DG.VIII.0931-8-06 P R O T O K Ó Ł z kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Urzędzie Ochotnica Dolna w okresie od 6 do 27 listopada 2006 roku, zgodnie z Planem kontroli kompleksowych na 2006 rok Zespołu Kontrolnego Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, zatwierdzonym przez Wojewodę Małopolskiego. Kontrolę przeprowadził Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na podstawie upoważnień DG.VIII.0939-8-06 o numerach od 76 do 82. W skład Zespołu wchodzili przedstawiciele następujących Wydziałów: Środowiska i Rolnictwa Spraw Obywatelskich i Migracji Rozwoju Regionalnego Biura Dyrektora Generalnego Wójtem Gminy jest Pan Kazimierz Konopka wybrany na to stanowisko w dniu 10 listopada 2002 roku, stosownie do art. 22 ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 i Nr 127, poz. 1089). Sekretarzem Gminy jest Pani Maria Łojas -Jurkowska, powołana uchwałą Nr III/11/90 Rady Gminy w Ochotnicy Dolnej z dnia 3 lipca 1990 roku w sprawie powołania sekretarza i skarbnika. Funkcję Skarbnika Gminy pełni Pani Agnieszka Zabrzewska, powołana uchwałą Nr XXVII/194/04 Rady Gminy Ochotnica Dolna z dnia 30 listopada 2004 roku w sprawie powołania skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu). Przedmiotem kontroli było wykonywanie przez Wójta Gminy zadań z zakresu administracji rządowej realizowanych na podstawie ustawy lub porozumienia, zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie (jt. Dz. U. Nr 80, poz. 872 z 2001 r. z późn. zm.). Kontrolą objęto realizację zadań za okres od 1 stycznia 2005 roku 30 czerwca 2006 roku. W toku kontroli realizacji zadań wynikających z poszczególnych ustaw oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń, inspektorzy wyżej wymienionych wydziałów Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego ustalili, co następuje:
WYDZIAŁ ŚRODOWISKA I ROLNICTWA I. Prawidłowość wykorzystania kwoty dotacji na zadania związane z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych pod względem jej zgodności z celowym przeznaczeniem, sposób wyboru wykonawców i zawierania umów, ewentualnie ustalenie zakresu i skutków finansowych stwierdzonych nieprawidłowości. Podstawa prawna: ustawa z dnia 30 czerwca 1005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 104, z późn. zm.), ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.), ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), ustawa z dnia 11 sierpnia 2001 r. o szczególnych rozwiązaniach prawnych związanych z usuwaniem skutków powodzi z lipca 2001 r. oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 84, poz. 907 z późn. zm.), ustawa z dnia 11 sierpnia 2001 r. o szczególnych zasadach odbudowy, remontów i rozbiórek obiektów budowlanych zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku działania żywiołu (Dz. U. Nr 84, poz. 906 z późn. zm.). Kontrolą objęto: - ocenę strat powstałych w wyniku klęsk żywiołowych w infrastrukturze komunalnej, - przyjęcie określonych programów realizacji celów i zadań związanych z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych, - realizację dotacji celowych pochodzących z budżetu państwa na zadania własne bieżące i inwestycyjne, - wykorzystanie przyznanych w tym celu środków finansowych zgodnie z przeznaczeniem oraz ustawą - Prawo zamówień publicznych, - ustalenie przyczyn i skutków finansowych stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych W dniach od 28 do 30 lipca 2004 r. na terenie Gminy Ochotnica Dolna wystąpiły intensywne opady deszczu w wyniku której Gmina poniosła straty w infrastrukturze komunalnej. W dniu 26 sierpnia 2004 r. powołana Zarządzeniem nr 193/2004 Wojewody Małopolskiego z dnia 7 lipca 2004 r. Komisja ds. weryfikacji szkód spowodowanych przez klęski żywiołowe w infrastrukturze komunalnej gmin, powiatów i województwa przeprowadziła wizję lokalną w terenie dotkniętym skutkami klęski, dokonała analizy dokumentacji dotyczącej ww. zdarzenia losowego i zweryfikowała szacunki strat w gminnej infrastrukturze na łączną kwotę 3.964.000,00 zł. W załącznikach do protokołu zostały ujęte szkody między innymi na: 2
- drodze gminnej Jamne w Ochotnicy Górnej uszkodzona nawierzchnia żwirowa oraz uszkodzone betonowo - kamienne zabezpieczenie drogi na długości 0,98 km, szacunek strat 480.000,00 zł; - drodze gminnej Kotelnik w Ochotnicy Dolnej - Młynne uszkodzona nawierzchnia bitumiczna, zamulone rowy oraz betonowo kamienne zabezpieczenie drogi na długości 0,20 km, szacunek strat 80.000,00 zł; - drodze gminnej Zawodzie w Tylmanowej uszkodzona nawierzchnia asfaltowa oraz zabezpieczenie betonowe drogi na długości 0,90 km, szacunek strat 380.000,00 zł; - drodze gminnej Tarchały - Dutkówka w Ochotnicy Dolnej zniszczona nawierzchnia żwirowa oraz zabezpieczenie siatkowo-kamienne drogi na długości 0,50 km, szacunek strat 140.000,00 zł; - drodze gminnej w osiedlu Lubańskie w Ochotnicy Dolnej zniszczona nawierzchnia asfaltowa (0,40 km) i żwirowo płytowa (0,20 km) oraz zabezpieczenie betonowe drogi, szacunek strat 150.000,00 zł; - drodze gminnej w osiedlu Klępy Zaziąbły w Tylmanowej zniszczona nawierzchnia asfaltowa oraz zabezpieczenie betonowe drogi na długości 0,50 km, szacunek strat 320.000,00 zł. Gmina Ochotnica Dolna znajduje się w załączniku do wystąpienia Wojewody Małopolskiego znak: ŚR.IX.JG.6834-5-05 z dnia 11.01.2005 r., skierowanego do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, zawierającym informację o stratach powstałych w infrastrukturze gmin, powiatów i województwa małopolskiego w wyniku działania klęski żywiołowej w 2004 roku. Wszystkie elementy infrastruktury zgłoszone w 2005 r. przez Gminę Ochotnica Dolna do odbudowy po powodzi z udziałem środków z budżetu państwa - znajdują się w zweryfikowanym protokole strat z 2004 roku. Odbudowa zniszczeń spowodowanych klęskami żywiołowymi odbywa się zgodnie z przyjętym każdego roku przez Radę Gminy harmonogramem. W 2005 r. Wójt Gminy otrzymał z Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA) promesy informujące o przewidywanym dofinansowaniu odbudowy po powodzi dróg gminnych w wysokości. nie więcej niż 80 % wartości poszczególnych zadań po przetargu na kwotę ogółem 190.000,00 zł: - znak: BSK-5522-1-389/05 z dnia 14.02.2005 r., informowała Wójta Gminy o przewidywanym dofinansowaniu w wysokości 120.000,00 zł, ustalając przekazanie stosownych dokumentów w terminie do dnia 15.06.2005 r., - znak: BSK-5522-12-383/05 z dnia 2.09.2005 r., informowała Wójta Gminy o przewidywanym dofinansowaniu w wysokości 70.000,00 zł, ustalając przekazanie stosownych dokumentów w terminie do dnia 14.10.2005 r. Po rozstrzygnięciu przetargów i podpisaniu umów z wykonawcami, Wójt Gminy przesłał, w wymaganych terminach, do MSWiA ostateczne wnioski o udzielenie dotacji na dofinansowanie nw. zadań: - odbudowa drogi gminnej Jamne w Ochotnicy Górnej II etap, - odbudowa drogi gminnej Kotelnik w Ochotnicy Dolnej - Młynne, - odbudowa drogi gminnej Jamne w Ochotnicy Górnej, - odbudowa drogi gminnej Zawodzie w Tylmanowej, - odbudowa drogi gminnej Tarchały - Dutkówka w Ochotnicy Dolnej, - odbudowa drogi gminnej w osiedlu Lubańskie w Ochotnicy Dolnej, - odbudowa drogi gminnej w osiedlu Klępy Zaziąbły w Tylmanowej. Nadesłane wnioski zostały pozytywnie zaopiniowane, z upoważnienia Wojewody Małopolskiego, przez Kierownika Oddziału Zamiejscowego w Nowym Sączu Wydziału 3
