REGULAMIN REKRUTACJI I UCZESTNICTWA W PROJEKCIE SYSTEMOWE WSPARCIE PROCESÓW ZARZĄDZANIA W JST ZADANIE MODERNIZACJA PROCESÓW I TECHNIK ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI W JEDNOSTKACH SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO 1
Niniejszy Regulamin został przygotowany na potrzeby Projektu Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST realizowanego w ramach Priorytetu V, Działania 5.2, Poddziałania 5.2.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Regulamin określa zasady realizacji Zadania Modernizacja procesów i technik zarządzania zasobami ludzkimi w jednostkach samorządu terytorialnego, w tym m.in. zasady przyjmowania zgłoszeń, kwalifikowania kandydatów do udziału w Projekcie, zasady organizacji wsparcia w ramach Zadania, a także prawa i obowiązki uczestników Projektu. 1. SŁOWNIK REGULAMINU PO KL - Program Operacyjny Kapitał Ludzki EFS - Europejski Fundusz Społeczny Projekt Projekt Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST współfinansowany przez Unię Europejską, ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.2 Systemowe wsparcie funkcjonowania administracji samorządowej Instytucja Zarządzająca Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Instytucja Pośrednicząca/Lider Projektu Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji Realizator wsparcia/partner Projektu Uniwersytet Łódzki Zadanie Zadanie realizowane w ramach Projektu przez Uniwersytet Łódzki pod nazwą Modernizacja procesów i technik zarządzania zasobami ludzkimi w jednostkach samorządu terytorialnego. Zakres wsparcia oferowany w ramach Zadania: - rozpoznanie i analiza potrzeb szkoleniowych; - szkolenia w zakresie zzl zakończone opracowaniem standardów zzl: * standardy w procesie pozyskiwania pracowników; * standardy w zakresie oceniania pracowników; * standardy w zakresie rozwoju zasobów ludzkich. - pomoc przy wdrożeniu opracowanych standardów w zakresie zzl do praktyki jednostek samorządu terytorialnego (coaching); - budowa i wdrożenie narzędzia informatycznego wspomagającego zzl Grupa docelowa 100 jednostek samorządu terytorialnego zwanych dalej JST oraz ich 210 pracowników komórek kadrowych lub osób pełniących funkcje kierownicze, które odpowiedzialne są za zarządzanie zasobami ludzkimi 2
Do Zadania rekrutowane będą przede wszystkim gminy wiejskie i miejsko-wiejskie. Liczba gmin wiejskich i miejsko-wiejskich uczestniczących w Zadaniu będzie stanowiła co najmniej 50% liczby JST objętych wsparciem. Pierwszeństwo w udziale w Zadaniu będą miały te JST, które wdrożyły u siebie wcześniej co najmniej 1 narzędzie zzl Pracownik samorządowy osoba zatrudniona w jednostce samorządu terytorialnego na podstawie wyboru, powołania, umowy o pracę, biorąca udział w Projekcie oraz deklarująca chęć uczestnictwa w Zadaniu, spełniająca jego kryteria Urząd urząd jednostki samorządu terytorialnego objęty wsparciem Coaching technika szkoleniowa wspomagająca wdrożenie opracowanych standardów zzl. 2. INFORMACJE SZCZEGÓŁOWE O ZADANIU 1. Podmiotem realizującym Zadanie jest Uniwersytet Łódzki Partner Projektu we współpracy z Ministerstwem Administracji i Cyfryzacji Lider Projektu. 2. Celem Zadania jest wzrost skuteczności zarządzania zasobami ludzkimi w jednostkach samorządu terytorialnego. 