Do zadań z-cy Dyrektora ds. zamówień publicznych należy:

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 45/2014 Rektora Akademii Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach z dnia 6 października 2014 r. w sprawie zamówień publicznych w sprawie określenia zasad udzielania zamówień publicznych o wartości przekraczającej równowartość kwoty ,00 Euro Działając na podstawie art. 66 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 572 Dz. U. Nr 164, poz ze zm.) oraz 61 Statutu Akademii Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach (dalej Akademia ) ustalam sposób postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych o wartości przekraczającej równowartość kwoty ,00 Euro, zwanymi dalej Zamówieniami publicznymi Przy udzielaniu przez Akademię zamówień publicznych należy przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm., zwaną dalej PZP ), wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych oraz innych obowiązujących przepisów prawnych. 2. Niniejsze zarządzenie nie ma zastosowania do zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 8a) PZP. 3. Wartość Euro w stosunku do złotego oblicza się w oparciu o przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 35 ust. 3 PZP Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w Akademii rozpoczyna się od złożenia przez kierownika odpowiedniej jednostki organizacyjnej Wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego", które go wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. Wniosek składany jest z-cy Dyrektora ds. zamówień publicznych w dziale Inwestycji, Funduszu Europejskich i Zamówień Publicznych. 2. We wniosku powinny zostać zawarte wszystkie informacje niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia postępowania. W razie potrzeby wniosek powinien być uzupełniony załącznikami. 3. Na wniosku powinny się znaleźć podpisy: a) Składającego wniosek i obliczającego wartość zamówienia, b) Kwestora (stwierdzający, że Akademia dysponuje środkami na realizację zamówienia), c) Rektora lub Kanclerza (potwierdzający zasadność wszczęcia postępowania), d) Kody CPV,

2 e) Źródło finansowania Do zadań z-cy Dyrektora ds. zamówień publicznych należy: a) Przyjmowanie wniosków o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego od komórek organizacyjnych Akademii, b) Przygotowywanie dokumentów niezbędnych do powołania Komisji Przetargowej, c) Udział w pracach Komisji Przetargowej w charakterze sekretarza, d) Podanie do wiadomości publicznej informacji o rozpoczęciu postępowania e) Dostarczenie do oferentów zatwierdzonej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (lub dokumentacji przetargowej), f) Przyjmowanie składanych ofert i zabezpieczenie ich przechowywania, g) Organizowanie posiedzeń Komisji Przetargowej, h) Sporządzanie Dokumentacji Podstawowych Czynności lub protokołów postępowania pod nadzorem Kancelarii, i) Podanie do wiadomości publicznej wyników postępowania, j) Przechowywanie dokumentacji przetargowej przez ustawowy okres, k) Prowadzenie rejestru i statystyki udzielonych zamówień publicznych, l) Przygotowywanie stosownych sprawozdań, m) Czynności niezastrzeżone do właściwości obsługującej Akademię Kancelarii Do zadań obsługującej Akademię Wychowania Fizycznego Kancelarii należą następujące czynności z zakresu związanego z udzielaniem zamówień publicznych: a) przygotowywanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (lub dokumentacji przetargowej w postępowaniach prowadzonych w trybie uproszczonym), b) udzielanie oferentom wyjaśnień formalnych do prowadzonego postępowania za pośrednictwem z-cy Dyrektora ds. zamówień publicznych, c) przygotowywanie projektów odpowiedzi na pytania oferentów oraz rozstrzygnięć protestów, d) reprezentowanie Akademii w postępowaniach odwoławczych w Urzędzie Zamówień Publicznych, e) przygotowywanie wystąpień do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w sprawach określonych ustawą Prawo zamówień publicznych, f) sprawdzanie sporządzanej przez z-cy Dyrektora ds. zamówień publicznych dokumentacji podstawowych czynności lub protokołów postępowania,

