim na rok szkolny 2005/2006 w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, Priorytet 2 Wzmocnienie rozwoju zasobów ludzkich w regionach (z wyłczeniem Działania 2.5 Promocja Przedsibiorczoci), działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne. Umowa Nr Z/2.26/II/2.2/2/05/U/3/05 o dofinansowanie Projektu zawarta w dniu 18 sierpnia 2005 r. pomidzy Województwem witokrzyskim Instytucj Wdrajc a Powiatem Kieleckim Beneficjentem. Umowa obowizuje wraz z aneksami: Aneks Nr 1/06/Z/2.26/II/2.2/2/05/U/3/05 z dnia 15.09.2006r. do Umowy Nr Z/2.26/II/2.2/2/05/U/3/05 dotyczy zmiany w 5 ust.5; Aneks Nr 2/06/Z/2.26/II/2.2/2/05/U/3/05 z dnia 29.09.2006r. do Umowy Nr Z/2.26/II/2.2/2/05/U/3/05 dotyczy zmiany 3 ust.1, zmianie ulega okres realizacji projektu: 2
1) rozpoczcie realizacji: 01.06.2005r.; 2) zakoczenie rzeczowe realizacji: 31.03.2007r.; 3) zakoczenie finansowe realizacji: 31.03.2007r. Aneks Nr 3/07/Z/2.26/II/2.2/2/05/U/3/05 z dnia 30.03.2007r. do Umowy Nr Z/2.26/II/2.2/2/05/U/3/05 dotyczy zmiany 3 ust.1, zmianie ulega okres realizacji projektu: 1) rozpoczcie realizacji: 01.06.2005r.; 2) zakoczenie rzeczowe realizacji: 31.05.2007r.; 3) zakoczenie finansowe realizacji: 31.05.2007r. 3 Nazwa i adres podmiotu realizujcego Projekt Powiat Kielecki Starostwo Powiatowe w Kielcach 25-516 Kielce Al. IX Wieków Kielc 3 REGON 291009372 NIP 959-16-45-790 : 041 342 13 07, 342 13 08 : 041 344 28 25 e-mail: starostwo@powiat.kielce.pl i partnerzy projektu: 1. Powiat m. Kielce Urzd Miasta Kielce ul. Rynek 1 25-303 Kielce REGON: 291009343 NIP 657-04-62-841, 2. Powiat buski Starostwo Powiatowe w 3
Busku Zdroju, Al. Mickiewicza 15 28-100 Busko Zdrój REGON: 291018490 NIP: 655-16-64-331, 3. Powiat jdrzejowski Starostwo Powiatowe w Jdrzejowie ul. 11 Listopada 83 28-300 Jdrzejów REGON: 291009366 NIP: 656-18-55-920 4. Powiat kazimierski Starostwo Powiatowe w Kazimierzy Wielkiej ul. Kociuszki 12 28-500 Kazimierza Wielka REGON: 291009455 NIP: 605-00-13-491 5. Powiat konecki Starostwo Powiatowe w Koskich Ul. Partyzantów 1 26-200 Koskie REGON: 29-1009389 NIP: 658-17-07-341 6. Powiat opatowski Starostwo Powiatowe w Opatowie Ul. Sienkiewicza 30 27-500 Opatów REGON: 830409212 NIP: 863-14-56-593 7. Powiat ostrowiecki Starostwo Powiatowe w Ostrowcu witokrzyskim 4
Ul. Iłecka 37 27-400 Ostrowiec witokrzyski REGON: 291009449 NIP: 661-21-98-232 8. Powiat piczowski Starostwo Powiatowe w Piczowie Ul. Zacisze 5 28-400 Piczów REGON: 291009432 NIP: 662-17-46-147 9. Powiat sandomierski Starostwo Powiatowe w Sandomierzu Ul. Mickiewicza 34 27-600 Sandomierz REGON: 830409235 NIP: 864-18-23-946 10. Powiat skaryski Starostwo Powiatowe w Skarysku-Kamiennej Ul. Konarskiego 20 26-110 Skarysko-Kamienna REGON: 291009410 NIP: 663-16-10-202 11. Powiat starachowicki Starostwo Powiatowe w Starachowicach Ul. Mrozowskiego 9 27-200 Starachowice REGON: 291009395 NIP: 664-19-34-337 12. Powiat staszowski Starostwo Powiatowe w Staszowie Ul. wierczewskiego 7 5
28-200 Staszów REGON: 830409241 NIP: 866-14-58-065 13. Powiat włoszczowski Starostwo Powiatowe we Włoszczowie Ul. Winiowa 10 29-100 Włoszczowa REGON: 291019360 NIP: 866-14-58-065 14. Gmina Bogoria Urzd Gminy w Bogorii Ul. Opatowska 13 28-210 Bogoria REGON: 830409637 NIP: 866-16-03-248 15. Gmina Daleszyce Urzd Gminy Daleszyce Ul. Plac Staszica 9 26-021 Daleszyce REGON: 291010040 NIP: 657-25-25-617 16. Gmina Koprzywnica Urzd Miasta i Gminy w Koprzywnicy Ul. 11 Listopada 88 27-660 Koprzywnica REGON: 830409956 NIP: 864-17-92-737 17. Gmina Małogoszcz Urzd Miasta i Gminy Małogoszcz ul. Jdrzejowska 12B 28-366 Małogoszcz REGON: 000537415 NIP: 6561316695 6
18. Gmina Morawica Urzd Gminy w Morawicy Ul. Kielecka 38 26-026 Morawica REGON: 000550686 NIP: 657-18-39-093 19. Miasto i Gmina Osiek Urzd Miasta i Gminy w Osieku Ul. Rynek 1 28-221 Osiek REGON: 830409689 NIP: 866-16-23-883 20. Miasto i Gmina Oarów Urzd Miasta i Gminy w Oarowie Ul. Stodolna 1 27-530 Oarów REGON: 000548784 NIP: 863-10-18-203 21. Gmina Piekoszów Urzd Gminy w Piekoszowie Ul. Czstochowska 66a 26-065 Piekoszów REGON: 000551740 NIP: 959-09-29-137 22. Gmina Samborzec Urzd Gminy w Samborcu Ul. Samborzec 43 27-650 Samborzec REGON: 830409778 NIP: 864-17-58-350 23. Gmina Sdziszów Urzd Miejski w 7
