SNGO Procedura Wdrożenie standardu SNGO Cel: Ustalenie sposobu wdrożenia Standardu w organizacji pozarządowej (NGO) Zakres stosowania: Organizacje pozarządowe zamierzające wdrożyć standard SNGO-F, SNGO-L, SNGO-P. 2012-12-31 Wydanie 1, Stowarzyszenie Euro-Concret, Wrocław
1. SCHEMAT BLOKOWY 1 - S ta r t 2 - P o d j ę c ie d e c yzj i o w d r o że n i u s ta n d a r d u p r ze z N G O 3 - P o zytyw n a? N ie 1 4 - K o n i e c T a k 4 - A n a l i za w s tę p n a ( a u d yt w s tę p n y) 5 - O p r a c o w a n i e h a r m o n o g r a m u w d r o że n i a 6 - O p r a c o w a n i e p r o c e d u r, i n s tr u k c j i i p o zo s ta ł e j d o k u m e n ta c j i n i e zb ę d n e j d o w d r o że n i a i u tr zym a n i a w ym a g a ń s ta n d a r d u S N G O 7 - S zk o le n ie p e r s o n e l u 8 - A u d yty w e w n ę tr zn e 9 - D zi a ł a n i a k o r yg u j ą c e 1 0 - P o d ję c i e d e c yzj i o zg ł o s ze n iu O r g a n i za c j i d o c e r tyfi k a c j i N ie 1 1 - O r g a n i za c ja g o to w a d o c e r tyfi k a c j i? T a k 1 2 - C e r tyfi k a c j a N G O 1 3 - K o n i e c Strona 1 z 7
2. PRZEBIEG SNGO PROCEDURA Krok 1. Start Krok 2. Podjęcie decyzji o wdrożeniu standardu przez NGO Zarząd NGO Decyzja o wdrożeniu standardu ma charakter strategiczny (jej skutki sięgają co najmniej 3 lat) i powinna być podjęta przez Zarząd Organizacji. Zasady ustanawiania celów i planowania celów zawarto w rozdziale 5.1 Standardu SNGO. Plan realizacji celów Krok 3. Pozytywna? Zarząd NGO Decyzja negatywna kończy proces (krok 14). Informację o takiej decyzji należy zawrzeć w Zarządzeniu, o którym mowa w punkcie poprzednim, jeżeli formalnie rozważano wdrożenie standardu ( w szczególności, jeżeli wdrożenie standardu zapisano w dokumentach). Wskazane jest podanie powodów zaniechania procesu wdrożenia? Zarządzenie decyzja o wdrożeniu standardu w Organizacji, powołanie Pełnomocnika ds. SNGO oraz audytorów wewnętrznych Krok 4. Analiza wstępna (audyt wstępny) Audytor wewnętrzny (wiodący) Audyt jest przeprowadzany zgodnie z p. 5.6 Standardu. Polega na zbadaniu zgodności Organizacji z wymaganiami zawartymi w standardzie SNGO, którego wymagania mają być wdrożone w Organizacji. Celem audytu jest zbadanie poziomu zgodności z wymaganiami standardu SNGO przed wdrożeniem i wskazanie luk (brakujących elementów), które w toku wdrożenia należy uzupełnić. Audytorzy powinni przejść szkolenie w zakresie przygotowania i prowadzenia audytu. Ponadto wskazane jest, aby w audycie uczestniczył Strona 2 z 7
ekspert: osoba specjalizująca się w jego przedmiocie merytorycznym (np. SNGO-F - księgowa/y, SNGO-P - prawniczka/prawnik, SNGO-P osoba posiadająca doświadczenia w Zarządzaniu projektami) Potwierdzenie kwalifikacji audytorów Lista kontrolna (odpowiednia dla wdrażanego standardu) Raport z audytu Krok 5. Opracowanie harmonogramu wdrożenia Zarząd NGO Harmonogram jest opracowywany w zależności od wielkości organizacji a więc i zasobów, które można przeznaczyć do tego projektu. W Zespole wdrożeniowym powinny być co najmniej następujące osoby: a) Pełnomocnik Zarządu (Menedżer tego projektu), który będzie odpowiadał za jego przebieg, certyfikację, utrzymanie i rozwój; b) Audytor(-rzy) wewnętrzni c) Osoba merytoryczna (ekspert) - od której będzie zależało dostosowanie wymagań standardu w Organizacji. Harmonogram powinien odnieść się szczególnie do luk stwierdzonych w czasie audytu wstępnego a także zawierać wskazania: co jest do zrobienia, na kiedy i kto za to odpowiada. Harmonogram wdrożenia standardu SNGO Krok 6. Opracowanie procedur, instrukcji i pozostałej dokumentacji niezbędnej do wdrożenia i utrzymania wymagań standardu SNGO Zespół Wdrożeniowy Wymagania dotyczące nadzorowania dokumentów i zapisów zawiera rozdział 5.3 Standardu SNGO Rejestr dokumentów i zapisów Zapisy wynikające ze spełnienia wymagań merytorycznych (rozdział 4 SNGO) Krok 7. Szkolenie personelu Strona 3 z 7
