WOJEWODA Wojewoda ŁÓDZKI Łódzki Łódź, 29 września 2011 r. PNK-IV.430.54.2011 Pan Stanisław Cubała Starosta Piotrkowski Pan Ireneusz Czerwiński Przewodniczący Rady Powiatu w Piotrkowie Trybunalskim WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 258 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 ze zm., dalej przytaczanej jako Kpa ) 22 lipca 2011 r. w Starostwie Powiatowym w Piotrkowie Trybunalskim przeprowadzona została kontrola problemowa, której przedmiotem było przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków w okresie od 1 stycznia 2010 r. do dnia kontroli. Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym, bez zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, przez Pana Starostę 26 sierpnia 2011 r., w związku z powyższym przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Z uwagi na opisane poniżej nieprawidłowości, działalność podmiotu kontrolowanego w badanym zakresie należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. Starostwo Powiatowe w Piotrkowie Trybunalskim jest organizacyjnie przygotowane do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Obowiązki i zadania w tym zakresie oraz formy sprawowanego nadzoru zostały uwzględnione w Regulaminie Organizacyjnym oraz 1
zakresach czynności pracowników. Jak stanowi powyższy akt, w sprawach skarg i wniosków obywatele są przyjmowani przez osobę z kierownictwa Starostwa. Sekretarz Powiatu poinformował, że należy przez to rozumieć Starostę, Wicestarostę, Etatowego Członka Zarządu, Sekretarza i Skarbnika. Tablica informacyjna umieszczona w siedzibie Urzędu wskazuje, iż w sprawach skarg i wniosków klientów przyjmują Przewodniczący i Wiceprzewodnicząca Rady Powiatu. Wobec treści art. 253 Kpa, zobowiązującego do wywieszenia na widocznym miejscu w siedzibie danej jednostki organizacyjnej informacji o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków, należy przedmiotową informację uzupełnić o wskazanie osób uprawnionych do przyjmowania obywateli w omawianym zakresie, stosownie do art. 253 2 Kpa, Umieszczenie informacji wymaganej przepisem 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., Nr 5, poz. 46) nastąpiło w toku kontroli. Przepis art. 253 3 Kpa, stanowi, że dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy. Należy zauważyć, że kontrolowany Urząd działa w godzinach od 7.30 do 17. Jak podał Sekretarz Powiatu, przedłużenie czasu pracy Starostwa i wprowadzenie pracy zmianowej umożliwia przyjmowanie obywateli w sprawach skarg i wniosków w dogodnych dla nich godzinach. Odpowiedzi na skargi i wnioski przygotowują merytoryczne wydziały Starostwa. Wydział Organizacyjny zapewnia organizację przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków oraz prowadzi rejestry: skarg i wniosków oraz przyjęć mieszkańców w sprawach skarg i wniosków. Nadzór nad prowadzeniem spraw Starostwa w omawianym zakresie należy do Sekretarza Powiatu. Kontrolowany podmiot objęty jest Systemem Zarządzania Jakością, w ramach którego uregulowane są sprawy z obszaru skarg i wniosków. Funkcjonuje karta usług dotycząca przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, do której załącznikiem jest wzór protokołu przyjęcia skargi/wniosku wnoszonych ustnie, zatem spełnione są również stosowne regulacje wynikające z rozporządzenia, o którym mowa wyżej. W okresie objętym kontrolą w Starostwie Powiatowym w Piotrkowie Trybunalskim prowadzone były, przez pracowników Wydziału Organizacyjnego, 4 rejestry skarg i wniosków. W przedmiotowych rejestrach odnotowano łącznie 28 spraw, spośród których zespół kontrolny zbadał 15. Ustalenia kontroli wskazują na uchybienia i nieprawidłowości związane z zapisami w rejestrach jedna ze spraw została odnotowana bez zachowania chronologii wpływu do Urzędu; w jednym przypadku nieodnotowany został wpływ kolejnego pisma w danej sprawie ani sposób 2
