ZASADY OGÓLNE. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

Transkrypt

1 1 Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych Sektorowych obowiązujący w Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w K U T N I E ZASADY OGÓLNE 1. Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z ograniczoną odpowiedzialnością w Kutnie, ul. Przemysłowa 4 udzielając zamówień publicznych sektorowych na dostawy, usługi lub roboty budowlane opłacanych przez zamawiającego stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19 poz.177 z późniejszymi zmianami) z uwzględnieniem art. 3 ust. 1 pkt 3, art. 132 i 133 ustawy. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 2. - Ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19 poz.177 z późn. zmianami) - Zamawiającym - należy przez to rozumieć podmiot wymieniony w art. 3 ust. 1 pkt 3 ustawy jw. - Zarządzie należy przez to rozumieć Prezesa Zarządu Dyrektora Przedsiębiorstwa PWiK Sp. z o.o. w Kutnie. - Przewodniczącym Komisji należy przez to rozumieć również Zastępcę Przewodniczącego Komisji w przypadku nieobecności Przewodniczącego. - Zamówieniu sektorowym należy przez to rozumieć: zamówienie udzielane w celu tworzenia sieci przeznaczonych do świadczenia publicznych usług związanych z produkcją lub dystrybucją wody pitnej lub dostarczania wody pitnej do takich sieci lub kierowania takimi sieciami zamówienia związane z kanalizacją

2 2 3. Stosując przepisy Ustawy należy zawsze uwzględniać inne akty prawne bezpośrednio z nią związane. Należy również uwzględniać akty prawne, które ukazały się w trakcie opracowywania regulaminu i mają moc obowiązującą oraz akty prawne, które będą wprowadzane w trakcie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. SYSTEM UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH SEKTOROWYCH Jeżeli wartość zamówień publicznych sektorowych nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty : , 00 euro dla dostaw lub usług ,00 euro dla robót budowlanych jego udzielenie poprzedzone jest postępowaniem prowadzonym w jednym z niżej wymienionych trybów : zapytanie ofertowe sektorowe przetarg nieograniczony sektorowy Zamawiający po dokonaniu oceny ofert w celu wyboru najkorzystniejszej oferty przeprowadza negocjacje z potencjalnym Wykonawcą, jeżeli przewidział to w zaproszeniu. Z negocjacji sporządza się protokół zawierający co najmniej: datę i miejsce przeprowadzenia negocjacji podmioty biorące udział w negocjacjach oraz osoby je reprezentujące ostateczną propozycję Oferenta Protokół z negocjacji stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu. 2. Jeżeli wartość zamówień innych niż wymienione pkt. 1 przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro dla dostaw, usług i robót budowlanych jego udzielenie poprzedzone jest postępowaniem prowadzonym w jednym z niżej wymienionych trybów : przetarg nieograniczony przetarg ograniczony negocjacje z ogłoszeniem dialog konkurencyjny negocjacje bez ogłoszenia

3 3 zamówienie z wolnej ręki zapytanie o cenę licytacja elektroniczna 3. Wybór postępowania zatwierdza Zarząd Spółki. 4. Udzielanie zamówień publicznych na rzecz Zamawiającego realizowane przez Stałą Komisję Przetargową, zwaną dalej Komisją powołaną Zarządzeniem wewnętrznym Prezesa Zarządu - Dyrektora PW i K Sp. z o.o. w Kutnie, działającą na podstawie Regulaminu Pracy Stałej Komisji Przetargowej stanowiącego załącznik do Zarządzenia oraz Sekcję Zamówień Publicznych działającą w oparciu o zadania i obowiązki określone w Regulaminie Organizacyjnym P W i K Sp. z o.o. 5. Każdorazowe udzielenie zamówienia musi być poprzedzone złożeniem przez Kierownika Działu stosownego wniosku o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne z uzyskaniem akceptacji Zastępcy Dyrektora, Głównego Księgowego pod względem zabezpieczenia środków finansowych, akceptacji Radcy Prawnego lub Adwokata wykonującego obsługę prawną Spółki, a następnie Zarządu P W i K Sp. z o.o.. 6. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego ma zawierać m.in. szczegółowe warunki opisu przedmiotu zamówienia, warunki techniczne, parametry, warunki wykonania i odbioru przedmiotu zamówienia, warunki umowne wymagane od oferentów, proponowane kryteria wyboru i ich znaczenie, itp. wg Załącznika nr 1 do Regulaminu. 7. Spółka udziela zamówienia w oparciu o dokumenty dostarczone przez Przewodniczącego Komisji i zawiera umowę z wybranym oferentem. 8. Nadzór nad realizacją umowy, warunkami odbiorów przedmiotu zamówienia, odbiory gwarancyjne, pogwarancyjne, warunki przeglądów gwarancyjnych, pogwarancyjnych i rękojmii wynikających z zawartych umów o zamówienie publiczne sprawuje występujący o zamówienie. 5. Harmonogram udzielania zamówień publicznych W celu sprawnego funkcjonowania systemu zamówień publicznych w Spółce poszczególne komórki organizacyjne sporządzają: 1. Do 31 marca każdego roku zestawienia rodzaju dostaw, usług i robót budowlanych na dany rok zgodnie z zasadami określonymi w art. 32,33, 34 i 35 ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Na materiały pędne, paliwa, oleje do 31 grudnia; środki czystości, odzież ochronną, materiały biurowe itp. zestawienia i harmonogram w/w składają do 31 października na rok następny.