Zespół Wdrożeniowy Szkolenia mają na celu poinformowanie personelu o wdrożonych zasadach i dokumentach oraz przyjętych do stosowania sposobach postępowania. Zasady planowania szkoleń i doskonalenia kompetencji personelu zawarto w rozdziale 5.4 Standardu SNGO. Zasady komunikowania zawarto w rozdziale 5.2 Standardu SNGO. Plan komunikacji Plan szkoleń Potwierdzenie zrealizowanych szkoleń Potwierdzenie kwalifikacji personelu Krok 8. Audyty wewnętrzne Audytor wewnętrzny (wiodący) Celem tych audytów jest określenie stopnia spełnienia wymagań standardu SNGO. Mimo procesu wdrożenia zapewne wystąpią pewne luki (niezgodności), wymagające usunięcia w celu doskonalenia spełniania wymagań. Audyty dają informacje na ile Organizacja jest gotowa do audytu zewnętrznego - certyfikacyjnego. Decyzję o tej gotowości i zgłoszeniu do certyfikacji powinien podjąć Zarząd. Program audytów Lista kontrolna Raport z audytu / samokontroli Krok 9. Działania korygujące Pełnomocnik Podjęcie działań mających na celu eliminację luk (niezgodności) i źródeł ich powstawania. Działania zasadniczo powinny być zakończone przed audytem certyfikującym. Plan doskonalenia Raport z monitorowania celów Strona 4 z 7
Krok 10. Podjęcie decyzji o zgłoszeniu Organizacji do certyfikacji Zarząd NGO Na podstawie audytów wewnętrznych i zrealizowanych działań korygujących. Zarządzenie decyzja o wdrożeniu standardu w Organizacji Zgłoszenie do certyfikacji Krok 11. Organizacja gotowa do certyfikacji? Pełnomocnik Na podstawie audytów wewnętrznych i zrealizowanych działań korygujących. Jeżeli Organizacja nie jest gotowa, należy kontynuować doskonalenie wdrożenia wymagań SNGO oraz proces weryfikacji tego wdrożenia (audyty wewnętrzne) powrót do kroku 8. Krok 12. Certyfikacja NGO Audytor jednostki certyfikującej Współpraca: Pełnomocnik / Zarząd / Osoby me za wdrożenie wymagań standardu SNGO w Organizacji Raport z audytu certyfikującego Certyfikat Krok 13. Koniec Certyfikacja kończy okres wdrożenia wymagań standardu. W celu utrzymania certyfikatu Organizacja powinna utrzymywać i doskonalić spełnianie jego wymagań oraz poddawać się audytom kontrolnym. Za komunikację w tej sprawie odpowiada zazwyczaj Pełnomocnik ds. SNGO. Krok 14. Koniec Strona 5 z 7
3. OSOBY OPDOWIEDZIALNE ALFABETYCZNIE Odpowiada Audytor jednostki certyfikującej Krok ID Opis 12 Certyfikacja NGO Audytor wewnętrzny 4 Analiza wstępna (audyt wstępny) 8 Audyty wewnętrzne Pełnomocnik ds. SNGO 11 Organizacja gotowa do certyfikacji? 9 Działania korygujące Zarząd NGO 2 Podjęcie decyzji o wdrożeniu standardu przez NGO 3 Pozytywna? 5 Opracowanie Harmonogramu wdrożenia 10 Podjęcie decyzji o zgłoszeniu Organizacji do certyfikacji Zespół Wdrożeniowy 6 Opracowanie procedur, instrukcji i pozostałej dokumentacji niezbędnej do wdrożenia i utrzymania wymagań standardu SNGO 7 Szkolenie personelu WEDŁUG KOLEJNOŚCI KROKÓW Wykonawca Krok ID Opis Zarząd NGO 2 Podjęcie decyzji o wdrożeniu standardu przez NGO Zarząd NGO 3 Pozytywna? Audytor wewnętrzny 4 Analiza wstępna (audyt wstępny) Zarząd NGO 5 Opracowanie Harmonogramu wdrożenia Zespół Wdrożeniowy 6 Opracowanie procedur, instrukcji i pozostałej dokumentacji niezbędnej do wdrożenia i utrzymania wymagań standardu SNGO Zespół Wdrożeniowy 7 Szkolenie personelu Strona 6 z 7
Audytor wewnętrzny 8 Audyty wewnętrzne Pełnomocnik ds. SNGO 9 Działania korygujące Zarząd NGO 10 Podjęcie decyzji o zgłoszeniu Organizacji do certyfikacji Pełnomocnik ds. SNGO 11 Organizacja gotowa do certyfikacji? Audytor jednostki certyfikującej 12 Certyfikacja NGO Strona 7 z 7