Sdziszowie Ul. Dworcowa 20 28-340 Sdziszów REGON: 291009857 NIP: 656-21-64-804 24. Gmina Sitkówka Nowiny Urzd Gminy Sitkówka Nowiny Ul. Białe Zagłbie 25 26-052 Sitkówka Nowiny REGON: 291010665 NIP: 959-14-68-922 4 Nazwa podmiotu przeprowadzajcego audyt 5 Imiona i nazwiska audytorów uczestniczcych w audycie Biuro Doradztwa Regionalnego 25-734 Kielce, ul. Jagielloska 109A NIP: 656-137-88-74 REGON: 292422111 [0] 604 231 412 / [+48 41] 368 87 95 Podmiot uprawniony do audytu owiadcza, e nie jest i nie był w przeszłoci w aden sposób powizany z jednostk audytowan. Nie istniej adne przesłanki ograniczajce niezaleno audytorów. Imi: Małgorzata Nazwisko: Szostkiewicz Stanowisko (funkcja): audytor Posiadane uprawnienia: audytor wewntrzny (zawiadczenie Ministra Finansów nr 1789/2005) Nr Upowanienia: 3/BDR/2007 8
Imi (imiona): Nazwisko: Stanowisko (funkcja): Posiadane uprawnienia: Nr Upowanienia: Łukasz Piotrowski audytor audytor wewntrzny (zawiadczenie Ministra Finansów nr 1817/2005) 4/BDR/2007 Audytorzy spełniaj wymagania, o których mowa w art.57 Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o Finansach Publicznych (Dz.U. Nr 249, poz.2104 i Nr 169, poz.1420 oraz z 2006 r. Nr 45, poz.319) 6 Termin Audyt odbył si w dniach od 20-27.04. 2007 r. przeprowadzenia audytu 7 Czas wykonania audytu Umow na przeprowadzenie audytu Projektu pn. 8 Cel audytu Stypendia dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych w Województwie witokrzyskim na rok szkolny 2005/2006 podpisano dnia 02 kwietnia 2007 roku. Materiały do badania audytowego były zbierane w czasie wizyty audytorów w Wydziale Rozwoju w Starostwie Powiatowym w Kielcach oraz u Partnerów Projektu wybranych w próbie w dniach 20-27 kwietnia 2007 r. Po zakoczeniu badania przeprowadzono analiz zebranej dokumentacji w siedzibie Biura Doradztwa Regionalnego. Audyt zakoczył si 27.04.2007r. sporzdzeniem raportu z przeprowadzonego audytu Projektu. Efektem audytu ma by uzyskanie zapewnienia, e wydatki poniesione w ramach Projektu s 9
kwalifikowalne, a realizowany Projekt jest zgodny z umow i wnioskami oraz wydanie opinii w tym zakresie. W szczególnoci audyt polega na sprawdzeniu, czy działania na które przedstawiono wydatki, rzeczywicie zostały zrealizowane, czy wnioski o płatno s zgodne z wymaganiami zawartymi w umowach oraz czy s poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, czy wnioski o płatno oraz sprawozdania z realizacji Projektu odpowiadaj we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu ZPORR oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiaj sytuacj finansow i majtkow Projektu, wg stanu na dzie sporzdzenia ww. dokumentów. Audyt jest prowadzony zgodnie z Midzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej, a take powszechnie uznawanymi midzynarodowymi standardami audytu wewntrznego (IIA standards). Jak równie z Wytycznymi Instytucji Zarzdzajcej ZPORR na temat audytu zewntrznego projektów realizowanych w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego. W wyniku przeprowadzonego przegldu powstał niniejszy raport, przeznaczony dla Starosty Kieleckiego. Dokument ten opisuje wykonane prace, ich wyniki oraz spostrzeenia odnonie realizacji audytowanego Projektu. 10
9 Zakres przedmiotowy audytu W celu stwierdzenia, e Projekt realizowany jest zgodnie z umow o dofinansowanie Projektu, a wydatki s kwalifikowalne, w szczególnoci sprawdzeniu podlegało: 1. Dokumentacja dotyczca Projektu; 2. Czy działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji Projektu zostały rzeczywicie podjte; 3. Sposób archiwizacji dokumentów, który pozwala przeledzi ciek wydatku od przedłoenia wniosku o płatno do poszczególnych faktur; 4. Czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywicie poniesione; 5. Kwalifikowalno poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania i ujcia na wyodrbnionym rachunku bankowym, wyszczególnionym w planie kont Beneficjenta, zgodno kwot wynikajcych z wniosków o płatno z zapisami ksigowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowalne; 6. Wiarygodno sprawozda z realizacji Projektu przekazywanych przez Beneficjenta do Instytucji Wdraajcej; poprzez weryfikacj i potwierdzenie wykonania prac w ramach Projektu; 7. Sposób monitorowania Projektu (osigania celu Projektu), raportowania o postpach wdraania Projektu oraz dotrzymanie 11