3. Zadanie obejmuje działania: a) rozpoznanie i analizę potrzeb szkoleniowych rozpoznanie potrzeb szkoleniowych przeprowadzone zostanie za pomocą elektronicznego kwestionariusza, w którym znajdują się pytania badające poziom wiedzy pracowników samorządowych z zakresu zzl, dotyczące samooceny w zakresie wiedzy i umiejętności w obszarze zzl, o zagadnienia z zzl, którymi pracownicy samorządowi Zadania byliby najbardziej zainteresowani, na temat wykorzystania w jednostkach narzędzi (standardów) zzl, rozpoznania preferencji pracowników samorządowych w zakresie oczekiwań co do narzędzia informatycznego wspierającego zzl. Ankieta do badania potrzeb szkoleniowych zakończona jest metryczką, w której pracownicy samorządowi proszeni są o podanie danych personalnych i danych dotyczących miejsca zatrudnienia; b) szkolenia obejmują 3 moduły tematyczne: pozyskiwanie pracowników, ocenianie pracowników, rozwój pracowników. Na zajęciach nacisk kładziony będzie na najnowsze rozwiązania w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. W trakcie szkoleń zostaną wykorzystane różnorodne techniki szkoleniowe: wykład konwersatoryjny, ćwiczenia, warsztaty, dyskusja, zadania do wykonania. Efektem uczestnictwa w szkoleniach będzie opracowanie przez przedstawicieli każdej JST 3
(pod kierownictwem trenera) standardów w zakresie pozyskiwania pracowników, oceniania i rozwoju pracowników, które następnie wdrażane będą do praktyki JST. Każdy z pracowników samorządowych wyposażony zostanie w komplet materiałów szkoleniowych. Szkolenia odbywać się będą w grupach 18-24 osobowych w wymiarze 32h/grupa (4 dni x 8 godzin). Razem 10 grup szkoleniowych. Szkolenia odbywać się będą w co najmniej 6 lokalizacjach w Polsce. Wszystkie szkolenia kończyć się będą ewaluacją. Pracownicy samorządowi otrzymają ponadto certyfikaty ukończenia szkolenia; c) pomoc przy wdrożeniu opracowanych standardów w zakresie zzl do praktyki JST. W tym celu Projekt zakłada wsparcie eksperckie (coaching) w wymiarze 30 godzin na każdą jednostkę samorządu terytorialnego biorącą udział w Zadaniu. Zakłada się, że wsparcie udzielone zostanie w jak najkrótszym możliwym terminie od zakończenia szkolenia. Eksperci (w zależności od potrzeb konkretnej JST) będą doradzać pracownikom JST w siedzibie urzędów oraz będą kontaktować się z nimi za pomocą komunikatorów (narzędzia elektroniczne umożliwiające komunikacje w czasie rzeczywistym w trybie synchronicznym) i poczty elektronicznej; d) budowę oraz przeszkolenie pracowników samorządowych w zakresie wykorzystania narzędzia informatycznego do zarządzania zasobami ludzkimi i pomoc we wdrożeniu tego narzędzia do praktyki urzędu. Informacje dotyczące preferencji urzędów odnośnie narzędzia informatycznego do zzl zostaną pozyskane w trakcie rozpoznania potrzeb szkoleniowych pracowników samorządowych. Na podstawie tych danych informatycy opracują narzędzie, które najpełniej dopasowane będzie do potrzeb JST. 4. Zajęcia w ramach szkoleń odbywać się będą w grupach liczących min. 18 i maksymalnie 24 osoby. W uzasadnionych przypadkach liczebność grupy może ulec zmianie. 5. Okres realizacji Zadania: 1 czerwca 2013 r. 30 września 2015 r. 6. Wsparcie dodatkowe dla pracowników samorządowych biorących udział w Zadaniu: a) materiały dydaktyczne; b) 3 noclegi; c) pełne wyżywienie. 7. Komunikacja w Zadaniu będzie odbywać się przez pocztę elektroniczną/pocztę tradycyjną/kontakt telefoniczny. 4
