IBM TRIRIGA Wersja 10 Wydanie 5 Podręcznik zarządzania powierzchniami i przeniesieniami IBM
Uwaga Przed użyciem niniejszych informacji i produktu, którego one dotyczą, należy zapoznać się z treścią sekcji Uwagi na stronie 33. Niniejsze wydanie dotyczy wersji 10, edycji 5, modyfikacji 0 produktu IBM TRIRIGA oraz wszystkich kolejnych wydań i modyfikacji, o ile nie zaznaczono inaczej w nowych wydaniach. Copyright IBM Corporation 2011, 2015.
Spis treści Rozdział 1. Zarządzanie powierzchniami i przeniesieniami........... 1 Rozdział 2. Konfigurowanie zadań wymaganych wstępnie........ 3 Ustawienia powierzchni i przenoszenia....... 3 Klasyfikowanie powierzchni.......... 3 Klasyfikacje powierzchni.......... 3 Standardy dla klasyfikacji powierzchni...... 4 Ustawienie stanowiska pracy......... 5 Tworzenie rekordów bieżącej klasy powierzchni... 6 Określanie uprawnień dla ról funkcjonalnych..... 6 Role funkcjonalne............ 6 Przypisywanie ról funkcjonalnych do pracowników.. 7 Tworzenie specyfikacji standardu powierzchni.... 8 Tworzenie szablonów............ 8 Tworzenie szablonów dla projektów przenoszenia... 8 Przypisywanie ról osób kontaktowych do projektów przenoszenia............... 9 Rozdział 3. Zarządzanie powierzchniami 11 Przegląd zarządzania powierzchnią........ 11 Powiązania powierzchni.......... 11 Audyty powierzchni........... 14 Powiązywanie powierzchni.......... 17 Przydzielanie powierzchni do organizacji..... 17 Przydzielanie obszarów do organizacji...... 18 Przypisywanie osób do powierzchni z rekordu osób.. 18 Przypisywanie zasobów do powierzchni..... 18 Planowanie powierzchni........... 19 Rozdział 4. Zarządzanie przeniesieniami 21 Przegląd zarządzania przenoszeniem....... 21 Zarządzanie zleceniami przeniesienia....... 23 Scenariusz: zarządzanie awaryjnym zleceniem przeniesienia............. 23 Tworzenie zleceń przenoszenia........ 25 Przypisywanie osób do powierzchni...... 25 Tworzenie zadań roboczych przenoszenia..... 26 Zamykanie pozycji wiersza przeniesienia..... 26 Planowanie przeniesień w harmonogramie..... 27 Scenariusz: planowanie zaplanowanego przeniesienia 27 Tworzenie projektów przenoszenia....... 29 Planowanie projektów przenoszenia...... 29 Planowanie przeniesień strategicznych....... 30 Scenariusz: planowanie przeniesienia działu.... 30 Zlecanie zmian projektu........... 31 Uwagi............... 33 Znaki towarowe............. 35 Warunki dotyczące dokumentacji produktu..... 35 Oświadczenie IBM o ochronie prywatności w Internecie 36 Copyright IBM Corp. 2011, 2015 iii
iv Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Rozdział 1. Zarządzanie powierzchniami i przeniesieniami Funkcja zarządzania powierzchnią IBM TRIRIGA umożliwia opracowywanie planów powierzchni oraz śledzenie danych dotyczących wykorzystania powierzchni w budynkach i konstrukcjach. Możliwe jest również zarządzanie osobami i zasobami, które znajdują się na tej powierzchni oraz możliwa jest koordynacja transakcji dotyczących nieruchomości. W międzyczasie można użyć funkcji zarządzania przenoszeniem IBM TRIRIGA, aby przesłać i przetworzyć samoobsługowe zlecenia przeniesienia, utworzyć projekty przenoszenia i zaplanować projekty przenoszenia. Można również użyć produktu IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher do zintegrowania aplikacji CAD ze środowiskiem IBM TRIRIGA. Copyright IBM Corp. 2011, 2015 1
2 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Rozdział 2. Konfigurowanie zadań wymaganych wstępnie Zanim możliwe będzie zarządzanie powierzchniami i zleceniami przeniesienia, należy zdefiniować standardy powierzchni i przeniesienia, uprawnienia ról funkcjonalnych oraz należy sklasyfikować powierzchnie. Należy również zdefiniować role osób kontaktowych i utworzyć szablony dla projektów przenoszenia. Ustawienia powierzchni i przenoszenia Klasyfikowanie powierzchni Aby ustanowić spójność dla procesów powierzchni i przenoszenia, można zdefiniować strategię przenoszenia, szacowany koszt przeniesienia oraz ustawienie dla zajętości powierzchni w organizacji. Możliwe jest zdefiniowanie strategii przenoszenia w organizacji, aby ustanowić domyślne ustawienia przenoszenia osób w ramach organizacji. Na przykład: jeśli przenoszona jest osoba lub pomieszczenie, można automatycznie uwzględnić ich zasoby i wyposażenie. Można również zapewnić, że zlecenie przeniesienia nie jest zleceniem samoobsługowym, aby możliwa była kontrola przydzielania powierzchni. Można również zmienić obciążenie zwrotne lub odpowiedzialność finansową za przeniesienie. Możliwe jest zdefiniowanie szacowanego kosztu przenoszenia na podstawie typu przeniesienia. Można utworzyć różne wartości szacunkowe oparte na różnych scenariuszach. Na przykład można utworzyć szacowany koszt przeniesienia osoby. Można utworzyć kolejny szacowany koszt dla przeniesienia osoby razem z jej zasobami. Możliwe jest również zastąpienie ustawień domyślnych dla strategii przenoszenia oraz szacunkowych kosztów przenoszenia na poziomie budynku. Ustawienia zarządzania powierzchnią definiują strategię zajętości powierzchni dla organizacji. Można określić, czy zarządzać przydziałami zajętości dla powierzchni, które są oparte na organizacji osób, które są przypisane do powierzchni. Można zaimplementować te globalne ustawienia dla zarządzania powierzchnią i przenoszeniem, używając formularza Ustawienia aplikacji. Użytkownik klasyfikuje powierzchnię, aby zdefiniować sposób, w jaki powierzchnia jest używana w budynku, takim jak biuro, magazyn lub stanowisko pracy. Klasyfikacje powierzchni są stosowane dla portfela w celu zapewnienia spójności i standaryzacji. Klasyfikacje powierzchni Klasyfikacje powierzchni definiują standardy używane do obliczania pomiarów pola powierzchni dla powierzchni, takich jak powierzchnia brutto, obszar do wynajęcia i powierzchnia użytkowa. Te standardy zostały określone przez stowarzyszenia International Facility Management Association (IFMA) and Building Owners and Managers Association (BOMA). Uwaga: IBM TRIRIGA obsługuje standard 1996 BOMA. Copyright IBM Corp. 2011, 2015 3