harmonogramu realizacji zada i podzada Projektu; 8. Zasady dotyczce promocji i reklamy Projektu; 9. Procedury przetargowe w ramach audytowanego projektu nie realizowano adnych zada o wartoci podlegajcej zamówieniom w trybie przetargowym. 10 Podjte działania i zastosowane techniki audytu Podczas audytu podjto nastpujce działania: a) oceniono kompletno i rzetelno dokumentacji dotyczcej Projektu poprzez porównanie jej z obowizujcymi przepisami, okrelajcymi zasady realizacji audytowanego Projektu, b) sprawdzono czy działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji Projektu zostały rzeczywicie podjte. W tym celu dokonano analizy dokumentacji Projektu, c) oceniono sposób archiwizacji dokumentów pod ktem, czy pozwala on przeledzi ciek wydatku od poszczególnych faktur do przedłoenia wniosku o płatno. W tym celu dokonano oceny obowizujcych w jednostce zasad obiegu dokumentów oraz sposobu archiwizacji dokumentacji dotyczcej Projektu, d) na podstawie losowo dobranej próby oceniono, czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywicie poniesione; dokonano tego poprzez analiz dokumentów ródłowych 12
potwierdzajcych poniesienie wydatków, w szczególnoci wycigów bankowych, e) na podstawie losowo dobranej próby oceniono kwalifikowalno poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania i ujcia na wyodrbnionym rachunku bankowym, wyszczególnionym w planie kont beneficjenta, zgodno kwot wynikajcych z wniosków o płatno z zapisami ksigowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowalne; ocena została dokonana poprzez porównanie dokumentów ródłowych z zapisami ksigowymi oraz wycigami bankowymi z rachunku bankowego prowadzonego dla badanego Projektu, f) oceniono wiarygodno sprawozda z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta do Instytucji Wdraajcej, poprzez weryfikacj i potwierdzenie wykonania prac oraz wykonania usług zamówionych w ramach Projektu; dokonano tego poprzez analiz dokumentów powiadczajcych wydatki, g) oceniono sposób monitorowania Projektu (osigania celu Projektu), raportowania o postpach wdraania projektu oraz dotrzymanie harmonogramu realizacji zada i podzada projektu; ocena została dokonana na podstawie uzyskanych wyjanie i dokumentów wiadczcych o monitorowaniu 13
projektu, a take poprzez porównanie harmonogramu realizacji Projektu z dokumentami wiadczcymi o stopniu jego realizacji, h) oceniono zasady dotyczce promocji i reklamy Projektu poprzez analiz dokumentów wiadczcych o promocji Projektu, a take poprzez ogldziny pomieszcze w budynku Starostwa Powiatowego w Kielcach, w którym realizowany jest Projekt. Zastosowane podczas audytu techniki to: Badanie zgodnoci/skutecznoci (testy zgodnoci) jedno z narzdzi oceny systemu kontroli wewntrznej, polegajce na zbadaniu sposobu przetwarzania wybranych operacji przez kontrolowany system. Celem bada jest stwierdzenie, czy system działał w sposób cigły (tj. w całym okresie objtym kontrol), spójny (tj. wszystkie operacje podlegajce działaniu systemu traktowane były w sposób jednakowy) i skuteczny (tj. osigał cele zwizane z jego ustanowieniem). Bezporednie badania audytowe (badania/testy wiarygodnoci) 1. W znaczeniu funkcjonalnym jest to zastosowanie procedur przeprowadzania zadania audytowego bezporednio do operacji objtych audytem w celu uzyskania dowodów audytu, a nie opieranie si na wtórnych dokumentach. 2. W przypadku, gdy badaniom kontrolnym poddawana jest próba wybrana z populacji jeden z rodzajów 14
podejcia do kontroli zakładajcy uzyskanie wymaganego poziomu ufnoci, wyłcznie na podstawie bada kontrolnych, tj. bez oceny niezawodnoci systemu kontroli wewntrznej. 3. W audycie finansowym typu powiadczajcego testy przeprowadzane w celu stwierdzenia, e informacje zawarte w ksigach rachunkowych lub sprawozdaniu finansowym s rzetelne, kompletne, bezbłdne i sprawdzalne. Testy rzeczywiste weryfikacja zrealizowanych transakcji w celu oceny dokładnoci, wanoci i kompletnoci informacji zawartych w zapisach ksigowych. Dobór losowy prosty statystyczna technika doboru próby, polegajca na losowym wyborze elementów próby z całej populacji przy załoeniu, e kady element populacji ma jednakow szans wyboru do próby. W przypadku audytu wprowadza si na ogół dodatkowy warunek, e raz wybrany element nie bierze udziału w dalszym losowaniu (losowanie bez zwracania). Technika stosowana najczciej w badaniu populacji, która składa si z elementów podobnych wielkoci, charakterem lub ryzykiem na jakie s naraone. Audyt powiadczajcy - obejmuje badanie systemów i operacji finansowych, w tym ocen zgodnoci z przepisami prawa, kontrol systemów kontroli wewntrznej oraz funkcjonowania komórek kontroli 15
