1
Spis treści: TALES pomoc materialna dla uczniów INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU 1. Zaczynamy pracę z programem (najważniejsze informacje)... 3 Parametry programu... 5 Terminy wypłat... 6 Progi dochodu i przypisane im wartości świadczeń... 7 Problemy występujące w rodzinie słownik... 8 2. Słowniki... 9 Rejony... 10 3. Dane instytucji... 12 4. Dane pracowników... 13 Hasło dostępu i nadawanie praw... 13 5. Instytucje... 17 6. Dane osobowe... 19 7. Wniosek... 21 7 a. Zakładka - Wniosek... 26 7 b. Zakładka Rozpatrzenie... 25 7 c. Zakładka Zdarzenia, decyzje, harmonogram... 34 8. Szablony decyzji... 36 9. Listy wypłat... 39 10. Zmiana terminu wypłaty... 45 11. Rozliczenie świadczeń niepieniężnych... 46 12. Transakcje wpłaty, wypłaty... 52 13. Zbiorowe rozliczenie faktur listy wypłat świadczeń niepieniężnych... 56 2
1. CZYNNOŚCI, KTÓRE NALEŻY WYKONAĆ PRZED ROZPOCZĘCIEM PRACY W PROGRAMIE a) Ikony używane w programie i ich funkcje NOWY pozwala na założenie nowego rekordu w bazie. EDYCJA pozwala na zmianę, zapisanych już w bazie, danych. KOSZ usuwa zapisane w bazie dane. OK. zapisuje do bazy wprowadzone, bądź zmienione dane. ANULUJ kasuje z bazy wprowadzone, bądź zmienione dane. UWAGA!!! W programie zastosowano bardzo charakterystyczne oznaczenia pól obowiązkowych Wszystkie pola oznaczone kolorową ramką są polami, których uzupełnienie jest obowiązkowe i niezbędne do prawidłowego działania programu i generowania późniejszych zbiorów centralnych. 3
Dodatkowym elementem wspomagającym pracę użytkownika w programie HELIOS są liczne wyszukiwarki pomagające w szybki sposób odnaleźć interesujące nas dane. Jeżeli opis kolumny posiada podkreślenie np.: oznacza to, że dane w kolumnie posiadają wbudowaną wyszukiwarkę. W celu skorzystania z w/w wyszukiwarki należy kliknąć myszką w pokreślony opis kolumny tak, aby w pierwszym wierszu pojawiło się żółte pole: W żółtym polu użytkownik ma możliwość wpisania całości frazy, lub tylko ciągu znaków z interesującej nas frazy: a następnie wybieramy klawisz ENTER, i program ustawia się na pierwszym rekordzie spełniającym kryteria wyszukiwania: 4
b) Parametry programu W celu ustawienia parametrów pracy programu wybieramy pozycję SYSTEM, a następnie PARAMETRY. W tym miejscu ustalamy parametry programu: W celu zmiany parametrów programu należy wybrać ikonę EDYCJA : a następnie przeprowadzić zmianę interesujących nas parametrów np.: ustalenie terminów wypłat 5
w celu założenia nowego terminu wybieramy ikonę NOWY a następnie wskazujemy interesujący nas termin i zatwierdzamy przez OK. Wybrany przez nas termin pojawi się w oknie z lewej strony. Z prawej strony okna wyświetlają się dni wolne od pracy i święta. 6
W parametrach możemy także określić sobie przedziały dochodu na członka rodziny i przypisać tym przedziałom konkretne wielkości świadczeń. W tym celu wybieramy ikonę Kwoty pomocy materialnej dla uczniów Po wybraniu ikony na ekranie pojawi się okno W celu wprowadzenia progu dochodowego oraz przypisanej do niego kwoty pomocy materialnej należy wybrać ikonę NOWY a następnie określić próg dochodu : a po zatwierdzeniu przez OK. określamy kwotę zasiłku po zatwierdzeniu kwoty pozycja ta pojawi się w oknie Kwoty pomocy materialnej. Określenie kwot dla konkretnych przedziałów dochodu spowoduje, że podczas rozpatrywania wniosku program będzie, mając na względzie dochód na członka rodziny, podpowiadał konkretną kwotę świadczenia. 7
Określenie progów dochodu pod PARAMETRAMI pozwala także na wykorzystanie kolejnej funkcji pod programem w menu SŁOWNIK PROBLEMY RODZINY na ekranie pojawi się kolejne okno: W tym miejscu określamy, zgodnie z uchwalonym regulaminem, kwoty zwiększeń pomocy materialnej. Podświetlamy problem a następnie klikając w ikonę EDYCJA wprowadzamy wysokość zwiększenia i zatwierdzamy przez OK: Wprowadzenie tych zwiększeń ma wpływ na ustalanie przez program, w momencie rozpatrywania wniosku, wysokości świadczenia. 8