Istnieje możliwość użycia hierarchii klasyfikacji, aby utworzyć rekord bieżącej klasy powierzchni w celu zdefiniowania użyteczności powierzchni. W rekordzie bieżącej klasy powierzchni można również podać grupę logiczną dostępnej powierzchni. Po określeniu klasyfikacji powierzchni można je przypisać do rekordów powierzchni. Istnieje możliwość zintegrowania oprogramowania CAD z produktem IBM TRIRIGA, aby utworzyć dokładne pomiary powierzchni i wyświetlać powierzchnie w formacie graficznym. Możliwe jest również użycie interfejsu WWW, aby przypisać i przeglądać klasyfikacje powierzchni. Powierzchnie można zaklasyfikować do trzech różnych typów, aby pomóc w zarządzaniu powierzchniami. Bieżąca klasa powierzchni Podstawowa klasyfikacja powierzchni, w której można określić sposób użycia powierzchni, taki jak magazyn lub powierzchnia składowa. Ta klasyfikacja definiuje bieżące zastosowanie powierzchni, aby obliczyć pomiary pola powierzchni i przydzielić dostępne powierzchnie. Projektowa klasa powierzchni Definiuje zaprojektowane użycie konkretnej powierzchni. Można zastosować tą klasyfikację, jeśli powierzchnia ma być używana do konkretnego celu, ale jest wykorzystana w inny sposób. Na przykład powierzchnia została zaprojektowana jako stanowisko pracy lub biuro, ale jest używana jako magazyn. Planowana klasa powierzchni Definiuje planowane użycie powierzchni. Na przykład: powierzchnia biurowa jest obecnie używana jako powierzchnia magazynowa, ale plan główny przedstawia planowane użycie jako powierzchnia do celów specjalnych. Standardy dla klasyfikacji powierzchni Produkt IBM TRIRIGA używa standardów dla klasyfikacji powierzchni, które są określone przez stowarzyszenia International Facility Management Association (IFMA) oraz Building Owners and Managers Association (BOMA). Te standardy są używane do obliczeń pomiarów pola powierzchni budynków i powierzchni. Uwaga: IBM TRIRIGA obsługuje standard 1996 BOMA. Standardy klasyfikacji powierzchni Zewnętrzne, brutto Wewnętrzne, brutto Do wynajęcia w budynku Opis Całkowita powierzchnia budynku, włączając w to powierzchnię nieużytkową oraz obszary wykluczone, która jest mierzona na ścianach zewnętrznych. Całkowity zmierzona powierzchnia, która jest obliczana na podstawie wewnętrznych powierzchni ścian, włączając w to obszary do wynajęcia, parking wewnętrzny, penetracje pionowe oraz obszary puste. Obszar w ramach obszaru wewnętrznego brutto, który obejmuje obszar użytkowy oraz proporcjonalną część obszarów wspólnych całej kondygnacji biurowej. Ten obszar nie obejmuje regionów penetracji pionowych, takich jak windy, schody i podnośniki. 4 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Standardy klasyfikacji powierzchni Powierzchnia użytkowa Powierzchnia do przypisania Ściana zewnętrzna Parking wewnętrzny Penetracja pionowa Usługi budowy modułu głównego Opis Całkowita powierzchnia, która może zostać zajęta. Obszar użytkowy na konkretnej kondygnacji budynku zależy od konfiguracji korytarzy i od tego, czy kondygnacja ma jednego, czy wielu użytkowników. Powierzchnia przypisana do określonego celu, na przykład jako kawiarnia. Ściana zewnętrzna otaczająca obszar wewnętrzny brutto. Obszar w ramach obszaru wewnętrznego brutto, który jest dostępny do parkowania. Obszar, który jest przydzielony przez podzielenie całkowitej powierzchni do wynajęcia w budynku przez całkowitą powierzchnię parkingu. Regiony penetracji pionowych w ramach obszaru wewnętrznego brutto obejmują windy, schody, hol oraz inne obszary wspólne. Regiony w ramach wynajmowanego obszaru budynku, które są przeznaczone do świadczenia usług podstawowych i konserwacyjnych dla budynku lub konstrukcji. Ustawienie stanowiska pracy Kiedy tworzona jest pozycja wiersza przeniesienia (MLI) dla pomieszczenia, ustawienie stanowiska pracy determinuje, czy MLI przenosi przypisaną osobę, czy funkcję pomieszczenia. Rekord bieżącej klasy powierzchni zawiera ustawienie stanowiska pracy. Jeśli pomieszczenie lub powierzchnia jest stanowiskiem pracy, MLI jest tworzone, aby przenieść przypisaną osobę. Jeśli pomieszczenie lub powierzchnia nie jest stanowiskiem pracy, MLI jest tworzone, aby przenieść funkcję pomieszczenia. Ustawienie stanowiska pracy określa również, czy podrzędne pozycje MLI dla zasobu lub sprzętu są dołączone do pozycji nadrzędnej MLI dla przeniesienia osoby lub funkcji pomieszczenia. Na podstawie strategii przenoszenia dla całej aplikacji lub określonego budynku, przeniesienia zasobów i sprzętu mogą lub nie mogą być automatycznie dołączone do przeniesienia osoby lub funkcji pomieszczenia. Rozdział 2. Konfigurowanie zadań wymaganych wstępnie 5
Rysunek 1. Wpływ ustawienia stanowiska pracy na tworzenie pozycji MLI dla pomieszczenia Tworzenie rekordów bieżącej klasy powierzchni Rekord bieżącej klasy powierzchni definiuje, w jaki sposób powierzchnia jest używana w budynku oraz określa standardy obliczania pomiarów pola powierzchni. Po utworzeniu rekordów bieżącej klasy powierzchni można je powiązać z rekordami powierzchni, aby zastosować standardy klasyfikacji na portfelu. Procedura 1. Wybierz opcje Narzędzia > Administracja > Klasyfikacje. 2. W panelu hierarchii kliknij opcję Nowy i wybierz pozycję Bieżąca klasa powierzchni. 3. Określ szczegóły rekordu bieżącej klasy powierzchni. 4. Kliknij przycisk Utwórz. Określanie uprawnień dla ról funkcjonalnych Uprawnienia determinują typ powierzchni, do zajęcia której upoważniona jest rola funkcjonalna. Aby określić uprawnienia dla ról funkcjonalnych, role funkcjonalne przypisywane są do rekordów pracowników. Następnie tworzona jest specyfikacja standardu powierzchni i standard powierzchni powiązywany jest z klasą powierzchni. Role funkcjonalne Rola funkcjonalna opisuje zestaw umiejętności i działań, które są zazwyczaj wykonywane przez dział w organizacji, na przykład: kierownik, dyrektor lub wiceprezes. Role funkcjonalne są definiowane przez strukturę organizacyjną firmy. Zasoby są przydzielane do tych ról w ramach działów. 6 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Użytkownik określa zakres ról funkcjonalnych w hierarchii klasyfikacji dla ról. Po utworzeniu ról funkcjonalnych w hierarchii klasyfikacji użytkownik może przypisać role funkcjonalne do zasobu. Role funkcjonalne są również powiązane z powierzchniami. Podczas przeniesienia przydział powierzchni opiera się na przypisaniu roli funkcjonalnej oraz uprawnieniach, które są powiązane z rolą funkcjonalną. Uprawnienie, które jest powiązane z rolą funkcjonalną determinuje typ i wielkość powierzchni, do której może przenieść się dana osoba. Rysunek 2. Przypisanie roli funkcjonalnej oraz uprawnienia roli funkcjonalnej Przypisywanie ról funkcjonalnych do pracowników Po utworzeniu ról funkcjonalnych w hierarchii klasyfikacji użytkownik może przypisać role funkcjonalne do rekordu pracownika. Przypisując rolę funkcjonalną do zasobu można przydzielić zasoby do powierzchni, do których są upoważnione. Zanim rozpoczniesz Określ zakres ról funkcjonalnych w hierarchii klasyfikacji dla ról. Procedura 1. Wybierz opcje Portfel > Osoby > Pracownicy. 2. Wybierz rekord pracownika. Jeśli modyfikacja rekordu nie jest możliwa, skoryguj rekord. 3. W polu Rola funkcjonalna wybierz rolę, którą chcesz przypisać. 4. Aktywuj rekord. Rozdział 2. Konfigurowanie zadań wymaganych wstępnie 7