Środowiska i Rolnictwa Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, pismami: ŚR.XIII.BaP.6831-16-05, z dnia 6.06.2005 r., ŚR.XIII.ACh.6831-102-05, z dnia 11.10.2005 r. W 2005 r. zawarto 7 umów pomiędzy Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji reprezentowanym przez Pana Jana Wintera p.o. Dyrektora Biura ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych, a Gminą Ochotnica Dolna, reprezentowana przez Pana Kazimierza Konopkę Wójta Gminy, z kontrasygnatą Pani Agnieszki Zabrzewskiej Skarbnika Gminy: nr MAŁ/422/MSWiA/2005 z dnia 17.08.2005 r., przedmiotem której było przekazanie dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa w wysokości 40.000,00 zł na dofinansowanie zadania własnego związanego z likwidacją skutków powodzi z 2004 r. Zadanie dotyczyło wykonania odbudowy zabezpieczenia drogi gminnej Jamne w miejscowości Ochotnica Górna II etap, zgodnie z wnioskiem jednostki samorządu terytorialnego z dnia 3.06.2005 r. Zgodnie z 4 niniejszej umowy przyznana z rezerw celowych budżetu państwa dotacja w kwocie 40.000,00 zł miała stanowić 53 % wartości kosztów zadania, przyjętych w wyniku wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o zamówienie publiczne, zaś kwota przeznaczona ze środków własnych wynosiła 34.870,43 zł, tj. 47 % kosztów zadania. Jednostka samorządu terytorialnego oświadczyła, że zakończyła zadanie w terminie do dnia 15.08.2005 r. nr MAŁ/421/MSWiA/2005 z dnia 17.08.2005 r., przedmiotem której było przekazanie dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa w wysokości 20.000,00 zł na dofinansowanie zadania własnego związanego z likwidacją skutków powodzi z 2004 r. Zadanie dotyczyło wykonania odbudowy zabezpieczeń drogi gminnej Kotelniki w Ochotnicy Dolnej, zgodnie z wnioskiem jednostki samorządu terytorialnego z dnia 3.06.2005 r. Zgodnie z 4 niniejszej umowy przyznana z rezerw celowych budżetu państwa dotacja w kwocie 20.000,00 zł miała stanowić 50 % wartości kosztów zadania, przyjętych w wyniku wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o zamówienie publiczne, zaś kwota przeznaczona ze środków własnych wynosiła 19.994,48 zł, tj. 50 % kosztów zadania. Jednostka samorządu terytorialnego oświadczyła, że zakończyła zadanie w terminie do dnia 15.08.2005 r. nr MAŁ/420/MSWiA/2005 z dnia 17.08.2005 r., przedmiotem której było przekazanie dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa w wysokości 30.000,00 zł na dofinansowanie zadania własnego związanego z likwidacją skutków powodzi z 2004 r. Zadanie dotyczyło wykonania odbudowy drogi gminnej Zawodzie w Tylmanowej, zgodnie z wnioskiem jednostki samorządu terytorialnego z dnia 3.06.2005 r. Zgodnie z 4 niniejszej umowy przyznana z rezerw celowych budżetu państwa dotacja w kwocie 30.000,00 zł miała stanowić 73 % wartości kosztów zadania, przyjętych w wyniku wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o zamówienie publiczne, zaś kwota przeznaczona ze środków własnych wynosiła 11.170,97 zł tj. 27 % kosztów zadania. Jednostka samorządu terytorialnego oświadczyła, że zakończyła zadanie w terminie do dnia 15.08.2005 r. nr MAŁ/419/MSWiA/2005 z dnia 17.08.2005 r., przedmiotem której było przekazanie dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa w wysokości 30.000,00 zł na dofinansowanie zadania własnego związanego z likwidacją skutków powodzi z 2004 r. Zadanie dotyczyło wykonania odbudowy drogi gminnej Tarchały Dutkówka w Ochotnicy Dolnej, zgodnie z wnioskiem jednostki samorządu terytorialnego z dnia 3.06.2005 r. Zgodnie z 4 niniejszej umowy przyznana z rezerw celowych budżetu państwa dotacja w kwocie 30.000,00 zł miała stanowić 73 % wartości kosztów zadania, przyjętych w wyniku wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o zamówienie publiczne, zaś kwota przeznaczona ze środków własnych 4
wynosiła 11.170,97 zł tj. 27 % kosztów zadania. Jednostka samorządu terytorialnego oświadczyła, że zakończyła zadanie w terminie do dnia 15.08.2005 r. nr MAŁ/722/MSWiA/2005 z dnia 24.10.2005 r., przedmiotem której było przekazanie dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa w wysokości 21.275,00 zł na dofinansowanie zadania własnego związanego z likwidacją skutków powodzi z 2004 r. Zadanie dotyczyło wykonania odbudowy drogi gminnej w osiedlu Lubańskie w Ochotnicy Dolnej, zgodnie z wnioskiem jednostki samorządu terytorialnego z dnia 10.10.2005 r. Zgodnie z 4 niniejszej umowy przyznana z rezerw celowych budżetu państwa dotacja w kwocie 21.275,00 zł miała stanowić 80 % wartości kosztów zadania, przyjętych w wyniku wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o zamówienie publiczne, zaś kwota przeznaczona ze środków własnych wynosiła 5.319,58 zł, tj. 20 % kosztów zadania. Termin realizacji zadania ustalono do dnia 18.11.2005 r. nr MAŁ/723/MSWiA/2005 z dnia 24.10.2005 r., przedmiotem której było przekazanie dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa w wysokości 21.275,00 zł na dofinansowanie zadania własnego związanego z likwidacją skutków powodzi z 2004 r. Zadanie dotyczyło wykonania odbudowy drogi gminnej w osiedlu Jamne w Ochotnicy Górnej, zgodnie z wnioskiem jednostki samorządu terytorialnego z dnia 10.10.2005 r. Zgodnie z 4 niniejszej umowy przyznana z rezerw celowych budżetu państwa dotacja w kwocie 21.275,00 zł miała stanowić 80 % wartości kosztów zadania, przyjętych w wyniku wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o zamówienie publiczne, zaś kwota przeznaczona ze środków własnych