3 g) przygotowywanie projektów umów, h) udzielanie porad komórkom organizacyjnym w zakresie udzielania zamówień publicznych i realizacji umów zawartych w wyniku przeprowadzonych postępowań Komisja Przetargowa powoływana jest w postępowaniach, których szacunkowa wartość przekracza EURO. Tryb jej pracy reguluje Regulamin pracy Komisji Przetargowej Akademii Wychowania Fizycznego w Katowicach", stanowiący Załącznik nr 2 do zarządzenia. 2. Komisja Przetargowa może być również powoływana w postępowaniach, w których szacunkowa wartość nie przekracza EURO W postępowaniach, których szacunkowa wartość przekracza EURO Wniosek o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego", Specyfikację istotnych warunków zamówienia", korespondencję z oferentami i Urzędem Zamówień Publicznych oraz umowę ze zwycięzcą postępowania podpisuje Rektor. 2 W postępowaniach, których szacunkowa wartość nie przekracza EURO, dokumenty wymienione w pkt. 1 podpisuje Kanclerz. 7 Traci moc Zarządzenie nr 13/2007 Rektora Akademii Wychowania Fizycznego w Katowicach z dnia 2 kwietnia 2007 r. w sprawie zamówień publicznych. 8 Niniejsze zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Rektor Prof. dr hab. Adam Zając

4 Załącznik nr 1 WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA W SPRAWIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 1. Data: 2. Komórka organizacyjna: 3. Szczegółowy opis zamówienia: 4. Kod Wspólnego Słownika Zamówień : 5. Szacunkowa wartość zamówienia netto w EURO: 6. Podstawa dokonania wyceny szacunkowej PLN brutto : Kurs EURO 4,2249 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. poz. 1692) Obliczenie wykonał: Podpis Pozycja w planie rzeczowo-finansowym: 8. Podmioty, które zadeklarowały dofinansowanie:... w kwocie... PLN 9. Proponowany skład komisji przetargowej: 10. Osoba odpowiedzialna merytorycznie za prowadzenie sprawy: 11. Pożądany termin realizacji zamówienia: Wykaz dokumentów (poza wymaganymi ustawowo), które powinien dostarczyć oferent:

5 13. Warunki, które powinien spełnić oferent (poza ustawowymi): 14. Proponowane kryteria wyboru i ich znaczenie: Cena...%... %...%... % 15. Zapisy umowy wymagane ze względu na rodzaj zamówienia: 16. Inne a) złożenie oferty częściowej: tak /nie* b) złożenie oferty wariantowej: tak /nie* c) udzielenie zamówień uzupełniających: tak /nie*.. Kierownik jednostki organizacyjnej Zatwierdzam do realizacji, Katowice, dnia... Kwestor Rektor / Kanclerz * niepotrzebne skreślić

6 Załącznik nr 2 Regulamin Pracy Komisji Przetargowej Akademii Wychowania Fizycznego w Katowicach 1. Komisję obowiązują przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004r (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, póz. 177 z późniejszymi zmianami), zwanej dalej ustawą, akty wykonawcze wydane na jej podstawie oraz postanowienia niniejszego regulaminu. 2. Komisja Przetargowa rozpoczyna działalność z dniem jej powołania. Członków komisji powołuje i odwołuje Rektor spośród pracowników Akademii. Komisja ma charakter doraźny. 3. Członek komisji rzetelnie i obiektywnie wykonuje powierzone mu czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. 4. Odwołanie członka komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może nastąpić wyłącznie w sytuacji naruszenia przez niego obowiązków, o których mowa w pkt. 3, w sytuacji, o której mowa w pkt. 6 oraz jeżeli z powodu innej przeszkody nie może on brać udziału w pracach komisji. 5. Niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez dostawców lub wykonawców w celu potwierdzenia spełnienia stawianych im warunków, członkowie komisji składają pisemne oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy. 6. W przypadku złożenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w pkt. 5, niezłożenia przez niego oświadczenia albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą przewodniczący komisji niezwłocznie wyłącza członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Informację o wyłączeniu członka komisji, przewodniczący komisji przekazuje Rektorowi, który w miejsce wyłączonego członka, może powołać nowego członka komisji. Wobec przewodniczącego komisji czynności wyłączenia dokonuje bezpośrednio Rektor. 7. Członek komisji, z zastrzeżeniem pkt. 5, jest obowiązany w każdym czasie wyłączyć się z udziału w pracach komisji, niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w pkt. 5, o czym informuje przewodniczącego komisji. Przepis pkt. 6 stosuje się odpowiednio. 8. Czynności podjęte w postępowaniu przez członka komisji, po powzięciu przez niego wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w pkt. 5, są nieważne. Czynności komisji, jeżeli zostały dokonane z udziałem takiego członka, z zastrzeżeniem pkt. 9, powtarza się, chyba że postępowanie powinno zostać unieważnione. Przepis stosuje się odpowiednio do sytuacji, w której członek komisji zostanie wyłączony z