wewntrznej i audytu, kontrol działalnoci pod wzgldem legalnoci i rzetelnoci. Badanie to jest podstaw wydania powiadczenia prawidłowoci rozliczania finansowego jednostki kontrolowanej. Zasiganie informacji jedna z procedur przeprowadzania zadania audytowego, polegajca na uzyskaniu informacji od osób dysponujcych wiedz na dany temat, obecnych w audytowanej jednostce lub poza ni, w ramach posiadanego upowanienia. Ogldziny procedura przeprowadzania zadania audytowego, polegajca na obserwacji i udokumentowaniu stanu faktycznego składników majtkowych lub przebiegu okrelonej czynnoci. Podczas audytu informacji i wyjanie udzielali: Pani Boena Gumułka Naczelnik Wydziału Rozwoju, Starostwo Powiatowe w Kielcach, Pani Joanna Stachura Podinspektor w Wydziale Rozwoju, Referat Rozwoju i Wdraania Projektów, Starostwo Powiatowe w Kielcach, Pani Beata Kurzyna Główny Ksigowy w Zespole Szkół Nr 2 w Chcinach Pani Aneta Orawiec referent finansowoadmnistracyjny w Zespole Szkół Nr 2 w Chcinach, Pani Agnieszka Grzesiak - Główny Ksigowy w I LO w Busku Zdroju, Pani Adrianna Ramus-Zarba specjalista ds. 16
11 Okres realizacji oraz zwizły opis audytowanego Projektu ekonomicznych w I LO w Busku Zdroju, Pani Mariola Prdka specjalista ds. obsługi programu stypendialnego w ramach ZPORR, Wydział Edukacji, Kultury i Kultury Fizycznej w Starostwie Powiatowym w Busku Zdroju, Pani Jolanta Boek Główny Ksigowy w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 1 w Busku Zdroju, Pani Jolanta Styrcz Główny Ksigowy III LO im. C.K. Norwida w Kielcach, Pani Boena Grabowska-Michniak Zastpca Głównego Ksigowego w Starostwie Powiatowym w Kielcach. Tytuł: Stypendia dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych w Województwie witokrzyskim na rok szkolny 2005/2006 Okres realizacji: Rozpoczcie realizacji Projektu 01.06.2005r. Zakoczenie rzeczowe realizacji 31.05.2007r. Zakoczenie finansowe realizacji 31.05.2007r. Celem Projektu jest zwikszenie dostpu do kształcenia na poziomie ponadgimnazjalnym młodziey bdcej w trudnej sytuacji materialnej z obszarów wiejskich w rozumieniu UZPORR, na terenie 14 powiatów i 11 gmin Województwa witokrzyskiego. Liczba Beneficjentów Ostatecznych: 9553 osoby 17
Rodzaj realizowanego wsparcia: Stypendia dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych Całkowita warto Projektu: 10 107 000,00 PLN. 12 Ustalenia stanu faktycznego Całkowite wydatki kwalifikowalne: 10 107 000,00 PLN ródła informacji ujtych w raporcie: Informacje ujte w raporcie zostały opracowane przez Małgorzat Szostkiewicz i Łukasza Piotrowskiego na podstawie danych uzyskanych z dokumentów ródłowych oraz wyjanie dotyczcych Projektu, otrzymanych podczas bezporedniego badania audytowego, przeprowadzonego w dniach 20-27 kwietnia 2007 r. Zasady realizacji projektu oraz podział obowizków w Powiecie Kieleckim (koordynator projektu) okrelaj: Uchwała Nr V/19/07 Rady Powiatu w Kielcach z dnia 16 marca 2007 r. w sprawie wprowadzenia zmian do regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kielcach. Tekst jednolity regulaminu organizacyjnego uwzgldniajcy zmiany uchwalone, Uchwała Nr XXIV/24/2001 Rady Powiatu w Kielcach z dnia 30 sierpnia 2001 r. w sprawie uchwalenia statutu Powiatu Kieleckiego. Regulamin przyznawania i przekazywania 18
stypendiów na wyrównanie szans edukacyjnych dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych na rok szkolny 2005/2006 powiatów, gmin i miast bdcych uczestnikami Porozumienia w ramach realizacji projektu pod nazw Stypendia dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych w Województwie witokrzyskim na rok szkolny 2005/2006, Schemat wdraania projektu Stypendia dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych w Województwie witokrzyskim na rok szkolny 2005/2006, Uchwała Nr 36/05 Rady Powiatu Kielcach z dnia 29 czerwca 2005 r. w sprawie wyraenia zgody na przystpienie Powiatu Kieleckiego do porozumienia dotyczcego przyjcia niektórych praw i obowizków innych jednostek samorzdu terytorialnego w zakresie udzielania stypendiów w ramach Działania 2.2. Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego na lata 2005/2006 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego i budetu pastwa, Porozumienie zawarte dnia 30 czerwca 2005 roku w Starostwie Powiatowym w Kielcach na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 5 19
