SPRAWOZDANIE. z działalności KZB

Transkrypt

1 Posiedzenie Komitetu Sterującego odbyło się Rada Dyrektorów KZB spotkała się dwa razy (10.03 i 28.04). Bieżące ustalenia i konsultacje odbywały się drogą elektroniczną. W roku sprawozdawczym zajmowano się następującymi pracami, wynikającymi z planu pracy, a także pracami wynikającymi z bieżącej działalności. 1. Administrowanie bazami KZB W związku z Uchwałą 1/2017 Dyrektorów Bibliotek Bazy Wspólnej (KZB) w sprawie wdrożenia procedury postępowania w zakresie zarządzania kontami użytkowników Bazy Wspólnej oraz dostosowywaniem ustawień baz do wymagań aktualnych przepisów o ochronie danych osobowych, zlikwidowano konta wspólne w Bazie Wspólnej. Wszyscy użytkownicy bazy, mający dostęp do danych osobowych, otrzymali konta indywidualne; zmieniono też sposób zarządzania hasłami użytkowników. Wprowadzone zmiany spowodowały wzrost liczby zadań związanych z obsługą kont bibliotekarzy i głównie dotyczyły odblokowania kont, czy generowania hasła tymczasowego w przypadku zapomnienia hasła. Dla biblioteki UEK, na podstawie podanych kryteriów wybrano z bazy dane, które po kilkukrotnych weryfikacjach i ostatecznej akceptacji managera UEK, poddano dalszym działaniom, tj. usunięcie z bazy nieaktywnych kont czytelników, usunięcie z bazy rekordów analitycznych oraz dokonanie zmiany zawartości pól 856 (adresy www) w rekordach bibliograficznych. Przeprowadzono porównanie spójności baz lokalnych z katalogiem centralnym NUKAT w zakresie haseł wzorcowych i rekordów bibliograficznych dla bibliotek PAU i BPP, które zostały wskazane przez NUKAT ze względu na największe niespójności danych w 2016 roku. Porównanie wypadło pozytywnie dla wyżej wymienionych bibliotek. Wykonano szereg modyfikacji w konfiguracji systemu Virtua i Chamo (Baza Wspólna i katalog AGH) wynikających ze zmian w zasadach katalogowania wprowadzanych przez NUKAT m.in. wprowadzenie pól 33X, rezygnacja z kopiowania deskryptorów BN z katalogu centralnego do baz lokalnych oraz z bieżących potrzeb bibliotek, np. zmiany w wyświetlaniu rekordu bibliograficznego wydawnictwa ciągłego (dodanie pól tytułów związanych, pola uwag o związkach bibliograficznych poprzedzone analizą wpisów), zmiany w wyświetlaniu uwag z rekordów zasobu, w konfiguracji indeksowania sygnatur, czy modyfikacje związane z wprowadzaniem rekordów analitycznych w Bazie Wspólnej. Dla bibliotek Bazy Wspólnej przygotowywano zestawienia sprawdzające poprawność wpisów w rekordach egzemplarza oraz dodatkowe zestawienia statystyczne. Dla UR przeprowadzono porządkowanie bazy w zakresie lokalizacji i statusów egzemplarzy, dostępności i konfiguracji raportów InfoStation. Opracowano raporty 1

