PROGRAM OPERACYJNY INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO PRIORYTET XII BEZPIECZEŃSTWO ZDROWOTNE I POPRAWA EFEKTYWNOŚCI SYSTEMU OCHRONY ZDROWIA Szkolenie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko oraz budŝetu państwa Ministerstwo Rozwoju Regionalnego (MRR) Instytucja Zarządzająca (IZ) (www.mrr.gov.pl) Ministerstwo Zdrowia (MZ) Instytucja Pośrednicząca (IP) (www.mz.gov.pl) Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia (CSIOZ) - Instytucja WdraŜająca (IW)/Pośrednicząca II stopnia (IP II) (www.csioz.gov.pl) 1
PROGRAM OPERACYJNY INFRASTRUKTURA I I ŚRODOWISKO PRIORYTET XII XII BEZPIECZEŃSTWO ZDROWOTNE I I POPRAWA EFEKTYWNOŚCI SYSTEMU OCHRONY ZDROWIA DZIAŁANIE 12.1 12.1 ROZWÓJ ROZWÓJ SYSTEMU SYSTEMU RATOWNICTWA RATOWNICTWA MEDYCZNEGO MEDYCZNEGO PROJEKTY KONKURSOWE PROJEKTY KONKURSOWE DZIAŁANIE 12.2 12.2 INWESYCJE INWESYCJE W INFRASTRUKTURĘ INFRASTRUKTURĘ OCHRONY OCHRONY ZDROWIA ZDROWIA O ZNACZENIU ZNACZENIU PONADREGIONALNYM PROJEKTY KONKURSOWE PROJEKTY KONKURSOWE PROJEKTY INDYWIDUALNE PROJEKTY INDYWIDUALNE PROJEKTY INDYWIDUALNE PROJEKTY INDYWIDUALNE WARSZTATY Z ZASAD WYPEŁNIANIA WNIOSKU O PŁATNOP DLA BENEFICJENTÓW W KONKURSU 2/2008 W RAMACH XII OSI PRIORYTETOWEJ POIiŚ PROGRAM SZKOLENIA SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE ZASAD POPRAWNEGO OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁ DLA BENEFICJENTÓW KONKURSU 2/2008 XII OSI POIiŚ BUDOWLANE i DOSTAWY W PROJEKTACH PO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO ZASADY DOKONYWANIA PŁATNOŚCI Z RACHUNKÓW ZALICZKOWYCH PRAWIDŁOWY OPIS DOKUMENTU KSIĘGOWEGO WARSZTAT - OPRACOWANIE WNIOSKU O PŁ 2
SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE ZASAD POPRAWNEGO OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁ Wniosek o płatność przedkładany jest co najmniej raz na trzy miesiące, zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem przedstawionym przez Beneficjenta Brak wydatków nie zwalnia beneficjenta z obowiązku składania wniosków o płatność Wnioski o płatność są weryfikowane pod względem formalnym i merytorycznym przez jednostkę nadrzędną, w stosunku do jednostki przygotowującej sprawozdanie. SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE ZASAD POPRAWNEGO OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOP Instytucja weryfikująca wnioski o płatność zgłasza uwagi w terminie 60 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku; Na wniosek IW Beneficjent ma obowiązek w ciągu 7 dni przekazać uzupełnienia/ poprawki do wniosku Do podpisania wniosku o płatność jest osoba uprawniona reprezentująca beneficjenta (zgodnie z kartą wzoru podpisów) lub osoba upowaŝniona przez nią Wniosek o płatność za pierwszy okres sprawozdawczy składa się w terminie 90 dni od daty podpisania umowy o dofinansowanie. Wniosek ten moŝe obejmować okres dłuŝszy niŝ 3 msc i nie musi zamykać okresu sprawozdawczego w pełnych miesiącach kalendarzowych. SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE ZASAD POPRAWNEGO OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOP Terminy składania sprawozdań są określane w planie wystąpień o środki dotacji rozwojowej załącznik do umowy) Wnioski o płatność składa się za okresy pełnych miesięcy kalendarzowych (nie dłuŝej niŝ za 3 miesiące) najpóźniej w 14 dni kalendarzowych po zakończeniu okresu sprawozdawczego) Wniosek o płatność to 1 egz wersji papierowej i 1 egz wersji elektronicznej (wersja elektroniczna obejmuje formularz wniosku i ewentualnie zestawienie wydatków bez załączników do wniosku). 3
SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE ZASAD POPRAWNEGO OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOP Wnioski o płatność składa się do Instytucji WdraŜającej Warszawa, ul. St. Dubois 5A W ciągu 5 lat po zakończeniu realizacji projektu, Beneficjent przekazuje do5 lutego danego roku, do IP II raport z osiągniętych efektów (wg wzoru) Pierwszy raport przekazuje do 5 lutego roku następującego po roku, w którym projekt nie był juŝ realizowany (tj. dla projektu zakończonego do 31.12.2010, raport powinien zostać przekazany do 5 lutego 2012 r.). SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE ZASAD POPRAWNEGO OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOP Wniosek o płatność słuŝy do: 1. Rozliczenia dofinansowania przekazanego w ramach transz zaliczek (Beneficjent wypełnia wszystkie pola) 2. Wnioskowanie o zaliczkę lub jej transzę (Beneficjent wypełnia pola 1-6, 8 oraz 12-20) 3. Wnioskowanie o refundację poniesionych wydatków (Beneficjent wypełnia wszystkie pola) 4. Rozliczenia wydatków poniesionych przez B będącego państwową jednostką budŝetową (Beneficjent wypełnia pola 1-7 oraz 9-20) 5. Przekazania informacji o postępie rzeczowym projektu (Beneficjent wypełnia pola 1-6 oraz 12-20). SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE ZASAD POPRAWNEGO OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOP PRACA NA FORMULARZU WNIOSKU 4
SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE ZASAD POPRAWNEGO OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOP Najczęściej popełniane błędy Nieterminowe złoŝenie wniosku o płatność Błędne wskazanie okresu sprawozdawczego Błędnie wyliczona kwota dofinansowania Błędne wykazanie zadań i terminów wynikających z harmonogramu realizacji projektu Błędne wskazanie kwot z harmonogramu realizacji projektu Błędne wyliczenie wskaźników Błędy w tabeli zestawienie wydatków Brak wszystkich kopii dokumentów lub pieczątek. Nowy system polega na zastąpieniu dotychczasowych, szczegółowych dokumentów słuŝących rozliczaniu kontraktów, tj. przejściowych świadectw płatności, zagregowanymi tabelami elementów skończonych wskazującymi obiekty, które będą przedmiotem odrębnego odbioru. BUDOWLANE I DOSTAWY W PROJEKTACH PO IiŚ Dokumenty, które będą przedkładane przy wniosku o płatność kontrakt/umowa (jeŝeli kontrakt/umowa przewiduje udzielanie zaliczek Wykonawcy w transzach), tabela elementów skończonych lub dokument ilustrujący podział zakresu kontraktu na obiekty, zapłacona faktura lub inny dokument o równowaŝnej wartości dowodowej, 5
Dokumenty c.d. wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie zapłaty, polecenie przelewu, protokół wykonania elementów lub przejściowe świadectwo płatności w układzie obiektowym. Instrukcja dotyczy tylko zasad rozliczania kontraktów na roboty budowlane lub dostawy realizowane przez podmioty zewnętrzne w stosunku do beneficjenta. Element skończony to obiekty budowlane (budynek, budowla, obiekt małej architektury), wyodrębnione ich części oraz dostawy ściśle określonych urządzeń lub całych linii technologicznych, a takŝe roboty budowlane realizowane na istniejących obiektach budowlanych w podziale na te obiekty, wyodrębnione ich części oraz roboty (remont, modernizacja, montaŝ, rozbiórka) realizowane na urządzeniach lub liniach technologicznych. BUDOWLANE I DOSTAWY W PROJEKTACH PO IiŚ Wariant I - zakłada, Ŝe odbiór robót byłby moŝliwy jedynie w odniesieniu do obiektów inŝynieryjnych rozumianych jako obiekty gotowe do eksploatacji. Wariant ten zakłada moŝliwość częściowego rozliczenia danego elementu skończonego (np. procentowe wykonanie danego elementu), przy jednoczesnym zachowaniu małej liczby obiektów podlegających odbiorowi. 6