Co dalej Utwórz specyfikację standardu powierzchni. Tworzenie specyfikacji standardu powierzchni Specyfikacje dla standardów powierzchni definiują atrybuty powierzchni, włączając w to pojemność, powierzchnię średnią i powiązane role funkcjonalne. Specyfikacja standardu powierzchni jest używana do określenia, które role funkcjonalne są upoważnione do zajmowania konkretnych typów powierzchni. O tym zadaniu Gdy użytkownik tworzy specyfikację standardu powierzchni, tworzone jest powiązanie z rolą funkcjonalną jako uprawnienie dla tej specyfikacji. Następnie specyfikacja standardu powierzchni jest powiązana z bieżącą klasyfikacją klasy powierzchni. Procedura Tworzenie szablonów 1. Wybierz opcje Portfel > Konfiguracja > Specyfikacja > Standardy powierzchni. 2. Utwórz rekord specyfikacji standardu powierzchni. 3. Określ szczegóły standardu powierzchni dla specyfikacji i kliknij opcję Utwórz wersję roboczą. 4. W sekcji Uprawnienia określ rolę funkcjonalną, która ma być powiązana jako uprawnianie, a następnie aktywuj rekord. 5. W menu głównym wybierz opcje Narzędzia > Administracja > Klasyfikacje > Bieżąca klasa powierzchni. 6. Wybierz rekord bieżącej klasy powierzchni, która ma być powiązana ze specyfikacją standardu powierzchni. 7. W sekcji Szczegóły określ specyfikację standardu powierzchni jako domyślny standard powierzchni. 8. Zapisz rekord bieżącej klasy powierzchni. Szablony zawierają zdefiniowane wstępnie dane, które można użyć w rekordach w celu zapewnienia spójności i dokładności. W celu zarządzania powierzchnią i przenoszeniem tworzone są szablony dla projektów przenoszenia i ankiet. Tworzenie szablonów dla projektów przenoszenia Projekt przenoszenia udostępnia szczegółowe informacje o zadaniach, które są wykonywane dla zlecenia przeniesienia. Dla projektów przenoszenia można utworzyć szablon, aby zachować spójność szczegółów przenoszenia. Na przykład: można utworzyć szablon, który określa żądane zadania dla przeniesienia i kodów kosztów. Procedura 1. Wybierz kolejno opcje Projekty > Konfiguracja > Szablon projektu > Projekt infrastruktury. 2. Określ szczegóły szablonu, takie jak zakres, harmonogram i budżet. 3. Przypisz role osób kontaktowych dla tego projektu przenoszenia. 4. Zapisz rekord. 8 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Przypisywanie ról osób kontaktowych do projektów przenoszenia Kiedy tworzony jest projekt przenoszenia, należy określić rolę menedżera oraz planisty przenoszenia jako role osób kontaktowych. Te role osób kontaktowych mogą następnie zatwierdzać i zarządzać zleceniami przeniesienia, które są powiązane z projektem przeniesienia. O tym zadaniu Jeśli tworzony jest szablon dla projektu przenoszenia, można przypisać role kontaktowe do szablonu. Procedura 1. Wybierz opcję Powierzchnia > Zarządzaj przeniesieniami. 2. W sekcji Przenieś projekt utwórz projekt przeniesienia i określ jego szczegóły. 3. Na karcie Kontakty określ rolę Kierownik jako rolę osoby kontaktowej. a. Podaj imię i nazwisko osoby, która ma zostać przypisana i kliknij przycisk OK. b. Wybierz imię i nazwisko osoby i określ rolę Kierownik. c. Zapisz rekord roli osoby kontaktowej. 4. Określ osobę z rolą Planista przenoszenia jako rolę osoby kontaktowej. 5. Zapisz rekord. Rozdział 2. Konfigurowanie zadań wymaganych wstępnie 9
10 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Rozdział 3. Zarządzanie powierzchniami Po tym jak powierzchnie są prawidłowo skonfigurowane i zaklasyfikowane użytkownik może zarządzać powierzchniami przez powiązania powierzchni, audyty powierzchni, wykorzystanie powierzchni oraz umowy o korzystanie z powierzchni. Narzędzia zarządzania powierzchnią można znaleźć w obszarze Powierzchnia > Zarządzaj powierzchnią. Narzędzia strategicznego planowania obiektów można znaleźć w obszarze Powierzchnia > Zaplanuj powierzchnię. Przegląd zarządzania powierzchnią W aplikacji IBM TRIRIGA zarządzanie powierzchnią obejmuje powiązanie powierzchni z innymi rekordami, audyty powierzchni, śledzenie wykorzystania powierzchni oraz obsługę umów o wykorzystanie powierzchni. Role zarządzania powierzchnią Menedżer powierzchni jest odpowiedzialny za śledzenie przydziałów, przypisania i wykorzystania powierzchni w ramach obiektu zgodnie z postanowieniami umów o korzystanie z powierzchni. Jednocześnie planista powierzchni jest odpowiedzialny za monitorowanie kosztów i wykorzystania powierzchni na poziomie portfela strategicznego w wielu obiektach. W zależności od organizacji, te role mogą być wykonywane przez tę samą osobę lub wiele osób. Powiązania powierzchni Powiązanie powierzchni jest typem relacji pomiędzy rekordem powierzchni i powiązanym rekordem. Powiązania powierzchni obejmują przydziały powierzchni i przypisania powierzchni. Audyty powierzchni Audyt powierzchni to obraz stanu lub przechwycenie szczegółów powierzchni w budynku lub strukturze, aby ocenić dokładność, wydajność i użyteczność powierzchni. Audyty powierzchni można wykonywać regularnie, aby śledzić i porównywać przydziały powierzchni, wykorzystanie powierzchni i koszty powierzchni w czasie. Wykorzystanie powierzchni Wykorzystanie powierzchni to wydajne użycie powierzchni. Możliwe jest śledzenie użycia powierzchni, dołączając rekordy wykorzystania powierzchni oraz przeprowadzając regularnie audyty powierzchni. Umowy o korzystanie z powierzchni Umowa o korzystanie z powierzchni (UKP) to umowa pomiędzy dwiema stronami, takimi jak organizacja wynajmującego i najemcy, dotycząca użycia kosztów powierzchni. W umowach najmu nieruchomości i umowach dot. nieruchomości własnych można użyć UKP, aby zdefiniować wewnętrzne ustalenia z organizacjami, które są przypisane do powierzchni. Powiązania powierzchni Powiązanie powierzchni jest typem relacji pomiędzy rekordem powierzchni i powiązanym rekordem. Powiązania powierzchni obejmują przydziały powierzchni i przypisania powierzchni. Przydział powierzchni to powiązanie pomiędzy rekordem powierzchni i jednym lub wieloma rekordami organizacji. Przypisanie powierzchni to powiązanie pomiędzy osobą lub rekordem zasobu i jednym lub wieloma rekordami powierzchni. Copyright IBM Corp. 2011, 2015 11
