URZĄD MIEJSKI W GLIWICACH ZA.271.60.2016 Gliwice, 01-08-2016 r. nr kor. UM.468697.2016 Dotyczy: Obsługa bankowa budżetu miasta Gliwice w latach 2017-2021 Odpowiedź na zapytania do specyfikacji istotnych warunków zamówienia ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice tel. +48 32 231 30 41 fax +48 32 231 27 25 boi@um.gliwice.pl www.gliwice.eu Wydział Zamówień Publicznych ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice tel. +48 32 238-55-30 fax +48 32 238-55-27 za@um.gliwice.pl Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.), w związku ze złożonym zapytaniem do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w imieniu Zamawiającego udzielam następujących wyjaśnień: Pytanie nr 1: Dotyczy par. 3 p. 1.5. Zał. nr 4 do SIWZ: prosimy o podanie szacunkowej wysokości wpłat gotówkowych odbieranych przez konwój z punktów MZUK. Czy wpłaty będą zawierały bilon? Jeśli tak, to jaki procent wartości całej wpłaty będzie on stanowił? Odpowiedź: Zamawiający szacuje, że miesięczna wpłata gotówkowa odbierana przez konwój będzie się kształtowała na poziomie ok. 700.000 zł. Wpłaty będą zawierały bilon i będzie on stanowił ok. 5-10 % wpłaty. Pytanie nr 2: Dotyczy par. 3 p. 3 zał. nr 4 do SIWZ: prosimy o wskazanie adresów lokalizacji, w których mają być posadowione opłatomaty. Odpowiedź: Zgodnie z 3 ust. 3 pkt 2) zał. nr 4 do SIWZ miejsce lokalizacji urządzeń zostanie wskazane przez Zamawiającego po zawarciu umowy z Wykonawcą. Pytanie nr 3: Dotyczy par. 3 p. 3 zał. nr 4 do SIWZ: prosimy o podanie szacunkowej liczby oraz wolumenu transakcji realizowanych w opłatomatach. Odpowiedź: Zamawiający nie jest w stanie określić realnej liczby ani wolumenów transakcji, ponieważ nie stosował do tej pory opłatomatów i nie wie z jakim zainteresowaniem klientów spotka się taka możliwość dokonywania opłat. Przeprowadzono szacunki na podstawie dokonanych w 2015 roku wpłat kasowych za wskazane należności (opłaty komunikacyjne i opłaty skarbowe). Przy założeniu, że docelowo 50% wpłat dotychczas dokonywanych w kasach Urzędu będzie realizowana w opłatomatach, szacunkowa docelowa liczba transakcji realizowanych w opłatomatach rocznie wynosi 24.000 transakcji, a szacunkowy wolumen transakcji realizowanych w opłatomatach rocznie kształtuje się na poziomie 2.103.000 PLN. Pytanie nr 4: Dotyczy par. 3 p. 3.3 zał. nr 4 do SIWZ: czy Zamawiający dopuszcza brak obsługi nominału 0,02 PLN w opłatomacie? Nominał tet może być zastąpiony wpłatą/wypłatą 2 x 0,01 PLN Odpowiedź: Zamawiający dopuszcza brak nominału 0,02 PLN w opłatomacie, który może być zastąpiony wpłatą/wypłatą 2x0,01 PLN. Pytanie nr 5: Dotyczy par. 3 p. 3.5 zał. nr 4 do SIWZ: czy Zamawiający dopuszcza, aby zamiast kodów QR opłatomat obsługiwał kody w standardzie PDF-417? Zmiana kodu nie ogranicza funkcjonalności urządzenia. Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody. W 3 ust. 3 pkt 5) załącznika nr 4 do SIWZ, Zamawiający określił minimalne wymaganie w zakresie obsługi przez opłatomat wielowymiarowych kodów alfanumerycznych.