wynosiła 5.319,58 zł, tj. 20 % kosztów zadania. Termin realizacji zadania ustalono do dnia 18.11.2005 r. nr MAŁ/724/MSWiA/2005 z dnia 24.10.2005 r., przedmiotem której było przekazanie dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa w wysokości 27.450,00 zł na dofinansowanie zadania własnego związanego z likwidacją skutków powodzi z 2004 r. Zadanie dotyczyło wykonania odbudowy drogi gminnej w osiedlu Klępy Zaziąbły w Tylmanowej, zgodnie z wnioskiem jednostki samorządu terytorialnego z dnia 10.10.2005 r. Zgodnie z 4 niniejszej umowy przyznana z rezerw celowych budżetu państwa dotacja w kwocie 27.450,00 zł miała stanowić 65,80 % wartości kosztów zadania, przyjętych w wyniku wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o zamówienie publiczne, zaś kwota przeznaczona ze środków własnych wynosiła 14.269,74 zł, tj. 34,20 % kosztów zadania. Termin realizacji zadania ustalono do dnia 18.11.2005 r. Gmina Ochotnica Dolna zobowiązała się w terminie 14 dni od upływu terminu zakończenia poszczególnych zadań dokonania odbiorów końcowych i przesłania w przeciągu 30 dni do Biura ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych MSWiA, rozliczeń końcowych kosztów i protokołów odbioru określających zrealizowany zakres rzeczowo-finansowy poszczególnych zadań. Rozliczenie finansowe zadań. W 2005 roku kontrolowana Gmina otrzymała środki finansowe pochodzące z rezerwy celowej budżetu państwa na usuwanie skutków powodzi z 2004 roku w łącznej wysokości: 190.000,00 zł na podstawie zawartych umów z MSWiA: W 2005 r. Wydział Finansów i Budżetu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie zawiadomił Urząd Gminy, że: 5
- zarządzeniem Nr 352/05 Wojewody Małopolskiego z dnia 3 października 2005 r. z rezerwy celowej budżetu państwa przyznana została dotacja celowa na 2005 r. w dziale 600 Transport i łączność, rozdział 60078, 6330 w kwocie 120.000,00 zł (pismo znak: FB.II.3054-10-18-05 z dnia 4.10.2005 r.), - zarządzeniem Nr 423/05 Wojewody Małopolskiego z dnia 8 listopada 2005 r. z rezerwy celowej budżetu państwa przyznana została dotacja celowa na 2005 r. w dziale 600 Transport i łączność, rozdział 60078, 6330 w kwocie 70.000,00 zł (pismo znak: FB.II.3054-10-28-05 z dnia 9.11.2005 r.). Poleceniami przelewu: - z dnia 10.10.2005 r. przekazano dotację w wysokości 120.000,00 zł z rachunku Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego na rachunek Urzędu Gminy Ochotnica Dolna w Banku Spółdzielczym w Łącku tytułem: dział 600 Transport i łączność, rozdział 60078, 6330; - z dnia 18.11.2005 r. przekazano dotację w wysokości 70.000,00 zł z rachunku Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego na rachunek Urzędu Gminy Ochotnica Dolna w Banku Spółdzielczym w Łącku, tytułem: dział 600 Transport i łączność, rozdział 60078, 6330. Środki finansowe dotacji celowej zostały wprowadzone do budżetu gminy: Zarządzeniem Nr 23/2005 Wójta Gminy Ochotnica Dolna z dnia 23 maja 2005 r. w sprawie zmian w budżecie Gminy na 2005 r., zwiększono dochody budżetu gminy (w 6330) o kwotę 120.000,00 zł w dziale 600 -Transport i łączność, rozdziale 60078; Zarządzeniem Nr 65/2005 Wójta Gminy Ochotnica Dolna z dnia 9 września 2005 r. w sprawie zmian w budżecie Gminy na 2005 r., zwiększono dochody budżetu gminy (w 6330) o kwotę 70.000,00 zł w dziale 600 - Transport i łączność, rozdziale 60078. W budżecie Gminy na 2005 r. zabezpieczono również wymagany udział własny jednostki na poszczególne zadania. Z udziałem dotacji celowych z budżetu państwa w 2005 r. Gmina realizowała 7 zadań inwestycyjnych na łączną kwotę 292.115,75 zł, z tego udział dotacji celowej wyniósł 190.000,00 zł, a udział własnych gminy wyniósł 102.115,75 zł. Przedstawiona kontrolującej dokumentacja części finansowej wykorzystania dotacji była kompletna i nie budziła zastrzeżeń. Dział 600 Transport i łączność Z wcześniejszych ustaleń wynika, że przedmiotem wniosków o dotacje budżetowe było 7 zadań. Na wykonanie przedmiotowych zadań w 2005 r. Wójt Gminy ogłosił postępowania w trybie przetargów nieograniczonych o wartości do 60.000 EURO. Komisja odbioru zadań powołana została na podstawie Zarządzenia Wójta Gminy Ochotnica Dolna nr 51/2005 w dniu 12.08.2005 r. Odbudowa zabezpieczeń drogi gminnej Jamne w Ochotnicy Górnej II etap na długości 72 mb. Wartość zadania ogółem: 74.870,43 zł, w tym środki dotacji celowej 40.000,00 zł, środki własne gminy 34.870,43 zł. W wyniku wyboru oferty w dniu 5.05.2005 r. na zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego Gmina w dniu 3.06.2005 r. zawarła umowę Nr 6510/3/05 z Zakładem 6
Remontowo-Budowlanym Stanisław Chryczyk 34-452 Ochotnica Dolna os. Kapłony 232 (Wykonawca) na wykonanie przedmiotowego zadania. Kwota umowna była zgodna z kosztorysem ofertowym i wynosiła - 39.994,48 zł brutto, termin realizacji zadania ustalono na dzień 15.08.2005 r. Za wykonane prace, odebrane komisyjnie w dniu 16.08.2005 r., Wykonawca wystawił fakturę VAT nr FV/15/2005 z dnia 18.08.2005 r. na kwotę w wysokości 74.870,43 zł. Faktura została zapłacona przelewami: w dniu 31.08.2005 r. 34.870,43 zł, w dniu 14.10.2005 r. - 40.000,00 zł, przy czym udział Gminy wynosił 34.870,43 zł, a dotacji celowej 40.000,00 zł. Odbudowa zabezpieczeń drogi gminnej Kotelniki w Ochotnicy Dolnej Młynne na długości 30 mb. Wartość zadania ogółem: 39.994,48 zł, w tym środki dotacji celowej 20.000,00 zł, środki własne gminy 19.994,48 zł. W wyniku wyboru oferty w dniu 5.05.2005 r. na zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego Gmina w dniu 3.06.2005 r. zawarła umowę Nr 6510/4/05 z Firmą IMBUD Ignacy Śledź 33-386 Podegrodzie Naszacowice 124 (Wykonawca) na wykonanie przedmiotowego zadania. Kwota umowna była zgodna z kosztorysem ofertowym i wynosiła - 39.994,48 zł brutto, termin realizacji zadania ustalono na 15.08.2005 r. Za wykonane prace, odebrane komisyjnie w dniu 16.08.2005 r. Wykonawca wystawił fakturę VAT nr FV/16/05 z dnia 18.08.2005 r. na kwotę w wysokości 39.994,48 zł. Faktura została zapłacona przelewami: w dniu 31.08.2005 r. 19.994,48 zł, w dniu 14.10.2005 r.