Zapytanie ofertowe : Budowa portalu internetowego do konsultacji on-line Nr: RPK/POKL 542/2/2013 I. PODSTAWA PRAWNA: art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz zgodnie z 4 Załącznika do Zarządzenia Nr 47/2013 Starosty Krotoszyńskiego z dnia 02 września 2013 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych II. ZAMAWIAJĄCY: Powiat Krotoszyński reprezentowany przez Zarząd Powiatu Krotoszyńskiego Ul. 56 Pułku Piechoty Wlkp. 10 63-700 Krotoszyn NIP 621-169-40-66 III. TYTUŁ PROJEKTU Konsultuj z pomysłem aktywne techniki i narzędzia dla efektywnych konsultacji w powiecie krotoszyńskim (PO Kapitał Ludzki, Priorytet: V Dobre rządzenie, Działanie 5.4. Rozwój potencjału III sektora, poddziałanie 5.4.2. Rozwój dialogu obywatelskiego), IV. CPV: 72000000-5 usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia V. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest budowa portalu internetowego do konsultacji on-line 2. Zakres wykonywanych zadań: 1. Opracowanie layoutu portalu internetowego 2. Opracowanie CRM umożliwiające zarządzanie bazą interesariuszy konsultacji społecznych 3. Opracowanie CMS posiadające moduły do konsultacji on-line.
Wykonawca w okresie realizacji zamówienia będzie zobowiązany do zrealizowania następujących działań: 1. (W ramach zadania 1) Stworzenie makiet zawartych w specyfikacji funkcjonalności portalu do konsultacji społecznych on-line wraz z opisem realizowanych procesów: Czas realizacji: 2 tygodnie od podpisania umowy z Zamawiającym; o udział w min. 2 spotkaniach z Zamawiającym przed przekazaniem wersji finalnej; o przygotowanie na potrzeby spotkań z Zamawiającym co najmniej dwóch alternatywnych wersji makiet dla portalu do konsultacji społecznych on-line; o Zamawiający zastrzega sobie możliwość wnoszenia uwag do poszczególnych wersji makiet z opcją dokonywania wyboru elementów, które powinny znaleźć się w wersji finalnej; o przygotowanie opisu realizowanych procesów, w tym Wykonawca wskaże z jakiego systemu CMS będzie korzystał oraz jakie zastosuje dodatki (pluginy). 2. (W ramach zadania 1) Stworzenie projektu graficznego nowego serwisu (tzw. layoutu): Czas realizacji: 4 tygodni od podpisania umowy z Zamawiającym; o udział w min. 2 spotkaniach z Zamawiającym przed przekazaniem wersji finalnej; o przygotowanie trzech alternatywnych wersji layoutu dla strony głównej i podstron; o Zamawiający zastrzega sobie możliwość wnoszenia uwag do poszczególnych wersji layoutu z opcją dokonywania wyboru elementów, które powinny znaleźć się w wersji finalnej. 3: (W ramach zadania 2) Stworzenie CRM (systemu zarządzania relacjami z interesariuszami) wraz z funkcjonalnościami wg załącznika nr 1: Czas realizacji: 8 tygodni od podpisania umowy z Zamawiającym; przygotowanie CRM wraz z funkcjonalnościami zgodnie z opisem wskazanym w Specyfikacji funkcjonalności portalu e-konsultacje w Powiecie Krotoszyńskim. 4: (W ramach zadania 3) Stworzenie CMS (systemu zarządzania treścią) wraz z pozostałymi funkcjonalnościami wg załącznika nr 1: Czas realizacji: 8 tygodni od podpisania umowy z Zamawiającym,
przygotowanie CMS wraz z funkcjonalnościami zgodnie z opisem wskazanym w Specyfikacji funkcjonalności portalu e-konsultacje w Powiecie Krotoszyńskim. 5: (W ramach zadania 1,2,3) Wdrożenie, testowanie i poprawki do portalu do konsultacji społecznych on-line przez Wykonawcę): Czas realizacji: 8 miesięcy od podpisania umowy z Zamawiającym, o Wykonawca będzie w kontakcie mailowym i telefonicznym na etapie wdrażania, testowania i wprowadzania poprawek do portalu, o przeprowadzenie testów usability na 7 osobach wybranych wraz z Zamawiającym spośród przedstawicieli organizacji pozarządowych i pracowników Zamawiającego, o uwzględnienie i skorygowanie wszelkich problemów w funkcjonowaniu portalu zgłaszanych przez Zamawiającego w ciągu 2 dni roboczych. Wykonawca po zakończeniu prac zobowiązany jest do: przekazania dokumentacji opisującej portal do konsultacji społecznych on-line; podpisania protokołów zdawczo-odbiorczych ze zrealizowania poszczególnych zadań. Płatność za realizację usługi została podzielona na 3 etapy: 1 etap: po zrealizowaniu 50 % zadania i po podpisaniu protokołów zdawczoodbiorczych z częściowego wykonania zadania 2 