P R O T O K Ó Ł ŚR. XIV. ET

Transkrypt

1 ŚR. XIV. ET P R O T O K Ó Ł z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 12 grudnia 2005 r., w Urzędzie Gminy Trzciana województwo małopolskie, przez członków Zespołu Kontrolnego: 1. mgr inż. Jan Wałęga - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Środowiska i Rolnictwa Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie Oddział Zamiejscowy w Tarnowie. Upoważnienie z dnia r., Nr Upoważnienia 134/ mgr Edyta Tomczyk Referent w Wydziale Środowiska i Rolnictwa Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie Oddział Zamiejscowy w Tarnowie. Upoważnienie z dnia r., Nr Upoważnienia 133/05. Kontrola została przeprowadzona za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2004 r. na podstawie Upoważnień Dyrektora Wydziału Środowiska i Rolnictwa w Krakowie. Wójtem Gminy jest Pan Józef Nowak - zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej z dn r. stwierdzającego że w wyborach w dniu r. został wybrany Wójtem Gminy. Skarbnikiem Gminy jest Pani Bożena Jagielska która została powołana Uchwałą Nr I/7/95 Rady Gminy w Trzcianie z dn. 11 marca 1995 r. w sprawie powołania Skarbnika Gminy. I. Podstawa prawna: 1).Ustawa o finansach publicznych z dnia 26 listopada 1998 r. ( Dz.U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 z póź. zm., Nr 45 poz. 391, Nr 65 poz. 594, Nr 96 poz. 874, Nr 166 poz. 1611, Nr 189 poz. 1851) 2) Prawo zamówień publicznych, ( Dz.U. z r. Nr 177 poz. 1113) 3).Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 4 września 2001 r. w sprawie wykazu miejscowości dotkniętych powodzią oraz miejscowości, na których obszarze wystąpiły osuwiska ziemne lub huragany (Dz. U. Nr 95, poz. 1046). 4) Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie ( Dz.U. Nr 91, poz. 577 z póź. zm.) II. Informacji udzielał: Pan Stanisław Kowalczyk Kierownik Referatu Budownictwa

2 III. Tematyka kontroli: Kontrola zasadności wydatkowania dotacji na usuwanie skutków klęski żywiołowej-powódź: a) ocena strat powstałych w wyniku klęski żywiołowej w infrastrukturze gminnej, b) przyjęcie określonych programów realizacji celów i zadań związanych z usuwaniem skutków klęski żywiołowej, c) realizacja dotacji celowych pochodzących z budżetu państwa na zadania własne gminy, d) wykorzystanie przyznanych w tym celu środków finansowych zgodnie z przeznaczeniem oraz ustawą Prawo Zamówień Publicznych, e) ustalenie przyczyn i skutków finansowych stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych. IV. Ustalenia kontroli: W 2004 roku Urząd Gminy Trzciana otrzymał środki finansowe z rezerwy celowej budżetu państwa w wysokości ,00 zł. na odbudowę infrastruktury drogowej. Gmina zrealizowała następujące zadanie: Odbudowa drogi gminnej Kamionna Brzeziny - zadanie z powodzi 2001 r. Podczas kontroli przedstawiono Harmonogram realizacji zadań związanych z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych podpisany przez Wójta Gminy z którego wynika, że będzie wykonywane przedmiotowe zadanie. Powódź 2001 rok W 2001 r. na terenie gminy Trzciana wystąpiła powódź, w wyniku której gmina poniosła liczne straty w infrastrukturze komunalnej. Protokołem Komisji Gminnej Nr 1/2001 z dn r. oszacowano straty które zostały zweryfikowane przez Komisję Wojewody Małopolskiego. W protokole weryfikacyjnym Nr 18/2001 z dn r. straty ogółem oszacowano na kwotę ,00 zł. w tym drogi gminne uległy zniszczeniu na kwotę ,00 zł. na odc. 6,8 km. Działania podjęte w 2004 roku dotyczące usuwania skutków powodzi, które wystąpiły na obszarze gminy w 2001 roku. Promesą Nr BSP.340-7(159)/04 z dn r. z Biura Dyrektora ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych z KPRM poinformowano Gminę Trzciana o otrzymaniu środków dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa na: Odbudowę infrastruktury drogowej- wysokość dotacji wynosi nie więcej niż ,00 zł. i nie może przekroczyć 80 % wartości zadania po przetargu. Opis przedmiotu zamówienia : Urząd Gminy Trzciana ogłosił przetarg nieograniczony o wartości poniżej EURO na zadanie: Odbudowa drogi gminnej Kamionna Brzeziny w msc. Kamionna Ogłoszenie o przetargu ukazało się na stronie Internetowej: w dn r. oraz zamieszczono na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego w dniach od r. Termin składania ofert wyznaczony został na dzień r. 2