8. Udział w Zadaniu jest nieodpłatny z wyjątkiem kosztów dojazdu oraz sytuacji opisanych w 6 ust.3 pkt k) oraz 6 ust.4 pkt g). 9. Biuro Projektu Partnera znajduje się na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego, ul. Matejki 22/26, 90-237 Łódź. Biuro czynne jest w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 14:00. Dane kontaktowe: zarzadzaniejst@uni.lodz.pl; 42 635 49 67. 10. Biuro Projektu Lidera znajduje się: ul. Królewska 27, 00 060 Warszawa. Dane kontaktowe: zarzadzaniejst@mac.gov.pl; 22 245 58 79; 22 245 59 03. 3. OGÓLNE ZAŁOŻENIA REKRUTACJI 1. Rekrutacja do udziału w Zadaniu prowadzona jest przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji zgodnie z harmonogramem, jednak nie później niż do czasu osiągnięcia 100% liczby dostępnych miejsc. 2. Rekrutacja ma charakter jawny i otwarty, co oznacza, że prowadzona jest wśród wszystkich JST z terenu całej Polski. 3. Informacja o rozpoczęciu rekrutacji zostanie przesłana urzędom drogą elektroniczną, jak również zostanie zamieszczona na stronie internetowej Lidera www.administracja.mac.gov.pl. 4. Każdy urząd może zgłosić do udziału w Zadaniu maksymalnie 3 osoby. Decyzję o liczbie osób skierowanych podejmuje osoba delegująca pracowników urzędu do Zadania. 5. Procedura rekrutacyjna składa się z następujących etapów: a) zgłoszenie pracowników samorządowych do Zadania poprzez wypełnienie załącznika nr 1 deklaracja uczestnictwa urzędu oraz załącznika nr 2 deklaracja pracownika samorządowego wraz z zaświadczeniem o zatrudnieniu oraz oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Wypełnione dokumenty należy przesłać w formie skanu na skrzynkę e- mail:zarzadzaniejst@mac.gov.pl; b) przesłanie przez Lidera Projektu zwrotnego linka do elektronicznego formularza zgłoszeniowego, po otrzymaniu drogą mailową informacji o chęci przystąpienia do Zadania; 5
c) odesłanie do Lidera Projektu poprawnie uzupełnionego elektronicznego formularza zgłoszeniowego, wypełnionego przez wszystkich pracowników samorządowych zgłoszonych przez urząd; d) rejestracja prawidłowych zgłoszeń w bazie uczestników Zadania przez Lidera Projektu; e) utworzenie listy podstawowej i rezerwowej osób zakwalifikowanych do udziału w Zadaniu nr 1; Ogłoszenie listy zakwalifikowanych osób na stronie internetowej Lidera: www.administracja.mac.gov.pl; f) powiadomienie przez Lidera Projektu o zakwalifikowaniu do udziału w Zadaniu. 6. Zgłoszenia urzędów do udziału w Zadaniu przyjmowane są wyłącznie w oparciu o poprawnie wypełniony formularz zgłoszeniowy wraz z załącznikami odesłany do Lidera Projektu. 7. Nieprawidłowo wypełniony formularz zgłoszeniowy wraz z załącznikami, jak również dostarczony w sposób inny niż wymagany, będzie odrzucony ze względu na niespełnienie kryteriów formalnych. 8. Przesłanie formularza zgłoszeniowego wraz z załącznikami nie jest równoznaczne z zakwalifikowaniem do udziału w Zadaniu. 9. Przesyłane formularze zgłoszeniowe wraz z załącznikami będą weryfikowane na bieżąco, a potencjalni uczestnicy będą niezwłocznie informowani o wynikach weryfikacji. 10. Kompletne i poprawne zgłoszenia będą rejestrowane wg daty ich wpływu w bazie zgłoszeń utworzonej na potrzeby Zadania przez Lidera Projektu. 11. Zgłoszenia na listę podstawową pracowników samorządowych Zadania będą przyjmowane do momentu uzyskania wymaganej wielkości grupy docelowej. Zgłoszenia, które wpłyną po uzyskaniu określonej liczby pracowników samorządowych będą rejestrowane na liście rezerwowej. 12. Przesłany przez kandydata formularz zgłoszeniowy wraz z załącznikami nie podlega zwrotowi. 13. Kandydaci, przed przesłaniem formularza zgłoszeniowego wraz z załącznikami, mają obowiązek zapoznać się z całością niniejszego Regulaminu. Przystąpienie kandydata do procesu rekrutacji jest równoznaczne z zaakceptowaniem postanowień niniejszego Regulaminu. 6
