MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI w Krakowie Biuro Organizacji i Kontroli OK.XII.0932-2-3-10 Protokół kontroli w Urzędzie Miasta Zakopane 34-500 Zakopane ul. Tadeusza Kościuszki 13 W okresie objętym kontrolą: - Burmistrzem Miasta Zakopane był i nadal pełni tą funkcję Pan Janusz Majcher wybrany na to stanowisko w wyniku bezpośrednich wyborów w dniu 26 listopada 2006 r. (zaświadczenie Miejskiej Komisji Wyborczej w Zakopanem z dnia 26 listopada 2006 r.); - Skarbnikiem Miasta Zakopane była: w dniach od 1 lipca 2007 r. do dnia 31 stycznia 2009 r. Pani Wanda Czerniak- powołana uchwałą Nr XII/130/2007 Rady Miasta Zakopane z dnia 28 czerwca 2007 r. i odwołana stosownie do uchwały Nr XXXV/503/2009 Rady Miasta Zakopane z dnia 29 stycznia 2009 r. - Od dnia 1 lutego 2009 r. Skarbnikiem Miasta jest Pani Helena Mamcarz powołana uchwałą Nr XXXV/504/2009 Rady Miasta Zakopane z dnia 29 stycznia 2009 r. Kontrolę w Urzędzie Miasta Zakopane przeprowadzili pracownicy Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: - Danuta Żurek starszy inspektor w Biurze Organizacji i Kontroli MUW, na podstawie upoważnienia Nr 10/2010 z dnia 1 czerwca 2010 r., Przewodnicząca Zespołu Kontrolnego; - Grzegorz Gach starszy inspektor w Biurze Organizacji i Kontroli MUW, na podstawie upoważnienia Nr 11/2010 z dnia 1 czerwca 2010 r. Kontrolę przeprowadzono w dniach od 21 do 25 czerwca 2010 r. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2009 r., badając przestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, w zakresie środków przekazanych z budżetu Wojewody. W toku kontroli wyjaśnień udzielali i udostępniali dokumentację: - Pani Urszula Grzyb Kierownik Biura ds. Zamówień Publicznych, - Pan Bronisław Bublik Naczelnik Wydziału Rozwoju Lokalnego i Inwestycji, - Pani Danuta Bednarczyk inspektor w Wydziale Rozwoju Lokalnego i Inwestycji, - Pani Helena Mamcarz Skarbnik Miasta. Użyte w protokole skrótowe określenia oznaczają: - Pzp ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.), - BZP Biuletyn Zamówień Publicznych, - SIWZ Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia., - MSWiA Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Ustalenia kontroli zostały ujęte według tematyki: I. Procedury wewnętrzne dotyczące przeprowadzania zamówień publicznych. II. Udzielenie zamówienia publicznego na realizację zadania pn. Wykonanie dokumentacji i remontu przepustu w ulicy Tetmajera w Zakopanem. III. Wykorzystanie dotacji celowej na realizację kontrolowanego zadania. I. Procedury wewnętrzne dotyczące przeprowadzania zamówień publicznych. 1. Regulamin Organizacyjny. W okresie objętym kontrolą obowiązywał Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Zakopane wprowadzony Zarządzeniem Nr 75/07 Burmistrza Miasta Zakopane z dnia 8 czerwca 2007 r. w brzmieniu ustalonym Zarządzeniem Nr 162/09 Burmistrza Miasta Zakopane z dnia 24 lipca 2009 r. w sprawie tekstu jednolitego Regulaminu Organizacyjnego z późniejszymi zmianami. Zgodnie z postanowieniami 15 Regulaminu Organizacyjnego do zadań Biura ds. Zamówień Publicznych należy: - nadzorowanie i przestrzeganie procedur przygotowywania i przeprowadzania zdań wynikających z realizacji ustawy Prawo zamówień publicznych, - przygotowywanie i prowadzenie postępowań o zamówienia publiczne, - prowadzenie Centralnego Rejestru zamówień Urzędu Miasta. Bezpośredni nadzór nad Biurem ds. Zamówień Publicznych, zgodnie z postanowieniami Regulaminu sprawuje Burmistrz Miasta. 2. Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14 000 euro. W Urzędzie Miasta Zakopane w 2009 r. obowiązywał regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14 000 euro wprowadzony kolejnymi zarządzaniami Burmistrza Miasta: Nr 101/2008 z dnia 1 lipca 2008 r., Nr 59/2009 z dnia 31 marca 2009 r. i Nr 138/2009 z dnia 08 lipca 2009 r. Załączniki do regulaminu stanowiły: wzór wniosku o udzielenie zamówienia oraz wzór protokołu, wzór umowy o dzieło, wzór umowy zlecenia, wzór umowy, wzór rejestru zamówień publicznych. 