4 4 3. Zobowiązuje się komórki organizacyjne do ustalania terminów uruchamiania i realizacji zamówienia w sposób, który zagwarantuje sprawne przeprowadzenie postępowania o zamówienie publiczne oraz uwzględni ewentualne unieważnienie przetargu i ogłoszenie nowego postępowania. 4. Termin rozpoczęcia procedury przetargowej musi uwzględniać fakt realizacji zadania w danym roku oraz wykonanie zadania w ściśle określonym terminie ze względu na założenia technologiczne. 5. W przypadku środków czystości, odzieży ochronnej, materiałów biurowych - postępowanie na rok następny z ewentualnym unieważnieniem i jego ponownym przeprowadzeniem należy zakończyć do 31 grudnia. 6. Komisja Przetargowa Organizację, skład, tryb pracy Komisji Przetargowej oraz zakres powierzonych obowiązków określa Regulamin Pracy Stałej Komisji Przetargowej wprowadzony w życie Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 14/2012 Prezesa Zarządu - Dyrektora Przedsiębiorstwa P W i K Sp. z o.o. z dnia roku. 7. Zasady przyjmowania, wydawania, zabezpieczania i przechowywania ofert związanych z zamówieniami publicznymi sektorowymi Przyjmowanie i zabezpieczanie ofert. 1. Jedynym właściwym miejscem składania ofert dotyczących zamówień realizowanych przez Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w Kutnie jest Sekretariat Spółki. 2. Obowiązek składania ofert w miejscu określonym w pkt 1 dotyczy postępowań o zamówienie publiczne organizowanych przez Spółkę oraz inwestorów zastępczych upoważnionych do organizowania postępowania w jej imieniu. 3. Przyjmowania ofert dokonuje pracownik Sekretariatu Spółki pouczony o terminach, nieprzekraczalnym czasie przyjmowania ofert, sposobie ich ewidencjonowania i przechowywania oraz wydawania Przewodniczącemu Komisji lub jego Zastępcy do spraw zamówień w ustalonym terminie. 4. Przyjmowanie ofert przez Sekretariat i ich wydawanie należy odnotować na formularzach, których wzór określa Załącznik nr 2 do Regulaminu. 5. Sposób przechowywania ofert przez Sekretariat uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym ustala Prezes Zarządu.

5 5 6. Wydawanie ofert osobie uprawnionej Przewodniczącemu Komisji Przetargowej może nastąpić nie wcześniej niż 15 minut przed podanym w dokumentach postępowania terminie ich otwarcia. Ochrona informacji zawartych w ofertach. Zamawiający nie może ujawniać informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą być udostępnione. 8. Dokumentacja postępowania o zamówienie publiczne sektorowe 1. Dokumentowanie postępowania o zamówienie publiczne prowadzi Sekcja Zamówień Publicznych. 2. Do dokumentowania postępowania o zamówienie publiczne stosuje się odpowiednio przepisy art. 96 i 97 ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Ogłoszenie o wszczęciu postępowania musi być wywieszone na tablicy ogłoszeń Zamawiającego, zamieszczone na jego stronie internetowej oraz umieszczone w BZP, przekazane do ogłoszenia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, gdy taki obowiązek wynika z ustawy Prawo zamówień publicznych. 9. Umowy o zamówienia publiczne sektorowe 1. Do zawieranych umów o zamówienie publiczne sektorowe poprzedzonych procedurą zapytania ofertowego sektorowego lub przetargu nieograniczonego sektorowego stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. 2. W zawieranych umowach o zamówienie publiczne sektorowe niezbędne jest umieszczenie zapisów skutecznie zabezpieczających interesy Zamawiającego poprzez: a) zamieszczenie klauzuli dotyczących kar umownych lub innych sankcji w wypadku niewypełnienia warunków umowy, b) określenie warunków odbioru (odbiorów częściowych robót zanikowych, odbiorów kolizji skrzyżowań z innymi urządzeniami uzbrojenia nad i podziemnego odbioru końcowego) oraz ścisłe ich powiązanie z warunkami płatności,

