NA WAŻNY TEMAT 16 grudnia 2014 r. Raport Uczestnicy spotkania Skuteczna promocja rezultatów projektów w programie Erasmus+ zastanawiali się, się nad tym, czym są rezultaty, oraz dlaczego warto określać je już na etapie przygotowania projektu. Jakie narzędzia wybrać, aby skutecznie promować swoje sukcesy oraz czym jest trwałość rezultatów; jak ją zapewnić oraz jak zaplanować działania, które pomogą udokumentować osiągnięte rezultaty. Efektem prac były wypracowane wskazówki i rekomendacje dla tych, którzy już realizują lub planują zrealizować własny projekt.
INFORMACJE PODSTAWOWE Rodzaj spotkania: spotkanie z cyklu Na ważny temat Termin spotkania: 16 grudnia 2014 r. Miejsce: Centrum konferencyjne Zielna, Warszawa Sektor: W spotkaniu uczestniczyli przedstawiciele wszystkich sektorów. 32% stanowili przedstawiciele Edukacji szkolnej, 20% przedstawiciele Szkolnictwa wyższego, 35% Kształcenia i szkolenia zawodowego oraz 13% przedstawiciele Edukacji dorosłych i Młodzieży. Cele spotkania: prezentacja dobrych praktyk; wymiana doświadczeń pomiędzy beneficjentami programów edukacyjnych; wypracowanie zbioru rekomendacji. Stosowane metody: wykłady; dyskusje; prezentacje; warsztaty. Profil uczestnika Do udziału w spotkaniu zostali zaproszeni: beneficjenci programu Erasmus+; przedstawiciele instytucji zainteresowanych zagadnieniami związanymi z upowszechnianiem i wykorzystywaniem rezultatów projektów; osoby, które podzielą się swoimi doświadczeniami związanymi z promocją i wdrażaniem rezultatów projektów w ramach unijnych programów edukacyjnych; osoby, które planują zrealizować własny projekt w ramach programów edukacyjnych, szczególnie w zakresie programu Erasmus+. Warunki uczestnictwa oraz zgłoszenia: Osoby chcące wziąć udział w spotkaniu musiały zgłosić się poprzez wypełnienie ankiety on-line. Zgłoszenia nadsyłano do 12 grudnia 2014 r. W spotkaniu udział wzięło 94 uczestników oraz 5 prelegentów zewnętrznych. Strona 1
Prowadzący, organizacja Ewelina Miłoń (Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, koordynator Zespołu Upowszechniania Rezultatów i Analiz Programowych) moderacja, prowadzenie warsztatów Marcin Podogrocki (Uniwersytet Łódzki) wykład, wspieranie warsztatów Aleksandra Gołdys (badacz społeczny) prowadzenie warsztatów Sylwia Romańczak (działaczka społeczna) prowadzenie warsztatów Tadeusz Wojciechowski (Fundacja Rozwoju Sytemu Edukacji, Zespół Upowszechniania Rezultatów i Analiz Programowych) prowadzenie warsztatów Mateusz Jeżowski (Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, Zespół Upowszechniania Rezultatów i Analiz Programowych ) wspieranie warsztatów Katarzyna Rybicka (Centrum Cyfrowe Projekt: Polska) wykład Alek Tarkowski (Centrum Cyfrowe Projekt: Polska) wykład Agata Nowacka (Fundacja Rozwoju Sytemu Edukacji, Zespół Upowszechniania Rezultatów i Analiz Programowych) organizacja Ewa Koźbiał (Fundacja Rozwoju Sytemu Edukacji, Zespół Upowszechniania Rezultatów i Analiz Programowych) organizacja Iwona Łoboda (Fundacja Rozwoju Sytemu Edukacji, Zespół Upowszechniania Rezultatów i Analiz Programowych) organizacja Strona 2