ROZLICZENIOWEJ W KONTRAKTACH NA ROBOTY BUDOWLANE i DOSTAWY W PROJEKTACH PO IiŚ Wariant II - zakłada, Ŝe odbiór robót byłby moŝliwy w odniesieniu do obiektów inŝynieryjnych, w rozumieniu zarówno obiektów zakończonych, gotowych do eksploatacji, jak i elementów dostatecznie wyodrębnionych z ww. obiektów, które mogą być przedmiotem odrębnego odbioru (np. wykopanie fundamentów, wylanie ławy fundamentów, budowa ścian, stropów itp.). Wariant ten zakłada rozliczanie obiektu lub jego elementu dopiero po jego całkowitym wykonaniu, bez moŝliwości rozliczenia w części. DuŜa liczba obiektów podlegających odbiorowi. Wariant III - system alternatywny wobec systemu Tabel Elementów Skończonych. Wariant ten zakłada zobowiązanie beneficjenta, aby przygotowując kosztorysy inwestorskie, sporządzał je w rozbiciu na obiekty wyodrębnione we współfinansowanym projekcie. Obiekty powinny być spójne ze wskaźnikami monitorowania realizacji projektu. Wykonawca otrzymywałby wynagrodzenie na dotychczasowych zasadach. Proponowany system jest uniwersalny tzn.: moŝe być zastosowany zarówno do kontraktów realizowanych w oparciu o warunki kontraktowe FIDIC jak i do pozostałych kontraktów na roboty/dostawy; moŝe być zastosowany we wszystkich sektorach PO IiŚ, w zaleŝności od decyzji właściwej IW. 7
Po otrzymaniu informacji dot obowiązku stosowania nowego systemu, na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie wnioskodawca: 1. W przypadku przyjęcia do wdraŝania wariantów I i II: planuje podział zakresu rzeczowego przedsięwzięcia na zadania, planuje umowy na poszczególne zadania, analizuje zakres rzeczowy umowy w celu określenia elementów skończonych, porównuje elementy skończone ze wskaźnikami monitoringu w celu uniknięcia rozbieŝności między przyjętymi wcześniej wskaźnikami a opracowanym wykazem elementów skończonych, opracowuje przedmiary robót tak, aby pozycje przedmiarowe odpowiadały elementom skończonym, wprowadza zapisy w treści SIWZ dotyczące systemu rozliczeń zgodnie z przepisami ustawy Pzp. 2. W przypadku wdraŝania wariantu III: planuje podział zakresu rzeczowego przedsięwzięcia na zadania, planuje umowy na poszczególne zadania, przygotowując kosztorysy inwestorskie, funkcjonujące w oparciu o Tabele Elementów Rozliczeniowych, sporządza je w rozbiciu na obiekty wyodrębnione we współfinansowanym projekcie (oddzielnie dla kaŝdego z elementów skończonych). WdraŜanie wariantów I i II: W dokumentacji (tj. SIWZ albo w zaproszeniu do negocjacji) dla kaŝdego postępowania o zamówienie publiczne, beneficjent powinien przewidzieć podział zakresu rzeczowego będącego przedmiotem zamówienia na elementy skończone, które będą podlegały rozliczeniu i zapłacie po osiągnięciu określonego poziomu ich wykonania (wariant I) lub po zakończeniu (wykonaniu) kaŝdego z nich odrębnie (wariant I i II), 8
WdraŜanie wariantów I i II: Element skończony musi być określony i nazwany w Tabeli elementów skończonych, tak aby istniała jednoznaczna moŝliwość identyfikacji i realizacji zakresu rzeczowego zadania (umowy), Beneficjent w dokumentacji dokonuje podziału zakresu rzeczowego na elementy skończone. Rozliczanie robót następuje według podziału przewidzianego przez beneficjenta, a wykonawca powinien wycenić poszczególne elementy skończone i w ofercie przedstawić Tabelę elementów skończonych, WdraŜanie wariantów I i II: Podział na elementy skończone powinien być przez beneficjenta/zamawiającego przekazany do IW, jako Tabela elementów skończonych (zał. nr 1). Przekazanie następuje niezwłocznie po podpisaniu umowy z wykonawcą, nie później jednak niŝ wraz z wnioskiem o płatność. Zaleca się by Tabele elementów skończonych były podpisywane przez InŜyniera (lub inspektora nadzoru, jeŝeli InŜynier nie występuje), BUDOWLANE i DOSTAWY W PROJEKTACH PO IiŚ WdraŜanie wariantów I i II: Dla wariantu I, zaleca się w dokumentacji przetargowej (Kontrakt i Specyfikacja Techniczna Wykonania i Odbioru Robót Budowlanych - STWiORB) dopuszczenie rozliczania częściowego wykonania elementów zawartych w Elemencie Skończonym. Ustalenie części odbędzie się w oparciu o faktycznie wykonany zakres robót w ramach danego elementu. W dokumentacji przetargowej (Kontrakt, STWiORB lub załącznik do Formularza oferty) naleŝy określić minimalny poziom lub wartość robót w ramach elementu skończonego po przekroczeniu którego będzie moŝliwe częściowe rozliczenie elementu. 9