2. SŁOWNIKI SŁOWNIKI będą uzupełniać się automatycznie podczas wprowadzania danych w programie, tworząc automatycznie obszerną bazę danych, w każdej chwili gotową do wykorzystania w programie. Podczas wprowadzania danych osobowych i adresowych w oknie np.: DANE OSOBOWE, program automatycznie buduje bazę danych : W oknie SŁOWNIK znajduje się także pozycja ŚWIADECZENIA, która zawiera wszystkie, ujęte w ustawie typy stypendiów i zasiłków. Jeżeli w regulaminie jednostki nazwy poszczególnych świadczeń ostały nieco zmodyfikowane można dokonać ich modyfikacji przez EDYCJĘ : 9
W celu usprawnienia sobie późniejszej pracy w programie zaleca się uzupełnienie zakładki REJONY Okno REJONY pozwala użytkownikowi dokonać podziału obszaru działalności jednostki oraz przypisać, do utworzonych przez siebie rejonów: - pracowników - miejscowości - ulice Dodawanie ulicy, miejscowości lub pracownika do rejonu odbywa się poprzez podświetlenie interesującej nas pozycji a następnie wybranie ikony DODAJ DO REJONU. Spowoduje to pojawienie się np.: ulicy w oknie ulice z rejonu. Kolejnym krokiem będzie przypisanie rejonu do konkretnych ulic poprzez ikonę PRZYPISZ REJON WG ULICY (funkcja ta działa analogicznie w przypadku miejscowości i pracowników). 10
Program zapyta o potwierdzenie wykonywanej przez użytkownika operacji poprzez widoczny na ekranie komunikat: Potwierdzenie operacji spowoduje automatyczne przypisanie rejonu (wg ulicy lub miejscowości) znajdującym się w bazie danych osobowych osobom. Przypisanie rejonu do pracownika pozwoli w przyszłości, dzięki funkcji logowania się użytkowników poprzez określony login i hasło na ograniczenie dostępu tylko i wyłącznie do grupy rodzin obsługiwanych przez określonego pracownika jednostki. Funkcję filtracji rodzin przypisanych do konkretnego użytkownika uaktywnia się w oknie PRACOWNIK (funkcja dostępna tylko dla Administratora programu): 11
3. DANE INSTYTUCJI Kolejnym krokiem, po ustaleniu parametrów programu, będzie wprowadzenie danych instytucji. W tym celu menu DANE wybieramy DANE JEDNOSTKI: Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawi się okno, w którym uzupełniamy dane jednostki: Uzupełnienie danych jednostki pozwoli programowi na późniejsze podpowiedzi podczas wpisywania danych teleadresowych wnioskodawców i uczniów co w znacznym stopniu skróci czas wprowadzania danych. 12
4. Dane pracowników W celu wprowadzenia danych pracowników instytucji przyznającej świadczenia rodzinne należy wybrać z menu głównego opcję DANE a następnie PRACOWNICY Na ekranie pojawi się okno, w który wprowadzamy dane pracowników. W tym miejscu można także ustalić użytkownikom hasła dostępu do programu. W celu ustalenia hasła dla konkretnego użytkownika, podświetlamy jego dane osobowe, a następnie wybieramy ikonę UŻYTKOWNIK I HASŁO. Na ekranie pojawi się okno: 13
w tym miejscu wprowadzamy login użytkownika i hasło dostępu. Po zapisaniu danych program poprosi o powtórzenie hasła w celu jego weryfikacji. Hasło dostępu można także ustalić (zalecane) dla Administratora. Poza ustanowieniem użytkownikowi logina i hasła Administrator ma także możliwość nadania, bądź odebrania praw. W tym celu wybieramy ikonę PRAWA : a następnie dokonujemy selekcji praw poprzez określanie statusu TAK dla funkcji aktywnej dla użytkownika, bądź NIE dla funkcji niedostępnej dla użytkownika. 14
UWAGA!!! Zakładany w programie pracownik posiada status NIEAKTYWNY do czasu określenia okresu zatrudnienia oraz etatu na jaki pracownik jednostki jest zatrudniony. W celu uaktywnienia pracownika należy wybrać ikonę NOWY a następnie uzupełnić dane: 15
