SPRAWOZDANIE Posiedzenie Komitetu Sterującego odbyło się 4 marca 2014 r. Rada Dyrektorów KZB w pełnym składzie spotkała się dwa razy w styczniu i w maju 2014 r. 24 czerwca odbyło się spotkanie dyrektorów bibliotek: UEK i Bazy Wspólnej, natomiast we wrześniu dyrektorów Bazy Wspólnej. Ponadto dyrektorzy na bieżąco byli informowani o pracach KZB za pośrednictwem poczty elektronicznej. W roku sprawozdawczym zajmowano się następującymi pracami, wynikającymi z planu pracy: 1. Administrowanie bazami KZB. Poza standardową obsługą przeprowadzono szereg modyfikacji w portalach bibliotek, a także zmian w bazach na życzenie poszczególnych jednostek, np. zmiana adresów URL w rekordach bibliograficznych, co było związane ze zmianą adresu serwera UEK, modyfikacje w rekordach egzemplarzy oraz ustawień podsystemu Udostępniania w związku z reorganizacją Biblioteki ASP i zmianami w Bibliotece UR czy AMuz, uaktualnianie ustawień w rekordach czytelników AGH, UP i Bazy Wspólnej, itp. Na przełomie kwietnia i maja 2014 wykonano analizę stopnia wykorzystania limitu liczby równoczesnych połączeń do katalogu UEK (clas03) niezbędnych do podjęcia decyzji o ew. obniżeniu licencji. W listopadzie przeprowadzono coroczne porównanie spójności baz lokalnych z katalogiem centralnym NUKAT. Dzięki wdrożonym własnym mechanizmom kontrolującym biblioteki KZB osiągnęły świetne rezultaty. 2. Migracja baz danych systemu Virtua do wersji 2013.2.5.1. W styczniu 2014 r. VTLS Inc. wystosował oficjalne pismo o całkowitym zakończeniu rozwijania aplikacji dla użytkowników Vectors Portal, który zastąpiony został przez aplikację Chamo. Wobec faktu, iż nie wszystkie instytucje KZB zakupiły nową aplikację, Rada Dyrektorów podjęła decyzję o przeprowadzeniu migracji systemu bibliotecznego do wersji 2013.2.x, ostatniej dla której można było otrzymać aplikacje Vectors iportal. W kwietniu zainstalowano oprogramowanie w wersji 2013.2.5 i wykonano migrację baz testowych oraz upgrade modułu Chamo (1.136) a następnie prowadzono testy. Właściwa migracja przeprowadzona została z początkiem 1
sierpnia. W trakcie prac wykonano także niezbędne prace systemowe na serwerze, które wymagają wyłącznego dostępu do maszyny, upgrade systemu operacyjnego głównego serwera bibliotecznego do wersji Red Hat 6 oraz uzupełnienie poprawek bezpieczeństwa, a także na serwerach wirtualnych AGH i UP, na których są posadowione aplikacje CHAMO tych bibliotek. 3. Dalsze testy i pełna implementacja CHAMO w bibliotekach UJ, UPJPII, UP i AGH, które w 2014 r. zakupiły oprogramowanie. Na początku 2014 r. moduł CHAMO został uruchomiony w katalogu Biblioteki UPJPII. W lipcu zakończono testy w UP i AGH, a po migracji systemu Virtua w ich bazach katalogowych zainstalowano najnowszą wersję modułu i dostosowano interfejs do potrzeb użytkowników ww. bibliotek. Natomiast w wersji oprogramowania dla Biblioteki Jagiellońskiej pojawiły się błędy, stąd do czasu ich usunięcia BJ nie może CHAMO w pełni zaimplementować. Po podjęciu przez KS KZB decyzji o zakupie CHAMO dla pozostałych dwóch baz: UEK i Bazy Wspólnej podjęto działania w kierunku zakupu oprogramowania dla tychże jednostek. Komplet pisemnych oświadczeń upoważniających do podjęcia przygotowań w tym zakresie spłynął do dyrektora KZB dopiero po upływie kilku miesięcy, w związku z czym nastąpiło znaczne opóźnienie prac. Niemniej udało się przesłać do firmy formalne zamówienia na CHAMO przed końcem roku czyli przed końcem obowiązywania specjalnej dla KZB oferty. Zakłada się, że umowy zostaną podpisane na początku 2015 r. 4. Podjęcie dyskusji i decyzji co do dalszych losów ABC-KRAKÓW. W wyniku dyskusji zdecydowano, że docelowo zasoby ABC-KRAKÓW zostaną rozdzielone i włączone odpowiednio do repozytoriów instytucjonalnych UEK i AGH. 5. Wypracowanie ostatecznego rozwiązania ujednolicającego zasady zapisywania studentów z poszczególnych krakowskich uczelni do bibliotek KZB i rozliczania ich w świetle