Zapytanie ofertowe nr 4/2015 Warszawa, 29.05.2015r. Uczelnia Techniczno-Handlowa im. H. Chodkowskiej w Warszawie (zwana dalej: Zamawiającym) zaprasza do złożenia oferty na zakup oprogramowania wraz pakietem ćwiczeń praktycznych w formie laboratorium komputerowego z zakresu SPEDYCJA w ramach projektu POKL 4.3 Profesjonalne kadry dla sektora logistyki. Program rozwojowy w Wyższej Szkole Cła i Logistyki w Warszawie realizowanego przez Uczelnię Techniczno- Handlową im. H. Chodkowskiej, w ramach Działania 4.3 Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni w obszarach kluczowych w kontekście celów Strategii Europa 2020, Priorytetu IV Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zadania wynikające z realizacji umowy będącej przedmiotem zapytania ofertowego są współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. I. Wprowadzenie: 1. Do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29.01.2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j.:dz.u.z 2007 roku nr 233,poz.1655 z późn.zm). Postępowanie udzielone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności. 2. Postępowanie jest prowadzone z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności, jawności, przejrzystości, bezstronności i obiektywności. 3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. II. III. Dane zamawiającego: Uczelnia Techniczno-Handlowa im. H.Chodkowskiej Ul. Jagiellońska 82f, 03-301 Warszawa Osoba do kontaktu: Krzysztof Półtorak (krzysztof.poltorak@uth.edu.pl) Opis przedmiotu zamówienia: A. Zakup oprogramowania umożliwiającego poznanie funkcjonalności użytkowego oprogramowania spedycyjnego. Oprogramowanie powinno posiadać następujące moduły/funkcjonalności: 1. Możliwość wystawiania zleceń drogowych, kolejowych, morskich, lotniczych. 2. Moduł Sprzedaży i Ofertowania 2.1. Moduł Sprzedażowy 2.1.1. Kartoteka klientów i dostawców 2.1.1.1. Tworzenie kartoteki klientów i dostawców 2.1.1.2. Możliwość generowania raportów per klient 2.1.1.3. Archiwizacja dokumentów klienta 2.1.1.4. Kalkulowanie wartości zleceń klientów 2.1.2. Możliwość tworzenia usług oraz grup usług 2.1.3. Rejestrowanie zapytań ofertowych od klientów 2.1.4. Tworzenie ofert dla klientów 2.1.5. Generowanie zleceń spedycyjnych na podstawie ofert 2.2. Moduł Fakturowania i Rozliczeń 2.2.1. Fakturowanie w wielu walutach 2.2.2. Automatyczne pobieranie kursów walut z NBP 2.2.3. Automatyczne przewalutowanie stawek na fakturze 2.2.4. Wystawienia faktur korygujących 2.2.5. Tworzenie specyfikacji drogowych oraz kolejowych dla faktur 2.2.6. Wystawianie faktury na spedycje kolejową na podstawie zarejestrowanych danych o wagonach oraz kalkulacji stawek przewozowych 2.2.7. Wystawianie faktur w spedycji drogowej na podstawie wykazu zrealizowanych przewozów 2.2.8. Wystawianie faktur w spedycji morskiej na podstawie zleceń spedycyjnych 2.2.9. Możliwość wystawienia not uznaniowych 2.2.11. Możliwość wystawiania not obciążeniowych 2.2.13. Faktury w różnych językach 1
2.2.15. Powiązanie faktur kosztowych z fakturami sprzedażowymi oraz zleceniami w procesie akceptacji faktur kosztowych, 2.2.16. Elektroniczny obieg akceptowanych faktur kosztowych w procesie przyjęcia akceptacji kosztów spedycyjnych przez spedytorów 2.3. Moduł Operacyjny 2.3.1. Obsługa przewozów: drogowych, kolejowych, morskich, lotniczych 2.3.2. Definiowanie miejsca załadunku, rozładunku, nabywcy, odbiorcy 2.3.3. Rejestrowanie zleceń spedycyjnych 2.3.3.1. Zlecenia drogowe całopojazdowe 2.3.3.2. Zlecenia drogowe drobnicowe, z dowiezieniem do wielu miejsc odbioru 2.3.3.3. Zlecenia kolejowe, rejestrowanie wagonów, kalkulacje stawek kolejowych 2.3.3.4. Zlecenia morskie, uwzględniające stawki podawane w różnych walutach 2.3.3.5. Zlecenia lotnicze 2.3.3.6. Zlecenia kombinowane, realizowany np. w ruchu kolejowo drogowym 2.3.4. Rejestrowanie zleceń przewozowych dla podwykonawców System powinien funkcjonować w architekturze klient serwer, oparty o jedną centralną bazę danych. Dostęp do danych może odbywać się przez połączenia z serwerem w sieci lokalnej, a także poprzez pulpit zdalny. B. Przygotowanie materiałów do ćwiczeń praktycznych w formie laboratorium komputerowego z zakresu SPEDYCJA. Zajęcia powinny obejmować następującą problematykę: 1. Spedycja morska, samochodowa, lotnicza, kolejowa a nowoczesne rozwiązania informatyczne 2. Ofertowanie w systemie. 3. CMR w firmach spedycyjnych. 4. Zagadnienie akceptacji kosztów spedycyjnych. 