PROGRAM SPOTKANIA Godzina Sesja 10:30 Rejestracja 11:00-11:10 Otwarcie i przywitanie gości (przedstawiciel FRSE) 11:10 11:35 11:35 12:00 12:00 12:20 12:20-14:40 14:45-15:15 Rozpowszechnianie i wykorzystywanie wyników projektów w programie Erasmus+ Ewelina Miłoń, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Przykłady dobrych praktyk w zakresie promocji i wdrażania rezultatów projektów edukacyjnych Marcin Podogrocki, Uniwersytet Łódzki Przerwa kawowa Warsztat 1. Rezultaty Aleksandra Gołdys, badacz społeczny Mateusz Jeżowski, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Uczestnicy warsztatu będą zastanawiać się nad tym, czym są rezultaty, oraz dlaczego warto określać je już na etapie przygotowania projektu. Warsztat 2. Narzędzia promocji rezultatów Sylwia Romańczak, działaczka społeczna Ewelina Miłoń, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Uczestnicy warsztatu będą zastanawiać się nad tym, jak i dlaczego należy promować rezultaty projektów, jakich narzędzi promocyjnych używać, jak planować działania upowszechniające. Warsztat 3. Trwałość rezultatów Tadeusz Wojciechowski, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Marcin Podogrocki, Uniwersytet Łódzki Uczestnicy warsztatu będą zastanawiać się nad tym, czym jest trwałość rezultatów oraz jak ją zapewnić. Otwarte licencje a upowszechnianie rezultatów projektów Katarzyna Rybicka, Alek Tarkowski, Centrum Cyfrowe Projekt: Polska 15:15 15: 35 Podsumowanie 15: 35 Obiad Strona 3
PRZEBIEG SPOTKANIA Zwiększenie prestiżu organizacji, budowanie marki, kreowanie wizerunku instytucji jako eksperta oraz odpowiedzialnego partnera zagranicznego, inspirowanie innych, dzielenie się wiedzą to tylko nieliczne korzyści płynące z upowszechniania rezultatów projektów realizowanych w ramach programu Erasmus+. Podczas kolejnego spotkania z cyklu Na ważny temat beneficjenci programu oraz zainteresowani tematem mogli rozmawiać o skutecznej promocji rezultatów projektów w programie Erasmus+. 16 grudnia 2014 roku w Centrum Konferencyjnym Zielna, przedstawiciele FRSE spotkali się z beneficjentami, by dyskutować na tematy związane z efektywną realizacją projektów. Podczas sesji głównej oraz trzech warsztatów zastanawiano się, jak efektywnie zaplanować rezultaty projektu, innowacyjnie je promować oraz co zrobić, aby zapewnić ich trwałość. Na samym początku organizatorzy zwrócili uwagę na wagę tematu, jakim jest promocja rezultatów. Dzięki projektom osiągamy wiele sukcesów na polu edukacji zawodowej, w szkolnictwie wyższym, metodyce nauczania, czy edukacji pozaformalnej. Beneficjenci muszą przyłożyć się do działań upowszechniających, aby pokazać wyniki ich wieloletniej pracy zwróciła uwagę Ewelina Miłoń, koordynatorka Zespołu Upowszechniania Rezultatów i Analiz Programowych. Podczas sesji głównej uczestnicy mieli okazję poznać przykład dobrej praktyki zaprezentowany przez przedstawiciela Uniwersytetu Łódzkiego Marcina Podogrockiego. Prezentując działania upowszechniające dwóch projektów, w tym jednego projektu dofinansowanego centralnie (bezpośrednio z Komisji Europejskiej), Podogrocki pokazał mnogość narzędzi promocyjnych, które zastosował oraz dbałość o aspekty prawne. Wszystkie przedstawione działania przełożyły się na kontynuacje projektu w ramach działań własnych oraz umów partnerskich z innymi podmiotami zainteresowanymi współpracą z uniwersytetem. Okazało się bowiem, że upowszechnianie rezultatów przyniosło większe korzyści niż pierwotnie zaplanowano. Po części otwierającej spotkanie uczestnicy mogli wziąć udział w warsztatach tematycznych. Strona 4