- 20.000,00 zł, przy czym udział Gminy wynosił 19.994,48 zł, a dotacji celowej 20.000,00 zł. Odbudowa zabezpieczenia drogi gminnej Zawodzie w Tylmanowej, na długości 286 mb. Wartość zadania ogółem: 41.170,97 zł, w tym środki dotacji celowej 30.000,00 zł, środki własne gminy 11.170,97 zł. W wyniku wyboru oferty w dniu 5.05.2005 r. na zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego Gmina w dniu 3.06.2005 r. zawarła umowę Nr 6510/6/05 z Firmą IMBUD Ignacy Śledź 33-386 Podegrodzie Naszacowice 124 (Wykonawca) na wykonanie przedmiotowego zadania. Kwota umowna była zgodna z kosztorysem ofertowym i wynosiła 41.170,97 zł brutto, termin realizacji zadania ustalono na 15.08.2005 r. Za wykonane prace, odebrane komisyjnie w dniu 16.08.2005 r. Wykonawca wystawił fakturę VAT nr 233/08/05 z dnia 22.08.2005 r. na kwotę w wysokości 41.170,97 zł. Termin płatności 21.09.2005 r. Wykonawca pismem z dnia 21.09.2005 r. przesunął ww. płatność na 30.10.2005 r. Faktura została zapłacona przelewami: w dniu 31.08.2005 r. 11.170,97 zł, w dniu 14.10.2005 r. 30.000,00 zł, przy czym udział gminy wynosił 11.170,97 zł, a dotacji celowej 30.000,00 zł. Odbudowa zabezpieczenia drogi gminnej Tarchały Dutkówka w Ochotnicy Dolnej na długości 286 mb. Wartość zadania ogółem: 41.170,97 zł, w tym środki dotacji celowej 30.000,00 zł, środki własne gminy 11.170,97 zł. W wyniku wyboru oferty w dniu 5.05.2005 r. na zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego Gmina w dniu 3.06.2005 r. zawarła umowę Nr 6510/5/05 z Firmą IMBUD Ignacy Śledź 33-386 Podegrodzie Naszacowice 124 (Wykonawca) na wykonanie przedmiotowego zadania. Kwota umowna była zgodna z kosztorysem ofertowym i wynosiła - 41.170,97 zł brutto, termin realizacji zadania ustalono na 15.08.2005 r. Za wykonane prace, odebrane komisyjnie w dniu 16.08.2005 r., Wykonawca wystawił fakturę VAT nr 234/08/05 z dnia 22.08.2005 r. na kwotę w wysokości 41.170,97 zł. Termin płatności 21.09.2005 r., Wykonawca pismem z dnia 21.09.2005 r. przesunął ww. płatność na 30.10.2005 r. Faktura została zapłacona przelewami: w dniu 31.08.2005 r. 11.170,97 zł, w dniu 14.10.2005 r. 30.000,00 zł, przy czym udział Gminy wynosił 11.170,97 zł, a dotacji celowej 30.000,00 zł. 7
Odbudowa zabezpieczenia drogi gminnej w osiedlu Lubańskie w Ochotnicy Dolnej na długości 282 mb. Wartość zadania ogółem: 26.594,58 zł, w tym środki dotacji celowej 21.275,00 zł, środki własne gminy 5.319,58 zł. W wyniku wyboru oferty w dniu 26.09.2005 r. na zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego Gmina w dniu 10.10.2005 r zawarła umowę Nr 6510/14/05 z Firmą IMBUD Ignacy Śledź 33-386 Podegrodzie Naszacowice 124 (Wykonawca) na wykonanie przedmiotowego zadania. Kwota umowna była zgodna z kosztorysem ofertowym i wynosiła - 26.594,58 zł brutto, termin realizacji zadania ustalono na 18.11.2005 r. Za wykonane prace, odebrane komisyjnie w dniu 30.11.2005 r., Wykonawca wystawił fakturę VAT nr 387/12/05 z dnia 5.12.2005 r. na kwotę w wysokości 26.594,58 zł. Faktura została zapłacona jednorazowo przelewem w dniu 7.12.2005 r. przy czym udział Gminy wynosił 5.319,58 zł, a dotacji celowej 21.275,00 zł. Odbudowa zabezpieczenia drogi gminnej w osiedlu Jamne w Ochotnicy Górnej na długości 210 mb. Wartość zadania ogółem: 26.594,58 zł, w tym środki dotacji celowej 21.275,00 zł, środki własne gminy 5.319,58 zł. W wyniku wyboru oferty w dniu 26.09.2005 r. na zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego - Gmina w dniu 10.10.2005 r zawarła umowę Nr 6510/13/05 z Firmą IMBUD Ignacy Śledź 33-386 Podegrodzie Naszacowice 124 (Wykonawca) na wykonanie przedmiotowego zadania. Kwota umowna była zgodna z kosztorysem ofertowym i wynosiła 26.594,58 zł brutto, termin realizacji zadania ustalono na 18.11.2005 r. Za wykonane prace, odebrane komisyjnie w dniu 30.11.2005 r. Wykonawca wystawił fakturę VAT nr 388/12/05 z dnia 5.12.2005 r. na kwotę w wysokości 26.594,58 zł. Faktura została zapłacona jednorazowo przelewem w dniu 7.12.2005 r., przy czym udział Gminy wynosił 5.319,58 zł, a dotacji celowej 21.275,00 zł. Szczegółowo skontrolowano dokumenty przetargowe i rozliczenie zadania: Odbudowa drogi gminnej Klępy-Zaziębły w Tylmanowej 315 mb. Wartość zadania ogółem: 41.719,74 zł, w tym środki dotacji celowej 27.450,00 zł, środki własne gminy 14.269,74 zł. Na wykonanie powyższego zadania Wójt Gminy (Zamawiający) ogłosił postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego o wartości zamówienia nie przekraczającej, wyrażonej w złoty, równowartości 60.000 EURO. Ogłoszenie o przetargu wywieszono na tablicy informacyjnej w budynku Gminy w dniach od 9.09.2005 r. do 26.09.2005 r. oraz umieszczono na stronie internetowej Gminy w dniu 9.09.2005 r. Przedmiotem zamówienia była odbudowa po powodzi 315 mb ww. drogi - dolna i górna warstwa podbudowy z kruszywa łamanego, po 945 m² oraz nawierzchnia z mieszanki mineralno-bitumicznej 945 m². Termin składania ofert wyznaczono do dnia 26.09.09.2005 r. Komisja Przetargowa została powołana Zarządzeniem Nr 56/2005 Wójta Gminy Ochotnica Dolna z dnia 24.08.2005 r. Wartość przedmiotu zamówienia ustalono w oparciu o kosztorys inwestorski o wartości netto 42.056,94 zł, co stanowi równowartość 10.392,64 EURO w dniu 9.09.2005 r. Treść ogłoszenia została opublikowana na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej Urzędu Gminy w dniach od 9.09. do 26.09 2005 r. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) zatwierdził Wójt Gminy (Zamawiający) w dniu 9.09.2005 r. Zamawiający nie dopuszczał składania ofert częściowych i wariantowych, pożądany termin wykonania robót październik 18 listopad 2005 r. Kryteria ocen i ich znaczenie: cena 90%, warunki gwarancji 10 %. W stosunku do osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wyegzekwowano ustawowe wymogi dotyczące złożenia wymaganych pisemnych 8