Po uzupełnieniu danych dotyczących zatrudnienia i zapisaniu ich przez OK. należy poedytować dane podstawowe pracownika i wyłączyć status UŻYTKOWNIK NIEAKTYWNY po czym zapisać dane przez OK. Status UŻYTKOWNIK NIEAKTYWNY pozwala na dodatkowe zabezpieczenie dostępu do danych osobowych i opisu sytuacji rodzinnej podopiecznych jednostki. Wszyscy pracownicy, u których Administrator programu pozostawi włączoną w/w funkcję nie będą mieli możliwości dokonywania jakichkolwiek czynności w programie. W oknie PRACOWNICY możemy określić rejony i przyporządkować je konkretnemu pracownikowi: 16
5. INSTYTUCJE W głównym menu DANE INSTYTUCJE mamy możliwość wprowadzenia danych instytucji, które będą przewijać się w trakcie wprowadzania danych na wnioskach (np.: szkoły). W celu wprowadzenia nowej instytucji: Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawi się okno, w którym użytkownik będzie miał możliwość wprowadzenia szczegółowych danych, po wybraniu ikony NOWY : lub modyfikacji danych zapisanej już instytucji poprzez wybranie ikony EDYCJA 17
Podczas wprowadzania danych instytucji współpracującej użytkownik ma możliwość z korzystania z licznych słowników i podpowiedzi programu: 18
6. DANE OSOBOWE W tym oknie gromadzone są dane osobowe wszystkich osób jakie pojawią się w programie (uczniowie, rodzice, pracownicy itp.). W celu ułatwienia sobie późniejszej pracy z wnioskiem użytkownik może wprowadzić sobie dane np.: wszystkich członków rodziny oraz ich dane osobowe i teleadresowe do bazy w takim przypadku podczas uzupełniania danych na wniosku użytkownik będzie korzystał tyko z ikony WYBIERZ, co w znacznym stopniu skróci czas pracy. Po wybraniu opcji DANE OSOBOWE na ekranie pojawi się okno, w którym będziemy mogli zapisać interesującą nas osobę. Bardzo ważne jest ( w przypadku uczniów, na których będzie przydzielane stypendium) uzupełnienie zakładki NAUKA ORAZ DANE NA TEMAT NIEPEŁNOSPRAWNOŚCI. 19
UWAGA! Pola oznaczone na kolor niebieski to pola obowiązkowe, które należy uzupełnić, aby program mógł zapisać dane osoby do bazy. W celu założenia nowej osoby wybieramy ikonę NOWY a następnie uzupełniamy kolejne pola na zakładkach: Po uzupełnieniu danych zapisujemy informacje przez ikonę OK. W przypadku, gdy podamy numer PESEL program sam uzupełni nam dane dotyczące daty urodzenia i płci osoby. Jeżeli jednak nie użytkownik nie ma podanego przez osobę numeru PESEL należy wpisać w polu PESEL same 0 przy czym należy wtedy pamiętać o kontroli pola Data urodzenia oraz Płeć. 20
7. WNIOSEK O POMOC MATERIALNĄ Gdy podstawowe parametry programu mamy już ustawione oraz wprowadziliśmy dane dotyczące instytucji i pracowników możemy rozpocząć proces wprowadzania danych z wniosku. W tym celu wybieramy pozycję z głównego menu DANE UCZNIOWIE: UWAGA! W celu ułatwienia późniejszego odszukiwania danych wniosku w bazie, w głównym oknie UCZNIOWIE elementem po którym będziemy odszukiwać interesujący nas wniosek będzie uczeń, na którego będziemy przyznawać świadczenie. Związane jest to z faktem, iż wnioskodawcą może być nie tylko pełnoletni uczeń,czy (w przypadku młodszych dzieci) rodzice lub opiekunowie dziecka, ale także szkoła bądź urząd realizujący świadczenia. Katalogowanie wniosków wg wnioskodawcy mogłoby utrudnić w przyszłości odnalezienie konkretnego ucznia i jego wniosku. Po wybraniu opcji DANE UCZNIOWIE na ekranie pojawi się okno: 21
W celu określenia ucznia, któremu będziemy przyznawać pomoc materialną wybieramy ikonę NOWY znajdującą się pod głównym oknem z nazwiskami: Na ekranie pojawi się okno DANE OSOBOWE, z którego wybieramy UCZNIA (jeżeli jego dane zostały wcześniej założone) lub zakładamy kartotekę dla ucznia (jeżeli dane osobowe będziemy wprowadzać z poziomu wniosku): 22