3. Regulamin postępowania o udzielanie zamówień publicznych i Regulamin pracy komisji przetargowej. Zarządzeniem Nr 107/2007 Burmistrza Miasta Zakopane z dnia 31 lipca 2007 r. wprowadzony został: - Regulamin postępowania o udzielenie zamówień publicznych, który stanowi załącznik Nr 1 do Zarządzenia. W tym dokumencie ustalono zasady działania jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta w sprawach o udzielanie zamówień publicznych, w szczególności zasady: planowania zamówień, przygotowania postępowań o udzielenie zamówienia, przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia, sprawozdawczości, ewidencji i obiegu dokumentów oraz nadzoru i kontroli. Wskazano również osoby upoważnione do wykonywania czynności zastrzeżonych przez Kierownika Zamawiającego. Z zapisów regulaminu wynika między innymi, że Komisja 2
przetargowa: powoływana jest każdorazowo do postępowań o wartości przekraczającej 14.000 euro i do danego postępowania, musi liczyć co najmniej trzy osoby. Regulamin stanowi też, że postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości powyżej 14.000 euro przygotowuje merytoryczny Wydział, Biuro lub Samodzielne stanowisko pracy. Komórki te przygotowują założenia do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, według wzoru ustalonego w załączniku do regulaminu. Specyfikację opracowują pracownicy Biura ds. Zamówień Publicznych, a zatwierdza Burmistrz. Załączniki stanowiły: wzór założeń do sporządzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wzór wniosku o powołanie komisji przetargowej, wzór wniosku o zatwierdzenie wybranego trybu postępowania. - Regulamin pracy komisji przetargowej, stanowiący załączniki Nr 2 do Zarządzenia, który określa tryb pracy, zakres obowiązków i odpowiedzialność komisji przetargowej za wykonywanie poszczególnych czynności. Zawiera również zapisy dotyczące otwarcia ofert i zapisy dotyczące czynności komisji mających na celu wybór najkorzystniejszej oferty. Załączniki do Regulaminu stanowi wzór protokołu z posiedzenia komisji przetargowej oraz wzór wniosku o unieważnienie postępowania. II. Udzielenie zamówienia publicznego na realizację zadania. Postępowanie znak: ZP.341/17/09, przeprowadzono w trybie przetargu nieograniczonego. Wartość zamówienia 378.550,00 zł (netto) ustalona na podstawie programu funkcjonalnoużytkowego. Przedmiot zamówienia obejmował: Roboty budowlane polegające na wykonaniu dokumentacji projektowo-kosztorysowej i robót budowlanych na zadaniu nr 46/08 o nazwie: Remont i przebudowa przepustu pod ul. Tetmajera w Zakopanem, wykonywany w ramach usuwania szkód powstałych w wyniku powodzi w 2008 r. Projekt i wykonanie robót obejmował remont drogi nad przepustem i remont przepustu długości 15,0 m usytuowanego na potoku Czarny w km 0+585 0+600 w ciągu ulicy Tetmajera w Zakopanem. Przedmiot zamówienia opisany został stosownie do art. 31 ust. 2 Pzp za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego (przedmiotem zamówienia było zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych). W celu wyłonienia wykonawcy programu funkcjonalno-użytkowego Naczelnik Wydziału Rozwoju Lokalnego i Inwestycji wystąpił w dniu 25 lutego 2009 r. z wnioskiem o udzielenie zamówienia, którego wartość przekracza 3.500,00 zł brutto i nie przekracza 10.000,00 zł brutto. Wniosek został zaakceptowany przez Pana Wojciecha Solika Zastępcę Burmistrza. Zgłoszenie zostało przyjęte przez Biuro ds. Zamówień Publicznych w tym samym dniu. Wartość szacunkowa zamówienia została ustalona na kwotę 3.000,00 zł w dniu 12 lutego 2009 r. Wykonawcą programu funkcjonalno-użytkowego, zgodnie ze złożoną w dniu 2 marca 2009 r. oferta był Ośrodek Usług Inżynierskich STAAND sp. z o.o. w Krakowie, ul. Jana Kasprowicza 22. Całkowita wartość prac wynosiła 3.000,00 zł netto (3.660,00 zł brutto). 3
