Wiesław Bernaś, Zdzisław Lisek UWAGI O STRUKTURALNO-RZECZOWO-CHRONOLOGICZNYM UKŁADZIE AKT Układ strukturalno-chronologiczno-rzeczowy akt przyjęty został w Centralnym Archiwum Wojskowym podczas opracowywania zespołów ludowego Wojska Polskiego z okresu wojny i odpowiadał zasadniczo organizacji konkretnej jednostki, czy instytucji wojskowej. Natomiast zastosowany wówczas schemat klasyfikacji akt, oparty został o organizację dowództwa dywizji piechoty 1, którego struktura uznana została za najbardziej typowy przykład zespołu występującego w opracowywanych wówczas inwentarzach. Strukturę organizacyjną ustalono w oparciu o etat danej jednostki, a w obrębie poszczególnych komórek organizacyjnych, w oparciu o wyżej wymieniony schemat klasyfikacji; starano się zachować układ akt albo w zależności od potrzeby w sposób logiczny, odtworzyć domniemany układ materiałów w zespole. Minęło prawie dwadzieścia lat od opublikowania pierwszej serii inwentarzy. W tym czasie, wydawnictwo to było poddane surowej i krytycznej ocenie wewnętrznej. Takie stanowisko pozwoliło na uchwycenie zalet, jak też mankamentów i niedociągnięć. Jednym z poważniejszych zarzutów zgłaszanych pod adresem inwentarzy jest rozproszenie jednorodnych tematycznie materiałów, poszczególnych 1 Według radzieckiego etatu nr 04/500.
komórek organizacyjnych, przez stosowanie cyklicznego, rocznego układu akt. W efekcie stosowania tej metody, układ akt traci na przejrzystości, a dotarcie do potrzebnych materiałów wymaga od poszukującego, znacznego nakładu czasu i pracy. Największe przemieszanie materiałów występuje w zespołach, które przechodziły liczne zmiany etatów i zakresów ich kompetencji. Pierwsza seria inwentarzy akt ludowego Wojska Polskiego z okresu wojny obejmuje produkcję aktową z jednego, a najwyżej dwóch lat działalności WP. Krótki okres produkcji aktowej jednostek w okresie wojny oraz fakt, że część dokumentów uległa przedwczesnemu zniszczeniu na skutek działań wojennych i niewłaściwej gospodarki aktami w jednostkach spowodował, iż zasób aktowy dotrwał do naszych czasów w stanie mocno uszczuplonym. Większość opracowanych zespołów pochodzi z niższych szczebli organizacyjnych. Średnia wielkość tych zespołów nie przekracza 100 j.a. Tylko nieliczne zespoły liczą po kilkaset jednostek. Zakres tematyczny akt w nich zawartych jest niezbyt szeroki i pod względem archiwalnym niezbyt skomplikowany. Większość opracowywanych obecnie zespołów liczy po kilka tysięcy jednostek mniejsze, zaś po kilkaset. Również problematyka zawarta w dokumentach, w przeciwieństwie do akt z okresu wojny, znacznie się rozszerzyła. Dalsze stosowanie dotychczasowego schematu przy nadawaniu układu aktom z okresu powojennego, wydaje się być co najmniej niecelowe, ze względu na dużą ilość i znaczne zróżnicowanie tematyczne materiałów. W efekcie wydłużyłby się znacznie czas opracowywania, a także czas potrzebny na dotarcie do poszukiwanych materiałów. W tej sytuacji, uzasadnionym wyjściem jest opracowanie nowych zasad nadawania aktom układu. * Na podstawie dotychczas zebranych doświadczeń, wynikających z codziennej praktyki, wydaje się, że najsensowniejszym wyjściem byłoby zastosowanie s t r u k t u r a l n o r z e c z o w o c h r o n o l o g i c z n e g o układu akt, co w efekcie powinno dać właściwe rozwiązanie problemu. Układ ten nadaje się aktom