14. Rekrutacja zostanie przeprowadzona zgodnie z polityką równych szans oraz wskaźnikami ilościowymi, określonymi dla Zadania. 15. Rekrutacja do udziału w Zadaniu zostanie zakończona w sytuacji: a) zrekrutowania 100 JST, dla których przeznaczone jest wsparcie; b) wyczerpania limitów miejsc, o których mowa w 1 słownik Regulaminu. 16. Rezultatem przeprowadzonej rekrutacji będzie: a) wybór 100 JST, które wezmą udział w rozpoznaniu i analizie potrzeb, szkoleniach, coachingu oraz budowie i wdrożeniu narzędzia informatycznego; b) utworzenie grup szkoleniowych z uwzględnieniem terminów, miejsc i tematyki zajęć. 4. KWALIFIKACJA 1. Postępowanie kwalifikacyjne jest obligatoryjne dla pracowników samorządowych deklarujących udział w Zadaniu. 2. Postępowanie kwalifikacyjne prowadzi Lider Projektu we współpracy z Partnerem Projektu w oparciu o: a) poprawność formalną formularza zgłoszeniowego wraz z załącznikami; b) wskaźniki ilościowe Zadania; c) informację dotyczącą wdrożenia wcześniej w swoim urzędzie co najmniej 1 go narzędzia zzl. 3. Ostateczną listę pracowników samorządowych zakwalifikowanych do udziału w Zadaniu zatwierdza Lider Projektu. 4. Kandydaci, którzy zostaną zakwalifikowani do uczestnictwa w Zadaniu, będą informowani o wynikach rekrutacji drogą elektroniczną. 5. Informacja o wynikach rekrutacji wraz z listą uczestników zakwalifikowanych do udziału w Zadaniu zamieszczona zostanie przez Lidera Projektu na stronie internetowej www.administracja.mac.gov.pl. 6. Lider Projektu spośród pracowników samorządowych, którzy z powodu wyczerpania limitu miejsc nie zostali zakwalifikowani do udziału w Zadaniu utworzy listę rezerwową. 7. Pracownicy samorządowi z listy rezerwowej dotyczącej poszczególnych urzędów zostaną włączeni do uczestnictwa w Zadaniu w przypadku wolnych miejsc, rezygnacji 7
lub nie spełnienia warunków uczestnictwa przez osoby wcześniej zakwalifikowane. Włączenie do Zadania nastąpi wg kolejności na liście rezerwowej oraz z uwzględnieniem wskaźników ilościowych Zadania. W przypadku wyczerpania osób z listy rezerwowej urząd skieruje na jej miejsce inną osobę, zgodnie z kryteriami 5. OGÓLNE ZAŁOŻENIA UDZIAŁU W ZADANIU 1. Warunkiem wzięcia udziału w Zadaniu jest: a) zakwalifikowanie się na ostateczną listę uczestników w wyniku procesu rekrutacji, na warunkach określonych niniejszym Regulaminem; b) złożenie lub przesłanie pocztą do Partnera Projektu w ciągu 10 dni od ogłoszenia wyników naboru, kompletu wypełnionych i czytelnie podpisanych następujących dokumentów: - umowy wraz z załącznikami (tj. zakresem danych osobowych pracownika samorządowego; oświadczeniem uczestnika Projektu o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych; deklaracją uczestnictwa pracownika samorządowego) sporządzonej zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3.Wypełnione dokumenty należy przesłać na adres: Wydział Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego, ul. Matejki 22/26, 90-237 Łódź, pokój 110. Biuro czynne jest w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 14:00; c) otrzymanie z Biura Projektu Partnera potwierdzenia drogą elektroniczną uczestnictwa w Zadaniu. 2. Dokumenty o których mowa ust. 1 pkt. b), składane są jeden raz w trakcie trwania Zadania oraz każdorazowo przy zmianie danych zawartych w tych dokumentach. 3. Brak spełnienia wszystkich warunków, o których mowa w ust. 1,w tym w szczególności odmowa podania danych osobowych oraz brak zgody na ich przetwarzanie, są równoznaczne z brakiem możliwości udzielenia wsparcia w ramach Zadania. 4. W przypadku rezygnacji pracownika samorządowego z udziału w Zadaniu przed podpisaniem Umowy w jego miejsce zostanie wybrany inny pracownik samorządowy, który w wyniku przeprowadzonego procesu rekrutacyjnego znalazł się na liście rezerwowej. 8