2 dot. opłat, do wykorzystania w rozliczeniach z kwesturą uczelni; przeprowadzono szkolenie dla bibliotekarza systemowego UR w zakresie wykorzystania BatchEditora. Dokonano zmian w interfejsie biblioteki PAU w Chamo (zmiany kolorów, grafiki, opisów) oraz biblioteki AST (baner, opisy, linkowane adresy) w związku ze zmianą nazwy uczelni (wcześniej: PWST). Przygotowano i przeprowadzono import danych studentów pierwszego roku AWF, pozyskanych z systemu rekrutacyjnego; zaimportowano także dane studentów AST. Wprowadzono zmiany w wyświetlaniu adresów tymczasowych czytelników biblioteki AST. Ponownie (po odświeżeniu bazy testowej) ustawiono środowisko testowe dla modułu udostępniania dla AST Wrocław. Prowadzono także konsultacje telefoniczne dla managerów baz (UP, UEK) oraz bibliotekarzy systemowych Bazy Wspólnej. Udzielono, m.in. szeregu wyjaśnień w związku ze zmianami w działaniu raportów w nowej wersji oprogramowania, dotyczących sposobu wyświetlania rekordów zasobu w Chamo i sposobu sortowania wg ostatnio dodanych egzemplarzy. 2. Odświeżenie środowiska testowego na serwerach administrowanych przez BG AGH poprzez skopiowanie aktualnej wersji posadowionych tam baz produkcyjnych do odpowiednich baz testowych Procedura odświeżania baz testowych została przeprowadzona w lutym i marcu, dla baz AGH, Bazy Wspólnej i UP. Nie przeprowadzono odświeżania bazy testowej UEK ze względu na jej niedawną aktualizację (w roku 2016). Po wykonaniu kopii baz produkcyjnych na testowe została przeprowadzona anonimizacja danych czytelników dla baz testowych AGH i Bazy Wspólnej. 3. Przygotowanie i przeprowadzenie migracji katalogów KZB do nowej wersji systemu VTLS/Virtua oraz Chamo W BJ i UPJPII migrację systemu Virtua do wersji 15.1.SP1 przeprowadzono w 2016 r. W sierpniu 2017 przeprowadzono tylko upgrade aplikacji Chamo do wersji 3.1.HF1. Wersja Chamo 3.1 SP2, planowana, jako wersja docelowa, została przetestowana w kwietniu dla bazy testowej UEK, która nie podlegała uaktualnieniu (por. pkt. 2). W czerwcu i lipcu przemigrowano system Virtua do wersji 15.1 SP1 w pozostałych zaktualizowanych bazach testowych. Wykonano również upgrade/aktualizację Chamo dla tych baz do wersji 3.1 HF1 i przeprowadzono finalne testy. Migrację systemu Virtua, dla baz produkcyjnych, do wersji 15.1 SP1 oraz aktualizację Chamo do wersji 3.1 HF1 wykonano w dniach W porozumieniu z bibliotekami system biblioteczny przed migracją został wyłączony wcześniej niż planowano, w związku z zapowiedzianymi przerwami w dostawach energii elektrycznej dla AGH w dniu Zmiana wersji Chamo, w stosunku do wcześniejszych ustaleń, spowodowana była natomiast zmianami zaleceń firmy Innovative dotyczącymi wyboru wersji Chamo odpowiedniej dla wersji Virtua 15.1.SP1. 2

3 4. Wdrożenie Modułu Udostępniania dla kolejnych bibliotek Bazy Wspólnej 1 czerwca 2017 r. Biblioteka MCK rozpoczęła obsługę użytkowników w Module Udostępniania. Moduł został wdrożony, po przeprowadzonych w kwietniu i maju 2017 r. ustaleniach, konfiguracji systemu i testach. W związku z wdrażaniem modułu przeprowadzono prace sprawdzające poprawność zapisów w rekordach egzemplarza, zmodyfikowano również skrypty pomocnicze i przygotowano dedykowane bibliotece MCK skrypty do generowania statystyk oraz raporty InfoStation. Rada Dyrektorów KZB podjęła uchwałę rozszerzającą zakres stosowanych numerów użytkownika o numery kart wykorzystywanych już przez MCK (UCHWAŁA 2/2017 RADY DYREKTORÓW KZB w sprawie wprowadzenia rozszerzenia zakresu numerów użytkowników). Przeprowadzano prace przygotowawcze do wdrożenia Modułu Udostępniania dla Biblioteki Naukowej PAU. Odbyły się trzy spotkania konsultacyjne z bibliotekarzem systemowym i kierownikiem Oddziału Udostępniania Biblioteki PAU dot. zasad funkcjonowania modułu a następnie ustalenia wartości parametrów niezbędnych do konfiguracji systemu. Bibliotekarze PAU zapoznawali się z działaniem modułu udostępniania także w innych bibliotekach. Uruchomienie wypożyczeń planowane jest na pierwszą połowę 2018 roku. Decyzja o uruchomieniu Modułu Udostępniania dla AST Wrocław nie została podjęta. 5. Rozpoznanie zamierzeń polskich bibliotek naukowych, w szczególności bibliotek stosujących system VTLS/VIRTUA, w odniesieniu do ogólnopolskich inicjatyw dotyczących nowych rozwiązań/systemów informatycznych W 2016 r. przez KZB podpisana została 4-letnia umowa serwisowa (do ) dla systemu VTLS/Virtua. Niestety nowy właściciel systemu nie przewiduje jego rozwoju w przyszłości. W tej sytuacji konieczne jest wypracowanie nowego rozwiązania. Z inicjatywy Przewodniczącego Porozumienia Bibliotek VTLS/Virtua, dyr. Stanisława Skórki w kwietniu w Bibliotece Głównej Uniwersytetu Pedagogicznego odbyło się spotkanie Rady Dyrektorów Porozumienia VTLS/VIRTUA, podczas którego dyskutowano głównie nad przyszłością komputerowej obsługi bibliotek w świetle przewidywanego zakończenia serwisowania w najbliższych latach systemu VIRTUA (protokół z tego spotkania w załączeniu). Kilka bibliotek KZB (AGH, UP, UP JP II, UEK, AWF) zdecydowało się przyłączyć do Konsorcjum Bibliotek Naukowych, założonego w 2016 z inicjatywy BUW, którego zadaniem było przygotowanie wniosku w ramach projektów europejskich, o sfinansowanie zakupu nowego systemu do obsługi bibliotek. 7 lutego 2017 w gmachu głównym Biblioteki Narodowej odbyło się sympozjum inaugurujące projekt BN e-usługa OMNIS, którego jednym z elementów ma być system zintegrowanego zarządzania zasobami dla polskich bibliotek. Znaczne środki finansowe przyznane na jego realizację oraz deklarowany zasięg ogólnopolski (tj. utworzenie jednolitej ogólnokrajowej sieci bibliotecznej), ograniczyły znacznie 3