6 c) określenie warunków gwarancji i rękojmi Do zawieranych umów o zamówienie publiczne sektorowe poprzedzonych postępowaniem prowadzonym w jednym z trybów wymienionych w 4 pkt. 2 Regulaminu stosuje się przepisy zawarte w dziale IV ustawy Prawo zamówień publicznych. 4. Wszystkie umowy o zamówienie publiczne powinny być parafowane przez Radcę Prawnego lub Adwokata wykonującego obsługę prawną Spółki pod względem formalno-prawnym. 10. Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Zarząd Spółki Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Kutnie. 11. W dacie wejścia w życie niniejszego Regulaminu tracą moc dotychczasowe uregulowania regulaminowe w zakresie udzielania zamówień publicznych w Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Kutnie. Załączniki : 1. Formularz wniosku o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne załącznik nr Formularz przyjęcia ofert przez Sekretariat i ich wydania załącznik nr Protokół z negocjacji załącznik nr 3.

7 7 WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA O ZAMÓWIENIE PUBLICZNE Załącznik nr 1 1.Data... 2.Komórka organizacyjna... 3.Przedmiot zamówienia ( załączyć szczegółowy opis przedmiotu /ów/ zamówienia z uwzględnieniem norm, standardów, wykonania, jakości itp.) Szacunkowa wartość zamówienia wynosi (netto)...pln 5. Podstawa dokonania wyceny szacunkowej Pozycja w planie rzeczowo-finansowym Podmioty, które zadeklarowały dofinansowanie:... w kwocie... PLN... w kwocie... PLN 8. Proponowany tryb postępowania Osoba odpowiedzialna za techniczną stroną zamówienia, warunków i terminu realizacji jest :...tel Pożądany termin wykonania zamówienia Wykaz dokumentów (poza wymaganymi ustawowo), jakie powinien dołączyć oferent: Warunki wymagane (poza ustawowymi), realizacji, dostawy, odbiorów, itp. jakie powinien spełniać oferent: Proponowane kryteria wyboru i ich znaczenie: cena...%...%......% 14. Zapisy umowy wymagane ze względu na rodzaj zamówienia:... Kierownik komórki organizacyjnej... Zatwierdzam pod względem zabezpieczenia środków finansowych Akceptacja Prezesa-Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora / Główny Księgowy / Akceptacja Radcy Prawnego lub Adwokata Akceptacja Zarządu Spółki

8 8 Przewodniczący lub Zastępca Komisji Przetargowej ds. Zamówień Publicznych P W i K sp. z o.o. w/m Załącznik nr 2 Formularz przyjmowania, ewidencjowania i wydawania ofert w zamówieniu publicznym ogłoszonym w dniu. na... Termin składania ofert : dzień... miesiąc...rok... godzina... Termin wydania ofert : dzień... miesiąc..rok... godzina... L p. 1 Numer oferty według kolejności wpływu Data złożenia oferty. Godzina złożenia oferty Podpis osoby przyjmującej Uwagi Uwaga: Datę i godzinę złożenia oferty wpisać na opakowaniu oferty. POKWITOWANIE. Oferty od Nr 1 do Nr... w stanie... pobrałem z sekretariatu Spółki wraz z kopią formularza w dniu... miesiąc...rok... godzina... Formularz sporządzić w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje Przewodniczący Komisji lub jego Zastępca, a drugi pozostaje w sekretariacie Spółki.... /Podpis Przewodniczącego lub jego Zastępcy/

9 9 Protokół z negocjacji Załącznik nr 3 z dnia. przeprowadzonych w siedzibie PWiK Sp. z o.o. w Kutnie ul. Przemysłowa 4 w przedmiocie ceny oferty na. Podmioty biorące udział w negocjacjach: Za strony Zamawiającego - PWiK Sp. z o.o. osobach: w Kutnie reprezentowane przez Zarząd Spółki w Ze strony Oferenta - reprezentowana/y przez: Stanowisko Zamawiającego: Stanowiska stron prowadzących rokowania: Zamawiający zapytał czy jest możliwość upustu w stosunku do ceny zawartej w ofercie bądź zaoferowanie w ramach proponowanej ceny dodatkowych produktów bądź usług dotyczących przedmiotu zamówienia. Ostateczne stanowisko Oferenta: Oferent oświadczył, Na tym protokół z negocjacji zakończono i odczytano. Wobec powyższego Zarząd Spółki PWiK Sp. z o.o. w Kutnie zatwierdził oferowaną cenę tj. ZARZĄD PWiK Sp. z o.o. OFERENT: