REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PONIŻEJ PROGU EURO NETTO W OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W WOŁOMINIE

Transkrypt

1 REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PONIŻEJ PROGU EURO NETTO W OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W WOŁOMINIE 1 1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1) ustawie Prawo zamówień publicznych (Pzp) należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013r. poz. 907 z późn.zm.), 2) Kierowniku Zamawiającego bądź Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Wołominie, 3) Zamawiającym należy przez to rozumieć Ośrodek Pomocy Społecznej w Wołominie, 4) Głównym Księgowym należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Zamawiającego, 5) Komórki organizacyjne bądź samodzielne stanowisko należy przez to rozumieć odpowiednie komórki bądź stanowiska opisane w strukturze organizacyjnej Ośrodka, 6) Regulaminie należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy prawo zamówień publicznych, 7) Zamówieniu należy przez to rozumieć zamówienie, do którego stosuje się postanowienia niniejszego Regulaminu Do zamówień publicznych, których wartość szacunkowa w skali roku nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto, nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (art. 4 pkt 8 Pzp). 2. Regulamin stosuje się do udzielania zamówień o wartości poniżej euro netto. 3. Podstawą udzielenia zamówienia publicznego jest umieszczenie wydatku w planie finansowym na dany rok budżetowy. 4. Realizacja zamówień odbywa się poprzez Komórki organizacyjne Ośrodka, które są zobowiązane do zachowania należytej staranności przy szacowaniu wartości zamówienia, z uwzględnieniem zakazu dzielenia zamówień oraz zaniżania ich wartości w celu uniknięcia stosowania ustawy Pzp. 5. Wyznaczona komórka organizacyjna Ośrodka prowadzi rejestr udzielonych zamówień publicznych poniżej kwoty euro netto. 6. Nadzór nad prawidłowością prowadzonych postępowań i realizacją zamówień oraz obowiązek zachowania należytej staranności spoczywa na Dyrektorze, Zastępcy Dyrektora oraz kierownikach komórek organizacyjnych Ośrodka Zaciągnięcie zobowiązań dotyczących drobnych wydatków do wysokości zł netto nie wymaga formy pisemnej, z wyłączeniem zobowiązań dotyczących usług. 2. Zobowiązania w wysokości powyżej zł do zł netto wymagają formy pisemnej, może to być pisemne zlecenie lub zamówienie. 3. Zobowiązania powyżej zł netto dotyczące usług i robót budowlanych wymagają obligatoryjnie wcześniejszego zawarcia umowy na piśmie. W przypadku dostaw dokumentem stwierdzającym udzielenie zamówienia może być umowa, faktura bądź rachunek.

2 4 1. Do ustalenia wartości zamówienia, komórka organizacyjna lub samodzielne stanowisko ubiegające się o zamówienie, stosuje przepisy art ustawy prawo zamówień publicznych. Wzór protokołu z ustalenia wartości zamówienia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 2. Wszczęcie postępowania o udzielnie zamówienia publicznego, którego wartość przekracza kwotę zł netto i nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty euro netto następuje na Wniosek o udzielnie zamówienia bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych sporządzony przez kierownika komórki organizacyjnej lub pracownika samodzielnego stanowiska ubiegającego się o udzielenie zamówienia. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu Sporządzony wniosek, o którym mowa w 4 ust.2 jest przedstawiany do zaakceptowania Dyrektorowi OPS lub osobie przez niego upoważnionej, która wydaje pisemną zgodę na rozpoczęcie postepowania o udzielenie zamówienia. 2. Każdorazowo zgoda, o której mowa w ust.1 może być wyrażona po uzyskaniu pisemnej informacji od Głównego Księgowego, że zobowiązanie dotyczące zamówienia mieści się w planie finansowym, a na rachunku bankowym Zamawiającego zgromadzone są wystarczające środki finansowe do realizacji zamówienia. 3. Po uzyskaniu akceptacji wniosku, o którym mowa w punkcie 1 odpowiedzialna komórka organizacyjna Ośrodka kieruje do Wykonawców Zaproszenie do złożenia oferty cenowej zgodnie z wybraną formą określoną we wniosku wraz z formularzem oferty. Wzór zaproszenia stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia. 4. Postępowanie przygotowuje i przeprowadza pracownik, któremu Kierownik Zamawiającego lub osoba przez niego upoważniona, zostało powierzone dokonanie takich czynności. 5. Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę. 6. Najkorzystniejszą ofertę jest oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia lub dotyczących właściwości Wykonawcy, określonych i opisanych w zaproszeniu do złożenia oferty cenowej Każdy z Wykonawców, może złożyć tylko jedna ofertę i zaproponować tylko jedną cenę, która nie podlega zmianie. Nie prowadzi się negocjacji w sprawie ceny. Zamawiający udziela zamówienia Wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę. 2. Jeżeli kryteriami oceny ofert są cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia lub właściwości Wykonawcy, Zamawiający udziela zamówienia Wykonawcy, którego oferta przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów. 3. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną. 4. W przypadku złożenia ofert, których jedynym kryterium jest cena, nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o jednakowej cenie Zmawiający może: a) odrzucić oferty, albo b) przeprowadzić negocjacje z Wykonawcami dotyczące ceny złożonych ofert, w celu wyboru najkorzystniejszej oferty, z zastrzeżeniem iż cena najkorzystniejszej oferty nie może być wyższa od oferty pierwotnie złożonej.

