Kontrola pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia 2007-2013 Zielona Góra dn. 06 października 2009 r.
Plan prezentacji Rola Wojewody Lubuskiego we rażaniu wd PL - BB 2007-2013 Programu Cel, przedmiot oraz elementy kontroli pierwszego stopnia Proces weryfikacji wydatków (kontrola administracyjna) Kontrola na miejscu
Rola Wojewody Lubuskiego we wdrażaniu Programu PLBB 2007-2013 Porozumienie w sprawie ienia ustanowwojewody Lubuskiego Kontrolerem, o órym kt mowa w art. 16 Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 mentu Parla Europejskiego i Rady z dnia lipca 5 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1783/1999, (DZ. Urz. UE L 210.1 z 31.07.2006 r. z óźn. p zm.) zosta ło zawarte w dniu 24 października 2008 r.
Rola Wojewody Lubuskiego Wojewoda Lubuski przeprowadza kontrolę zgodnie z następującymi dokumentami: Programem Operacyjnym Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) - Brandenburgia 2007 2013 Podręcznikiem Beneficjenta Wiod ącego dla Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) - Brandenburgia 2007 2013 Wytycznymi Ministra Rozwoju gionalnego Re w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Wojew ództwo Lubuskie) - Brandenburgia 2007 2013
Rola Wojewody Lubuskiego Krajowymi wytycznymi dotyczącymi kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalny ch i Funduszu ójności Sp w okresie programowania 2007-2013 Wytycznymi Ministra Rozwoju gionalnego Re dotyczącymi kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Wsp ółpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013
Rola Wojewody Lubuskiego Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie procesu kontroli w ramach obowi ązków Instytucji Zarz ądzającej Programem Operacyjnym Wytycznymi Ministra Rozwoju gionalnego Re dotycz ącymi informowania o nieprawid łowościach finansowych w ramach Programów Europejskiej ółpracy Wsp Terytorialnej dla Kontrolerów z art. 16 Rozporz ądzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rad y z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z31.7.2006 r.) oraz ólnych Wsp Technicznych Sekretariat ów
Szczegółowe zadania Kontrolera Do zadań Kontrolera należy: 1. weryfikacja kwalifikowalności wydatków, w tym: a) weryfikacja dostarczenia współfinansowanych towarów i usług, b) weryfikacja zgodno ści zadeklarowanych przez benef icjenta wydatków z zatwierdzonym wnioskiem dofinansowanie o projektu, umową o dofinansowanie i umową partnerską, a) weryfikacja zgodności poniesionych wydatk ów z przepisami krajowymi i wsp ólnotowymi, w tym z Prawem ówień zam publicznych i regulacjami dotyczącymi pomocy publicznej. Prawidłowość przeprowadzenia zamówienia publicznego weryfikowana jest poprzez kont rolę ex-ante oraz kontrol ę ex-post zamówień publicznych,
Szczegółowe zadania Kontrolera 2. weryfikacja raportów beneficjentów, 3. wystawianie Certyfikatów kontroli pierwszego stopnia (w tym dla kosztów wspólnych), 4. przekazywanie do WST informacji dotyczących przeprowadzonych kontroli, 5. sporządzanie i aktualizacja rocznychplanów kontroli oraz sprawozdawanie z ich wykonania, 6. przekazywanie do IZ informacji o nieprawidłowościach
Cel kontroli Celem działań Kontrolera jest upewnienie się, że: - zadeklarowane przez beneficjenta wydatki zosta ły rzeczywiście poniesione - towary i usługi zostały dostarczone zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie - projekt i wydatki s ą zgodne z zasadami kwalifikowalności wspólnotowymi i krajowymi
Przedmiot kontroli Podstawą do zweryfikowania wydatków poniesionych przez beneficjenta są następujące dokumenty: - zestawienie faktur i dokumentów o równoważnej wartości - poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur i innych dokumentów księgowych potwierdzających dokonanie wydatków - raport beneficjenta
Elementy kontroli Kontrola składa się z dwóch elementów: kontrola administracyjna (po każdorazowym złożeniu przez beneficjenta dokumentów do poświadczenia) kontrola na miejscu realizacji projektu i/lub w siedzibie beneficjenta
Kontrola administracyjna (1/6) Na podstawie dostarczonego Zestawienia Kontroler dobiera próbę wydatków. Próba obejmuje minimum 25 % wszystkich wydatk ów i zawiera nie mniej niż 5 pozycji z zestawienia wydatków.