(podobnie, jak poprzedni), przyjmując za podstawę strukturę organizacyjną, zgodną z ostatnim etatem jednostki, czy instytucji wprowadzając w zależności od potrzeby pewne zmiany. Mianowicie, przy opracowywaniu akt jednostek czy instytucji, bardzo rzadko, a w naszej praktyce prawie nigdy nie zdarza się, aby schemat organizacyjny jednostki czy instytucji trwał w niezmienionej postaci przez cały okres działalności twórcy zespołu. Innymi słowy w obrębie pięciu, dziesięciu lat, czy w dłuższym okresie czasu następują zmiany organizacyjne, połączone ze zmianą zakresu, a często i kierunku działania. Trudno wówczas, a czasem jest to wręcz niemożliwe odtwarzać strukturę twórcy na podstawie ostatniego etatu. Nie rezygnując ze schematu organizacyjnego, a przyjmując go za podstawę należy opracować schemat układu akt ujmujący najbardziej rozbudowany zakres kompetencyjny twórcy zespołu, znajdujący odzwierciedlenie w wytworzonych dokumentach. W ramach proponowanego rozwiązania łączność treściowa nabiera takiej samej wagi, jak łączność organizacyjna. Schemat układu akt swoim zasięgiem musi obejmować także dokumenty odziedziczone w ramach sukcesji czynnej. Nowość proponowanego układu polega na gromadzeniu akt poszczególnych komórek organizacyjnych w grupach tematycznych według następującego podziału rzeczowego akt proweniencji wojskowej: Rzeczowy podział akt 1. Ustawy sejmowe (dotyczące obronności). 2. Dekrety Rady Państwa (dotyczące obronności). 3. Uchwały Rady Ministrów (dotyczące obronności). 4. Uchwały KOK. 5. Dyrektywy Komisji Planowania przy Radzie Ministrów (dotyczące obronności) 2. 6. Rozkazy: 2 Normatywy ogólnopaństwowe i resortowe winny być zachowywane w zespole tylko wówczas, jeżeli w całości lub w części zawartej w nich treści odnoszą się do twórcy zespołu albo też stanowiły podstawę jego działalności, o czym świadczą znajdujące się na dokumentach adnotacje.
1) MON 2). OW RSZ 3) bezpośrednich przełożonych 4) własne 5) podległych jednostek (przesyłane do wiadomości) 3 a) bojowe b) organizacyjne c) mobilizacyjne i planowania materiałowego d) szkolenia bojowego, politycznego i specjalistycznego e) personalne f) kwatermistrzowskie i dotyczące technicznego wyposażenia g) porządkowe h) okolicznościowe i) dzienne. 7. Zarządzenia: 1) MON 2) szefa Sztabu Generalnego WP 3) szefów sztabów OW i RSZ 4) bezpośrednich przełożonych 5) własne 6) podległych jednostek przesyłane do wiadomości 4 a) bojowe b) organizacyjne c) szkoleniowe (bojowe, pol-wych, specjalistyczne) d) personalne e) kwatermistrzowskie f) porządkowe. 8. Dyrektywy i wytyczne: 1) MON 3 Podlegają brakowaniu. Mogą ewentualnie stanowić uzupełnienie luk w zespole twórcy. 4 Jak wyżej.
2) szefa Sztabu Generalnego WP 3) szefów sztabów OW i RSZ 4) bezpośrednich przełożonych 5) własne 6) podległych jednostek przesyłane do wiadomości 5 a) organizacyjne b) szkoleniowe (bojowe, pol-wych, specjalistyczne) c) personalne d) kwatermistrzowskie e) porządkowe. 9. Informatyka 6 : 1) biuletyn 2) komunikat 3) informacja 4) notatka służbowa. 10. Dokumentacja geodezyjno-hydrograficzno-meteorologiczna: 1) mapy topograficzne 2) plany topograficzne 3) mapy hydrograficzne 4) mapy meteorologiczne 5) mapy klimatyczne. 11. Dokumentacja projektowo-konstrukcyjna: 1) plany techniczne obiektów obronnych 2) plany techniczne obiektów koszarowych 3) plany techniczne uzbrojenia (projekty) 4) szkice sytuacyjne. 12. Historiografia: 1) historie jednostek (instytucji) 2) kroniki jednostek (instytucji) 5 Jak wyżej. 6 Dotyczy tylko wyższych szczebli do okręgu włącznie.