Pierwszy z nich, poświęcony rezultatom, poprowadzili Aleksandra Gołdys oraz Mateusz Jeżowski. Uczestnicy poznali różnicę pomiędzy efektami, a rezultatami projektu. Dyskutowano także o potrzebie poznania rzeczywistości, w której projekt jest realizowany, gdyż tylko przy dobrze określonej sytuacji wyjściowej można przygotować wartościowy projekt, który faktycznie przyczyni się do zmiany. Zwrócono także uwagę na to, że decyzja o tym, czy dana zmiana jest potrzebna, nie powinna być podejmowana tylko na podstawie indywidualnych przekonań. Prowadzący podkreślili, że szansa na realizację projektu, którego rezultaty nie będą powierzchowne czy chwilowe zwiększy się wyraźnie, jeśli całość zaplanowanych działań będzie oparta na diagnozie (czyli zbadaniu kontekstu, mieszkańców, instytucji). Podkreślono także, że nie wszystkie rezultaty projektu mogą być przewidziane na etapie jego planowania oraz omówiono, jak postępować w sytuacji, gdy mamy do czynienia z rezultatami nieprzewidzianymi czy negatywnymi. Kolejny warsztat zatytułowany Narzędzia promocji rezultatów poprowadziły Ewelina Miłoń oraz Sylwia Romańczak, działaczka społeczna przez wiele lat zajmująca się kreowaniem i organizacją kampanii społecznych. Podczas spotkania zwracano uwagę na etapowość w projektowaniu narzędzi. Skoncentrowano się na analizie rezultatów, określeniu grupy docelowej, kreacji i wyborze narzędzia promocji oraz przekazie. To co odróżnia upowszechnianie rezultatów od zwykłej promocji projektu to treść komunikatu, który zawiera informacje dotyczące jedynie rezultatów podkreślały prowadzące. Trzeci warsztat poświęcony trwałości rezultatów przygotowali i przeprowadzili Tadeusz Wojciechowski oraz Marcin Podogrocki z Uniwersytetu Łódzkiego. Zapewnienie trwałości projektu i jego rezultatów to jedno z największych wyzwań podczas realizacji projektów. Aby osiągnąć sukces, należy o tym pamiętać już na etapie planowania działań. Ważne jest, aby określić warunki i możliwe ścieżki zapewnienia trwałości rezultatów, czyli wykorzystywania rezultatów po zakończeniu Strona 5
projektu. Uczestnicy warsztatu sformułowali wskazówki, jak zabezpieczyć trwałość efektów/rezultatów/produktów projektu. Ostatnim elementem spotkania był wykład zatytułowany Otwarte licencje a upowszechnianie rezultatów projektów. Wygłosili go Alek Tarkowski i Katarzyna Rybicka z Centrum Cyfrowego Projekt: Polska. Opowiedzieli oni o udostępnianiu materiałów edukacyjnych (utworów) w sieci na otwartych licencjach, do czego zobowiązani są beneficjenci programu Erasmus+. WARSZTATY ORAZ WYPRACOWANE REKOMENDACJE Warsztat 1. Rezultaty Prowadzący: Aleksandra Gołdys, badacz społeczny Wspierający: Mateusz Jeżowski, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Krótki opis warsztatu: Uczestnicy poznali różnicę pomiędzy efektami a rezultatami projektu. Dyskutowano także o potrzebie odpowiedniej diagnozy rzeczywistości, w której projekt jest realizowany tylko przy dobrze zdiagnozowanej sytuacji wyjściowej można przygotować wartościowy projekt, który przyczyni się do skutecznej zmiany. Szczególną uwagę należy zwrócić na to, jaką zmianę chce się osiągnąć, i czy taka zmiana jest rzeczywiście potrzebna. Zwrócono także uwagę, że decyzja o tym, czy dana zmiana jest potrzebna nie powinna być podejmowana tylko na podstawie indywidualnych przekonań. Szansa na realizację projektu, którego rezultaty nie będą powierzchowne, czy chwilowe zwiększy się wyraźnie jeśli całość zaplanowanych działań będzie oparta na diagnozie (czyli zbadaniu kontekstu, mieszkańców, instytucji). Podkreślono także, że nie wszystkie rezultaty projektu mogą być przewidziane na etapie jego planowania oraz omówiono, jak pracować z rezultatami nieprzewidzianymi czy negatywnymi. Wypracowane materiały Zbiór rekomendacji, którymi warto kierować się podczas planowania rezultatów projektów. 