e-indeksów. W 2014 r. kontynuowano prace dotyczące ujednolicenia zasad zapisywania studentów z poszczególnych krakowskich uczelni do bibliotek KZB i rozliczania ich w świetle e-indeksów. Z uwagi na dochodzące od dyrektorów bibliotek sygnały, że nie mają środków na finansowanie przedstawionego przez zespół roboczy rozwiązania, w dn. 21.01.2014 r. odbyło się spotkanie przedstawicieli bibliotek: AGH, BJ i PK. Zebrani uznali, że de facto nie ma potrzeby tworzenia specjalnej bazy i systemu kontroli wypożyczeń dokonywanych przez studentów. Zdaniem zebranych wystarczającą podstawą zapisu studenta do biblioteki jest, oprócz dowodu tożsamości, aktualna ELS. W razie zalegania ze zwrotami biblioteki powinny korzystać z zapisów regulaminowych (jeśli takich zapisów w regulaminach nie ma, to winny zostać wprowadzone), pozwalających na wysyłanie upomnień, a w razie ich nieskuteczności pozywanie do sądu. Rozważano też możliwość zgłaszania osób zalegających ze zwrotami do odpowiedniego rejestru dłużników. Zaprezentowane na posiedzeniu KS KZB w dn. 3.03.2014 r. rozwiązanie zostało zaaprobowane za wyjątkiem propozycji 2
umieszczania dłużników na krajowej liście. Członkowie KS KZB uznali to rozwiązanie za kosztowne i kłopotliwe. 6. Dalsze testy i prace wdrożeniowe oprogramowania KoHa w bibliotekach PK i KAAFM. W 2014 r. w bibliotekach PK i KAAFM realizowany był II etap projektu implementacji oprogramowania KoHa. Etap ten obejmował wdrożenie dostosowanego oprogramowania, kontrolę poprawności działania systemu, identyfikację i korektę błędów. W Krakowskiej Akademii wdrożone zostały wszystkie moduły (od gromadzenia do udostępniania). Obecnie dopracowywane są funkcjonalności związane z inwentarzem i ubytkowaniem. Wypracowany został także pakiet generowania bieżących statystyk. W Bibliotece PK jednymi z najbardziej istotnych i zarazem żmudnych okazały się prace nad korektą i przygotowaniem danych w systemie TINLIB do konwersji do systemu KOHA. Ostatecznie nowy system uruchomiony został 1 września 2014 r. W pierwszym miesiącu trwały jeszcze drobne poprawki ustawień systemu, wynikające z bieżącego monitorowania jego pracy w warunkach użytkowych (nie testowych). Od października system pracuje pod normalnym obciążeniem i nie wykazuje większych zakłóceń. Elementem dodatkowym realizacji projektu było przystąpienie obu bibliotek do współpracy z Centrum NUKAT (na mocy podpisanych z Centrum NUKAT umów KAAFM we wrześniu 2013 r, PK w grudniu 2014 r.). Wg statystyk NUKAT z dnia 31.12.2014 r. w Bibliotece KAAFM utworzono 2.586 rekordów khw oraz 3.580 rekordów bibliograficznych (wydawnictwa ciągłe i zwarte), a skopiowano 51.240 rek. bibl. W listopadzie partnerzy projektu zorganizowali wspólnie konferencję naukową Koha - narzędzie open source do obsługi biblioteki naukowej, która stanowiła podsumowanie projektu. 7. Przygotowania i udział przedstawicieli KZB w dorocznym spotkaniu polskich użytkowników systemu VTLS/Virtua oraz międzynarodowym spotkaniu EMEA VTLS Users Group. W czerwcu (4-5.06) przedstawiciele bibliotek KZB uczestniczyli w spotkaniu polskich użytkowników systemu VTLS/Virtua. Spotkanie odbyło się w Bibliotece Głównej Uniwersytetu Gdańskiego. W dniach 17-20 września w Szwajcarskiej Bibliotece Narodowej w Bernie (Szwajcaria) odbyło się 28. spotkanie Grupy Użytkowników VTLS dla Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki (EMEA VTLS Users Group), w którym udział wzięła Bogusława Macheta, reprezentując środowisko bibliotek polskich z ramienia Zespołu Koordynacyjnego VTLS. 3