1. Przygotowanie postępowania. 1.1 Wniosek o wybór trybu. Zgodnie z wewnętrznymi procedurami obowiązującymi w kontrolowanej jednostce w 2009 r. w Wydziale Rozwoju Lokalnego i Inwestycji przed przeprowadzeniem postępowania, w dniu 3 kwietnia 2009 r. zostały opracowane i podpisane przez Naczelnika Wydziału Pana Bronisława Bublika następujące dokumenty: - założenia do sporządzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wymieniony dokument określa m.in.: ogólną charakterystykę przedmiotu zamówienia, terminy wykonania zamówienia, warunki udziału w postępowaniu, dokumenty wymagane od wykonawców, kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty, wymagania dotyczące należytego zabezpieczenia umowy; - wniosek o udzielenie zamówienia publicznego i powołanie komisji przetargowej. We wniosku wskazano szacunkową wartość zamówienia wynosząca 378.550,00 zł (netto), ustaloną przez pracownika Wydziału Rozwoju Lokalnego i Inwestycji w oparciu o wstępną wycenę kosztów z programu funkcjonalno-użytkowego. Wniosek zawiera prośbę o powołanie komisji przetargowej do przeprowadzenia przedmiotowego postępowania oraz proponowany skład Komisji; - wniosek o zatwierdzenie wyboru trybu przeprowadzenia postępowania. Wnioskowany tryb postępowania: przetarg nieograniczony. Wybór trybu postępowania zatwierdzony został przez Burmistrza Miasta Pana Janusza Majcher (druga część wniosku) Założenia do sporządzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia, skierowane zostały do Biura ds. Zamówień Publicznych UM Zakopane, zaś wniosek o udzielenie zamówienia publicznego i powołanie komisji przetargowej oraz wniosek o zatwierdzenie wyboru trybu przeprowadzenia postępowania do Burmistrza Miasta Zakopane. 1.2 Powołanie Komisji. Kierownik Zamawiającego Burmistrz Miasta Zakopane powołał Komisję Przetargową w składzie zaproponowanym we wniosku o udzielenie zamówienia publicznego i powołanie komisji przetargowej (druga część wniosku) tj.: Pan Bronisław Bublik Przewodniczący Komisji, Pani Urszula Grzyb Sekretarz Komisji oraz Członkowie Komisji: Pan Tadeusz Tylka i Pani Gąsienica Roj. [Dowód: akta kontroli str. od 5 do 6] 1.3 Określenie wartości szacunkowej zamówienia. Wartość zamówienia ustalona została na podstawie planowych kosztów prac projektowych oraz na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym zgodnie z art. 33 ust. 1 pkt 2 Pzp (przedmiotem zamówienia było zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych). Wstępna wycena kosztów (Załącznik Nr 5 programu funkcjonalno-użytkowego): Projektowanie: 65.0000,00 zł. Wykonawstwo: 313.550,00 zł. Ogółem: 378.550,00 zł (netto). 4
Ustalenia wartości zamówienia dokonano w marcu 2009 r. tj. w terminie zgodnym z art. 35 ust 1 Pzp. Program funkcjonalno-użytkowy opracowany został w Ośrodku Usług Inżynierskich STAAND sp. z o.o. w Krakowie, ul. Jana Kasprowicza 22 przez mgr. Inż. Jana Biel, posiadającego uprawnienia projektowe, specjalność: konstrukcyjno-inżynieryjna, zakres: budowle hydrotechniczne. [Dowód: akta kontroli str. od 7 do 8] Data ustalenia wartości zamówienia wskazana we wniosku o udzielenie zamówienia publicznego i powołanie komisji przetargowej jest zgodna z datą opracowania na pierwszej stronie programu funkcjonalno-użytkowego i datą wskazaną w protokole postępowa. Program funkcjonalno-użytkowy opracowany został w zakresie i formie wskazanej w Rozdziale 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. Nr 202, poz. 2072 z późn. zm.). 