Jeżeli mam wprowadzone dane ucznia to tylko zaznaczamy go na liście i wybieramy ikonę WYBIERZ Jeżeli nie wybieramy ikonę NOWY i wprowadzamy dane ucznia do danych osobowych i dopiero po zapisaniu ich przez OK. wybieramy WYBIERZ w celu stawienia ucznia do tabeli wniosków: 23
Jeżeli uczeń znajduje się już w tabelce podświetlamy jego nazwisko i rozpoczynamy wprowadzanie danych z wniosku. W tym celu wybieramy ikonę NOWY znajdującą pod tabelką wniosków: Po wybraniu tej ikony program wyświetli nam na ekranie okno, w którym należy uzupełnić podstawowe dane z wniosku: 24
Bardzo ważne jest określenie osoby składającej wniosek oraz pracownika rozpatrującego wniosek, jeżeli tych dwóch osób nie określimy program będzie się tego domagał widocznym w oknie komunikatem i nie pozwoli na przejście do kolejnego etapu wniosku: lub Jeżeli uzupełnimy wszystkie dane będziemy mogli zapisać je przez ikonę OK. i przejść do kolejnych okien wniosku. 25
7a. WNIOSEK O POMOC MATERIALNĄ ZAKŁADKA WNIOSEK Na tej zakładce pojawią się dane wprowadzone w pierwszej fazie zakładania wniosku pozostałe dane treść wniosku, uwagi i załączone do wniosku dokumenty - uzupełniamy teraz po czym przechodzimy na następną zakładkę ROZPATRZENIE: 26
7b. WNIOSEK O POMOC MATERIALNĄ ROZPATRZENIE Na tej zakładce użytkownik dokona głównego rozpatrzenia wniosku, przyznania (bądź odmowy przyznania) pomocy, ustalenia kwoty, typu świadczenia, sposobu wypłaty oraz świadczeniobiorcy. Pierwszym krokiem będzie wprowadzenie członków rodziny oraz ich dochodów w celu ustalenia czy rodzina ucznia spełnia podstawowy wymóg ustawowy nie przekracza dochodu. W oknie, w lewym górnym rogu okna, widoczny będzie uczeń na którego będzie pobierane świadczenie. W celu ustalenia jego dochodów (jeżeli takowe osiąga) wybieramy ikonę EDYCJA po podświetleniu nazwiska ucznia: 27
Jeżeli uczeń pobiera inne stypendia ze środków publicznych należy, taką sytuację odnotować w danych. W tym celu zaznaczamy pozycję: oraz wpisujemy kwotę tego stypendium. Program podczas rozpatrywania wniosku sprawdzi, czy przy podanej kwocie stypendium już pobieranego przez ucznia, można mu (zgodnie z przepisami ustawy) przyznać następne. Po zapisaniu dochodów, poprzez ikonę OK., program na bieżąco będzie aktualizował kwotę dochodów w rodzinie informując nas, poprzez odpowiedni kolor, czy dochód przekracza próg ustawowy, czy nie: Zielony Czerwony dochód nie przekracza progu ustawowego dochód przekracza próg ustawowy W celu dodania nowego członka rodziny (do przeliczenia dochodu) wybieramy ikonę NOWY i w oknie dane osobowe wybieramy, lub zakładamy kolejnego członka rodziny: 28
Kolejnym krokiem użytkownika będzie wskazanie typu świadczenia o jakie wnioskował wnioskodawca. W tym celu wybieramy ikonę NOWY z prawej strony tabeli Świadczenia: Na ekranie pojawi się słownik z typami świadczeń o jakie może wnioskować uczeń. W tym oknie odszukujemy interesującą nas pozycję a następnie wybieramy ją poprzez ikonę WYBIERZ. Wskazana przez użytkownika pozycja wywoła na ekran kolejne okno: 29
W tym miejscu użytkownik może wprowadzić kwotę świadczenia jakie planuje przyznać danej osobie i określić okres na jaki zostanie przyznane świadczenie, lub też zdać się w całości na podpowiedź programu. W celu rozpatrzenia wniosku wybieramy ikonę ROZPATRZ: Jeżeli użytkownik nie ustali żadnych kryteriów oraz kwoty świadczenia, program dokona tego sam. Zaproponuje najmniejszą, możliwą do przyznania, kwotę oraz max. okres na jaki można przyznać. Jeżeli uczeń spełnia wymogi ustawowe świadczenie zostanie mu przyznane przez program jeżeli nie spełnia wymogów ustawowych program nie przyzna świadczenia podając powód odmowy przyznania pomocy np.: 30
