Tabelaryczne zestawienie zakresów działania i odpowiedzialności jednostek organizacyjnych w odniesieniu do procesów i procedur realizowanych w CINIBA.

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Regulaminu wewnętrznego Tabelaryczne zestawienie zakresów działania i odpowiedzialności jednostek organizacyjnych w odniesieniu do procesów i procedur realizowanych w. -procesy, procedury-tabela Departament Gromadzenia, Uzupełniania i Opracowania Zbiorów Lp. Nazwa procesu zachodzącego w Procedury do obsługi procesów w Właściciel procesów i procedur w Odpowiedzialni za nadzór procesów i procedur w CNIBA Uwagi 1. GROMADZENIE ZBIORÓW: gromadzenie zbiorów w formie tradycyjnej i elektronicznej przeglądanie ofert wydawniczych kontrahentów polskich i zagranicznych oraz porównywanie ich z zawartością katalogów bibliotecznych typowanie dokumentów do zakupu sporządzanie zamówień w systemie komputerowym oraz wysyłanie ich do kontrahentów prowadzenie korespondencji i negocjacji z kontrahentami nawiązywanie współpracy oraz prowadzenie wymiany publikacji z instytucjami polskimi i zagranicznymi prowadzenie gospodarki dubletami i drukami zbędnymi wycena dokumentów pozyskanych w drodze darów i wymiany prowadzenie wszelkich spraw związanych z prenumeratom czasopism oraz baz danych dla wszystkich jednostek uczelni, wynikających z funkcji biblioteki jako Realizatora * Gromadzenia, Uzupełniania i Opracowania Zbiorów BUŚ * Gromadzenia Zbiorów * Gromadzenia, Uzupełniania i Opracowania Zbiorów Biblioteki i BUŚ zachowują odrębność majątkową oraz prowadzą własną politykę gromadzenia zbiorów. Ze względu na konieczność zachowania spójności technologicznej i merytorycznej w zakresie wspólnego systemu bibliotecznego Prolib, wszelkie czynności wykonywane w jego obrębie muszą być prowadzone w jednolity sposób. Z uwagi na fakt, że system jest w pełni zintegrowany nie ma możliwości prowadzenia osobnych modułów gromadzenia i opracowania zbiorów. Odrębność majątkowa w systemie zapewniona jest na poziomie osobnych finansów oraz ksiąg inwentarzowych. Pozostałe elementy gromadzenia i opracowania pozostają wspólne. wnioskowanie w sprawie składu komisji ds. kształtowania zbiorów organizowanie wystaw najnowszej literatury światowej

2 2. GROMADZENIE ZBIORÓW: prowadzenie dokumentacji oraz ewidencji nabywanych dokumentów, czasopism i baz danych przygotowywanie dokumentacji przetargowych na prenumeratę czasopism i baz danych, prowadzenie dokumentacji związanej z zakupem, prenumeratom, wymianą oraz darami, prowadzenie ksiąg akcesji wpływających zbiorów, inwentaryzacja zbiorów, prowadzenie dokumentacji związanej z obsługą CKKHW, * Gromadzenia, Uzupełniania i Opracowania Zbiorów BUŚ * Gromadzenia Zbiorów BGUE * Kierownik Departamentu Gromadzenia, Uzupełniania i Opracowania Zbiorów 3. OPRACOWANIE ZBIORÓW: opracowanie formalne, przedmiotowe i techniczne zbiorów opracowanie formalne zbiorów, opracowanie rzeczowe zbiorów (UKD,KABA), ustalanie sygnatury wolnego dostępu, tworzenie i melioracja bazy komputerowej sytemu Prolib, przygotowanie techniczne zbiorów do udostępniania, wprowadzanie i modyfikacja w Katalogu Centralnym NUKAT, tworzenie i modyfikacja haseł wzorcowych w CKHW, obsługa Centralnej Kopii Kartoteki Haseł Wzorcowych na potrzeby polskich bibliotek stosujących system Prolib, wnioskowanie w sprawie ubytków, * Opracowania Zbiorów BG UE 4. OPRACOWANIE ZBIORÓW: nadzór merytoryczny nad zintegrowanym systemem bibliotecznym Prolib, administrowanie systemem Prolib,. współpraca z pracownikami obsługi informatycznej * Bibliotekarz systemowy BUŚ * Gromadzenia, Uzupełniania i Opracowania Zbiorów Bibliotekarz systemowy współpraca z Kierownikiem Departamentu Gromadzenia, Uzupełniania i Opracowania Zbiorów

