ROCZNY PLAN KONTROLI PROJEKTÓW NA MIEJSCU KRAJOWEGO KONTROLERA - WOJEWODY DOLNOŚLĄSKIEGO NA ROK OBRACHUNKOWY OD 1 LIPCA 2017 DO 30 CZERWCA 2018

Transkrypt

1 I r ijf>ó9u+ rufwjtij* IMi* tufop^jik* Polska-Sachsen Załącznik nr 16- Wzór Rocznego Planu Kontroli ROCZNY PLAN KONTROLI PROJEKTÓW NA MIEJSCU KRAJOWEGO KONTROLERA - WOJEWODY DOLNOŚLĄSKIEGO NA ROK OBRACHUNKOWY OD 1 LIPCA 2017 DO 30 CZERWCA Zakres przedmiotowy kontroli: Kontrola na miejscu obejmuje: projekty parasolowe, projekty wskazane do kontroli według metodyki zawartej w załączniku nr 4 do Wytycznych dla Krajowego Kontrolera w programach Europejskiej Współpracy Terytorialnej , wydanych przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju [zwanych dalej Wytycznymi ], z uwzględnieniem warunków określonych w podrozdziale 7.2 oraz dla których, zgodnie z osądem Krajowego Kontrolera (KK), najbardziej efektywny termin przeprowadzenia kontroli na miejscu przypada w danym roku obrachunkowym. KK przeprowadza kontrolę na miejscu na podstawie oględzin oraz dokumentów. Podczas kontroli na miejscu sprawdzeniu podlega, w szczególności czy: - współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone, - faktyczny stan realizacji projektu odpowiada informacjom ujętym w dotychczas dostarczonych przez beneficjenta Wnioskach o płatność, Strona 1 z 9

2 Załącznik nr 16 - Wzór Rocznego Planu Kontroli - wydatki zadeklarowane przez beneficjenta w związku z realizowanym projektem, zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z wymaganiami programu oraz zasadami unijnymi i kraj owymi, - realizacja wskaźników przedstawionych we Wnioskach o płatność przebiega prawidłowo, w przypadku gdy beneficjent jest odpowiedzialny za realizację części lub całego określonego wskaźnika, - ewidencj a księgowa j est prowadzona właściwie, - prawidłowo wykonywane są działania informacyjne i promocyjne, - Beneficjent Wiodący wypełnia prawidłowo obowiązki, o których mowa w art. 13 ust. 2 i 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1299/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie przepisów szczegółowych dotyczących wsparcia z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach celu Europejska współpraca terytorialna (Dz. Urz. UE nr L 347/259 z dnia r.) - dotyczy sytuacji, w której beneficjent kontrolowany przez KK jest Beneficjentem Wiodącym, - spełniono warunki w zakresie przechowywania dokumentacji. Kontrola na miejscu może również obejmować udział KK w organizowanych przez beneficjenta wydarzeniach, konferencjach lub szkoleniach. W takim przypadku, zakres kontroli dotyczy wyłącznie działań beneficjenta odnośnie realizacji danego wydarzenia, konferencji lub szkolenia. KK przynajmniej raz w roku obrachunkowym przeprowadza kontrolę na miejscu realizacji projektu parasolowego w siedzibie partnera projektu parasolowego. Podczas ww. kontroli weryfikowana jest prawidłowość realizacji przez partnera projektu umowy o dofinansowanie, w szczególności: - organizacja i przeprowadzanie naborów mikroprojektów, - wdrożenie i przeprowadzanie procedury skargowej dotyczącej wyboru mikroprojektów (jeśli dotyczy), Strona 2 z 9

3 Polska-Sachsen Załącznik nr 16- Wzór Rocznego Planu Kontroli - proces podpisywania umów o dofinansowanie mikroprojektów oraz aneksów, - wsparcie mikrobeneficjentów w realizacji mikroprojektów, - wykorzystanie i rozliczenie zaliczki, - zapewnienie prawidłowości i kwalifikowalności wydatków przedstawianych do refundacji lub rozliczenia w ramach projektu parasolowego, - przekazywanie płatności mikrobeneficjentom, - odzyskiwanie należności od mikrobeneficjentów, - wypełnianie obowiązków z zakresu informacji i promocji, - wypełnianie obowiązków w zakresie przechowywania dokumentów. 2. Opis struktury kadrowej instytucji odpowiedzialnej za prowadzenie kontroli (KK) Kontrolę każdorazowo przeprowadza co najmniej dwuosobowy zespół (kierownik kontroli oraz członek kontroli), złożony z pracowników Oddziału Programów Współpracy Transgranicznej (OPWT) w Wydziale Organizacji i Rozwoju Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego. Liczba osób i etatów zaangażowanych w proces kontroli: - OPWT - 13 osób (5,2 etatu). 3. Wskazanie podstawy prawnej/ dokumentów, w oparciu o które przeprowadzana jest kontrola: Strona 3 z 9