Pytanie nr 6: Dotyczy par. 3 p. 3.5 zał. nr 4 do SIWZ: czy zapewnienie oprogramowania przez Bank jest rozumiane jako dostarczenie specyfikacji tworzenia kodów PDF-417 przez Bank, co umożliwi Zamawiającemu modyfikację systemów księgowych tak by było możliwe drukowanie dokumentów zawierających kod. Odpowiedź: Zapewnienie przez Bank oprogramowania koniecznego w zakresie obsługi przez opłatomat wielowymiarowych kodów alfanumerycznych rozumiane jest jako: a. posiadanie przez Bank oprogramowania umożliwiającego poprawną eksploatację opłatomatu i jego obsługę bankową; b. dostarczenie Zamawiającemu specyfikacji tworzenia wielowymiarowych kodów alfanumerycznych zgodnych z treścią 3 ust. 3 pkt 5) załącznika nr 4 do SIWZ, w celu umożliwienia Zamawiającemu odpowiedniej modyfikacji eksploatowanych przez niego systemów księgowych. Pytanie nr 7: Dotyczy par. 3 p. 4.1 zał. Nr 4 do SIWZ: czy Zamawiający dopuszcza brak informacji na wyciągu o dacie obciążenia rachunku kontrahenta/dacie stempla pocztowego. Alternatywnie proponuje się odczytywanie tych danych z pliku SIMP, lub poprzez przekazywanie informacji na życzenie Zamawiającego przez pracownika Banku. Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza braku informacji na wyciągu o dacie obciążenia rachunku kontrahenta/dacie stempla pocztowego. Pytanie nr 8: Dotyczy par. 3 p. 2.4. Zał. nr 4 do SIWZ: ile łącznie terminali ma być zainstalowanych w wymienionych lokalizacjach MZUK? Czy w każdej lokalizacji będzie jeden terminal czy więcej? Odpowiedź: W wymienionych lokalizacjach MZUK przewiduje się 8 terminali, po 1 szt. w każdej lokalizacji. Zamawiający podkreśla, iż zgodnie z zapisami 3 ust. 2 pkt 6 załącznika nr 4 do SIWZ, w razie konieczności zarówno liczba stanowisk kasowych, na których należy zainstalować terminale, jak i ilość lokalizacji miejskich jednostek organizacyjnych może ulec zmianie. Pytanie nr 9: Dotyczy par. 3 p. 2 zał. Nr 4 do SIWZ: Prosimy o podanie szacunkowej liczby oraz wolumenu transakcji realizowanych w terminalach POS, przypadających na terminale zainstalowane w kasach UM, jak i w punktach MZUK. Odpowiedź: Zamawiający szacuje (na podstawie danych z roku 2015), iż w Urzędzie Miejskim w Gliwicach średnia roczna liczba transakcji dokonywanych przy użyciu terminali POS może wynosić ok. 1.200 transakcji, natomiast szacowany wolumen transakcji kształtować się może na poziomie 200.000 PLN. W odniesieniu do MZUK Zamawiający nie jest w stanie określić szacunkowej liczby i wolumenu transakcji dokonywanych przy użyciu terminali POS we wszystkich lokalizacjach ze względu na brak danych historycznych (terminale funkcjonowały wyłącznie na terenie Gliwickiej Giełdy Samochodowej oraz Palmiarni Miejskiej ok. odpowiednio 240 i 4.800 transakcji rocznie, wolumen rocznie odpowiednio 80.000 zł i 130.000 zł). Pytanie nr 10: Dotyczy par. 3 p. 2 zał. Nr 4 do SIWZ: czy Zamawiający dopuszcza aby płatności realizowane przez dany terminal były kierowane wyłącznie na jeden wskazany rachunek bankowy? Tzn. brak możliwości wyboru na terminalu różnych rachunków bankowych. (1 terminal = 1 rachunek). Odpowiedź: Zamawiający dopuszcza, aby płatności realizowane przez dany terminal były kierowane wyłącznie na jeden wskazany rachunek bankowy (nie może to być jednak zbiorczy rachunek do obsługi wszelkich płatności realizowanych przy użyciu kart płatniczych) - oznacza to, że 1 terminal = 1 rachunek bankowy. Dopuszcza się także taką konfiguracje terminala, że z jednego urządzenia można kierować środki na dwa różne rachunki bankowe. Pytanie nr 11: Dotyczy par. 3 p. 2.10 zał. Nr 4 do SIWZ: czy poniższy zestaw danych spełnia użyte w SIWZ wymaganie pełnej szczegółowości? a. Numer referencyjny transakcji b. Data i godzina rejestracji