W aplikacji IBM TRIRIGA powiązanie to odnośnik zapewniający określoną relację pomiędzy dwoma obiektami biznesowymi. Obiekty biznesowe reprezentują zasoby, takie jak osoby, zasoby, lokalizacje, organizacje i położenia geograficzne. Gdy aplikacja generuje rekordy z tych powiązanych obiektów biznesowych, powiązane rekordy dziedziczą to samo powiązanie. Obiekty biznesowe lokalizacji obejmują wiele typów, takich jak budynek, kondygnacja i obiekt biznesowy powierzchni. Powiązanie powierzchni jest typem relacji pomiędzy obiektem biznesowym powierzchni lub rekordem i powiązanym obiektem biznesowym lub rekordem. Powiązania powierzchni obejmują następujące przykłady: v Osoba lub zasób mogą być powiązane tylko z jedną podstawową lokalizacją lub powierzchnią, ale mogą być powiązane z wieloma drugorzędnymi lokalizacjami lub powierzchniami. v Organizacja może mieć kilka różnych powiązań z tą samą lokalizacją lub powierzchnią w elementach Organizacja główna, Organizacja obciążana i Używa organizacji. v Lokalizacja lub powierzchnia może mieć tylko jedno powiązanie z położeniem geograficznym. Poniższy rysunek przedstawia powiązania pomiędzy różnymi obiektami biznesowymi w produkcie IBM TRIRIGA. Rysunek 3. Powiązania pomiędzy różnymi obiektami biznesowymi w produkcie IBM TRIRIGA Przydziały powierzchni Przydział powierzchni to typ powiązania powierzchni pomiędzy rekordem powierzchni i jednym lub wieloma rekordami organizacji. Przydziałów powierzchni można używać do śledzenia proporcjonalnych ustaleń dla organizacji, które są finansowo odpowiedzialne za powierzchnię lub obszar. Aplikacja IBM TRIRIGA obsługuje zarówno przydziały powierzchni dla organizacji na poziomie pomieszczenia, jak i kondygnacji. Oznacza to, że można przydzielić całą kondygnację do pojedynczego działu lub przydzielić konkretne powierzchnie w ramach kondygnacji wielu rożnym działom. Proces przydziału powierzchni jest prostym procesem powiązującym lub usuwającym powiązanie organizacji z powierzchnią lub obszarem. 12 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Przydziały na poziomie powierzchni Przydział na poziomie powierzchni to powiązanie na poziomie powierzchni z jedną lub wieloma organizacjami. Dodawanie lub usuwanie powiązania wyzwala aplikację, aby archiwizowała wszystkie aktywne rekordy przydziału oraz generowała nowy rekord przydziału na poziomie powierzchni dla każdej powiązanej organizacji. Za pomocą tego procesu aplikacja przydziela ponownie 100% powierzchni w rekordzie powierzchni równomiernie dla wszystkich powiązanych organizacji. Czasami rzeczywista lub kadrowa organizacja, która zajmuje powierzchnię nie jest taka sama, jak organizacja obciążeń zwrotnych lub organizacja finansowa, która jest odpowiedzialna za powierzchnię. Przydział zajętości powierzchni zapewnia przedsiębiorstwom elastyczność w ustawieniu różnych organizacji dla zajętości i odpowiedzialności finansowej za powierzchnię. Poniższy rysunek przedstawia różnicę pomiędzy przydziałami zajętości powierzchni i przydziałami obciążania zwrotnego powierzchni. Rysunek 4. Porównanie przydziału zajętości powierzchni i przydziału obciążania zwrotnego Rozdział 3. Zarządzanie powierzchniami 13
Przydziały na poziomie powierzchni Przydziały na poziomie powierzchni to powiązanie na poziomie kondygnacji z jedną lub wieloma organizacjami. Dodawanie lub usuwanie powiązania wyzwala aplikację, aby archiwizowała wszystkie aktywne rekordy przydziału oraz generowała nowy rekord przydziału na poziomie obszaru dla każdej powiązanej organizacji. Za pomocą tego procesu aplikacja przydziela ponownie 100% obszaru w rekordzie nakładki obszaru równomiernie dla wszystkich powiązanych organizacji. Przypisania powierzchni Przypisanie powierzchni to typ powiązania powierzchni pomiędzy osobą lub rekordem zasobu i jednym lub wieloma rekordami powierzchni. Osoba może być powiązana tylko z jedną podstawową lokalizacją lub powierzchnią, ale może być powiązana z wieloma drugorzędnymi lokalizacjami lub powierzchniami. Dodatkowo wiele osób może współużytkować jedną powierzchnię i każda osoba może zdefiniować tę samą powierzchnię jako powierzchnię główną lub drugorzędną. Przypisanie powierzchni może być zdefiniowane z rekordu osoby, rekordu powierzchni lub rysunku CAD za pomocą produktu IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher. W podobny sposób zasób może być powiązany tylko z jedną podstawową lokalizacją lub powierzchnią i tylko jedną osobą. Przypisanie powierzchni może być zdefiniowane z rekordu zasobu, rekordu powierzchni lub rysunku CAD za pomocą produktu IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher. Jednocześnie przypisanie osoby może być zdefiniowane tylko z rekordu zasobu. Audyty powierzchni Audyt powierzchni to obraz stanu lub przechwycenie szczegółów powierzchni w budynku lub strukturze, aby ocenić dokładność, wydajność i użyteczność powierzchni. Audyty powierzchni można wykonywać regularnie, aby śledzić i porównywać przydziały powierzchni, wykorzystanie powierzchni i koszty powierzchni w czasie. Audyty powierzchni mogą być używane do wykonywania następujących ocen: v Szacowanie dokładności układu budynku i rzutów kondygnacji. v Poprawa obszaru użytecznego powierzchni przez ograniczenie kosztów najmu. v Zwiększenie użyteczności dodatkowej powierzchni jako obszarów magazynowych lub parkingów. v Organizowanie ułożenia mebli i wyposażenia na powierzchni. v Śledzenie proporcjonalnych przydziałów powierzchni i kosztów w organizacjach w czasie. Proces przydziału powierzchni i proces audytu powierzchni Proces przydziału powierzchni jest prostym procesem powiązującym lub usuwającym powiązanie organizacji z powierzchnią. Dodawanie lub usuwanie powiązania wyzwala aplikację, aby archiwizowała wszystkie aktywne rekordy przydziału oraz generowała nowy rekord przydziału na poziomie powierzchni dla każdej powiązanej organizacji. Za pomocą tego procesu aplikacja przydziela ponownie 100% powierzchni w rekordzie powierzchni równomiernie dla wszystkich powiązanych organizacji. Postępując zgodnie z procesem przydziału powierzchni, proces audytu powierzchni przechwytuje szczegóły przydzielonej powierzchni i rejestruje szczegóły audytu powierzchni. Poniższy rysunek przedstawia sposób, w jaki proces przydziału powierzchni przechodzi w proces audytu powierzchni. 