oświadczeń. Z dokumentacji podstawowych czynności prowadzonego postępowania przetargowego wynika, że materiały przetargowe pobrały 3 firmy, w przewidzianym terminie wpłynęły 2 oferty, które spełniały warunki określone w SIWZ: - Firmy IMBUD Ignacy Śledź 33-386 Podegrodzie Naszacowice 124 -wartość oferty 41.719,74 zł brutto, okres gwarancji 36 miesięcy, - Drogbud Podkarpacki Holding Budowy Dróg Sp. Z o.o 38-100 Strzyrzów, ul. 1 Maja 42 - wartość oferty 62.106,72 zł brutto, okres gwarancji 36 miesięcy. W wyniku przeprowadzonego postępowania Komisja Przetargowa, w dniu 26.09.2005 r., za najkorzystniejszą uznała ofertę Firmy IMBUD Ignacy Śledź 33-386 Podegrodzie Naszacowice 124, zwana w dalszej treści Wykonawcą wartość oferty 41.719,74 zł brutto. W dniu 26.09.2005 r. ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesłano wszystkim uczestnikom postępowania, opublikowano na stronie internetowej Gminy oraz wywieszono na tablicy informacyjnej Gminy. W dniu 10.10.2005 r. została zawarta umowa o roboty budowlane nr 6510/15//2005 pomiędzy Zamawiającym, z kontrasygnata skarbnika Gminy a Wykonawcą wyłonionym w przetargu, przedmiotem której było zlecenie wykonania zadania Odbudowa drogi gminnej Klępy-Zaziębły w Tylmanowej na długości 315 mb. odbudowa dolnej i górnej warstwy podbudowy z kruszywa łamanego, odbudowa nawierzchni mineralno-bitumicznej w km 1+000 1+315. Wartość umowna wykonania zadania była zgodna z przedstawionym przez wykonawcę kosztorysem ofertowym i wynosiła 41.719,74 zł. Termin zakończenia prac ustalono na dzień 18.11.2005 r. Wykonawca zgłosił wykonanie zadania w dniu 18.11.2005 r. Komisja zwołana na podstawie Zarządzenia Wójta Gminy Ochotnica Dolna nr 101/2005 z dnia 30.11.2005 r. 30.11.2005 r. dokonała komisyjnego odbioru zadania, do protokołu dołączono kosztorys powykonawczy i książkę obmiaru robót. Dokumenty potwierdzały właściwy i dobrze wykonany zakres robót na kwotę 41.719,74 zł. Potwierdzono odbudowę 315 mb drogi dolna i górna podbudowa z kruszywa łamanego, po 945 m², nawierzchnia z mieszanki mineralnobitumicznej 945 m². Roboty wykonano w okresie od 10.10.2005 r. do 18.11.2005 r. Jakość prac oceniono jako dobrą. Rozliczenie przedmiotu zamówienia nastąpiło na podstawie faktury Vat nr 386/12/05 z dnia 5.12.2005 r. na kwotę 41.719,74 zł, wystawionej przez Wykonawcę robót. Faktura została zapłacona jednorazowo przelewem w dniu 7.12.2005 r., przy czym udział Gminy wynosił 14.267,74 zł, a dotacji celowej 27.450,00 zł. Środki dotacji celowej, otrzymane przez Gminę w 2005 r. zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem, zakres wszystkich ww. robót obejmował tylko elementy infrastruktury znajdujące się w zweryfikowanym protokole strat z 2004 roku. Na podstawie analizowanej dokumentacji w postaci umów zawartych z wykonawcami, protokołów odbioru robót oraz faktur, stwierdza się, że: z wykonawcami były spisane umowy określające zakres robót, termin realizacji i sposób zapłaty. Zrealizowane zadania zostały odebrane komisyjnie i rozliczone finansowo z zachowaniem określonych w umowach terminach. Kwoty umowne były zgodne z kosztorysami ofertowymi oraz faktem, iż przedmiotowe zadanie stanowi infrastrukturę towarzyszącą budownictwu mieszkaniowemu, w myśl art. 146, ust. 1, pkt2, lit. a) oraz ust. 2 i 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535), co skutkowało 7% podatkiem Vat. Dokumenty księgowe objęte kontrolą spełniały wymogi określone w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione jak również zawierają wymagane opisy. 9
Poniesione wydatki realizowane były z działu 600, rozdziału 60078, 6050, co jest zgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U Nr 209, poz. 2132). Jak wynika z załączonych do faktur poleceń przelewu, Gmina uregulowała powstałe zobowiązania terminowo, zgodnie z zawartymi umowami z MSWiA. Dokumentacja przetargowa kontrolowanego zadania jest staranna, przejrzysta i zgodna z wymogami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2004 r. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) Wójt Gminy przesłał do MSWiA rozliczenia końcowe zadań realizowanych w 2005 r. w ramach usuwania skutków klęski żywiłowej: - pismo znak: 6323/1/05 z dnia 17.10.2005 r. na kwotę 120.000,00 zł (4 zadania), - pismo znak: 6323/6/05 z dnia 12.10.2005 r. na kwotę ogółem 70.000,00 zł (3 zadania). Ponadto Gmina Ochotnica Dolna sporządziła dla Wydziału Finansów i Budżetu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego rozliczenie dotacji otrzymanych w 2005 r. w kwocie ogółem 190.000,00 zł, pismem znak: 3023/06 w dniu 12.01.2005 r. Przeprowadzona przez kontrolującą w dniu 17 listopada 2006 r. w obecności Pana Tadeusza Kudłacza Inspektora w Urzędzie Gminy Ochotnica Dolna wizytacja terenowa realizacji zadań wymienionych w niniejszym protokole potwierdzając ich wykonanie we wskazanych zakresach. W I półroczu 2006 r. Wójt Gminy Ochotnica Dolna otrzymał z MSWiA promesy informujące o przewidywanym dofinansowaniu odbudowy po powodzi dróg gminnych w wysokości. nie więcej niż 80 % wartości poszczególnych zadań po przetargu znak: BSKŻ-5522-1-367/06 z dnia 6.03.2006 r., informowała Wójta Gminy o przewidywanym dofinansowaniu w wysokości 80.000,00 zł., ustalając przekazanie stosownych dokumentów w terminie do dnia 30.06.2006 r. Zarządzeniem Nr 17/2006 Wójta Gminy Ochotnica Dolna z dnia 31 marca 2006 r. w sprawie zmian w budżecie Gminy na 2006 r., zwiększono dochody ( 6330) i wydatki (6050) budżetu gminy o kwotę 80.000,00 zł w dziale 600 -Transport i Łączność, rozdziale 60078; Po rozstrzygnięciu przetargów i podpisaniu umów z wykonawcami, Wójt Gminy przesłał, w wymaganym terminie, do MSWiA ostateczne wnioski o udzielenie dotacji na dofinansowanie nw. zadań: - odbudowa drogi gminnej w osiedlu Jamne w Ochotnicy Górnej, - odbudowa drogi gminnej w osiedlu Osobie w Ochotnicy Dolnej, - odbudowa drogi gminnej w osiedlu Górki w Tylmanowej. Nadesłane wnioski zostały pozytywnie zaopiniowane, z upoważnienia Wojewody Małopolskiego, przez Kierownika Oddziału Zamiejscowego w Nowym Sączu Wydziału Środowiska i Rolnictwa Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, pismami: ŚR.XIII.BaP.6831-19-06, z dnia 21.06.2006 r. Zadania realizowano w II półroczu 2006 r. Zadania realizowano i rozliczono w II półroczu 2006 r. 10
II. Produkcja roślinna Podstawa prawna: ustawa z dnia 24 kwietnia 1997 r. o przeciwdziałaniu narkomani (jt. Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 198 z późn. zm.), ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomani (Dz. U. Nr 179, poz. 1485). Uprawę maku i konopi regulowała, w 2005 r. ustawa z dnia 24 kwietnia 1997 r. o przeciwdziałaniu narkomanii, a w 2006 r. ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomani, na podstawie których w roku 2005 jak i 2006, podobnie jak w latach poprzednich, obowiązywał całkowity zakaz uprawy maku i konopi w tym na tzw. potrzeby własne. Wojewoda Małopolski w porozumieniu z Ministrem Rolnictwa i Rozwoju wsi oraz Ministrem Zdrowia, rozporządzeniem, ustalił dla województwa małopolskiego ogólną powierzchnię przeznaczoną pod uprawę maku niskomorfinowego na cele spożywcze oraz rejonizację tych upraw w ramach kontraktacji. W 2005 roku sprawy te regulowało rozporządzenie Nr 1 Wojewody Małopolskiego z dnia 28 lutego 2005 r., a w 2006 r. rozporządzenie Nr 14 z dnia 8 marca 2006 r. Zgodnie z ww. rozporządzeniami, teren Gminy Ochotnica Dolna zarówno w roku 2005 jak i 2006 objęty został całkowitym zakazem uprawy maku niskomorfinowego. W toku kontroli stwierdzono przestrzeganie zapisów przedmiotowych rozporządzeń Wojewody Małopolskiego. Wójt Gminy w 2005 r. jak i I półroczu 2006 r. nie wydawał zezwoleń na uprawę maku i konopi na terenie Gminy. Przedmiotowe zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej wykonane zostało prawidłowo, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Z dokumentacji przedłożonej w toku kontroli przez Panią Teofilę Franasowicz wynika, że informacje, opracowane w formie ogłoszeń, o całkowitym zakazie uprawy maku i konopi wynikające z ww. rozporządzeń Wojewody Małopolskiego w dniu 15.03.2005 r. oraz w dniu 22.03.2006 r. wywieszono na tablicy ogłoszeń w budynku Urzędu Gminy. Komisja składająca się z pracowników Gminy przeprowadziła lustrację upraw polowych na terenie poszczególnych sołectw: - w dniach 10, 12, 20 maja 2005 r. na terenie sołectw: Ochotnica Górna, Ochotnica Dolna i Tylmanowa; - w dniach 30 maja, 20 i 21 czerwca 2006 r. na terenie sołectw: Ochotnica Górna, Ochotnica Dolna i Tylmanowa; a terenach kontrolowanych nie stwierdzono nielegalnych upraw maku i konopi. Przedmiotowe zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej wykonane zostało przez Gminę prawidłowo, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W toku kontroli wyjaśnień udzielali: Pani Agnieszka Zabrzewska Skarbnik Gminy Pan Tadeusz Kudłacz Kierownik Referatu Pan Krzysztof Ligęza inspektor Pani Teofila Franasowicz inspektor 11
WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I MIGRACJI I. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk Podstawa prawna: ustawa z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (jt. Dz. U.z 2004 r. Nr 161, poz.1688), ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz.59 z późn. zm.), ustawa z dnia 3 marca 2005 r. o zmianie ustawy o zmianie imion i nazwisk oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 66, poz.550), rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.). Sprawy zmiany imion i nazwisk przekazane zostały z dniem 4 maja 2005 r. do kompetencji kierowników urzędów stanu cywilnego, na podstawie art. 1 ustawy z dnia 3 marca 2005 r. o zmianie ustawy o zmianie imion i nazwisk oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 62, poz. 550). Funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ochotnicy Dolnej na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688) w okresie objętym kontrolą pełnił Wójt Gminy p. Kazimierz Konopka. Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego była p. Anna Mikołajczyk, powołana uchwałą Rady Gminy Nr XI/42/90 z dnia 19 grudnia 1990 roku. W 2005 roku w Urzędzie Stanu Cywilnego w Ochotnicy Dolnej sporządzono ogółem: - 4 akty urodzenia, - 54 akty małżeństw, - 37 akty zgonu. W 2006 roku w okresie objętym kontrolą sporządzono: - 7 aktów urodzenia, - 63 akty małżeństwa, - 27 aktów zgonu. Księgi urodzeń i zgonów sporządzone zostały pismem ręcznym, natomiast księgi małżeństw sporządzone zostały przy użyciu systemu komputerowego. Księgi posiadały prawidłową numerację i datę ich sporządzenia oraz prawidłową adnotację o zamknięciu i otwarciu księgi po ostatnim zarejestrowanym w danym roku kalendarzowym akcie. Skorowidze alfabetyczne do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego, sporządzonych w danym roku kalendarzowym, prowadzone były prawidłowo, tj. zgodnie z treścią 16 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów 12
stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz.884 z późn. zm.), zwanego w dalszej części protokołu rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego (...). W okresie objętym kontrolą założono następujące teczki aktowe: 510 Przepisy prawne dotyczące USC 0717 Współdziałanie z innymi jednostkami organizacyjnymi 0820 Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych 5130 Rejestracja urodzeń, księgi akty, skorowidze i akta zbiorowe 5131 Rejestracja małżeństw, księgi akty, skorowidze i akta zbiorowe 5132 Rejestracja zgonów, księgi akty, skorowidze i akta zbiorowe 5134 Wnioski w sprawach unieważnienia aktów stanu cywilnego dotyczących tego samego zdarzenia 51330 Zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą 51331 Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa 5135 Postępowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego 5136 Postępowania w sprawach wyniesienia ksiąg s.c. poza lokal USC, udostępniania ksiąg s.c. i sporządzenia odpisu księgi s.c. 5137 Odwołania w sprawach imion i nazwisk 5138 Orzekanie o dostosowaniu imion nazwisk do pisowni polskiej 5139 Ustalenie brzmienia i pisowni imion i nazwisk 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego 5141 Skrócone odpisy aktów stanu cywilnego /I i II tom/ 5142 Zaświadczenia o wpisach dokonanych w księgach s.c. lub ich braku 5143 Zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg s.c. 5144 Kopie aktów s.c. 5145 Wnioski w sprawach nadania medalu 50 lecia pożycia małżeńskiego 5150 Wpisywanie treści zagranicznych aktów s.c. do polskich ksiąg 5151 Odtwarzanie treści aktów s.c. w razie zaginięcia lub zniszczenia księgi przed i po wejściu ustawy w życie 5152 Odtwarzanie treści aktów s.c. sporządzonych za granicą 5153 Statystyka urodzeń, małżeństw i zgonów 5155 Poświadczenia dokumentów w celu odtworzenia akt sądowych 5156 Zawiadomienia o przypiskach do akt stanu cywilnego Teczki aktowe prowadzone były zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, stanowiącym załącznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). Wszystkie skontrolowane akty urodzenia sporządzone zostały na podstawie wydanych przez Zastępcę Kierownika USC w Ochotnicy Dolnej decyzji o wpisaniu treści zagranicznych aktów do polskiej księgi urodzeń, zgodnie z art. 73 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688), zwanej w dalszej części protokołu p.a.s.c.. W zakresie aktów małżeństw stwierdzono prawidłowe przyjmowanie zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Przyjmowano prawidłowo wypełnione zaświadczenia stanowiące podstawę sporządzenia aktu małżeństwa, w każdym przypadku zaopatrzone w pieczęć parafii i podpis proboszcza lub wikarego. Po skontrolowaniu akt zbiorowych prowadzonych dla aktów zgonu ustalono, iż w aktach tych w sposób prawidłowy kompletowane były karty zgonu, które zgodnie z treścią art. 65 ustawy 13