czerwca 1998 r. o samorzdzie powiatowym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1592 z póniejszymi zmianami) pomidzy: powiatami Województwa witokrzyskiego w sprawie przygotowania i realizacji I typu projektu pn.: Stypendia dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych w Województwie witokrzyskim na rok szkolny 2005/2006 w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (ZPORR) Priorytetu II Działania 2.2. Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego i budetu pastwa, Umowy zlecenia z pracownikami realizujcymi projekt. Dodatkowo: W kadej szkole została powołana Komisja Stypendialna ds. przyznawania stypendiów. Dyrektorzy szkół wprowadzili zarzdzeniem list wydatków kwalifikowalnych. Zasady gospodarki finansowo-ksigowej w Powiecie Kieleckim okrelaj: Zarzdzenie Nr 31/06 Starosty Kieleckiego z dnia 30 padziernika 2006 r. w sprawie przepisów wewntrznych regulujcych gospodark finansow w starostwie Powiatowym w Kielcach Załcznik Nr 1 Zakładowy Plan Kont dla 20
Starostwa Powiatowego, Załcznik Nr 2 Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowoksigowych, Załcznik Nr 3 Instrukcja w sprawie gospodarki majtkiem trwałym, inwentaryzacji majtku i zasad odpowiedzialnoci za powierzone mienie, Załcznik Nr 4 Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej, Załcznik Nr 6 Instrukcje w sprawie ewidencji i kontroli druków cisłego zarachowania Załcznik Nr 7 Regulamin kontroli wewntrznej. Sposób archiwizacji dokumentów w Starostwie Powiatowym w Kielcach okrela: Zarzdzenie wewntrzne nr 3/06 Starosty Kieleckiego z dnia 10 lutego 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej w Starostwie Powiatowym w Kielcach. Wszystkie te dokumenty opisuj polityk rachunkowoci i ciek audytu. Akty wewntrzne regulujce zasady gospodarki finansowo ksigowej s zgodne z zapisami Art.10 ust.1 pkt 3 Ustawy z dnia 29 wrzenia 1994 o rachunkowoci (Dz. U. 2002 Nr 76 poz.694 z pón. 21
zmianami). W oparciu o powysze ustalenia stwierdzamy, e ryzyko niewłaciwego zaksigowania rodków w przypadku Beneficjenta audytowanego Projektu jest na poziomie NISKIM. Zdarzenia gospodarcze dotyczce Projektu s ujte w ksigach rachunkowych wg systematyki okrelonej w Zakładowym Planie Kont. Przy zaciganiu i regulowaniu zobowiza dotyczcych Projektu beneficjent stosował prawidłowe procedury. Dokumenty finansowe wystawione zostały w okresie realizacji Projektu. Na dokumentach ksigowych widoczna jest kontrola operacji gospodarczych. Wydatków niekwalifikowalnych nie stwierdzono. Przebadane dowody ksigowe dotyczce wydatków Projektu zostały sprawdzone pod wzgldem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zaakceptowane przez osoby upowanione. Funkcjonalny system kontroli finansowej 1 w jednostce naley uzna za prawidłowy. Wszystkie kontrole uwidocznione s na dokumentach ródłowych w postaci odpowiednich adnotacji potwierdzajcych, e wydatek jest merytorycznie słuszny, prawidłowo obliczony i kwalifikowalny. wiadczy to o kontroli dokonywanej przez osoby odpowiedzialne merytorycznie i rachunkowo. 1 System kontroli wewntrznej Przyjty w jednostce system zarzdzania (procedury, instrukcje, zasady, mechanizmy) dajce racjonaln pewno, e cele jednostki zostan osignite. 22
Listy wypłat dla uczniów sporzdzane s w szkołach realizujcych zadania w ramach projektu na podstawie Porozumie z powiatami, gminami, bdcymi Beneficjentami projektu. Stypendia s wypłacane uczniom w kasach szkół lub przekazywane na konta bankowe. Zastosowane rozwizania s zgodne z ustaw o rachunkowoci w zakresie zatwierdzania dokumentów do ujcia w ksigach rachunkowych. Beneficjent prowadzi wydzielon ewidencj ksigow dla potrzeb Projektu. Rejestry ksigowe, dotyczce operacji finansowych realizowanych w ramach Projektu, maj opisy pozwalajce na identyfikacj operacji finansowych w Projekcie. W badanych obszarach dokonano nastpujcych ustale: 1. Dokonano analizy prawidłowoci i rzetelnoci dokumentacji dotyczcej Projektu. Badaniem objto wybran prób dokumentacji prowadzon przez Beneficjenta Powiat Kielecki oraz Powiat M. Kielce i Powiat Buski Partnerów w projekcie. Ocenie poddano ogóln dokumentacj dotyczc Projektu, tj. wnioski o dofinansowanie realizacji 23