3 5. W przypadku wpłynięcia jednej oferty dopuszcza się jej rozpatrzenie i udzielenia zamówienia Wykonawcy, jeżeli cena oferty nie odbiega od wartości rynkowych Wszystkie oferty cenowe, które wpłyną do Zamawiającego są otwierane w czasie i miejscu wskazanym w zaproszeniu. Dopuszcza się złożenie ofert w formie: pisemnej, elektronicznej, faksem, telefonicznie. 2. Zamawiający z przeprowadzonego postępowania sporządza pisemny protokół, wzór protokołu stanowi załącznik nr Protokół z wyboru zatwierdza Dyrektor OPS lub osoba przez niego upoważniona. 4. Zamawiający udzielając zamówienia, do którego stosuje się postanowienia niniejszego Regulaminu, może zamieścić ogłoszenie o udzieleniu zamówienia na swojej stronie internetowej, podając nazwę (firmy) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę o wykonanie zamówienia albo informację o nieudzieleniu zamówienia. 5. Zamawiający przechowuje dokumentację postepowania o udzielenie zamówienia przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania, w szczególności protokół, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność W przypadku zaistnienia pilnej potrzeby wykonania zamówienia (np. na skutek awarii, zagrożenia zdrowia i życia) lub konieczności udzielenia zamówienia dodatkowego dotychczasowemu Wykonawcy w sytuacji, gdy oddzielenia zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego z przyczyn technicznych lub gospodarczych wymagałoby poniesienia niewspółmiernych kosztów lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego dopuszcza się udzielenie zamówienia, którego wartość szacunkowa wynosi powyżej zł netto z pominięciem procedury objętej niniejszym Zarządzeniem i wystąpienie do Kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej z wnioskiem o odstąpienie od stosowania Zarządzenia. 2. W innych szczególnych przypadkach o odstąpieniu od procedury decyduje Kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona Komórki organizacyjne Ośrodka do dnia 30 stycznia każdego roku, sporządzają Roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień do równowartości kwoty euro netto, z podziałem na usługi, dostawy oraz roboty budowlane oraz Harmonogram planowanych zamówień o wartości od zł do euro z podziałem na usługi, dostawy i roboty budowlane, który maja obowiązek przekazać do wyznaczonej komórki organizacyjnej bądź samodzielnego stanowiska. 2. W przypadku zmian w Harmonogramie planowanych zamówień komórki organizacyjne Ośrodka przekazują informację o zmianach do wyznaczonej komórki organizacyjnej bądź samodzielnego stanowiska Regulamin wchodzi wżycie w ciągu 14 dni od dnia podpisania przez Dyrektora Ośrodka. 2. Do postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszego regulaminu stosuje się przepisy dotychczas obowiązujące.