1. Projekt powinien być odpowiedzią na realne potrzeby danej społeczności. 2. Każdy projekt powinien być poprzedzony analizą potrzeb. 3. Już na etapie opracowywania koncepcji projektu należy przewidzieć jakie efekty i rezultaty zostaną osiągnięte. Strona 6
4. Warto mierzyć rezultaty projektu, które będzie można wykorzystywać w przyszłości. 5. Z rezultatów należy wyciągać wnioski dla przyszłych działań. 6. Należy założyć, że nie osiągniemy wszystkich zakładanych rezultatów oraz, że pojawią się rezultaty nieprzewidziane. Warsztat 2. Narzędzia promocji rezultatów Prowadzący: Sylwia Romańczak, działaczka społeczna Wspierający: Ewelina Miłoń, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Krótki opis warsztatu: Warsztat poświęcony był projektowaniu narzędzi upowszechniających rezultaty. Prowadzące zwracały uwagę na etapowość w projektowaniu narzędzi. Skoncentrowano się na analizie rezultatów, określeniu grupy docelowej, kreacji i wyborze narzędzia promocji oraz przekazie. Uczestników podzielono na trzy grupy. Każda z nich podczas warsztatów musiała opracować rezultaty swoich projektów w kategoriach: rezultaty indywidualne, korzyści dla organizacji oraz produkt. Uczestnicy wybrali między innymi: nabycie nowych kompetencji, podnoszenie prestiżu organizacji oraz scenariusz lekcyjne. Kolejnym krokiem była analiza grupy docelowej. Wybrano trzy kategorie i uczestnicy musieli je dokładnie przeanalizować. Wśród grupy docelowej znaleźli się: rówieśnicy uczniów/studentów, burmistrz, jako decydent oraz pracodawcy. Trzecim warsztatem była analiza dostępnych narzędzi, pod kątem kategorii takich jak materiały drukowane, internet, media (prasa, TV, Radio), wydarzenia oraz inne. Ostatnim etapem warsztatów była analiza przekazu zawartego w wybranym narzędziu. Prowadzące zwracały uwagę na kilka aspektów przekazu: formę, język oraz samą treść. Wypracowane materiały Rekomendacje 1. Dookreślenie przedmiotu promocji (rezultatu). Należy jak najdokładniej określić przedmiot promocji. Powinno się unikać promocji zbyt ogólnych rezultatów, nie mówiących odbiorcy zbyt wiele. Przykładowy opis rezultatu: Wzrost prestiżu (wizerunku) organizacji błędnie określony rezultat, bo nie wiadomo o jaki prestiż chodzi. Może o prestiż szkoły jako budynku, a może jako eksperta w jakiejś dziedzinie. Poprawnie stworzony rezultat powinien brzmieć: Wzrost prestiżu (wizerunku) organizacji, jako organizacji rozwijającej działalność międzynarodową. 2. Określenie grupy docelowej Jednym z najważniejszych zadań przy kreowaniu narzędzi do promocji rezultatów jest określenie i poznanie grupy docelowej. Należy szczegółowo określić grupę, jej cechy demograficzne, zainteresowania, styl życia itp. Pozwoli to na trafniejszy wybór narzędzia, a także przekazu. Strona 7