14 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Rysunek 5. Proces przydziału powierzchni i proces audytu powierzchni Proces audytu powierzchni Proces audytu powierzchni składa się z pięciu kroków. Aplikacja nie obsługuje audytów poziomu obszaru. 1. Przegląd przed audytem: po rozpoczęciu procesu należy zweryfikować, czy wszystkie powiązane rekordy kondygnacji i powierzchni mają stan Aktywny, a nie stan Projekt lub Korekta w toku. Przed wykonaniem audytu można sprawdzić, czy wszystkie przydziały powierzchni dla organizacji są poprawne lub poczekać na kontrolę poprawności w kroku 4 lub zastosować obie metody. 2. Wybierz budynek i kondygnacje: aby wybrać budynek i kondygnacje do audytu, należy utworzyć rekord wzorca audytu powierzchni. Te informacje obejmują okres audytu powierzchni, proces audytu powierzchni, które będą użyte, budynki oraz kondygnacje w ramach każdego budynku przeznaczone do audytu. Kiedy informacje są gotowe do przesłania, należy aktywować rekord. 3. Audyt jest przetwarzany: po aktywacji rekordu wzorca audytu powierzchni aplikacja przetwarza informacje. Przetwarzane są tylko kondygnacje ze statusem Aktywny na powierzchniach ze statusem Aktywny. Wszystkie rekordy w stanie Projekt lub Korekta w toku nie są przetwarzane. v Jeśli wybrano aktywne przydzielanie powierzchni, proces audytu powierzchni ocenia tylko przydzielone powierzchnie, oblicza tylko kwoty obciążeń zwrotnych i generuje rekordy historii przydziału powierzchni. W wyniku tego procesu ta metoda jest szybsza. Rozdział 3. Zarządzanie powierzchniami 15
v Jeśli nie wybrano aktywnego przydziału powierzchni, proces audytu powierzchni ocenia wszystkie powierzchnie, oblicza kwoty obciążeń zwrotnych i oblicza obszary proporcjonalne. Proces generuje również rekordy audytu powierzchni oraz rekordy historii przydziału powierzchni. W wyniku tego procesu ta metoda jest dłuższa. 4. Zweryfikuj audyt: po zakończeniu procesu audytu powierzchni można przejrzeć wygenerowane rekordy z rekordu wzorca audytu powierzchni. Można również sprawdzić poprawność wszystkich przydziałów powierzchni dla organizacji. 5. Zamknij lub usuń audyt: po zakończeniu weryfikacji można zamknąć okres audytu lub usunąć rekord wzorca audytu powierzchni. v Jeśli okres audytu zostanie zamknięty, wzorzec audytu powierzchni, audyt powierzchni i rekordy historii przydziału powierzchni są przenoszone do stanu tylko do odczytu Historia. v Jeśli usunięty zostanie rekord wzorca audytu powierzchni, wzorzec audytu powierzchni i rekordy historii przydziału powierzchni są usuwane. Poniższy rysunek przedstawia proces audytu powierzchni od momentu weryfikacji przed audytem aż po zamknięcie lub usunięcie rekordów audytu powierzchni. Rysunek 6. Proces audytu powierzchni 16 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Aktywne i nieaktywne przydzielanie powierzchni Jeśli wybrano aktywne przydzielanie powierzchni w rekordzie wzorca audytu powierzchni, proces audytu powierzchni ocenia tylko przydzielone powierzchnie. Dla każdego rekordu przydziału na poziomie powierzchni, która ma stan Aktywny, tworzony jest rekord historii przydziału powierzchni. Na koniec każdy nowy rekord historii przydziału powierzchni jest powiązywany i umieszczany na liście rekordu wzorca audytu powierzchni, który aktywował proces audytu. Jeśli nie wybrano aktywnego przydzielania powierzchni w rekordzie wzorca audytu powierzchni, proces audytu powierzchni ocenia wszystkie powierzchnie. Dla każdej powierzchni na kondygnacji tworzony jest rekord audytu powierzchni. Dla każdego nowego rekordu audytu powierzchni pobierana jest lista przydziałów powierzchni dla powiązanej powierzchni. Następnie dla każdego przydziału powierzchni tworzony jest rekord historii przydziału audytu powierzchni, który jest następnie powiązywany z nowym rekordem audytu powierzchni. Na koniec nowe rekordy historii przydziału powierzchni są umieszczane na liście rekordu wzorca audytu powierzchni, który aktywował proces audytu. Poniższy rysunek przedstawia różnicę pomiędzy aktywnym i nieaktywnym przydzielaniem powierzchni. Rysunek 7. Aktywne i nieaktywne przydzielanie powierzchni Powiązywanie powierzchni Możliwe jest przydzielenie powierzchni lub obszaru do jednej lub wielu organizacji. Można również przypisać osobę lub zasób do jednej lub wielu powierzchni. Przydzielanie powierzchni do organizacji Możliwe jest śledzenie proporcjonalnego ustalenia organizacji, które są finansowo odpowiedzialne za powierzchnię, używając przydziałów poziomu powierzchni. Rozdział 3. Zarządzanie powierzchniami 17
Procedura 1. Otwórz rekord powierzchni. Jeśli status ma wartość Aktywny, wybierz czynność Skoryguj. 2. Na karcie Przydział w sekcji Przydziały obciążania zwrotnego znajdź i wybierz jedną lub więcej organizacji, które są finansowo odpowiedzialne za powierzchnię. 3. Jeśli organizacje różnią się od organizacji obciążania zwrotnego, w sekcji Przydziały zajętości znajdź i wybierz jedną lub więcej organizacji, które zajmują powierzchnię. 4. Zapisz lub aktywuj rekord. Aplikacja generuje nowy rekord przydziału poziomu powierzchni dla każdej powiązanej organizacji. Przydzielanie obszarów do organizacji Możliwe jest śledzenie proporcjonalnego ustalenia organizacji, które są finansowo odpowiedzialne za obszar, używając przydziałów poziomu obszaru. Procedura 1. Otwórz rekord kondygnacji. Jeśli status ma wartość Aktywny, wybierz czynność Skoryguj. 2. Na karcie Przydział w sekcji Nakładki powierzchni dodaj lub otwórz rekord nakładki powierzchni. 3. W sekcji Obciążana organizacja znajdź i wybierz jedną lub więcej organizacji, które są finansowo odpowiedzialne za obszar. 4. Zapisz lub aktywuj rekord. Aplikacja generuje nowy rekord przydziału powierzchni dla każdej powiązanej organizacji. Przypisywanie osób do powierzchni z rekordu osób Możliwe jest śledzenie lokalizacji osób oraz zajętości powierzchni, używając przypisań powierzchni. Procedura 1. Otwórz rekord osób, taki jak np. pracownik. Jeśli status ma wartość Aktywny, wybierz czynność Skoryguj. 2. Na karcie Zasoby i lokalizacje w sekcji Lokalizacja podstawowa znajdź i wybierz jedną powierzchnię. 3. W sekcji Inne przypisane lokalizacje znajdź i wybierz jedną lub więcej powierzchni drugorzędnych. 4. Zapisz lub aktywuj rekord. Przypisywanie zasobów do powierzchni Możliwe jest śledzenie lokalizacji zasobów, takich jak meble i wyposażenie, używając przypisań powierzchni. Procedura 1. Otwórz rekord zasobu, taki jak np. meble. Jeśli status ma wartość Aktywny, wybierz czynność Skoryguj. 2. W sekcji Szczegóły wybierz lokalizację podstawową. 3. W sekcji Status zasobu wybierz czynność Przypisz. 4. Określ szczegóły, znajdź i wybierz jedną osobę, a następnie wybierz czynność Kontynuuj. 5. Zapisz lub aktywuj rekord. 18 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Planowanie powierzchni Po zdefiniowaniu środowiska planowania oraz planów portfela w produkcie IBM TRIRIGA Strategic Facility Planning możliwe jest planowanie powierzchni za pomocą planów powierzchni. Na planie powierzchni można tworzyć i porównywać różne scenariusze. Narzędzia planowania powierzchni można znaleźć w obszarze Powierzchnia > Zaplanuj powierzchnię Rozdział 3. Zarządzanie powierzchniami 19