jego załatwienia, jak również zapisano błędną datę załatwienia sprawy. Ponadto w jednym przypadku zapisano niewłaściwą datę wpływu skargi. Zauważenia wymaga, że w Starostwie Powiatowym w Piotrkowie Trybunalskim wypełniona została dyspozycja art. 254 Kpa, bowiem skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty są rejestrowane i przechowywane w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków. Odnosząc się do sposobu załatwienia poddanych kontroli spraw należy zwrócić uwagę na poniżej przedstawione wnioski. Niektóre ze spraw zostały załatwione niezgodnie z właściwością. Dwie spośród badanych skarg winny zostać przekazane do wojewody, jako organu, który na podstawie ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r., Nr 69, poz. 415 ze zm.) sprawuje nadzór w zakresie polityki rynku pracy nad realizacją zadań wykonywanych m.in. przez starostę, powiatowe urzędy pracy, w szczególności w zakresie przestrzegania zasad i trybu wydatkowania środków Funduszu Pracy. Powyższej tematyki dotyczyły bowiem wystąpienia skarżących. Należy zwrócić szczególną uwagę na zasadę pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego lub innego przed skargowym. W przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 233-235 Kpa, dotyczących różnych etapów procedury administracyjnej, organ właściwy do załatwienia skargi należy określić wedle zasad ujętych w art. 236 Kpa. Powyższa zasada winna znaleźć odzwierciedlenie w sposobie załatwienia 7 skontrolowanych spraw. Ponadto w 3 z nich właściwość organu powinna zostać ustalona przy uwzględnieniu art. 37 Kpa, wskazującego organ właściwy do załatwienia sprawy w przypadku zarzutu niezałatwienia sprawy w terminie. W jednym przypadku wystąpienie skarżącego nosi znamiona wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego w stosunku do powiatowego inspektora nadzoru budowlanego, wobec czego powinno zostać skierowane do organu właściwego do rozpatrzenia tego typu wniosku. Odnosząc się do właściwości organu do załatwiania skarg, należy wskazać na regulację 10 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Zgodnie z powołanym przepisem, jeżeli skarga lub wniosek dotyczy kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, organ, do którego wniesiono skargę lub wniosek, rozpatruje sprawy należące do jego właściwości, a pozostałe przekazuje niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni, właściwym organom, przesyłając odpis skargi lub wniosku, i zawiadamia o tym równocześnie wnoszącego. Powyższy przepis powinien zostać zastosowany w toku załatwiania jednej z badanych spraw. 3
Wzywając skarżącego do sprecyzowania przedmiotu skargi, organ administracji publicznej zobligowany jest do wskazania podstawy prawnej wezwania, którą stanowi 8 ust. 2 ww. rozporządzenia, a tym samym do zawarcia w wezwaniu stosownego pouczenia. W toku załatwiania jednej ze skarg niedopełniony został powyższy obowiązek. W jednym przypadku dokonana została niewłaściwa kwalifikacja pisma. Skarżący skierował dwa wystąpienia w tej samej sprawie, z których drugie zostało błędnie potraktowane jako wniosek, tymczasem nosiło znamiona skargi. W wyniku nieprawidłowej kwalifikacji pismo nie zostało rozpatrzone we właściwym trybie i przez właściwy organ. Odnosząc się do formy załatwienia skarg, zauważenia wymaga, że w przypadku organów kolegialnych, załatwienie winno przybrać formę uchwały, jako jedynej właściwej dla tego typu organów. W przypadku jednej ze spraw Rada Powiatu nie wypełniła tego obowiązku. Ustalenia kontroli wskazują także na niedochowanie terminów na dokonanie czynności związanych z załatwianiem spraw w badanym obszarze. W jednym przypadku przekroczony został termin określony w art. 231 Kpa, zgodnie z którym, jeżeli organ, który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni, przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarżącego, albo wskazać mu właściwy organ. Ponadto w jednej sprawie niedochowany został termin na załatwienie skargi, określony w art. 237 1 Kpa. Powołany przepis stanowi, że skargę załatwia się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. W toku rozpatrywania jednej ze spraw skierowane zostało, na podstawie art. 36 Kpa, pismo w sprawie wyznaczenia nowego terminu załatwienia skargi, jednak termin nie został określony w sposób konkretny. Przypominam zatem o, potwierdzonej orzecznictwem sądów administracyjnych, konieczności precyzyjnego wskazywania nowego terminu załatwiania sprawy. Poniżej zamieszczone zostały wnioski związane z uchybieniami i nieprawidłowościami, którymi obarczone są niektóre zawiadomienia o sposobie załatwienia skarg. Dnia 17 czerwca 2010 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego, dokonana ustawą z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz.230), która zmieniła brzmienie art. 238 1 Kpa. W wyniku zmiany regulacji zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać, obok uzasadnienia faktycznego i prawnego, pouczenie o treści art. 239. W przypadku 8 spraw zawiadomienia nie zawierają stosowanego pouczenia. 4