1.4 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. Specyfikację z datą 10 kwietnia 2009 r. zatwierdził Burmistrz Miasta Zakopane Pan Janusz Majcher. Specyfikacja zawiera elementy, o których mowa w art. 36 Pzp. Integralną część SIWZ stanowiły: program funkcjonalno-użytkowy, oświadczenie że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania, wzór ofert, wzór umowy, doświadczenie zawodowe, wykaz osób i podmiotów uczestniczących w wykonaniu robót, wykaz podwykonawców, wzór oświadczenia dla wykonawców składających wspólną ofertę. Wspólny Słownik Zamówień (CPV) wskazany w SIWZ: - 74.23.20.00-6 usługi inżynierii projektowej w zakresie inżynierii lądowej i wodnej, - 45.24.64.00-7 roboty w zakresie ochrony przeciwpowodziowej. Zamawiający nie dopuszczał możliwość składania: ofert częściowych i ofert wariantowych, nie przewidywał: zamówień uzupełniających oraz zawarcia umowy ramowej. Wymagany termin wykonania zamówienia (od dnia podpisania umowy): - Etap I do dnia 15 września 2009 r. (dokumentacja techniczna remontu przepustu, odbudowy nawierzchni ulicy Tetmajera oraz przełożenia mediów ), - Etap II do 30 listopada 2009 r. (przebudowa przepustu wraz z przełożeniem mediów oraz odbudowy nawierzchni). Zgodnie z pkt XI. specyfikacji, każdy wykonawca zobowiązany był wnieść wadium przetargowe w wysokości 7.600,00 zł. Zamawiający żądał od wykonawcy należytego zabezpieczenia umowy ustalonego w wysokości 2% ceny całkowitej brutto podanej w ofercie (pkt XXVIII SIWZ). Zabezpieczenie miał wnieść wykonawca, który wygra przetarg, w dniu podpisania umowy w wysokości 100% ustalonej całkowitej kwoty zabezpieczenia. Wskazane formy wniesienia wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz ustalone wysokości były zgodne z Pzp. 5
Terminy: - składania ofert do dnia 4 maja 2009 r. do godz. 12.00. Ustalony termin składania ofert nie był krótszy niż 20 dni, daty zamieszczenia ogłoszenia zamówienia w BZP. - otwarcia ofert 4 maja 2009 r. godz. 12.30, - związania ofertą 30 dni (licząc od daty upływu terminu składania ofert). Kryterium oceny ofert: jedynym kryterium była cena (100 %). Zamawiający, w treści SIWZ nie żądał dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu innych niż określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzaju dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605 z późn. zm.). [Dowód: akta kontroli str. od 9 do 52] 2. Przeprowadzenie postępowania. 2.1 Ogłoszenie o zamówieniu. Postępowanie wszczęto w dniu 10 kwietnia 2009 r. W tym dniu Zamawiający zamieścił ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej. Ogłoszenie zamieszczono również w Biuletynie Zamówień Publicznych. W aktach wydruk ogłoszenia o zamówieniu, nr 101812-2009, zamieszczonego w BZP oraz wydruk ze strony internetowej (www.zakopane.eu pod linkiem Przetargi postępowania poniżej progów unijnych ), a także egzemplarz z adnotacją i pieczątką o zamieszczeniu na tablicy ogłoszeń w okresie od 10 kwietnia do 5 maja 2009 r. Ogłoszenie zamieszczono również na stronach BIP Gminy Miasta Zakopane. W wyniku analizy treści ogłoszenia pod kątem elementów wskazanych w art. 41 Pzp nie stwierdzono rozbieżności odnośnie danych zawartych w ogłoszeniu opublikowanym w BZP a zamieszczonym na stronie internetowej i w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego. W treści ogłoszenia o zamówieniu (Sekcja IV procedura) wskazano stronę, na której dostępna była SIWZ www.zakopane.eu pod linkiem Przetargi postępowania poniżej progów unijnych. [Dowód: akta kontroli str. od 53 do 64] 2.2 Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia. W aktach postępowania brak jest dokumentów wskazujących na zmianę ogłoszenia. 2.3 Zapytania do SIWZ. W aktach brak jest dokumentów wskazujących na złożenie zapytań do treści SIWZ. 2.4. Oferty wykonawców. Do upływu terminu składania ofert wpłynęła jedna oferta tj.: Ośrodek Usług Inżynierskich STAAND sp. z o.o. 31-523 Kraków ul. Kasprowicza 22. Na kopercie przechowywanej w aktach postępowania znajduje się potwierdzenie wpływu oferty przed upływem terminu składania ofert. 6