Przykładowy opis grupy docelowej: Rówieśnik: 13-16 lat, miasto powiatowe, krótki czas skupienia uwagi, niskie kompetencje dotyczące rozumienia tekstu czytanego, duża wiedza na temat nowych technologii, otwarci na doświadczenie i współpracę, dobry poziom kompetencji językowych. 3. Wybranie narzędzia Wybierając narzędzia warto skupić się na narzędziach powiązanych ze sobą. Gdy wybierasz narzędzia na przykład wystawę może ją dystrybuować w różny sposób, organizując wernisaż, ale także wrzucając do Internetu. Trzeba zastanowić się również na kosztem narzędzia oraz potencjalną efektywnością i zasięgiem upowszechniania. Przykładowe narzędzia stosowane w upowszechnianiu: Kategoria Narzędzia Uwagi Internet strony internetowe organizacji; Wykorzystując serwisy fotograficzne (Pinterest, strony internetowe serwisów branżowych Instagram), czy budując (np. evenea.pl służąca zamieszczaniu prezentacje, należy informacji na temat wydarzeń); pamiętać, żeby opatrzyć te blogi; narzędzia odpowiednim fora internetowe; przekazem/treścią. e-learning (np. moodle.com); Facebook (fan page, grupy); newsletter (np. system freshmail.com); Tweeter; prezentacje multimedialne (np. prezi.com, animato.com); magazyny/gazety elektroniczne (np. joomag.com); You tube; Flickr; Instagram; Pinterest; Webinaria. Materiały drukowane publikacja (wywiady, monografia itp.); folder; broszura; plakat; kalendarz; Tworząc wszystkie materiały drukowane, a w szczególności wystawy, ulotki i mniejsze formy niż publikacja, należy pamiętać, żeby opatrzyć te narzędzia Strona 8
ulotka; gazeta; booklet; wystawa odpowiednim przekazem/treścią. Wydarzenia konferencja; forum; gala; kongres; seminarium; szkolenie; koncert; festiwal; Media film; wernisaż wystawy; happening; gra miejska; flash mob; stoisko informacyjno-edukacyjne; sesja posterowa; żywa biblioteka. wywiad; audycja w radiu; patronat medialny; konferencja prasowa; podtrzymywanie stałych kontaktów z dziennikarzami; materiał dla dziennikarza (press pack); współpraca z mediami w charakterze ekspertów. Przy wyborze wydarzeń należy wziąć pod uwagę charakter wydarzenia oraz jego zasięg, także swoje możliwości. Wydarzenie bezpośrednio powiązane jest z grupą odbiorców dlatego należy bardzo uważnie przeanalizować grupę. Współpraca z mediami to najtrudniejsze zadanie promocyjne, ponieważ jego efekty są zależne od osób trzecich. Warto zaopatrzyć się w wiedzę, czym jest Press release (informacja prasowa), czym jest press pack/press kit). Dodatkowo warto wysyłać dziennikarzom informacje prasową oraz zaproszenia na eventy. Konferencje prasowe warto organizować wtedy gdy posiadacie ciekawe informacje np. badania, wnioski, coś lekko kontrowersyjnego, ale pozytywnego. Forma konferencji prasowych zmienia się, odchodzi się od Strona 9
tradycyjnych konferencji zastępując np. śniadaniami prasowymi. Inne instalacja; mural; filmik; media lab; ankieta (publiczna, uliczna, sonda); aplikacje mobilne. 4. Przekaz / treści Ostatnim krokiem jest dobranie przekazu i treści. Ten etap jest bardzo ważny, ponieważ często popełniane są w nim pomyłki. Dobierając treści użytkownicy zapominają że promujemy rezultaty i to właśnie rezultat jest najważniejszy, stąd treść powinna skupiać się na rezultacie, a nie informacjach podstawowych o projekcie. Dodatkowo warto zastanowić się nad wspólnym przekazem dla wszystkich narzędzi, tak aby były one spójne. Ważnym elementem jest też charakter przekazu. Inaczej będziemy mówić do burmistrza, a inaczej do nastolatka, czy studenta. Język, forma są równie ważne, ponieważ pozwalają efektywniej dotrzeć do grupy odbiorców. Warsztat 3. Trwałość rezultatów Prowadzący: Tadeusz Wojciechowski, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Wspierający: Marcin Podogrocki, Uniwersytet Łódzki Krótki