ZAPYTANIE OFERTOWE nr 5/ORE/2014 Zapewnienie sal szkoleniowych w ramach projektu: Od diagnozy do działania! Bydgoszcz, 15 grudnia 2014 r. 1
I.NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Remigiusz Koc NIP 878 169 59 22; REGON 340623485 85-022 Bydgoszcz ul. Gdańska 105/4 II.TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie o udzielenie zamówienia w oparciu o zasadę konkurencyjności. III.PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy, którego zadaniem będzie zapewnienie sal szkoleniowych na łącznie 68 szkoleń jednodniowych (544 godziny) w ramach projektu: Od diagnozy do działania!. Projekt pt.: Od diagnozy do działania! współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytetu III Wysoka jakość systemu oświaty, Poddziałanie 3.4.3 Upowszechnianie uczenia się przez całe życie projekty konkursowe Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Projekt realizowany jest przez w partnerstwie z Agencją Analiz i Doradztwa Personalnego Remigiusz Koc (dalej PSG). Kod określony przez Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Wynajem sal szkoleniowych - kod CPV 70220000-9 (usługi najmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkania); kod CPV 55120000-7 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji); kod CPV 55000000-0 (Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego). IV.SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Wykonawca odpowiedzialny będzie za zapewnienie sal szkoleniowych na potrzeby realizacji projektu Od diagnozy do działania!. Zamówienie obejmuje: wynajem sal szkoleniowych zapewniających komfortowy udział w szkoleniu dla maksymalnie 16 uczestników (przewiduje się średnio 10 osób/szkolenie plus trener) wraz z wyposażeniem, tj. projektor multimedialny, ekran, flipchart, papier do flipcharta i pisaki. W ramach niniejszej oferty przewiduje się realizację 68 szkoleń jednodniowych upowszechniających metodę MGDS łącznie 544 godziny (68 dni szkoleniowych) w okresie od 02.03.2015 r. do 30.06.2015 r., szkolenia będą się odbywać na terenie całego kraju, w 16 2
województwach (szczegółowy rozkład szkoleń przedstawia tabela nr 1). Jako dzień szkoleniowy przyjmuje się wynajem sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem na 8 godzin dziennie. Tabela 1. Planowana liczba dni szkoleniowych w poszczególnych województwach Województwo Liczba szkoleń (liczba dni szkoleniowych) dolnośląskie 4 kujawsko-pomorskie 5 lubelskie 4 lubuskie 4 łódzkie 4 małopolskie 4 mazowieckie 5 opolskie 4 podkarpackie 4 podlaskie 4 pomorskie 5 śląskie 4 świętokrzyskie 4 warmińsko-mazurskie 4 wielkopolskie 5 zachodniopomorskie 4 Łącznie 68 dni szkoleniowych Szkolenia realizowane będą na terenie wyżej wymienionych województw, we wskazanych przez Zamawiającego lokalizacjach (miejscowościach). 2. Zleceniodawca przekaże Wykonawcy wszelkie dane i informacje na temat projektu Od diagnozy do działania, niezbędne do realizacji zamówienia, w tym harmonogram szkoleń. 3. Oferent zobowiąże się do współpracy ze zleceniodawcą (PSG) w zakresie dokonania szczegółowych uzgodnień dotyczących realizowanej usługi. W przypadku, gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia, Zamawiający może podjąć negocjacje z wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności Oferentem lub powtórzyć postępowanie. 3
V. CZĘŚCI ZAMÓWIENIA OFERTY CZĘŚCIOWE Dopuszcza się możliwość złożenia oferty częściowej. Oferta może dotyczyć zapewnienia sal szkoleniowych na jeden dzień szkoleniowy we wskazanym województwie lub maksymalnie na 68 dni szkoleniowych (we wszystkich województwach). VI. PROCEDURA ODWOŁAWCZA Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej. VII. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z OFERENTEM ORAZ PRZEKAZYWANIA DOKUMENTÓW A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z OFERENTAMI. 1. Niniejsze postępowanie jest prowadzone w języku polskim. 2. Zamawiający porozumiewa się z Oferentem w formie pisemnej lub telefonicznej. Pisma można wysyłać pocztą lub składać osobiście na adres: Bydgoszcz, 85-022, ul. Gdańska 105/4. 3. Osobami uprawnionymi do kontaktowania się w imieniu Zamawiającego jest Remigiusz Koc, e-mail: info@psg.edu.pl, tel. 690 035 902. VIII.TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej (zeskanowana oferta wraz z wymaganymi podpisami) na adres: info@psg.edu.pl lub faksem na nr: 52 349 33 02, pocztą, kurierem lub też dostarczona osobiście na adres: Bydgoszcz, 85-022, ul. Gdańska 105/4 do dnia 31.12.2014 r. do godz. 15.30. W przypadku osobistego złożenia oferty musi ona zostać dostarczona w godzinach pracy biura, tj. w dni robocze w godz. 8.00-15.30. Decyduje data wpływu Oferty do Biura Projektu Partnera. 2. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający pisemnie poinformuje o tym Oferentów. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 3. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta. 4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 5. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 6. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.spectrum-psg.pl. 4