W wyniku sprawdzenia oferty pod kątem spełnienia wymogów określonych w SIWZ stwierdzono, że oferta zawierała wszystkie wymagane przez Zamawiającego dokumenty. Stwierdzono zgodność daty wystawienia załączonych przez Wykonawcę dokumentów z wymogami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzaju dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane. Nie stwierdzono rozbieżności dotyczących opisu działań zawartych we wstępnej wycenie kosztów (załącznik nr 5 programu funkcjonalno-użytkowego) i w harmonogramie rzeczowofinansowym zadania (załącznik do oferty). Cena podana w ofercie przez wykonawcę: Cena netto za całość prac: 344.000,00 zł Cena brutto za całość prac: 419.680,00 zł. W powyższej cenie mieści się: Cena netto wykonania dokumentacji projektowo-kosztorysowej: 58.000,00 zł Cena brutto wykonania dokumentacji projektowo-kosztorysowej: 70.760,00 zł. [Dowód akta kontroli str. od 137 do 142] Cena podana przez wykonawcę w ofercie nie przewyższała kwoty podanej przez Zamawiającego bezpośrednio przed otwarciem ofert. Wykonawca spełniał warunki udziału w postępowaniu. Oferta spełniała wszystkie wymagania Zamawiającego zawarte w SIWZ. 2.5 Wadium. Wykonawca wniósł wadium w pieniądzu, w wymaganej przez Zamawiającego wysokości, w dniu 30 kwietnia 2009 r. tj. przed upływem terminu składania ofert. Potwierdzenie wniesienia wadium wykonawca złożył wraz z ofertą. Na wniosek z dnia 13 maja 2009 r. Biura ds. Zamówień Publicznych (sporządzony po podpisaniu umowy) zwrócono wykonawcy wadium. Data zwrotu: 13 maja 2009 r. (wyciąg bankowy Nr 53/2009). 2.6 Otwarcie ofert. Zgodnie z Listą obecności osób występujących po stronie Zamawiającego, biorących udział w sesji otwarcia ofert w dniu 4 maja 2009 r. o godz. 12.30. Komisja powołana przez Burmistrza Miasta działała w składzie czteroosobowym. W sesji otwarcia ofert uczestniczył przedstawiciel Wykonawcy, co potwierdzono Listą obecności osób występujących po stronie wykonawców. W aktach dotyczących postępowania znajdują się protokoły z posiedzenia Komisji Przetargowej z dnia 4 i 6 maja 2009 r. podpisane przez członków Komisji oraz wniosek z dnia 7 maja 2009 r. Komisji przetargowej o uznanie oferty firmy STAAND, który został zaakceptowany przez Burmistrza Miasta. Wymienione wyżej dokumenty sporządzone zostały zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi. [Dowód: akta kontroli str. od 65 do 72]. 7
2.7 Protokół postępowania Na protokole postępowania (Druk ZP-2) znajdują się podpisy osoby sporządzającej protokół (Pani Urszula Grzyb Sekretarz Komisji) oraz Kierownika Zamawiającego (Pan Janusz Majcher Burmistrz Miasta). Według zapisów w protokołu (część szczegółowa) termin składania ofert upłynął w dniu 4 maja 2009 r. o godz. 12.00; otwarcie ofert odbyło się w dniu 4 maja 2009 r. o godz. 12.30 Wymienione wyżej terminy są zgodne z zapisami SIWZ. Bezpośrednio przez otwarciem ofert zamawiający podał kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia: 461.831,00 zł brutto. Załączniki do protokołu postępowania stanowiły: - Zbiorcze zestawienie ofert (ZP-12), - Streszczenie oceny i porównania ofert (ZP-21), - Informacja o spełnieniu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego (ZP-17). Załączniki do protokołu zostały podpisane w dniu: 4 maja 2009 r. (zbiorcze zestawienie ofert) i w dniu 7 maja 2009 r. ( pozostałe) przez Kierownika Zamawiającego. Protokół postępowania i załączniki sporządzono zgodnie ze wzorami określonymi w załącznikach do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 188, poz. 1154). [Dowód: akta kontroli str. od 73 do 92] Do protokołu załączono oświadczenia, o których mowa w art. 17 Pzp złożone na druku ZP- 11. Oświadczenia złożyli członkowie Komisji przetargowej: Pani Urszula Grzyb, Pani Halina Gąsienica-Roj, Pan Bronisław Bublik, Pan Tomasz Tylka z datą 4 maja 2009 r. Kierownik Zamawiającego: Pan Janusz Majcher Burmistrz Miasta złożył oświadczenie w dniu 7 maja 2009 r. (oświadczenie załączone do wniosku Komisji o uznanie oferty). 