opis warsztatu Zapewnienie trwałości projektu i jego rezultatów to jedno z największych wyzwań podczas realizacji projektów. Aby osiągnąć sukces należy pamiętać o tym już na etapie planowania działań. Ważne jest, aby określić warunki i możliwe ścieżki zapewnienia trwałości rezultatów czyli wykorzystywania rezultatów po zakończeniu projektu. Podczas warsztatu podkreślono, że dla obecnych i przyszłych beneficjentów programu Erasmus+ ważne są przykłady dobrych praktyk oraz źródła wiedzy zapewniające dostęp do samodzielnego studiowania i okrywania nowych możliwości. Należy pamiętać, że pojekt jest trwały (uznaje się za trwały), jeśli nawet po zakończeniu okresu finansowania w dalszym ciągu przynosi rezultaty i korzyści swym odbiorcom i/lub innym podmiotom. Uczestnicy zastanawiali się również nad pojęciami które pozwalają określić trwałość rezultatów/produktów projektu a następnie dokonali analizy przypadku, czyli przygotowanych przykładów dobrych praktyk. Uczestnicy starali sprawdzić czy przedstawione przykłady odpowiadają wyczerpująco na poniższe pytania Strona 10
Na ile realizacja projektu wynikała z potrzeb odbiorców, czy i w jaki sposób zbadano potrzeby? W jaki sposób działania w projekcie były zorientowane na osiągnięcie rezultatu? Jak można scharakteryzować produkt/rezultat osiągnięty w wyniku realizacji projektu? W jaki sposób produkt/rezultat znalazł zastosowanie, czy został osiągnięty efekt działań? Jakie cechy świadczą o trwałości produktów/rezultatów projektu? Wypracowane materiały Najważniejsze zagadnienia dotyczące trwałości efektów/rezultatów/produktów projektów wskazane przez uczestników warsztatu są: Wymagania trwałości - co oznacza, że efekt/rezultat/produkt projektu jest trwały, określenie trwałych efektów mobilności, mierzalność efektów/rezultatów/produktów projektu, motywacja i zachęcanie do wykorzystywania efektów/rezultatów/produktów projektu, znaczenie pojęć dotyczących trwałości, czas, ludzie, środki finansowe zabezpieczające trwałość, udokumentowanie, udowodnienie trwałości efektów/rezultatów/produktów projektu, uwarunkowania instytucjonalne. Uczestnicy warsztatu sformułowali wskazówki jak zabezpieczyć trwałość efektów/rezultatów /produktów projektu. Należy zwrócić szczególna uwagę na: specyfikę rezultatów danego projektu, trwałość, która powinna być wpisana w cele, plany i działania w projekcie rezultat/produkt, który powinien charakteryzować się wspólnymi cechami trwałości takim jak jakość, użyteczność, dostępność, możliwość adaptacji, mierzalność oraz aktualizacje i podtrzymanie określenie w jaki sposób będzie zabezpieczona trwałość rezultatów/produktów projektu np. ludzie, środki, umowy komercjalizacyjne, otwarte licencje, partnerzy stowarzyszeniu itp. analizę ryzyka funkcjonowania rezultatów/produktów w dłuższej perspektywie czasowej. Ewaluacja Prosimy o wypełnienie ankiety ewaluacyjnej znajdującej się pod poniższym linkiem: https://ewaluacja16122014.ankietka.pl/ Strona 11
Spis załączników Załącznik nr 1. Prezentacja Marcina Podogrockiego, Uniwersytet Łódzki. Załącznik nr 2. Prezentacja T. Wojciechowski z warsztatu nr. 3 Trwałość rezultatów. Załącznik nr 3. Materiał informacyjny na temat upowszechniania i wykorzystywania rezultatów w programie Erasmus+. Załącznik nr 4. Prezentacja Otwarte licencje a upowszechnianie rezultatów projektów - Katarzyna Rybicka, Alek Tarkowski, Centrum Cyfrowe Projekt: Polska. Strona 12