p.a.s.c. stanowiły podstawę sporządzenia aktu zgonu. Zgłoszenia zgonów dokonywane były w sposób prawidłowy, w ustawowym terminie i przez osoby do tego upoważnione. Kontrola wykazała następujące nieprawidłowości: Stwierdzono przypadki wydania odpisów aktów stanu cywilnego podmiotom nieuprawnionym, m.in. Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych. Dotyczyło to spraw nr USC 5141-3/06, 5141-14/06, 5141-15/06. Stanowiło to naruszenie art. 83 ust. 1 ustawy p.a.s.c., zgodnie z którym odpisy oraz zaświadczenia, określone w art. 79 wyżej wymienionej ustawy, wydaje się na wniosek sądu lub innego organu państwowego, osoby, której stan cywilny został w akcie stwierdzony, jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego. Odpisy aktów stanu cywilnego i zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku mogą być również wydane na wniosek innych osób niż wymienione w ust. 1, które wykażą w tym interes prawny, oraz na wniosek organizacji społecznej, jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny. W nieprawidłowy sposób przeprowadzono postępowanie w sprawie nr USC.5150-1/05 dotyczącej wpisania do polskich ksiąg aktu małżeństwa sporządzonego za granicą. Jako podstawę sporządzenia aktu przyjęto uwierzytelnioną przez notariusza kserokopię zagranicznego aktu małżeństwa. Było to niezgodne z art. 73 ust. 1 ustawy p.a.s.c, z którego treści wynika, że na wniosek osoby zainteresowanej lub z urzędu może być wpisany do polskich ksiąg stanu cywilnego akt stanu cywilnego sporządzony za granicą. Zgodnie z doktryną do ustawy p.a.s.c (A. Czajkowska, E. Pachniewska, Prawo o aktach stanu cywilnego, Komentarz, orzecznictwo. Warszawa 2002 r.) dokument stanu cywilnego podlegający transkrypcji do polskich ksiąg stanu cywilnego w trybie art. 73 ust. 1 musi spełniać 3 podstawowe warunki; po pierwsze, dokument powinien być oryginalny i uznawany w państwie jego wystawienia jako akt stanu cywilnego; po drugie, powinien być wydany przez organ powołany do wydawania odpisów z aktów stanu cywilnego i mieć w państwie jego wystawienia moc dokumentu urzędowego; po trzecie, powinien być odpisem z ksiąg stanu cywilnego. Wszelkie odpisy z odpisów aktów stanu cywilnego wydawanych na podstawie ksiąg stanu cywilnego, ich fotokopii, fotografii itp. mogą być traktowane na równi z oryginalnym dokumentem tylko wówczas, gdy zostały poświadczone przez ten organ, który przechowuje oryginały ksiąg stanu cywilnego i jest uprawniony do wydania z nich odpisów lub przez polską placówkę konsularną stwierdzającą, że fotokopie, kserokopie itp. są zgodne z oryginałem i że mają charakter dokumentu urzędowego, wydanego zgodnie z prawem miejsca wystawienia, jako aktu stanu cywilnego. Jeżeli fotokopia, kserokopia itp. nie została poświadczona przez organ do tego uprawniony, może mieć jedynie znaczenie dowodu pośredniego, potwierdzającego sporządzenie aktu, np. w postępowaniu o odtworzenie treści aktu stanu cywilnego w trybie art. 35 ustawy p.a.s.c. W omawianym przypadku należało zobowiązać wnioskodawcę do przedłożenia prawidłowego dokumentu lub odmówić transkrypcji aktu i poinformować o możliwości odtworzenia treści aktu stanu cywilnego w trybie art. 35 ustawy p.a.s.c. W treści aktu małżeństwa nr 5/2005 sporządzonego na podstawie decyzji Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ochotnicy Dolnej nr USC.5135-1/05 z dnia 20 marca 2005 roku w nieprawidłowy sposób, jako miejsce urodzenia jednego z małżonków wpisano: Novellara (RE) /Włochy/, tj. zamieszczając obok nazwy miejscowości, w nawiasie skrót dotyczący nazwy regionu. Było to niezgodne z przepisem 14 pkt 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego (...), zgodnie z którym nazwę miejscowości położonej za granicą wpisuje się w akcie stanu cywilnego lub w jego odpisie w pisowni 14
oryginalnej w alfabecie łacińskim. Obok nazwy miejscowości można wpisać w nawiasie nazwę państwa. W nieprawidłowy sposób (poprzez skreślenia i nadpisywanie wyrazów) poprawiano pomyłki pisarskie powstałe podczas sporządzania aktów urodzenia nr 3/2005, 4/2005, 5/2005. Zgodnie z treścią 2 pkt 5 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego (...), pomyłki powstałe przy sporządzaniu aktu stanu cywilnego Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ochotnicy Dolnej powinien wykreślić linią ciągłą w sposób umożliwiający odczytanie wyrazu wykreślonego a prawidłowe brzmienie powinien wpisać w rubryce "uwagi". W wyniku nowelizacji ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 roku Nr 233, poz.1992) na podstawie art. 1 ustawy z dnia 3 marca 2005 r. o zmianie ustawy o zmianie imion i nazwisk oraz zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 62, poz. 550), od dnia 4 maja 2005 roku decyzje w sprawie zmiany imion i nazwisk przekazane zostały do kompetencji właściwych miejscowo kierowników urzędów stanu cywilnego. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Stanu Cywilnego w Ochotnicy Dolnej zarejestrowano jedną sprawę z zakresu zmiany nazwiska. Wniosek przyjęto od zainteresowanej strony z zachowaniem właściwości miejscowej. Decyzja wydana przez Wójta Gminy posiadała prawidłową podstawę prawną i została przesyłana do właściwego urzędu stanu cywilnego. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego nie powiadomił jednak o zmianach wynikających z decyzji właściwych organów ewidencji ludności, Policji i urzędów skarbowych. Było to niezgodne z treścią art. 11 cytowanej ustawy o zmianie imion i nazwisk. W sprawie nr 5141-206/06 dotyczącej wydania odpisu skróconego aktu zgonu Urząd Stanu Cywilnego w Ochotnicy Dolnej w nieprawidłowy sposób, tj. w formie pisma skierowanego do wnioskodawcy, odmówił wydania odpisu skróconego aktu stanu cywilnego nie dając skarżącemu możliwości wniesienia środka odwoławczego do organu wyższego stopnia, czym naruszył przepisy ustawy Kodeks postępowania administracyjnego. W omawianym przypadku Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego uznając, że podmiot inny niż wymieniony w art. 83 ust. 1 ustawy p.a.s.c. (czyli osoba inna niż osoba, której akt dotyczy, jej wstępni, zstępni, rodzeństwo, małżonek, przedstawiciel ustawowy) nie posiada interesu prawnego do otrzymania przedmiotowego odpisu aktu stanu cywilnego, powinien zgodnie z poglądami doktryny rozstrzygnąć sprawę decyzją administracyjną (A. Czajkowska, E. Pachniewska, Prawo o aktach stanu