2.8 Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty. Zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty z dnia 7 maja 2009 r., znak: ZP/341/17/09 zostało wysłane do Wykonawcy w tym samym dniu, za potwierdzeniem odbioru. Wykonawca odebrał zawiadomienie w dniu 12 maja 2009 r. Zawiadomienie, wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego od dnia 7 do 14 maja 2009 r. oraz zamieszczono na stronie internetowej również w dniu 7 maja 2009 r. W aktach postępowania jest przechowywany egzemplarz informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty potwierdzający wywieszenie na tablicy ogłoszeń oraz wydruk ze strony internetowej i kopia zawiadomienia wysłanego do Wykonawcy. [Dowód: akta kontroli str. od 93 do 96] 2.9 Umowa z wykonawcą. Umowa z wykonawcą Nr RL 6235-46/08 zawarta została w dniu 13 maja 2009 r. tj. przed upływem terminu związania ofertą i przed upływem 7 dni od daty przekazania zawiadomienia o wyborze oferty. W przypadku kontrolowanego zadania zgodnie z art. 94 ust. 1a Pzp, 8
Zamawiający mógł zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego przed upływem siedmiodniowego terminu, ponieważ złożona została tylko jedna oferta. Umowa zawarta została na czas określony tj.: od chwili podpisania do dnia 30 listopada 2009 r. [Dowód: akta kontroli str. od 97 do 122]. Stosownie do 26 pkt 6 umowy zabezpieczenie należytego wykonania przedmiotu umowy wynosiło 2% wartości wynagrodzenia brutto (419.680,00 zł) tj. kwotę 8.393,60 zł. Wykonawca wniósł zabezpieczenie w formie pieniądza w dniu 12 maja 2009 r. [Dowód: akta kontroli str. od 123 do 124]. Zwrot zabezpieczenia stosownie do 26 pkt 8 winien nastąpić: - Pierwsza część w wysokości 70% kwoty zabezpieczenia tj. 5.875,62 zł - w terminie 30 dni od daty dokonania końcowego odbioru robót, - Druga część w wysokości 30% kwoty zabezpieczenia tj. 2.518,00 zł w terminie 15 dni po upływie dłuższego okresu z okresów rękojmi za wady i gwarancji jakości W dniu 22 grudnia 2009 r. wykonawcy zwrócono 70% kwoty zabezpieczenia tj. kwotę: 6.015.02 zł w tym: kwota główna 5.875,52 zł + należne odsetki 139,50 zł. [Dowód: akta kontroli str. od 125 do 126] Zakres świadczenia określony w umowie był tożsamy z ofertą, a oferta została sporządzona zgodnie z przedmiotem zamówienia określonym w SIWZ. Ceny podane w umowie były zgodne z ceną podaną w ofercie. 2.10 Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia. Zgodnie z wymogiem art. 95 ust 1 zamawiający zamieścił ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Numer ogłoszenia 1462248-2009, data zamieszczenia 13 maja 2009 r. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego w dniach od 13 maja do 23 czerwca 2009 r. [Dowód: akta kontroli str. od 127 do 130] 2.11 Odbiór robót: Wykonawca w dniu 30 listopada 2009 r. powiadomił Zamawiającego o zakończeniu robót i zgłosił gotowość do odbioru końcowego. Zarządzeniem Nr 277/2009 Burmistrz Miasta Zakopane w dniu 1 grudnia 2009 r. powołana została komisja do odbioru hydrotechnicznych robót budowlanych. Protokół końcowego odbioru robót sporządzony został w dniu 8 grudnia 2009 r. Odbioru dokonała Komisja Zamawiającego w składzie osobowym jak ww. Zarządzeniu. Z zapisów protokołu wynika, iż zakończenie przedmiotu umowy Nr RL 6235-46/08 nastąpiło w terminie określonym 14 ust. 2 pkt 4 umowy. [Dowód: akta kontroli str. od 131 do 136] W aktach znajduje się protokół jednostronnego odbioru dokumentacji z dnia 7 września 2009 r. sporządzony przez Pana Bronisława Bublika Naczelnika Wydziału Rozwoju Lokalnego i Inwestycji. Opracowaną dokumentację przyjęto bezusterkowo. 9