5. Giełda transportowa jako podstawowe narzędzie spedytora. 6. Case study: spedycja w praktyce. Na podstawie powyższego zakresu powinno powstać 6 dwugodzinnych ćwiczeń laboratoryjnych. Zajęcia powinny być od siebie niezależne tzn. ukończenie któregokolwiek nie powinno warunkować odrabiania innego. Jednocześnie w sali komputerowej przebywać będzie 20 studentów. Zajęcia mogą być pomyślane jako indywidualne (każdy student pracuje z własnym zestawem danych) lub zespołowe. Zespół może liczyć maksymalnie 6 studentów. Koncepcja ćwiczenia musi wtedy przydzielać role poszczególnym członkom zespołu. Zajęcia w jednej sali nadzorował będzie jeden nauczyciel akademicki. Dostarczone materiały powinny obejmować: 1. Wykład wprowadzający 2h w formie prezentacji multimedialnej składającej się z co najmniej 20 slajdów i zawierać nie mniej niż 5000 znaków liczonych bez spacji i znaków specjalnych, co najmniej 10 ilustracji w postaci rysunków, tabel, zdjęć lub animacji; 2. Instrukcje do 6 ćwiczeń w formacie pdf. Instrukcje powinny zawierać co najmniej: wprowadzenie teoretyczne z ilustracjami, szczegółowy opis ćwiczenia z ilustracjami, listę co najmniej 5-ciu pytań kontrolnych stanowiących sprawdzian przygotowania studenta do zajęć, instrukcję wypełnienia protokołu, oznakowanie zgodne z wymogami projektu. Instrukcja powinna obejmować nie mniej niż 8 stron formatu A4 i zawierać nie mniej niż 5000 znaków liczonych bez spacji i znaków specjalnych oraz nie mniej niż 5 ilustracji w postaci rysunków, tabel, zdjęć lub animacji. 3. Zestawy danych do ćwiczeń jw. jeśli wynika to z koncepcji ćwiczeń. 4. Wzory protokołów do ćwiczeń jw. 5. Bazy danych do ćwiczeń jw. 2
C. Informacje dodatkowe: 1. Niniejsze zapytanie ofertowe dotyczy: CPV: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne CPV: 72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania CPV: 72212517-6 - Usługi opracowywania oprogramowania informatycznego CPV: 72000000-5 - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia 2. Informacja na temat składania ofert częściowych i wariantowych: Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych i wariantowych. 3. Wykonawca ma dostarczyć licencje oprogramowania w wersji edukacyjnej umożliwiające prowadzenie zajęć dydaktycznych jw. w formie laboratoriów na co najmniej 80-ciu stanowiskach. 4. Oprogramowanie powinno być zainstalowane na stacjach roboczych. Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia szkolenia z funkcji systemu oraz zapewnienia materiałów dydaktycznych. Szkolenie musi zostać przeprowadzone do 15.10.2015r. 5. Licencje na oprogramowanie mają być objęte 2-letnią gwarancją producenta. IV. Termin realizacji oraz sposób rozliczenia zamówienia: Realizacja przedmiotu zamówienia do 15.10.2015r. Płatność realizowana będzie na podstawie faktur VAT z 60-dniowym terminem płatności, przy czym zamawiający zastrzega sobie prawo przesunięcia terminu płatności w przypadku opóźnień w przekazaniu środków publicznych na realizację projektu. Wykonawcy z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia. V. Warunki jakie muszą spełnić Wykonawcy 1. W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy, którzy wykażą, że spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące: a. Posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; b. Posiadania wiedzy i doświadczenia niezbędnego do wykonywania zamówienia tj: Wdrożenia oprogramowania o analogicznym zakresie jak w niniejszym zapytaniu ofertowym w min. 3 przedsiębiorstwach o wartości min. 20 000,00 brutto każde. Doświadczenie potwierdzone 3 referencjami w zakresie wdrożenia oprogramowania w tematyce będącej przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego. c. Dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; d. Znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia; 2. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunki określone w punkcie 1 jeżeli wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków w postępowaniu o udzielenie zamówienia wraz z wykazem usług i 3 referencjami (załącznik nr 2). 3. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL beneficjent (Uczelnia Techniczno-Handlowa im. Heleny Chodkowskiej) nie udzieli zamówienia podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo. Poprzez powiązania kapitałowe bądź osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Uczelnią Techniczno-Handlową im. H. Chodkowskiej lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Uczelni Techniczno-Handlowe im. H. Chodkowskiej lub osobami wykonującymi w imieniu Uczelni Techniczno-Handlowej im. H. Chodkowskiej czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą polegające w szczególności na: a. Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c. Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 3
4. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek dotyczący braku powiązań osobowych i kapitałowych, jeżeli osoba uprawniona do reprezentowania Wykonawcy złoży stosowne oświadczenie (załącznik nr 3). VI. VII. VIII. IX. Sposób przygotowania oferty: 1. Oferta powinna zawierać kompletnie wypełniony i podpisany przez osobę upoważnioną Formularz oferty Załącznik numer 1. 2. Załącznik numer 2 oświadczenie o spełnieniu warunków w postępowaniu o udzielenie zamówienia podpisany przez osobę upoważnioną wraz z wykazem 3 usług i 3 referencjami; 3. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy nie wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 4. Podpisany przez osobę upoważnioną oświadczenie o braku powiązań z Beneficjentem-załącznik numer 3; 5. Oferta cenowa powinna być złożona w polskiej walucie (PLN). Wszystkie koszty związane z realizacją niniejszego zamówienia powinny być skalkulowane w cenie oferty stanowiącej kwotę uwzględniające wszystkie składowe ceny końcowej. 6. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, zgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania w formie pisemnej wraz z podpisem osób/osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie z adnotacją Oferta na zapytanie ofertowe nr 4/2015. Kryteria oceny ofert: 100% cena zostanie wybrana cena najniższa. Miejsce i termin założenia oferty: 1. Ofertę należy dostarczyć do dnia 17.06.2015r. do godziny 16:00 do Zamawiającego osobiście, przesyłką pocztową lub kurierską (za zwrotnym potwierdzeniem odbioru). 2. Oferty należy dostarczyć na adres: Uczelnia Techniczno-Handlowa im. H. Chodkowskiej Kampus Jagiellońska 03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 82. 3. Oferty dostarczone do Zamawiającego po w/w terminie nie będą rozpatrywane. Procedura wyboru ofert: 1. O wyborze Zamawiający poinformuje drogą mailową na adres wskazany w formularzu oferty, w terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia naboru ofert. 2. Oferta niespełniająca wymogów formalnych określonych w niniejszym postępowaniu podlega odrzuceniu. 3. W przypadku, gdy wszystkie oferty przewyższać będą zaplanowany budżet na zamówienie, Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z oferentem z pierwszego miejsca zestawienia ofert, które miałoby na celu zmniejszenie kwoty zamówienia do akceptowalnego poziomu. 4. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na fakt, że złożone oferty otrzymały taką sama ilość punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia ofert dodatkowych. Wykonawca składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych już ofertach. 5. Przed zawarciem umowy Zamawiający może przeprowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub dwoma Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej w szczególności, jeżeli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegające od cen rynkowych. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ostateczną ofertę w terminie 3 dni roboczych od dnia zakończenia negocjacji. Przebieg negocjacji jest odnotowany stosowną informacją w protokole. 6. Każdy Oferent przed upływem terminu składania ofert może zmienić lub wycofać swoją ofertę. 7. Zamawiający w każdej chwili zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. 4
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania do upływu terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany przekazuje się niezwłocznie wszystkim wykonawcom, do których zostały wysłane oferty i jest ono dla nich wiążące. O dokonanych zmianach informuje się także na stronie internetowej uczelni, na której zostało zamieszczone ogłoszenie o zamówieniu. X. Dodatkowe informacje: Jeśli podmiot, który został wybrany uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. Podmiot składający ofertę jest z nią związany przez 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym, że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni. Załączniki: 1 - Formularz Oferty 2 - Spełnienie warunków w postępowaniu 3 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych 5