20 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Rozdział 4. Zarządzanie przeniesieniami Po skonfigurowaniu powierzchni, ról funkcjonalnych i innych ustawień przeniesienia możliwe jest zarządzanie przeniesieniami za pomocą zleceń przeniesienia, planowania przeniesienia oraz planowania strategicznego obiektów. Narzędzia zarządzanie przenoszeniem można znaleźć w obszarze Powierzchnia > Planuj przeniesienia i Powierzchnia > Zarządzaj przeniesieniami. Przegląd zarządzania przenoszeniem W aplikacji IBM TRIRIGA zarządzanie przenoszeniem oznacza zarządzanie zleceniami usługi przeniesienia, planowanie przeniesienia oraz planowanie przeniesień strategicznych. Role zarządzania przenoszeniem Menedżer przenoszenia jest odpowiedzialny za przenoszenie osób, zasobów i wyposażenia w ramach organizacji, aby zapewnić, że zlecenia przeniesienia i projekty przenoszenia są zaimplementowane zgodnie z wymogami. W międzyczasie planista przenoszenia jest odpowiedzialny za organizację projektów przenoszenia, aby strategiczne plany powierzchni lub plany przeniesienia obiektu były zaplanowane z minimalnymi kosztami i zakłóceniami. W zależności od organizacji, te role mogą być wykonywane przez tę samą osobę lub wiele osób. Zlecenia przeniesienia Podobnie do typowego zlecenia usługi, zlecenie przeniesienia jest realizowane zgodnie z procesem zarządzania usługami. Zlecenie przeniesienia jest przekazywane przez składającego zlecenie, przypisane do zadania lub projektu przeniesienia i kończone w momencie zakończenia przeniesienia. W tym procesie planowanie przeniesienia nie jest niezbędne, a menedżer przenoszenia odgrywa centralną rolę w zarządzaniu zleceniem przeniesienia. Planowanie przenoszenia W przeciwieństwie do procesu zarządzania usługami, proces planowania przenoszenia może przypisać ponownie zlecenie przeniesienia do innego zadania lub projektu przenoszenia. W tym procesie planista przenoszenia odgrywa centralną rolę, tworząc pozycje wiersza przenoszenia i organizując pozycje w projekty przenoszenia. Menedżer przenoszenia może również odgrywać rolę w zatwierdzaniu projektu przenoszenia lub oznaczaniu projektu jako zakończony. Planowanie strategiczne obiektów Proces planowania strategicznego rozpoczyna się w produkcie IBM TRIRIGA Strategic Facility Planning. W tym procesie planista powierzchni odgrywa centralną rolę, przygotowując środowisko planowania, plany portfela oraz plany powierzchni. Dla każdego planu powierzchni planista może utworzyć i porównać różne scenariusze powierzchni. Planista powierzchni może również przypisać zatwierdzone scenariusze do konkretnego planisty przenoszenia. Podobnie do procesu planowania przenoszenia, planista przenoszenia może utworzyć pozycje wiersza przeniesienia na podstawie konkretnego scenariusza i zorganizować elementy w projekt przenoszenia. Poniższy rysunek przedstawia inicjowanie procesu zarządzania przenoszeniem oraz różnicę pomiędzy procesem planowania przenoszenia i procesem zlecenia przenoszenia. Copyright IBM Corp. 2011, 2015 21
Rysunek 8. Inicjowanie procesu zarządzania przenoszeniem Poniższy rysunek przedstawia zakończenie procesu zarządzania przenoszeniem. 22 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Rysunek 9. Zakończenie procesu zarządzania przenoszeniem Zarządzanie zleceniami przeniesienia Wiele organizacji zarządza swoimi zleceniami przeniesienia, planując projekty przenoszenia w okresowym harmonogramie. Czasami jednak zlecenie przeniesienia musi być zarządzane indywidualnie. Przykładem jest zlecenie przeniesienia, które wynika z usterki odkrytej w obszarze roboczym. Scenariusz: zarządzanie awaryjnym zleceniem przeniesienia Z powodu awarii zasilania biur w firmie ABC Patricia musi natychmiast przenieść się do innego biura. Patricia tworzy zlecenie przeniesienia, które musi zostać zatwierdzone przez jej kierownika przed skierowaniem go do menedżera przenoszenia, który zarządza procesem przenoszenia. Rozdział 4. Zarządzanie przeniesieniami 23
Wprowadzenie Większość przeniesień w siedzibie firmy ABC jest zarządzana w harmonogramie miesięcznym. Jednakże Millicent, menedżer przenoszenia w firmie ABC, indywidualnie przetwarza awaryjne zlecenie przeniesienia, aby zminimalizować zakłócenia spowodowane przez awarię. W firmie ABC wszyscy pracownicy mogą utworzyć samoobsługowe zlecenia przeniesienia. Jeśli chcą, aby zlecenie zostało rozpatrzone natychmiast, muszą określić powód przeniesienia jako stan zagrożenia. Kiedy pracownicy przesyłają zlecenia przeniesienia, zlecenia są kierowane automatycznie do kierowników w celu zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu zleceń Millicent otrzymuje i dokonuje przeglądu zleceń, przypisuje zasoby do nowych lokalizacji i organizuje wykonanie fizycznych prac przeniesienia. Krok 1: Utworzenie zlecenia przeniesienia W aplikacji Patricia tworzy zlecenie przeniesienia. Informacje o jej organizacji oraz bieżącej lokalizacji są wypełniane automatycznie we wniosku i Patricia sprawdza, czy informacje są prawidłowe. Określa indywidualny typ zlecenia i wybiera opcję przeniesienia awaryjnego. Patricia dodaje informacje o problemie z zasilaniem i dodaje informacje o komputerze, telefonie i meblach przed przesłaniem zlecenia. Krok 2: Zatwierdzenie zlecenia przeniesienia Jean, kierownik Patrici otrzymuje w portalu pozycję czynności, aby zatwierdzić zlecenie przeniesienia Patrici. Otwiera zlecenie przeniesienia w celu zweryfikowania szczegółów przed zatwierdzeniem. Po zatwierdzeniu zlecenie jest przekazywane automatycznie do Millicent. Krok 3: Przypisywanie osoby do nowej lokalizacji Kiedy Millicent otrzymuje zatwierdzone zlecenie przeniesienia, dokonuje przeglądu