Jeżeli użytkownik wskaże wysokość kwoty świadczenia jaką chce przyznać, program zaakceptuje taką sytuację, pod warunkiem, że mieści się ona w widełkach ustawowych. Jeżeli kwota będzie za mała lub za duża program sam ustali kwotę na poziomie minimalnym bądź maksymalnym np.: kwota 200 zł ustalona przez użytkownika po rozpatrzeniu zostanie zmniejszona do kwoty ustawowej 112,00 zł kwota 20 zł ustalona przez użytkownika po rozpatrzeniu zostanie zwiększona do kwoty ustawowej 44,80 zł 31
Kolejnym krokiem w przypadku przyznania świadczenia będzie określenie świadczeniobiorcy świadczenia oraz harmonogramu wypłat dla niego. W tym celu wybieramy ikonę NOWY z prawej strony tabeli Świadczeniobiorcy: Na ekranie pojawi się kolejne okno, w którym użytkownik będzie miał możliwość określenia świadczeniobiorcy, bądź świadczeniobiorców jeżeli będziemy chcieli kwotę świadczenia podzieli i przekazywać kilku różnym świadczeniobiorcom. 32
Po ustaleniu wszystkich kryteriów dotyczących świadczeniobiorcy i wypłaty świadczenia zapisujemy dane przez ikonę OK. Program w tym momencie ustali plan wypłat, który będzie widoczny w dolnej tabeli: Kolor wierszy w tabeli pozwoli szybko określić użytkownikowi sposób wypłaty świadczenia: Różowy przelew bankowy Siwy kasa Zielony przekaz pocztowy Niebieski w Urzędzie Pocztowym Po rozpatrzeniu wniosku i przyznaniu (bądź odmowie przyznania) świadczeń pozostaje użytkownikowi jeszcze tyko przygotowanie decyzji dla wnioskodawcy. UWAGA! Podczas rozpatrywania wniosku program na bieżąco kontroluje wszystkie wartości progowe określone w ustawie zarówno dla stypendiów szkolnych, jak i zasiłków szkolnych oraz informuje użytkownika o przekroczeniu któregokolwiek z nich. 33
7c. WNIOSEK O POMOC MATERIALNĄ ZDARZENIA, DECYZJE W celu przygotowania decyzji dla wnioskodawcy należy przejść na zakładkę ZDARZENIA, DECYZJE, HARMONOGRAM WYPŁAT. Wybierając, na tej zakładce, ikonę NOWY będziemy mieli możliwość założenia zdarzenia i przygotowania decyzji. W tym miejscu program, zgodnie z wynikiem rozpatrzenia, będzie podpowiadał użytkownikowi typ decyzji: 34
Jeżeli mamy już założone zdarzenie i utworzony automatycznie harmonogram wypłat możemy przejść do wydruku decyzji. Decyzja uzupełnia się automatycznie danymi z wniosku po wybraniu ikony DRUK DECYZJI LUB DOKUMENTU: 35
8. SZABLONY DECYZJI Program daje Państwu możliwość przygotowania swoich własnych wzorców decyzji (liczba przygotowanych przez Państwa decyzji może być nieograniczona). z przygotowany wzór decyzji będzie można wykorzystywać tak samo jak wzorce przygotowane przez producenta. W celu przygotowania własnego wzoru decyzji należy w głównym oknie programu wybrać pozycję DRUKI SZABLONY DECYZJI Na ekranie pojawi się okno z szablonami decyzji W tym miejscu możemy założyć swój wzorzec decyzji 36
W celu założenia własnego wzorca decyzji wybieramy ikon NOWY zaznaczamy rodzaj wniosku, którego będzie dotyczyć decyzja określamy typ decyzji nadajemy nazwę decyzji zatwierdzamy przez OK. zapisana przez nas decyzja pojawi się na liście - utworzona przez nas decyzję, a następnie wybieramy ikonę EDYCJA SZABLONU 37
na ekranie pojawi się gotowy do pracy edytor tekstu. W tym miejscu wpisujemy tekst, który powinna zawierać nasza decyzja. Jeżeli chcemy do decyzji dodać element, który powinien być przeniesiony z bazy danych programu należy (ustawiając myszkę w miejscu, w którym chcemy dołożyć element) kliknąć prawym klawiszem myszki - na ekranie pojawi się okno z polami z bazy programu wybieramy interesująca nas pozycję i wstawiamy ją do druku poprzez klikniecie dwa razy w konkretna pozycję w oknie UWAGA!!! pozycje typu są elementami przenoszonymi z bazy danych wprowadzonymi do programu nie wolno zmieniać ich struktury (wyglądu) w celu zapisania zmian, po ich wprowadzeniu do decyzji wybieramy ikonę tak przygotowany i zapisany szablon będziemy mogli wykorzystywać w programie pod ikoną DRUK DECYZJI LUB DOKUMENTU na zakładce ZDARZENIA. 38