4 możliwość polskich bibliotek akademickich na zdobycie odrębnych funduszy na zakup nowego systemu. Na potrzeby realizacji projektu e-usługa OMNIS BN rozpisała przetarg. Biblioteka Jagiellońska nawiązała bliską współpracę z BN, jako członek Rady Konsultacyjnej Projektu oddelegowując swoich pracowników na stałe do prac w zespołach związanych z przygotowaniem założeń technicznych dla nowego zintegrowanego systemu bibliotecznego. W maju 2017 biblioteki KZB zostały zaproszone przez BJ do zgłaszania uwag na temat wypracowanego przez siebie dokumentu zawierającego specyfikację techniczną utworzoną dla potrzeb planowanego przetargu. Ostatecznie do przetargu zgłosiła się jedynie firma oferująca system ALMA. W ramach popularyzacji projektu Biblioteka Narodowa zorganizowała także spotkanie konsultacyjne dla bibliotekarzy (30.06), którego tematem było zaprezentowanie najważniejszych funkcjonalności ogólnopolskiego systemu zarządzania zasobami bibliotecznymi oraz zagadnień związanych z jego wdrażaniem. W spotkaniu tym uczestniczyli licznie przedstawiciele bibliotek KZB, oddelegowani przez swoje macierzyste instytucje. Próba dyskusji z przedstawicielami BN na temat różnych, konkretnych zagadnień związanych z udostępnieniem systemu pozostałym bibliotekom (tj. innym niż 4 wyznaczone do implementacji w pierwszym etapie) pokazała brak istnienia planu, który nakreślałby perspektywę czasową operacji, czy określałby - choćby wstępne - zasady dołączania się do projektu, a także brak świadomości stopnia złożoności procesu łączenia danych z ponad 8 tysięcy instytucji - co budzi uzasadniony niepokój. 6. Dalsze prace nad rozwojem funkcjonalności oprogramowania Koha w BPK W 2017 roku system biblioteczny Koha funkcjonował stabilnie, nie zanotowano żadnych większych problemów. Również współpraca z Centralnym Katalogiem NUKAT zapoczątkowana w 2016 roku jest z powodzeniem kontynuowana. W ramach współpracy ze Społecznością Koha realizowane są bieżące prace nad modernizacją funkcjonalności systemu. Zaplanowana na 2017 rok aktualizacja systemu do wersji Koha oraz zaimplementowanie niewielkich poprawek, służących usprawnieniu funkcjonowania niektórych procesów w systemie zostały przesunięte na 2018 rok. Opóźnienie to w żaden sposób nie wpływa negatywnie na poprawne funkcjonowanie systemu. 7. Utrzymanie oprogramowania StatuS W 2017 roku baza pracowała bez zakłóceń, nie zgłoszono żadnych uwag. Na przełomie roku do tych bibliotek, które korzystają z bazy wysyłane zostały zaktualizowane klucze dostępu. Ewentualne modyfikacje konfiguracji formularzy do wprowadzania danych każda z bibliotek wprowadzających dane wykonuje samodzielnie. Zmiany te nie mają wpływu na ogólne funkcjonowanie systemu. Baza jest posadowiona na serwerze BPK. W 2018 roku nie planuje się żadnych prac związanych z modyfikacją systemu. 8. Aktualizacja strony domowej KZB Na bieżąco dokonywano zmian na stronie domowej oraz aktualizowano kalendarium. 4