szczegółów przed podjęciem decyzji o wykonaniu czynności. Ponieważ jest to przeniesienie awaryjne i następny cykl przenoszenia dla budynku Patrici jest zaplanowany w dalekiej przyszłości, niezbędne jest przeniesienie indywidualne. Ponieważ Patricia nie przenosi się do innego działu, Millicent decyduje, aby przenieść ją do wolnego miejsca, które jest dostępne obok jej bieżącego biura. W zgłoszeniu Millicent potwierdza, że rola funkcjonalna Patrici uprawnia ją do tej powierzchni. W formularzu Menedżer powierzchni Millicent określa budynek i kondygnację, a następnie określa Patricię jako osobę do przeniesienia. Millicent identyfikuje odpowiednie wolne miejsce na rzucie kondygnacji i przypisuję Patricię do tej nowej powierzchni. Krok 4: Tworzenie zadania roboczego dla przeniesienia W formularzu Projektant przeniesienia Millicent wybiera szablon zadania przeniesienia awaryjnego, wybiera pozycję wiersza przeniesienia Patrici i dodaje pozycję do nowego zadania przeniesienia. Millicent dokonuje przeglądu szczegółów i dodaje informacje, które obejmują planowany czas zakończenia i liczbę pudeł do przeniesienia. Zadanie przeniesienia jest wysyłane do zespołu obiektu, który wykonuje fizyczne przeniesienie. Krok 5: Wykonanie prac przeniesienia Lee zarządza zespołem obiektu i zatwierdza zadanie, które utworzyła Millicent w odpowiedzi na zlecenie przeniesienia awaryjnego Patrici. W aplikacji Lee określa, że praca rozpoczyna 24 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
się, gdy rozpocznie się przeniesienie i określa, że praca zakończy się razem z przenoszeniem. Rzeczywisty czas poświęcony na przeniesienie jest rejestrowany w rekordzie zadania przenoszenia. Kiedy przeniesienie zostaje ukończone, Lee zamyka zadanie przeniesienia. Krok 6: Zakończenie zlecenia przeniesienia Kiedy prace przeniesienia są zakończone, Millicent powraca do formularza Projektant przeniesienia i zamyka pozycję wiersza przeniesienia. Kiedy pozycja wiersza przeniesienia zostaje zamknięta, zlecenie przeniesienia jest oznaczane jako zakończone. Patricia otrzymuje powiadomienie o zakończeniu zlecenia. Później, Patricia otrzymuje ankietę oceny, aby mogła przekazać opinie dotyczące przeniesienia. Tworzenie zleceń przenoszenia Zlecenie przeniesienia może dotyczyć indywidualnej osoby, ale może obejmować również zasoby osoby, takie jak komputer, telefon oraz meble. Zlecenie przeniesienia musi obejmować informacje o lokalizacji, z której osoba się przenosi oraz dane organizacji, która jest odpowiedzialna za lokalizację. Po przesłaniu zlecenia przeniesienia, inicjowana jest seria automatycznych i ręcznych działań, które są zarządzane przez menedżera przenoszenia. O tym zadaniu Użytkownik musi posiadać odpowiednie uprawnienia, aby utworzyć zlecenie przeniesienia. Uprawnienie do tworzenia zlecenia samoobsługowego zależy od sposobu wdrożenia produktu IBM TRIRIGA w przedsiębiorstwie. Procedura 1. Wybierz kolejno opcje Zlecenia > Moje zlecenia. 2. W sekcji Centrala zleceń kliknij opcje Powierzchnia > Zlecenie przeniesienia. 3. Określ, czy zlecenie dotyczy Ciebie, czy innego użytkownika. 4. W sekcji Szczegóły przeniesienia sprawdź, czy wymagane informacje są poprawne. 5. W sekcji Zlecenie usługi wybierz opcję Tryb indywidualny. 6. Opcjonalne: W pozostałych sekcjach podaj niezbędne informacje. Można znaleźć i wybrać lokalizacje lub zasoby, które są powiązane z rekordem osoby. 7. Wyślij zlecenie. Wyniki Po przesłaniu zlecenia przeniesienia jest ono kierowane do standardowego procesu zatwierdzenia używanego w przedsiębiorstwie. Po zatwierdzeniu zlecenia przeniesienia jest ono wysyłane do kierownika w celu przetworzenia. Przypisywanie osób do powierzchni Po otrzymaniu zlecenia przeniesienia można przypisać osobę i powiązane zasoby do nowej lokalizacji. Przypisanie zapewnia, że informacje o zajętości dla powiązanych lokalizacji są aktualne. Procedura 1. Wybierz opcje Powierzchnia > Zarządzaj powierzchnią > Menedżer powierzchni. 2. Dla czynności wybierz opcję Przypisz osobę. 3. W sekcji Lokalizacja powierzchni określ budynek i kondygnacje, gdzie osoba się przenosi. 4. Wybierz osobę, którą chcesz przypisać do nowej powierzchni. Rozdział 4. Zarządzanie przeniesieniami 25
5. Na grafice rzutu kondygnacji zlokalizuj odpowiednie miejsce dla osoby. 6. Wybierz nowe miejsce i kliknij opcję Przypisz osobę. Tworzenie zadań roboczych przenoszenia Zadanie robocze przenoszenia jest powiązane z rekordem pozycji wiersza przeniesienia, który zawiera szczegóły przeniesienia. W zależności od zastosowanego szablonu zadania, zadanie robocze przeniesienia obejmuje więcej informacji, takich jak planowana data rozpoczęcia i szacowane koszty. Po utworzeniu zadania roboczego przeniesienia członek zespołu przenoszenia może zatwierdzić zadanie i rozpocząć prace nad przeniesieniem. Procedura 1. Wybierz opcję Powierzchnia > Planuj przeniesienia. 2. Na karcie Projektant przeniesienia zaznacz pole wyboru Pokaż wszystkie MLI. 3. W sekcji Wszystkie pozycje wiersza przeniesienia kliknij opcję Dodaj do projektu/zadania. 4. Dla opcji przypisania wybierz wartość Dodaj do nowego zadania. 5. Dla szablonu zadania wybierz szablon zadania roboczego, który zostanie zastosowany. 6. Określ nazwę zadania roboczego przeniesienia. Można użyć tej nazwy do filtrowania zadań roboczych po przypisaniu. 7. Wybierz pozycje wiersza przeniesienia, które chcesz przypisać do zadania i kliknij opcję Przypisz. 8. Opcjonalne: Na stronie Zadania > Zarządzaj zadaniami > Zadanie robocze otwórz zadanie robocze przeniesienia, aby zweryfikować informacje lub dodać niezbędne szczegóły. Wyniki Po utworzeniu zadania roboczego przeniesienia zespół ds. przenoszenia może przyjmować zadania przenoszenia, rejestrować czas rozpoczęcia i zakończenia zadania oraz oznaczać zadanie jako zakończone. Zamykanie pozycji wiersza przeniesienia Kiedy członek zespołu ds. przenoszenia kończy pracę nad zadaniem roboczym pozycja wiersza przeniesienia jest zamykana. Zamknięcie nadrzędnej pozycji wiersza przeniesienia, takiego jak osoba lub funkcja pomieszczenia zamyka również powiązane pozycje podrzędne, takie jak zasób lub sprzęt. Procedura 1. Wybierz opcję Powierzchnia > Planuj przeniesienia. 2. Na karcie Projektant przeniesienia zaznacz pole wyboru Pokaż wszystkie MLI. 3. W sekcji Wszystkie pozycje wiersza przeniesienia kliknij opcję Zamknięcie. 4. Wybierz pozycje wiersza przeniesienia, które chcesz zamknąć i kliknij opcję Zamknięcie. 5. Po zakończeniu kliknij przycisk Gotowe. Wyniki Po zamknięciu pozycji wiersza przeniesienia status powiązanego zlecenia przeniesienia zmienia się na wartość Ukończony i składający zlecenie zostaje poinformowany. 26 Copyright IBM Corp. 2011, 2015