c. Data i godzina rozliczenia d. Kwota całkowita e. Kod autoryzacji f. Rodzaj autoryzacji g. Metoda płatności h. Nazwa terminala i. Identyfikator terminala j. Numer seryjny terminala k. Identyfikator merchanta l. Nazwa lokalizacji m. Status transakcji n. Wydawca (brand) karty o. Typ transakcji p. BIN karty Odpowiedź: Zamawiający informuje, iż raport, o którym mowa w 3 ust. 2 pkt 10 zał. nr 4 do SIWZ, powinien zawierać dane niezbędne do identyfikacji transakcji (wraz z poszczególnymi kwotami transakcji) pozwalające na przeprowadzenie weryfikacji sumy transakcji z danego dnia (z każdego terminala, a w przypadku, gdy z danego terminala będą kierowane wpłaty na różne rachunki bankowe - także w podziale na obsługiwane rachunki) z wartością uznania na wyciągu bankowym. Dane na raporcie dotyczące przeprowadzonych transakcji realizowanych przy użyciu terminali POS powinny umożliwić identyfikację w szczególności: terminala, kasjera i innych danych niezbędnych do udokumentowania ewentualnej reklamacji. Jeżeli wskazany w zapytaniu zestaw danych spełnia powyższe warunki, to można wymaganie uznać za spełnione. Pytanie nr 12: Czy Zamawiający zapewnia, iż w okresie wykonywania przedmiotu zamówienia na wszystkich stanowiskach komputerowych Zamawiającego i jego jednostek, wykorzystywanych do pracy w systemie bankowości elektronicznej, będzie zainstalowany system operacyjny spełniający minimalne wymagania. Przez wymagania te rozumie się bieżące wsparcie producenta systemu operacyjnego. W chwili obecnej firma Microsoft wspiera system operacyjny Windows Vista oraz wersje wyższe. Odpowiedź: Zamawiający zapewnia, że na wszystkich stanowiskach komputerowych Zamawiającego i jego jednostek, wykorzystywanych do pracy w systemie bankowości elektronicznej, będzie zainstalowany system operacyjny system Microsoft Windows w wersji Windows Vista lub wersji wyższej. Pytanie nr 13: Czy w związku z koniecznością zapewnienia realizowania transakcji płatniczych z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa Zamawiający zapewnia że: wszystkie obsługiwane w ramach niniejszego przetargu Jednostki będą wykorzystywały co najmniej dwuosobową akceptację zleceń? Alternatywnie w przypadku akceptacji jednoosobowej koniecznym jest dobezpieczaniem transakcji kodami SMS, co wymaga udostepnienia Bankowi nr telefonu komórkowego użytkownika. Odpowiedź: Zamawiający zapewnia dwuosobową akceptację zleceń. Pytanie nr 14: Dotyczy par. 4 p. 2,3 zał. nr 4 do SIWZ: ze względu na wycofanie w ubiegłym roku bankowego tytułu egzekucyjnego (BTE) proszę o informację czy zamawiający dopuszcza możliwość poddania się egzekucji na podstawie aktu notarialnego w trybie art. 777 k.p.c. Odpowiedź: Patrz: odpowiedź na zapytania do specyfikacji istotnych warunków zamówienia z dn. 29.07.2016 r. nr kor. UM.467178.2016 - odpowiedź na pytanie nr 2. Pytanie nr 15: Dotyczy par. 5 p. 2, zał. nr 4 do SIWZ : proszę o określenie maksymalnej kwoty globalnego limitu, w ramach którego Bank będzie udostępniać karty przedpłacone o określonym limicie. Odpowiedź: Zamawiający określa maksymalną kwotę globalnego limitu, w ramach którego Bank będzie udostępniać karty przedpłacone oraz karty typu