BUDOWLANE i DOSTAWY W PROJEKTACH PO IiŚ WdraŜanie wariantu III: rozliczenia prowadzone są na dotychczasowych zasadach z tą róŝnicą, Ŝe przejściowe świadectwa płatności są przygotowywane w układzie obiektowym; Tabela Elementów Skończonych TES powinna powstać w oparciu o dokumentację projektową, przedmiar robót oraz kosztorys inwestorski, aby umoŝliwić identyfikację pozycji z TES z pozycjami przedmiaru robót oraz ustalić ich wartość kosztorysową. W przypadku wdraŝania wariantu II, nie zaleca się tworzenia duŝej ilości elementów skończonych o małej wartości kosztorysowej. Dla umów na projektowanie i roboty z uwzględnieniem programu funkcjonalno-uŝytkowego, planowanych kosztów prac projektowych oraz robót budowlanych TES powinna powstać w oparciu o zakres rzeczowy przewidziany w w/w dokumentach, które powinny zawierać zbiór scalonych elementów skończonych oraz ich planowaną wartość kosztorysową. 10
Dla umów na dostawy, gdzie przedmiot dostawy moŝe być odebrany dopiero po wykonaniu np. rozruchu TES powinna powstać w oparciu zestawienie urządzeń przewidzianych w ramach dostawy. Dokumentowanie rozliczeń Opracowane TES są dokumentem wg którego następuje sprawdzenie wykonania zakresu rzeczowego. Wraz z Protokołem wykonania elementów TES jest podstawą do fakturowania robót budowlano montaŝowych i rozliczania poszczególnych elementów skończonych. BUDOWLANE i DOSTAWY W PROJEKTACH PO IiŚ Podpisany przez beneficjenta i wykonawcę Protokół wykonania elementów jest przedkładany w IW wraz z fakturą, celem rozliczenia w ramach wniosku o płatność. 11
Dla robót dodatkowych (nie objętych zakresem umowy podstawowej - zamówienia dodatkowe i uzupełniające w rozumieniu art. 67 ustawy Pzp) objętych odrębnym kontraktem, naleŝy przygotować odrębną TES i odrębny Protokół wykonania elementów. ZASADY DOKONYWANIA PŁATNOP ATNOŚCI Z RACHUNKÓW ZALICZKOWYCH Zaliczka ma ułatwiać realizację projektu. Przekazywana zaliczka powinna być wykorzystana na opłacenie zobowiązań kwalifikowanych wynikających z dowodów księgowych, proporcjonalnie wg poziomu dofinansowania jaki został ustalony w umowie o dofinansowaniu, czyli część środków będzie stanowiła zaliczka a część środki własne. ZASADY DOKONYWANIA PŁATNOP ATNOŚCI Z RACHUNKÓW ZALICZKOWYCH Zaliczkę rozliczają tylko wydatki poniesione po jej otrzymaniu. Zaliczki nie rozliczają koszty poniesione które nie wiąŝą się z faktycznym przepływem środków (np. koszty amortyzacji). 12
ZASADY DOKONYWANIA PŁATNOP ATNOŚCI Z RACHUNKÓW ZALICZKOWYCH Środki na rachunku zaliczkowym powinny być wykorzystywane tylko na pokrycie wydatków kwalifikowanych. 1. Jeśli dokument księgowy dot wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych naleŝy z RACHUNKU ZALICZKOWEGO dokonać płatności części kwalifikowanej, a z innego rachunku ze środków własnych części niekwalifikowanej. ZASADY DOKONYWANIA PŁATNOP ATNOŚCI Z RACHUNKÓW W ZALICZKOWYCH Inny wariant, ale nie rekomendowany tak jak poprzedni 2. równowartość wydatków niekwalifikowanych naleŝy przelać na RACHUNEK ZALICZKOWY i dokonać płatności w całości (część kwalifikowana i część niekwalifikowana) jednym przelewem z RACHUNKU ZALICZKOWEGO na rachunek wykonawcy. W tej sytuacji do wniosku o płatność naleŝy dołączyć wyciągi bankowe z zasilenia rachunku. ZASADY DOKONYWANIA PŁATNOP ATNOŚCI Z RACHUNKÓW ZALICZKOWYCH Inny wariant, ale nie rekomendowany tak jak poprzedni 3. płatności w całości lub części (część kwalifikowana i część niekwalifikowana) jest realizowana ze środków własnych, a następnie równowartość wydatków kwalifikowanych jest refundowana z RACHUNKU ZALICZKOWEGO na rachunek własny. PŁ Z RACHUNKU ZALICZKOWEGO części niekwalifikowanej wydatków, a dopiero potem jego uzupełnienie NIE JEST WŁAŚCIWE. 13