Szczegółowe ustalenia kontroli w zakresie przestrzegania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych zawiera lista sprawdzająca stanowiąca załącznik do niniejszego protokołu. III. Wykorzystanie dotacji celowej na realizacje kontrolowanego zadania Dział 600 Transport i łączność Rozdział 60078 Usuwanie skutków klęsk żywiołowych, 2030 Dotacja celowa przekazana z budżetu państwa na realizacje własnych zadań bieżących gmin (związków gmin). Dotacja otrzymana - Dotacja wykorzystana - Środki niewykorzystane to kwota - 279.136,00 zł 277.916,00 zł 1.220,00 zł Uchwałą Budżetową Miasta Zakopane na rok 2009 Nr XXXIV/484/2008 Rady Miasta Zakopane z dnia 29 grudnia 2008 r. w załączniku nr 7 (wydatki majątkowe budżetu) zostały zaplanowane wydatki w dziale 600, rozdział 60016 Drogi publiczne gminne w 6050 Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych, na Remont przepustu pod ul. Tetmajera w kwocie 130.000,00 zł. Pismem znak BUSKŻ.5901-1-310/09 z dnia 12.01.2009 roku Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji poinformowało Burmistrza Miasta Zakopane, iż w ramach podziału środków na usuwanie skutków klęsk żywiołowych przewiduje się dofinansowanie w 2009 roku zadania pn. Odbudowa infrastruktury drogowomostowej na terenie miasta. Wysokość dotacji wyniesie nie więcej niż 450.000,00 zł i nie może przekroczyć 80% wartości zadania po przetargu. Pismo to było podstawą wprowadzenia do budżetu miasta środków przeznaczonych na to zadanie i tak: - Zarządzeniem Nr 79/2009 Burmistrza Miasta Zakopane z dnia 23 kwietnia 2009 r. w dziale 600 rozdział 60078 2030 kwota 248.800,00 zł, oraz Uchwałą Nr XLIII/643/2009 Rady Miasta Zakopane z dnia 25 września 2009 r. zwiększono o kwotę 30.336,00 zł w dziale 600 rozdział 60078 2030. W dniu 14 maja 2009 r. Urząd Miasta Zakopane wystąpił do MSWiA Biuro ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych z wnioskiem o dotację na dofinansowanie kontrolowanego zadania realizowanego w ramach usuwania szkód powstałych w obiektach miejskich Miasta Zakopane w skutek opadów deszczu w dniach 23-24 lipca 2008 r. Wartość robót przedstawionych do dofinansowania to kwota 348.920,00 zł w tym: Dotacja celowa z budżetu państwa: kwota 279.136,00 zł (co stanowi 80% wartości kosztów zadania). Udział własny jednostki samorządu terytorialnego: kwota 69.784,00 zł (co stanowi 20% wartości kosztów zadania). Do wniosku dołączono zestawienie rzeczowo-finansowe robót do wykonania w 2009 roku. Zarządzeniem Nr 273/09 Wojewody Małopolskiego z dnia 18 sierpnia 2009 r. z rezerwy celowej budżetu państwa przyznana została dotacja celowa na kontrolowane zadanie w kwocie 279.136,00 zł w dziale 600 rozdział 60078 2030. Dotacja powyższa została wprowadzona do budżetu i układu wykonawczego po stronie dochodów 2030, a po stronie wydatków 4270. W dniu 28 lipca 2009 r. została zawarta umowa nr MAŁ/502/KR/MSWiA/2009 pomiędzy MSWiA reprezentowanym przez Dyrektora Biura ds. Usuwania Skutków Klęsk 10