W związku z wykupieniem Firmy VTLS Inc. przez Innovative Interfaces Inc. w czerwcu 2014, było to ostatnie spotkanie w dotychczasowym kształcie. Obecni na nim przedstawiciele Innovative zaprezentowali w ogólnym zarysie politykę firmy w stosunku do oprogramowania VTLS na najbliższe lata. Zakłada ono wspieranie Virtui i dalszy rozwój Chamo oraz oprogramowania do obsługi repozytoriów Vital. W części merytorycznej przedstawiony został, zapowiadany od kilku lat, interfejs WWW do obsługi modułu wypożyczeń w Virtua ILS całkowicie niezależny istniejącego oprogramowania klienckiego. Prezentacja pokazała, iż interfejs obsługuje już większość funkcji dostępnych przez klienta Virtui. 8. Utrzymanie oprogramowania StatuS. Koordynator projektu BPK nie otrzymał żadnych uwag odnośnie do funkcjonowania programu. Na bieżąco wykonywana jest archiwizacja danych w bazie. Nie planuje się istotnych zmian w systemie. 9. Aktualizacja strony domowej KZB. Na bieżąco dokonywano zmian na stronie domowej oraz aktualizowano kalendarium. 10. Koordynacja w zakresie umów w sprawie powierzenia AGH przetwarzania danych osobowych. W latach 2010 2014 z AGH umowy sprawie powierzenia AGH przetwarzania danych osobowych zawarły następujące instytucje: UEK, UP, UR, ASP, PWST, AMuz., AWF. Z pozostałymi instytucjami, posiadającymi swoją bazę w ACK Cyfronet AGH nie ma potrzeby zawierania umowy, bowiem jednostki te na serwerze w Cyfronecie nie przechowują danych osobowych. Brak jest umowy UPJPII z UJ. 11. Organizacja i udział w szkoleniach, warsztatach, spotkaniach dla środowiska. W marcu (27.03) Biblioteka Jagiellońska zorganizowała konferencję Eeksplozja: narzędzia metody - użytkownicy. W czerwcu (4-5.06) przedstawiciele bibliotek KZB uczestniczyli w spotkaniu polskich użytkowników systemu VTLS/Virtua. Spotkanie odbyło się w Bibliotece Głównej Uniwersytetu Gdańskiego. We wrześniu (11.09) w BG AGH dla środowiska krakowskiego zorganizowany został pokaz systemu bibliotecznego ALMA. We wrześniu (18-19.09) dyrektorzy bibliotek KZB wzięli udział w dorocznym zjeździe Konferencji Dyrektorów Bibliotek Akademickich Szkół Polskich, który w tym roku odbył się w Zachodniopomorskim Uniwersytecie Technicznym w Szczecinie. W listopadzie (27-28.11) biblioteki PK i KAAFM wspólnie zorganizowały konferencję pt.: KOHA narzędzie open source do obsługi biblioteki naukowej. 4
Była to już trzecia Krakowska Konferencja Bibliotek Naukowych. Organizatorem poprzednich dwóch była Biblioteka KAAFM. W konferencji i towarzyszących im warsztatach udział wzięli managerowie baz KZB. W grudniu (5.12) przedstawiciele bibliotek KZB uczestniczyli w Spotkaniu Dyrektorów i Bibliotekarzy Systemowych Bibliotek Współpracujących NUKAT. Spotkanie odbyło się w Bibliotece Uniwersyteckiej w Warszawie. 13. Inne. W czerwcu 2014 r. firma VTLS Inc. została włączona do firmy Innovative. W wyniku ww. zmian w Innovative trwają uzgodnienia dotyczące podziału kompetencji. W efekcie w ciągu kolejnych miesięcy zaznaczyły się kłopoty w zakresie uzgodnień kolejnych umów (zakup CHAMO dla UEK i Bazy Wspólnej), w szczególności wydłużenie procesu uzgodnień. Z uwagi na niewykorzystywanie przez UEK w pełni licencji systemu VTLS/Virtua wystąpiono do firmy VTLS Inc. z propozycją obniżenia licencji ze 128 użytkowników do 80. Dzięki temu od 2015 r. UEK ponosić będzie niższe koszty serwisu. Umowa, w formie aneksu do umowy zasadniczej, zostanie podpisana w 2015 r. Załączniki: 1. Wielkość baz katalogowych poszczególnych bibliotek KZB. 2. ABC-KRAKÓW statystyka z bazy. 3. Statystyka wykorzystania baz StatuS. Oprac.: Ewa Dobrzyńska-Lankosz Dane do sprawozdania dostarczyli: Marek Górski (BPK), Aneta Januszko-Szakiel (Bibl. KAAFM), Bogusława Macheta (BG AGH) i Katarzyna Sokołowska (BJ) 27.01.2015 r. 5
Załącznik 1 Wielkość baz katalogowych poszczególnych bibliotek KZB (stan na 31.12.2014r.) w systemie VTLS/Virtua INFO-3 Biblioteka rek. bibliogr. rek. khw rek. egz. rek. zasobu rek. czyt. egz. wyp. AGH 138363 217056 268433 7787 41605 40106 UEK 68548 114984 139659 4786 46594 21119 UP 189428 302530 372533 2515 19287 15689 Baza Wspólna razem: 229687 427950 400735 9049 16244 14713 UR 51741 (24027) * 17814 114524 2735 9164 7793 PAU 67716 (29857) * 42450 76907 2962 PAU / Polska Biblioteka w Paryżu 19672 (3860) * 1901 22620 1096 PWST 29213 (7791)* 4137 47392 51 1047 420 ASP 20818 ( 7325) * 13046 25318 227 539 188 AMuz 12565 (6305) * 4016 28057 109 1407 882 MCK 26383 (9944) * 12043 27676 590 AWF 25041 (9994) * 6307 57463 1279 4086 5430 ISiEZ PAN 717 (5) * 7 778 6