Co dalej Po zakończeniu zadania przenoszenia ankiety są używane do oceny poziomu zadowolenia z usługi przeniesienia. Wyniki ankiety mogą być użyte do poprawy procedur przenoszenia lub jakości usługi przeniesienia. Planowanie przeniesień w harmonogramie Wiele organizacji zarządza swoimi zleceniami przeniesienia, planując projekty przenoszenia w okresowym harmonogramie. Przykładem może być projekt przeniesienia, który łączy kilka zleceń przeniesienia z ostatniego miesiąca. Scenariusz: planowanie zaplanowanego przeniesienia Większość przeniesień w siedzibie firmy ABC jest planowana w miesięcznym harmonogramie. Z wyjątkiem awaryjnych zleceń przeniesienia wszystkie inne indywidualne i grupowe zlecenia przenoszenia są weryfikowane przez planistę przenoszenia w tym miesięcznym cyklu przenoszenia. Po tym jak planista przenoszenia złoży projekt przenoszenia, menedżer przenoszenia zatwierdza projekt, aby zespół obiektu mógł rozpocząć prace związane z przenoszeniem. Wprowadzenie Paulina, planista przenoszenia w firmie ABC, zarządza zleceniami przenoszenia w zaplanowanym okresie. Co miesiąc Paulina tworzy projekt przenoszenia, dodaje do projektu pozycje wiersza przeniesienia, dodaje zadania robocze do projektu i umieszcza projekt w harmonogramie. Paulina koordynuje działania z Millicent, menedżer przenoszenia w firmie ABC, oraz zespołem obiektu w celu przeprowadzenia fizycznego przeniesienia. Krok 1: Utworzenie projektu przeniesienia W aplikacji Paulina tworzy projekt przenoszenia. Aby zaoszczędzić czas stosuje zdefiniowany wcześniej szablon projektu przenoszenia. Informacje o zakresie, harmonogramie i budżecie są automatycznie stosowane na projekcie przenoszenia i Paulina sprawdza, które informacje są poprawne, a następnie poprawia szczegóły. Paulina sprawdza, czy role osób kontaktowych z szablonu projektu przenoszenia są wciąż aktualne. Dodaje kolejną rolę osoby kontaktowej dla nowego członka zespołu obiektu. Paulina potwierdza, że istnieje dokładnie jedna rola osoby kontaktowej menedżera, w tym przypadku jest to Millicent. Paulina potwierdza również, że wciąż jest określona jako planista przenoszenia, więc ma dostęp do projektu przenoszenia i może go aktualizować. Krok 2: Przypisanie zasobów do nowej lokalizacji W tym miesiącu Paulina otrzymuje kilka indywidualnych i grupowych zleceń przeniesienia, które dotyczą 10 pracowników i powiązanych zasobów oraz wyposażenia. W aplikacji potwierdza, że powierzchnia jest dostępna dla każdego pracownika, którego rola funkcjonalna zapewnia uprawnienie do tej powierzchni. W formularzu Menedżer powierzchni Paulina przypisuje 10 pracowników i ich zasoby do nowych powierzchni. Dla każdego pracownika określa budynek i kondygnację, wybiera pracownika i przydziela pracownika do nowej powierzchni. W podobny sposób, dla każdego zasobu określa budynek i kondygnację, wybiera zasób i przydziela zasób do nowej powierzchni. Rozdział 4. Zarządzanie przeniesieniami 27
Krok 3: Przypisanie pozycji wiersza przenoszenia i zadań roboczych do projektu W formularzu Projektant przeniesienia Paulina tworzy pozycje wiersza przeniesienia dla 10 pracowników i ich zasobów, a następnie dodaje pozycje do projektu przenoszenia. W formularzu Planista projektu przeniesienia Paulina otwiera projekt przenoszenia. Znajduje zadania robocze przenoszenia, które zostały zastosowane dla tego projektu z szablonu projektu przenoszenia. Te zadania robocze obejmują czyszczenie opuszczonych powierzchni oraz przenoszenie tabliczek z nazwiskami. Paulina decyduje o dodaniu zadania roboczego polegającego na zainstalowaniu nowych telefonów w przypisanych powierzchniach i dodaje zadanie do projektu przenoszenia. Z jednego ze zleceń grupowych Paulina pamięta o potrzebie zgrupowania pięciu pracowników razem i planuje ich przeniesienie łącznie. Dodaje osobne zadanie robocze, które grupuje tych pięciu pracowników i ich zasoby, a następnie przypisuje odpowiednią pozycję wiersza przeniesienia do tego osobnego zadania roboczego. Następnie dodaje to zadanie do projektu przenoszenia. Paulina dokonuje przeglądu szczegółów i dodaje informacje, które obejmują planowany czas zakończenia i liczbę pudeł do przeniesienia. Krok 4: Zaplanowanie projektu przeniesienia W formularzu Planista projektu przeniesienia Paulina ładuje projekt do programu do planowania wykresów Gantta, aby mogła zobaczyć graficzne odwzorowanie harmonogramu przenoszenia. Wybiera projekt przeniesienia, aby mogła zobaczyć również zadania robocze we własnym programie do planowania wykresów Gantta. Mimo, że zadanie robocze wyczyszczenia opuszczonych powierzchni zostało dodane z szablonu projektu, Paulina musi dostosować planowane daty dla bieżącego miesiąca. W podobny sposób zmienia daty przeniesienia tabliczek z nazwiskami. Dla osobnego zadania roboczego, które grupuje pięciu pracowników, Paulina dodaje zależność zadania, aby to przeniesienie było pierwsze w harmonogramie. Paulina ponownie otwiera projekt przenoszenia, aby zweryfikować inne szczegóły planowania i wymagania. Kiedy Paulina jest gotowa, przesyła projekt przenoszenia i projekt jest kierowany automatycznie do Millicent w celu zatwierdzenia przez nią jako menedżera przenoszenia. Po tym jak Millicent zatwierdza projekt przeniesienia, projekt oraz jego powiązane zadania są wysyłane do zespołu obiektu, który wykonuje przeniesienie fizyczne. Krok 5: Wykonanie prac przeniesienia Lee zarządza zespołem obiektu i zatwierdza projektu przeniesienia, który utworzyła Paulina dla miesięcznego cyklu przenoszenia. W aplikacji Lee określa, że praca rozpoczyna się, gdy rozpocznie się przeniesienie i określa, że praca zakończy się razem z przenoszeniem. Rzeczywisty czas poświęcony na przeniesienie jest rejestrowany w rekordzie zadania przenoszenia. Kiedy przeniesienie zostaje ukończone, Lee zamyka zadania przeniesienia. Krok 6: Śledzenie wydajności projektu W międzyczasie, gdy zespół obiektu wykonuje przeniesienie, Paulina i Millicent obserwują projekt przeniesienia, śledząc metryki wydajności na swoich portalach. Metryki wydajności obejmują koszt przeniesienia na pracownika oraz wskaźnik rotacji przeniesionych pracowników w porównaniu do całkowitej liczby pracowników. 28 Copyright IBM Corp. 2011, 2015