3) dzienniki działań bojowych jednostek. 13. Planowanie 7 : 1) prognoza 2) koncepcja 3) program 4) plan 5) harmonogram 6) limit. 14. Sprawozdawczość: 1) sprawozdania własne 8 2) sprawozdania jednostek podległych 9 3) meldunki własne 10 4) meldunki jednostek podległych 11 a) organizacyjne b) bojowe c) szkoleniowe d) personalne e) kwatermistrzowskie. 15. Protokoły: 1) kontroli jednostek 2) odpraw służbowych 3) zebrań i posiedzeń 4) przekazania obowiązków. 16. Ewidencja: 1) ewidencja mobilizacyjna zasobów ludzkich 2) ewidencja personalna (imienna) 3) obsada etatowa jednostek i instytucji 7 Jak wyżej. 8 Roczne, półroczne, kwartalne; nie podlegają pozostawieniu w zespole, ewentualnie mogą służyć uzupełnieniu sprawozdań wytwórcy. 9 Roczne, półroczne, kwartalne. 10 Według czasokresu. 11 Jak wyżej.
4) ewidencja uzbrojenia 5) ewidencja materiałowa (żywność, mundury, amunicja, MPS) 6) ewidencja lokalowa. 17. Dokumentacja finansowa 12 : 1) budżety i preliminarze 2) kosztorysy 3) bilanse. Wprowadzenie w drugiej kolejności (po strukturze organizacyjnej) podziału rzeczowego akt, a dopiero w trzeciej kolejności, usystematyzowanie jednostek archiwalnych według chronologii, uczyni inwentarz bardziej przejrzystym, a co za tym idzie, bardziej czytelnym. Proponowany układ strukturalno-rzeczowo-chronologiczny 13 pozwala na rozmieszczenie materiałów archiwalnych w zespole w oparciu o strukturę organizacyjną danej jednostki, czy instytucji w obrębie komórek, które je wytworzyły. W ramach komórek organizacyjnych stosować należy układ materiałów w oparciu o proponowany schemat rzeczowego podziału akt. Proponowany do zastosowania w trakcie prac związanych z systematyzacją akt w zespole rzeczowy podział dokumentów (a właściwie jednostek archiwalnych, grupujących jednorodne tematycznie akta), będących określonymi przez rodzaj nośnikami przekazu historycznego, stanowi przedmiot zainteresowania zarówno opracowujących zespoły aktowe archiwistów, jak i korzystających z nich badaczy. Nie obejmuje on pełnej tematyki wszystkich występujących w zespole akt, a jedynie te, które są nośnikami przekazu historycznego. Rzeczowy podział akt określa stałą kolejność występowania poszczególnych rodzajów dokumentów (posiadających charakterystyczne dla danej grupy cechy zewnętrzne, a także treść). W trakcie nadawania aktom ostatecznego układu, wskazanym jest przeprowadzenie kompletowania ich w poszczególnych komórkach organizacyjnych 12 Dokumentację finansową zachowuje się wyłącznie na szczeblu centralnym oraz OW i RSZ w przypadku, gdy dotyczy ona całokształtu działalności finansowej w skali sił zbrojnych, okręgu wojskowego lub rodzaju sił zbrojnych. 13 Nie jest to układ strukturalny w czystej postaci, a raczej układ strukturalno-korekcyjny według rozumienia przyjętego przez Cz. B i e r n a t a, Problemy archiwistyki współczesnej, Warszawa 1977.
(zarządach, wydziałach, oddziałach i referatach). Przeprowadzenie tej czynności polega na przeniesieniu np. akt z jednej komórki organizacyjnej do innej, która jest ich twórcą. Odnosi się to zwłaszcza do zgromadzonych w kancelarii jednostki, bądź instytucji akt (całych poszytów) innych komórek organizacyjnych, które nie posiadają kopii tych dokumentów. Dokonanie tej czynności umożliwi z jednej strony zgromadzenie pełnego kompletu akt twórcy, z drugiej zaś przeprowadzenie właściwego brakowania przez eliminację zbędnych kompletów. Ma to duże znaczenie zwłaszcza w odniesieniu do dokumentacji powtarzalnej. Stosowanie układu strukturalno-rzeczowo-chronologicznego winno mieć zastosowanie przede wszystkim w odniesieniu do dużych zespołów, których zasób aktowy jest reprezentatywny dla zakresu czynności twórcy. Można go również stosować i w zespołach mniejszych ale pod warunkiem, że zachowały one komplet akt. W zespołach o szczątkowym zachowaniu dokumentacji jedynym sensownym wyjściem jest nadanie aktom układu rzeczowego. Ostatnią czynnością związaną z nadawaniem opracowywanym (zinwentaryzowanym) aktom układu (zarówno strukturalno-rzeczowego, jak i rzeczowego) jest usystematyzowanie ich według chronologii 14. 14 Zgodnie z definicją zamieszczoną w Polskim Słowniku Archiwalnym.