charge na poziomie 200.000 zł. Pytanie nr 16: Prosimy o potwierdzenie, że pod pojęciem wypłat gotówkowych, o których mowa w 3 ust. 1 pkt 4 lit. a Istotnych postanowień umowy należy rozumieć wypłaty własne na rzecz pracowników Zamawiającego? Odpowiedź: Zamawiający potwierdza. Pytanie nr 17: Prosimy o określenie maksymalnej ilości terminali POS jakie Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć Zamawiającemu w trakcie obowiązywania umowy. Odpowiedź: Zamawiający nie jest w stanie określić maksymalnej liczby terminali POS, jakie Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć w trakcie obowiązywania umowy. Aktualnie zapotrzebowanie na terminale w Urzędzie Miejskim kształtuje się następująco: - jeżeli 1 terminalowi będzie przyporządkowany 1 rachunek bankowy, wówczas wymagana ilość terminali POS będzie wynosiła 7 szt., - jeżeli 1 terminal będzie mógł obsługiwać 2 rachunki bankowe, wówczas wymagana ilość terminali POS będzie wynosiła 5 szt. Aktualnie zapotrzebowanie na terminale w MZUK wynosi 8 szt. Zamawiający podkreśla, iż zgodnie z zapisami 3 ust. 2 pkt 6 załącznika nr 4 do SIWZ, w razie konieczności zarówno liczba stanowisk kasowych, na których należy zainstalować terminale, jak i ilość lokalizacji miejskich jednostek organizacyjnych może ulec zmianie. Pytanie nr 18: Prosimy o potwierdzenie, że uruchomienie opłatomatów odbędzie się w terminie ustalonym przez Strony umowy, a miejsce instalacji urządzeń zostanie wskazane najpóźniej w terminie 3 miesięcy przed planowanym uruchomieniem urządzenia. Uzasadnienie: Termin instalacji i uruchomienia urządzenia uzależniony jest przede wszystkim od terminu realizacji zamówienia na urządzenie przez dostawcę urządzeń. Urządzenia są zamawiane po potwierdzenia, że wskazane miejsce lokalizacji urządzenia spełnia warunki techniczne do jego instalacji (np. powierzchnia, dostępność, nośność stropów). Odpowiedź: Zamawiający informuje, że dokona modyfikacji ZAŁĄCZNIKA NR 4 do SIWZ w powyższym zakresie: - 3 ust. 3 pkt 2) otrzyma brzmienie: miejsce lokalizacji urządzeń zostanie wskazane przez Zamawiającego po zawarciu umowy, najpóźniej w terminie 90 dni przed planowanym uruchomieniem; - 3 ust. 3 pkt 9) zdanie trzecie otrzyma brzmienie: Opłatomaty powinny zostać zainstalowane w ciągu 90 dni od daty złożenia zamówienia; Pytanie nr 19: Prosimy o potwierdzenie, że pod pojęciem zapisu w 3 ust. 1 pkt 1 lit. i Istotnych postanowień umowy - Zamawiający wskaże poszczególne rodzaje rachunków, które ze względu na charakter środków, jakie się na nich znajdują nie mogą podlegać egzekucji. Informacja ta będzie przekazywana również na etapie otwierania nowych rachunków bankowych.), należy rozumieć tylko te rachunki, które z mocy przepisów mają tym zajęciom nie podlegać. Odpowiedź: Zamawiający potwierdza. Pytanie nr 20: Ze względu na złożony charakter przedmiotu zamówienia prosimy o przesunięcie terminu składania ofert do dnia 10.08.2016 r.
Odpowiedź: Nastąpiła modyfikacja SIWZ w powyższym zakresie. Termin składania ofert został przesunięty do dnia 16.08.2016 r. do godz. 09:00. Z poważaniem Marta Bogdańska Kopia aa. p.o. Zastępca Naczelnika Wydziału Zamówień Publicznych