3 biblioteki, pośredniczenie między użytkownikami a twórcami systemu Prolib, koordynowanie prac poszczególnych jednostek w systemie komputerowym Prolib, kontrola poprawności wprowadzanych danych do systemu, szkolenie pracowników systemu bibliotecznoinformacyjnego w zakresie obsługi systemu bibliotecznego Prolib,

4 -procesy, procedury-tabela Departament Lp. Nazwa procesu zachodzącego w Procedury do obsługi procesów w Właściciel procesów i procedur w Odpowiedzialni za nadzór procesów i procedur w CNIBA Uwagi 1. UDOSTĘPNIANIE ZBIORÓW - ewidencja czytelników (wypożyczalnia) rejestracja czytelników w bazie Prolib, raportowanie aktywności czytelników, nadzór nad komputerową bazą czytelników, sprawdzanie stanu kont i likwidacja danych osobowych z bazy Prolib. BUŚ Oddzielenie funkcji udostępniania zbiorów od udostępniania informacji naukowej jest bezzasadne w kontekście charakteru i organizacji udostępniania w, gdzie obie czynności integralnie są ze sobą powiązane. Tylko taka struktura pionu daje gwarancję zapewnienia jakości świadczonych usług i sprawności zarządzania. 2. UDOSTĘPNIANIE ZBIORÓW wypożyczenia zewnętrzne- /wypożyczalnia/ z zasobu - magazyn oraz z wolnego dostępu Zamówienia przez OPAC: magazyn realizacja, wypożyczalnia - wprowadzenie na konto czytelnika, wydanie książek, prolongaty terminów zwrotów, przyjmowanie zwrotów wypożyczonych materiałów, kontrola realizacji zamówień i zwrotów dokumentów, wysyłanie monitów, rozliczanie należności wobec biblioteki (kary za nieterminowy zwrot, zniszczenie lub zagubienie dokumentów) Sporządzanie protokołów książek zniszczonych, niezwróconych oraz przekazanych do zbiorów w ramach rozliczenia kary za nieterminowy zwrot Zgodnie z obowiązującymi procedurami oraz Regulaminem prowadzenie dokumentacji i rozliczanie wpłacanych kwot, udzielanie informacji katalogowej i BUŚ Sekcja Magazynu BUŚ Sekcja Magazynu

5 3. UDOSTĘPNIANIE ZBIORÓW: udostępnianie prezencyjne z zasobu - magazyn bibliotecznej, przestrzeganie ustalonych procedur dotyczących ruchu książki, analiza potrzeb czytelników w zakresie doboru księgozbioru, szkolenie pracowników systemu biblioteczno-informacyjnego w zakresie obsługi modułu wypożyczalni komputerowego systemu bibliotecznego Zamówienia przez OPAC: magazyn realizacja, czytelnia, magazyn zwrot BUŚ Sekcja Magazynu BUŚ Sekcja Magazynu 4. UDOSTĘPNIANIE ZBIORÓW: udostępnianie prezencyjne czytelnia /dyżury bibliotekarzy/ Zamówienia przez OPAC: magazyn realizacja, czytelnia, czytelnia zwrot do magazynu Dyżury i obsługa czytelników, udzielanie informacji katalogowej, bibliograficznej i rzeczowej, Szkolenie czytelników w zakresie korzystania z katalogu, elektronicznych baz danych dostępnych w czytelniach oraz serwisów czasopism elektronicznych, Nadzór nad kształtem niezbędnego księgozbioru podręcznego, BUŚ Sekcja Magazynu BUŚ

6 5. UDOSTĘPNIANIEZBIORÓW: Zbiory specjalne/ udostępnianie prezencyjne czytelnia / dyżury bibliotekarzy 6. UDOSTĘPNIANIE ZBIORÓW: Wypożyczenia międzybiblioteczne nadzór i kontrola realizacji i zwrotów zamówionych dokumentów, Współpraca przy projektach digitalizacyjnych BUŚ, Analiza potrzeb czytelników i współpraca z Oddziałem Gromadzenia, Uzupełniania i Opracowania Zbiorów w zakresie doboru księgozbioru, szkolenia innych bibliotekarzy i praktykantów udostępnianie zbiorów specjalnych, dbałość o stan przechowywania i konserwację zbiorów specjalnych, ochrona zbiorów przez stosowanie ustalonych procedur prowadzenie działalności dydaktycznej i badawczej, a w szczególności organizowanie pod względem merytorycznym i technicznym prezentacji zbiorów specjalnych i bibliofilskich zgodnie z przyjętymi zasadami udział w projektach digitalizacyjnych, udział w pracach nad opracowaniem zbiorów specjalnych, opracowanie prac doktorskich (tworzenie bazy doktorantów UŚ), szkolenie innych bibliotekarzy i praktykantów Współpraca z innymi ośrodkami krajowymi i zagranicznym w zakresie wypożyczeń międzybibliotecznych, sprowadzanie literatury naukowej na zamówienie pracowników i studentów, wypożyczanie literatury na zewnątrz na zamówienie bibliotek i instytucji, Prowadzenie właściwej dokumentacji związanej z przyjmowaniem i Sekcja Magazynu BUŚ BUŚ