W jednym przypadku w udzielonej odpowiedzi nie zostało wyraźnie określone, w jaki sposób skarga została załatwiona (zasadna lub bezzasadna). Jak wynika z powyżej omówionego zagadnienia, ma to istotne znaczenie biorąc pod uwagę regulacje art. 238 1 Kpa i art. 239 Kpa. Ponadto jedno z pism, którym przekazano skargę organowi kolegialnemu wskazuje jako adresata przewodniczącego tego organu. Adresatem winien być organ kolegialny, jako właściwy do załatwienia skargi. Zawiadomienia o sposobie załatwienia skarg przez Radę Powiatu w Piotrkowie Trybunalskim zostały wystosowane przez Przewodniczącego Rady. W nagłówku pism figuruje oznaczenie Przewodniczącego Rady. Ponadto w przypadkach, w których odpowiedzi udzielał Starosta Powiatu Piotrkowskiego zawiadomienia zostały opatrzone pieczęcią nagłówkową Urzędu. Opisane wyżej sytuacje występują w 8 sprawach. Tymczasem, zgodnie z art. 238 1 Kpa, zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi powinno zawierać oznaczenie organu, od którego pochodzi. Wobec ustaleń kontroli wskazujących także na pomyłki przy nadawaniu znaków korespondencji związanej ze skargami i wnioskami (np. opatrywanie korespondencji niewłaściwym kolejnym znakiem sprawy w stosunku do wpisów w rejestrze skarg i wniosków), pouczam o powinności rzetelnego znakowania pism kierowanych przez organ administracji publicznej. Odpowiedzialność za wyżej podane nieprawidłowości i uchybienia ponoszą: 1) Starosta Powiatu Piotrkowskiego w związku z niewystarczającym nadzorem nad działalnością kontrolowanego podmiotu w obszarze załatwiania skarg i wniosków; 2) Sekretarz Powiatu Piotrkowskiego w związku z niedochowaniem w stopniu wystarczającym obowiązków dotyczących nadzorowania spraw Starostwa w zakresie skarg i wniosków; 3) Przewodniczący Rady Powiatu w Piotrkowie Trybunalskim w związku z nieprawidłowościami występującymi w dokumentacji dotyczącej skarg załatwianych przez Radę Powiatu w Piotrkowie Trybunalskim; 4) osoba odpowiedzialna za prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków w związku z opisanymi wcześniej uchybieniami i nieprawidłowościami dotyczącymi ww. obowiązku. Przedstawiając powyższe uwagi i ocenę, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) wzmożenie nadzoru nad załatwianiem skarg i wniosków; 2) zamieszczenie w siedzibie Urzędu pełnej informacji wymaganej art. 253 2 Kpa; 3) rzetelne prowadzenie rejestru skarg i wniosków; 5
4) przestrzeganie właściwości do załatwiania skarg i wniosków, w tym uwzględnianie zasady pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego i innego przed skargowym; 5) prawidłowe kwalifikowanie wpływających pism w oparciu o przesłanki art. 227 i 241 Kpa; 6) terminowe załatwianie skarg i wniosków oraz stosowanie odpowiednio art. 36 Kpa, jeżeli skarga nie może zostać załatwiona w ustawowym terminie; 7) prawidłowe stosowanie regulacji rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków; 8) przestrzeganie przepisów prawa w zakresie wymogów formalnych dotyczących zawiadomień o sposobie załatwienia skarg i wniosków; 9) nadawanie korespondencji w sprawach skarg i wniosków prawidłowych znaków. Na podstawie 38 ust. 1 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od dnia jego otrzymania, informuje wojewodę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. W przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego jest Pan Starosta zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków. W związku z tym oczekuję stosownej informacji, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Zastępca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli 6