9. LISTY WYPŁAT W celu przygotowania listy wypłat wybieramy z menu głównego pozycję REALIZACJA LISTY WYPŁAT na ekranie pojawi się główne okno wypłat w celu przygotowania nowej listy wypłat wybieramy ikonę UTWÓRZ LISTĘ na ekranie pojawi się dodatkowe okno, w którym określamy miesiąc wypłaty, planowaną datę wypłaty oraz sposób wypłaty oraz inne kryteria, które pozwolą nam przygotować listę wypłat zgodną z oczekiwaniami użytkownika. 39
Okno nowa lista wypłat pozwala użytkownikowi na stworzenie listy wypłat z podziałem: - na sposób wypłaty - na rodzaj świadczenia - świadczeniobiorcę - z podziałem na rejony ustalone wcześniej w programie (ustalanie rejonów zostało opisane w dziale PARAMETRY) W tym miejscu użytkownik może określić także zakres dat, jakie obejmować na tworzona lista wypłat: - podział datą wystawienia decyzji - podział datą złożenia wniosku Bardzo ważną czynnością, podczas tworzenia listy wypłat jest ustalenie planowanego terminu wypłaty. Jeżeli użytkownik ustalił sobie datę wypłaty świadczeń na 15 dzień danego miesiąca należy tą datę podać, jako planowany termin wypłaty. 40
UWAGA!!! Jeżeli 15 dzień danego miesiąca był dniem wolnym o pracy należy zwrócić baczną uwagę na datę, jaką program przypisał wypłatom w danym miesiącu (np.: 15 maja 2004 był dniem wolnym od pracy, dlatego data wypłaty mogła wypaść na 17 maja 2004r, lub na 14 maja 2004r w zależności, jaką taktykę wypłaty przyjął użytkownik). W takim przypadku trzeba pamiętać, że planowany termin wypłaty to odpowiednio 14 maja, lub 17 maja. Ustalenie dobrej daty wypłaty jest bardzo ważne dla poprawności przygotowania listy wypłat. Podczas tworzenia list wypłat program dokonuje sprawdzenia wszystkich harmonogramów wypłat utworzonych do czasu zakładania listy i wrzuca na listę wszystkie wypłaty (np.: świadczenia za miesiąc maj 2004), które mieszczą się w przedziale DO 15 MAJA i NIE ZOSTAŁY UMIESZCZONE JUŻ NA INNEJ LIŚCIE WYPŁAT. Np.: Ustaliliśmy datę wypłaty na 15 dzień miesiąca. Świadczeniom za miesiąc maj 2004r przypisano datę 15 maja. Ponieważ jest to dzień wolny od pracy program ustalił planowaną datę wypłaty na 17 maja 2004r. W przypadku, gdy użytkownik wpisze, podczas tworzenia listy wypłat, datę 15 maja jako planowany termin wypłaty może się okazać, że na liście nie pojawi się żaden świadczeniobiorca!!! Baczną uwagę należy także zwrócić w przypadku, gdy ustalimy więcej niż jedną datę planowanej wypłaty. Listy należy zakładać chronologicznie. Np.: planowane daty wypłaty to : 1, 5, 10 maja W takim przypadku należy założyć najpierw listę na 1 maja, następnie na 5 maja a na końcu listę na 10 maja. Założenie listy na 10 maja zaowocuje tym, ze program sprawdzając wszystkie harmonogramy i widząc, ze świadczenia z planowanym terminem wypłaty na 1 i 5 maja nie zostały jeszcze nigdzie ujęte wrzuci odpowiednie kwoty na listę z 10 maja sumując je w jednej pozycji. W takim przypadku na liście z 10 maja zamiast 20 osób może pojawić się 60!!! 41
po zatwierdzeniu danych wypłaty świadczeń rodzinnych lista zostanie dodana do zestawu w ten sposób zapisana lista przybiera status PLANOWANA i w każdej chwili możemy ją jeszcze anulować. W przypadku dokonania jakichkolwiek zmian w programie (np.: dodano nowy wniosek, już po utworzeniu listy wypłat na dany miesiąc) wybieramy ikonę PRZYGOTUJ. Program ponownie sprawdzi dane w programie i uzupełni listę o brakujących świadczeniobiorców. W oknie POZYCJE LISTY WYPŁAT znajdują się nazwiska świadczeniobiorców uprawnionych do wypłaty świadczeń w danym miesiącu. Listę tą użytkownik może modyfikować poprzez usuwanie pozycji z nazwiskiem konkretnego świadczeniobiorcy. UWAGA!!! Usunięcie z listy świadczeniobiorcy uprawnionego do wypłaty w danym miesiącu rozliczeniowym spowoduje automatyczne przesunięcie niewypłaconej kwoty świadczenia do następnej utworzonej listy wypłat. Kolejnym krokiem, po przygotowaniu listy wypłat będzie jej zatwierdzenie poprzez ikonę ZATWIERDŹ. Zatwierdzoną, do wypłaty, listę MOŻNA JESZCZE OTWORZYĆ. 42