5 9. Inne Organizacja seminarium dot. baz EBSCO (BG AGH, 27.10). Podpisanie umów na powierzenie przetwarzania danych osobowych pomiędzy MCK i AGH oraz AWF i AGH. W 2018 r. konieczna będzie aktualizacja wszystkich umów z uwagi na wchodzące z dniem nowe regulacje prawne. Udział przedstawicieli bibliotek KZB W Kongresie IFLA, który w 2017 r. odbył się we Wrocławiu. Biblioteka Jagiellońska i Biblioteka Główna AGH gościły uczestników Kongresu. Załączniki: 1. Wielkość baz katalogowych poszczególnych bibliotek KZB 2. StatuS statystyki Oprac.: Ewa Dobrzyńska-Lankosz Współpraca: Barbara Balicka i Bogusława Macheta (BG AGH), Marek Górski (BPK), Katarzyna Sokołowska (BJ) r. 5

6 Załącznik 1 Wielkość baz katalogowych poszczególnych bibliotek KZB (stan na r.) Biblioteka rek. bibliogr. rek. khw rek. egz. rek. zasobu rek. czyt. egz. wyp. AGH UEK UP Baza Wspólna razem: UR (25 621) * PAU (41 132) * PAU / Polska Biblioteka w Paryżu (12 863) * AST (PWST) (6 866)* ASP (10 064) * AMuz (8 223) * MCK (10 755) * AWF (11 116) * ISiEZ PAN***** 717 (5) * Tab. 1 Wielkość baz katalogowych w systemie VTLS/Virtua (Serwery ACK Cyfronet AGH) 6

7 biblioteka rek. bibliograficzne rek. khw rek. egz. rek. zasobu rek. czytelnika egz. wyp. UJ - razem *** BJ+Inst.UJ ( )* ** BM UJ-CM (25 305)* **** (60 823)** UPJPII Tab. 2 Wielkość baz katalogowych w systemie VTLS/Virtua (Serwer BJ Jadwiga) * liczba rekordów bibliograficznych wykorzystywanych przez poszczególne biblioteki (część z nich jest wspólna dla kilku), w nawiasie podano liczbę rekordów utworzonych przez daną bibliotekę ** liczba rekordów kartoteki haseł wzorcowych utworzonych przez daną bibliotekę (w przypadku BM CMUJ w nawiasie podano liczbę rek. MeSH) *** w tym rekordy bibliograficzne autorstwa innego niż UJ **** tylko z legitymacjami BM CMUJ, obecnie obowiązują również ELS jako karty biblioteczne ***** decyzją Rady Dyrektorów, rekordy wprowadzone przez bibliotekę ISEZ PAN przed wycofaniem się Instytutu z KZB na razie pozostaną w Bazie Wspólnej, a tym samym w Narodowym Katalogu Centralnym NUKAT 7

8 biblioteka rek. bibliogr. rek. khw rek. egz. rek. zasobu rek. czyt. egz. wyp. PK Tab. 3 Wielkość bazy katalogowych BPK w systemie Koha Załącznik 2 StatuS - statystyki * RAZEM: BPK BGAGH BGUEK BGUP BGAWF BGUR BGAM BGASP BUJPII BMCK BMCMUJ BAST (PWST) BJ RAZEM: Łącznie operacji na serwerze: Tab.4. StatuS operacje na serwerze w latach

9 * suma BPK BGAGH BGUEK BGUP BGAWF BGUR BGAM BGASP BUJPII BMCK BMCMUJ BAST (PWST) BJ Tab.5. StatuS operacje na serwerze w roku

10 KZB - STATUS - wykorzystanie BPK BGAGH BGUE BGUP BGAWF BGUR BGAM BGASP BUJPII BMCK BMCMUJ BPWST BJ Rys. 1. Wykorzystanie bazy StatuS w kolejnych latach Wykres oprac. M. Górski 10