6. ORGANIZACJA ZADANIA 1. Udział w Zadaniu dostępny będzie dla pracowników samorządowych bez względu na płeć, wiek czy stopień sprawności. 2. Po zakończonym procesie rekrutacji wśród pracowników samorządowych zostanie przeprowadzone rozpoznanie i analiza potrzeb szkoleniowych za pomocą elektronicznego kwestionariusza, który pozwoli jak najpełniej dopasować program szkoleń do potrzeb pracowników samorządowych. 3. Zasady organizacji szkoleń: a) szkolenia będą odbywały się w terminach i miejscach zgodnie z ich harmonogramem; b) harmonogram obejmujący tematykę, liczbę godzin, terminy i miejsca szkoleń oraz wszelkie informacje związane z ich realizacją przekazywane będą przez Partnera Projektu drogą mailową oraz udostępnione na stronie internetowej Projektu; c) szkolenia będą odbywać się w co najmniej 6 lokalizacjach w Polsce, w miejscach wskazanych odpowiednio przez Partnera Projektu; d) na miejsce odbywania zajęć pracownicy samorządowi dojeżdżają we własnym zakresie w ramach delegowania przez własne urzędy; e) szkolenia przeprowadzi wykwalifikowana kadra, legitymująca się odpowiednim przygotowaniem merytorycznym i praktycznym doświadczeniem z zakresu prowadzonych szkoleń; f) szkolenia będą realizowane na terenie całej Polski, w miejscu wskazanym przez Partnera Projektu, między godz. 8:00 a 18:00; g) zasady organizowania grup: - grupa szkoleniowa liczy minimalnie 18 i maksymalnie 24 osoby, przy czym w uzasadnionych przypadkach liczebność grupy może ulec zmianie; - decyzję o uruchomieniu grupy podejmuje Partner Projektu w porozumieniu z Liderem Projektu; 9
- pracownicy samorządowi o uruchomieniu grupy, terminie i miejscu szkolenia zostaną powiadomieni drogą mailową, nie później niż na 7 dni przed jego rozpoczęciem h) w przypadku nieobecności na zajęciach pracownik samorządowy zobowiązany jest do samodzielnego zrealizowania materiału będącego przedmiotem opuszczonych zajęć; i) warunkiem ukończenia szkolenia i uzyskania certyfikatu potwierdzającego uzyskanie kwalifikacji jest odpowiednia frekwencja - udział w min. 75% zajęć oraz przekazanie Partnerowi Projektu w terminie nie dłuższym niż 20 dni po zakończeniu szkolenia, raportu w formie pisemnej (dokładnej charakterystyki) opracowanych projektów standardów zzl, które planują wdrożyć do praktyki; j)nieobecności na szkoleniu muszą mieć uzasadnione usprawiedliwienie(zwolnienia lekarskie, zdarzenia losowe); k)nieusprawiedliwiona nieobecność bądź przekroczenie 25% absencji pracownika samorządowego będzie skutkować obowiązkiem zwrotu przez urząd kosztów: - szkolenia: 1275 zł koszt udziału jednego pracownika samorządowego; Kwota podlegająca zwrotowi uzależniona jest od ilości osób oddelegowanych przez dany urząd; l) zwrotu kosztów opisanych w pkt. k) dokonuje urząd na wyznaczony przez Partnera Projektu rachunek bankowy w terminie 21 dni od daty doręczenia powiadomienia o zwrocie kosztów. 4. Zasady organizacji wsparcia eksperckiego (coachingu): a)coaching będzie się odbywał w terminach i miejscach zgodnie z ich harmonogramem; b) harmonogram coachingu oraz wszelkie informacje związane z jego realizacją przekazywane będą przez Partnera Projektu drogą mailową oraz udostępnione na stronie internetowej Projektu; c)coaching będzie odbywać się w siedzibach urzędów oraz poprzez ogólnodostępne komunikatory między godz. 8.00 a 18.00; 10