Jeżeli jesteśmy już pewni, że lista wypłat świadczeń rodzinnych jest już ostateczna należy ją skierować do wypłaty poprzez ikonę WYPŁAĆ. Wypłacenie listy zamyka możliwość dokonania na niej jakichkolwiek zmian!!! Przed zatwierdzeniem listy do wypłaty program, widocznym na ekranie komunikatem, poinformuje użytkownika o konsekwencjach wypłacenia listy, oraz zapyta czy zaznaczoną listę na pewno wypłacić. Status konkretnej listy wypłat będzie zawsze widoczny w głównym oknie wypłat kolejnym krokiem, po wypłaceniu listy, będzie potwierdzenie wypłat konkretnym świadczeniobiorcom. W tym celu podświetlamy interesującą nas listę, a następnie wybieramy ikonę POTWIERDŹ WYPŁATĘ 43
po wybraniu ikony POTWIERDŹ WYPŁATĘ na ekranie pojawi się dodatkowe okno w tym miejscu zaznaczymy, czy potwierdzenie dotyczy całej listy, czy konkretnego (zaznaczonego wcześniej) świadczeniobiorcy, oraz czy wypłatę zrealizowano, czy też nie. W przypadku wypłat niezrealizowanych należy zaznaczyć, czy kwota niewypłaconego świadczenia ma zostać ujęta przy tworzeniu następnej listy, czy też nie. 44
10. ZMIANA TERMINU WYPŁATY Program umożliwia także, przed założeniem listy zbiorową zmianę terminu planowanej wypłaty. W tym celu wybieramy pozycję REALIZACJA w głównym menu programu, a następnie pozycję ZMIANA TERMINU REALIZACJI: po wybraniu tej opcji na ekranie pojawi się okno: w tym miejscu wybieramy miesiąc, dla którego zmieniamy planowany termin wypłaty a następnie ustalamy nowy termin i wybieramy ikonę ZMIEN TERMIN. Program zapyta użytkownika: potwierdzenie zmiany spowoduje zmianę terminu wypłaty dla wszystkich świadczeń przyporządkowanych do 15 marca 2005r. 45
11. ROZLICZENIE ŚWIADCZEŃ NIEPIENIĘŻNYCH Okno ROZLICZENIE ŚWIADCZEŃ PIENIĘŻNYCH służy do ewidencji dokumentów rozliczeniowych (faktur, rachunków) jakie jednostka otrzymuje od osób i instytucji realizujących świadczenia (z grupy niepieniężnych) w ramach współpracy z Urzędem. W tym miejscu ewidencjonujemy dokumenty będące podstawą do rozliczeń pomiędzy Urzędem a instytucją, bądź osobą zewnętrzną, w stosunku do której Urząd jest zleceniodawcą. W celu wprowadzenia nowego dokumentu wybieramy z głównego menu pozycję REALIZACJA ROZLICZENIE ŚWIADCZEŃ NIEPIENIĘŻNYCH: Na ekranie pojawi się okno: W głównym oknie będą widoczne wprowadzone wcześniej dokumenty. Kolor konkretnej pozycji pozwala od razu ustalić, który z dokumentów jest przeterminowany (kolor czerwony), który jest już rozliczony (kolor zielony), lub nie jest jeszcze ani przeterminowany, ani rozliczony (kolor czarny). 46
WPROWADZANIE NOWEGO DOKUMENTU W celu wprowadzenia nowego dokumentu wzbieramy ikonę NOWY Na ekranie pojawi się okno, w którym uzupełniamy podstawowe dane dotyczące dokumentu: - datę faktury - numer faktury - termin rozliczenia - kwotę faktury - wykonawcę - okres za jaki rozliczono świadczenia 47
Po zatwierdzeniu tych danych przez OK na ekranie pojawi się okno, w którym będziemy rozliczać fakturę poprzez przypisywanie do niej świadczeń przyznanych wcześniej decyzjami na zakładce WNIOSEK pod danymi rodziny. W tym celu wybieramy ikonę NOWY Na ekranie pojawi się okno z wyszczególnionymi świadczeniami niepieniężnymi przyznanymi na mocy decyzji utworzonej pod wnioskiem: W tym oknie także możemy skorzystać w wbudowanych wyszukiwarek i zawężać obszar wyszukiwany poprzez wybór odpowiedniego kryterium. Po zaznaczeniu świadczenia wybieramy ikonę WYBIERZ. 48