4 Załącznik nr 1 do regulaminu udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych Znak sprawy: Data sporządzenia protokołu:.. Protokół z ustalenia wartości zamówienia 1. Opis przedmiotu zamówienia: 2. Wartość zamówienia została ustalona na kwotę...zł, co stanowi równowartość... euro 3. Wartość zamówienia została ustalona w dniu.... r. na podstawie (wskazać odpowiedni dokument, np. planowane koszty, kosztorys inwestorski, program funkcjonalno - użytkowy) Imię i nazwisko osoby, która ustaliła wartość zamówienia lub imiona i nazwiska oraz stanowiska osób, które dokonały ustalenia wartości zamówienia: 1). 2). Podpis osoby lub podpisy osób, które dokonały ustalenia wartości zamówienia

5 Załącznik nr 2 do regulaminu udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych Znak sprawy: WNIOSEK O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, KTÓREGO WARTOŚĆ NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY EURO 1) cel udzielenia zamówienia: 2) imię, nazwisko i stanowisko osoby składającej wniosek:. 3) opis przedmiotu zamówienia: 4) wartość zamówienia oraz imię i nazwisko oraz stanowiska osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia lub imiona i nazwiska oraz stanowiska osób, które dokonały ustalenia wartości zamówienia: 5) dokumenty, na podstawie których dokonano ustalenia wartości zamówienia: 6) przewidywany termin wszczęcia postępowania:... 7) opis sposobu obliczenia ceny: 8) warunki płatności:.. 9) przewidywany termin wykonania zamówienia:... 10) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert:. 11) warunki, jaki muszą spełnić wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:

6 Załącznik nr 2 do regulaminu udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych 13) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: 14) wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: a).. b).. c).. 15) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach: Data i podpis osoby składającej wniosek Oświadczenie głównego księgowego o posiadaniu bądź nie środków na realizacje zamówienia: Data i podpis głównego księgowego Decyzja kierownika zamawiającego o wyrażeniu bądź nie zgody na wszczęcie postępowania:..... Data i podpis kierownika zamawiającego

7 Załącznik nr 3 do regulaminu udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych Znak sprawy:.., dnia... (nazwa i adres wykonawcy) ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY CENOWEJ 1. Zamawiający -, zaprasza do złożenia oferty na.. 2. Informacje niezbędne do przygotowania i złożenia oferty: 1) opis przedmiotu zamówienia:... 2) termin wykonania zamówienia:. 3) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: 4) wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: a) b) c) 5) informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami: 6) wymagania dotyczące wadium, jeżeli zamawiający żąda wniesienia wadium: 7) termin związania ofertą:...

8 Załącznik nr 3 do regulaminu udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych 8) opis sposobu przygotowywania ofert: 9) miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert: 10) opis sposobu obliczenia ceny:... 11) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert:... 12) informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego: 13) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli Zamawiający żąda wniesienia zabezpieczenia: 14) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach: Postępowanie o udzielenie zamówienia jest prowadzone zgodnie z regulaminem udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy - Prawo zamówień publicznych, udostępnionym na stronie internetowej.... Data i podpis kierownika zamawiającego

9 Załącznik nr 4 do regulaminu udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych Znak sprawy: Data sporządzenia protokołu:.. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia, którego wartość nie przekracza równowartości kwoty euro netto 1. Opis przedmiotu zamówienia: 2. Wartość zamówienia została ustalona na kwotę:... zł netto, co stanowi równowartość... euro 3. Zapytanie cenowe/ ofertowe zostało skierowane w dniu.. do.. (podać liczbę) niżej wymienionych Wykonawców: 1) 2) 3) 4) 4. Zapytanie cenowe/ ofertowe zostało skierowane do Wykonawców: em, telefonicznie, pisemnie, faksem. 5. Termin składania ofert:. 6. W wymaganym terminie wpłynęły oferty: Lp. Nazwa i adres Wykonawcy Cena netto Cena brutto Inne kryteria oceny Liczba punktów 7. Za najkorzystniejszą uznano ofertę nr.. złożoną przez Wykonawcę:.. 8. Umowę podpisano w dniu: 9. Protokół sporządził:.. (podpis i data) 10. Protokół oraz wynik przeprowadzonego postępowania zatwierdził:. (podpis i data)