4 Urij CyropłJłAiJ 1 8 9,T' m ttm Polska-Sachsen Załącznik nr 16 - Wzór Rocznego Planu Kontroli KK przeprowadza kontrolę w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta na podstawie art. 22 ust. 2 pkt 2 lit. b ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji progi'amów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U. z 2014 r. poz ze zm.). KK wykonuje zadania dotyczące kontroli w oparciu o obowiązujące procedury kontroli, określone w Wytycznych oraz Instrukcji Wykonawczej Krajowego Kontrolera Program INTERREG V-A Republika Czeska Polska Program Współpracy INTERREG Polska - Saksonia Metodyka doboru próby projektów do kontroli na miejscu: KK przeprowadza kontrolę na miejscu na próbie projektów, wskazanych za pomocą Metodyki doboru próby projektów do kontroli na miejscu (zawierającej analizę ryzyka), stanowiącej załącznik nr 4 do Wytycznych. Analiza ryzyka przeprowadzana jest odrębnie w stosunku do grup projektów realizowanych w każdej osi priorytetowej danego programu. Każdorazowo projekt zostaje poddany analizie ryzyka nie wcześniej, niż po zakończeniu weryfikacji administracyjnej pierwszego złożonego przez danego beneficjenta Wniosku 0 płatność. KK ujmuje projekt z przyznaną podczas analizy ryzyka punktacją w puli, z której KK dobiera próbę projektów do kontroli na miejscu. Projekt w puli może się znaleźć tylko raz. KK przeprowadza kontrolę na miejscu projektów, których liczba stanowi przynajmniej taki procent projektów, jaki został określony do kontroli na miejscu dla danej osi priorytetowej oraz które, zgodnie z analizą ryzyka, uzyskały najwyższą liczbę punktów. KK dokonuje wyboru próby projektów do kontroli na miejscu dwa razy w roku obrachunkowym podczas sporządzania styczniowej 1 lipcowej Półrocznej Aktualizacji Planu Kontroli. W uzasadnionych przypadkach (np. okres realizacji projektu jest krótszy niż rok) KK decyduje o przeprowadzeniu próby projektów do kontroli częściej niż dwa razy w roku obrachunkowym. Strona 4 z 9

5 S ks&. gm o i Łii iejrr?s Polska-Sadisen Załącznik nr 16- Wzór Rocznego Planu Kontroli KK przynajmniej raz w roku obrachunkowym przeprowadza kontrolę na miejscu realizacji projektu parasolowego w siedzibie partnera projektu parasolowego. W przypadku mikroprojektów jednostronnych (indywidualnych) KK w sposób losowy wskazuje do próby do kontroli minimum 5% liczby mikroprojektów jednostronnych (indywidualnych) przedstawionych w każdym kontrolowanym Wniosku o płatność z projektu parasolowego. KK może również przeprowadzić kontrolę na miejscu realizacji wybranych mikroprojektów, w obecności Beneficjenta projektu parasolowego (wyłącznie w zakresie weryfikacji, czy towary i usługi zostały faktycznie dostarczone). 5. Przekazywanie Informacji Pokontrolnych Informacje pokontrolne przekazywane są przez KK każdorazowo w formie pisemnej, w terminie 21 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli, w dwóch egzemplarzach - jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej i jeden dla kontrolującego. Beneficjent ma prawo do zgłoszenia umotywowanych pisemnych zastrzeżeń do treści Informacji pokontrolnej w terminie kalendarzowych od dnia otrzymania tej informacji. 14 dni W przypadku gdy KK nie stwierdzi podczas kontroli na miejscu uchybień lub nieprawidłowości, a Beneficjent nie zgłosi zastrzeżeń do treści Informacji pokontrolnej oraz odeśle KK podpisany egzemplarz Informacji pokontrolnej, przekazana Beneficjentowi Informacja pokontrolna jest informacją ostateczną. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do treści Informacji pokontrolnej przez Beneficjenta, KK rozpatruje je w terminie nie dłuższym niż 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zastrzeżeń. W przypadku wycofania zastrzeżeń przez Beneficjenta, KK pozostawia je bez rozpatrzenia. Strona 5 z 9