d) coaching przeprowadzi wykwalifikowana kadra, legitymująca się odpowiednim przygotowaniem merytorycznym i praktycznym doświadczeniem z zakresu prowadzonego wsparcia eksperckiego; e) zasady organizowania grup: - grupa coachingowa liczy minimalnie 1 i maksymalnie 3 osoby, przy czym w uzasadnionych przypadkach liczebność grupy może ulec zmianie; - pracownicy samorządowi o terminie i miejscu coachingu zostaną powiadomieni drogą mailową, nie później niż na 7 dni przed jego rozpoczęciem; f) nieobecności muszą mieć uzasadnione usprawiedliwienie (zwolnienia lekarskie, zdarzenia losowe); g) odmowa udziału we wsparciu eksperckim oraz nieuzasadniona rezygnacja urzędu lub jego pracownika z udziału w coachingu będzie skutkować obowiązkiem zwrotu przez urząd kosztów: - coachingu: 7680 zł koszt udziału dla jednej JST; h) zwrotu kosztów opisanych w pkt. g) dokonuje urząd na wyznaczony przez Partnera Projektu rachunek bankowy w terminie 21 dni od daty doręczenia powiadomienia o zwrocie kosztów. 5. Na podstawie rozpoznania preferencji urzędów zostanie zbudowane przez informatyków narzędzie informatyczne do zarządzania zasobami ludzkimi. W ramach Zadania została przewidziana pomoc w jego wdrażaniu do praktyki działania w siedzibach urzędów. Terminy realizacji wdrażania narzędzia zostaną zaproponowane przez Partnera Projektu. 7. PRAWA I OBOWIĄZKI STRON 1. Do obowiązków osoby kierującej pracowników samorządowych należy w szczególności: a) oddelegowanie pracowników samorządowych do udziału w Zadaniu, którzy wykorzystają w swojej pracy wiedzę zdobytą poprzez udział w Projekcie; b) kierowanie do udziału w Zadaniu pracowników samorządowych z zachowaniem dbałości o równy dostęp do wsparcia kobiet i mężczyzn; c) przekazanie do Biura Projektu Partnera listy kandydatów do udziału w Zadaniu; 11
d) utworzenie listy rezerwowej pracowników samorządowych biorących udział w Zadaniu, co zapewni zachowanie kryteriów ilościowych założonych w Zadaniu w razie rezygnacji uczestników; e) poprawne wypełnienie formularza zgłoszeniowego oraz załączników zgodnie z założeniami niniejszego Regulaminu; f) w przypadku rezygnacji lub niemożliwości udziału zgłoszonej osoby w Zadaniu, na jej miejsce zaproszone zostaną osoby z listy rezerwowej urzędu a w przypadku wyczerpania osób z listy rezerwowej urząd skieruje na jej miejsce inną osobę, zgodnie z kryteriami Regulaminu; g) przerwanie udziału pracowników samorządowych w Zadaniu z winy urzędu za wyjątkiem zdarzeń losowych skutkować będzie zwrotem kosztów, o których mowa w 6 ust. 3 pkt k) oraz 6 ust. 4 pkt g); h) wyznaczenie osoby w urzędzie odpowiedzialnej za udział pracowników w procesie rekrutacji oraz Zadaniu, bieżące kontakty z Liderem oraz Partnerem Projektu w celach związanych z realizacją Zadania. 2. Do obowiązków pracownika samorządowego należy: a) zapoznanie się z treścią Regulaminu oraz wypełnienie formularza zgłoszeniowego i załączników o których mowa 3 ust. 5 pkt. a); b) złożenie kompletu wymaganych dokumentów uczestnictwa w Projekcie stanowiących załącznik nr 3, o których mowa w 5 ust. 1 pkt. b) ; c) aktywne uczestnictwo w zajęciach, na które został zakwalifikowany na podstawie zgłoszenia; d) udział w co najmniej 75% czasu trwania zajęć objętych programem szkolenia; e) potwierdzenie obecności na zajęciach własnoręcznym podpisem na liście obecności, odbioru materiałów dydaktycznych, korzystania z cateringu, noclegu oraz odbioru certyfikatu ukończenia szkolenia; f) udostępnienie niezbędnych danych osobowych zbieranych do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego celem określenia efektywności realizowanych działań w procesie badań ewaluacyjnych poprzez 12