PRAWIDŁOWY OPIS DOKUMENTU KSIĘGOWEGO WARSZTAT - OPRACOWANIE WNIOSKU O PŁ WARSZTATY Z ZASAD WYPEŁNIANIA WNIOSKU O PŁATNOP DLA BENEFICJENTÓW W KONKURSU 3/2008 W RAMACH XII OSI PRIORYTETOWEJ POIiŚ 14
PROGRAM SZKOLENIA SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE ZASAD POPRAWNEGO OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁ DLA BENEFICJENTÓW KONKURSU 3/2008 XII OSI POIiŚ BUDOWLANE i DOSTAWY W PROJEKTACH PO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO ZASADY DOKONYWANIA PŁATNOŚCI Z RACHUNKÓW ZALICZKOWYCH PRAWIDŁOWY OPIS DOKUMENTU KSIĘGOWEGO WARSZTAT - OPRACOWANIE WNIOSKU O PŁ SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE ZASAD POPRAWNEGO OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁ Wniosek o płatność przedkładany jest co najmniej raz na trzy miesiące, zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem przedstawionym przez Beneficjenta Brak wydatków nie zwalnia beneficjenta z obowiązku składania wniosków o płatność Wnioski o płatność są weryfikowane pod względem formalnym i merytorycznym przez jednostkę nadrzędną, w stosunku do jednostki przygotowującej sprawozdanie. SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE ZASAD POPRAWNEGO OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOP Instytucja weryfikująca wnioski o płatność zgłasza uwagi w terminie 60 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku; Na wniosek IW Beneficjent ma obowiązek w ciągu 7 dni przekazać uzupełnienia/ poprawki do wniosku Do podpisania wniosku o płatność jest osoba uprawniona reprezentująca beneficjenta (zgodnie z kartą wzoru podpisów) lub osoba upowaŝniona przez nią Wniosek o płatność za pierwszy okres sprawozdawczy składa się w terminie 90 dni od daty podpisania umowy o dofinansowanie. Wniosek ten moŝe obejmować okres dłuŝszy niŝ 3 msc i nie musi zamykać okresu sprawozdawczego w pełnych miesiącach kalendarzowych. 15
SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE ZASAD POPRAWNEGO OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOP Terminy składania sprawozdań są określane w planie wystąpień o środki dotacji rozwojowej załącznik do umowy) Wnioski o płatność składa się za okresy pełnych miesięcy kalendarzowych (nie dłuŝej niŝ za 3 miesiące) najpóźniej w 14 dni kalendarzowych po zakończeniu okresu sprawozdawczego) Wniosek o płatność to 1 egz wersji papierowej i 1 egz wersji elektronicznej (wersja elektroniczna obejmuje formularz wniosku i ewentualnie zestawienie wydatków bez załączników do wniosku). SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE ZASAD POPRAWNEGO OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOP Wnioski o płatność składa się do Instytucji WdraŜającej Warszawa, ul. St. Dubois 5A W ciągu 5 lat po zakończeniu realizacji projektu, Beneficjent przekazuje do5 lutego danego roku, do IP II raport z osiągniętych efektów (wg wzoru) Pierwszy raport przekazuje do 5 lutego roku następującego po roku, w którym projekt nie był juŝ realizowany (tj. dla projektu zakończonego do 31.12.2010, raport powinien zostać przekazany do 5 lutego 2012 r.). SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE ZASAD POPRAWNEGO OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOP Wniosek o płatność słuŝy do: 1. Rozliczenia dofinansowania przekazanego w ramach transz zaliczek (Beneficjent wypełnia wszystkie pola) 2. Wnioskowanie o zaliczkę lub jej transzę (Beneficjent wypełnia pola 1-6, 8 oraz 12-20) 3. Wnioskowanie o refundację poniesionych wydatków (Beneficjent wypełnia wszystkie pola) 4. Rozliczenia wydatków poniesionych przez B będącego państwową jednostką budŝetową (Beneficjent wypełnia pola 1-7 oraz 9-20) 5. Przekazania informacji o postępie rzeczowym projektu (Beneficjent wypełnia pola 1-6 oraz 12-20). 16
SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE ZASAD POPRAWNEGO OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOP PRACA NA FORMULARZU WNIOSKU SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE ZASAD POPRAWNEGO OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOP Najczęściej popełniane błędy Nieterminowe złoŝenie wniosku o płatność Błędne wskazanie okresu sprawozdawczego Błędnie wyliczona kwota dofinansowania Błędne wykazanie zadań i terminów wynikających z harmonogramu realizacji projektu Błędne wskazanie kwot z harmonogramu realizacji projektu Błędne wyliczenie wskaźników Błędy w tabeli zestawienie wydatków Brak wszystkich kopii dokumentów lub pieczątek. Nowy system polega na zastąpieniu dotychczasowych, szczegółowych dokumentów słuŝących rozliczaniu kontraktów, tj. przejściowych świadectw płatności, zagregowanymi tabelami elementów skończonych wskazującymi obiekty, które będą przedmiotem odrębnego odbioru. 17
BUDOWLANE I DOSTAWY W PROJEKTACH PO IiŚ Dokumenty, które będą przedkładane przy wniosku o płatność kontrakt/umowa (jeŝeli kontrakt/umowa przewiduje udzielanie zaliczek Wykonawcy w transzach), tabela elementów skończonych lub dokument ilustrujący podział zakresu kontraktu na obiekty, zapłacona faktura lub inny dokument o równowaŝnej wartości dowodowej, Dokumenty c.d. wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie zapłaty, polecenie przelewu, protokół wykonania elementów lub przejściowe świadectwo płatności w układzie obiektowym. Instrukcja dotyczy tylko zasad rozliczania kontraktów na roboty budowlane lub dostawy realizowane przez podmioty zewnętrzne w stosunku do beneficjenta. Element skończony to obiekty budowlane (budynek, budowla, obiekt małej architektury), wyodrębnione ich części oraz dostawy ściśle określonych urządzeń lub całych linii technologicznych, a takŝe roboty budowlane realizowane na istniejących obiektach budowlanych w podziale na te obiekty, wyodrębnione ich części oraz roboty (remont, modernizacja, montaŝ, rozbiórka) realizowane na urządzeniach lub liniach technologicznych. 18
BUDOWLANE I DOSTAWY W PROJEKTACH PO IiŚ Wariant I - zakłada, Ŝe odbiór robót byłby moŝliwy jedynie w odniesieniu do obiektów inŝynieryjnych rozumianych jako obiekty gotowe do eksploatacji. Wariant ten zakłada moŝliwość częściowego rozliczenia danego elementu skończonego (np. procentowe wykonanie danego elementu), przy jednoczesnym zachowaniu małej liczby obiektów podlegających odbiorowi. BUDOWLANE I DOSTAWY W PROJEKTACH PO IiŚ Wariant II - zakłada, Ŝe odbiór robót byłby moŝliwy w odniesieniu do obiektów inŝynieryjnych, w rozumieniu zarówno obiektów zakończonych, gotowych do eksploatacji, jak i elementów dostatecznie wyodrębnionych z ww. obiektów, które mogą być przedmiotem odrębnego odbioru (np. wykopanie fundamentów, wylanie ławy fundamentów, budowa ścian, stropów itp.). Wariant ten zakłada rozliczanie obiektu lub jego elementu dopiero po jego całkowitym wykonaniu, bez moŝliwości rozliczenia w części. DuŜa liczba obiektów podlegających odbiorowi. Wariant III - system alternatywny wobec systemu Tabel Elementów Skończonych. Wariant ten zakłada zobowiązanie beneficjenta, aby przygotowując kosztorysy inwestorskie, sporządzał je w rozbiciu na obiekty wyodrębnione we współfinansowanym projekcie. Obiekty powinny być spójne ze wskaźnikami monitorowania realizacji projektu. Wykonawca otrzymywałby wynagrodzenie na dotychczasowych zasadach. 19