7 powodu niezłożenia oświadczenia, o Którym mowa w pkt. 5, albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą. 9. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznie nie wpływających na wynik postępowania. 10. Pracami komisji kieruje przewodniczący, powoływany i odwoływany przez Rektora spośród członków komisji. 11. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności; a odebranie oświadczeń członków komisji, o których mowa w pkt. 5 oraz poinformowanie kierownika jednostki o okolicznościach, o których mowa w pkt. 6 i 7, b. wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie, c. podział między członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym, d. nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, e. informowanie Rektora o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 12. Oświadczenia, o których mowa w pkt, 5, przewodniczący włącza do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 13. Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi sekretarz komisji powoływany przez Rektora. 14. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, Rektor na wniosek przewodniczącego komisji może zasięgnąć opinii biegłych (rzeczoznawców). 15. Do biegłych stosuje się odpowiednio przepis pkt. 5, 6, 7, 8 i Biegły przedstawia opinię na piśmie, a na żądanie komisji bierze udział w jej pracach z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień. 17. Komisja, przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia przez Rektora: a) propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem, b) projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę, c) propozycję zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone rokowania, d) ogłoszenia wymagane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

8 e) projekty innych dokumentów, w szczególności wnioski Rektora do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą. 18. Komisja w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w szczególności: a) udziela wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, b) prowadzi negocjacje albo rokowania z dostawcami lub wykonawcami w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji albo rokowań, c) dokonuje otwarcia ofert, d) ocenia spełnianie warunków stawianych dostawcom lub wykonawcom oraz wnioskuje do Rektora o wykluczenie dostawców lub wykonawców w przypadkach określonych ustawą, e) wnioskuje do Rektora o odrzucenie oferty w przypadkach przewidzianych ustawą, f) ocenia oferty nie podlegające odrzuceniu, g) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź występuje o unieważnienie postępowania, h) przyjmuje i analizuje wnoszone protesty oraz przygotowuje projekt odpowiedzi na protest. 19. Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków komisji, z zastrzeżeniem pkt. 22, 23, Indywidualna ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert. 21. Przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami można sporządzić zbiorcze zestawienie oceny ofert. 22. W postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o ocenę komisja proponuje wybór oferty, która zawiera najniższą cenę. 23. W postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki komisja przedstawia kierownikowi jednostki propozycję zawarcia umowy z oferentem, z którym były prowadzone rokowania. 24. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 93 ust. 1 ustawy komisja występuje do Rektora o unieważnienie postępowania. Pisemne uzasadnienie ta kiego wniosku powinno zawierać wskazanie podstawy prawnej oraz omawiać okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania. 25. Rektor stwierdza nieważność czynności podjętej z naruszeniem prawa. 26. Na polecenie Rektora komisja powtarza unieważnioną czynność, podjętą z naruszeniem prawa

9 27. Wykonawca lub uczestnik konkursu może w terminie przewidzianym do wniesienia odwołania poinformować Zamawiającego o niezgodnej z przepisami ustawy czynności podjętej przez niego lub zaniechaniu czynności, do której jest on zobowiązany na podstawie ustawy, na które nie przysługuje odwołanie na podstawie art. 180 ust. 2 PZP. Przewodniczący komisji przekazuje informację, wraz ze stanowiskiem komisji, do rozpatrzenia Rektora. Przygotowanie i przeprowadzenie nowego postępowania w tej samej sprawie powierza się komisji w zmienionym składzie, jeżeli kierownik jednostki odmówi zatwierdzenia propozycji komisji i unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 93 ust. 1 pkt. 7 ustawy.