Kontrola administracyjna (2/6) Kontrola zostaje przeprowadzon a na podstawie informacji zawartych w: umowie o dofinansowanie projektu, wniosku o dofinansowanie, umowie partnerskiej zawartej omiędzy p Wiodącym i Partnerem w ramach projektu, Beneficjentem raporcie beneficjenta wraz z z ałącznikiem w postaci Zestawienia faktur i dokumentów o równoważnej wartości,
Kontrola administracyjna (3/6) Kontrola zostaje przeprowadzon a na podstawie informacji zawartych w: dokumentach księgowych, umowach z wykonawcami robót i usług, protokołach i usług, odbioru/przyj ęcia dostarczonych towar ów oświadczeniu o kwalifikowalności VAT/informacji właściwego organu o tym, ż ibeneficjent nie może dokonać odliczeń podatku VAT
Kontrola administracyjna (4/6) W trakcie kontroli administracyjnej Kontroler sprawdza prawidłowość dokumentacji w szczególności weryfikuje czy: - Raport beneficjenta rzetelnie przedstawia postęp projektu, w tym czy wskaźniki produktu są osiągane, - Faktury oraz inne dokumenty finansowe potwierdzają dokonane wydatki, - Wydatki są zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie przez Komitet Monitorujący, - Wydatki są zgodne z przepisami krajowymi i wspólnotowymi (np. z prawem zamówień publicznych).
Kontrola administracyjna (5/6) Po dokonaniu weryfikacji dokum entów, Kontroler zatwierdza wydatki, óre kt spe łniły powy ższe wymagania poprzez wystawienie dwóch egzemplarzy Certyfikatów Kontroli I Stopnia, z których jeden przekazuje do Beneficjenta.
Kontrola administracyjna (6/6) Kontrola administracyjna wydatków w projektach parasolowych Euroregion weryfikuje kwalifikowalność wszystkich wydatków w małych/sieciowych projektach i przekazuje do Kontrolera: Zestawienie projektów małych i sieciowych, kopię budżetów rozliczanych projektów, Na podstawie zbiorczego Zestawienia projekt ów ma łych i sieciowych Kontroler dobiera pr óbę wydatków do kontroli minimum 5% liczby projekt ów projektu parasolowego tj. małych/sieciowych
Kontrola na miejscu (1/2) Kontrola na miejscu obejmuje: kontrolę w trakcie realizacji projektu, kontrolę na zakończenie realizacji projektu, wizytę monitorującą. W trakcie kontroli na miejscu Kontroler sprawdza dokumenty dotyczące projektu oraz dokonuje ędzin ogl towarów/usług. dostarczonych
Kontrola na miejscu (2/2) W trakcie kontroli na miejscu weryfikowane są: 1. wykonanie działań przewidzianych we wniosku o dofinansowanie, 2. osiągnięcie wskaźników, 3. wydatki poniesione na realizację projektu, 4. prowadzenie ewidencji księgowej, 5. udzielenie zamówienia publicznego, 6. wykonywanie działań informacyjnych i promocyjnych, 7. przestrzeganie zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans, 8. sposoby archiwizacji.
Kontrola w trakcie realizacji projektu Kontrola w trakcie realizacji projektów dotyczy minimum: 5 % projektów dotyczących dostaw i robót budowlanych, 5 % projektów miękkich. Kontrola powinna być przeprowadzona po przedstawieniu przez beneficjenta wydatków do poświadczenia obejmujących łącznie kwotę przynajmniej 25% wydatków przewidzianych do poniesienia przez beneficjenta w ramach projektu.
Kontrola na miejscu na zakończenie realizacji projektu (1/2) Kontrola ma miejscu na zakończenie realizacji projektu dotyczy: 100% projektów obejmujących roboty budowlane i dostawy minimum 5% projektów miękkich.
Kontrola na miejscu na zakończenie realizacji projektu (2/2) W przypadku gdy : w projekcie uczestniczy ęcej wi z terenu wojew ództwa, ni ż jeden beneficjent żdy ka z beneficjent ów, u którego znajdują się dokumenty finansowe, musi zostać skontrolowany, beneficjent jest zaanga żowany w realizacj ę więcej niż jednego projektu w ramach ramu, Prog musi zosta ć skontrolowany na miejscu przynajmniej raz.