Proponowany system jest uniwersalny tzn.: moŝe być zastosowany zarówno do kontraktów realizowanych w oparciu o warunki kontraktowe FIDIC jak i do pozostałych kontraktów na roboty/dostawy; moŝe być zastosowany we wszystkich sektorach PO IiŚ, w zaleŝności od decyzji właściwej IW. Po otrzymaniu informacji dot obowiązku stosowania nowego systemu, na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie wnioskodawca: 1. W przypadku przyjęcia do wdraŝania wariantów I i II: planuje podział zakresu rzeczowego przedsięwzięcia na zadania, planuje umowy na poszczególne zadania, analizuje zakres rzeczowy umowy w celu określenia elementów skończonych, porównuje elementy skończone ze wskaźnikami monitoringu w celu uniknięcia rozbieŝności między przyjętymi wcześniej wskaźnikami a opracowanym wykazem elementów skończonych, opracowuje przedmiary robót tak, aby pozycje przedmiarowe odpowiadały elementom skończonym, wprowadza zapisy w treści SIWZ dotyczące systemu rozliczeń zgodnie z przepisami ustawy Pzp. 2. W przypadku wdraŝania wariantu III: planuje podział zakresu rzeczowego przedsięwzięcia na zadania, planuje umowy na poszczególne zadania, przygotowując kosztorysy inwestorskie, funkcjonujące w oparciu o Tabele Elementów Rozliczeniowych, sporządza je w rozbiciu na obiekty wyodrębnione we współfinansowanym projekcie (oddzielnie dla kaŝdego z elementów skończonych). 20
WdraŜanie wariantów I i II: W dokumentacji (tj. SIWZ albo w zaproszeniu do negocjacji) dla kaŝdego postępowania o zamówienie publiczne, beneficjent powinien przewidzieć podział zakresu rzeczowego będącego przedmiotem zamówienia na elementy skończone, które będą podlegały rozliczeniu i zapłacie po osiągnięciu określonego poziomu ich wykonania (wariant I) lub po zakończeniu (wykonaniu) kaŝdego z nich odrębnie (wariant I i II), WdraŜanie wariantów I i II: Element skończony musi być określony i nazwany w Tabeli elementów skończonych, tak aby istniała jednoznaczna moŝliwość identyfikacji i realizacji zakresu rzeczowego zadania (umowy), Beneficjent w dokumentacji dokonuje podziału zakresu rzeczowego na elementy skończone. Rozliczanie robót następuje według podziału przewidzianego przez beneficjenta, a wykonawca powinien wycenić poszczególne elementy skończone i w ofercie przedstawić Tabelę elementów skończonych, WdraŜanie wariantów I i II: Podział na elementy skończone powinien być przez beneficjenta/zamawiającego przekazany do IW, jako Tabela elementów skończonych (zał. nr 1). Przekazanie następuje niezwłocznie po podpisaniu umowy z wykonawcą, nie później jednak niŝ wraz z wnioskiem o płatność. Zaleca się by Tabele elementów skończonych były podpisywane przez InŜyniera (lub inspektora nadzoru, jeŝeli InŜynier nie występuje), 21
BUDOWLANE I DOSTAWY W PROJEKTACH PO IiŚ WdraŜanie wariantów I i II: Dla wariantu I, zaleca się w dokumentacji przetargowej (Kontrakt i Specyfikacja Techniczna Wykonania i Odbioru Robót Budowlanych - STWiORB) dopuszczenie rozliczania częściowego wykonania elementów zawartych w Elemencie Skończonym. Ustalenie części odbędzie się w oparciu o faktycznie wykonany zakres robót w ramach danego elementu. W dokumentacji przetargowej (Kontrakt, STWiORB lub załącznik do Formularza oferty) naleŝy określić minimalny poziom lub wartość robót w ramach elementu skończonego po przekroczeniu którego będzie moŝliwe częściowe rozliczenie elementu. BUDOWLANE I DOSTAWY W PROJEKTACH PO IiŚ WdraŜanie wariantu III: rozliczenia prowadzone są na dotychczasowych zasadach z tą róŝnicą, Ŝe przejściowe świadectwa płatności są przygotowywane w układzie obiektowym; Tabela Elementów Skończonych TES powinna powstać w oparciu o dokumentację projektową, przedmiar robót oraz kosztorys inwestorski, aby umoŝliwić identyfikację pozycji z TES z pozycjami przedmiaru robót oraz ustalić ich wartość kosztorysową. W przypadku wdraŝania wariantu II, nie zaleca się tworzenia duŝej ilości elementów skończonych o małej wartości kosztorysowej. 22
Dla umów na projektowanie i roboty z uwzględnieniem programu funkcjonalno-uŝytkowego, planowanych kosztów prac projektowych oraz robót budowlanych TES powinna powstać w oparciu o zakres rzeczowy przewidziany w w/w dokumentach, które powinny zawierać zbiór scalonych elementów skończonych oraz ich planowaną wartość kosztorysową. Dla umów na dostawy, gdzie przedmiot dostawy moŝe być odebrany dopiero po wykonaniu np. rozruchu TES powinna powstać w oparciu zestawienie urządzeń przewidzianych w ramach dostawy. Dokumentowanie rozliczeń Opracowane TES są dokumentem wg którego następuje sprawdzenie wykonania zakresu rzeczowego. Wraz z Protokołem wykonania elementów TES jest podstawą do fakturowania robót budowlano montaŝowych i rozliczania poszczególnych elementów skończonych. 23
BUDOWLANE I DOSTAWY W PROJEKTACH PO IiŚ Podpisany przez beneficjenta i wykonawcę Protokół wykonania elementów jest przedkładany w IW wraz z fakturą, celem rozliczenia w ramach wniosku o płatność. Dla robót dodatkowych (nie objętych zakresem umowy podstawowej - zamówienia dodatkowe i uzupełniające w rozumieniu art. 67 ustawy Pzp) objętych odrębnym kontraktem, naleŝy przygotować odrębną TES i odrębny Protokół wykonania elementów. ZASADY DOKONYWANIA PŁATNOP ATNOŚCI Z RACHUNKÓW ZALICZKOWYCH Zaliczka ma ułatwiać realizację projektu. Przekazywana zaliczka powinna być wykorzystana na opłacenie zobowiązań kwalifikowanych wynikających z dowodów księgowych, proporcjonalnie wg poziomu dofinansowania jaki został ustalony w umowie o dofinansowaniu, czyli część środków będzie stanowiła zaliczka a część środki własne. 24
ZASADY DOKONYWANIA PŁATNOP ATNOŚCI Z RACHUNKÓW ZALICZKOWYCH Zaliczkę rozliczają tylko wydatki poniesione po jej otrzymaniu. Zaliczki nie rozliczają koszty poniesione które nie wiąŝą się z faktycznym przepływem środków (np. koszty amortyzacji). ZASADY DOKONYWANIA PŁATNOP ATNOŚCI Z RACHUNKÓW ZALICZKOWYCH Środki na rachunku zaliczkowym powinny być wykorzystywane tylko na pokrycie wydatków kwalifikowanych. 1. Jeśli dokument księgowy dot wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych naleŝy z RACHUNKU ZALICZKOWEGO dokonać płatności części kwalifikowanej, a z innego rachunku ze środków własnych części niekwalifikowanej. ZASADY DOKONYWANIA PŁATNOP ATNOŚCI Z RACHUNKÓW W ZALICZKOWYCH Inny wariant, ale nie rekomendowany tak jak poprzedni 2. równowartość wydatków niekwalifikowanych naleŝy przelać na RACHUNEK ZALICZKOWY i dokonać płatności w całości (część kwalifikowana i część niekwalifikowana) jednym przelewem z RACHUNKU ZALICZKOWEGO na rachunek wykonawcy. W tej sytuacji do wniosku o płatność naleŝy dołączyć wyciągi bankowe z zasilenia rachunku. 25
ZASADY DOKONYWANIA PŁATNOP ATNOŚCI Z RACHUNKÓW ZALICZKOWYCH Inny wariant, ale nie rekomendowany tak jak poprzedni 3. płatności w całości lub części (część kwalifikowana i część niekwalifikowana) jest realizowana ze środków własnych, a następnie równowartość wydatków kwalifikowanych jest refundowana z RACHUNKU ZALICZKOWEGO na rachunek własny. PŁ Z RACHUNKU ZALICZKOWEGO części niekwalifikowanej wydatków, a dopiero potem jego uzupełnienie NIE JEST WŁAŚCIWE. PRAWIDŁOWY OPIS DOKUMENTU KSIĘGOWEGO WARSZTAT - OPRACOWANIE WNIOSKU O PŁ 26
Dziękuję za uwagę Ewa Krzykowska 27