wypełnianie formularza zakresu danych osobowych, oraz ich niezwłoczna aktualizacja w przypadku zaistnienia zmian; g) udzielenie przed rozpoczęciem udziału w Zadaniu pisemnej zgody na przetwarzanie jego danych osobowych w celach określonych wyżej; h) wypełnienie kwestionariusza potrzeb szkoleniowych oraz ankiet ewaluacyjnych w trakcie trwania Zadania oraz po jego zakończeniu; i) udział we wszystkich testach kontrolnych oceniających zakres zdobytej wiedzy; j) wykorzystywanie materiałów szkoleniowych wyłącznie do celów związanych z realizacją Zadania; k) przesłanie drogą mailową informacji do Biura Projektu Partnera o nieobecności na szkoleniu minimum 1 dzień przed szkoleniem; l) usprawiedliwienie nieobecności na zajęciach szkoleniowych (poprzez przedstawienie zwolnień lekarskich); m) przerwanie udziału w Zadaniu z winy pracownika samorządowego za wyjątkiem zdarzeń losowych i choroby skutkować będzie zwrotem kosztów o których mowa w 6 ust. 3 pkt k) oraz 6 ust. 4 pkt g); n) złożenie pisemnej rezygnacji z podaniem powodu dalszego nieuczestniczenia w Zadaniu jest możliwe w przypadku potwierdzenia jej przez osobę kierującą pracownika samorządowego do udziału w Zadaniu. Zgłoszenie rezygnacji należy dostarczyć do Biura Projektu Partnera w trybie niezwłocznym; o) przekazanie informacji drogą mailową na temat korzystania z zakwaterowania oraz preferencji żywieniowych najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem szkoleń do Biura Projektu Partnera; p) pracownicy samorządowi biorący udział w szkoleniach są zobowiązani do przekazania Partnerowi Projektu w terminie nie dłuższym niż 20 dni po zakończeniu szkolenia w formie pisemnej raportu (dokładnej charakterystyki) opracowanych projektów standardów zzl, które planują wdrożyć do praktyki. Schemat opisu zostanie przekazany uczestnikom w trakcie zajęć szkoleniowych. q) niedostarczenie w terminie raportu o którym mowa w pkt. p), skutkować będzie zwrotem kosztów o których mowa w 6 ust. 3 pkt k) oraz 6 ust. 4 pkt g); 13
3. Pracownik samorządowy ma prawo do: a) udziału w szkoleniach, do których został zakwalifikowany; b) otrzymania materiałów dydaktycznych; c) zgłaszania do Biura Projektu uwag i ocen Zadania, w którym uczestniczy; d) otrzymania pełnego wyżywienia podczas trwania szkolenia; e) otrzymania zakwaterowania (3osobonoclegi) podczas trwania szkolenia; f) otrzymania certyfikatu potwierdzającego ukończenie danego szkolenia, przy spełnieniu warunków określonych w Regulaminie rekrutacji i uczestnictwa w Zadaniu. 4. Do obowiązków Partnera Projektu należy: a) zapewnienie wykwalifikowanej kadry dydaktycznej do przeprowadzenia Zadania; b) zapewnienie materiałów szkoleniowych pracownikom samorządowym biorącym udział w Zadaniu; c) zapewnienie pomieszczeń i zaplecza technicznego w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia szkoleń; d) zapewnienie pracownikom samorządowym szkolenia wyżywienia i noclegu; e) przygotowanie i wykonanie programu szkolenia; f) przeprowadzenie ankiet ewaluacyjnych na potrzeby monitoringu oraz ewaluacji Zadania; g) wydanie pracownikom samorządowym certyfikatów potwierdzających ukończenie szkolenia wyłącznie przy min. 75% obecności; h) monitorowanie jakości udzielonego wsparcia. 5. Partner oraz Lider Projektu zastrzega sobie możliwość nieodpłatnego wykorzystania wizerunku pracownika samorządowego do celów promocyjnych Projektu (folder, publikacje Projektu) pod warunkiem, że fotografia zostanie wykonana w trakcie trwania 14