etap: po zrealizowaniu i po podpisaniu protokołów zdawczo-odbiorczych z realizacji Zadania 2 3 etap: po zrealizowaniu i po podpisaniu protokołów zdawczo-odbiorczych z realizacji Zadania 3. VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWIANIU: Wykonawca powinien wykazać: portfolio wykonanych portali, w szczególności realizowanych dla jednostek samorządu terytorialnego min. 3 wykonane portale (w tym jeden portal zawierający takie funkcjonalności jak kalendarz, formularz zgłoszeniowy) doświadczenie w zakresie współpracy z jednostkami samorządu terytorialnego - usługi realizowane dla jednostek samorządu terytorialnego w obszarze rozwiązań IT; doświadczenie kadrowe w zakresie programowania Wykonawca powinien przedstawić CV co najmniej 2 osób wskazujące na minimum 3-letnie doświadczenie
każdej z osób w zakresie realizacji zleceń na potrzeby jednostek samorządu terytorialnego, obejmujących tworzenie portali internetowych; doświadczenie kadrowe koordynatora prac programistycznych Wykonawca powinien przedstawić CV co najmniej 1 osoby wskazujące na minimum 3-letnie doświadczenie tej osoby/osób w zakresie koordynowania realizacji zleceń na potrzeby jednostek samorządu terytorialnego oraz umiejętności opisywania i makietowania procesów IT; doświadczenie kadrowe grafika Wykonawca powinien przedstawić CV co najmniej 1 osoby wskazujące na minimum 3-letnie doświadczenie tej osoby/osób w zakresie realizacji zleceń na potrzeby jednostek samorządu terytorialnego, obejmujących tworzenie layoutów i makiet portali internetowych. VII. OBOWIĄZKI WYKONAWCY 1. Wykonawca udziela 24 miesięcy gwarancji na wykonany przedmiot zamówienia. 2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za błędy w prawidłowym funkcjonowaniu serwisu www. 3. W ramach tej odpowiedzialności Wykonawca gwarantuje istnienie, oraz poprawne działanie w serwisie www uzgodnionych z Zamawiającym wszystkich funkcjonalności programu. 4. Ewentualne usterki serwisu www powstałe w okresie gwarancyjnym będą zgłaszane przez Zamawiającego na adres email Wykonawcy i usuwane przez Wykonawcę w terminie 24 godzin od chwili otrzymania. 5. W przypadku jeżeli usunięcie błędu wymaga uzasadnionego nakładu pracy przekraczającego 24 godziny, w takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest powiadomić Zamawiającego w celu wspólnego określenia terminu usunięcia błędu. VIII. OBOWIĄZKI ZAMAWIAJACEGO 1. Zapewnienie, miejsca, warunków i środków odpowiednich do realizacji przedmiotu zamówienia 2. Zapewnienie dostępu do dokumentacji niezbędnej do realizacji przedmiotu zamówienia IX. WYMAGANE DOKUMENTY 1. Oferta, zgodna w treści z załącznikiem nr 1 i nr 2 niniejszego zapytania 2. Kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje, X. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 14 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
XI. KRYTERIA WYBORU OFERT Cena ryczałtowa, niezmienna przez cały okres realizacji umowy - 100 pkt. Cena obliczona wg wzoru: Cena oferty z najniższą ceną ---------------------------------- x100 x 100% Cena oferty badanej 1. Oferent zobowiązany jest do podania wartości zamówienia w kwocie brutto, oddzielnie dla każdego zadania zgodnie z Załącznikiem Nr 2. 2. Ocenie podlegać będzie wartość brutto za całość przedmiotu zamówienia (3 zadania) 3. Cena oferty musi obejmować wszystkie elementy wymienione w rozdziale V Opis przedmiotu zamówienia 4. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia musi odzwierciedlać całkowity koszt, który będzie poniesiony przez Zamawiającego XII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Termin składania ofert upływa w dniu 15 stycznia 2014 o godzinie 14.00 2. Oferty należy składać osobiście (w punkcie informacyjnym pok. Nr 12) lub listownie na adres Starostwo Powiatowe w Krotoszynie ul. 56 Pułku piechoty Wlkp. 10 63-700 Krotoszyn z dopiskiem OFERTA NA BUDOWĘ PORTALU DO KONSULTACJI ON-LINE 3. Osoba do kontaktu: Marzena Wiśniewska, tel. 62 725 42 56 w. 342, marzena.wisniewska@starostwo.krotoszyn.pl XIII. Załączniki: INFORMACJA O WYBORZE OFERTY Przesłana zostanie kandydatom, którzy ofertę złożyli, za pośrednictwem poczty lub droga elektroniczną. 1. Specyfikacja funkcjonalności portalu ekonsultacji 2. Formularz ofertowy