7 7. UDOSTĘPNIANIE ZBIORÓW: udostępnianie księgozbioru (wolny dostęp) i informacja naukowa - specjaliści dziedzinowi realizacją zamówień, kontrola stanu realizacji zamówień, prowadzenie właściwej dokumentacji księgowej związanej z opłatami za wypożyczenia, zgodnie z obowiązującymi procedurami oraz Regulaminem prowadzenie dokumentacji i rozliczanie wpłaconych kwot, analiza potrzeb czytelników i współpraca w zakresie doboru księgozbioru szkolenie innych bibliotekarzy i praktykantów Nadzór nad kształtem księgozbioru w poszczególnych dziedzinach pod kątem stworzenia odpowiedniego warsztatu do pracy badawczej i dydaktycznej, współpraca z działem gromadzenie pod względem doboru i zakupu odpowiednich pozycji, BUŚ stała kontrola księgozbioru pod względem aktualności, selekcja księgozbioru, pełnienie dyżurów i udzielanie pełnej informacji rzeczowej, katalogowej, bibliograficznej, pomoc merytoryczna i techniczna przy korzystaniu z elektronicznych źródeł informacji, opracowywanie szczegółowych kwerend bibliograficznych, rzeczowych oraz lokalizacja materiałów bibliotecznych, szkolenia innych bibliotekarzy i praktykantów

8 8. UDOSTĘPNIANIE ZBIORÓW: udostępnianie księgozbioru (wolny dostęp) i informacja naukowa wyszukiwanie, gromadzenie i udostępnianie źródeł informacji naukowej niezbędnych w pracy naukowej i dydaktycznej, szkolenie użytkowników informacji naukowej oraz szkolenie pracowników biblioteki w posługiwaniu się elektronicznymi źródłami informacji, dokumentowanie dorobku naukowego pracowników uczelni w postaci bazy bibliograficznej, prowadzenie działalności usługowej i badawczej w zakresie bibliometrii i naukometrii na potrzeby uczelni, digitalizacja zbiorów bibliotecznych, tworzenie biblioteki cyfrowej, dyżury i obsługa czytelników w informatorach, udzielanie pełnej informacji katalogowej, bibliograficznej, rzeczowej i bibliotecznej, opracowanie szczegółowych kwerend bibliograficznych, rzeczowych oraz lokalizacja materiałów bibliotecznych, testowanie nowych baz danych, serwisów i oprogramowania dla bibliotek, administracja systemu Onelog, projektowanie i tworzenie serwisu WWW, opieka nad usługą Zapytaj Bibliotekarza i innymi serwisami ułatwiającymi kontakt z użytkownikiem, szkolenia innych bibliotekarzy i praktykantów, prowadzenie zajęć dydaktycznych, szkoleń oraz BUŚ

9 9. MAGAZYNOWANIE ZBIORÓW praktyk dla studentów i pracowników Uniwersytetu w zakresie bibliotekoznawstwa i dziedzin pokrewnych oraz innych dyscyplin nauki przejmowanie materiałów bibliotecznych zgodnie z obowiązującymi procedurami, przestrzeganie ustalonych procedur dotyczących ruchu książki, Komputerowa kontrola realizacji zamówień i zwrotów dokumentów, porządkowanie zbiorów zgodnie z przyjętym układem - w wolnym dostępie oraz w magazynach zamkniętych, dostarczanie potrzebnych materiałów bibliotecznych do wszystkich agend biblioteki, bieżąca konserwacja uszkodzonych książek oraz przygotowanie książek do oprawy, wnioskowanie w sprawie selekcji księgozbioru zniszczonego i zdezaktualizowanego opieka i nadzór nad gromadzonymi czasopismami (porządkowanie, selekcja gazet i czasopism, które nie są przechowywane) BUŚ BG UE Sekcja Magazynu BUŚ Sekcja Magazynu