IX.TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Realizacja oferty nastąpi między 02.03.2015 r. a 30.06.2015 r. X.WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU OFERTOWYM ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent, który spełnia następujące warunki: 1. Złożył oświadczenie o spełnieniu wymaganych warunków na załączonym formularzu oferty (załącznik nr 1) oraz stosowne oświadczenia na załączonych wzorach (załącznik nr 2), potwierdzające, że Wykonawca: a. posiada wiedzę i doświadczenie w świadczeniu usług objętych zamówieniem, b. znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, c. dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w tym minimum 2. salami szkoleniowymi w jedynym województwie, każda dla minimum 16. uczestników, na wypadek organizowania 2 szkoleń w jednym województwie jednocześnie. d. nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia z powodu: i. Otwarcia w stosunku do niego likwidacji lub ogłoszenia upadłości, ii. Zalegania z uiszczeniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, kiedy uzyskane zostało przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, iii. Złożenia nieprawdziwych informacji mających wpływ na wynik prowadzonego postępowania. iv. Wykaże oświadczając brak powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym. 2. Ponadto wymagane jest: a. należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy, b. ustalenia i decyzje dotyczące wykonania zamówienia uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy, c. określenie przez Wykonawcę telefonów kontaktowych, możliwości wykorzystania w komunikacji łączności elektronicznej oraz innych ustaleń niezbędnych dla sprawnego wykonywania zlecenia. 5
XI.KRYTERIUM WYBORU OFERT 1. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego. 2. Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie ceny brutto zawierającej kwotę podatku VAT, uwzględniając wszelkie koszty, których poniesienie okaże się konieczne w celu należytego wykonania przedmiotu zamówienia. Za cenę oferty do porównania z innymi ofertami brana będzie pod uwagę cena brutto wynajmu sali za jeden dzień szkoleniowy. 3. Zamawiający wybierze ofertę Wykonawcy, która będzie zawierała najniższą cenę brutto za wskazane zamówienie i będzie zgodna z niniejszym zapytaniem. Ocena ofert dokonywana będzie według następującego wzoru: najniższa cena ofertowa brutto C = ----------------------------------------------------- x 100 pkt. cena brutto oferty badanej 4. Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie ceny brutto obejmującej kwotę podatku VAT. 5. Zamawiający udzieli zlecenia Wykonawcy, którego oferta: a. będzie poprawna formalnie, kompletna i spełni warunki uczestnictwa w postępowaniu, b. zostanie uznana za najkorzystniejszą w oparciu o kryterium oceny ofert opisanych powyżej. Wykonawcy zobowiązani są do przedstawienia informacji potwierdzających spełnienie wyżej wspomnianych warunków na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. Wszystkie otrzymane przez Zamawiającego oferty zostaną sklasyfikowane oraz ułożone w rankingu wg przyznanych punktów (Kryterium wyboru: Cena = 100%). XII.SPOSÓB WYBORU NAJLEPSZEJ OFERTY Wybór najlepszej oferty dokonany będzie wyłącznie spośród ofert, które będą poprawne formalnie, kompletne i spełnią warunki uczestnictwa w postępowaniu. Wybrana zostanie oferta/oferty, która/które uzyska/uzyskają łącznie najwięcej punktów za spełnienie kryteriów punktowanych. 6
XIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. Ofertę należy sporządzić w języku polskim trwałą i czytelną techniką biurową. Oferta oraz wszelkie załączniki muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty bądź też przygotowane przez Wykonawcę w formie zgodnej z niniejszym zapytaniem. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Oferent powinien złożyć ofertę elektronicznie na adres email: info@psg.edu.pl lub osobiście bądź przesłać na adres według poniższego wzoru: Remigiusz Koc z dopiskiem Oferta na zapewnienie sal szkoleniowych w ramach projektu Od diagnozy do działania! Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. XIV.INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. XV. ZMIANA ZAPYTANIA OFERTOWEGO Zamawiający w uzasadnionych przypadkach może dokonać zmiany treści Zapytania ofertowego. Zmiana może mieć miejsce w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wprowadzenia takiej zmiany, informacja o tym zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim Wykonawcom, którym przekazano Zapytanie ofertowe i będzie dla nich wiążąca. 7
XVI. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA Zamawiający zobowiązuje się do powiadomienia Oferentów o wynikach rozstrzygnięcia zapytania ofertowego. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Oferentami. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania lub podjęcia negocjacji z oferentem, który uzyska największą liczbę punktów w wypadku, gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia. XVII.ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1. Wzór formularza ofertowego Załącznik nr 2. Wzór oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych Wykonawcy z Zamawiającym przeprowadzającym procedurę 8