6 S is&fr. r a nierreg polska-sachsen Załącznik nr 16- Wzór Rocznego Planu Kontroli KK po rozpatrzeniu zastrzeżeń Beneficjenta, w razie potrzeby uzupełnia ostateczną Informację pokontrolną o zalecenia pokontrolne lub rekomendacje i przekazuje Beneficjentowi ostateczną Informację pokontrolną, zawierającą skorygowane ustalenia kontroli i pisemne stanowisko wobec zgłoszonych zastrzeżeń albo uzasadnienie odmowy skorygowania ustaleń pokontrolnych. KK informuje Beneficjenta, że od ostatecznej Informacji pokontrolnej nie przysługuje możliwość złożenia dalszych zastrzeżeń. Dodatkowo KK informuje Beneficjenta, że w przypadku gdy ten: a) nie akceptuje treści ostatecznej Informacji pokontrolnej, powinien odesłać KK, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania ostatecznej Informacji pokontrolnej, jeden egzemplarz niepodpisanej ostatecznej Informacji pokontrolnej zawierającej adnotację o odmowie podpisania tego dokumentu, a odmowa podpisania ostatecznej Informacji pokontrolnej nie oznacza, że Beneficjent jest zwolniony z wykonania zaleceń pokontrolnych, b) akceptuje treść ostatecznej Informacji pokontrolnej, podpisuje ją w dwóch egzemplarzach i odsyła jeden z nich KK w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania ostatecznej Informacji pokontrolnej. 6. Metody egzekwowania wykonania zaleceń pokontrolnych: Jeżeli w trakcie kontroli na miejscu zostaną stwierdzone uchybienia lub nieprawidłowości, KK w Informacji pokontrolnej formułuje odpowiednio rekomendacje lub zalecenia pokontrolne, wyznaczając również termin, w którym Beneficjent ma poinformować KK o sposobie wykorzystania rekomendacji lub wykonania zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia. Termin ten nie powinien przekraczać dwóch miesięcy od dnia wydania ostatecznej Informacji pokontrolnej. Sposób wykonania zaleceń pokontrolnych podlega weryfikacji przez KK, poprzez kontrolę sprawdzającą: a) w formie weryfikacji korespondencyjnej (na podstawie przekazanych przez Beneficjenta dokumentów) lub Strona 6 z 9

7 S fós&i. B I» li i e i f e c, * '***»- <«-* M M Polska-Sachsen Załącznik nr 16- Wzór Rocznego Planu Kontroli b) poprzez kontrolę sprawdzającą na miejscu. KK podejmuje decyzję dotyczącą sposobu weryfikacji zaleceń pokontrolnych biorąc pod uwagę charakter wydanych zaleceń. 7. Układ chronologiczny i tematyczny kontroli: Program W spółpracy INTERREG Polska Saksonia Lp. Nr i tytuł projektu Nazwa jednostki kontrolowanej i miejsce kontroli Termin kontroli1 Czas trwania kontroli2 Liczebność zespołu kontrolnego Etap realizacji projektu3 Uwagi PLSN /16 Kultura bez granic - Renowacja Amfiteatru w Parku Miejskim w Bolesławcu oraz sceny na wolnym powietrzu "Weinau" w Zittau PLSN /16 Modernizacja drogi wojewódzkiej nr 351 Pieńsk-Jędrzychowice wraz z ul. Bolesławiecką i Dr. Kahlbaum-Allee w Gmina Miejska Bolesławiec Województwo Dolnośląskie (Dolnośląska Służba Dróg i Kolei) wrzesień dni Kwiecień dni 2 osobowy zespół 2 osobowy zespół Kontrola w trakcie realizacji Kontrola w trakcie realizacji Ostateczny termin kontroli zostanie ustalony po przedstawieniu do zatwierdzenia wydatków obejmujących łącznie kwotę minimum 25% wartości wydatków przewidzianych w ramach projektu. 1Kwartał, na który planuje się przeprowadzenie kontroli 2 Liczba dni 3 W trakcie realizacji/przed zatwierdzeniem końcowego Wniosku o płatność Strona 7 z 9

8 Sfó»$u* «2 - M ' w p a s a Polska-Sachsert Załącznik nr 1 6- Wzór Rocznego Planu Kontroli Górlitz PLSN /16 Orientacja zawodowa bez granic PLSN /15 Nie dla narokotyków - zwiekszenie skuteczności policji w zakresie przeciwdziałania przestępczości narkotykowej na terenie przygranicznym polskoniemieckim PLSN /15 Fundusz Małych Projektów INTERREG Polska - Saksonia Karkonoska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. Komenda Wojewódzka Policji we Wrocławiu Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Nysa wrzesień dni Kwiecień dni luty dni 2 osobowy zespół 2 osobowy zespół 3 osobowy zespół Kontrola w trakcie realizacji Kontrola w trakcie realizacji Kontrola projektu parasolowego w trakcie realizacji Ostateczny termin kontroli zostanie ustalony po przedstawieniu do zatwierdzenia wydatków obejmujących łącznie kwotę minimum 25% wartości wydatków przewidzianych w ramach projektu. Ostateczny termin kontroli zostanie ustalony po przedstawieniu do zatwierdzenia wydatków obejmujących łącznie kwotę minimum 25% wartości wydatków przewidzianych w ramach projektu. Projekt w trakcie realizacji - coroczna planowa kontrola projektu parasolowego wynika z postanowień Wytycznych dla Krajowego Kontrolera w programach Europejskiej Współpracy Terytorialnej Dodatkowe uwagi: Osoba do kontaktu w jednostce sporządzającej Telefon: dokument: j.zelep@ duw.pl Jolanta Zełep Strona 8 z 9

9 S i», «- «asn *nterre& * "*«** I B S polska-saehsen Załącznik nr 16 - Wzór Rocznego Planu Kontroli Miejsce, data i podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce odpowiadającej za kontrolę: 7 up WOJEWODY DOLNOŚLĄSKIEGO J ^ ^ i a ń s k a "arr E K JO R WYDZIAŁU rganizacjj i Rozwoju Strona 9 z 9

10