3 Zakres przetargu odnosił się do wykonania podbudowy drogi kruszywem z żużla wielkopiecowego o grubości 12 cm na powierzchni 2040 m² oraz ułożenia masy asfaltowej o gr. 5 cm na powierzchni 1800 m². Wartość szacunkową zamówienia wyliczono na podstawie kosztorysu inwestorskiego z dnia r. na kwotę brutto:78.232,80 zł. W przetargu nieograniczonym brało udział 2 oferentów. W Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia ( SIWZ) z dnia r. określono warunki oceny ofert tj: - cena zamówienia 100 % Wybrano następującą ofertę: 1. Ziem-Dróg Usługi Transportowo - Sprzętowe GDÓW, ul. Młyńska 806 woj. Małopolskie.na kwotę ,54 zł. Powyższa oferta wygrała jako najtańsza. Wartość oferty najdroższej wynosiła brutto ,32 zł. W dniu r. zawarto umowę z firmą Ziem-Dróg : na kwotę ,54 zł na wykonanie prac określonych w SIWZ. Termin realizacji r. Urząd Gminy Trzciana złożył wniosek do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Biura ds. usuwania skutków klęsk żywiołowych /zwanego dalej Biurem/ o dofinansowanie w/w zadanie. Wniosek z dn r. na Odbudowę drogi gminnej Kamionna -Brzeziny. Wartość robót ,54 zł., udział własny gminy ,54 zł., dotacja ,00 zł. Przedmiotowy wniosek uzyskał pozytywną opinię Wojewody Małopolskiego dn r. Do wniosku załączono zestawienia rzeczowo-finansowe na zadanie z którego wynika że będzie odbudowywana droga na odc. 600 mb. Zakres rzeczowy pokrywa się z zakresem strat zweryfikowanym przez Komisję Wojewody. Na w/w drodze były wykonywane następujące prace: wykonanie górnej warstwy podbudowy z żużla wielkopiecowego grubości 12 cm po zagęszczeniu w ilości 2040 m2.- utrwalenie nawierzchni masą bitumiczną grubość 5 cm w ilości 1800 m2. W dniu r. w Warszawie zawarto Umowę z Biurem ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych KPRM, Nr MAŁ/27/KPRM/2004, pomiędzy Szefem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów reprezentowanym przez Pana Jana Wintera p.o. Dyrektora Biura ds. Usuwania Skutków Powodzi, a Urzędem Gminy Trzciana w imieniu której działał: Pan Józef Nowak Wójt Gminy Trzciana z kontrasygnatą Skarbnika Gminy Pani Bożeny Jagielskiej na dofinansowanie zadania związanego z usuwaniem skutków powodzi z 2001 r. Zgodnie z niniejszą umową przyznana dotacja w kwocie ,00 zł stanowiła 79,6 % wartości kosztów zadania, zaś kwota przeznaczona ze środków własnych wynosiła ,54 zł. tj. 20,4 % kosztów zadania. Rozliczenie końcowe z dn r. kosztów zadania do umowy MAŁ/27/KPRM/2002, realizowanego z udziałem środków z rezerwy celowej budżetu państwa, przedstawia się następująco: Koszt przedsięwzięcia wykonano wg Umowy nr MAł/27/KPRM/ ,54 zł. Dofinansowanie ze środków publicznych ,00 zł. Udział jednostki samorządu terytorialnego ,54 zł. 3