Po wybraniu interesującego nas świadczenia poprzez ikonę wybierz na ekranie pojawi się okno: Po zapisaniu danych przez OK. rozliczenie konkretnego świadczenia pojawi się w głównym oknie rozliczenia dokumentu Jeżeli faktura opiewa na większą ilość, różnych świadczeń dopisujemy kolejne pozycje wybierając za każdym razem ikonę NOWY tak długo, aż rozliczymy dokument konkretnymi świadczeniami a pozycja KWOTA będzie odpowiadać kwocie z faktury. 49
Okno rozliczeń posiada dodatkowe trzy zakładki: Zakładka ŚWIADCZENIA pokazuje szczegółowe pozycje rozliczone dokumentem Zakładka ROZLICZENIE DOCHODU umożliwia użytkownikowi rozliczenie konkretnej pozycji (i zaznaczenie tego faktu w programie) ze wskazaniem dokumentu potwierdzającego rozliczenie, datę rozliczenia, kwotę rozliczenia oraz pracownika, który w/w rozliczenia dokonał. Rozliczenie dokumentów powoduje, iż rozliczona w programie pozycja oznaczona jest na zielono: 50
W przypadku, gdy ilość dokumentów będzie w znacznym stopniu utrudniała wyszukanie interesującej użytkownika pozycji może on wykorzystać wbudowaną, na zakładce KRYTERIUM WYSZUKIWANIA, wyszukiwarkę. program może wyselekcjonować użytkownikowi dokumenty związane z konkretnym rodzajem świadczenia np.: 51
12. TRANSAKCJE WPŁATY, WYPŁATY W tym miejscu użytkownik będzie mógł wprowadzać dane dotyczące wpłat środków finansowych za pokrycie wydatków związanych z finansowaniem świadczeń niepieniężnych. Okno TRANSAKCJE WPŁATY, WYPŁATY jest powiązane z oknem ROZLICZENIE ŚWIADCZEŃ NIEPIENIĘŻNYCH wprowadzone tam rozliczenia dokumentów (przekazanie przez Urząd środków finansowych na rzecz osób, lub instytucji zewnątrz) będą automatycznie przenosiły się do okna TRANSAKCJE WPŁATY, WYPŁATY. W celu założenia nowej wpłaty wybieramy ikonę lub. Program pokaże nam pozycje, które nie zostały jeszcze rozliczone. Wybieramy je poprze zaznaczenie pozycji, którą chcemy rozliczyć oraz wybranie ikony WYBIERZ. 52
Po wybraniu pozycji do realizacji na ekranie pojawi się okno, które (po uzupełnieniu numeru dokumentu wpłaty) zatwierdzamy przez OK. Tak zatwierdzona wpłata pojawi się na liście, w głównym oknie TRANSAKCJE. 53
Potwierdzanie wpłaty w oknie TRANSAKCJE powoduje automatyczną zmianę statusu pozycji na harmonogramie pod wnioskiem u konkretnej rodziny 54
W przypadku działań odwrotnych (rozpoczynamy od potwierdzenia pozycji na harmonogramie pod wnioskiem) mechanizm realizacji świadczenia działa w drugą stronę tzn.: zmiana statusu pozycji na harmonogramie: powoduje pojawienie się automatycznie pozycji w oknie TRANSAKCJE: 55
13. ZBIOROWE ROZLICZENIE FAKTUR I PRZYGOTOWANIE LISTY WYPŁAT DO KASY, LUB DO BANKU W programie istnieje możliwość przygotowania zbiorowego rozliczenia, wprowadzonych w oknie ROZLICZENIE ŚWIADCZEŃ NIEPIENIĘŻNYCH, faktur dostarczonych przez wnioskodawców będących podstawą do rozliczenia świadczeń niepieniężnych. Jeżeli użytkownik chce dokonać zbiorowego rozliczenia większej grupy świadczeniobiorców wybiera funkcję TRANZAKCJE WYPŁATY, ZAPŁATY Gdy na ekranie pojawi się okno wybieramy ikonę NOWA ZAPŁATA: 56
Na ekranie pojawi się okno, w którym pojawi się lista wszystkich dokumentów wprowadzonych przez użytkownika jako realizacja świadczeń niepieniężnych. W tym miejscu zaznaczamy grupę świadczeniobiorców, dla których chcemy potwierdzić zapłatę i stworzyć listę (korzystając z funkcji ZAZNACZ WSZYSTKIE, lub skazując konkretne pozycje z klawiszem CTRL) po czym przechodzimy dalej korzystając z ikoną WYBIERZ. Jeżeli będzie to lista wypłat do kasy, lub do banku wpisujemy numer listy (dokumentu zapłaty) a następnie potwierdzamy wszystkie dokumenty klikając w ikonę OK. 57
Następnie wybieramy ikonę ZAZNACZ WSZYSTKO i wybieramy interesującą nas opcję: - wypłata w kasie (zbiorówka) - lista przelewów (zbiorówka) - przelewy (odcinki do wydruku) Użytkownik ma także możliwość przygotowania pliku do przelewu elektronicznego - korzystając z funkcji LISTA PRZELEWÓW 58