Projektu, sprawozdania kwartalne, półroczne i roczne, wnioski beneficjenta o płatno jak równie dokumentacj dotyczc Beneficjentów Ostatecznych. Sprawdzono wybran prób dokumentacji dotyczcej Beneficjentów Ostatecznych, uczestniczcych w Projekcie - oceniono ich kwalifikowalno, prawidłowo i rzetelno prowadzonej dokumentacji. Dokumentacj dotyczc projektu naley, zdaniem audytorów, uzna za rzeteln (rzetelno kryterium audytu obejmujce wypełnienie obowizków z naleyt starannoci, sumiennie i we właciwym czasie; wypełnienie zobowiza zgodnie z ich treci; przestrzeganie wewntrznych reguł funkcjonowania danej jednostki (w szczególnoci okrelonego dla poszczególnych komórek i osób zakresu obowizków); dokumentowanie okrelonych działa lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistoci, we właciwej formie i wymaganych terminach, bez pomijania okrelonych faktów i okolicznoci) i prawidłow (prawidłowo jeden z elementów oceny w audycie finansowym, oznacza sprawdzenie zgodnoci operacji z przepisami prawa). System kontroli wewntrznej: W wyniku oceny mechanizmów funkcjonalnej kontroli wewntrznej stwierdzamy, e zidentyfikowane mechanizmy kontroli wewntrznej 24
s adekwatne do realizowanych zada. Ponadto przeprowadzono testy zgodnoci majce na celu ocen, czy wdroone procedury kontrolne funkcjonuj naleycie i s stosowane. W zwizku z tym stwierdza si, e ryzyko niewłaciwego wykorzystania rodków w przypadku Beneficjenta Projektu pn. Stypendia dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych w Województwie witokrzyskim na rok szkolny 2005/2006 jest na poziomie NISKIM. 2. Sprawdzono, czy działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji Projektu, zostały rzeczywicie podjte. Działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji zostały przez jednostk oraz partnerów projektu podjte w takim zakresie, jaki przewidywał harmonogram do dnia audytu. Ustalenia takiego dokonano poprzez porównanie wniosku o płatno oraz zgromadzonej przez jednostki dokumentacji ródłowej powiadczajcej realizacj Projektu. Wszystkie szkoły, bdce realizatorami projektu powołały komisje stypendialne. Komisje dokonały weryfikacji wniosków o przyznanie stypendium finansowanego ze rodków Europejskiego Funduszu Społecznego i budetu pastwa. Utworzono równie listy rezerwowe na wypadek utraty przez ucznia prawa do przyznanego 25
stypendium. Audytorzy stwierdzili, e uczestnicy Projektu zostali zakwalifikowani do udziału w Projekcie w sposób poprawny, a rekrutacja odbyła si w sposób przejrzysty i gwarantujcy sprawiedliwy dobór uczestników Projektu. Uczniowie rozliczaj przyznane stypendium na podstawie faktur potwierdzajcych poniesione wydatki, bd na podstawie frekwencji na zajciach szkolnych (stypendyst obowizuje tylko jedna wybrana forma). 3. Oceniono prawidłowo obiegu dokumentów, który pozwala przeledzi ciek wydatku od poszczególnych faktur do przedłoenia wniosku o płatno. Na podstawie badania ksig rachunkowych, w zakresie ujcia wydatków zwizanych ze stypendiami wypłacanymi uczniom, naley stwierdzi, e wydatki poniesione w ramach realizowanego Projektu s ksigowane poprawnie. Dokonano równie oceny kwalifikowalnoci kosztów i sposobu ich dokumentowania. Nie stwierdzono nieprawidłowoci. W badanej próbie dokumentów stwierdzono nieznaczne uchybienia, które nie wpływaj jednak na cał populacj, mona wic stwierdzi, e dokumenty potwierdzajce wydatki s rzetelne. Prowadzona ewidencja ksigowa jest zgodna z 26
zapisami Zakładowego Planu Kont dla działa realizowanych w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, ujtymi w polityce rachunkowoci. Jednostki realizujce projekt prowadz ksigowo Projektu w taki sposób, e mona przeledzi przebieg zdarze zwizanych z realizacj Projektu od powstania zobowizania, poprzez wydatek, do sprawozdania z realizacji projektu. 4. Sprawdzono, czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywicie poniesione. Wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywicie poniesione. wiadcz o tym wycigi bankowe z wydzielonego konta dla Projektu. Beneficjent Projektu po otrzymaniu rodków z Instytucji Wdraajcej na realizacj Projektu, przekazywał rodki na rachunki bankowe Partnerów wg podziału, wynikajcego z Porozumienia zawartego pomidzy Powiatem Kieleckim a Partnerami w projekcie, nastpnie kady z partnerów przekazywał rodki na konta szkół, biorcych udział w projekcie. Szkoły przekazywały rodki dla Beneficjentów Ostatecznych tj. dla uczniów na konta bankowe lub w kasie szkoły. Partnerzy przekazywali do Powiatu informacje o wydatkowaniu otrzymanych rodków z danej transzy w formie wniosku beneficjenta o płatno, wraz z 27