cywilnego, Komentarz, orzecznictwo. Warszawa 2002 r. s. 214-215.). Mająca w tym przypadku zastosowanie decyzja administracyjna charakteryzowałaby się tym, że jej adresatowi przysługiwałoby od niej odwołanie, a zatem jej adresat od momentu doręczenia lub ogłoszenia mógłby skorzystać z przysługujących mu środków prawnych, powodujących przejście sprawy do organu wyższego stopnia. W żadnym wypadku - w sytuacji, w której skarżący przedstawił według swojego punktu widzenia, uprawnienie do otrzymania odpisów aktów stanu cywilnego Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego nie mógł odmówić pismem wydania przedmiotowego odpisu aktu stanu cywilnego, nie dając tym samym skarżącemu możliwości wniesienia środka odwoławczego do organu wyższego stopnia. W omawianej sprawie Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w nieprawidłowy sposób postąpił także ze skargą złożoną przez stronę na przedmiotowe postępowanie, udzielając odpowiedzi skarżącemu zamiast, zgodnie z art. 229 pkt 2 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, przesłać ją do wojewody, który jest właściwy do rozpatrywania skarg w sprawach należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. 15
Podczas kontroli ustalono ponadto, że Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ochotnicy Dolnej zbędnie dołączał do akt zbiorowych sporządzonych dla danego aktu stanu cywilnego wydane z tego aktu odpisy. Jest to czynność niepotrzebna, zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy p.a.s.c. akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego stanowią dokumenty i oświadczenia złożone w czasie lub po sporządzeniu aktów urodzenia małżeństwa i zgonu oraz dokumenty przekazane urzędom stanu cywilnego przez sądy i inne organy państwowe. Zgodnie z treścią 15 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego (...) do akt stanu cywilnego włącza się dokumenty mające wpływ na treść lub ważność aktu stanu cywilnego, po dokonaniu na ich podstawie odpowiednich wpisów. Urząd Stanu Cywilnego w Ochotnicy Dolnej mieści się na parterze budynku Urzędu Gminy. Składa się on z jednego pomieszczenia, tj. pokoju biurowego w którym przyjmowane są strony. Funkcję sali ślubów pełni sala obrad. Księgi stanu cywilnego, akta zbiorowe, druki i pieczęcie są przechowywane i zabezpieczone w sposób prawidłowy. Budynek wyposażony jest w alarm i kraty w oknach. II. Ewidencja ludności i dowody osobiste Podstawa prawna: ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (j.t. Dz. U.) z 2006 r. Nr 139, poz.993 z późn. zm.), ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numery PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996), rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1999 z późn. zm.), rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydania dowodów, ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. z 2000 r. Nr 112, poz.1182 z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania przez gminy danych z ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1997). Urząd Gminy Ochotnica Dolna w okresie objętym kontrolą prowadził w systemie informatycznym i kartotecznym ewidencję ludności w formie gminnych zbiorów meldunkowych jako: - zbiór danych osobowych stałych mieszkańców, - zbiór danych osobowych byłych mieszkańców, - zbiór danych obywateli polskich zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 2 miesiące oraz cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 2 miesiące posiadających karty pobytu, 16
- zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 2 miesięcy i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 2 miesiące nie posiadających karty pobytu. Zbiór danych osobowych obywateli polskich i cudzoziemców nieposiadających karty pobytu zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 2 miesięcy prowadzony był także w formie książki zameldowań. Zbiór danych osobowych stałych mieszkańców był prowadzony w systemie kartotecznym w formie indywidualnych kart osobowych mieszkańców w obowiązującym układzie terytorialnym, z uwzględnieniem podziału według miejscowości i numerów domów. Zbiór stałych mieszkańców liczył 8116 osób (według stanu w komputerowej bazie danych na dzień 31 grudnia 2005 r.) oraz 8133 osoby - na dzień 30 czerwca 2006 r. W systemie informatycznym ewidencja ludności prowadzona była w oparciu o program firmy MEMAX. Zbiór danych byłych mieszkańców w systemie kartotecznym był prowadzony w układzie terytorialnym. W zbiorze tym przechowywane były: - karty osób, które wymeldowały się i nie zameldowały w nowym miejscu oraz karty osób, które wymeldowane zostały w drodze decyzji administracyjnej lub w związku z wyjazdem za granicę, - karty osób zmarłych oraz zawiadomienia o zameldowaniu osoby na pobyt stały w nowym miejscu. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 2 miesiące był prowadzony w formie kartoteki składającej się ze zgłoszeń meldunkowych ułożonych według daty zameldowania, tj. niezgodnie z 28 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1999 z późn. zm.), który stanowi, że zbiór ten winien być prowadzony w porządku alfabetycznym według nazwisk osób wykonujących obowiązek zameldowania się na ten pobyt. W 2005 r. na pobyt czasowy ponad 2 miesiące zameldowanych było 78 osób, a w pierwszym półroczu 2006 r. - 58 osób. Na pobyt czasowy do dwóch miesięcy w 2006 r. w książce zameldowań odnotowano po 1 zgłoszeniu zameldowania dokonanym w 2005 r. i 2006 r. wyłącznie przez cudzoziemców. Stwierdzono, iż książka ta zawierała wszystkie dane wymienione w art. 44a ust. 5 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) oraz 29 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych za wyjątkiem rubryki przeznaczonej na adres pobytu stałego. Kontrolowany Urząd aktualizował gminny zbiór meldunkowy na podstawie: zgłoszeń zameldowania lub wymeldowania, odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, zawiadomień o zmianach numeru PESEL, zawiadomień o utracie obywatelstwa polskiego, zawiadomień o seriach i numerach wydanych dowodów osobistych, zawiadomień o zmianach danych niezbędnych do ustalenia wojskowego obowiązku meldunkowego oraz w oparciu o dane z kopert dowodowych. W okresie objętym kontrolą Urząd przyjął 267 zgłoszeń pobytu stałego, 89 zgłoszeń wymeldowania z pobytu stałego. Czasowo opuściło Gminę 185 osób, a pobyt czasowy na terenie Gminy zgłosiły 2 osoby. W 2 przypadkach kontrolowany Urząd zwrócił się do 17