Żywiołowych działającego na podstawie pełnomocnictwa Nr DP-II-0114-204/09/RŻ z dnia 6 kwietnia 2009 r., a Miastem Zakopane w imieniu którego działa Burmistrz Zakopanego o dofinansowanie ze środków rezerw celowych budżetu państwa zadania dotyczącego Remont przepustu pod ul. Tetmajera. W 2 umowy określony został termin zakończenia zadania na dzień 30 listopada 2009 r. natomiast w 4 punkt 1 określono wysokość dotacji na kwotę 279.136,00 zł a w punkcie 2 ustalono wysokość środków jakie jednostka samorządu terytorialnego przeznaczy na realizację zadania z własnych środków kwota 69.784,00 zł. W dniu 13 maja 2009 została zawarta umowa o wykonanie robót budowlanych nr RL6235-46/09 pomiędzy Gminą Miasta Zakopane w imieniu której działa Burmistrz Miasta za kontrasygnatą Skarbnika Miasta, a wykonawcą Ośrodkiem Usług Inżynierskich STAAND Sp. z o.o z Krakowa ul. Kasprowicza 22 wyłonionym w drodze przetargu nieograniczonego. Przedmiot i zakres rzeczowy umowy przewidywał: 1. wykonanie dokumentacji projektowo kosztorysowej kwota 70.760,00 zł 2. wykonanie remontu i odbudowy przepustu kwota 348.920,00 zł. Środki zostały przekazane na rachunek Urzędu Miasta przelewem w dniu 10 grudnia 2009 r. Za wykonane prace wykonawca wystawił fakturę VAT nr 9/2009/W w dniu 8 grudnia 2009 r. na kwotę ogółem 347.700,00 zł (brutto) zapłaconą poleceniem przelewu w dniu 14 grudnia 2009 r. ze środków: Dotacja celowa kwota 277.916,00 zł (co stanowi 79,93% kosztów zadania). Środki własne kwota 69.784,00 zł (co stanowi 20,07% kosztów zadania). Wydatki realizowane były ze środków działu 600 rozdział 60078 4270. Stwierdza się, że przy finansowaniu zadania przestrzegana była zasada, iż przyznana dotacja stanowić może nie więcej niż 80% wartości kosztów zadania, a środki własne nie mniej niż 20% kosztów zadania. Dotacja celowa została wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem, środki niewykorzystane w kwocie 1.220,00 zł zostały zwrócone do budżetu Wojewody poleceniem przelewu w dniu 18 grudnia 2009 r. Rozliczenie finansowe zadania wraz z kopią faktury Nr 9/2009/W z dnia 8 grudnia 2009 oraz potwierdzeniem zapłaty (wyciąg bankowy) [Dowód: akta kontroli str. od 143 do 150]. Kontrola ustaliła, że poniesione wydatki na realizację zadania zostały ujęte w ewidencji księgowej działu 600 rozdział 60078 4270. Dokumenty objęte kontrolą spełniały wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2009 Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) sprawdzone były pod względem merytorycznym rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione. Ogółem wartość zadania pn. Remont przepustu pod ul. Tetmajera wykonywany w ramach usuwania szkód powstałych w obiektach miejskich Miasta Zakopane w skutek opadów deszczu w dniach 23-24 lipca 2008 r. wyniósł kwotę 434.327,20 zł, które zostały poniesione ze środków: Dotacja celowa kwota - 277.916,00 zł Środki własne kwota - 156.411,20 zł Wydatkowane z działu 600 rozdział 60078 4270-422.127,20 zł 4300-12.200,00 zł Zestawienie poniesionych ogółem wydatków oraz zapisy na kontach analitycznych dotyczących kontrolowanego zadania wraz z dowodem zwrotu niewykorzystanej dotacji (wyciąg bankowy) [Dowód: akta kontroli str. od 151 do 156]. 11
Niniejsza kontrola została wpisana do książki kontroli Urzędu Miasta Zakopane w pozycji 2/2010. Burmistrzowi Miasta Zakopane przysługuje na podstawie art. 44 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206) - prawo: - złożenia Dyrektorowi Wydziału Nadzoru Prawnego i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przed podpisaniem protokołu kontroli, pisemnych umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, - odmowy podpisania protokołu kontroli z jednoczesnym obowiązkiem złożenia na tę okoliczność, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn tej odmowy. Do protokołu wniesiono zastrzeżenia / nie wniesiono zastrzeżeń. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden po podpisaniu doręczono Burmistrzowi Miasta Zakopane. starszy inspektor (-) Danuta Żurek starszy inspektor (-) Grzegorz Gach Kntrolujący: Kntrolowany: BURMISTRZ MIASTA (-) inż. Janusz MAJCHER SKARBNIK MIASTA (-) mgr Helena Mamcarz Nowy Sącz, dnia: 30 czerwca 2010 r. Zakopane, dnia: 08.07.2010 12