potwierdzonymi za zgodno z oryginałem kopiami faktur/innych dokumentów ksigowych o równorzdnej wartoci dowodowej potwierdzajce dokonanie wydatków, oraz kopie wycigów bankowych potwierdzajce dokonanie płatnoci. Do dnia audytu stypendia były wypłacone Beneficjentom Ostatecznym w miesicach: - grudzie 2005r., - padziernik 2006r., - grudzie 2006r.. Opini wydano po sprawdzeniu wydatków z nastpujcych wniosków o płatno: Wniosek o płatno poredni za okres od 30/06/2005 do 02/01/2006 kwota wydatków kwalifikowalnych objtych wnioskiem 1.523.845,84 PLN; Wnioskowana kwota 3.032.100,00PLN. Wniosek o płatno poredni za okres od 03/01/2006 do 30/11/2006 kwota wydatków kwalifikowanych objtych wnioskiem 1.697.882,44 PLN. Wnioskowana kwota 3.032.100,00 PLN; Do dnia audytu Beneficjent złoył do Instytucji Wdraajcej kolejny Wniosek o płatno poredni za okres od 01/12/2006 do 19/01/2007 kwota wydatków kalifikowalnych objtych wnioskiem 28
3.723.433,86 PLN, wnioskowana kwota 2.021.400,00 PLN. Wniosek nie został jeszcze zweryfikowany. Wydatki oceniono pod wzgldem kwalifikowalnoci, terminowoci i sposobu zapłaty, sposobu udokumentowania oraz sposobu ujcia w ksigach rachunkowych. Badaniu poddano dokumenty ródłowe wybrane w próbie, wiadczce o poniesionym koszcie. Wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywicie poniesione. wiadcz o tym wycigi bankowe z wydzielonego konta dla Projektu oraz listy wypłat stypendiów. Do dnia audytu w ramach realizacji Projektu Beneficjent otrzymał trzy transze rodków. I transza w kwotach: 645.837,30 PLN (Europejski Fundusz Społeczny) 25/10/2005, 1.375.562,70 PLN (Budet Pastwa) 26/10/2005; II transza w kwotach: 968.755,95 PLN (Europejski Fundusz Społeczny) dn. 29/09/2006, 2.063.344,05 PLN (Budet Pastwa) dn. 29/09/2006; III transza w kwotach: 968.755,95 PLN (Europejski Fundusz Społeczny) 29
dn. 19/12/2006, 2.063.344,05 PLN (Budet Pastwa) dn. 19/12/2006; 5. Oceniono kwalifikowalno poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania i ujcia na wyodrbnionym rachunku bankowym, wyszczególnionym w planie kont beneficjenta, zgodno kwot wynikajcych z wniosków o płatno z zapisami ksigowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowalne. Rachunkowo projektów EFS prowadzonych przez Powiat Kielecki i Partnerów obejmuje nastpujce działania: Wspomaganie ksigowoci przez system informatyczny FK PROKOMP (Partnerzy projektu korzystaj z innych systemów informatycznych lub prowadz rcznie w formie rejestrowej), Na dowodach ksigowych zwizanych z projektem znajduj si nastpujce elementy: - dekretacja, - podpis upowanionych pracowników, - potwierdzenie sprawdzenia pod wzgldem formalnym i merytorycznym, - numer umowy w ramach której nastpuje płatno. 30
Na podstawie przebadanej próby naley stwierdzi, e beneficjenci ostateczni s właciwie zakwalifikowani do Projektu. Jednoczenie stwierdzono, e wydatki zwizane z udziałem tych osób w projekcie zostały prawidłowo przyporzdkowane do wydatków kwalifikowanych. Poniesione wydatki s prawidłowo udokumentowane i ujte na kontach ksigowych prowadzonych na potrzeby Projektu. Operacje rodkami finansowymi dla Projektu były prowadzone z wyodrbnionego rachunku bankowego. Porównanie wniosków o płatno z zapisami ksigowymi oraz dokumentami ródłowymi w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowane nie wykazało nieprawidłowoci. Badaniu poddano wydatki, które rozliczono we wnioskach o płatno złoonych do Instytucji Wdraajcej. 6. Oceniono wiarygodno sprawozda z realizacji Projektu przekazywanych przez Beneficjenta do Instytucji Wdraajcej. Badanie wiarygodnoci sprawozda z realizacji Projektu przekazywanych przez Beneficjenta nie wskazało rónic pomidzy stanem faktycznym a informacjami zawartymi w sprawozdaniach z realizacji Projektu. Badaniu poddano nastpujce sprawozdania: 31
Sprawozdanie okresowe za III kwartał 2005 r. złoone dnia 20.10.2005 r. Sprawozdanie okresowe za IV kwartał 2005 r. złoone dnia 13.01.2006 r. Sprawozdanie roczne za rok 2005 z dnia 13.01.2006 r. Sprawozdanie okresowe za I kwartał 2006 r. złoone dnia 07.04.2006 r. Sprawozdanie okresowe za II kwartał 2006 r. złoone dnia 07.07.2006 r. Sprawozdanie za II półrocze 2006r. złoone dnia 05.01.2007r. (wraz z korektami a dn. 17.01.2007r. i z dn. 01.02.2007r.) Sprawozdanie roczne za 2006r. złoone dnia 18.01.2007r. ( wraz z korektami z dn. 08.02.2007r. i z dn. 16.02.2007r.). Sprawozdania zostały zaakceptowane przez Instytucj Wdraajc. 7. Oceniono sposób monitorowania Projektu. Sposób monitorowania Projektu jest zgodny z tym, co wskazano we wniosku o dofinansowanie realizacji Projektu. Koordynator przeprowadził kontrol realizacji projektu u Partnera w Powiecie Skaryskim oraz w Technikum Nr 3 w Chmielniku, Zespole Szkół Lenych w Zagnasku (szkoły realizujce projekt w 32