zajęć Projektu. Pracownik samorządowy jest uprawniony do złożenia oświadczenia o niewyrażeniu zgody na wykorzystanie jego wizerunku. O tym fakcie zobowiązany jest poinformować Partnera Projektu przed przystąpieniem do Projektu. 6. Partner Projektu zastrzega sobie prawo do wykluczenia uczestnika z udziału w Zadaniu w przypadku naruszenia przez niego postanowień niniejszego Regulaminu oraz ogólnie przyjętych zasad i norm współżycia społecznego. 7. Partner Projektu może odwołać lub zmienić termin szkolenia nie później niż na 1 dzień roboczy przed dniem jego rozpoczęcia. Odwołanie lub zmiana terminu może nastąpić na skutek braku właściwej liczby pracowników samorządowych lub wystąpienia poważnych problemów natury organizacyjnej i/lub technicznej, powodujących, że przeprowadzenie szkolenia okaże się niemożliwe. W wypadku odwołania szkolenia pracownikom samorządowym Zadania zostanie zaproponowany udział w szkoleniu w innym terminie. 8. ZASADY MONITOROWANIA UDZIAŁU W ZADANIU 1. Pracownicy samorządowi biorący udział w Zadaniu zobowiązani są do udzielenia niezbędnych danych zbieranych do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) celem określenia efektywności realizowanych zadań. 2. Pracownicy samorządowi biorący udział w Zadaniu zobowiązani są każdorazowo do potwierdzenia swojej obecności na zajęciach. Potwierdzenie obecności następuje poprzez złożenie podpisu na liście obecności. 3. Pracownicy samorządowi są zobowiązani do wypełnienia ankiety oceny szkolenia. Celem badań ankietowych jest doskonalenie oferowanego wsparcia i lepsze dostosowanie oferowanego wsparcia do potrzeb pracowników samorządowych. 4. Informacje, o których mowa w punktach 1 3 będą wykorzystywane w celu wywiązania się Partnera Projektu z obowiązków sprawozdawczych z realizacji Zadania wobec Lidera Projektu oraz Instytucji Zarządzającej. 9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Niniejszy Regulamin obowiązuje przez cały okres realizacji Zadania. 15
2. Regulamin podawany jest do wiadomości pracowników samorządowych biorących udział w Zadaniu poprzez opublikowanie na stronie www.administracja.mac.gov.ploraz wysłanie drogą elektroniczną na adres wskazany podczas rekrutacji. 3. Organizator Zadania zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu w sytuacji zmiany warunków realizacji Zadania lub Systemu realizacji PO KL. 4. O zmianie Regulaminu Partner Projektu informuje pracowników urzędów drogą mailową. 5. Pracownik samorządowy jest zobowiązany do śledzenia zmian w Regulaminie i przestrzegania zawartych w nim postanowień. 6. W kwestiach nieuregulowanych Regulaminem, a odnoszących się do Zadania prawo do podjęcia ostatecznej decyzji posiada Grupa Sterująca Projektem. Zatwierdzono:.... Kierownik Projektu Integralną część niniejszego Regulaminu stanowią załączniki: Załącznik nr 1 deklaracja uczestnictwa urzędu; Załącznik nr 2 -deklaracja pracownika samorządowego wraz z zaświadczeniem o zatrudnieniu oraz oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych; Załącznik nr 3 Wzór umowy wraz z deklaracją uczestnictwa, oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, zakresem danych osobowych pracownika samorządowego PEFS. 16