10 -procesy, procedury-tabela Departament Informatyczny Lp. Nazwa procesu zachodzącego w Procedury do obsługi procesów w Właściciel procesów i procedur w Odpowiedzialni za nadzór procesów i procedur w CNIBA Uwagi 1. OBSŁUGA INFORMATYCZNA BIBLIOTEK Administrowanie systemami bezpieczeństwa, Administrowanie systemami zarządzania transferem danych, Administrowanie systemami instalowanymi na serwerach w tym systemami ich backupu, Administrowanie systemami instalowanymi na stacjach roboczych i dostarczanych na terminale, Utrzymywanie i zabezpieczanie baz danych związanych z działalnością biblioteki, w tym systemami ich backupu, Administrowanie informatyczne systemami samowypożyczeń i systemami zabezpieczeń zbiorów, Administrowanie systemami wymiany informacji, Administrowania informatyczne systemami publikacji danych informacji naukowej i fachowych baz danych oraz bibliotekami cyfrowymi, Diagnozowanie i usuwanie awarii i usterek technicznych sprzętu komputerowego, Współpraca przy nadzorze w eksploatacji innych systemów elektronicznych, Zarządzanie zasobami informacyjnotechnicznymi przeznaczonymi dla lokalnych służb informatycznych (wydziały/katedry/zakłady UŚ i UE). Obsługi Informatycznej Bibliotek BUŚ Informatycznego = Obsługi Informatycznej Bibliotek BUŚ Zgodnie z już podjętymi ustaleniami dotyczącymi informatyków /w ramach uzgodnień konsorcyjnych/ Informatycznego = Obsługi Informatycznej Bibliotek BUŚ

11 Audytowanie sprzętu i systemów informatycznych bibliotek UŚ i UE w obszarze bezpieczeństwa teleinformatycznego, Nadzór nad Pracownią komputerową i sprzętem w salach konferencyjnych.

12 -procesy, procedury-tabela Pełnomocnik Dyrektora ds. administracyjnych Lp. Nazwa procesu zachodzącego w Procedury do obsługi procesów w Właściciel procesów i procedur w Odpowiedzialni za nadzór procesów i procedur w CNIBA Uwagi 1. Nadzór nad sprawami administracyjnymi Opiniowanie projektów aktów wewnętrznych wydawanych przez władze (uchwał, zarządzeń, pism okólnych, regulaminów, statutów, instrukcji itp.) przy współpracy Biura Centrum. Sporządzanie propozycji wewnętrznych aktów prawnych regulujących działalność gospodarczoadministracyjną i finansową. Monitorowanie wykorzystania bazy lokalowej (własnej i wynajmowanej /wydzierżawionej ) oraz przedkładanie Dyrektorowi propozycji optymalnego jej wykorzystania. Przygotowywanie procesu inwestycyjnego (tworzenie koncepcji inwestycji w zgodzie z potrzebami ). Nadzór nad realizacją procesu inwestycyjnego. Merytoryczna i formalna ocena oraz weryfikacja wniosków o potrzebie udzielenia zamówienia publicznego. Współpraca z Biurem Centrum w zakresie realizacji zawartych umów. Prowadzenie analiz ryzyka wynikających z obowiązku realizacji procesu kontroli zarządczej. Wdrażanie i stosowanie nowoczesnych technik biurowych oraz wykorzystywanie programów informatycznych usprawniających Pełnomocnik Dyrektora ds. administracyjnych Dyrektor

13 realizację zadań jednostki administracji. Udział w opracowywaniu projektów związanych z pozyskiwaniem środków zewnętrznych. Prowadzenie spraw związanych z ochroną budynku i mienia. Ustalanie bieżących zadań oraz nadzór nad funkcjonowaniem Departamentu Informatycznego.

14 -procesy, procedury-tabela KONTROLA I SELEKCJA KSIĘGOZBIORU W Lp. Nazwa procesu zachodzącego w Procedury do obsługi procesów w Właściciel procesów i procedur w Odpowiedzialni za nadzór procesów i procedur w CNIBA Uwagi 1. Kontrola i selekcja księgozbioru ustawiczna selekcja księgozbioru, przygotowywanie protokołów ubytków, prowadzenie rejestru ubytków, wykreślanie ubytków z ksiąg inwentarzowych drukowanych i prowadzonych w systemie komputerowym, usuwanie opisów pozycji ubytkowanych z katalogów elektronicznych oraz tradycyjnych, systematyczna kontrola księgozbioru/skontrum/ oraz przygotowanie dokumentacji pokontrolnej, nadzór nad drukowanymi księgami inwentarzowymi oraz rejestrami i protokołami ubytków. Kierownik Samodzielnej Sekcji Kontroli i Selekcji BUŚ Odpowiednia komórka struktury UE Dyrektor BUŚ Dyrektor Ze względu na zachowanie odrębności majątkowej kontrola i selekcja księgozbioru prowadzona jest odrębnie przez odpowiednie komórki BUŚ i UE zgodnie z obowiązującymi przepisami