Powiecie Kieleckim). W celach monitorowania projektu, Koordynator zbiera od Partnerów miesiczne Informacje finansowe oraz Informacje merytoryczne z realizacji projektu. Projekt nie był kontrolowany w Powiecie Kieleckim przez Instytucj Wdraajc, ani aden inny podmiot zewntrzny. 8. Oceniono zasady dotyczce promocji i reklamy Projektu. Działania promocyjne i informacyjne dotyczce Projektu prowadzone s zgodnie z Rozporzdzeniem Komisji Europejskiej (KE) nr 1159/2000 z dnia 30 maja 2000 r. w sprawie prowadzenia przez pastwa członkowskie działa informacyjnych dotyczcych pomocy z funduszy strukturalnych. Działania promocyjne miały na celu podniesienie wiadomoci społecznoci lokalnej o roli jak spełnia Europejski Fundusz Społeczny i Budet Pastwa w zakresie udzielania pomocy finansowej studentom oraz informowanie Beneficjentów ostatecznych o moliwoci korzystania ze rodków. Działania promocyjne przebiegały w nastpujcy sposób: Ogłoszenie o naborze wniosków w prasie regionalnej, Informacja na stronie internetowej Starostwa 33
Powiatowego w Kielcach oraz stronach internetowych Partnerów projektu, Informacje o projekcie zamieszczano na tablicach ogłosze w urzdach i szkołach realizujcych projekt, plakaty informacyjne o zasadach korzystania ze stypendiów, logotypy zamieszczano na korespondencji dotyczcej realizacji projektu, udzielano wywiadów dla lokalnej prasy, radia i TV, wykonano materiały promocyjne: tabliczki informacyjne, naklejki, kalendarze, zakładki, długopisy. 9. Procedury przetargowe W ramach projektu nie prowadzono postpowa przetargowych. 13 Okrelenie wielkoci próby oraz metodologii jej doboru W celu oceny kwalifikowalnoci wydatków zastosowano próbkowanie według prawdopodobiestwa proporcjonalnych wielkoci (PPS Probability Proportional to Size) przy załoonym progu istotnoci na poziomie 3%, a poziomie ufnoci 95%. Prób wydatków wybrano sporód wydatków rozliczanych w nastpujcych wnioskach o płatno: 34
Wniosek za okres 1.523.845,84 30/06/2005 do 02/01/2006 Wniosek za okres 1.697.882,44 03/01/2006 do 30/11/2006 SUMA 3.221.728,28 Zastosowano nastpujcy wzór: n = d w BV * λ + 1 ( d * w ) Przyjto nastpujce parametry: BV warto ksigowa populacji = 3.221.728,28 PLN d w błd dopuszczalny = 3% = 96.651,85 d o błd oczekiwany 2 = 0 λ współczynnik niezawodnoci = 3 w r współczynnik rozszerzajcy precyzj = brak o r Ustalono e próba (n) dla działania 2.2 obejmie 101 jednostek logicznych (jednostk logiczn jest 1 PLN). Jednostki te zostan dobrane przy pomocy interwału i=32217. Pierwsz jednostk logiczn bdzie jednostka 10000. Podczas realizacji audytu do oceny kwalifikowalnoci beneficjentów ostatecznych zastosowano metod próbkowania według atrybutów metod stałej próby, która miała na celu wyłonienie osób, beneficjentów ostatecznych, na przykładzie których przeprowadzono testy przegldowe majce na celu oceni 2 Błd oczekiwany wielko błdu, jakiej kontroler/audytor spodziewa si w danej populacji, oceniana na podstawie wiedzy o obszarze objtym kontrol/audytem oraz wyników wczeniejszych kontroli/audytów. W statystycznych metodach doboru próby wykorzystywany przy okrelaniu rozkładu statystycznego badanej cechy oraz wyznaczaniu liczebnoci próby. 35
kwalifikowalno tych osób do udziału w projekcie oraz przebieg ich udziału w projekcie. 15 Okrelenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybie Audytorzy dokonali przegldu i weryfikacji wszystkich kluczowych dla oceny Projektu zagadnie. W wyniku przeprowadzonej weryfikacji stwierdzono brak błdów i uchybie, które mogłyby wpłyn na wydanie przez audytorów pozytywnej opinii o badanym Projekcie. 16 Rekomendacje Zaleca si stworzy wewntrzny system nadzoru Koordynatora nad Partnerami w celu lepszego monitorowania realizacji projektu. Raport zawiera dwa załczniki: Załcznik Nr 1 Lista Kontrolna Beneficjentów Ostatecznych Załcznik Nr 2 Lista Kontrolna wydatków kwalifikowalnych Niniejszy raport zawiera 36 stron Małgorzata Szostkiewicz Audytor wewntrzny Zawiadczenie Ministra Finansów Nr 1789/2005 Łukasz Piotrowski Audytor wewntrzny Zawiadczenie Ministra Finansów Nr 1817/2005 Kielce, dnia 27.04.2007 r 36