Wizyta monitorująca (1/2) Wizyty monitorujące są elementem kontroli projektów miękkich wizytacje szkoleń, warsztatów itp. Termin wizyty monitoruj ącej nie jest ązany powi z terminem kontroli na miejscu po zako ńczeniu realizacji projektu, natomiast jest ściśle uzależniony od harmonogramu realizacji projektu. Beneficjent jest powiadomiony o terminie wizyty monitoruj ącej na minimum 5 dni roboczych przed przeprowadzeniem wizyty.
Wizyta monitorująca (2/2) Wizytę monitorującą może przeprowadzić jeden pracownik Kontrolera/Euroregionu. Z wizyty monitoruj ącej sporządzana jest notatka, órą kt podpisuje Kontroler i beneficj ent. Dwustronne podpisanie notatki może nastąpić podczas wizyty monitorującej.
Kontrola na miejscu w projekcie parasolowym 1. Euroregion przeprowadza kon trole na miejscu minimum 10% projektów małych i sieciowych rocznie na zakończenie ich realizacji. 2. Kontroler przeprowadza kont rolę na miejscu minimum 10% projektów małych i sieciowych w ramach ektu proj parasolowego na zakończenie realizacji projektu.
Czynności formalne związane z przeprowadzeniem kontroli na miejscu W przypadku gdy w trakcie kont roli na miejscu zostaną wykryte uchybienia i/lub nieprawidłowości, Kontroler wraz z informacj ą pokontrolną przekazuje do beneficjenta zalecenia pokontrolne. W zaleceniach określany jest także termin, w którym beneficjent jest zobowiązany do pisemnego poinformowan ia o sposobie wykorzystania uwag i wniosk ów oraz realizacji zalece ń pokontrolnych lub o przyczynach niepodjęcia działań nałożonych na niego w ramach zaleceń pokontrolnych. Kontroler weryfikuje wykonanie zaleceń pokontrolnych poprzez wykonanie kontroli następczej
Kontrola zamówień publicznych (1/5) Kontroler ma obowi ązek przeprowadzenia Kontroli ex-ante (przed rozpocz ęciem procedury zam ówienia) i ex-post. Kontrolę ex-ante i ex-post zamówień w przypadku małych projektów i projektów sieciowych przeprowadza Euroregion.
Kontrola ex-ante Kontrola zamówień publicznych (2/5) Nie złożenie przez beneficjenta dokumentów do kontroli ex-ante nie powoduje nałożenia sankcji na beneficjenta przez Kontrolera. Kontroler weryfikuje projekty: ogłoszenia o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do negocjacji, innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia procedury zamówienia publicznego.
Kontrola zamówień publicznych (3/5) Kontroler weryfikuje dokumentację w szczególności pod względem: zgodności z przepisami ustawy Prawo amówień z publicznych, w szczeg ólności zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, zgodności zakresu zam ówienia z zakresem przewidziany m w projekcie, możliwości użycia dyskryminujących zapisów w opisie przedmiotu zamówienia, możliwości nie podania kryteri ów wyboru i udzielenia zamówienia w ogłoszeniu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, prawidłowości wyboru trybu zamówienia, przestrzegania wytycznych dotyczących informacji i promocji.
Kontrola zamówień publicznych (4/5) Jeżeli Kontroler ma zastrze żenia do dokumentacji, w śmie pi informuje beneficjenta, że nie wprowadzenie zmian do dokumentacji może skutkować uznaniem części lub łości ca wydatku za niekwalifikowalny oraz zobowiązuje beneficjenta do poinformowania Kontrolera o sposobie wykorzystania uwag. Kontroler nie weryfikuje órnie powt dokumentacji poprawionej przez beneficjenta na etapie kontrol i exante.
Kontrola zamówień publicznych (5/5) Kontrola ex-post co do zasady odbywa ę si w trakcie kontroli administracyjnej.
Kontrola doraźna W przypadku uzyskania informac ji o zaistnieniu nieprawidłowości w realizacji projektu oler Kontr może przeprowadzić kontrolę doraźną.
Kontrola następcza Kontrola następcza polega na weryfikacji wdrożenia zaleceń pokontrolnych. W zależności od przedmiotu zaleceń, kontroler przeprowadza kontrolę następczą dokumentacji zza biurka lub kontrolę następczą na miejscu realizacji projektu. W obu przypadkach kontroler orządza sp pokontrolną z kontroli następczej. informacj ę
Dziękuję za uwagę Monika Lehmann Oddział Programów Współpracy Transgranicznej 2007 2013 WZFE LUW