JADWIGA biblioteka rek. bibliograficzne rek. khw rek. egz. rek. zasobu rek. czytelnika egz. wyp. UJ - razem 1174445*** 1436941 2895080 62440 195719 83857 BJ+Inst.UJ 1107221 (572810)* 465648** 2762093 59189 186963 77917 BM UJ-CM 42414 (22325)* 56352 (37111)** 132987 3251 8756**** 5940 UPJPII 133437 216027 199052 5040 12463 4548 * liczba rekordów bibliograficznych wykorzystywanych przez poszczególne biblioteki (część z nich jest wspólna dla kilku), w nawiasie podano liczbę rekordów utworzonych przez daną bibliotekę. ** liczba rekordów kartoteki haseł wzorcowych utworzonych przez daną bibliotekę (w przypadku BM CMUJ w nawiasie podano liczbę rek. MeSH) *** w tym rekordy bibliograficzne autorstwa innego niż UJ **** tylko z legitymacjami BM CMUJ, obecnie obowiązują również ELS jako karty biblioteczne 7
Z wykorzystaniem oprogramowania KoHa biblioteka rek. bibliogr. rek. khw rek. egz. rek. zasobu rek. czyt. egz. wyp. PK * 119 454 93 479 303 688 18 177 26 763 (tinlib) 21 930 (koha) Suma 48 693 KAAFM 71 281 138 690 137 700-8 321 26 52 w KoHa od września 2014 r. 8
Załącznik 2 ABC-KRAKÓW statystyka z bazy (stan na 31.12.2014 r.) Rodzaj dokumentu l. rekordów w tym tytułów TEKSTY WSPÓŁCZESNE (od 1946 r.) w tym rozdziałów, referatów, artykułów uczelniane czasopisma naukowe 6217 26 6191 materiały konferencyjne 273 16 257 multimedialne katalogi wystaw 41 41 -- rozprawy doktorskie 1428 1428 -- skrypty uczelniane 60 47 13 monografie i raporty naukowe 80 61 19 opisy patentowe 3223 3223 -- TEKSTY (do 1945 r.) [stare] czasopisma 37 11 26 druki XIX i XX-wieczne 647 647 -- rękopisy i starodruki 26 26 -- [stare] opisy patentowe 12 12 -- RAZEM 12 044 5 538 6 506 Publikacje planowane 20 9
Załącznik 3a StatuS Aktywność w bazie w 2014 roku (wg stanu na 10.01.2015) 2014 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 SUMA: BPK 682 664 664 662 670 643 646 641 548 547 546 535 7448 BGAGH 379 375 375 370 375 375 375 375 374 375 347 334 4429 BGUE 108 87 81 82 82 127 78 52 80 89 81 88 1035 BGUP 498 449 508 460 483 471 398 59 422 505 469 462 5184 BGAWF 0 0 182 0 0 182 0 0 182 1 0 58 605 BGUR 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BGAM 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BGASP 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BUJPII 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BMCK 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BMCMUJ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 2 BPWST 127 127 127 127 8 8 8 8 8 8 8 8 572 TEST 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BJ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Załącznik 3b Aktywność w bazie StatuS w latach 2007-2014 (wg stanu na 10.01.2015) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 RAZEM: BPK 7488 8075 8415 8423 7676 8686 7956 7448 64 167 BGAGH 4658 4662 4709 4767 4614 4552 4287 4429 36 678 BGUE 751 1574 1237 1175 938 956 915 1035 8 581 BGUP 2 4081 4200 4578 4408 4671 5198 5184 32 322 BGAWF 536 570 615 689 568 727 669 605 4 979 BGUR 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BGAM 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BGASP 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BUJPII 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BMCK 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BMCMUJ 1 6754 5330 4010 1582 2671 861 2 21 211 BPWST 935 1320 1480 1508 661 1074 1143 572 8 693 BJ 1 3250 915 0 0 0 0 0 4 166 RAZEM: 14372 30286 26901 25150 20447 23337 21029 19275 Łącznie operacji na serwerze: 180 797 10
Załącznik 3c Aktywność w bazie StatuS w latach 2007-2014 (wg stanu na 10/01/2015) BPK BGAGH BGUE BGUP BGAW BGU BGAM BGASP BUJPII BMCK BMCMUJ BPWS BJ 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 11