4 Wykaz faktur / rachunków: lp Wystawca Nr faktury Data wystawienia Kwota faktury Kwota faktury przedstawiona do refundowania 1 Ziem-Dróg Usługi Transportowo- Sprzętowe, Gdów RAZEM 53/ ,54 zł ,00 zł ,54 zł Fakturę zapłacono przelewem: 1) Faktura Nr 53/2004 -przelew w kwocie ,54 zł. w dn r. w BSR o/trzciana. Protokół rzeczowo -finansowy odbioru inwestycji spisano dnia 23 sierpnia 2004 r. Roboty zostały wykonane terminowo i zgodnie z umową, bez usterek. Gwarancja za wykonane roboty 2 lata. Zarządzeniem Nr 72/IV/04 Wójta Gminy Trzciana z dn. 12 maja 2004 r. w sprawie zmian budżetu gminy i układu wykonawczego budżetu na 2004 r., załącznik nr 1 wprowadzono dotację do budżetu gminy w dziale 600 rozdz w kwocie ,00 zł. W załączniku nr 2 do zarządzenia istnieje zapis dotyczący zabezpieczenia własnych środków w dziale 600, rozdział odbudowa drogi Kamionna Brzeziny ,00 zł. Pismem z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie Nr FB.II z dn r. poinformowano Gminę Trzciana, że Zarządzeniem Nr 197/04 Wojewody Małopolskiego z dn r. przyznana została z rezerwy celowej budżetu państwa dotacja celowa na rok 2004 w łącznej kwocie ,00 zł. w dziale 600-Transport i Łącznośc, rozdz na realizację zadań własnych: Odbudowa drogi gminnej Kamionna-Brzeziny w m. Kamionna. V. Podsumowanie: Na podstawie analizowanej dokumentacji w postaci protokołów strat, dokumentacji dotyczącej wyłonienia wykonawcy, protokołu odbioru robót, oraz faktur stwierdza się, że: - Wykonawcę wyłoniono w trybie przetargu nieograniczonego, - Z wykonawcą była spisana umowa określająca zakres robót, terminy realizacji i sposób zapłaty. - W 2004 roku całkowicie zakończono planowane zadania w zakresie usuwania skutków powodzi, dofinansowane ze środków z rezerwy celowej budżetu państwa. Zrealizowane zadanie zostało odebrane komisyjnie i rozliczone finansowo. - Dokumentacja finansowa odzwierciedla realizację zadania. Faktura zawiera wymagane opisy. 4

5 W zakresie działania zmierzającego do usunięcia skutków powodzi w badanym okresie nie stwierdzono nieprawidłowości. VI. Zalecenia: Brak konieczności zaleceń. Przed podpisaniem protokołu Wójt Gminy Trzciana poinformowany został o przysługującym prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń w odniesieniu do konkretnych faktów ujętych w protokole także prawie złożenia pisemnych wyjaśnień do ustaleń kontroli w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu. Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń. - pierwszy egz. Wydz.ŚiR MUW w Krakowie OZ/Tarnów - drugi egz. Wójt Gminy Trzciana Protokół podpisano dn r. w UG Trzciana i dostarczono Wójtowi Gminy. W dniu zakończenia protokołu dokonano wpisu do książki ewidencji kontroli w poz 4 str. 13. Trzciana, dnia r. KONTROLOWANY KONTROLUJĄCY Wójt Gminy Trzciana (-) Jan Wałęga (-) mgr inż. Józef Nowak starszy inspektor wojewódzki SKARBNIK GMINY (-) Edyta Tomczyk (-) Bożena Jagielska referent Małopolski Urząd Wojewódzki Wydział Środowiska i Rolnictwa Oddział Zamiejscowy Tarnów, Al. Solidarności 5-9 5